Manajemen Rapat Lembaga Manajemen Terapan TRUSTCO Tujuan Instruksional • • • • • Dapat mengelola rapat dengan efektif Memahami fungsi rapat Mengetahui rapat yang tidak efektif Mengetahui persiapan rapat Mengetahui lankangkah pemecahan masalah.
Download ReportTranscript Manajemen Rapat Lembaga Manajemen Terapan TRUSTCO Tujuan Instruksional • • • • • Dapat mengelola rapat dengan efektif Memahami fungsi rapat Mengetahui rapat yang tidak efektif Mengetahui persiapan rapat Mengetahui lankangkah pemecahan masalah.
Manajemen Rapat Lembaga Manajemen Terapan TRUSTCO Tujuan Instruksional • • • • • Dapat mengelola rapat dengan efektif Memahami fungsi rapat Mengetahui rapat yang tidak efektif Mengetahui persiapan rapat Mengetahui lankangkah pemecahan masalah dan pengambilan keputusan • Mengetahui model rapat Pokok-pokok materi • • • • • • • Urgensi rapat Rapat efektif Persiapan rapat Langkah pemecahan masalah Langkah DM Model dan pertimbangan DM Model rapat Kenapa harus rapat…... • Distribusi dan pertukaran informasi dengan cepat • Memerlukan DM dan tidak ada waktu untuk mengerjakan fungsi organisasinya • Informasi semua orang sama • Memerlukan prespektif berbeda, brainstorming dari persoalan • Pemecahan masalah, kerjasama, koordinasi • Mencari komitmen bersama Rapat tidak efektif, jika…... • • • • • • • • Rapat rutin tanpa agenda (goal) Tidak ada yang spesifik (objectif) NATO, TATO, tidak ada Keputusan Pihak ketiga yang mengaburkan Tidak ada mekanisme rapat Manajemen konflik yang lemah Dinamika kelompok yang kurang Individu yang mendominasi PERSIAPAN RAPAT • URGENSI RAPAT: kenapa harus rapat • TUJUAN RAPAT: spesifik, SIM, PS, DM • PESERTA: Jumlah peserta VS jenis masalah, Kontribusi peserta, Undangan. • WAKTU RAPAT: kehadiran, jadwal (mulai dan akhir), alokasi waktu • AGENDA RAPAT: rutin dan non rutin, tertulis, jelas spesifik, kendali rapat • PERSIAPAN PESERTA: Siapkan bahan, Konsep 80-20 %, Lokasi rapat. • PERSIAPAN SARANA: OHP, ATK, bahan lain • KEHADIRAN: pemimpin awal waktu Langkah PS • • • • • • • • Menemukan/ mencari masalah Mencari penyebab Cari penyebab utama Menentukan/ merencanakan tindakan Pelaksanaan rencana Periksa hasil Mencegah problem kedua Selesaikan sisa problem lainnya Langkah DM • Indentifikasi masalah • Pengumpulan data dan analisa informasi • Penyusunan alternatif pemecahan • Evaluasi alternatif pemecahan • Pemilihan alternatif terbaik • Analisa kemungkinan dan konsekuensi • Implementasi Peralatan Pemecahan Masalah • Bagan Kontrol • Lembar Periksa (Check list) • Diagram Pencar • Stratifikasi • Histogram • Diagram Pareto • Diagram Sebab Akibat (fish-bone) • Analisa SWOT • Benchmarking • NA Training • NA Program • dll DM: Siapa…? 1. Seseorang atau Pemimpin mengambil keputusan sendiri 2. DM diambil sendiri, tapi minta informasi bawahan Pertimbangan DM dalamPS A. Kriteria khusus dalam DM B. Kecukupan Informasi C. Masalah Struktural 3. Pemimpin membahas masalahnya dengan bawahan D. Diperlukan usulan bawahan secara individu, tapi DM diambil E. Keputusan akan diterima sendiri bawahan 4. Pemimpin membahas masalahnya F. Bawahan ikut dalam proses dengan bawahan secara kelompok, DM tapi DM diambil sendiri G. Perbedaan pendapat 5. Diskusi dan DM diambil secara bawahan akan terjadi kelompok Model rapat, sebuah alternatif Tahap 1. Pembukaan Tahap 2. Evaluasi kegiatan pekan lalu Tahap 3. Pembahasan agenda rapat Tahap 4. Penutupan. Tahap 1. Pembukaan • PJ pembukaan/ MC, diputar, sebaiknya telah ditunjuk pekan lalu • Pembukaa. Kapan boleh dimulai, urutan pemimpin, bila mulai terlambat. • Tilawah. Catat halaman, aturan tilawah. • Taujih khofifah. Giliran, bahan, pembicara , mekanisme, alokasi waktu. • Pengajuan agenda, fromat 80-20 • Pengantar umum rapat. Tahap 2. Evaluasi kegiatan pekan lalu • • • • • PJ sekretaris Koreksi agenda aksi pekan lalu, progress report. Mengecek hasil pekerjaan Apa yang perlu diagendakan kembali. Konsep penting dan mendesak Tahap 3. Pembahasan agenda rapat • • • • • • • PJ pemimpin Penetapan agenda rapat: permanen dan nonpermanen Alokasi waktu per agenda DM yang jelas Notulensi rapat (sekretaris) Manfaatkan teknik pemecahan masalah Laksanakan konsep 80-20 Tahap 4. Penutupan. • • • • • • • • PJ. Sekretaris Hasil Keputusan dibaca ulang Person yang terkait mencatat Receck buat yang penting Apa yang akan dikerjakan pekan depan Berkas penting tercecer perjanjian khusus, kontak hamdalah.