Transcript Werkdocument bezuiniging UD, deel 4, TU Delft Library

W e r k d o c u m e n t Bezuiniging Universiteitsdienst Deel 4: O m b u i g i n g e n TU Delft Library
Onderwerp
w e r k d o c u m e n t b e t r e f f e n d e het overleg o v e r de bezuinigingen Universiteitsdienst,
deel 4
Actie OdC/OR:
Actie b e h e e r d e r UD:
Wijzigingen t.o.v. vorige versie:
Aanleiding
Op 24 april 2 0 1 4 heeft de b e h e e r d e r UD de OdC UD het Reorganisatieplan TUDL (Ombuigingen TU
Delft Library) t e r advisering v o o r g e l e g d . Het o n d e r w e r p zal w o r d e n besproken tijdens de reguliere
overlegvergadering o p 28 mei 2014.
Het VLO zal w o r d e n b e t r o k k e n bij de t o t s t a n d k o m i n g van d i t w e r k d o c u m e n t .
1.
Aanpak OdC UD 'van werkdocument tot oordeel', communicatie
Zie H o o f d d o c u m e n t .
Communicatie
door OdC UD
De OdC UD w i l de m e d e w e r k e r s b e t r e k k e n bij de v e r a n d e r i n g e n en s t r e e f t ernaar draagvlak t e
krijgen v o o r de d o o r de OdC UD in t e n e m e n s t a n d p u n t e n . De OdC UD zal de m e d e w e r k e r s o.a. via
n i e u w s b r i e v e n i n f o r m e r e n over de o n t w i k k e l i n g e n . Eventueel w o r d e n i n f o r m a t i e b i j e e n k o m s t e n
georganiseerd. De OdC UD h e e f t t o t nu t o e het navolgende g e c o m m u n i c e e r d :
2.
Uitgangspunten en doelstellingen voor OdC UD, toetsingscriteria
Zie H o o f d d o c u m e n t .
3.
Het overlegtraject
Bereik van dit overleg, positie OdC UD & OR, LO en SR
In overleg is besloten dat de OdC UD de gesprekspartner van de b e h e e r d e r UD over de bezuinigingen
UD en de d a a r m e e s a m e n h a n g e n d e reorganisaties is. Gelet o p de v e r b i n d i n g m e t OR-taken w o n e n
t w e e extra OR leden het overleg bij.
De OdC UD zal het VLO middels dit w e r k d o c u m e n t b e t r e k k e n bij dit overlegtraject.
Onderdeel 1: Beeldvorming
Verkregen informatie en essentie van de plannen
Het is v o o r de OdC UD van belang o m een zo c o m p l e e t mogelijk beeld t e krijgen van de reorganisatie
en de impact daarvan o p de b e t r o k k e n m e d e w e r k e r s , o p de bedrijfsvoering en o p de d i e n s t v e r l e n i n g .
De OdC UD beschikt o v e r navolgende i n f o r m a t i e :
1.
O m b u i g i n g e n TU Delft Library d.d. 22 april 2 0 1 4
2.
B e s l u i t v o r m i n g s m e m o r a n d u m d.d. 2 2 / 0 4 / 2 0 1 4
Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 4, Ombuigingen TU Delft Library
Versie 5.0 d.d. 1 juli 2014
1
3.
I n f o r m a t i e uit personeelsbijeenkomst d . d . 2 2 / 0 4 / 2 0 1 4
Uit de v e r k r e g e n i n f o r m a t i e m a a k t de OdC UD op dat de essentie van het reorganisatieplan is:
Het digitale
minder
tijdperk
mensen.
medewerkers.
veroorzaakt
De bibliotheek
Daarom
'Organisatiekanteling'
productgerichte
Terwijl
•
•
waarbij
organisatie
Hieraan
afgebouwd.
in twee
De bezuinigingen
houdt rekening
en haar
onder
naam
overging
naar
een
zat, kwam er een opdracht
tot
voor de landelijke
taak van de TUD Library
teruggang
van de
wordt
financiering
in een bezuinigingsopdracht
aan TUD Library van circa M€2,5
te
jaar.
die worden
voorgesteld
de omvang
in 'ombuigingen
heeft de TU Delft Library
reductie
bezuinigingsbedrag
een
toestemming
tot 2017, nu tot 2019) over het behalen
de TU Delft Library goed gebruik
behelzen zowel personele
in een structureel
TU Delft Library hebben voornamelijk
lijnen.
van de bezuinigingsdoelstelling
te doen, waardoor
De voorstellen
organisatie
met een verdergaande
om langer dan twee jaar (aanvankelijk
doelstelling
uiteindelijk
OCW van M€7,9
doel en passen binnen de reeds ingezette
!\Aede vanwege
gekregen
met een reorganisatie
overheid.
Een en ander heeft geresulteerd
financieel
is met
grondslag:
van het Ministerie
Het College van bestuur
waar meer mogelijk
productgroepen.
in deze organisatiekanteling
ligt ten
De subsidie
realiseren
bibliotheken
stelt ook andere eisen aan de organisatie
de Library van een functie-gelaagde
met zeven
in twee jaar
vanuit de
generatie
is de TU Delft Library in 2012 gestart
de TUD Library midden
bezuiniging.
een nieuwe
van de toekomst
kan maken
alsook materiele
van k€2.373
van de
van natuurlijk
bezuinigingen
en
verloop.
resulteren
in 2020.
De OdC UD v e r n e e m t graag van de b e h e e r d e r of deze s a m e n v a t t i n g / i n t e r p r e t a t i e j u i s t is.
A n t w o o r d beheerder:
Ja.
Wat
voorafging
Gelet o p de s a m e n h a n g tussen de nu v o o r l i g g e n d e plannen en de reorganisatie w a a r t o e in 2013 is
besloten w o r d t het advies v a n de OdC UD d . d . 19 j u l i 2013 (13.17) bijgevoegd (bijlage 1).
Dit geldt ook v o o r het ongevraagd advies dat de OdC UD heeft gegeven n.a.v. het v e r v u l l e n van
vacatures v o o r u i t l o p e n d o p de Bezuiniging UD d.d. 13 m a a r t 2014 (14.02) (bijlage 2).
Toevoeging
Beheerder:
2013 reorganisatie
juni
Voor de compleetheid
dd. 29 november
refereer
ik nog naar het voorstel
2013. Op uw ongevraagd
voor evaluatie
advies van 13 maart
van de
2014 heb ik op 18
gereageerd.
Reactie OdC: beide d o o r b e h e e r d e r g e n o e m d e d o c u m e n t e n w o r d e n als bijlage bij dit w e r k d o c u m e n t
gevoegd.
Vragen van de OdC UD
1.
Biz. 6: O n d e r Personele lasten staat:
In de v o o r s t e l l e n die in n o v e m b e r 2013 zijn i n g e d i e n d , is er van uit gegaan dat het m e r e n d e e l
van de m e d e w e r k e r s die t o t en m e t 2018 m e t pensioen gaan niet zullen w o r d e n v e r v a n g e n .
Door de aanpassingen van de p e n s i o e n w e t blijkt dit nu e c h t e r d o o r t e lopen t o t in 2 0 1 9 . Deze
p e r i o d e is d e r m a t e lang, dat j e eigenlijk niet m o e t s p r e k e n van een reorganisatie, maar van e e n
o r g a n i s a t i e o n t w i k k e l i n g , o v e r een lastig in t e p l a n n e n p e r i o d e van in t o t a a l 6 jaar.
Vragen:
Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 4, Ombuigingen TU Delft Library
Versie 5.0 d.d. 1 juli 2014
2
•
Gelet o p de d u u r van deze reorganisatie: Hoe gaat deze reorganisatie g e m o n i t o r d w o r d e n ?
Monitoring
vindt in ieder geval plaats op financieel
realisatie.
houden
Daarnaast
waarbij
kennisdeling
stellen
we voor om jaarlijks
de voortgang
(SharePoint)
met betrekking
en eventueel
gebied via de jaadijkse
een evaluatie
vanuit
tot het herbeleggen
geconstateerde
begrodng
van verloren
knelpunten
en
het management
te
gegane
In werkdruk
ervaring,
worden
behandeld.
•
W e l k e fasen m o e t e n m i n i m a a l a f g e r o n d zijn v o o r d a t er n i e u w e wijzigingen al dan niet in de
v o r m van een reorganisatie ingevoerd w o r d e n ?
Deze vraag is niet helemaal
huidige
omstandigheden)
duidelijk.
De enige wijziging
is de ingreep
van 2015 en niet persé
afhankelijk
die nog te verwachten
in de brede managemendaag.
van de afronding
van bepaalde
valt (onder
Die is voorzien
de
in de zomer
fases.
Reactie O d C U D :
De OdC UD m a a k t hieruit op dat er na 2015 geen plaatsen m e e r zullen w o r d e n o p g e h e v e n als
gevolg van de reorganisatie in het kader van de Bezuiniging UD. De OdC ziet dat graag d o o r de
b e h e e r d e r bevestigd.
In de overlegvergadering van 26 j u n i 2014 is d o o r de b e h e e r d e r en d i r e c t e u r TUDL bevestigd dat
er na 2015 geen plaatsen m e e r zullen w o r d e n o p g e h e v e n in het kader van de Bezuiniging UD.
•
IVlet het v e r t r e k van de m e d e w e r k e r s die m e t pensioen gaan, v e r d w i j n t ervaring. Hoe gaat
dit, o o k qua p l a n n i n g , opgevangen w o r d e n .
Via het reeds gestarte
aanwezig
project:
zijn. Dit wordt
organisatie.
"Capaciteit
in beeld"
wordt geïnventariseerd
in kaart gebracht
in relatie
tot de eisen en behoeften
Het personeelsplan
name zal richten
Daardoor
goed zijn toegerust
kunnen
voor hun
competenties
vanuit
ook in een passend opleidingsprogramma
op competentieontwikkeling.
ervoor zorgen dat medewerkers
2.
voorziet
welke
we anticiperen
de
dat zich
op situaties
met
en
functie.
Op biz. 6 o n d e r personele lasten w o r d t v o o r t s gesteld:
Evengoed zal m o e t e n w o r d e n a a n g e t o o n d dat het niet o p v o l g e n v a n de m e d e w e r k e r s die in
deze periode m e t pensioen gaan niet leidt t o t een hogere w e r k d r u k bij a n d e r e n . Dat dit kan
heeft alles te maken m e t de o n t w i k k e l i n g e n binnen het b i b l i o t h e e k v e l d en m e t de i n t e r n e
verplaatsing van aantal m e d e w e r k e r s m e t b e h o u d van het UFO-profiel.
Vragen:
•
W o r d t hier b e d o e l d dat m e t de i n h o u d van de bijlagen w o r d t a a n g e t o o n d dat het niet
opvolgen van de m e d e w e r k e r s die m e t pensioen gaan niet leidt t o t een hogere w e r k d r u k bij
anderen?
Ja. Vanwege
mensen
3.
de in de bijlage
genoemde
ontwikkelingen
kunnen
we in de toekomst
met
minder
werken.
Op biz. 6 w o r d t t e n aanzien van de besparingen o p m a t e r i e l e lasten o n d e r andere g e s t e l d :
Naast de aanpassing
van dit model zullen we in de toekomst
tijdschriftenpakketten
minder
die we aanschaffen:
ruime, of het kleine pakket.
pakketten,
collectieplan
en zal dit in nauw overleg
ontwikkeld
waarin
Uiteraard
kritischer
niet altijd het ruimste
is dit afhankelijk
met de faculteiten
de te nemen stappen
maar ook eens het
van de samenstelling
gebeuren.
zijn
zijn op de
pakket,
Er wordt
een
van de
separaat
uitgewerkt.
De besparing o p de collectie (materiele lasten) zijn d a a r o m nog niet duidelijk.
Vragen:
•
Als het collectieplan er nog niet is, w o r d t later de o m v a n g van de bezuiniging dan leidend bij
het m a k e n v a n het plan?
Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 4, Ombuigingen TU Delft Library
Versie 5.0 d.d. 1 juli 2014
3
Ja, er is met betrel<l<ing tot de coilectieaansclnaf
een taal<stellende
bezuinigingsopdracht
afgegeven.
•
Hoe ziet de planning er uit?
I-iet collectieplan
hebben
is nog niet voorzien
we de ambitie
2016 nog eens
4.
van een exacte planning
om vanaf 2014 € lOOk te bezuinigen,
in tijd. Op financieel
gebied
vanaf 2015 € 200k extra en
vanaf
€500.
Biz. 6, o n d e r m a t e r i e l e lasten:
De overige m a t e r i ë l e bezuinigingen zijn verdeeld o v e r verschillende posten. W e zullen inleveren
o p de huur ( R o t t e r d a m s e w e g e n / o f Kluyverweg, en delen van Library openstellen v o o r
a n d e r e n ) , de o n d e r s t e u n i n g , openingstijden en scherper kijken naar c o n t r a c t e n . Daarnaast
levert het n i e u w e Library M a n a g e m e n t System (zie bijlage 1) een n e t t o v o o r d e e l o p , o m d a t
verschillende bestaande software-licenties kunnen w o r d e n afgeschaft.
Vragen:
•
Kan c o n c r e t e r aangegeven w o r d e n w a t precies b e d o e l d w o r d t m e t inleveren o p de huur?
•
DIVIA zal vanaf pm oktober
verwachting
•
2014 een extern depot gaan betrekken.
50% goedkoper
dan de huidige
Het depot aan de Rotterdamseweg
aldaar opgeslagen
40.000 per
•
Resultaat:
Deze is naar
50.000 per
zal voor het einde van 2014 ontruimd
worden
in de hoofdvestiging
jaar.
worden.
ondergebracht.
De
Resultaat:
jaar.
Er is een correctie
onterechte
collecties
huudast.
doorgevoerd
doorbelasting
op de huur voor de hoofdvestiging
van ruimtes
voor Studium
Generale.
vanwege
Resultaat:
10.000
per
jaar.
•
Er is een vleugel afgestoten
•
De verhuizing
de Graduate
wordt
•
De inhuur
€
binnen de begrodng
ten behoeve
van het gebruik
door
20.400.
van NMC zal overigens
leiden tot een verhoging
van NMC
organisatie
betekent
uiteraard
FMVG, ICT en M&C zal daarom
openingstijden
van de huur, maar
dit
opgevangen.
zijn nog plannen
in de
ook een kleiner beroep op algemene
tegen het licht gehouden
worden.
ondersteuning.
Voor de
maak.
W a t is het effect hiervan (per maatregel) o p de dienstverlening?
De maatregelen
5.
School. Resultaat
vestiging
W a t b e t e k e n t inleveren o p de o n d e r s t e u n i n g en o p e n i n g s t i j d e n ?
Een kleinere
•
bij de centrale
moeten
leiden tot zo min mogelijk
vedies aan kwaliteit
van de
dienstverlening.
Op biz. 7, eerste alinea w o r d t gesteld dat uit de brede m a n a g e m e n t laag nog 1 f t e t e bezuinigen
is (naast het n a t u u r l i j k v e r l o o p van 1,9 f t e ) . Een beslissing hierover w o r d t uitgesteld t o t dat dit
proces zo goed als afgerond is en de v e r a n d e r i n g s t r a j e c t e n g e ï m p l e m e n t e e r d zijn.
Vragen:
•
Kan het m o m e n t w a a r o p de beslissing w o r d t g e n o m e n , c o n c r e t e r w o r d e n aangegeven?
Hierover
zal in de zomer van 2015 een besluit
geëffectueerd
•
worden
genomen,
zodat dit per 1 januari
2016
wordt.
B e t r e f t de beslissing de vraag óf er 1 f t e w o r d t geschrapt, of b e t r e f t het de vraag w e l k e v a n
de b e t r o k k e n functies k o m t t e vervallen.
Het betreft
de vraag welke van de betrokken
functies
komt te
vervallen.
Opmerking:
De OdC UD ervaart hier t e veel v r i j b l i j v e n d h e i d . Het is naar m e d e w e r k e r s t o e niet netjes en kan
zelfs enigszins bedreigend o v e r k o m e n , als een beslissing " j a r e n " in de lucht blijft hangen.
Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 4, Ombuigingen TU Delft Library
Versie 5.0 d.d. 1 juli 2014
4
Bovendien w o r d t d o o r het v o o r u i t s c h u i v e n van beslissingen de t r a n s p a r a n t i e van het proces niet
bevorderd.
Reactie Beheerder:
Ik geef de voorkeur
aan deze aanpak
om de volgende
Dit betreft
een grote organisatiewijziging,
voorspeld.
Wij hebben een lange looptijd
boventalligheid
zoveel mogelijk
redenen:
op voorhand
genomen
kan worden
dat een kleiner medewerkersbestand
echter nu moeilijk
waarbij
niet alles exact kan
voor de implementatie.
voorkomen.
worden
Dat levert op dat
Het is niet onlogisch
van de Library toe kan met minder
om aan te
nemen
leidinggevenden.
aan te geven waar deze krimp binnen het brede management
Het is
zal
plaatsvinden.
Het alternatiefis
mogelijk
medewerkers
6.
dat nu wordt beslist welke medewerker
is dat gedurende
de periode
in de doelgroep
boventallig
van de implementatie
een functie
elders
wordt,
terwijl
het
goed
van dit plan een van de
vindt.
Op biz. 16 w o r d t in het d e r d e blol< v e r m e l d dat, na de i m p l e m e n t a t i e van het n i e u w e Library
IVianagement Systeem, naar v e r w a c h t i n g in 2015, de TAB-taken geheel k o m e n t e v e r v a l l e n .
Ook het technisch a p p l i c a t i e b e h e e r van de repositories zal, na o v e r g a n g v a n versie 2 naar versie
3, naar v e r w a c h t i n g in s e p t e m b e r 2014, overgaan naar ICT.
In het vierde blok w o r d t aangegeven dat o o k het f u n c t i o n e e l a p p l i c a t i e b e h e e r o p een paar
plekken iets zal a f n e m e n .
Op biz. 17 w o r d t in het t w e e d e kader aangegeven dat in 2 0 1 4 0,8 f t e Consultant ICT 1/Specialist
Wetenschappelijke Informatie 1 w o r d t opgeheven.
Vraag:
•
W a a r o m w o r d t ondanks alle o n z e k e r h e d e n (2 x w o r d t v e r m e l d : 'naar v e r w a c h t i n g ' )
uitgegaan van o p h e f f e n f u n c t i e in 2014.
De genoemde
ontstaat.
'onzekerheden'
betreffen
Van de verschillende
wijzigingen
twee in de loop van 2014 worden
Repository.
Alleen het nieuwe
medewerker
was functioneel
vervangen
worden,
door de nieuwe
ook al begonnen
2015 vertrekt.
keuze gemaakt
hebben
7.
alleen de exacte datum,
die aanleiding
doorgevoerd:
met solliciteren.
per 1/1/2015
CRIS en de overdracht
van Metis (het huidige
CRIS. De betreffende
medewerker
Er bestaat
is, wetende
zullen er
van TAB
De
CRIS). Deze wordt
betreffende
dus nog dit
dat hij boventallig
dus een kans dat hij al eerder dan 1
van taken op dit gebied is daarom
omdat
boventalligheid
geven tot de boventalligheid
het nieuwe
LMS valt pas in de loop van 2015 te verwachten.
beheerder
De overdracht
niet de vraag óf
al begonnen.
we denken dot hij vanaf dat moment
We hebben
jaar
kan
januari
de
zijn werk zeker zal
overgedragen.
Op biz. 17 w o r d t g e s t e l d :
Het o p h e f f e n van deze f u n c t i e kan mogelijk leiden t o t b o v e n t a l l i g h e i d van de m e d e w e r k e r die
d a a r o m op basis van 'last in, first o u t ' h i e r v o o r in a a n m e r k i n g k o m t .
Vragen:
•
W a t w o r d t bedoeld met "daarom"?
In het voorafgaande
geldt de 'last in first
•
dat ersprake
was van uitwisselbare
functies.
Om die
reden
out'.
W a t is de f u n c t i e van het w o o r d j e " m o g e l i j k " in deze zin?
Met "mogelijk"
van mobiliteit,
•
is aangetoond
wordt alleen maar aangegeven
wat dan betekent
dat het ook mogelijk
dat boventalligheid
zou kunnen
is dat er voortijdig
worden
sprake is
voorkomen.
Hoe w o r d t "last i n , first o u t ' in deze g e h a n t e e r d ? Als laatste t o e g e t r e d e n t o t de
gemeenschap van TUDL o f t o t de gemeenschap TU Delft?
Hier geldt de aanstellingsdatum
bij de TU Delft.
Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 4, Ombuigingen TU Delft Library
Versie 5.0 d.d. 1 juli 2014
5
8.
In het b e s l u i t v o r m i n g s m e m o r a n d u m van 22 april 2014 w o r d t v e r m e l d o n d e r Doelstelling, B
Personele consequenties: Naast een paar interne
vervangen
van 12,23 fte aan medewerkers
mogelijke
boventalligheid
vacatures
(1,6
van maximaal
versctiuivingen
die in de komende
2 medewerkers
leidt het plan tot het
6 jaar met natuurlijk
(1,8 fte), het vervallen
niet
verloop
van
gaan,
twee
fte).
Vragen:
•
W o r d t de mogelijke boventalligheid van m a x i m a a l t w e e m e d e w e r k e r s veroorzaakt d o o r de
o n d e r vraag 1 en 2 b e d o e l d e o p h e f f i n g van functies?
We bedoelen
•
hier de medewerker
FAB en de medewerker
uit de brede
managemendaag.
Acht u het m o r e e l aanvaardbaar o m enerzijds (in het b e s l u i t v o r m i n g s m e m o r a n d u m ) te
spreken o v e r mogelijke b o v e n t a l l i g h e i d en anderzijds (in het reorganisatieplan) aan t e w i j z e n
w a a r deze mogelijke boventalligheid kan ontstaan?
Het is niet duidelijk
9.
waar hier de schoen
wringt.
Op biz. 14 leest de OdC UD:
V o o r de o p v o l g i n g van 0,7 f t e van het g e n o e m d e natuurlijk v e r l o o p h o u d e n w e een slag o m de
a r m . Dit b e t r e f t de bezetting van de b i b l i o t h e e k van B o u w k u n d e , w a a r o v e r nog nadere
afspraken zullen v o l g e n . Deze capaciteit h o u d e n w e dus aan, w a a r d o o r p e r saldo een t e r u g g a n g
in capaciteit bij OS resulteert van 1,4 f t e . W e d e n k e n deze t e r u g g a n g i n t e r n o p t e k u n n e n
vangen.
Vragen:
•
W a t w o r d t b e d o e l d m e t de ' n a d e r e afspraken' m.b.t. de vestiging B o u w k u n d e ?
Het is afgesproken
faculteit
met de faculteiten
komen. Alleen Bouwkunde
gemaakt
met Bouwkunde
afspraak jaadijks
totale
•
over de mate van dienstverlening
gesprek.
graag terugbrengen.
afspraak
en evalueren
deze
Bouwkunde
Hierover
wilde
vindt overieg
plaats.
Op w e l k e t e r m i j n k o m e n deze afspraken en
Er zijn geen deadlines
medewerker
gesteld.
Juist vanwege
die met pensioen
We verwachten
het onzekere
dat we in de begrotingsronde
karakter
hiervan
gaat wel te moeten
hebben
2015 het
we gemeend
gesprek
de
betrokken
vervangen.
w a t zal de i n h o u d daarvan k u n n e n zijn (nog m e e r boventalligen)?
Op dit moment wordt niet voorzien dat er extra boventalligen
nieuwe afspraken met
Bouwkunde.
10.
ten laste van de
Wij hebben een
en financiering,
d.m.v. een DVO (dienstverleningsovereenkomst)
kosten voor deze extra dienstverlening
zullen hervatten.
•
dat de lasten voor faculteitsbibliotheken
heeft nu nog een eigen bibliotheek.
zullen ontstaan
ten gevolge
van
Op biz. 8 w o r d t v e r m e l d :
In totaal zal de Library qua omvang
krimpen
geplande
(1,6 fte). In totaal
staat
vacatures
tegenover
intern
opgevuld
dat er bij Studium
er 0,1 fte is uitgebreid
(zie bijlagen
met 14,03 fte (van de 103,21),
levert de bibliotheek
Generale 0,4 fte tijdelijke
aanstelling
en zijn er
twee
dus 15,63 fte in. Daar
is omgezet
naar vast en
2 en 4).
Op blz.15 w o r d t v e r m e l d :
Bij Studium
Generale gaat één halftijds
gecompenseerd
medewerkers
0,1 fte worden
door een (begrootte,
medewerker
maar tijdelijke)
om te zetten in een vaste aanstelling.
opgehoogd.
in tact, maar wordt
Daarmee
toch een financiële
met pensioen
partdme
Daarnaast
blijft de personele
bezuiniging
(0,53 fte). Dit
aanstelling
wordt
van één van de
zal een andere medewerker
capaciteit
van Studium
Generale
met
(vrijwel)
bereikt.
In het overzicht in bijlage 4 op blz.18 w o r d t v e r m e l d dat de f o r m a t i e van S t u d i u m Generale
k r i m p t van 4,03 naar 4 f t e .
Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 4, Ombuigingen TU Delft Library
Versie 5.0 d.d. 1 juli 2014
6
Vragen:
•
W a a r o m w o r d t de p a r t t i m e f u n c t i e niet aangemeld als een vacature?
De betreffende
vanwege
uitbreiding.
•
medewerker
een uitbreiding
Ons inziens is er geen sprake van een nieuwe
De betrokken
medewerker
is omgezet
uitbreiding
in een
van
uren
permanente
vacature.
toenemende
heeft het beheer van de website
van SG, waarbij
studenten
aan die van hun SG-bezoek - in het kader van academische
extra taak gekregen.
Daarnaast
wordt
hij vanwege
mate ingezet bij het groeiend
aantal
hun
verbreding
eigen
- als
zijn kennis van de Engelse taal in
Engelstalige
programma's.
Ervaart u een k r i m p van 0,03 f t e als een bezuiniging?
De bezuiniging
betreft
in financiële
fte omzetUng
van tijdelijk
leidt, terwijl
de salarislasten
fte ophoging).
Overigens
TUDL is heeft mee willen
11.
al, maar had een tijdelijke
taken. Het tijdelijke
W e l k e t a k e n maken een o p h o g i n g van een van de functies m e t 0,1 f t e noodzakelijk?
CV's gaan koppelen
•
had deze functie
van bestaande
zin niet 0,03 fte, maar 0,43 fte. Dit ontstaat
naar vast al was begroot,
vanwege
zodat die maatregel
de pensionering
willen we opmerken
werken aan deze
doordat
niet tot extra
van 0,53 fte wel vrijvallen
dat het pretdg
is dat een onderdeel
de 0,4
kosten
(minus die 0,1
dat zo kort
bij
bezuiniging.
Op biz. 17 en 18 w o r d e n delen van een o u d / n i e u w - v e r g e l i j k i n g gegeven.
Vraag:
Kan de OdC UD op k o r t e t e r m i j n een o u d / n i e u w - v e r g e l i j k i n g o n t v a n g e n v o o r de gehele TUDL?
Toelichting:
IVIede gelet o p zeer recente reorganisaties van (delen van) de TUDL o f w a a r b i j de TUDL
b e t r o k k e n was, raakt de OdC UD het overzicht over de o n d e r s c h e i d e n functies k w i j t .
Dit overzicht
volgt
gescheiden.
O p m e r k i n g OdC UD d.d. 30 j u n i : dit overzicht is nog niet o n t v a n g e n .
O n d e r d e e l 2: O o r d e e l v o r m i n g
De OdC UD zal de tijdens het overleg v e r k r e g e n i n f o r m a t i e na a f r o n d i n g van de fase b e e l d v o r m i n g
t o e t s e n o p de t e v e r w a c h t e n gevolgen daarvan v o o r de c o n t i n u ï t e i t v o o r de organisatie, de
c o m f o r t a b i l i t e i t v o o r de m e d e w e r k e r s e n / o f de s t u d e n t e n en de c o m m u n i c a t i e , de 'drie C s ' .
Daarvoor heeft de OdC UD navolgende concrete toetsingscriteria g e b r u i k t :
Toetsingscriterium
1.
t.b.v. de
continuïteit
De bezuinigingen binnen de UD zullen niet leiden t o t a f n a m e van de k w a l i t e i t van de
dienstverlening aan de f a c u l t e i t e n en de i n h o u d van de DVO's.
Tijdens het overleg over de Bezuiniging UD op 18 d e c e m b e r 2013 heeft de b e h e e r d e r gesteld dat het
niet de b e d o e l i n g v a n de v o o r g e n o m e n bezuinigingen is dat de k w a l i t e i t van de d i e n s t v e r l e n i n g van
de directies zal a f n e m e n .
De OdC UD heeft de b e h e e r d e r d a a r o p geadviseerd o m in de uit t e w e r k e n d e e l p l a n n e n expliciet
aandacht t e besteden aan het g a r a n d e r e n van de kwaliteit. Dit advies is d o o r de b e h e e r d e r in de
overlegvergadering van 18 d e c e m b e r 2013 o v e r g e n o m e n .
Dit laat o n v e r l e t dat de OdC UD begrijpt dat er in de overgangsperiode mogelijk sprake kan zijn van
b i j v o o r b e e l d g e w e n n i n g aan u n i f o r m e r i n g w a t g e d u r e n d e deze p e n o d e t o t (een gevoel van) enig
kwaliteitsverlies kan leiden.
Ten aanzien van het reorganisatieplan TU Delft Library TU Delft Library o o r d e e l t de OdC UD:
Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 4, Ombuigingen TU Delft Library
Versie 5.0 d.d. 1 juli 2014
7
Toetsingscriteria
2.
t.b.v. de comfortabiliteit
voor de
medewerkers
De bezuinigingsplannen zullen niet leiden t o t s t r u c t u r e l e v e r h o g i n g v a n de w e r k d r u k van de
m e d e w e r k e r s van de UD
De OdC UD heeft de b e h e e r d e r geadviseerd o m in de uit t e werl<en d e e l p l a n n e n expliciet aandacht te
b e s t e d e n aan het v e r m i j d e n van w e r k d r u k v e r h o g i n g .
In de overlegvergadering op 18 d e c e m b e r j l . h e e f t de b e h e e r d e r aangegeven advies o v e r t e n e m e n .
De OdC UD heeft begrip v o o r het f e i t dat er, als gevolg van b i j v o o r b e e l d i n w e r k e n o p n i e u w e t a k e n
e n / o f w e r k o m g e v i n g tijdelijk w e r k d r u k v e r h o g i n g o n t s t a a t .
Ten aanzien van het reorganisatieplan TU Delft Librarv o o r d e e l t de OdC UD:
3.
Daar w a a r sprake is van personele gevolgen w o r d t alles in het w e r k gesteld o m g e d w o n g e n
ontslagen t e v o o r k o m e n .
Beheerder heeft toegezegd dat zij zoveel mogelijk in het w e r k zal stellen o m g e d w o n g e n ontslagen t e
voorkomen.
Ten aanzien van het reorganisatieplan TU Delft Librarv o o r d e e l t de OdC UD:
O n d e r d e e l 3: h e t s t a n d p u n t v a n d e O d C U D
Gelet o p het bovenstaande k o m t de OdC UD t o t het navolgende advies (1 j u l i 2 0 1 4 ) :
De OdC adviseert positief over het v o o r n e m e n t o t reorganisatie van de TU Delft Library in het kader
van de Bezuiniging UD.
Daarbij gaat de OdC UD ervan uit dat in het geval er een plaats in de m a n a g e m e n t l a a g w o r d t
o p g e h e v e n (uiterlijk in 2015) de b e t r o k k e n m e d e w e r k e r valt o n d e r de w e r k i n g van het Sociaal Plan
dat nu van kracht is v o o r de bezuiniging UD en de reorganisatie 10, zoals o o k d o o r de b e h e e r d e r UD
in het overleg o p 26 j u n i 2014 is toegezegd.
Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 4, Ombuigingen TU Delft Library
Versie 5.0 d.d. 1 juli 2014
8
De OdC UD verzoekt de b e h e e r d e r de OdC UD periodiek t e i n f o r m e r e n over de v o o r t g a n g van het
proces, w a a r o n d e r begrepen het mogelijk besluit t o t o p h e f f i n g van een f u n c t i e binnen de brede
managementlaag.
Ten slotte gaat de OdC UD er van uit dat de u i t k o m s t e n van de evaluaties zoals aangekondigd in dit
w e r k d o c u m e n t , aan de OdC UD w o r d e n v o o r g e l e g d .
Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 4, Ombuigingen TU Delft Library
Versie 5.0 d.d. 1 juli 2014
BIJLAGE 1, Werkdocument Bezuiiiing U D , deel 4 , reorganisatie T U D L
Datum
19 juli 2013
Kenmerk
OdC 13.17
Afzender
S. BÖger
+31 (15) 2789829
Telefoon/fax
E-mail
Onderwerp
[email protected]
Advles Reorganisatie TUDL
TUDelft
Technische Universiteit Delft
Intern memorandum
Aan
Afschrift aan
Universiteitsdienst TU Delft
Onderdeelcommissie
Drs. I L . Mulder
I r . W.J.S.M. van Wezenbeek
Reactie voor
G e a c h t e m e v r o u w Mulder,
De O d C U D heeft kennis g e n o m e n v a n :
•
TU Delft Library, een passende organisatie, afgerond d.d. 19 april 2013 met
onderstaande bijlagen:
Oud/nieuw vergelijking
Organogram
Stuk Organisatieaanpassing, d.d 5 november 2 0 1 2 .
De voorliggende plannen behelzen e e n reorganisatie categorie 1 . Dit brengt met zich m e e
dat het a a n d e O d C U D is o m over deze reorganisatie t e adviseren
Allereerst spreekt de O d C U D zijn waardering uit voor d e duidelijkheid v a n d e stukken e n
het feit dat d e m e d e z e g g e n s c h a p in e e n vroeg stadium betrokken is bij het
reorganisatieproces. Niettemin plaatst d e O d C U D enkele kanttekeningen bij d e procedure.
•
O p biz. 2 v a n de nota TU Delft Library, een passende organisatie,
afgerond,
worden de stappen in het proces e n communicatie in chronologische volgorde
vermeld.
Het heeft de O d C U D b e v r e e m d dat daarin wordt a a n g e g e v e n dat, v o o r a f g a a n d
aan d e start v a n de belangstellingsregistratie (op 19 n o v e m b e r 2 0 1 2 ) al
gesprekken m e t alle potentiële kandidaten o p niveau hoofden e n coördinatoren
hebben plaatsgevonden o m te polsen waar de belangstelling ligt.
Uit d e toelichting die de directeur T U D L in d e overlegvergadering o p 17 juli 2 0 1 3
heeft g e g e v e n blijkt dat d e groep "potentiële kandidaten" breed w a s s a m e n g e s t e l d
en dat gesproken is over belangstelling in brede zin, d u s niet uitsluitend over
belangstelling naar d e nieuw ontstane functies.
•
Een t w e e d e v o o r g e n o m e n belangstellingsregistratie - v o o r procescoördinatoren heeft niet plaatsgevonden, hetgeen d e eenduidigheid in het proces heeft verstoord
en mogelijk het vertrouwen v a n m e d e w e r k e r s w e d e r o m heeft d o e n a f n e m e n . Het is
sowieso niet wenselijk d e spelregels tijdens d e wedstrijd te v e r a n d e r e n . De O d C
UD heeft over beide aspecten v a n meerdere medewerkers v a n T U D L o p m e r k i n g e n
ontvangen waaruit blijkt d a t bij diverse m e d e w e r k e r s het beeld is ontstaan d a t er
geen echt o p e n registratie heeft plaatsgevonden.
In d e overlegvergadering heeft de directeur T U D L erkend dat dit als e e n fout
gezien kan w o r d e n in het proces. Het afzien v a n de t w e e d e
belangstellingsregistratie is overigens w e l ruim g e c o m m u n i c e e r d .
•
«
•
•
•
•
•
•
•
De O d C heeft zijn verbazing uitgesprol<en over het feit dat er per 1 februari 2 0 1 3
13 medewerl<ers geplaatst zijn, terwijl de O d C akkoord g e g a a n w a s met de
belangsteliingsregistratie en w e r v i n g voor ene achttal functies. In d e
overlegvergadering heeft de directeur T U D L a a n g e g e v e n dat buiten de nieuwe
procescoördinatoren ook het al a a n w e z i g e m a n a g e m e n t als funclievolger is
geplaatst.
In de stukken wordt c o n s e q u e n t g e s p r o k e n over e e n organisatiekanteling. Het
betreft hier echter e e n reorganisatie. Transparantie in e e n proces is niet g e d i e n d
bij versluierend taalgebruik.
De O d C heeft begnp voor het feit dat een organisatiewijziging s o m s e e n n a a m
krijgt die het feitelijk proces m e e r verbeeldt, doch dringt er o p aan daarbij altijd aan
te geven dat het e e n reorganisatie in de zin v a n de reorganisatieprocedure betreft,
zodat er g e e n misverstand kan ontstaan over het medezeggenschapstraject.
De O d C U D kan zich niet a a n de indruk onttrekken dat de focus v a n het
m a n a g e m e n t v a n de T U Delft Library ligt o p nieuwe taken en v e r n i e u w e n d e
processen waardoor de traditionele bibliotheektaken o n d e r g e s n e e u w d raken.
Er hebben de O d C UD geluiden bereikt dat, alhoewel s p r a k e is v a n het zelfde
functieprofiel, er t o c h een aanzienlijke wijziging In het takenpakket v a n e e n aantal
m e d e w e r k e r s optreedt.
A f g e s p r o k e n is dat dit aspect en eventuele consequenties daarvan onderdeel zal
uitmaken v a n de evaluatie.
Met de reorganisatie wordt een slagvaardiger organisatie b e o o g d . De O d C is nog
niet overtuigd v a n het bereiken v a n dit doel; de O d C UD is eerder b e z o r g d over
mogelijke afbreuk in de continuïteit.
O p dit m o m e n t kan de directeur T U D L - uiteraard - nog niet garanderen dat het
doei bereikt wordt. De evaluatie die in 2 0 1 4 zal plaatsvinden, zal daarover
duidelijkheid moeten verschaffen.
De O d C U D heeft de indruk dat door deze reorganisatie e e n nieuwe
m a n a g e m e n t l a a g is ontstaan, namelijk die v a n de coördinatoren.
De laag v a n de coördinatoren moet volgens de directeur T U D L gezien w o r d e n als
noodzakelijk o m d e g a n g in processen en ontwikkelingen te h o u d e n . Uiteraard zal
o o k dit m e e g e n o m e n w o r d e n in de evaluatie.
De T U Delft Library is naar d e w a a r n e m i n g v a n de O d C U D de laatste j a r e n
veelvuldig in reorganisatie geweest. Dit bevordert d e rust onder het personeel niet
e n kan verstorend w e r k e n op de inzet v a n d e m e d e w e r k e r s en d a a r m e e op het
werkproces.
Door de directeur T U D L is a a n g e g e v e n dat de ontwikkelingen in- e n extern met
zich m e e b r e n g e n dat d e T U D Library altijd in b e w e g i n g zal blijven.
De O d C U D dringt er op aan daarbij zo veel mogelijk de w e g v a n d e geleidelijkheid
te volgen. De O d C UD beseft echter dat bij realisatie v a n het s c h r a p p e n v a n de
bekostiging v a n d e landelijke taak onmogelijk zal zijn.
De O d C U D begrijpt dat in de bedrijfsvoering al rekening wordt g e h o u d e n met de
mogelijke gevolgen v a n b o v e n g e n o e m d e bezuiniging, d o c h dringt er op a a n o m
daarover volstrekte duidelijkheid naar de m e d e w e r k e r s te verstrekken: geef aan op
w e l k e plekken nu al pas o p de plaatsgemaakt wordt en hoe de gevolgen daarvan
worden opgevangen.
De O d C U D spreekt haar w a a r d e r i n g uit v o o r de o p e n wijze w a a r m e e de b e h e e r d e r U D en
d e directeur T U D L g e r e a g e e r d hebben op d e v r a g e n en o p m e r k i n g e n v a n d e O d C U D .
D e O d C constateert dat in het o v e d e g op 17 juli ingegaan is op vrijwel alle punten zoals
o p g e n o m e n in het conceptadvies v a n de O d C U D ;
E e n punt is echter niet a a n de orde geweest: het mogelijk o n d e r g e s n e e u w d raken v a n de
"klassieke" bibliotheettaken. De O d C stelt v o o r dit punt e v e n e e n s te betrekken bij d e In
2 0 1 4 uit t e voeren evaluatie.
De O d C UD adviseert positief over de plannen van de reorganisatie en heeft er begrip voor
dat d e z e reorganisatie als gepland wordt uitgevoerd. IVlet d e z e reorganisatie wordt e e n
basis gelegd w a a r o p makkelijker ingespeeld kan w o r d e n o p in- e n externe ontwikkelingen
en d e w e n s e n v a n de klant/gebruiker.
De O d C UD heeft k e n n i s g e n o m e n van de toezeggingen dat in de evaluatie (in 2014) naast
de gebruikelijke punten (Zie Bijlage 1) ook aandacht wordt besteed a a n :
•
Gevolgen verschuivingen taken tussen m e d e w e r k e r s
•
Andere samenstelling takenpakketten (bij gelijkblijvend UFO-profiel)
•
Gevolgen nieuwe m a n a g e m e n t l a a g (coördinatoren).
voorzitter O d C UD
BIJLAGE 1
C H E C K L I S T B I J O R G A N I S A T I E V E R A N D E R I N G E N UD
Inleiding
Iedere v o o r n e m e n tot organisatieverandering in de Universiteitsdienst i<omt tijdig ter advies
bij de O d C . In ieder geval gaat é é n ovedegvergadering, voorafgegaan door één intern
o v e r l e g , aan het uitbrengen v a n het definitieve advies of instemmingdocument vooraf. De
directeur v a n het d o m e i n waar d e organisatieverandering gaat plaatsvinden, beschrijft de
v e r a n d e r p l a n n e n in e e n notitie e n stuurt d e z e aan de O d C minimaal twee w e k e n v o o r het
interne overleg. De O d C gebruikt bij de advisering e e n checklist. Deze checklist bevat
z a k e n die duidelijk in de notitie b e s c h r e v e n moeten zijn.
De checklist kan bij iedere organisatieverandering in d e Universiteitsdienst worden
gebruikt.
De checklist
>
>
>
>
>
>
>
>
>
aanleiding organisatieverandering;
probleemstelling;
analyse v a n het p r o b l e e m ;
wat lost het nieuwe voorstel op;
oud/nieuw vergelijking:
O
o r g a n o g r a m o u d en nieuw;
O
functieomschrijvingen oud en nieuw;
gevolgen v o o r huidige m e d e w e r k e r s (geen individuele gevolgen):
O
functievolgers;
O
herplaatsingen (incl. randvoon/'.-aardon als c c h o l i n g s s i s s n , maatregelen bij
negatief loopbaanperspectief e t c ) ;
O
boventalligen;
planning:
O
uitvoeringsstappen;
financieel overzicht;
evaluatie
De evaluatie kan door een onafhankelijke d e r d e g e d a a n w o r d e n en dient de v o l g e n d e
e l e m e n t e n te omvatten (naar verhouding v a n de grootte v a n de organisatiewijziging):
Korte samenvatting v a n aanleiding tot e n doelstelling organisatiewijziging;
Uitvoeringsstappen verendertraject;
C o m m u n i c a t i e p r o c e s naar betrokken partijen;
O r g a n o g r a m oud-nieuw;
W e r k w i j z e en resultaten bij d e invulling v a n nieuwe functies: aantal sollicitanten vanuit
de diverse functiegroepen, e t c ;
Scholings-Zopleidingstraject v o o r de nieuwe g r o e p m e d e w e r k e r s ;
Effecten op de kwaliteit v a n d e nieuwe dienstverlening o p basis v a n interviews of
vragenlijsten.
Bron; OdC-jaaragenda 2011
14 februari 2012
BIJLAGE 2, W e r k d o c u m e n t Bezuiniging UD, deel 4, reorganisatie TUDL
Kenmerk
OdC
Afzender
S. BÖger
+31 (15) 2789829
Telefoon/fax
E-mail
Onderwerp
14.02
[email protected]
O n g e v r a a g d advies OdC m . b . t . v e r v u l l e n
Vacatures TUDL
Intern memorandum
Aan
TUDelft
Technische Universiteit Delft
Universiteitsdienst T U Delft
Onderdeelcommissie
Drs. J.L, Mulder
Afschrift aan
Reactie voor
Geachte
m e v r o u w Mulder,
De OdC UD w i l o o k s c h r i f t e l i j k a a n g e v e n nog steeds niet g e l u k k i g t e zijn m e t d e g a n g v a n
zaken r o n d de w e r v i n g en v e r v u l l i n g van t w e e v a c a t u r e s b i j TUDL.
De b e d o e l i n g v a n d i t s c h r i j v e n is u i t e r a a r d niet o m e e n en ander t e r u g t e d r a a i e n m a a r
samen m e t u te k o m e n t o t a f s p r a k e n t e m a k e n o v e r d e h a n d e l w i j z e in deze in de
toekomst.
Wij w i l l e n graag ons b e z w a a r t e g e n de b i j de T U D L g e v o l g d e procedure nader t o e l i c h t e n .
WAT
VOORAFGING:
•
•
•
•
Op 8 januari 2014 worden de twee leden van de subcommissie TUDL van de OdC UD
geïnformeerd over het voornemen van TU Delft Ubrary o m twee vacatures te plaatsen. Een
bij Education Support en een bij Open Spaces. Deze vacatures zijn volgens de informatie van
de TUDL een rechtsreeks gevolg van de eerder ingezette "organisatiekanteling" die formeel
op 1 september 2014 zijn beslag heeft gekregen. Bij de inrichting van de productgroepen
bleken vooral deze twee groepen onderbezet te raken.
Uit nadere informatie van o.a. u zelf is gebleken dat er sprake was van vier vacatures
waarvan er nu 'slechts' twee zijn vrijgegeven
Echter in het reorganisatieplan wordt slechts terzijde gesproken over vacatures die op een
iater moment ingevuld zouden kunnen gaan worden:
" Ten tweede bestaat er een hoge ambitie (vraag) bij de nieuwe hoofden, managers en
coördinatoren, die we nog niet heiemaai l<unnen invuiien met onze huidige medewerkers
(het aanbod). Voor het laatste punt wordt straks vanuit de nieuwe strategie en werkplannen
gekeken of we financienng kunnen vinden voor deze ambitie. Dat ontstijgt echter deze
"budget neutrale"kanteling, en dan zal er sprake zijn van (een) vacature(s), die de gewone
route van boventalligen check intern uitzetten en eventueel naar buiten kijl<en zal volgen."
V i a onze s u b c o m m i s s i e T U D L hebben w e v a n d e Bibliothecaris v e r n o m e n dat d e vier
vacatures wel o p g e n o m e n zijn in d e begroting. Echter d e O d C beschikt niet over d e
begrotingen v a n d e onderscheiden onderdelen v a n d e U D .
Ons bezwaar t e g e n h e t v e r v u l l e n v a n deze v a c a t u r e s v i n d t zijn g r o n d in h e t v o l g e n d e :
•
De uitkomst van d e reorganisatie die voortvloeit uit d e Bezuiniging U D wordt hiermee
voor een (klein) deel vastgelegd: d e twee vacatures waarvoor geworven wordt, g a a n bij
de reorganisatie niet verloren.
•
D e m e d e w e r k e r s die w o r d e n a a n g e n o m e n zijn "veiliggesteld": zij zullen bij d e
reorganisatie niet boventallig w o r d e n .
•
M e d e w e r k e r s v a n de T U D L w e t e n o p het m o m e n t dat d e vacatures voor vervulling
w o r d e n vrijgegeven niet of zij zullen gaan behoren tot d e boventalligen. Het is voor
betrokkenen derhalve lastig d e afweging t e m a k e n w e l of niet solliciteren.
Pag./van
1/2
Datum
13 maart
Kenmerk
OdC
Pag./van
2/2
2014
14.01
TUDelft
Als een van de a r g u m e n t e n o m nu t o t v e r v u l l i n g over te gaan w o r d t g e n o e m d : het scheelt
twee boventalligen.
Ons inziens is dit a r g u m e n t niet t e r e c h t . De v e r v u l l i n g v a n deze v a c a t u r e s b e t r e k k e n in de
p l a n v o r m i n g als gevolg v a n de b e z u i n i g i n g UD zou i m m e r s o o k t o t m i n d e r b o v e n t a l l i g e n
leiden.
Ook het a r g u m e n t van de w e r k d r u k is n i e t o v e r t u i g e n d . I m m e r s de b e w u s t e f u n c t i e s zijn
m o g e l i j k v e r v u l d d o o r m e d e w e r k e r s die elders in de o r g a n i s a t i e lege plekken a c h t e r l a t e n ,
w a a r d o o r daar de w e r k d r u k hoog of te hoog w o r d t . Dit a r g u m e n t kan dus alleen o p g e l d
doen als de o u d e f u n c t i e s v a n deze m e d e w e r k e r s bij de bezuiniging UD gaan s n e u v e l e n . En
j u i s t dit laatste kan t w i j f e l doen o n t s t a a n over de i n t e n t i e van de beslissing o m b e d o e l d e
f u n c t i e s v r i j te geven voor v e r v u l l i n g .
Bij de s i t u a t i e aan de TUDL zijn de v a c a t u r e s u i t e i n d e l i j k v e r v u l d d o o r m e d e w e r k e r s van de
TUDL zelf. Bovendien was er in de b e g r o t i n g 2 0 1 4 r e k e n i n g g e h o u d e n m e t de v e r v u l l i n g
van de o n d e r h a v i g e vier v a c a t u r e s en h e t b e z u i n i g i n g s b e d r a g UD ( k l o p t d a t ? ) .
De situatie w o r d t ons inziens nog meer discutabel als m e t het v e r v u l l e n van f u n c t i e s
v o o r u i t l o p e n d aan de u i t k o m s t e n v a n een r e o r g a n i s a t i e , geen sprake is van al b e s t a a n d e
v a c a t u r e s uit het v e r l e d e n .
De ODC UD stelt het zeer prijs o m m e t u afspraken te k u n n e n maken over de v e r v u l l i n g
v a n v a c a t u r e s In de p e r i o d e tussen m e l d i n g v a n een r e o r g a n i s a t i e en g o e d k e u r i n g v a n de
reorganisatieplannen.
Met v r i e n d e l i j k e g r o e t .
Stella BÖger
V o o r z i t t e r OdC U n i v e r s i t e i t s d i e n s t
BIJLAGE 3, Werkdocument Bezuiniging UD, deel 3, Reorganisatie TUDL
Datum:
29 n o v e m b e r
2013
TUDelft
T e c h n i s c h e Universiteit Delft
TU D e l f t L i b r a r y
Evaluatie organisatieaanpassing 'TU Delft Library, naar een passende
organisatie'
De T U D e l f t L i b r a r y is v o o r n e m e n s o m d e o r g a n i s a t i e a a n p a s s i n g ' TU Delft Li bra ry, naar
een passende organisatie'
t e e v a l u e r e n . De O n d e r d e e l C o m m i s s i e ( O d C ) v a n de T U
Delft Library stelt een aantal v o o r w a a r d e n voor een dergelijke evaluatie en heeft een
aantal aandachtspunten geformuleerd.
OdC voorwaarden evaluatie:
De O d C h e e f t e e n s t a n d a a r d a a n p a k v o o r d e e v a l u a t i e v a n e e n o r g a n i s a t i e w i j z i g i n g
(afhankelijk van de aard en grootte van de organisatiewijziging).
I n h e t geval v a n de b e t r e f f e n d e organisatiewijziging vraagt de OdC specifieke
a a n d a c h t v o o r e e n e v a l u a t i e v a n [ 1 ] e e n k l e i n g r o e p j e m e n s e n w a a r b i j s p r a k e is v a n
e e n v e r s c h u i v i n g v a n t a k e n e n e e n w i j z i g i n g in d e s a m e n s t e l l i n g v a n h e t t a k e n p a k k e t
bij e e n g e l i j k b l i j v e n d U F O - p r o f i e l , e n [ 2 ] d e g e v o l g e n v a n e e n n i e u w e
m a n a g e m e n t l a a g , zoals b l i j k t u i t e e n a a n t a l o p m e r k i n g e n i n e e n i n t e r n m e m o r a n d u m
v a n 19 j u l i 2 0 1 3 :
Er hebben de OdC UD geluiden bereikt
functieprofiel,
er toch een aanzienlijke
aantal medewerkers
optreedt.
Afgesproken
zal uitmaken
dat, hoewel sprake is van
wijziging in het takenpakket
is dat dit aspect en eventuele
van de
evaluatie.
consequenties
daarvan
hetzelfde
van een
onderdeel
De OdC UD heeft kennisgenomen
van de toezeggingen
dat In de evaluatie
(in
2014) naast de gebruikelijke
punten (Zie Bijlage 1) ook aandacht
wordt
besteed
aan:
• Gevolgen verschuivingen
taken tussen
medewerkers
• Andere samenstelling
takenpakketten
(bij gelijkblijvend
UFO-profiel)
• Gevolgen nieuwe managementlaag
(coördinatoren)^.
Hiernaast [ 3 ] heeft de OdC haar zorg g e u i t over het m o g e l i j k o n d e r g e s n e e u w d raken
van 'klassieke' bibliotheektaken.
De T U D e l f t L i b r a r y zal i n s e p t e m b e r 2 0 1 4 e e n e v a l u a t i e r a p p o r t v o o r l e g g e n a a n h e t
OdC w a a r i n a a n d a c h t w o r d t b e s t e e d a a n b o v e n s t a a n d e a a n d a c h t s p u n t e n e n d e
volgende items:
^ O n d u i d e l i j k is o f h e t O d C d a a d w e r k e l i j k d e c o ö r d i n a t o r e n b e d o e l d o f d a t er s p r a k e is
van een vergissing en de h o o f d e n w o r d e n bedoeld. Navraag bij OdC g e w e n s t .
I. Evaluatiecriteria
Bij d e a a n v a n g v a n d e o r g a n i s a t i e a a n p a s s i n g z i j n e e n a a n t a l u i t g a n g s p u n t e n e n
doelstellingen benoemd, namelijk:
•
We zoeken houdbaarheid tot 2020;
•
W e w e n s e n v o o r i e d e r e e n d e j u i s t e p l e k , m e t als m o t t o " I k w e r k m e t p l e z i e r in
een p r e t t i g e en passende w e r k o m g e v i n g " ;
•
We w i l l e n onze d o e l g r o e p e n / g e b r u i k e r s centraal stellen en de
organisatiestructuur dient dat te o n d e r s t e u n e n ;
•
We willen minder ' h e e n en w e e r ' geschuif van v e r a n t w o o r d e l i j k h e d e n , zodat w e
daadkrachtig kunnen opereren;
•
We willen sneller k u n n e n inspelen op v r a g e n en o n t w i k k e l i n g e n ;
•
O n t m o e t e n e n k e n n i s d e l e n s t a a t c e n t r a a l e n de o n t w i k k e l i n g v a n o n z e e i g e n
m e d e w e r k e r loopt gelijk aan de o n t w i k k e l i n g van onze g e b r u i k e r ;
•
We vinden alle m e d e w e r k e r s belangrijk, w e behandelen elkaar met respect,
v e r t r o u w e n en o p r e c h t h e i d . W e zorgen d a t w e elkaar helpen en sturen daar
w a a r n o d i g is. W e w e r k e n s l i m m e r , z i j n i n n o v a t i e f e n i n s p i r e r e n e l k a a r .
We kunnen stellen dat w e geslaagd zijn m e t dit onderdeel van de
organisatieaanpassing als:
1.
2.
3.
in s e p t e m b e r 2 0 1 4 o n z e m e d e w e r k e r s o v e r h e t a l g e m e e n p o s i t i e f t e r u g k i j k e n
o p h u n w e r k z a a m h e d e n en h u n rol in d e n i e u w e o r g a n i s a t i e .
de h o o f d e n , c o ö r d i n a t o r e n en het m a n a g e m e n t t e a m een goede s t r u c t u u r
hebben gevonden voor het beleggen van operationele, tactische en
strategische vraagstukken.
o n z e g e b r u i k e r s o n s p o s i t i e f e v a l u e r e n , g e m e t e n l a n g s d e lat v a n d e a l g e m e n e
dienstverleningsonderzoeken.
De e v a l u a t i e v a n de o r g a n i s a t i e a a n p a s s i n g zal h i e r b i j a a n d a c h t b e s t e d e n a a n d e
volgende criteria:
A.
B.
D o e l m a t i g h e i d ( r e s u l t e e r t d e i n g e z e t t e i n t e r v e n t i e in h e t b e h a l e n v a n d e
beoogde doelen?): bv. meer klantgerichte dienstverlening
I m p a c t : w a t is d e i m p a c t v a n d e i n t e r v e n t i e o p o . a . : a r b e i d s b e l e v i n g ,
bedrijfsvoering, structuur, strategie, systemen (hard), cultuur, medewerkers
(zacht)
I I . Vorm van de evaluatie
De b e o o g d e e v a l u a t i e v a n d e o r g a n i s a t i e k a n t e l i n g zal d o o r i n z e t v a n de v o l g e n d e
methoden worden uitgevoerd:
1.
2.
3.
S c h r i f t e l i j k e v r a g e n l i j s t v o o r alle m e d e w e r k e r s .
I n d i e n n o o d z a k e l i j k o p g r o n d v a n d e u i t k o m s t e n v a n de v r a g e n l i j s t g e r i c h t e
interviews met enkele medewerkers.
Een a l g e m e e n k l a n t t e v r e d e n h e i d s o n d e r z o e k U D , i n d i e n d i t in d e t u s s e n l i g g e n d e
periode TU breed w o r d t a f g e n o m e n .
III.
Implementatiestrategie van de evaluatie uitkomsten
T o t w e l k e a c t i e d e b e o o g d e e v a l u a t i e zal l e i d e n , is n u n o g n i e t t e z e g g e n . O m d e
u i t k o m s t e n v a n d e e v a l u a t i e o m t e z e t t e n in a c t i e z i j n d e v o l g e n d e s t a p p e n
noodzakelijk:
•
•
Communiceer de u i t k o m s t e n van de e v a l u a t i e ;
Blijkt uit de evaluatie dat v o o r n o e m d e doelstellingen zijn g e h a a l d , vier het
succes;
•
Z i j n d o e l s t e l l i n g e n n i e t g e h a a l d , c o n c r e t i s e e r d a n de o o r z a k e n e n m a a k
duidelijk w a t gedaan kan w o r d e n om doelstellingen alsnog te halen;
Indien noodzakelijk dient de doelstelling opnieuw te worden geformuleerd.
•
BIJLAGE 4, werkdocument Bezuiniging UD, deel 4, reorganisatie TUDL
From: Anka Mulder
Sent: woensdag 18 j u n i
2014 9:44
To: Stella Boger
Cc: Taco Holwerda; Josje V e r m o l e n ; Ruth Vidal-Brown; Wilma van Wezenbeek
Subject: Vragen van de OdC over organisatiewijziging LIB 2013
Geachte leden van de OdC,
Ik was jullie nog een a n t w o o r d schuldig o p de brief van 13 m a a r t 2014, g e m e r k t OdC 14.02,
b e t r e f f e n d e de invulling van i n t e r n e vacatures bij de Library.
Het bezwaar van de ODC tegen de gevolgde p r o c e d u r e b e t r e f t de v e r o n d e r s t e l l i n g dat d o o r de
invulling van de vacatures enkele m e d e w e r k e r s " v e i l i g " zijn g e w o r d e n v o o r de gevolgen van de
reorganisatie, en dat het v o o r d e medewerl<ers zelf niet bekend was w e l k e gevolgen de reorganisatie
zou h e b b e n , zodat zij niet w e t e n k o n d e n of zij o m die reden zouden m o e t e n solliciteren. De Library
heeft mij aangegeven dat het aan alle m e d e w e r k e r s vrij s t o n d o m o p de functies t e solliciteren.
Uiteraard geldt bij de sollicitatieprocedure dat w e de v o o r de n i e u w e f u n c t i e meest geschikte
kandidaat kiezen. De m o t i v a t i e o m t e solliciteren m o e t k o m e n uit de aantrekkelijkheid van de n i e u w e
f u n c t i e , en niet uit de dreigende b o v e n t a l l i g h e i d .
Door deze i n t e r n e invulling zijn geen andere m e d e w e r k e r s boventallig g e w o r d e n . Er is n i e m a n d
" v e i l i g " g e w o r d e n , die het niet al was. De boventalligheid die het resultaat is van de reorganisatie
k o m t uit g r o e p e n die een heel a n d e r profiel h e b b e n dan die van de vacatures. Uiteindelijk is het
resultaat van deze i n t e r n e invulling van de vacatures dat er m i n d e r mensen boventallig zijn
g e w o r d e n . Ik ben van mening d a t de Library h i e r m e e niet onjuist g e h a n d e l d heeft.
Ik h o o p de zorgen van de OdC h i e r m e e t e hebben w e g g e n o m e n .
Hartelijke g r o e t e n ,
Anka M u l d e r
Beheerder UD