Transcript Gemeenschappelijke Regeling Overleg: AB Jeugdhulp Rijnmond

Gemeenschappelijke Regeling
Overleg:
AB Jeugdhulp Rijnmond / PHO jeugdzorg
Datum vergadering: 13 november 2014
Agendapunt nr.:
18
Onderwerp:
Lokale sturing op GR en inkoop(organisatie)
Gevraagde beslissing:
Bespreken
Financiële/personele consequenties:
Niet van toepassing
Verdere procedure:
Na bespreking in het AB zal in het AB van 13 december een definitief voorstel worden voorgelegd.
Communicatie/voorlichtingsaspecten:
Niet van toepassing
Samenvatting:
In het AB van 18 september jl. is toegezegd dat er in het AB van 13 november een notitie zou volgen over de
wijze waarop de sturing op de GR en de inkoop(organisatie) vorm zal krijgen. Onderstaande notitie is tot stand
gekomen op basis van input vanuit de ambtelijke overleggen en het DB. Op basis van de input vanuit het AB zal
op het AB van december een definitieve notitie komen voor te liggen.
Toelichting:
Sturing van gemeenten op de GR inkoop
Bij de behandeling van de begroting voor de GR voor 2015 is aangekondigd dat de inkooporganisatie een
uitwerking maakt van de ambities bij de GR begroting om aan de volgende wensen tegemoet te komen:
• Lokale betrokkenheid bij sturing op regionale inkoop
• Lokale grip op terugdringing en monitoring van gebruik van GR ingekochte zorg
In deze notitie wordt een eerste uitwerking gepresenteerd, in het eerste AB van 2015 wordt een uitgewerkt
voorstel over de opzet begrotingscyclus 2016 geagendeerd.
Kern van de decentralisatie is dat gemeenten met ingang van 2015 verantwoordelijk zijn voor de gehele
jeugdhulp. Gemeenten hebben de verantwoordelijkheid een lokaal beleidsplan en verordening op te stellen.
Hierin is onder andere opgenomen hoe de lokale toegang wordt georganiseerd en hoe de toegang en de lokaal
geboden hulp zich verhoudt tot de gemeenschappelijk ingekochte zorg. Het organiseren van de toegang tot alle
vormen van jeugdhulp, de organisatie van lokale teams en ambulante hulp binnen het gezin (gezinscoaching,
Sturing op GR en inkoop(organisatie) / Jonathan Houtman / 31 oktober 2014
blad 1
Gemeenschappelijke Regeling
opvoedingsondersteuning) zijn voorbeelden van lokale verantwoordelijkheden. Door de kwaliteit van de
organisatie van het lokale veld kan iedere gemeente invloed uitoefenen op het gebruik van specialistische
jeugdhulp en de daarmee samenhangende kosten. De werkelijke vraag van een gemeente naar specialistische
hulp wordt namelijk mede door de lokale toeleiding (bijvoorbeeld wijkteams) bepaald. De gemeente stuurt
daarmee rechtstreeks op het gebruik en/of volume (uitgezonderd maatregelen in het kader van
jeugdbescherming en jeugdreclassering, die een juridische basis kennen).
Het deel jeugdhulp dat gezamenlijk wordt ingekocht beslaat voor 2015 (mede door de GGZ afspraken) een
groot deel van het geheel (gemiddeld 73% van het macrobudget). Het is daarom van groot belang dat
gemeenten naast het sturen op de inkoop van de GR, ook in staat zijn te sturen op de lokale uitvoering van de
ingekochte producten door zorgaanbieders.
De organisatie van de regionale inkoop is het afgelopen jaar vormgegeven in de vorm van een
inkooporganisatie van beleidsambtenaren die tevens contractmanager zijn. Van groot belang is dat deze
contractmanagers tevens aan pro-actief accountmanagement doen richting alle regiogemeenten. Dit pro-actieve
accountmanagement zal in ieder geval betekenen dat de betreffende contractmanager met de regiogemeenten
(en/of subregio’s) afstemt over sturings- en beleidsprioriteiten in die betreffende gemeente/subregio.
Cruciaal in het lokaal sturen is achtereenvolgens: inzicht in en invloed op de invulling van de
contracten/subsidieovereenkomsten, inzicht in en invloed op de kwantificering van de te verlenen zorg en het
verbinden van targets daaraan en tenslotte vanzelfsprekend zo ‘real time’ mogelijk inzicht in gebruik. Aan de
inkooporganisatie wordt gevraagd een systeem in te richten waarmee gemeenten op lokaal niveau zicht krijgen
op gebruik van de door de GR ingekochte producten. Van de regionale contractmanagers werkzaam bij het
inkoopbureau en verantwoordelijk voor de regionale inkoop, wordt verwacht dat zij de lokale ambtenaren en
wethouders van informatie voorzien over de inkoop en kennis over de ingekochte zorg overdragen.
Daarnaast zullen de cycli van lokale beleidsvorming en regionale inkoop op elkaar aangesloten worden.
Tenslotte moet er ruimte zijn voor een bestuurlijk overleg met de aanbieders waar gesproken wordt over hoe de
bestuurders van gemeenten de inzet van jeugdhulpaanbieders binnen de inkoopkaders van de GR laten
aansluiten op de subregionale vraag.
Bovenstaande onderdelen worden op de volgende punten uitgewerkt:
1. Subregionaal of lokaal overleg met jeugdhulpaanbieders
2. Monitoring van gebruik van GR ingekochte zorg
3. Vergadercyclus, rol van het AB, DB, AOJ en kerngroep
1.
Subregionale of lokale sturing
Met de aanbieders van Jeugdhulp, waarvan een belangrijk deel regionaal wordt ingekocht dient ook op
subregionaal of lokaal niveau te worden afgestemd over de lokale zorgvraag en het daarop toegesneden
aanbod van de aanbieders. Het inkoopbureau wil aanwezig zijn op deze door de regio of gemeenten
georganiseerde overlegtafels om de sturingspunten vanuit gemeenten te vertalen in de inkoopwensen.
In de inkoopgesprekken vanuit de inkooporganisatie zal met aanbieders afgesproken worden hoe zij de lokale
wensen in de uitvoering van de regionaal ingekochte zorg kunnen borgen. Ook bij regionaal ingekochte zorg is
het van belang aan te sluiten op de lokale wensen en specifieke beleidsdoelstellingen van de gemeenten. Op
lokaal of subregionaal wordt gemeenten de mogelijkheid geboden met aanbieders afspraken te maken over de
verdere invulling van inzet en productie op lokaal of subregionaal niveau, voor zover dit past binnen de
budgettaire kaders van de gemeenschappelijke regeling. Gezien de aan de inkooporganisatie overgedragen
verantwoordelijkheid voor de inkoop van hulp is iemand van de inkooporganisatie ter ondersteuning aanwezig
bij deze gesprekken. Daarnaast wordt op deze manier de link tussen regionale inkoop en lokale inzet verder
geconcretiseerd.
Om lokaal te kunnen sturen is het daarnaast van belang dat iedere college op vaste momenten zijn
gemeenteraad kan informeren. Dit geldt zeker voor de jeugdhulp waarvoor de lokale teams een grote
verantwoordelijkheid hebben in de toeleiding naar hulp. Colleges moeten dusdanig worden gefaciliteerd, dat zij
Sturing op GR en inkoop(organisatie) / Jonathan Houtman / 31 oktober 2014
blad 2
Gemeenschappelijke Regeling
goed in staat zijn om de eigen gemeenteraad te informeren over de stand van zaken binnen de GR. De
inkooporganisatie zorgt daarbij voor de juiste informatie over afspraken rondom inkoop, geleverde prestaties en
besteding van budgetten.
2.
Monitoring van gebruik van GR ingekochte zorg
Aan de inkooporganisatie is de vraag voorgelegd inzage te geven in het gebruik van de door de GR ingekochte
zorg. Tegelijkertijd weet het wijk- of lokale team ook welke klanten worden doorgeleid naar de specialistische
gezamenlijk ingekochte zorg. Zaak is dat deze beide informatiestromen op elkaar zijn aangesloten en in de
rapportages van de zorgaanbieders wordt aangegeven welke zorg gebruikt wordt per woonplaats of wijkteam
(op postcode). Deze gebruiksgegevens willen gemeenten weten om zicht te houden op hun uitgaven en gebruik
van zorg.
In de contracten met de aanbieders is opgenomen over welke (regionaal afgestemde) criteria verantwoording
dient te worden afgelegd. Op 18 september jl. is besloten dat een deel van deze criteria namelijk de resultaten
van hulp van de regionaal ingekochte hulp door de inkooporganisatie worden verzameld, geanalyseerd en
gerapporteerd ten behoeve van de regiogemeenten. Het betreft:
1. Doelrealisatie
2. Afname/stabilisatie problematiek
3. Cliënttevredenheid
4. Reden beëindiging hulp
5. Herhaald beroep op hulp
Naast bovenstaande criteria wordt de analyse van de productiecijfers in de rapportages meegenomen. Sturing
op en analyse van de lokaal ingekochte hulp is een lokale verantwoordelijkheid. Bovendien is in het transitie- en
uiteindelijk de transformatieproces het denken over sturingsinformatie (sturen op outcome) nog volop in
ontwikkeling. Hoe dit proces eruit ziet wordt in overleg tussen gemeenten, zorgaanbieders en zorgverzekeraars
de komende periode verder uitgewerkt.
Ten aanzien van de toeleiding naar specialistische voorzieningen voeren gemeenten lokaal een administratie
voor wat betreft de toekenningsbesluiten en zorgdeclaraties. Dit zorgt er enerzijds voor dat gemeenten snel
inzicht hebben in het zorggebruik en anderzijds stelt het gemeenten in staat om snel en adequaat regie en
sturing te kunnen geven aan actuele (kosten)ontwikkelingen. Toekenningsbesluiten en declaraties worden
voorzien van productcodes die gekoppeld zijn aan de producten die in de te ontwikkelen Producten Diensten
Catalogus (PDC) worden opgenomen. Gemeenten en zorgaanbieders registeren beide op dezelfde
productcode. Toekenningsbesluiten en declaraties worden verder in ieder geval voorzien van woonplaats en
postcode.1
De zorginstellingen sturen hun declaraties (onder vermelding van het toekenningsbesluit) ter goedkeuring door
aan gemeenten. Na goedkeuring worden deze doorgestuurd naar de inkooporganisatie. De inkooporganisatie
draagt zorg voor de betalingen en voert een registratie op productniveau om gemeenten inzicht te kunnen
bieden in de uitputting van de budgetten per zorgdomein. Hiertoe worden maandelijks overzichten opgeleverd.
1
Op basis van het woonplaatsbeginsel
Sturing op GR en inkoop(organisatie) / Jonathan Houtman / 31 oktober 2014
blad 3
Gemeenschappelijke Regeling
3.
Vergadercyclus, rol van het AB, DB, AOJ en kerngroep
Algemeen Bestuur
(AB)
Dagelijks Bestuur
(DB)
Ambtelijke Kerngroep
Inhoudelijke (door)
ontwikkeling
Ambtenaren Overleg Jeugd
(AOJ)
Bestuurlijke voorbereiding
De exacte taakverdeling tussen Dagelijks Bestuur (DB) en Algemeen Bestuur (AB) zal nog nader worden
uitgewerkt en deze wordt op het AB van 11 december voorgelegd.
In onderstaande overzicht wordt de vergadercyclus uitgewerkt.
Algemeen Bestuur
• Het Algemeen Bestuur (AB) zal in 2015 zes maal vergaderen.
• Iedere vergadering van het AB zal worden voorafgegaan door een vergadering van een vergadering van
het Ambtenaren Overleg Jeugd (AOJ) (6 maal per jaar). Het AOJ heeft een tweeledig karakter en is
enerzijds voorbereidend op het AB, maar heeft daarnaast ook een inhoudelijk karakter.
• Voorafgaand aan ieder AB zal tevens een Dagelijks Bestuur (DB) worden georganiseerd als bestuurlijke
voorbereiding op het AB.
Gezien het feit dat in het afgelopen jaar een aantal keren een extra AB is georganiseerd is in de planning
rekening gehouden met één extra AB in september. Dit mede gezien de onduidelijkheid over het moment
waarop de definitieve budgetten 2016 bekend zullen worden.
Dagelijks Bestuur
• Het Dagelijks Bestuur (DB) zal in 2015 acht maal vergaderen.
• Iedere vergadering zal worden voorafgegaan door een vergadering van de Ambtelijke Kerngroep.
• De vergadering van het DB is besluitvormend en voorbereidend op het AB.
Voor de komende periode liggen er nog een aantal dossiers welke extra aandacht verdienen. Voorgesteld wordt
voor deze dossiers vanuit het DB een bestuurlijke trekker te benoemen. Het betreft de volgende dossiers:
• landelijke ontwikkelingen (Hugo de Jonge)
• outcome en sturing (Jeroen Gebben)
• begrotingsbeheersing en begrotingstraject 2016 (Jeroen Heuvelink)
• zorgvernieuwing gedwongen kader
• verbinding lokaal - regionaal ingekochte zorg en uitkomsten stadsregionale NWN-pilot (Arnold Keijzer)
Sturing op GR en inkoop(organisatie) / Jonathan Houtman / 31 oktober 2014
blad 4
Gemeenschappelijke Regeling
In overleg met de verantwoordelijke portefeuillehouder zal worden afgestemd hoe de ambtelijke ondersteuning
in dit traject vorm zal krijgen. Deze vorm is mede afhankelijk van het onderwerp en de wensen van de
portefeuillehouder. Uitgangspunt is in ieder geval een viertal ambtelijke werkgroepen te formeren waarbinnen
deze onderwerpen worden voorbereid.
Ambtelijke voorbereiding
De ambtelijke voorbereiding kan in twee fases worden onderverdeeld. Enerzijds de inhoudelijke
(door)ontwikkeling en anderzijds de (technische) voorbereiding van de vergaderingen van het AB en DB.
Uitgangspunt hierbij is om de inhoudelijke (door)ontwikkeling vooral te beleggen bij het AOJ en de technische
voorbereiding vooral bij de kerngroep te beleggen.
Uitgangspunt is zowel de kerngroep als het AOJ voor te laten zitten door een ambtenaar afkomstig uit één van
de deelnemende gemeenten, uitgezonderd Rotterdam.
Ambtenaren Overleg Jeugd (AOJ)
• Het AOJ zal in 2015 tien maal vergaderen.
• De vergaderingen zullen in de eerste plaats gebruikt worden om inhoudelijk met elkaar van gedachten te
wisselen en zo de eerste voorbereiding te doen op voorstellen welke naar het DB en AB gaan.
• De inkooptafel zal opgaan in het AOJ.
• Het AOJ zal dienen als input voor de bestuurlijke dossiers, maar ook de uitkomsten hiervan beoordelen.
Kerngroep
• De kerngroep zal in 2015 tien maal vergaderen.
• De vergaderingen zullen gebruikt worden voor de voorbereiding van het DB.
• De kerngroep is voorbereidend op het AOJ.
• De kerngroep beheert de thematische onderwerpen en agendeert deze voor het AOJ.
In het AOJ van november zal een voorlopige onderwerpenplanning voor 2015 worden gepresenteerd.
Bijlagen:
Geen
Sturing op GR en inkoop(organisatie) / Jonathan Houtman / 31 oktober 2014
blad 5