PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007 BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA JULAI 2007 BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN.
Download ReportTranscript PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007 BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA JULAI 2007 BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN.
PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007
BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA JULAI 2007
BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007
KANDUNGAN
TAJUK
LATAR BELAKANG
MUKA SURAT
1-3 PENUBUHAN MBJ KEAKTIFAN MBJ 4-6 7-10 ISU MBJ KRITERIA PEMBERIAN SIJIL PENGHARGAAN 11-17 18 CARTA ALIRAN 19
BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
i
PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007
LATAR BELAKANG
TUJUAN
S
ebagai saluran dua hala, di mana Pihak Pekerja dapat berkomunikasi dengan Pihak Pengurusan dalam menyuarakan pandangan serta menyumbang idea-idea yang bernas demi kepentingan dan kebaikan organisasi berkenaan.
PENUBUHAN
P
enubuhan dan perjalanan Majlis Bersama Jabatan (MBJ) di agensi kerajaan sebagai langkah pematuhan kepada: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1992
Penyusunan Semula Majlis Bersama Kebangsaan Bagi Pekerja – Pekerja Sektor Awam (perenggan 9 – 14)
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002
Majlis Bersama Jabatan di Kementerian / Jabatan / Pihak Berkuasa Badan Berkanun / Pihak Berkanun Tempatan
BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
1
PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007
LATAR BELAKANG
A
gensi yang perjawatannya kurang daripada 60 orang dan tidak mengendalikan secara langsung urusan Pentadbiran, Pengurusan Sumber Manusia dan Hal Ehwal Kewangan tidak perlu menubuhkan MBJ sendiri dan dibenarkan bergabung dengan Kementerian/ Jabatan/ Ibu pejabat atau Jabatan yang mempunyai hubungan tugas.
FUNGSI
F
ungsi MBJ kepentingan lebih menitikberatkan pekerja-pekerja dalam kepada sesebuah organisasi. Masalah yang boleh dibincangkan dalam MBJ adalah meliputi semua perkara yang berkaitan dengan keadaan bekerja kecuali menyentuh dasar Kerajaan atau hal-hal peribadi.
KEAHLIAN
P
ihak Pegawai dan Pihak Pekerja di agensi / jabatan di mana MBJ ditubuhkan. Bagi Pihak Pekerja, keutamaan diberikan kepada ahli-ahli kesatuan atau dari persatuan kakitangan berdaftar yang mewakili keseluruhan pekerja-pekerja di dalam agensi / jabatan berkenaan.
BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
2
PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007
LATAR BELAKANG
URUSETIA
B
ahagian Sumber Manusia di peringkat agensi/ jabatan.
KEKERAPAN MESYUARAT
D
iadakan setiap 3 bulan iaitu sebanyak empat (4) kali setahun. Satu salinan minit mesyuarat hendaklah dikemukakan ke JPA tidak lewat dari dua minggu (2) selepas mesyuarat diadakan bagi tujuan penyediaan laporan dan pemantauan.
BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
3
PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007
PENUBUHAN MBJ 2007
B
ilangan agensi sektor awam pada Tahun 2007 adalah sebanyak 720.
B
ilangan agensi di peringkat Persekutuan adalah sebanyak 218 agensi di mana agensi yang ditambah adalah seperti berikut:
AGENSI DITAMBAH ( BILANGAN 5 )
Jabatan Warisan Negara Perbadanan Tabung Pembangunan Kemahiran Universiti Pertahanan Nasional Malaysia Universiti Darul Iman Malaysia Universiti Malaysia Kelantan
B
ilangan agensi di peringkat Negeri adalah sebanyak 502 agensi di mana agensi yang ditambah dan dikeluarkan adalah seperti berikut:
AGENSI DITAMBAH ( BILANGAN 1 )
Pejabat Pembangunan Negeri Kelantan
AGENSI DIKELUARKAN ( BILANGAN 2 )
Kolej Universiti Sultan Zainal Abidin Perbadanan Air Melaka
BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
4
PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007
PENUBUHAN MBJ 2007
P
215 eratusan penubuhan MBJ di peringkat Persekutuan dan Negeri pada Tahun 2007 adalah 99.6% di mana agensi di peringkat Persekutuan dan peringkat Negeri telah menubuhkan MBJ.
502 agensi di
PENUBUHAN MBJ PERINGKAT PERSEKUTUAN DAN NEGERI SEHINGGA SUKU TAHUN KEDUA 2007
JUMLAH AGENSI: 720 3 ( 0.4 % ) 717 ( 99.6 % )
Agensi Belum Tubuh: i.
Universiti Darul Iman Malaysia ii.
iii.
Universiti Pertahanan Nasional Malaysia Universiti Malaysia Kelantan
Telah Tubuh Belum Tubuh
BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
5
PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007
PENUBUHAN MBJ 2007
PENUBUHAN MBJ PERINGKAT PERSEKUTUAN
JUMLAH AGENSI PERSEKUTUAN: 218 3 ( 1.4 % ) 215 ( 98.6 % ) Telah Tubuh Belum Tubuh
Agensi Belum Tubuh: i.
Universiti Darul Iman Malaysia ii.
iii.
Universiti Pertahanan Nasional Malaysia Universiti Malaysia Kelantan
PENUBUHAN PERINGKAT NEGERI
JUMLAH AGENSI NEGERI: 502 502 ( 100 % ) Telah Tubuh
BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
6
PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007
KEAKTIFAN MBJ 2007
D
aripada 717 MBJ yang telah ditubuhkan di peringkat Persekutuan dan Negeri, sebanyak
486
agensi iaitu telah mengadakan mesyuarat Suku Tahun Kedua 2007.
68%
MBJ PERINGKAT PERSEKUTUAN DAN NEGERI YANG MENGADAKAN MESYUARAT SUKU TAHUN KEDUA 2007
173
AGENSI PERSEKUTUAN: 218
(80.47%) 45 (19.53%)
AGENSI NEGERI: 502
189 (37.65%)
Kategori Persekutuan Negeri
Jumlah
MBJ Patut Tubuh MBJ Telah Tubuh
218 502 720
313 (62.35%) Telah mesyuarat Tiada Mesyuarat
215 502 717
Suku Tahun Pertama Mesy Tiada Mesy 172 46 402 574 100 146 Suku Tahun Kedua Mesy Tiada Mesy 173 45 313 486 189 234
BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
7
PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007
KEAKTIFAN 2007
P
BIL
1.
2. 3.
4.
5.
6. 7. 8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
eratus Agensi Yang Telah Mengadakan Mesyuarat Di Peringkat Persekutuan Bagi Suku Tahun Kedua 2007
AGENSI PERSEKUTUAN
Jabatan Perdana Menteri (43) Kementerian Belia Dan Sukan (4) Kementerian Hal Ehwal Dalam Negeri (4) Kementerian Kebudayaan, Kesenian Dan Warisan (9) Kementerian Kemajuan Luar Bandar Dan Wilayah (9) Kementerian Kerja Raya (4) Kementerian Keselamatan Dalam Negeri (5) Kementerian Kesihatan (1) Kementerian Kewangan (6) Kementerian Luar Negeri (2) Kementerian Pelajaran (3) Kementerian Pelancongan (2) Kementerian Pembangunan Usahawan Dan Koperasi (4) Kementerian Pembangunan Wanita, Keluarga Dan Masyarakat (5)
SUKU TAHUN PERTAMA
33 (76.74%) 4 (100%) 3 (75.0%) 8 (88.89%) 8 (88.89%) 4 (100%) 2 (40.0%) 1 (100%) 3 (50.0%) 2 (100%) 2 (66.67%) 2 (100%) 4 (100.0%) 4 (80.0%)
SUKU TAHUN KEDUA
34 (79.07%) 2 (50.0%) 2 (50.0%) 8 (88.89%) 8 (88.89%) 4 (100%) 5 (100%) 1 (100%) 5 (83.33%) 2 (100%) 2 (66.67%) 2 (100%) 2 (50.0%) 4 (80.0%)
BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
8
PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007
KEAKTIFAN 2007
BIL
15. 16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25. 26.
27.
28.
AGENSI PERSEKUTUAN
Kementerian Penerangan (6) Kementerian Pengajian Tinggi (26) Kementerian Pengangkutan (14) Kementerian Perdagangan Antarabangsa Dan Industri (5) Kementerian Perdagangan Dalam Negeri Dan Hal Ehwal Pengguna (2) Kementerian Pertahanan (3) Kementerian Pertanian Dan Industri Asas Tani (12) Kementerian Perumahan Dan Kerajaan Tempatan (6) Kementerian Perusahaan Perladangan Dan Komoditi (7) Kementerian Sains, Teknologi Dan Inovasi (10) Kementerian Sumber Asli Dan Alam Sekitar (11) Kementerian Sumber Manusia (9) Kementerian Tenaga, Air Dan Komunikasi (2) Kementerian Wilayah Persekutuan (4)
SUKU TAHUN PERTAMA
5 (83.33%) 15 (65.22%) 14 (100%) 3 (60.0%) 1 (50.0%) 3 (100%) 9 (75.0%) 6 (100%) 7 (100%) 8 (80.0%) 10 (90.91%) 6 (66.67%) 2 (100%) 3 (75.0%)
SUKU TAHUN KEDUA
6 (100.0%) 12 (52.17%) 13 (92.86%) 4 (80.0%) 2 (100.0%) 3 (100%) 9 (75.0%) 4 (66.67%) 6 (85.71%) 8 (80.0%) 11 (100%) 8 (88.89%) 2 (100%) 4 (100%)
BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
9
PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007
KEAKTIFAN 2007
P
eratus Agensi Yang Telah Mengadakan Mesyuarat Di Peringkat Negeri Bagi Suku Tahun Kedua 2007
BIL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7. 8.
9.
10.
11.
12.
13.
AGENSI NEGERI
Negeri Johor (40) Negeri Kedah (35) Negeri Kelantan (35) Negeri Melaka (24) Negeri Pahang (36) Negeri Perak (38) Negeri Perlis (19) Negeri Pulau Pinang (23) Negeri Sabah (83) Negeri Sarawak (80) Negeri Selangor (32) Negeri Sembilan (28) Negeri Terengganu (29)
SUKU TAHUN PERTAMA
32 (80.0%) 34 (97.14%) 25 (71.43%) 20 (83.33%) 34 (94.44%) 34 (89.47%) 16 (84.21%) 22 (95.65%) 38 (45.78%) 78 (97.50%) 28 (87.50%) 23 (82.14%) 18 (62.07%)
SUKU TAHUN KEDUA
23 (57.50%) 32 (91.43%) 10 (28.57%) 13 (54.17%) 13 (36.11%) 26 (68.42%) 17 (89.47%) 18 (78.26%) 33 (39.76%) 73 (91.25%) 24 (75.0%) 22 (78.57%) 13 (44.83%)
BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
1 0
PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007
ISU MBJ
P
ada Suku Tahun Kedua 2007, kebanyakan jabatan telah membincangkan isu mengenai elaun dan kemudahan, kewangan, perkhidmatan, skim perkhidmatan dan perjawatan, kebajikan dan pentadbiran.
Antara contoh isu yang dibincangkan di peringkat Persekutuan dan Negeri pada Suku Tahun adalah seperti berikut: Kedua 2007 A.
ELAUN DAN KEMUDAHAN
Bekalan Telefon Bimbit
Contoh:-
Dibekalkan Kepada Pegawai Tingkatan Biasa Yang Bertugas Di Luar Ibu Pejabat
Bayaran Insentif Tugas Kewangan
Contoh:-
Dibayar Kepada Pembantu Tadbir Yang Menjalankan Tugas Kewangan
Bayaran Lebih Masa
Contoh:-
Penjaga lif yang bertugas pada hari cuti am/ umum boleh menuntu Bayaran Lebih Masa
BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
1 1
PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007
ISU MBJ
B.
KEWANGAN
Bayaran Bil-Bil
Contoh:-
Tuntutan bayaran balik saman kenderaan Jabatan
Pembayaran Bagi Tuntutan Elaun/ Kemudahan
Contoh:-
Bayaran balik telefon prabayar kepada pemandu atas kadar maksimum RM 30.00
C.
PERKHIDMATAN
Pergerakan Gaji/ Anjakan Gaji
Contoh:-
Kriteria pemberian perlu lulus PTK Aras 4 Laporan Prestasi cemerlang dan diperakukan oleh Ketua Jabatan
Pengesahan Jawatan
Contoh:-
Pegawai tidak disahkan dalam jawatan kerana belum lulus peperiksaan Jabatan
Tanggung Kerja
Contoh:-
Lambat diproses kerana rekod cuti pegawai tidak dikemaskini
BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
1 2
PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007
ISU MBJ
C.
PERKHIDMATAN
Kursus Dan Latihan Dalam Perkhidmatan
Contoh:-
Pegawai Kader diberi peluang menghadiri kursus ke luar negara Pegawai digalakkan menghadiri kursus anjuran INTAN
Kursus / Penilaian Tahap Kecekapan
Contoh:-
Mengadakan bengkel untuk menggubal soalan D.
SKIM PERKHIDMATAN DAN PERJAWATAN
Penyusunan Semula Organisasi/Jabatan
Contoh:-
Permohonan penstrukturan dan tambahan ajwatan telah diuluskan Tambahan jawatan dipohon semasa penyusunan semula Kementeian/ jabatan
Pengisian Jawatan
Contoh:-
Pengisian jawatan kritikal perlu disegerakan
BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
1 3
PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007
ISU MBJ
E KEBAJIKAN
Aktiviti Sosial
Contoh:-
Penubuhan Kelab Bahasa Inggeris
TASKA/TADIKA
Contoh:-
Menubuhkan TASKA di tempat kerja
Kelab Sukan dan Kebajikan
Contoh:-
Melibatkan semua pegawai menjadi ahli F PENTADBIRAN
Tempat Letak Kereta
Contoh:-
Agihan tempat letak kereta disusun semula Tambahan tempat letak kereta Pemasangan CCTV
Latihan Dan Kursus
Contoh:-
Kursus ICT untuk semua pegawai Mengadakan Program Mentor Mentee dan Sesi Brainstorming
BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
1 4
PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007
ISU MBJ
F PENTADBIRAN
Kebersihan
Contoh:-
Memastikan laluan/ uang tangga keluar/ masuk bersih
Sistem Penghantaran Surat
Contoh:-
Menyediakan kemudahan motosikal Pembantu Am Pejabat menghantar surat untuk G.
HAL – HAL LAIN
Majlis Bersama Jabatan (MBJ)
Contoh:-
Memberi penjelasan kepada ahli-ahli mengenai isu yang boleh/tidak boleh dibincangkan dalam Mesyuarat MBJ
Pekeliling/Surat Pekeliling Perkhidmatan
Contoh:-
Boleh diakses melalui laman web JPA
BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
1 5
PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007
ISU MBJ
I
su yang paling banyak dibincangkan di dalam mesyuarat MBJ di peringkat Agensi Persekutuan mahupun di peringkat Agensi Negeri bagi Suku Tahun Kedua 2007 adalah mengenai isu pentadbiran iaitu sebanyak
36.4%
manakala isu berkaitan hal – hal lain mencatatkan peratusan terendah iaitu sebanyak
5.4%.
PERATUSAN ISU YANG DIBANGKITKAN DALAM MINIT MESYUARAT MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007
36.4% 5.4% 5.6% 17.8% 10.5% 13.5% 10.7%
P entadbiran P erkhidmatan Elaun Dan Kemudahan Kebajikan Skim P erkhidmatan Dan P erjawatan Kewangan Hal-Hal Lain
BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
1 6
PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007
ISU MBJ
P
erkara - Perkara Yang Tidak Boleh Dibincangkan Di Dalam Mesyuarat MBJ Segala bentuk perbincangan yang bertujuan untuk mengubah sesuatu keputusan Kerajaan yang telah ditetapkan di dalam Perintah Am, Warta Kerajaan, Pekeliling dan Surat Pekeliling dan sebagainya;
Walau bagaimanapun, ianya boleh dibincangkan untuk memberi penjelasan mengenai pelaksanaannya.
dan penerangan
Soal dasar / peraturan Kerajaan hendaklah dirujuk kepada agensi pusat.
Jika ada perkara yang dibangkitkan bertujuan untuk mengubah sesuatu dasar Kerajaan, ianya boleh disalurkan kepada Pihak Kesatuan Sekerja atau Pihak Pekerja Majlis Bersama Kebangsaan (MBK) mengikut perkhidmatan masing-masing.
Hal - hal perseorangan atau masalah peribadi tidak boleh dibincangkan di dalam mesyuarat MBJ dan hendaklah diselesaikan secara pentadbiran sahaja.
Perbincangan MBJ hendaklah ditumpukan kepada perkara-perkara yang melibatkan kepentingan bersama
(common interest).
BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
1 7
PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007
KRITERIA PEMBERIAN SIJIL PENGHARGAAN
K
riteria Pemberian Sijil Penghargaan Kepada MBJ Yang Aktif Mesyuarat MBJ diadakan sebanyak sekali dalam tempoh tiga bulan iaitu empat kali setahun.
BIL.
1.
2.
3.
4.
TEMPOH MESYUARAT
1 Januari - 31 Mac 1 April - 30 Jun 1 Julai - 30 September 1 Oktober - 31 Disember
SUKU TAHUN
Suku Tahun Pertama Suku Tahun Kedua Suku Tahun Ketiga Suku Tahun Keempat Minit Mesyuarat dikemukakan ke JPA tidak lewat dari 2 minggu selepas mesyuarat diadakan.
Minit Mesyuarat MBJ ditandatangani oleh Setiausaha Pihak Pegawai dan Setiausaha Pihak Pekerja.
*
Buku Panduan Penubuhan Dan Perjalanan Majlis Bersama Jabatan (MBJ) / Surat Pekeliling Bil. 3 Tahun 2002 / Pekeliling Bil. 2 Tahun 1992 yang dikeluarkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam adalah dirujuk.
1 8
BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
PENUBUHAN DAN PEMANTAUAN MBJ SUKU TAHUN KEDUA 2007
CARTA ALIRAN
C
arta Aliran Penubuhan MBJ Di Peringkat Agensi Arahan Ketua Jabatan Menubuhkan MBJ Dalam Tempoh 2 Minggu Sediakan Draf Perlembagaan MBJ Dalam Tempoh 1 Bulan Pelantikan Pihak Pegawai 1. Pengerusi 2. Ahli 3.Setiausaha
Keluarkan Arahan Pemilihan Pihak Pegawai Dan Pihak Pekerja Dalam Tempoh 1 Bulan Pelantikan Pihak Pekerja 1. Pengerusi 2. Ahli 3.Setiausaha
Keluarkan Surat Panggilan Mesyuarat (Dalam Tempoh 1 Bulan) Mesyuarat Penubuhan MBJ Tidak Setuju Perlembagaan MBJ Pinda (Dalam Tempoh 1 Minggu) Setuju Dalam Tempoh 2 Minggu Hantar Draf Perlembagaan Kepada JPA Untuk Kelulusan 1 9
BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA