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l’écran.
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Formation du secrétaire de club
1
Avant de commencer
Bienvenue à la formation des officiels de club
Ce module en ligne comporte 5
sections qui peuvent être
achevées en une séance de 30 à
45 minutes ou au cours de
plusieurs séances.
Pour une assistance supplémentaire, contactez votre président de
commission chargé de l'informatique ou le Centre de formation Lions à
[email protected].
Formation du secrétaire de club
2
Cahier d’exercices
Ce module en ligne inclut un cahier
d’exercices pour un apprentissage plus
interactif.
Organisé en 5 sections correspondantes,
il permet de prendre des notes et
d'obtenir des informations
supplémentaires pour complémenter les
concepts qui sont abordés dans ce
module en ligne.
Cliquez ici si vous avez besoin d'accéder et d'imprimer votre
cahier d'exercices avant de poursuivre.
Formation du secrétaire de club
3
Cahier d’exercices
Veuillez noter :
Les responsabilités des secrétaires de clubs varient en fonction
des pratiques régionales et des procédures établies dans les
clubs.
Formation du secrétaire de club
4
Navigation
Vous pouvez naviguer à différentes sections
du module en ligne à l'apparition de certaines
icônes.
Chaque diapositive exécute un programme
chronométré. Une fois terminé, une flèche
dans le coin inférieur droit
indiquera
que vous pouvez cliquer sur la diapositive
suivante à votre loisir.
indique un lien vers une ressource sur
le site web du LCI ou une publication.
Lorsque vous cliquez sur cette icône, vous
serez dirigé vers cette ressource. Les liens
seront également disponibles dans la section
Ressources de ce module en ligne.
Si vous cliquez sur
vous revenez à la
diapositive de la Table des matières au cas où
vous souhaitez revoir ou passer à une section
donnée.
Formation du secrétaire de club
5
Bienvenue
Vous avez été élu au poste de secrétaire de
club.
Formation du secrétaire de club
6
Objectifs
Ce cours vous fournira des informations de base et des
ressources nécessaires qui vous aideront à vous préparer à
assumer vos nouvelles fonctions.
Lorsque vous aurez terminé le cours vous serez en mesure
de :
 Reconnaître le rôle d'un Lions club et de sa place au sein de la
structure du Lions Clubs International
 Résumer les responsabilités de secrétaire de club
 Accéder à des ressources supplémentaires au besoin
Formation du secrétaire de club
7
Table des Matières
Cliquez sur les liens ci-dessous pour naviguer à une section donnée, ou
cliquez sur la flèche pour continuer à la Section 1.
Section 1 : Introduction
Section 2 : Votre équipe dirigeante de club
Section 3 : Responsabilités du secrétaire de club
Section 4 : Planifier votre mandat
Section 5 : Ressources
Formation du secrétaire de club
8
Introduction
Bienvenue à la section 1 :
Introduction
Allez à la page 1 de votre cahier d’exercices.
Formation du secrétaire de club
9
Introduction
En tant que secrétaire, vous faites partie intégrante de
l'équipe dirigeante dont le rôle est de soutenir le président de
club tandis qu'il ou elle dirige votre club dans des œuvres
sociales qui contribuent à soutenir votre communauté et les
régions environnantes.
Toutefois il est également important de ne pas oublier que
vous faites partie d'une organisation bien plus vaste.
Formation du secrétaire de club
10
Structure du Lions Clubs International
Le Lions Clubs International est
constitué d'un vaste réseau de
Lions, dont les clubs constituent le
cœur.
Cette structure facilite les
communications et encourage le
service à l'échelle locale, régionale
et mondiale.
Formation du secrétaire de club
11
1
Club
Structure du Lions Clubs International
La diapositive suivante vous
permettra de compléter la page 1
de votre cahier d'exercice.
Prenez quelques instants pour
compléter cette section.
Formation du secrétaire de club
12
1
Club
Structure du Lions Clubs International
• Un club est constitué au
minimum de 20 membres
• Une zone est constituée de 4 à
8 clubs
• Une région est constituée de
10 à 16 clubs*
• Un district est constitué d'au
moins 35 clubs avec 1250
membres actifs
• Plusieurs districts dans une
zone géographique donnée
constituent un district
multiple
• Chaque club Lions est situé
dans l'une des sept régions
constitutionnelles, qui sont
représentées par au moins un
directeur international
Région
constitutionnelle
District multiple
District
Région*
Zone
Club
*facultatif
Formation du secrétaire de club
13
Structure du Lions Clubs International
Région
constitutionnelle
Les clubs individuels
et leurs membres sont
au cœur de
l'Association.
District multiple
District
Région*
Zone
Sans leur engagement
à servir les autres
localement, nous ne
serions pas en mesure
de maintenir notre
héritage d'actions à
l'échelle
internationale.
Club
Formation du secrétaire de club
14
En tant que club au sein de la plus vaste Association
internationale des Lions Clubs, votre mission est la
suivante :
DONNER LES MOYENS aux bénévoles de servir
leur communauté, de répondre aux besoins
humanitaires, de favoriser la paix et de
promouvoir la compréhension internationale par
le truchement des Lions clubs.
Formation du secrétaire de club
15
Objectif des Lions Clubs
Afin que notre mission devienne une réalité, nos clubs doivent
servir de nombreux objectifs.
Regardons rapidement la constitution standard et les statuts
de club pour établir si vous connaissez tous les objectifs d'un
club Lions.
Formation du secrétaire de club
16
Objectif des Lions Clubs
Vous allez voir une série de déclarations. Sélectionnez « Oui »
si la déclaration reflète l'un des objectifs déclarés des Lions
Clubs ou « Non » s'il ne s'agit pas d'un objectif déclaré des
Lions Clubs.
Formation du secrétaire de club
17
Objectif des Lions Clubs
Les Lions Clubs ont pour objectif de...
Voici la première déclaration.
Unir les membres par des liens d'amitié, de bonne camaraderie et de
compréhension mutuelle.
Cliquez soit sur OUI ou NON
OUI
NON
OUI
Il s'agit de l'un des objectifs déclarés des Lions Clubs
Formation du secrétaire de club
18
Objectif des Lions Clubs
Les Lions Clubs ont pour objectif de...
Voici
la déclaration
suivante.
Encourager
les individus animés
de l'esprit de solidarité à servir leur
communauté sans rétribution financière, stimuler l'efficacité et promouvoir des
valeurs morales élevées dans divers domaines (commerce, industrie, professions,
travaux publics et entreprises privées).
Cliquez soit sur OUI ou NON
OUI
OUI
NON
Il s'agit de l'un des objectifs déclarés des Lions Clubs
Formation du secrétaire de club
19
Objectif des Lions Clubs
Les Lions Clubs ont pour objectif de...
Prêt pour une autre?
S'investir activement dans le bien-être civique, culturel, social et moral de la
communauté.
Cliquez soit sur OUI ou NON
OUI
OUI
NON
Il s'agit de l'un des objectifs déclarés des Lions Clubs
Formation du secrétaire de club
20
Objectif des Lions Clubs
Laquelle des déclarations suivantes n'est PAS un objectif déclaré des Lions Clubs?
Bon d'accord, celles-ci étaient plutôt faciles.
Essayons maintenant une autre un peu plus difficile.
Cliquez sur votre réponse.
Créer et promouvoir un
esprit de compréhension
parmi les peuples du
monde.
Promouvoir les principes
de bon gouvernement et
de civisme.
Promouvoirdes
des
Promouvoir
responsablespolitiques
politiques
responsables
quisoutiennent
soutiennentlalamission
qui
mission
Lions
des Lions des
Clubs.
Clubs.
Fournir un lieu de
rencontre permettant la
discussion ouverte de tous
les sujets d'intérêt public...
Vous pouvez passer en revue les 6 déclarations d'objectifs dans l'Article II
de la Constitution standard de club.
Formation du secrétaire de club
21
Objectif des Lions Clubs
Comment pouvez-vous contribuer à promouvoir la mission
et les objectifs des Lions Clubs?
Inscrivez votre réponse à la page 2 de votre cahier
d'exercices.
Formation du secrétaire de club
22
Bienvenue à la section 2 :
Votre équipe dirigeante de club
Allez à la page 3 de votre cahier d’exercices.
Formation du secrétaire de club
23
Chaque club Lions est constitué
d'une équipe de dirigeants qui
soutient les activités du club.
La diapositive suivante vous permettra de compléter
l'organigramme du club en page 3 de votre cahier
d'exercice.
Formation du secrétaire de club
24
Votre équipe dirigeante de club
Regardons maintenant l'organigramme du club.
Membres
du club
Club Members
Conseil
Boardd’administration
of Directors
Président
President
Secrétaire
Formation du secrétaire de club
1er VP
2ème
VP
25
Président
sortant
Trésorier
Votre équipe dirigeante de club
En tant que secrétaire vous êtes le directeur d'affaires du club.
 Vous êtes l'agent de liaison entre le club et votre district et de l'Association.
 Vous serez sous la supervision du président et du conseil d'administration.
Membres
du club
Club Members
Conseil
Boardd’administration
of Directors
Président
President
Secrétaire
Formation du secrétaire de club
1er VP
2ème
VP
26
Président
sortant
Trésorier
Votre équipe dirigeante de club
Le conseil d'administration comprend :
 le président
 le président sortant
 les vice-présidents
 le secrétaire
 le trésorier
 le chef du protocole (facultatif)
 l'animateur (facultatif)
 le président de la commission chargé du recrutement des effectifs
 tous les autres directeurs élus
La description de chacun des rôles se trouve à la page 7 du
Manuel des officiels de club.
Formation du secrétaire de club
27
Votre équipe dirigeante de club
Regardons maintenant rapidement vos responsabilités partagées.
Cliquez une fois sur le puzzle pour révéler vos responsabilités
Ensemble, le conseil d'administration...
partagées.
Considérera et formera toute
nouvelle question et règlement
du club avant sa présentation
et approbation par les
membres du club.
Déterminera la caution
(assurance) liant tout officiel
du club.
Maintiendra au moins deux (2)
comptes en banque séparés,
gouvernés par les principes
comptables généralement
reconnus.
Formation du secrétaire de club
Autorisera toutes les
dépenses et veillera à ne
pas créer d'engagement
au-delà du revenu
actuel du club.
Sur recommandation de la
commission des finances,
désignera une ou plusieurs
banques, afin d'y déposer les
fonds du club.
N'autorisera pas la
dépense, à des fins
administratives, du
produit net des fonds
récoltés auprès du grand
public.
28
Aura le pouvoir de modifier,
d'outrepasser ou de révoquer
la décision de n'importe lequel
des officiels du club.
Assurera l'audit annuel des
livres, comptes et opérations
du club.
Soumettra toute question
relative à une nouvelle activité
ou nouvelle ligne de conduite à
la commission permanente ou
spéciale respective aux fins
d'examen et de
recommandation.
Votre équipe dirigeante de club
Que pouvez-vous faire en tant que secrétaire de club pour
vous assurer que votre équipe dirigeante de club travaille bien
ensemble ?
Inscrivez votre réponse à la page 4 de votre cahier d'exercices.
Formation du secrétaire de club
29
Développer des compétences de responsable
Ressources complémentaires
Le centre de formation Lions offre des cours gratuits en ligne
pour aider à la formation de responsables.
Envisagez de prendre les cours en ligne suivants :
Introduction à la direction Lions
Savoir écouter efficacement
Les équipes efficaces
Des informations supplémentaires concernant le Centre de
formation Lions sont disponibles ici.
Formation du secrétaire de club
30
Bienvenue à la section 3 :
Responsabilités du secrétaire de
club
Allez à la page 5 de votre cahier d’exercices.
Formation du secrétaire de club
31
Responsabilités du secrétaire de club
En tant que gestionnaire des affaires du club et membre du
conseil d'administration, vos responsabilités principales
comprennent…
 Assister à toutes les réunions de club et de conseil
d'administration
 Organiser les réunions du club et du conseil
 Rédiger les procès-verbaux
 Mettre à jour les dossiers du club
 Recevoir et répondre à la correspondance du club
 Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI
 Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif
du gouverneur de district dans la zone du club
Formation du secrétaire de club
32
Responsabilités du secrétaire de club
À combien de réunions devrez-vous assister ?
 Assister à toutes les réunions de club et de conseil
d'administration
 Organiser les réunions du club et du conseil
 Rédiger les procès-verbaux
 Mettre à jour les dossiers du club
 Recevoir et répondre à la correspondance du club
 Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI
 Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif
du gouverneur de district dans la zone du club
Formation du secrétaire de club
33
Responsabilités du secrétaire de club
Le calendrier suivant est courant :
Types de réunions
Tous les mois
• Réunion ordinaire du conseil d'administration.
• Réunion ordinaire du club
Selon le besoin
• Réunions extraordinaires du conseil d'administration (lorsque
celles-ci sont demandées par au moins 3 membres du conseil)
• Réunions extraordinaires du club (demandées au moins 10
jours auparavant)
Tous les ans
• Réunion de transition des officiels du club
• Anniversaire de remise de charte
Formation du secrétaire de club
34
Responsabilités du secrétaire de club
Une grande partie de votre responsabilité est liée à
l'organisation de réunions.
Regardons cela de plus près.
 Assister à toutes les réunions de club et de conseil
d'administration
 Organiser les réunions du club et du conseil
 Rédiger les procès-verbaux
 Mettre à jour les dossiers du club
 Recevoir et répondre à la correspondance du club
 Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI
 Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif
du gouverneur de district dans la zone du club
Formation du secrétaire de club
35
Responsabilités du secrétaire de club
Votre rôle dans les réunions se décompose en trois phases.
1. Avant la réunion
2. Pendant la réunion
3. Après la réunion
Prenez un moment pour répondre à la question aux
pages 5 et 6 de votre cahier d'exercices.
Formation du secrétaire de club
36
Responsabilités du secrétaire de club
Phase 1 : Avant la réunion
 Aviser les membres par avance des dates et heures des réunions
 Créer un ordre du jour pour la réunion avec l'aide du président
 Assembler toute la correspondance à fournir aux présidents ou
membres appropriés des commissions
 Préparer des récompenses ou des trousses de nouveau membre,
au besoin
 Préparer la liste de l'effectif du club pour faire l'appel nominal
Formation du secrétaire de club
37
Responsabilités du secrétaire de club
Phase 2 : Pendant la réunion
 Faire l'appel nominal
 Écrire les procès-verbaux
 Documenter les personnes invitées à présenter, les visiteurs non
Lions et les visiteurs Lions
 Collecter et enregistrer les cotisations et donner aux membres
leurs reçus
 Rassembler des informations sur les activités des présidents de
commission
 Demander aux membres de remplir les formulaires appropriés
Formation du secrétaire de club
38
Responsabilités du secrétaire de club
Phase 3 : Après la réunion
 Enregistrer la participation
 Enregistrer les récompenses attribuées
 Vérifier l'argent collecté et enregistrer le paiement des
cotisations
 Déposer ou présenter l'argent collecté au trésorier et obtenir un
reçu
 Classer/distribuer des copies du procès-verbal de la réunion
après son approbation
 Assurer le suivi des questions en suspens mentionnées pendant
la réunion
Formation du secrétaire de club
39
Responsabilités du secrétaire de club
Le secrétaire est également responsable de préparer les
réunions du conseil Reportez-vous à la page 6 du cahier
d'exercices pour le détail.
Il est important de ne pas oublier que les responsabilités des
secrétaires de club varient en fonction des pratiques
régionales et des procédures établies dans les clubs.
Vous devez adapter les suggestions de ce module aux besoins
de votre club.
Formation du secrétaire de club
40
Responsabilités du secrétaire de club
Regardons maintenant la prise du procès-verbal de la
réunion.
 Assister à toutes les réunions de club et de conseil
d'administration
 Organiser les réunions du club et du conseil
 Rédiger les procès-verbaux
 Mettre à jour les dossiers du club
 Recevoir et répondre à la correspondance du club
 Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI
 Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif
du gouverneur de district dans la zone du club
Formation du secrétaire de club
41
Responsabilités du secrétaire de club
Passez un peu de temps avec le secrétaire sortant pour
examiner la façon actuelle d'enregistrer les procès-verbaux.
En général, un procès-verbal enregistre …
Le type de la réunion (régulière, spéciale ou du conseil)
La date et le lieu de la réunion
Le nom de la personne qui préside à la réunion
Le fait que le procès-verbal de la réunion précédente ait été
approuvé ou non
• Toutes les motions, leurs auteurs, et si ces motions ont été
retenues ou perdues
• Tous les rappels au règlement et appels et si ceux-ci ont été
retenus ou perdus
• L'heure à laquelle la réunion a été rappelée à l'ordre et
ajournée
•
•
•
•
Formation du secrétaire de club
42
Responsabilités du secrétaire de club
Le procès-verbal a pour objectif d'enregistrer ce que fait le
club et non pas ce que disent les membres.
Ainsi, les débats sont considérés comme informels et ne
sont pas enregistrés.
Il est important d'utiliser la terminologie appropriée.
Reportez-vous à la page 7 de votre cahier d’exercices pour
plus d'informations.
Formation du secrétaire de club
43
Responsabilités du secrétaire de club
Nous allons ensuite regarder comment tenir les dossiers du
club.
 Assister à toutes les réunions de club et de conseil
d'administration
 Organiser les réunions du club et du conseil
 Rédiger les procès-verbaux
 Mettre à jour les dossiers du club
 Recevoir et répondre à la correspondance du club
 Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI
 Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif
du gouverneur de district dans la zone du club
Formation du secrétaire de club
44
Responsabilités du secrétaire de club
Les dossiers du club doivent inclure :
• La charte du club
• La constitution et les statuts

à toutes
réunions de club et de conseil
• Assister
L'historique
dules
club
• d'administration
Les procès-verbaux de toutes les réunions du club et du
conseil d'administration
 Organiser
les réunions du club et du conseil
• Rédiger
Les rapports
annuels des officiels de club et des
les procès-verbaux
commissions

à jour les
dossiers du club
• Mettre
Les rapports
d'activités

et répondre
à ladu
correspondance
du club
• Recevoir
La liste des
membres
club
 Remplir
et soumettre
tous lespour
rapports
de club au
Si votre
club n'a
pas de système
le maintien
desLCI
dossiers, y
compris
la participation
réunions
paiement
des
 Coopérer
en tant queaux
membre
actif et
dulecomité
consultatif
cotisations,
mettez un
en place
dès
du gouverneur
de système
district dans
la zone
dumaintenant.
club
Prenez un moment pour répondre à la question à la page 8 de
votre cahier d'exercices.
Formation du secrétaire de club
45
Responsabilités du secrétaire de club
Nous allons ensuite regarder la correspondance du club.
 Assister à toutes les réunions de club et de conseil
d'administration
 Organiser les réunions du club et du conseil
 Rédiger les procès-verbaux
 Mettre à jour les dossiers du club
 Recevoir et répondre à la correspondance du club
 Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI
 Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif
du gouverneur de district dans la zone du club
Formation du secrétaire de club
46
Responsabilités du secrétaire de club
Le secrétaire du club reçoit beaucoup d'informations, du LCI
et d'ailleurs, se rapportant à des formations, à des
événements et à des réunions.
La correspondance peut lui arriver sous forme électronique
ou par courrier et elle peut affecter le président, le trésorier et
les présidents de commissions et/ou de projets.
Il est important d'ouvrir toute la correspondance, de la lire et
de la distribuer en temps utile.
Vous pouvez prendre des notes à la page 9 de votre cahier d'exercices.
Formation du secrétaire de club
47
Responsabilités du secrétaire de club
Il est fortement recommandé que le secrétaire du club et le
président se réunissent en début de mandat pour discuter de
la façon de répondre à la correspondance, de la conserver et
de la mentionner dans les rapports.
Dans certains clubs, le secrétaire est responsable du bulletin
du club et il fait partie intégrante des relations publiques du
club.
Si vous n'êtes pas responsables de cela, il est important que
vous soyez en contact avec les personnes qui le sont. Cela
permet de s'assurer que toutes les nouvelles importantes du
club sont publiées.
Formation du secrétaire de club
48
Responsabilités du secrétaire de club
Le secrétaire du club est également responsable de remplir
et de soumettre les rapports du club.
 Assister à toutes les réunions de club et de conseil
d'administration
 Organiser les réunions du club et du conseil
 Rédiger les procès-verbaux
 Mettre à jour les dossiers du club
 Recevoir et répondre à la correspondance du club
 Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI
 Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif
du gouverneur de district dans la zone du club
Formation du secrétaire de club
49
Responsabilités du secrétaire de club
Il est important de soumettre des rapports exactes et dans
les délais car votre club s'efforce de mériter la récompense
d'excellence de club.
Certains des rapports et des formulaires dont vous aurez la
responsabilité comprennent :
•
•
•
•
Le rapport mensuel d'effectif
Le rapport mensuel d'activités sur les œuvres sociales
Le rapport d'officiels de club
Le formulaire de commande de fournitures du club
Formation du secrétaire de club
50
Responsabilités du secrétaire de club
MyLCI est le site web utilisé par de nombreux Lions clubs dans le
monde entier pour soumettre des rapports. On y accède via le site web
du LCI et tous les formulaires nécessaires sont soumis ici.*
*Certains districts n'utilisent pas MyLCI. Si votre district n'utilise pas
MyLCI, consultez le secrétaire actuel pour savoir comment se déroule la
soumission des rapports dans votre club.
Formation du secrétaire de club
51
Responsabilités du secrétaire de club
Il y a de nombreux avantages à utiliser MyLCI
Vous pouvez :
• Soumettre en ligne des formulaires de rapports mensuels
d'effectif et des officiels de club
• Afficher, mettre à jour et télécharger des informations
sur les membres du club ou imprimer des cartes
d'affiliation
• Enregistrer les œuvres sociales de votre club tous les
mois
• Voir les réussites en termes d'activités de service qui ont
été partagées par d'autres clubs
Vous pouvez prendre des notes à la page 9 de votre cahier d'exercices.
Formation du secrétaire de club
52
Responsabilités du secrétaire de club
Une fois les nouveaux officiels du club signalés au siège du
LCI, vous recevrez un e-mail contenant des informations
sur la façon d'accéder au système et pour sélectionner votre
mot de passe.
Vous trouverez des liens à des didacticiels vidéos pour
MyLCI et une foire aux questions dans la section des
ressources de ce module de formation.
Vous trouverez d'autres informations sur la soumission de
rapports dans le Manuel des officiels de club.
Formation du secrétaire de club
53
Responsabilités du secrétaire de club
Wow!
C'est une grande responsabilité.
Passons rapidement en revue ce que nous avons déjà traité.
Formation du secrétaire de club
54
Responsabilités du secrétaire de club
Vous trouverez une assistance aux réponses dans la section
3 de votre cahier d'exercices.
Question no. 1
Le procès-verbal du club enregistre généralement tout ce qui suit,
sauf
a) Le type de réunion qui se tient
b) La date et le lieu de la prochaine réunion
c) Qui a dit quoi pendant la réunion
d) L'heure du rappel à l'ordre de la réunion
Les discussions ne sont pas enregistrées, seuls les membres qui ont
passé
unesur
motion
qui ont appuyé une motion sont enregistrés.
Cliquez
votreou
réponse
Formation du secrétaire de club
55
Responsabilités du secrétaire de club
Vous trouverez une assistance aux réponses dans la section
3 de votre cahier d'exercices.
Question no. 2
Si une motion ne reçoit pas suffisamment de
votes, elle est rapportée comme ayant échoué.
True
False
Elle sera rapportée comme « perdue » ou
« rejetée »
Cliquez sur votre réponse
Formation du secrétaire de club
56
Responsabilités du secrétaire de club
Vous trouverez
Voici
votre dernière
une assistance
question. aux réponses dans la section
3 de votre cahier d'exercices.
Les secrétaires de club sont responsables de tout sauf de…?
Question 3
a) Commander les fournitures du club
b) Planifier les réunions
c) Lire et distribuer la correspondance du club
d) Maintenir les dossiers du club
Le président du club est responsable de planifier les réunions mais le
secrétaire du club est responsable de notifier les participants à la
Cliquez sur votre réponse
réunion.
Formation du secrétaire de club
57
Responsabilités du secrétaire de club
Nous allons maintenant adresser le dernier sujet dans le
cadre de vos responsabilités qui concerne vos engagements
au-delà de votre propre club.
 Assister à toutes les réunions de club et de conseil
d'administration
 Organiser les réunions du club et du conseil
 Rédiger les procès-verbaux
 Mettre à jour les dossiers du club
 Recevoir et répondre à la correspondance du club
 Remplir et soumettre tous les rapports de club au LCI
 Coopérer en tant que membre actif du comité consultatif
du gouverneur de district dans la zone du club
Formation du secrétaire de club
58
Responsabilités du secrétaire de club
Comité consultatif du gouverneur de district
dernier consultatif
sujet à adresser
dans le cadre
des responsabilités
Le Comité
du gouverneur
de district
concerne vos engagement au-delà de voter propre club.
Le Comité consultatif du gouverneur de district est constitué
• du président de zone
• des présidents de clubs et
• des secrétaires de club dans la zone
Ce comité conseil le président de zone concernant les affaires dans
la zone, et fait des recommandations concernant les affaires qui
affectent tous les clubs du district.
Le président de zone partage ensuite les recommandations avec le
gouverneur de district et le conseil de district.
Répondez à la question à la page 10 de votre cahier
d'exercices.
Formation du secrétaire de club
59
Responsabilités du secrétaire de club
Comité consultatif du gouverneur de district
En tant que membre du comité consultatif du gouverneur
de district, vous devrez...
 Travailler avec le président de la zone pour vous assurer que
tous les clubs de votre zone fonctionnent efficacement et
respectent la constitution et les statuts de l'association
 Encourager la participation aux congrès de district et de
district multiple ainsi qu'à la Convention internationale
 Promouvoir la participation aux soirées de remise de charte
 Discuter de façons d'aider des clubs qui ont besoin
d'assistance avec la croissance de l'effectif ou le
développement des responsables
 Promouvoir des fonctions et événements variés, tels que
réunions interclubs, établissement des officiels de clubs,
intronisation de nouveaux membres ou cérémonies pour
honorer des bénéficiaires de clé de parrainage
Formation du secrétaire de club
60
Responsabilités du secrétaire de club
Comité consultatif du gouverneur de district
Vous pouvez être également amené à…
 Aider à rédiger des rapports pour préparer les réunions du
comité consultatif
 Aider aux préparatifs si votre club est désigné pour accueillir
une réunion de zone
Formation du secrétaire de club
61
Responsabilités du secrétaire de club
Le comité consultatif du gouverneur de district devrait se
réunir au moins trois dans l'année.
Avantages
Participer aux réunions...
• Vous permet d'échanger des idées concernant les
programmes, les projets, les collectes de fonds et les
problèmes d'effectif
• Vous offre un forum pour établir des rapports collaboratifs
entre clubs
• Vous donne l'occasion de rencontrer d'autres Lions dans
votre région
Répondez à la question à la page 10 de votre cahier
d'exercices.
Formation du secrétaire de club
62
Responsabilités du secrétaire de club
Ressources complémentaires
Le centre de formation Lions offre des cours gratuits en ligne
pour aider à la formation de responsables.
Envisagez de prendre les cours en ligne suivants :
Relations publiques
Prononcer un discours en public
Gestion des réunions
Des informations supplémentaires concernant le Centre de
formation Lions sont disponibles ici.
Formation du secrétaire de club
63
Bienvenue à la section 4 :
Planifier votre mandat
Allez à la page 11 de votre cahier d’exercices.
Formation du secrétaire de club
64
Planifier votre mandat
Cette section a pour objectif de vous donner des directives
pour structurer votre mandat en tant que secrétaire de club.
Nous allons…
 Identifier des façons de vous
préparer à votre nouveau rôle et
responsabilités
 Résumer ce que vous allez devoir
faire régulièrement pendant votre
mandat
 Identifier les éléments à envisager
lorsque votre club est en transition
vers l'équipe de responsables
suivante
Formation du secrétaire de club
65
Planifier votre mandat
Veuillez compléter les pages 11 et 12 dans votre
cahier d'exercices pour vous donner un accès rapide
à vos responsabilités pendant votre mandat.
Formation du secrétaire de club
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Planifier votre mandat
Préparation à votre mandat
Avant d'occuper officiellement votre poste, vous pouvez prendre
quelques démarches pour vous aider à mieux vous préparer.
 Participez à une formation des officiels de club
 Rencontrez le secrétaire actuel pour passer en revue
d'éventuels problèmes en suspens
 Si vous utilisez MyLCI pour soumettre les rapports, créez
votre compte et passez en revue le matériel de formation
 Confirmez que les informations sur les officiels et sur l'effectif
sont correctes sur la liste des membres du club et au niveau du
LCI et du DM ou district
 Travaillez avec le président de club et le trésorier sur le budget
annuel et aidez à la mise en place de commissions
Formation du secrétaire de club
67
Planifier votre mandat
Mensuellement vous devrez :
Tous les mois
 Assister aux réunions de club et de conseil
d'administration
 Transmettre les rapports mensuels d'effectif en ligne
 Soumettre un rapport d'activités
 Maintenir à jour les informations sur les membres
 Collecter et remettre les recettes au trésorier du club et
obtenir un reçu
 Répondre à / envoyer toute la correspondance
Formation du secrétaire de club
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Planifier votre mandat
Tous les trimestres vous devrez :
Tous les trois mois
 Assister à une réunion de zone avec le président de club
 Soumettre un rapport au président et au conseil
d'administration concernant des problèmes d'arriérés
et des actions entreprises pour récolter les fonds qui
vous sont dus
Formation du secrétaire de club
69
Planifier votre mandat
Tous les six mois
Deux fois par an vous devrez :
 Confirmer la liste des membres avec le LCI par rapport
à la liste des cotisations biannuelle envoyée au trésorier
avec les dossiers du club
 Travailler avec le trésorier du club pour soumettre des
relevés de cotisations biannuels à chaque membre et
réconcilier les autres obligations financières dues au
club (votre club peut opter de faire cela tous les
trimestres ou une fois par an)
Formation du secrétaire de club
70
Planifier votre mandat
Selon le besoin
Selon les besoins, vous devrez :
 Passer en revue les applications de nouveaux membres
dûment remplies et les enregistrer dans les dossiers du
club
 Soumettre les informations sur les nouveaux membres
au LCI
 Commander les fournitures du club et les récompenses
via le LCI ou un fournisseur local
Formation du secrétaire de club
71
Planifier votre mandat
Après l'élection annuelle, vous devrez :
Époque des élections
 Soumettre le rapport d'officiels de club (PU-101)
 Recevoir et distribuer les informations concernant le
DM ou district et les conventions internationales
 Faire une demande auprès du LCI et du district pour
les récompenses des membres
Formation du secrétaire de club
72
Planifier votre mandat
Vous avez
atteint
la fin de votre
mandat
enimportant
tant que secrétaire
continuez
cependant
à jouer
un rôle
dans la
de
club. future du club en planifiant une transition efficace.
réussite
Fin de mandat
 Consultez les dossiers pour les récompenses de 100 %
de participation et des 'années de service'
 Préparez un nouveau formulaire de record de
participation pour l'année qui vient
 Préparez le rapport annuel des activités, des dons, des
heures, etc. pour le banquet ou la réunion de fin
d'année
 Confirmez que tous les dossiers du club sont à jour et
prêts au transfert pour le secrétaire du club entrant
 Rencontrez le secrétaire de club entrant et passez en
revue les dossiers et les questions en suspens.
Formation du secrétaire de club
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Planifier votre mandat
Quels objectifs espérez-vous atteindre pendant votre
mandat en tant que secrétaire de club ?
Énumérez ceux-ci à la page 13 de votre cahier d'exercices.
Formation du secrétaire de club
74
Planifier votre mandat
Ressources complémentaires
Le
Avant
centre
dede
terminer…
formation Lions offre des cours gratuits en ligne
pour aider à la formation de responsables.
Envisagez de prendre les cours en ligne suivants :
La rédaction de votre déclaration de mission
personnelle
Définition des objectifs
La gestion du changement
Des informations supplémentaires concernant le Centre de
formation Lions sont disponibles ici.
Formation du secrétaire de club
75
Bienvenue à la section 5 :
Ressources
Allez à la page 14 de votre cahier d’exercices.
Formation du secrétaire de club
76
Vous avez beaucoup à vous rappeler lorsque
vous démarrez votre mandat en tant que
secrétaire de club.
Vous pouvez passer en revue cette
présentation dans son ensemble ou revenir à
une section particulière à tout moment.
Formation du secrétaire de club
77
Ressources
Vous pouvez obtenir des idées et des informations supplémentaires en vous
familiarisant avec les documents et le matériel de formation suivant sur le
site web du Lions Clubs International.
Webpages:
MyLCI (MonLCI)
Orientation des officiels de clubs
Centre de ressources pour les responsables
Le centre de formation Lions
Ressources réservées aux membres du Lions Clubs
Gestion du club
Formation du secrétaire de club
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Ressources
Didacticiels vidéos MyLCI :
Introduction à MyLCI
Utiliser le site Internet MyLCI
Publications :
Constitution et statuts
LA-1 – International
LA-2 – Club standard
LA-4 – District
Manuel de l'équipe des officiels de club
L'Art de la Reconnaissance
Formation du secrétaire de club
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Avons-nous réalisé nos objectifs ?
Dans ce module en ligne nous avons :
 Examiné l'objectif de votre club et la position importante
occupée par les clubs au sein de la structure du Lions
Clubs International
 Résumé vos nombreuses responsabilités en tant que
secrétaire de club
 Fourni des liens à des ressources supplémentaires dont
vous pourriez avoir besoin
Formation du secrétaire de club
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La prochaine étape consiste à compléter la formation de
secrétaire
de club
au avoir
niveauachevé
de votre
district. Vous
y obtiendrez
Félicitations
pour
la première
partie
de votre
des informations
supplémentaires
et de
discuterez
formation
de secrétaire
club. du travail
d'équipe des officiels de club, de la définition d'objectifs et de
la création de plans d'action.
Formation du secrétaire de club
81
Merci de votre participation.
Si vous avez la moindre question, n'hésitez
pas à prendre contact avec :
[email protected]
Formation du secrétaire de club
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