Transcript INTRODUCCION A LA DOCUMENTACION Clase 1 Concepto e importancia de la documentación  Documentación.- Es el proceso de reunir documentos sobre un tema determinado y al.

INTRODUCCION A LA
DOCUMENTACION
Clase 1
Concepto e importancia de la
documentación

Documentación.- Es el proceso de reunir documentos
sobre un tema determinado y al tratamiento de esos
documentos para su difusión precisa, exhaustiva e inmediata.

Documentos mercantiles.- Comprobante de las
actividades de compra-venta de un producto

Documentos comerciales.-Son todos los
comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres
generalizadas y las disposiciones de la Ley.
Concepto e importancia de la
documentación

Importancia de la documentación.- Es tal
que ha creado normas especiales de
carácter técnico y disposiciones legales,
para impresión, archivo y conservación de
los distintos documentos que se utilizan
en las operaciones mercantiles.

Clasificacion de los documentos
mercantiles
La normativa que regula la elaboración de los
documentos comerciales

Escritura de la fecha: La fecha debe ir con la misma letra que el
resto del documento. Nunca se deben utilizar fechadores, ya que
estos solo se utilizan para registrar la fecha de entrada y la salida.

Claridad en la escritura: La letra debe ser clara y fácilmente legible.
Hay que redactar la información con el mínimo de palabras, pero
que resulte fácil de comprender. Si el documento se realiza a mano,
utilizar buena caligrafía y evitar los tachones y borrones, que harán
dudar la validez del documento.

Numeración: Algunos de los documentos deben numerase de
forma consecutiva. Esto debe realizarlo la imprenta que realice los
formularios. Nunca utilizar numeradoras para evitar adulteraciones.

Escritura de cantidades: Las cantidades deben ir tanto en número y
en letra. Cuando se escriban cantidades que van a ser sumadas
deben ir ordenadas y colocadas correctamente en columnas.
La normativa que regula la elaboración de los
documentos comerciales

Uso de comillas: Para ahorrar espacio y tiempo se pueden poner
comillas cuando se repiten nombres, productos, unidades de peso,
etc. Nunca se deben usar las comillas con cantidades numéricas.

Espacios en blanco: Cuando un formato es muy grande suelen
quedar líneas desocupadas. Estos espacios deben llenarse con una
línea para evitar la alteración del documento.

Anulación de documentos: Si al elaborar el documento se ha
producido un error, no se debe romper o borrar el documento,
solamente se debe anular este documento y repetirlo. Para anular
un documento se debe cruzar este con la palabra “nulo”.

Copia: Los documentos deben tener una copia según las
necesidades e intereses de la empresa. Las copias deberán ser de
otro color para que no se produzcan confusiones.
Ciencias relacionadas con la
Documentación
Biblioteconomía
•es el conjunto de actividades técnicas y científicas que tiene como finalidad el conocimiento de la información,
de los materiales en que se presenta y del lugar en que se hace uso de ella
Bibliografía
•es el estudio de referencia de los textos
Bibliometría
•aplica métodos matemáticos y estadísticos a toda la literatura de carácter científico y a los autores que la
producen, con el objetivo de estudiar y analizar la actividad científica
Ciencias de la comunicación
•se encargan de estudiar, analizar o discurrir sobre los procesos de comunicación como fenómenos en sí
mismos
Informática
•estudia métodos, procesos, técnicas, con el fin de almacenar, procesar y transmitir información y datos en
formato digital.
Telemática
•estudio, diseño, gestión y aplicación de las redes y servicios de comunicaciones, para el transporte,
almacenamiento y procesado de cualquier tipo de información
Clasificación de los documentos
Documentos mercantiles
Corrientes
De crédito
compra
venta
Bancarios
Ingresos y
egresos de caja
Solicitud o
requisición de
compra
Facturas de
venta
Tarjetas de
identificación
firmas
Ventas al
contado
pagaré
Facturas de
compra
Notas de
debito
Planilla de
deposito
Ventas a
crédito
cheque
Notas de
debito
Notas de
crédito
Chequeras
Aportes de los
propietarios
Carta de
crédito
Estados de
cuenta
Venta de bienes y
servicios
Notas de
debito
Desembolsos por
pagos menores
Notas de
crédito
Notas de
crédito
Letra de
cambio
Documentos para operaciones de
compra-venta

Orden de pedido
◦ Es un documento por el cual el/la vendedor/a y
el/la consumidor/a expresan estar de acuerdo
sobre el pedido y su precio; sobre todo en los
casos en los que el objeto comprado no puede
entregarse inmediatamente.

El contrato de Compra-Venta.
◦ Es un documento en el que el vendedor se obliga
a transferir la propiedad de un bien, por ejemplo,
una casa o departamento, a un comprador que
pagará el precio pactado.
Documentos para operaciones de
compra-venta

Factura.
◦ Es el documento que el/la vendedor/a entrega al/a
la comprador/a para dar constancia de un acto de
compraventa.

Recibo.
◦ Es un documento que tiene como finalidad dar
constancia de un pago o de haber recibido dinero.
Lo otorga siempre el que recibe y su firma en el
documento es la prueba de la desaparición parcial
o total de la deuda.
Documentos para control de
inventarios
Documentación crediticia y bancaria
Documentación gubernamental
Importancia del comercio

Comercio.- Es todas las actividades
socioeconomicas que consisten en el
trueque de materiales libres en el
mercado,ya se para su uso o para
transformarlo o para venderlo

Comerciante.- Es la persona que se
dedica habitualmente al comercio.
Comercio
Por el
objetivo
Por los medios
de transporte
Por la
cantidad
Por los lugares
Cuando se entrega o
recibe un bien o
serv. Se recibe
dinero
Diferentes medios que
utiliza el comerciante para
transportar
Según el numero
de productos que
se abastecen
Con relación al
lugar donde se
realiza
Al contado
fluvial
Interno o
nacional
A crédito
terrestre
Al por
mayor
Al por
menor
Externo o
internacional
marítimo
importación
aéreo
exportación
Auxiliares del comercio

Son personas que ayudan a los
comerciantes a efectuar sus operaciones.
Hacen la labor de profesionistas mediante
honorarios.
Independientes
Corredores
comisionistas
Dependientes
Empleados o
subalternos
Factores
Otros auxiliares del
comercio
Contadores públicos
Agentes aduanales
Notarios
Licenciados en
administración,
publicistas, lic. en
relaciones publicas e
industriales.