Meeting vedenie porady, schôdze

Účel porady – schôdze - meetingu

           Riešenie problémov, rozhodovanie.

Výmena informácií, skúseností a vzdelávanie skupiny.

Rozvoj vedenia.

Stanovenie cieľov, zostavenie plánov.

Zlepšenie komunikácie.

Odhalenie problémov, riešenie konfliktov.

Zvýšenie pocitu spoluzodpovednosti za prijaté rozhodnutia.

Zvýšenie produktivity a efektívnosti skupiny.

Získavanie spätnej väzby, hodnotenie.

Rozvoj tímovej spolupráce, atmosféry.

Zameranie úsilia, motivácia ľudí.

Príprava schôdze 1

 Dôkladne schôdzu naplánujte, pričom si zodpovedajte nasledujúce otázky:  PREČO? ČO? KTO? KEDY? KDE? AKO?

Príprava schôdze 2

 PREČO bude porada? Aký účel splní?

 ČO bude predmetom a obsahom porady?

 KTO by mal byť prítomný?

 KEDY sa títo ľudia môžu stretnúť?

 KDE by sa porada mala konať?

 AKO je budem viesť?

Príprava schôdze 3

 Taktika pre prípravu programu: - logické poradie bodov - prvý bod je ľahší, dá sa ľahko vyriešiť - nasleduje náročnejší bod, ktorý vyžaduje viac sústredenia, kreativity - najrozsiahlejší bod, pri kt. budú mnohí hovoriť, dať ku koncu

Príprava schôdze 4

  Pripravte a rozošlite vopred program schôdze. Príďte včas a pripravte miestnosť.

Na začiatku schôdze

        Začnite načas.

Zreteľne definujte účel a ciele schôdze.

(Môžete vyzvať účastníkov, aby sa predstavili a vyjadrili svoje očakávania.) Zrevidujte a zoraďte program schôdze.

Kto schôdzu povedie?

Kto bude písať zápisnicu?

Jasne určite dĺžku trvania schôdze.

(Podľa situácie - skontrolujte splnenie úloh z predchádzajúcej schôdze.)

Vedenie schôdze 1

 Držte sa programu .   Sústreďte skupinu na ten istý problém naraz. (Nedovoľte preskakovanie z problému na problém, alebo znovuotvorenie otázok, ktoré už boli uzavreté.) Sústreďujte pozornosť účastníkov.

Vedenie schôdze 2

 Moderujte diskusiu, zhrňujte a zaznamenávajte.

   Prijímajte rozhodnutia.

Zvládajte agresivitu a konflikty.

Vtiahnite do aktívnej účasti všetkých.

„Nezvládnutá“ schôdza

Na konci schôdze

     Končíte včas, celkovým zhrnutím a v pozitívnom duchu.

Stanovte uznesenia a rozdeľte úlohy s konkrétnou zodpovednosťou a termínmi plnenia.

Vyhodnoťte schôdzu.

Skontrolujte zápisnicu zo schôdze.

Podľa potreby dohodnite čas a miesto nasledujúceho stretnutia.

Po schôdzi

  Pripravte zápisnicu a rozpošlite ju.

Sústreďte sa na plnenie uznesení a začnite plánovať ďalšiu schôdzu.

Odporúčania pre vedúceho

       Ak je v niektorom bode manažér osobne zainteresovaný, môže svoju úlohu delegovať druhému.

Pozorne načúvať všetkým účastníkom porady.

Ochraňovať a povzbudzovať „slabých“, kontrolovať „silných“.

Venovať pozornosť nielen rečníkovi ale aj reakciám ostatných.

Byť flexibilný a vedieť improvizovať.

Prejavovať sa ľudsky a ovládať sa, jednať čestne, otvorene.

Manažér môže pôsobiť aj neformálne ale schôdzu musí riadiť dôsledne.

Časté problémy 1

         nerozlišovanie medzi postupom a obsahom schôdze sú príliš často alebo zriedkavo byrokratické porady prílišná formálnosť neprimeraný počet prítomných deštruktívne pôsobenie zúčastnených nejasné role a zodpovednosti manipulácia nedostatok disciplíny (odbiehanie, telefonáty...)

Časté problémy 2

        skryté body programu nedostatok alebo nadbytok údajov opakovanie zmätok a nedorozumenia prístupy „výhra – prehra“ nesmerovanie k rozhodnutiam, záverom nevhodné usporiadanie v miestnosti – stoly, sedadlá príliš teplo alebo zima, hluk, vyrušovania

Rešpektovanie pravidiel

     všetci sme kolegovia a preto sa navzájom rešpektujeme je v poriadku aj keď niekto nesúhlasí počúvame ako spojenci každý sa účastní, nikto nedominuje rešpektujeme časové limity

Moderačná rola vedúceho

     získava súhlas o želaných výsledkoch a bodoch programu navrhuje cesty, ako postupovať a overuje, či sa dosiahol o nich súhlas zabezpečuje, aby každý mal možnosť aktívne sa zúčastniť drží poriadok v diskusii a dbá, aby sa držala témy zabezpečuje, aby sa strážil čas a zaznamenávali informácie

Funkčná rola vedúceho

     identifikuje účel schôdze a jej želané výsledky identifikuje zdroje a obmedzenia prispieva nápadmi počúva idey a príspevky iných v diskusii nedominuje

Facilitátor (nemusí byť vedúci)

       je vodičom schôdze obhajuje postup, dáva návrhy ako postupovať získava súhlas o postupe neprispieva nápadmi a nehodnotí nápady členov skupiny pomáha prítomným koncentrovať sa na úlohu a držať sa témy zabezpečuje, aby každý mal možnosť zúčastniť sa na diskusii chráni druhých pred osobnými útokmi

Rola zapisovateľa

      robí viditeľný záznam zo schôdze zapisuje myšlienky členov skupiny ich vlastnými slovami ostáva neutrálny a nezúčastňuje sa diskusie nesnaží sa parafrázovať alebo interpretovať používa kľúčové slová a obraty ak je to potrebné, požiada skupinu aby spomalila



Koniec

Veľa zdaru pri vedení porady!