Transcript HANDLEIDING EKE - TOOLKIT HbA1c en POCT Glucose

Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid
Dienst Kwaliteit van medische laboratoria
EKE POCT GLUCOSE
(instructies voor de deelnemers)
Toepassingsdatum: 10/03/2014
INHOUDSTAFEL
1. INLEIDING ....................................................................................................................... 3
2. STAALMATERIAAL............................................................................................................ 3
3. SURVEY DESIGN ............................................................................................................. 3
4. STAALBEHANDELING ........................................................................................................ 4
5. INLOGGEN TOOLKIT ...................................................................................................... 5
6. “INSTRUMENTS” .............................................................................................................. 6
7. “SAMPLES” & “RESULTS” ................................................................................................. 8
8. “REPORTS” .................................................................................................................. 10
9. “CONTACT” .................................................................................................................. 13
DOC 43/44/N V3 (bijlage 1)
p. 2/13
1. Inleiding
Deze brochure bevat de instructies voor deelname en rapportering m.b.t. het programma
POCT glucose.
Voor dit EKE-programma wordt er deelgenomen in internationaal verband.
Hierdoor verloopt de encodering en de verwerking van de resultaten anders dan bij de
EKE-programma’s die in eigen beheer worden uitgevoerd.
2. Staalmateriaal
De stalen voor POCT glucose bestaan uit cellen en plasma welke samengevoegd moeten
worden om volbloed te vormen, welk dan in de enquête gebruikt kan worden. De stalen
worden gekoeld verstuurd en dienen gekoeld bewaard te worden tot op het ogenblik van
de reconstitutie. De niet gereconstitueerde stalen kunnen minimum 2 weken bewaard
worden aan 2-8°C. Na reconstitutie dienen de bepalingen binnen de 4 uur uitgevoerd te
worden.
3. Survey design
Voor POCT Glucose zijn er 4 rondzendingen per jaar. De respectievelijke data zijn terug te
vinden in de “algemene kalender” op onze website en in het programma POCT
Glucose. Dit zijn de data waarop het staalmateriaal naar de deelnemers wordt opgestuurd.
U kan enkel deelnemen aan het programma wanneer uw inschrijving werd geregistreerd.
Bij deze registratie ontvangt u een toegangscode (zijnde uw labonummer) en een
paswoord. Dit paswoord kan echter niet door uzelf worden gewijzigd.
Bij de inschrijving voor POCT glucose, wordt u als deelnemer geregistreerd voor het door
u opgegeven aantal stalen. De resultaten kunnen worden ingebracht tot op het opgegeven
sluitingsuur.
DOC 43/44/N V3 (bijlage 1)
p. 3/13
4. staalbehandeling
Instructies voor het bereiden van een CueSee® Glucose-PT monster
1. Draai de bovenkant van de ACU-CAP® naar de open positie (let op de OPEN/CLOSE
markering aan de zijkant van de CAP).
2. Houd het flesje rechtop en pomp de CAP omhoog en omlaag. Maak complete
pompbewegingen (voorzichtig trekken en duwen tot aan de stop). Eindig de
pompbewegingen met de CAP naar beneden.
3. Houd de ACU-CAP® in een hoek van 45° en zwenk voorzichtig om de binnenkant van
het flesje te spoelen totdat een homogene oplossing is verkregen.
4. Draai de ACU-CAP® om (met het glazen flesje omhoog). Pomp de CAP voorzichtig
omhoog en omlaag, probeer overmatige schuimvorming te voorkomen. Eindig met de
CAP in de ingeschoven positie. De meeste vloeistof bevindt zich nu in de CAP, maar er
zal altijd wat restvloeistof achterblijven in het flesje.
5. Houd de ACU-CAP® in de omgekeerde positie (met het glazen flesje omhoog) en
zwenk voorzichtig om de binnenkant van de CAP te spoelen totdat een homogene
oplossing is verkregen.
6. Herhaal de stappen 2 - 5 om zeker te zijn van een complete reconstitutie en een
homogeen monster.
7. Houd de ACU-CAP® in de omgekeerde positie (met het glazen flesje omhoog), trek het
flesje (met de houder) helemaal omhoog tot aan de opening in de rail en draai het tegen
de klok in om de CAP los te koppelen. Houd tijdens het draaien de ACU-CAP®
rechtop.Trek niet aan de CAP, een draaiende beweging is voldoende om de CAP los te
koppelen.
8. Na het loskoppelen van de CAP kan het glazen flesje (met de houder) worden
weggegooid.
9. Het gereconstitueerde materiaal kan met de bijgeleverde pipet worden overgebracht in
het druppelflesje. Knijp de bovenkant van de pipet samen, plaats het uiteinde van de
pipet op de bodem van de CAP en zuig het monstermateriaal voorzichtig op.
Breng het monstermateriaal over in het druppelflesje door het uiteinde van de pipet op
de bodem van het druppelflesje te plaatsen en de bovenkant van de pipet samen te
knijpen. Herhaal dit tot de CAP leeg is.
10. Plaats het dopje op het druppelflesje en druk het stevig aan totdat het op zijn plaats
klikt. Noteer op het label van het druppelflesje het lotnummer, de datum en de tijd tot
wanneer het monster kan worden gebruikt. Meng de inhoud van het flesje vóór gebruik
voorzichtig, open het klepje van de dop en knijp zachtjes in het flesje om een druppel te
doseren.
DOC 43/44/N V3 (bijlage 1)
p. 4/13
5. Inloggen TOOLKIT
Ga op onze website naar “GEBRUIK TOOLKIT” (bevindt zich links van het scherm onder
“ACTIVITEITEN”) en klik in het volgende scherm op de link “POCT Glucose”.
U komt nu op de homepage van de website www.CueSee-online.com (website in Engels).
U moet hier nu eerst de “Terms and Conditions” aanvaarden: dit dient eenmalig te
gebeuren bij de eerste maal dat u op de gewijzigde website inlogt. U dient hiervoor het
vakje “Accept terms and conditions of use” aan te vinken en vervolgens op “Confirm” te
klikken.
U kan nu inloggen op de website; indien u uw paswoord vergeten bent, kan u hier
eveneens een nieuw paswoord aanvragen via de functie “Request a password”.
DOC 43/44/N V3 (bijlage 1)
p. 5/13
Op de volgende pagina kan u nu bovenaan ondermeer kiezen voor “Instruments”,
“Samples”, “Results” en “Reports”.
6. “Instruments”
Indien u klikt op de knop “Instruments”:
- ziet u een overzicht van uw toestellen (onderstaande figuur geeft een fictief voorbeeld)
- kan u een toestel toevoegen: via de knop “+ Add instrument” (bovenaan). U kan dan eerst
uw fabrikant en vervolgens uw toestel kiezen uit een aflopende lijst en het serienummer
ingeven, evenals de locatie en een eigen naam (“nickname”) ; belangrijk: de eenheid staat
standaard op mmol/L: u mag dus niet vergeten deze aan te passen naar mg/dL, u moet dit
doen bij de registratie van het toestel: de eenheid kan nadien niet meer gewijzigd worden.
- kan u de gegevens van een toestel wijzigen of een toestel deactiveren: u kiest hiervoor
door te klikken op het “edit” icoontje ( ) van het toestel dat u wenst te editeren: u krijgt
nu een vergelijkbare pagina als hierboven beschreven waar u dus de meeste gegevens
kan wijzigen of het toestel op niet-actief te zetten door “enabled” te wijzigen in
“disabled” (dit toestel wordt nu op “non-actief” geplaatst: u kan nu geen nieuwe
resultaten meer ingeven voor dit toestel maar de oude resultaten van deze methode
worden niet verwijderd zodat u deze nog steeds kan opvragen; u kan uiteraard ook
DOC 43/44/N V3 (bijlage 1)
p. 6/13
steeds een toestel opnieuw reactiveren). Zoals reeds in voorgaande paragraaf
vermeldt, kan u de eenheid echter NIET meer wijzigen.
- kan u een lijst opvragen van de gedesactiveerde toestellen: hiervoor kiest u bovenaan
voor “disabled” in plaats van “enabled” en klikt op de zoekfunctie; zoals reeds vermeld
kan u elk toestel via de edit-knop opnieuw activeren
- kan u de gegevens van een bestaand toestel kopiëren via het icoontje : op deze wijze
kan u eveneens een nieuw toestel toevoegen maar zijn de namen van producent en
toestel reeds bewaard en dient u enkel nog serienummer, locatie en “nickname” in te
geven (de eenheid wordt eveneens overgedragen)
DOC 43/44/N V3 (bijlage 1)
p. 7/13
7. “Samples” & “Results”
Indien u klikt op “samples” kan u het staal kiezen; enkel de actieve stalen afficheren zich
(indien u de vroegere stalen wil bekijken, dient u bovenaan “current samples” via de
aflopende lijst in “all samples” of “expired samples” te wijzigen). Door naast het gewenste
staal op het icoontje
te klikken, komt u op de pagina waar u de resultaten kan
ingeven.
Echter: alle deelnemers aan een CueSee-PT schema hebben toegang tot alle beschikbare
CueSee-PT schema’s. Concreet betekent het dat u zowel de stalen van het schema
CueSee Glucose-PT(208yymm) als stalen van het schema CueSee Hemoglobin-PT
(212yymm) kan zien en selecteren. Indien u per abuis een CueSee Hemoglobin-PT staal
selecteert, dan volgt de mededeling “no instruments found”.
Indien u klikt op de knop “results” komt u rechtstreeks op de pagina waar u de resultaten
kan ingeven.
U kan nu de resultaten voor al uw toestellen ingeven.
Het is ook mogelijk de algemene gegevens als striplot, operator en datum één maal in te
vullen voor alle toestellen voor het staal van één enquête: het volstaat dat u hiervoor klikt
op het icoontje "Set your card info" (dit is het meest linkse icoontje (dat omcirkeld werd) op
onderstaande figuur).
DOC 43/44/N V3 (bijlage 1)
p. 8/13
DOC 43/44/N V3 (bijlage 1)
p. 9/13
8. “Reports”
Indien u klikt op de knop “reports” kan u een rapport opvragen (na afsluiten van de
enquête).
Op de 1e “reports-pagina” kan u kiezen tussen een rapport op basis van de
referentiewaarde of op basis van de “peer value” (alle gebruikers wereldwijd van uw
methode).
DOC 43/44/N V3 (bijlage 1)
p. 10/13
Op de volgende pagina selecteert u het gewenste staal. Ook hier verschijnen alle stalen
(dus zowel de POCT glucose, als HbA1c-stalen).
Op de volgende pagina, kiest u de eenheid en de kalibratie. Indien u voor het rapport op
basis van de referentiewaarde gekozen heb, kiest u de ook waarde waarmee u wenst te
vergelijken (mediaan, gemiddelde of hexokinase). U kan ervoor kiezen een excelfile, een
HTML-pagina of een PDF-file op te roepen of om deze PDF-file via mail naar u te laten
toesturen (het systeem kiest hiervoor standaard het e-mailadres dat u ingegeven hebt).
Nadien klikt u op “Create report”.
DOC 43/44/N V3 (bijlage 1)
p. 11/13
De rapporten van de stalen tot en met 2012 kan u eveneens op deze pagina raadplegen.
De informatie die gekoppeld is aan de stalen uit de EQAS for Glucose t/m eind 2011 is
echter niet meer beschikbaar in CueSee Online. Alle informatie blijft wel gewoon
beschikbaar via de oude website (m.a.w. de website waar u tot en met 2011 uw resultaten
ingaf: http://www.cuesee.com/Cuesee_Frame.asp?LangId=2&ProgId=0&SetId=31).
DOC 43/44/N V3 (bijlage 1)
p. 12/13
9. “Contact”
Via “Contact” kan u een mail versturen naar Eurotrol.
Om het WIV te bereiken, kan u gebruik maken van de gebruikelijke contactwijzen:
Administratief medewerker:
Micheline Coomans
Tel: 02/642.55.22
E-mail: [email protected]
Enquêtecoördinator:
Kris Vernelen
Tel : 02/642.55.29
E-mail: [email protected]
Deze survey wordt georganiseerd in samenwerking met andere EKE-organisaties. Meer
informatie over de Belgische EKE-organisatie vindt U in de informatiebrochure die zich op
onze website bevindt onder “Brochures”:
https://www.wiv-isp.be/QML/activities/external_quality/brochures/_nl/brochures.htm
of onder de volgende URL:
https://www.wivisp.be/QML/activities/external_quality/_down/_nl/Informatiebrochure_EKE.pdf
DOC 43/44/N V3 (bijlage 1)
p. 13/13