بسم هللا الرحمن الرحيم جمعية الشقائق بجدة دورة الخطوات الخمس لكتابة الخطة ( السنوية , الشهرية ، األسبوعية) تقديم عثمان رمضان مدير عام جمعية الشقائق بجدة
Download ReportTranscript بسم هللا الرحمن الرحيم جمعية الشقائق بجدة دورة الخطوات الخمس لكتابة الخطة ( السنوية , الشهرية ، األسبوعية) تقديم عثمان رمضان مدير عام جمعية الشقائق بجدة
بسم هللا الرحمن الرحيم جمعية الشقائق بجدة دورة الخطوات الخمس لكتابة الخطة ( السنوية ,الشهرية ،األسبوعية) تقديم عثمان رمضان مدير عام جمعية الشقائق بجدة مخرجات الدورة القدرة على بناء الخطة السنوية بالتفصيل التخطيط هو تحديد مواضع الخطى. ما مدى حاجتك إلى التخطيط ؟؟ ً .1هل تشعر أن حجم العمل الذي تؤديه كبير جدا ؟ .2هل تجد أن العمل الذي تقوم به يتراكم في بعض مراحله ؟ .3هل تجد أن املهام املطلوب تأديتها ال تتناسب مع الوقت املخصص لها .4هل تجد أن عملك غير مرغوب فيه لدرجة تؤثر على حياتك الخاصة ؟ .5هل يبدو أن جميع أو بعض العاملين معك يؤدون واجباتهم بطريقة خ لماذا نتهرب من التخطيط؟ .1عدم الثقة بالنفس.بكتابة الخطة. .2الجهل الخطةً . .3حب التفلت من االلتزامات التي تتضمنها ً .4يظن البعض أن التخطيط يتطلب منه وقتا ثمينا من األفضل االستفادة منه إلنجاز األمور في مواعيدها. قاعدة األولويات هام وغير عاجل 2 -9التخطيط. -10الصيانة. -11التطوير. -12االستراتيجية -18 .مربع الجودة غير هام وغير عاجل -15مشاهدة مباراة كرة قدم. -16مشاهدة فلم كرتون. -20مربع الهدر هام وعاجل 1 -5إطفاء حريق. -6إنقاذ غريق. مريض. الحقا) إسعافتعد ( -•7 -17مربع الطوارئ 4 غير هام لكنه عاجل -14الرد على الهاتف. -19مربع الحيرة 3 نظرية باريتو معظم الناس يجدون أن % 80من وقتهم ال يؤدي إال % 20من أعمالهم. س :من الذي يجب في حقه التخطيط؟ جـ :الجميع دون استثناء. شروط الخطة الجيدة .1أن تكون أهدافها واضحة . .2أن تتسم الخطة بالبساطة. .3أن تعتمد الخطة على تحليل سليم لألعما .4أن تكون الخطة متوازنة. .5االستفادة القصوى من املوارد املتوفرة. قائمة األعمال اليومية • ( تعد الحقا) (قائمة األعمال الهامة والعاجلة) تضم أي عمل هام وعاجل ”غير مجدول“: -1 -2 -3 -4 -5 . . . الخطة تمثل اإلجابة عن السؤال التالي: من يعمل ماذا ...ومتى ...وأين ...وكيف ...ولمن ...وبكم ...؟ ترجمة اإلجابة عن السؤال في الجدول الزمني للخطة خطة شهر محرم: م من يقوم به العمل متى يؤدى كيف يؤدى أين يؤدى الفئة المستهدفة التكلفة مالحظات 1 2 . . . . . . خطة شهر صفر: م العمل 1 من يقوم به م 2 . . . .. . . 1 2 وهكذا ... العمل متى يؤدى من يقوم به أين يؤدى أين كيف يؤدى متى يؤدى ي ؤ د ى كيف يؤدى الفئة المستهدفة الفئة المستهدفة التكلفة التكلفة مالحظات مالحظات الهدف الذكي واضح واقعي محدد بزمن يمكن قياسه الخطوات الخمس لكتابة الخطة الخطوة األولى: اكتب قائمة أهدافك الذكية الرئيسية لهذا العام . -1 -2 -3 -4 -5 . . تمرين 1 اختر ثالثة أهداف ذكية رئيسية الخطوة الثانية : ضع األهداف الرئيسية في الجدول العام للخطة بدون ذكر لألهداف الفرعية التفصيلية ”...مراحل تحقيق األهداف الرئيسية“ “األعمال املتعلقة باألهداف الرئيسية“ بطريقة املثال التالي: مثال :الجدول العام لخطة املدير العام األعمال المتكررة ،المحاضرات الهاتفية ،التدريب ،االستشارات الهاتفية ،ملتقى الفتيات. خبر أو مشاركة إعالمية صحفية أسبوعية. دعاية بلوتوث. صفر رجب ---------------------------------------------------------------------------------- شعبان ---------------------------------------------------------------------------------- الحفل السنوي 19/8 ربيع أول رمضان استكمال حقيبة الداعمين ---------------------------------------------------------- زيارة التجار ---------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------- ربيع ثاني شوال زيارة تعريفية للتجار --------------------------------------------------------- جماد أول الملتقى الصيفي ---------------------------------------------------------- جماد ثاني الملتقى الصيفي ------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------------------------------------- ذي القعدة ---------------------------------------------------------------------------------- ذي الحجة المفكرة والتقاويم --------------------------------------------------------- تمرين 2 ضع األهداف الرئيسية الثالثة في الجدول العام للخطة الخطوة الثالثة : اكتب األهداف التفصيلية لكل هدف رئيس ي ”األعمال املتعلقة بكل هدف رئيس ي“ 1 2 3 4 ترتيب األعمال زمنيا م الهدف الرئيسي األول :الحفل التعريفي تاريخ التنفيذ 5 1 2 3 4 5 ترتيب األعمال زمنيا # الهدف الرئيسي الثاني :حملة التجار التعريفية تاريخ التنفيذ تمرين 3 اكتب ثالثة أهداف تفصيلية لكل هدف رئيس ي في الجدول العام للخطة الخطوة الرابعة : انقل األعمال إلى الجدول الزمني للخطة ... الجدول الزمني للخطة خطة شهر محرم: م من يقوم به العمل متى يؤدى كيف يؤدى أين يؤدى الفئة المستهدفة التكلفة مالحظات 1 2 . . . . . . خطة شهر صفر: م العمل 1 من يقوم به م 2 . . . .. . . 1 2 وهكذا ... العمل متى يؤدى من يقوم به أين يؤدى أين كيف يؤدى متى يؤدى ي ؤ د ى كيف يؤدى الفئة المستهدفة الفئة المستهدفة التكلفة التكلفة مالحظات مالحظات الخطوة الخامسة : قسم الخطة أسبوعيا من خالل إعادة تقسيم الخطة الشهرية إلى أسابيع الشهر األربعة... مالحظات : يتم تقويم الخطة نهاية كل شهر عن طريق الجدول الزمني للخطة ”معدل“: م 1 2 العمل من يقوم به متى يؤدى أين يؤدى كيف يؤدى الفئة المستهدفة التكلفة نفذ لم ينفذ مالحظات مالحظات : يجب أن تكون الخطة مناسبة للقدرات واإلمكانيات والمكان والزمان. يؤخذ اعتماد المدير على البرامج واألنشطة قبل وضعها في جدول الخطة الزمنية. يضع الموظف بنفسه خطته وذلك أدعى لقبول تنفيذها بدالص من أن تفرض عليه. مالحظات : تقدم الخطة كاملة إلى المدير العام في بداية العام. يمكن أن يدخل على الخطة بعض التعديالت الطارئة عند الضرورة أو الحاجة الملحة خالل العام. من المتوقع أن تكثر التعديالت عادة في السنة األولى لكتابة الخطة ف ال داعي للق لق. يتم تسليم خطة الشهر المعدلة في بداية الشهر إلى المدير العام (في حالة عدم التسليم تعتمد خطة الشهر المقدمة في بداية العام)كما يتم تسليم تقويم خطة الشه في نهايته. مالحظات : يتم تقييم أداء الموظف بناء على معايير األداء وأهمها مدى تنفيذ خطته ” ،يشارك الموظف في تقويمه لنفسه“ يجب تناسق وتناغم خطة األقسام النسائية مع نظائرها في األقسام الرجالية . ً وأخيرا: (إذا فشلت في أن تخطط فإنك تخطط لفشلك) قال صلى هللا عليه وسلم“ :إن هللا يحب إذا ً عمل أحدكم عمال أن يتقنه“ عثمان رمضان [email protected]