Transcript Agendapunt 6 Memo voorstel AB begroting 2014 en 2015

VOORSTEL
voor
AB
kopie
registratienummer
van
RMT
gewenste actie
ter besluitvorming
datum
2 juni 2014
onderwerp
geschatte behandeltijd
Programmabegroting 2014-2017 en Programmabegroting 20152018
Voorstel/Besluit:
1. De programmabegroting 2014 – 2017 vaststellen
2. De programmabegroting 2015 – 2018 vaststellen
3. Instemmen met het in het voorstel opgenomen commentaar op de ingekomen
zienswijzen en de gemaakte opmerkingen.
1. Procedure vaststellen begrotingen 2014-2017 en 2015-2018
Op 18 maart 2014 is de concept programmabegroting 2014 – 2017 en de conceptprogrammabegroting 2015-2018, aan de gemeenteraden aangeboden. Daarbij is de
gelegenheid geboden om een zienswijze naar voren te brengen voor 13 mei.
De begrotingen die u nu worden aangeboden zijn ten opzichte van de versies van 18
maart op de volgende punten gewijzigd:
Begroting 2014 pagina 9
Voorstel 8 is gewijzigd van “De begroting 2014-2017 vast te stellen.” naar “De
begroting 2014 vast te stellen en de meerjarenraming 2015-2017 voor kennisgeving
aan te nemen”.
Begroting 2015 pagina 9
Voorstel 5 is gewijzigd van “De begroting 2015-2018 vast te stellen.” naar “De
begroting 2015 vast te stellen en de meerjarenraming 2016-2018 voor kennisgeving
aan te nemen”.
Begroting 2015 pagina 13
De toelichting bij de aanschaf van de bedrijfsauto is aangepast omdat deze niet correct
was.
2. Ingekomen zienswijzen /reacties
Bijgaand treft u aan de zienswijze ingediend door de gemeenten Korendijk en OudBeijerland.
De behandeling van de concept begrotingen in de raden van de gemeenten
Cromstrijen, Strijen en Binnenmaas heeft niet geleid tot indiening van een zienswijze
dan wel een inhoudelijke reactie.
De behandeling van de concept begrotingen in de raad van de gemeente Strijen heeft
niet geleid tot indiening van een zienswijze dan wel een inhoudelijke reactie. In de
commissie ABA is één vraag onbeantwoord gebleven.
2.1. Zienswijze Korendijk en commentaar
De raad van Korendijk heeft ingestemd met de concept begrotingen 2014-2017 en
2015-2018, inclusief de koerswijziging daarin, mits bij de harmonisatie van hard- en
software wordt voldaan aan twee criteria:
1. Invoering is mogelijk binnen de bestaande financiële kaders zoals nu in de
begrotingen geschetst
2. Invoering is mogelijk binnen de bestaande ruimte die binnen de gemeente
Korendijk beschikbaar is voor de implementatie- en voorbereidingswerkzaamheden.
Commentaar
Beide criteria zijn twee belangrijke randvoorwaarden voor het ISHW om de
harmonisatietrajecten tot een goed einde te brengen.
2.2. Zienswijze Oud-Beijerland en commentaar
Het college van Oud-Beijerland stemt in met de begrotingen 2014 en 2015 en neemt
kennis van de meerjarenramingen 2015-2017 en 2016-2018.
Het college heeft in het kader van de zienswijzen procedure nog de volgende vragen:
a.
Onder individuele bijdragen gemeenten staat voor Oud-Beijerland o.a. een
bedrag van € 12.008 met als omschrijving “Uitbreiding lease”. Gaat het hier om een
nieuwe uitgave of om vervanging?
b.
Bij Harmonisatie van het applicatielandschap wordt gesproken dat financiële
gevolgen meegenomen worden in de voorjaarsmarap. In de begroting 2015-2018 is
tevens een bijstelling van de begroting 2014 meegenomen. Volgt er (binnenkort) nog
een mogelijke bijstelling?
c.
Hoe vindt kilometervergoeding plaats bij gebruik eigen auto, als men € 0.28 niet
voldoende vindt?
a.
b.
c.
Commentaar
Het businessplan ISHW is opgesteld in 2012. De uitgaven van de gemeenten in
2012 hebben hiervoor als basis gediend. In 2013 is bekeken of de ramingen op
basis van de gemeentebegrotingen 2013 geactualiseerd dienden te worden voor de
begroting 2014 van ISHW. De uitbreiding van de lease betreft de kosten van “na
het businessplan” afgesloten lease. Oud-Beijerland blijft deze kosten zelf betalen
totdat deze specifieke software wordt overgedragen aan ISHW. Om praktische
redenen zijn deze vanaf 2014 al opgenomen. In de praktijk zal dit dus
waarschijnlijk in een later stadium plaatsvinden.
De plannen voor de harmonisatie van het applicatielandschap zijn nog niet
uitgewerkt. Op dit moment is het nog niet duidelijk in hoeverre dit zal leiden tot
een bijstelling van de begroting. We zullen hier uiteraard in een later stadium op
terugkomen. Zie ook het commentaar bij de zienswijze van de gemeente
Korendijk.
De toelichting bij de aanschaf van de bedrijfsauto is niet correct en is in de
begroting dan ook aangepast. De kilometervergoeding bedraagt € 0,28 per
kilometer.
2.3. Vragen commissie ABA van de gemeente Strijen
De behandeling van de concept begrotingen in de raad van de gemeente Strijen heeft
niet geleid tot indiening van een zienswijze dan wel een inhoudelijke reactie.
De leden van de commissie ABA hebben een aantal vragen gesteld die door de
portefeuillehouder zijn beantwoord.
Eén vraag is onbeantwoord gebleven (uit het verslag): “De heer De Man geeft aan dat
er in de begroting (2014) een verschil ten opzichte van de businesscase is van
€ 60.000,00. Hij vraagt of de verschillen zijn aan te duiden?”
Commentaar
Zoals in de tekst van de begroting 2014 is aangegeven is deze ondermeer gebaseerd
op het businessplan. In de zomer van 2013 zijn de cijfers geactualiseerd naar de
toenmalige stand van zaken.
Een globale verschillenanalyse is opgenomen op pagina 12 en 13 van de begroting. Als
nadere toelichting op de specificatie van het verschil kan het volgende worden
aangegeven:
Extra kosten ivm toetreding RSD
Na opstelling van het businessplan is afgesproken om ook de RSD te laten toetreden
tot ISHW. Dit gaat uiteraard gepaard met extra kosten, maar oom extra opbrengsten.
Aanpassing i-plan aan Cao en doorschuiven jaren
De salariskosten voor de formatie Informatiebeheer (die voortvloeit uit het
Informatiebeleidsplan) zijn aangepast aan de laatste CAO. Verder heeft het AB besloten
de invulling van de formatie voor informatiebeheer met een jaar te vertragen. Dit
laatste omdat de start van ISHW is verschoven van 2013 naar 2014.
Aanpassing aan cao
De salariskosten van de basisformatie van ISHW zijn aangepast aan de laatst
vastgestelde CAO.
Geschat nadeel inpassing personeel
Bij de opstelling van de begroting 2014 was het plaatsingsproces nog niet opgestart. Er
is toen rekening gehouden met mogelijke frictiekosten. In de begroting 2015 vallen
deze weer vrij omdat er bij de plaatsing weinig frictiekosten zijn ontstaan.
Bezuiniging strategisch adviseur
Zie punt 2 in de voorstellen op pagina 9 van de begroting 2014.
Opleidingen personeel
In het businessplan is geen rekening gehouden met een opleidingsbudget voor de
medewerkers. In de begroting is een budget van 2% van de salariskosten opgenomen.
Nadeel hardware
Voordeel software
Voordeel datacommunicatie
Voordeel continuïteit
In de zomer van 2013 is in overleg met de I&A-medewerkers van de gemeenten in de
Hoeksche Waard getracht het businessplan uit begin 2012 financieel te actualiseren
naar de stand van 2013. Dit heeft geleid tot een aanpassing van de ramingen voor
hardware, software, datacommunicatie en continuïteit.
Extra huisvestingskosten
In het businessplan is voor huisvestingskosten (huur gemeentehuis Binnenmaas)
uitgegaan van een indicatieve huur van € 75.000,- tot € 95.000,- na 4 jaar.
3
In 2013 is een huurovereenkomst met de gemeente Binnenmaas afgesloten die
berekend is op werkelijke kosten. Die pakt iets hoger uit. Daarnaast is in 2013 besloten
een uitwijkvoorziening te creëren in Oud-Beijerland. Voor deze huur is een stelpost
opgenomen.
Kosten ondersteuning
Dit betreft een aantal budgetten die niet opgenomen zijn in het businessplan zoals
kosten van verzekeringen, kopieerkosten, portokosten, druk en bindwerk,
telefoonkosten en een DVO (dienstverleningsovereenkomst) voor DIV/archief met de
gemeente Binnenmaas.
Secretariële ondersteuning
In het businessplan is geen rekening gehouden met de kosten voor secretariële
ondersteuning van DB,AB en de manager. Met Binnenmaas is een DVO afgesloten.
Netto bijdrage RSD
De bijdrage als gevolg van het aansluiten van de RSD bij ISHW.
Dekking uit bestaande budgetten gemeenten
In de begroting van ISHW worden nu extra kosten opgenomen, die voor de gemeenten
per saldo geen extra kosten met zich meebrengen omdat zij hiervoor aparte budgetten
beschikbaar hebben. Een voorbeeld hiervan zijn de opleidingskosten van medewerkers
van ISHW. Na overgang van de I&A medewerkers van de gemeenten naar ISHW,
vallen deze budgetten vrij bij de gemeenten.
Bijlagen:
- begroting 2014 – 2017
- begroting 2015 – 2018
- zienswijze gemeente Korendijk
- zienswijze gemeente Oud-Beijerland
- brieven gemeenten Binnenmaas, Cromstrijen en Strijen