Transcript ORVU 2014 220 v CvB - definitief advies reorganisatie SO vs 28-11

College van Bestuur
De Boelelaan 1105
1081 HV AMSTERDAM
DATUM
ONS KENMERK
UW BRIEF VAN
UW KENMERK
04.12.2014
ORVU-2014/220 v
17.09.2014
HRM2014004813
E-MAIL
TELEFOON
FAX
BIJLAGE(N)
[email protected]
020 598 5312
Betreft: reorganisatie domein Studentgerichte Ondersteuning (SO)
Inleiding
‘Het domein Studentgerichte Ondersteuning is in de overlegronde tussen CvB en OR in de zomer van
2012 ondergebracht in categorie 1. Dit betekent dat het CvB en de OR hebben afgesproken dat
het reorganisatieplan, inclusief de hoofdlijnen, opnieuw in beschouwing wordt genomen.’ (pag. 5
reorganisatieplan Domein SO).
De Ondernemingsraad heeft zich nooit aan de indruk kunnen onttrekken dat het hierboven
geschetste onderhandelingsresultaat bij het domeinteam niet heeft geleid tot een andere insteek
dan die van voorjaar 2012. Uiteindelijk lijkt de reorganisatie primair een bezuinigingsoperatie te
zijn. Er hebben verschuivingen plaatsgevonden, bijvoorbeeld in de aandacht voor
studieadviescapaciteit en de outsourcing van (een deel van) de studentendecanen en
studentpsychologen. Een aantal wijzigingen in het plan is ingegeven door de door externe
omstandigheden gedicteerde onderwijsagenda van het College van Bestuur en de daaruit
voortvloeiende zorgen die het OPDO (overleg van portefeuillehouders onderwijs) uitte met
betrekking tot de realisatie van die agenda in het licht van de naderende reorganisatie. Maar
voor het overige komt de uiteindelijke krimp goeddeels overeen met de omvang van de
taakstelling die in 2011 gold. Het plan dat nu voorligt betekent op een aantal punten een
aanzienlijke verslechtering van de dienstverlening aan en ondersteuning van studenten en
docenten.
Ten overvloede merkt de raad op dat de aan de reorganisatie onderliggende Producten- en
Dienstencatalogus in het voorjaar van 2014 gereed gekomen is. Dat betekent dat de
ondersteuning van nieuwe ontwikkelingen sinds die tijd, bijvoorbeeld de VU-brede introductie
van de verplichte midterm reviews van opleidingen als gevolg van de uitkomst van de
Instellingstoets, niet is meegenomen in de beschikbare formatie van het domein SO.
ONDERNEMINGSRAAD VU
ADRES
[email protected]
De Boelelaan 1105
1081 HV Amsterdam
2/7
In de overlegvergadering van 19 november 2014 zijn onderstaande adviezen - in conceptvorm besproken met het College. Het was goed te horen dat het college begrip heeft voor de zorgen die
de raad zo nadrukkelijk onder de aandacht brengt. Het is dan ook teleurstellend dat het college
daaraan de onzes inziens noodzakelijke consequenties in de vorm van verbetermaatregelen, niet
wil verbinden. Deze zijn hieronder in de vorm van adviezen daarom opnieuw opgesomd en
toegelicht.
De raad wil op deze plek tevens memoreren dat hij in september 2014 heeft aangegeven nog geen
advies te kunnen geven met betrekking tot de wijziging in de hiërarchische aansturing in het
domein SO en ter zake alle rechten heeft voorbehouden.
Conclusie: De raad adviseert aldus negatief ten aanzien van het gepresenteerde reorganisatieplan.
De OR ziet niet hoe het college het voorgenomen besluit in alle redelijkheid heeft kunnen nemen.
Niettemin adviseert de raad met klem om bij de finale besluitvorming de onderstaande adviezen
over te nemen. De volgorde geeft ook het belang ervan weer. De overname van de eerste twee
adviezen vindt de raad cruciaal omdat ze de kern raken van nagenoeg alle werkzaamheden binnen
het domein. Ze zijn bovendien eveneens deels randvoorwaardelijk voor het slagen van de
reorganisaties van de domeinen Onderwijs & Onderzoek en Internationalisering.
Over het personeelsplan heeft de raad separaat adviezen uitgebracht.
De raad heeft onderstaande adviezen geformuleerd indachtig de hierboven aangehaalde tekst van
het convenant van 2012 tussen OR en CvB.
Adviezen
1: Project Ondersteuning Studeren en Doceren (OSD)
Maak het slagen van de initiële OSD-projecten voorwaardelijk voor het uitvoeren van de
krimp op die onderdelen waar de bedrijfsvoering zonder de noodzakelijke, fysiek
aanwezige ondersteuning, in ernstige problemen komt. Tot dat moment geen ontslagen.
Bepaal pas op 1 januari 2016 wie ontslagbedreigd is. Trek alle aankondigingen met
betrekking tot boventalligheid in. Maak roostering tot een van de projecten van de OSDcatalogus.
Toelichting: In het reorganisatieplan is aangegeven dat het jaar 2015 zal worden gebruikt om de
randvoorwaarden voor de reorganisatie te realiseren. Op blz. 11 van het reorganisatieplan staat
vervolgens - en alle betrokkenen geven dat ook aan - dat de automatiseringsprojecten die onder de
noemer ‘Programma Ondersteunen Studeren en Doceren’ (OSD) vallen, van doorslaggevend
belang zijn voor het slagen van de reorganisatie SO, niet alleen in termen van bezuinigingen, maar
ook voor wat betreft de realisatie van de visie die aan de SO-reorganisatie ten grondslag ligt: ‘Een
tweede pijler onder de andere manier van werken in het domein SO is een vergaande digitalisering
van de dienstverlening aan studenten (én docenten, red. OR). Enerzijds omdat dit aansluit bij de
belevingswereld van studenten en daarmee veel klantvriendelijker is, anderzijds omdat alleen op
deze manier een transparante en kostenefficiënte studentenondersteuning kan ontstaan. Deze
digitaliseringsslag is in belangrijke mate belegd in het programma Ondersteunen Studeren en
Doceren en vormt een randvoorwaarde om het werk in de toekomst op een eigentijdse en
economische manier te kunnen doen.’ (blz. 10 Reorganisatieplan).
3/7
Er is op dit moment geen vertrouwen in zowel de uitvoering als in de financiële houdbaarheid van
de plannen. Om de processen ‘in control’ te houden wordt in de stukken (Bijlagen bij
reorganisatieplan Domein SO, blz. 3) gesteld dat ‘wanneer een OSD-onderdeel waarbij het principe
geldt dat onverwachte vertraging op onderdelen van het programma bij voorrang door aanpassing
van de scope van het onderdeel wordt opgevangen en niet door verder uitloop van de planning’. Dit
levert natuurlijk onmiddellijk de vraag op of dat past, bezien in het licht van de reorganisatieplannen.
Wat als die scope de core business van het project betreft? De raad stelt daarom klip en klaar: geen
medewerkers weg vóórdat het systeemonderdeel draait zoals dat vooraf (in de PID) werd beoogd en
beschreven en kennelijk ook tot randvoorwaarde diende te worden bestempeld.
De raad begrijpt dat het moment waarop een OSD-project is gerealiseerd per project verschilt.
Duidelijk is echter dat processen moeten zijn ingericht en de systemen functioneel en technisch zijn
geaccepteerd door de gebruikersgroep. Er moet duidelijkheid zijn over het beheer en de
ondersteuning dient functioneel en technisch te zijn georganiseerd. De raad stelt voor dat het college
te zijner tijd zal aangeven wanneer een project succesvol in haar ogen kan worden afgesloten; de
raad zal dan onderzoeken of dit inderdaad het geval is.
De raad concludeert dat als voor de voortgang van de reorganisatie, doorslaggevende projecten niet
slagen of ruim uit de tijd lopen, de redelijkheid gebiedt dat de reorganisatie (krimp) op dat onderdeel
niet door kan gaan. Dat kan evenmin als door verandering van de scope van het project (een deel
van) de te automatiseren werkzaamheden blijven voortbestaan.
2: Roostering. Haal de roosteraars uit de reorganisatie; maak de omhanging roosteraars
ongedaan.
Toelichting: Het roosterproces is essentieel voor het voorkomen van ontevredenheid van de
studenten. Gaat het met de roosters mis, dan is dit direct merkbaar in de NSE-scores. De VU scoort
al niet bijzonder hoog op dit onderdeel. Onze zorg wat betreft het roosteringsproces is daarom groot.
Allereerst is de combinatie van centralisatie plus een stevige krimp een risico voor het
roosteringsproces. Door de krimp gaat specialistische kennis verloren, vooral bij FEW, waar alle
roosteraars boventallig zijn terwijl vooral de bètafaculteiten en medische opleidingen juist speciale
roostercriteria hebben i.v.m. andersoortige onderwijstypen en ook specifieke zalen in eigen beheer
hebben, soms zelfs ingericht met apparatuur uit de derde geldstroom. De raad begrijpt uit de
plannen dat uniformering speciale roosterwensen in beginsel onmogelijk maakt, maar deze horen
nu eenmaal regelmatig bij de aard van het onderwijs. De centralisering zorgt er bovendien voor dat
de lijnen tussen het onderwijsbureau en roosteraars langer worden, en ook sturing door faculteiten
op kostenefficiënt ruimtegebruik binnen het KMD zal, met centrale roostering, lastig (praktisch)
uitvoerbaar worden.
De raad wijst centralisatie van de roosteraars derhalve af. De reeds uitgevoerde omhanging is
bovendien geen randvoorwaarde voor de uitvoering van instellingsbreed beleid.
3: Behoud de fte voor platform SCHIB / begeleiding studenten met een functiebeperking.
Breng deze taken niet onder bij andere functies.
Toelichting: Platform SCHIB (Studenten Contact Hulp en Informatie bij Beperkingen) wordt in de
plannen niet genoemd en studenten met een functiebeperking komen amper aan bod. Dit is
4/7
onwenselijk aangezien de VU hier een wettelijke verantwoordelijkheid heeft. Uit het formatieoverzicht
op basis van werkprocessen voor het nieuw te vormen team Studentbegeleiding (reorganisatieplan
bijlage 12) is niet op te maken hoeveel fte er beschikbaar is voor begeleiding van studenten met een
functiebeperking. De kennis en taken zijn nu verdeeld over een psycholoog/adviseur en een
adviseur, ondersteund door een student-assistent. Deze medewerkers zijn boventallig verklaard en
bij hun vertrek kan er ook geen ondersteunende student-assistent worden aangestuurd. De kennis
op dit terrein gaat als gevolg van de reorganisatie dus volledig verloren. Breng de taken niet onder bij
de studentdecanen terwijl bij studentendecanen tevens een personeelsreductie zal gaan
plaatsvinden. Er moet worden voorkomen dat het door de reorganisatie toch al kleiner aantal
studieadviseurs via de achterdeur weer meer taken op hun bord krijgt. In het vastgestelde
Beleidsplan functiebeperking staat beschreven hoe de VU aan de minimale kwaliteitseisen kan
voldoen die door de wetgever zijn voorgeschreven. Volgens de raad kan de VU door deze krimp
onmogelijk haar wettelijke verantwoordelijkheid waarmaken en is het eigen Beleidsplan hiermee
onuitvoerbaar geworden en dat terwijl de VU in de ranking van de NSE al een beschamende plaats
inneemt.
De raad is dan ook van mening dat de taken behorende bij het Platform SCHIB blijvend ingevuld
moeten worden door een functionaris die zich hier volledig op kan toeleggen.
4: Schrap de krimp bij de studentenpsychologen en de bijbehorende
administratieve ondersteuning.
Toelichting: Op studentenpsychologen wordt bezuinigd door een GGZ psycholoog te vervangen door
een psycholoog 2. Daarnaast vervalt de 0,8 fte administratieve ondersteuning van de
studentenpsychologen (was functieprofiel Psychologisch test-assistent, maar het takenpakket omvatte
ook de administratieve ondersteuning). Digitalisering van de studentendossiers zou administratieve
ondersteuning overbodig maken maar juist de zeer vertrouwelijke dossiers van de
studentenpsychologen zijn vooralsnog niet opgenomen in het project Digitalisering. Daarbij kost
dossiervorming (papier of digitaal) veel tijd, tijd die de studentenpsychologen juist beter aan
begeleiding van studenten kunnen besteden. Om te zorgen dat studenten voldoende begeleiding
krijgen moeten de twee overgebleven studentenpsychologen (resp. 0,8 fte psy 1 en 0,8 fte psy 2) zich
volledig op hun kerntaak kunnen richten. De raad is van mening dat de voorgestelde krimp
bij de studentenpsychologen geen voor de hand liggende keuze is, vooral ook door de aanwezigheid
van die studenten die een belangrijk deel van de typische, en volgens het nieuwe Instellingsplan ook
gewenste, diverse VU-populatie vormen. Nu al is deze dienstverlening aan de VU beperkt in
vergelijking met de andere universiteiten, waarbij vooral het verschil met de UvA in het oog springt.
Kortom, de raad is van mening dat de beoogde vervanging van de GGZ-psychologen door een
psycholoog 2 én de bijbehorende administratieve ondersteuning moet worden geschrapt.
5. Communicatie. Benoem één regievoerder die de communicatie over de gevolgen en
effecten van de reorganisatie van het Domein SO én de zusterdomeinen O&O,
Internationalisering, UBVU en Onderwijsondersteuning inhoudelijk coördineert. Het betreft
de coördinatie naar studenten, maar zeker ook naar docenten en ondersteuners. Betrek
vooral ook studenten bij het ontwerpen van de communicatie naar en voor studenten.
Gezien de relatie met ‘onderwijs’, ook bij genoemde andere domeinen, is het wenselijk
die coördinatie bij de Dienst SOZ onder te brengen.
5/7
Toelichting: Kort nadat de eerste reorganisatieplannen in 2012 bekend werden gemaakt, bleek dat de
grenzen die de domeinen onderscheidden, vaag zijn. Sommige onderdelen werden ‘overgeheveld’,
andere kregen een eigen status (Internationalisering). De samenhang, overlap en, zeker voor
docenten en studenten, afbakening van de taken, producten en diensten, zullen problemen gaan
opleveren als er niet tijdig, transparant en volledig naar alle betrokken actoren zal worden
gecommuniceerd wat de gevolgen zijn. Pas in 2015 zal het iedereen duidelijk worden dat de diverse
reorganisaties wel degelijk samenhangen, dat er wel degelijk functies, diensten en producten
verdwijnen. Dat er meer zelf moet worden gedaan door docenten en dat ook nog op een andere
manier. Dat van studenten veel meer zelfwerkzaamheid gaat worden verwacht en dat dit alles
overigens ook niet alleen maar nadelen hoeft te hebben. Integendeel. Als alles werkt tenminste.
Want als dat niet zo is, of nog niet zo is, dan moeten alle betrokkenen op een heldere, open wijze en
vooral ook tijdig, worden geïnformeerd.
Medewerkers en studenten klagen veel over de VU. Te veel wellicht. Maar als de reorganisatie SO
slecht uitpakt doordat de VU-populatie niet weet waar ze aan toe is, hebben de verantwoordelijken
voor de reorganisatie dit toch echt zelf over zich afgeroepen en dienen daarop dan aanspreekbaar te
zijn.
6. Maak de bijlagen van het Reorganisatieplan waarin de afzonderlijke faculteiten en de
dienst SOZ aangeven welke SO-inzet zij met eigen middelen wensen toe te voegen aan de
basisinzet die in het reorganisatieplan is voorzien, onderdeel van het reorganisatieplan. Het
plan kan dan via de introductie van een bandbreedte de ruimte aangeven waarbinnen het
‘bijplussen’ voor structurele werkzaamheden plaats kan vinden.
Toelichting: De raad is niet tevreden over de wijze waarop tegemoet is gekomen aan de terechte
zorgen die vooral het OPDO uitte en die leiden tot de bekende sigaar uit eigen doos. Faculteiten
mogen ‘bijplussen’ als ze denken dat de basisvoorziening niet voldoende is in hun specifieke situatie.
Dit zorgt voor ongelijkvormige en ongelijkwaardige dienstverlening aan studenten en docenten,
waarvan bovendien de continuïteit niet is gewaarborgd. Al heel binnenkort zou een faculteit de
benodigde financiën kunnen missen, waardoor de ‘bijgepluste’ functies op de tocht komen te staan.
Welke waarborgen heeft dan de betreffende medewerker? Structurele werkzaamheden, diensten en
producten dienen een basis te vinden in het plan. Doel van het opnemen van de facultaire plannen
en de dienst in het Reorganisatieplan is om te borgen dat de medewerkers die de producten en
diensten verzorgen - en die door de faculteiten kennelijk als noodzakelijk wordt gezien - blijvend tot
het domein SO behoren.
De raad hecht er aan te wijzen op het feit dat de keuzes die faculteiten hebben gemaakt vooraf niet
besproken zijn binnen de facultaire medezeggenschap, waardoor er amper verantwoording is
afgelegd en de gemaakte keuzes dan ook niet altijd begrepen worden. Ook de Domeincommissie is
geheel en al buiten deze aanpassing van het reorganisatieplan gehouden. Dit is zeker niet in
overeenstemming met de gedachte achter de betrokkenheid van de medezeggenschap zoals in
oktober 2012 afgesproken.
6/7
Adviezen ten aanzien van het Personeelsplan
Hoewel de peildatum voor de afspiegeling 1 januari 2016 is, worden in het personeelsplan al lijsten
opgenomen van posities die vervallen, hebben er gesprekken met medewerkers plaatsgevonden etc.
Dit terwijl het gezien de peildatum op dit moment onmogelijk volledig is te bepalen wie boventallig
zullen worden. Er kunnen immers allerlei veranderingen optreden tot 1 januari 2016 (natuurlijk verloop
etc.). Door de peildatum in de verre toekomst kan bovendien niet worden uitgesloten dat er
onregelmatigheden gaan optreden, bijvoorbeeld dat op grond van de actuele situatie per januari 2016
anderen ontslagbedreigd zullen worden dan nu kan worden voorzien. In de overlegvergadering van 19
november heeft het College toegezegd dat, mocht deze situatie zich voordoen, de medewerker die het
betreft niet in een ongunstigere rechtspositie kan terechtkomen dan vóór 1 januari 2016 het geval is.
De (financiële en rechtspositionele) gevolgen die dit met zich mee brengt zijn ten laste van de VU.
De raad merkt op dat hij de uitwisselbaarheid van functies niet heeft beoordeeld, respectievelijk heeft
kunnen beoordelen.
Het jaar ‘fasering’ van 1 januari 2015 tot 1 januari 2016 heeft een aantal onaangename nadelen voor
medewerkers die nu al weten ontslagbedreigd te gaan worden. Voor hen geldt het sociaal plan pas
per 1 januari 2016, zodat zij tot dan geen voorkeurskandidaat bij interne vacatures zijn, maatregelen
zoals vertrekpremie dan nog niet gelden etc. Uit de hoorzitting bleek dat indien het werk eerder komt
te vervallen, maatwerkafspraken tot de mogelijkheden behoren. Dit heeft het risico in zich van
onwenselijke ongelijkheid tussen medewerkers. De raad is van mening dat een heel jaar fasering over
een geheel domein principieel onwenselijk is. De ontslagbedreigden dienen tot 1 januari 2016 hun
werk nog uit te voeren. Enerzijds is dit voor hen zwaar en niet motiverend, anderzijds kan dit leiden tot
voortijdig vertrek zodat er hiaten in de organisatie vallen. In het sociaal overleg dd. 17 november is de
stand van zaken rond de ontslagbedreigden en nieuwe vacatures besproken. De resultaten uit de
(vrijwillige) belangstellingsregistratie zijn als volgt: 25 van de 41 ontslagbedreigden hebben op 1 of
meer vacatures gereageerd, hiervan hebben zich 2 teruggetrokken. 16 boventallige medewerkers
hebben niet gereageerd. Een selectie/plaatsingscommissie heeft beoordeeld of de kandidaten
geschikt zijn en zo veel mogelijk gematched met vacatures. 16 van de 23 medewerkers kunnen direct
worden geplaatst.
7: Zorg ervoor dat binnen de TO via opleiding of training meer medewerkers geschikt
gemaakt kunnen worden voor functies. Het is te verwachten dat door mobiliteit gedurende
het faseringsjaar vacatures vrijkomen waardoor meer, zo niet alle ontslagbedreigden
geplaatst kunnen worden.
8: De raad adviseert ten aanzien van het personeelsplan de bepaling van de boventalligheid
ook met een jaar uit te stellen zodat er een kortere periode is tot de peildatum 1 januari
2016. De reeds gedane mededelingen omtrent mogelijke boventalligheid van medewerkers
dienen te worden teruggenomen. Enerzijds past dit in de ambitie deze reorganisatie uit te
voeren zonder gedwongen ontslagen. Anderzijds geeft dit de mogelijkheid personele inzet
te plegen op zaken die nog geregeld dienen te worden (zie adviezen 1 en 2) zonder dat
vooruitgelopen wordt op het welslagen daarvan.
De directeur SOZ heeft duidelijk de ambitie uitgesproken dat uiteindelijk geen enkele medewerker
daadwerkelijk ontslagen hoeft te worden.
7/7
Concluderend adviseert de raad negatief op zowel het reorganisatie- als personeelsplan. Wanneer
niet aan de adviezen van de raad wordt voldaan, kan de reorganisatie van het domein Studentgerichte
Ondersteuning naar het oordeel van de raad redelijkerwijs geen doorgang vinden.
Namens de Ondernemingsraad,
drs. P.J. Reinders, voorzitter