Transcript stiahni tu.
Meeting vedenie porady, schôdze
Účel porady – schôdze - meetingu
Riešenie problémov, rozhodovanie.
Výmena informácií, skúseností a vzdelávanie skupiny.
Rozvoj vedenia.
Stanovenie cieľov, zostavenie plánov.
Zlepšenie komunikácie.
Odhalenie problémov, riešenie konfliktov.
Zvýšenie pocitu spoluzodpovednosti za prijaté rozhodnutia.
Zvýšenie produktivity a efektívnosti skupiny.
Získavanie spätnej väzby, hodnotenie.
Rozvoj tímovej spolupráce, atmosféry.
Zameranie úsilia, motivácia ľudí.
Príprava schôdze 1
Dôkladne schôdzu naplánujte, pričom si zodpovedajte nasledujúce otázky: PREČO? ČO? KTO? KEDY? KDE? AKO?
Príprava schôdze 2
PREČO bude porada? Aký účel splní?
ČO bude predmetom a obsahom porady?
KTO by mal byť prítomný?
KEDY sa títo ľudia môžu stretnúť?
KDE by sa porada mala konať?
AKO je budem viesť?
Príprava schôdze 3
Taktika pre prípravu programu: - logické poradie bodov - prvý bod je ľahší, dá sa ľahko vyriešiť - nasleduje náročnejší bod, ktorý vyžaduje viac sústredenia, kreativity - najrozsiahlejší bod, pri kt. budú mnohí hovoriť, dať ku koncu
Príprava schôdze 4
Pripravte a rozošlite vopred program schôdze. Príďte včas a pripravte miestnosť.
Na začiatku schôdze
Začnite načas.
Zreteľne definujte účel a ciele schôdze.
(Môžete vyzvať účastníkov, aby sa predstavili a vyjadrili svoje očakávania.) Zrevidujte a zoraďte program schôdze.
Kto schôdzu povedie?
Kto bude písať zápisnicu?
Jasne určite dĺžku trvania schôdze.
(Podľa situácie - skontrolujte splnenie úloh z predchádzajúcej schôdze.)
Vedenie schôdze 1
Držte sa programu . Sústreďte skupinu na ten istý problém naraz. (Nedovoľte preskakovanie z problému na problém, alebo znovuotvorenie otázok, ktoré už boli uzavreté.) Sústreďujte pozornosť účastníkov.
Vedenie schôdze 2
Moderujte diskusiu, zhrňujte a zaznamenávajte.
Prijímajte rozhodnutia.
Zvládajte agresivitu a konflikty.
Vtiahnite do aktívnej účasti všetkých.
„Nezvládnutá“ schôdza
Na konci schôdze
Končíte včas, celkovým zhrnutím a v pozitívnom duchu.
Stanovte uznesenia a rozdeľte úlohy s konkrétnou zodpovednosťou a termínmi plnenia.
Vyhodnoťte schôdzu.
Skontrolujte zápisnicu zo schôdze.
Podľa potreby dohodnite čas a miesto nasledujúceho stretnutia.
Po schôdzi
Pripravte zápisnicu a rozpošlite ju.
Sústreďte sa na plnenie uznesení a začnite plánovať ďalšiu schôdzu.
Odporúčania pre vedúceho
Ak je v niektorom bode manažér osobne zainteresovaný, môže svoju úlohu delegovať druhému.
Pozorne načúvať všetkým účastníkom porady.
Ochraňovať a povzbudzovať „slabých“, kontrolovať „silných“.
Venovať pozornosť nielen rečníkovi ale aj reakciám ostatných.
Byť flexibilný a vedieť improvizovať.
Prejavovať sa ľudsky a ovládať sa, jednať čestne, otvorene.
Manažér môže pôsobiť aj neformálne ale schôdzu musí riadiť dôsledne.
Časté problémy 1
nerozlišovanie medzi postupom a obsahom schôdze sú príliš často alebo zriedkavo byrokratické porady prílišná formálnosť neprimeraný počet prítomných deštruktívne pôsobenie zúčastnených nejasné role a zodpovednosti manipulácia nedostatok disciplíny (odbiehanie, telefonáty...)
Časté problémy 2
skryté body programu nedostatok alebo nadbytok údajov opakovanie zmätok a nedorozumenia prístupy „výhra – prehra“ nesmerovanie k rozhodnutiam, záverom nevhodné usporiadanie v miestnosti – stoly, sedadlá príliš teplo alebo zima, hluk, vyrušovania
Rešpektovanie pravidiel
všetci sme kolegovia a preto sa navzájom rešpektujeme je v poriadku aj keď niekto nesúhlasí počúvame ako spojenci každý sa účastní, nikto nedominuje rešpektujeme časové limity
Moderačná rola vedúceho
získava súhlas o želaných výsledkoch a bodoch programu navrhuje cesty, ako postupovať a overuje, či sa dosiahol o nich súhlas zabezpečuje, aby každý mal možnosť aktívne sa zúčastniť drží poriadok v diskusii a dbá, aby sa držala témy zabezpečuje, aby sa strážil čas a zaznamenávali informácie
Funkčná rola vedúceho
identifikuje účel schôdze a jej želané výsledky identifikuje zdroje a obmedzenia prispieva nápadmi počúva idey a príspevky iných v diskusii nedominuje
Facilitátor (nemusí byť vedúci)
je vodičom schôdze obhajuje postup, dáva návrhy ako postupovať získava súhlas o postupe neprispieva nápadmi a nehodnotí nápady členov skupiny pomáha prítomným koncentrovať sa na úlohu a držať sa témy zabezpečuje, aby každý mal možnosť zúčastniť sa na diskusii chráni druhých pred osobnými útokmi
Rola zapisovateľa
robí viditeľný záznam zo schôdze zapisuje myšlienky členov skupiny ich vlastnými slovami ostáva neutrálny a nezúčastňuje sa diskusie nesnaží sa parafrázovať alebo interpretovať používa kľúčové slová a obraty ak je to potrebné, požiada skupinu aby spomalila
Koniec
Veľa zdaru pri vedení porady!