Transcript Lecture ComERP- The decision of ERP implementation
Slide 1
“Decizia implementarii unui sistem ERP
extins si impactul acestuia asupra
afacerii”
Facultatea IMST, Politehnica Bucuresti
04 Mai 2011
Bucuresti
Slide 2
Agenda
1. Probleme/factori care fundamentează
decizia implementarii unui sistem ERP?
2. Obiectivele și etapele/fazele obligatorii
ale unui proiect ERP
3. Criterii fundamentale de selecție a celei
mai potrivite soluții
4. Strategii de implementare
5. Impactul sistemului asupra afacerii
Slide 3
Probleme/factori
care fundamenteaza decizia
implementarii unui sistem ERP
Implementarea unui sistem ERP este o decizie
strategică generată de o serie de probleme:
P1. Managementul greoi al proceselor;
P2. Gestiunea dificilă și lipsită de
operativitate a stocurilor;
P3. Procese de marketing/vinzări lipsite
de eficiență;
P4. Lipsa informațiilor sau accesul greoi
la acestea;
P5. Supraincarcarea personalului cu
taskuri redundante;
P6. Alte motivatii
Slide 4
P1. Managementul greoi al proceselor
CAUZE: - controlul și analiza greoaie a cauzelor
unor deviaţii în procesul afacerii;
- ruptura între managementul strategic și cel
operațional;
- probleme privind colaborarea și interacțiunea
dintre structuri funcționale;
- disfuncții în standardizarea, automatizarea și
armonizarea proceselor;
- controlul greoi al costurilor și profitului;
- accesul dificil la informații care să faciliteze
analize ale managementului;
- valorificarea ineficientă a resurselor;
- nemulțumiri privind funcționarea sistemului
existent, etc
Slide 5
P2. Gestiunea dificilă și lipsită de
operativitate a stocurilor
CAUZE:
- mediu de pelucrare a datelor fragmentat;
- controlul greoi al mișcărilor produselor;
- procesarea incorectă și greoaie a
tranzacțiilor;
- controlul insuficient al spațiilor de
depozitare;
- lipsa unor instrumente de optimizare a
stocurilor și de îmbunătățire a inventarierii;
- lipsa de flexibilitate și reactivitate la cerințele
pieței;
- timpi mari de așteptare, etc.
Slide 6
P3. Procese de marketing - vânzări
lipsite de eficiență
CAUZE:
- controlul dificil al ofertelor și promoțiilor;
- disfuncții în urmarirea și evaluarea
satisfacției clienților;
- lipsa de corectitudine și ritmicitate a
vânzărilor;
- urmarirea greoaie a expedierilor;
- lipsa posibilitatii de acces partajat la
informatii la nivelul proceselor, etc
Slide 7
P4. Lipsa informațiilor sau accesul greoi la
acestea
CAUZE:
- mediu de prelucrare a datelor fragmentat (asa
numitele insule informaționale);
- redundanță, inconsistență, dezinformare;
- lipsa unor instrumente și mecanisme eficiente
de acces rapid la informații, de filtrare,
agregare și raportare a acestora;
- resurse și cheltuieli mari pentru acces la
informație;
- lipsa de partajare a acceslului si
productivitatea redusă;
Slide 8
P5. Supraîncarcarea personalului cu
taskuri redundante
CAUZE:
- lipsa de integrare elementară a aplicațiilor
utilizate de diferite structuri funcționale;
- lipsa de integrare a datelor;
- lipsa de portabilitate a sistemelor (acestea
rulează pe diferite platforme hardware);
- lipsa de flexibilitate în alocarea sarcinilor;
- neincluderea clientului în proces, etc
Slide 9
P6. Alte motivatii
- necesitatea modernizării sistemului informațional
și îmbunătățirea performanțelor activității (viteză,
acuratețe, economii);
- minimizarea riscurilor;
- eliminarea dezavantajelor economice față de
concurență;
- deschiderea către aplicații front-end (bazate pe
WEB -eBusiness- și Internet) și integrarea acestora cu
aplicații back-office tradiționale ceea ce permite ca
anumite procese (aprovizionare, gestiune stocuri,
comenzi clienți) să fie derulate direct cu partenerii);
Slide 10
Agenda
Agenda
1. Probleme/factori care fundamentează
decizia implementarii unui sistem ERP?
2. Obiectivele și etapele/fazele obligatorii
ale unui proiect ERP
3. Criterii fundamentale de selecție a celei
mai potrivite soluții
4. Strategii de implementare
5. Impactul sistemului asupra afacerii
Slide 11
Obiectivele unui proiect ERP
Obiectivele stabilite pentru un proiect ERP sunt
determinante pentru succesul acestuia și ele
includ:
1. Stabilirea duratei (perioada estimată sau termenul limită);
2. Definirea funcționalităților (domeniile de activitate acoperite
de sistem concretizate în module funcționale achiziționate);
3. Alocarea resurselor (oameni, echipamente, aplicații, programe,
sprijin tehnic, consultanță, etc);
4. Evaluarea riscurilor (riscurile ce pot influența realizarea
proiectului, recuperarea investiției, neacceptarea sistemului de către
utilizatori, etc);
5. Evaluarea complexității (dificultăți de implementare);
6. Definirea corecă și exhaustivă a beneficiilor și
așteptărilor (abordare pe module funcționale).
Slide 12
Etapele/fazele unui proiect ERP
1.
Educarea
managerilor/stafului (proces continuu si
sistematic de invatare si creare a unei atitudini pozitive);
2. Numirea echipei de proiect (numar membri functie de
amploarea si complexitatea proiectului);
3. Analiza cerințelor (cerințe legale, cerințe informaționale, de
funcționalitate, de securitate. Analizati in detaliu ceea ce este bun in
functionarea afacerii si mai ales ceea ce nu merge suficient de bine);
4. Planul de integrare cu business-ul organizației
(integrarea sistemului ERP cu procesele de baza ale organizației);
5. Definirea obiectivelor proiectului (fundamentul schimbărilor
manageriale și organizaționale, bazat pe cerințe și planul de integrare);
6. Pregătirea și instruirea echipei de proiect (abordare
detaliată a implementării, conversii date, relația cu furnizorul, etc);
7. Studiul ofertelor de soluții ERP (preselecție furnizori,
module funcționale incluse, costuri, beneficii, etc. Studiati cu atentie
oferta de produse ERP din piata);
Slide 13
Etapele/fazele unui proiect ERP continuare
8. Analiza fezabilității proiectului (evaluare argumentelor
calitative și estimative a costurilor și beneficiilor);
9. Lansare cereri de ofertă (sunt importante acuratețe și
descrierea detaliată a cerințelor, stabilirea unei liste de potențieli
furnizori);
10. Evaluarea resurselor hardware (proces ff important, de
multe ori subestimat cu consecințe directe asupra succesului
proiectului);
11. Vizite de lucru, demonstratii, sesiuni de planificare
(activități foarte utile fundamentării deciziei);
12. Procesul de luare a deciziei (evaluarea soluțiilor prin prisma
nevoilor, cerințelor informaționale, rezultatul testelor, etc);
13. Elaborarea și semnarea contractului
Slide 14
Etapele/fazele unui proiect ERP continuare
14. Elaborare plan de implementare detaliat
15. Instruirea echipei de proiectare
16. Configurare sisteme, aplicații
17. Evaluarea/discutarea situațiilor și rapoartelor
18. Testarea urmată de modificarea si adaptare
fluxurilor de lucru, aplicațiilor (armonizarea fluxurilor cu
cerințele reale, modificare circuite, fluxuri, adaptare aplicații, evidență
modificărietc);
19. Conversie date (preluare date din vechile baze de date in noul
sistem);
20. Elaborare proceduri de backup, recovery, urgență
(proces ff important, de multe ori subestimat cu consecințe directe
asupra succesului proiectului);
Slide 15
Etapele/fazele unui proiect ERP continuare
21. Elaborarea documentației proiectului (o face furnizorul
soluției exprimarea în scris a activităților executate, documentare fluxuri
de procese, configurări, setări, analize);
22. Instruire utilizatori finali (particularizată pe tipuri de
utilizatori);
23. Darea în exploatarea a sistemului
24. Planificarea activităților post implementare
25. Auditare proiect (o face echipa de audit intern a organizației,
iterativ existând trei momente cheie: preimplementare, implementare,
post implementare).
Slide 16
Agenda
1. Probleme/factori care fundamentează
decizia implementarii unui sistem ERP?
2. Obiectivele și etapele/fazele obligatorii
ale unui proiect ERP
3. Criterii fundamentale de selecție a celei
mai potrivite soluții
4. Strategii de implementare
5. Impactul sistemului asupra afacerii
Slide 17
Criterii de selectie ERP
ELEMENTE CARE DEFINESC CRITERIILE DE SELECTIE:
- complexitatea proceselor;
- dimensiunea afacerii;
- amploarea procesului de management al schimbării;
- infrastructura tehnologică existentă;
- specificul businessului;
- gradul de dispersie geografica a sediilor, locatiilor,
businessului;
- structura aplicațiilor existente;
- nivelul de sensibilitate/criticitate a datelor;
- nivelul de pregatire al angajaților in domeniul IT.
Slide 18
Lista criteriilor de selectie ERP
1. Nivelul de imbunătățire al proceselor, fluxurilor,
flexibilității
organizaționale
și
a
transparenței
informationale;
2. Validarea sistemului de către piață;
3.
Suportul
și
asistența
la
implamentare
și
postimplementare;
4. Adaptabilitatea și flexibilitatea aplicațiilor;
5. Scurtarea ciclurilor de timpi de procesare;
6. Lucrul multivalută;
7. Creșterea satisfacției clienților;
8.
Caracterul
internațional
al
softwareului
și
compatibilitatea cu cel existent;
9. Considerații strategice;
10. Arhitectura modulară;
Slide 19
Lista criteriilor de selectie ERP continuare
11. Poziționarea furnizorului pe piața;
12. Implementarea tuturor proceselor dorite;
13. Timp de implementare scurt;
14. Independența față de platforme (SO, baze de date,
hardware);
15. Disponibilitatea instrumentelor de adaptare a
softwareului la nevoie;
16. Disponibilitatea unor soluții/funcționalități specifice
bisnissului/ramurii/domeniului de activitate;
17. Caracteristici inovative inclusiv în planul structurii
organizaționale;
18. Prelucrări în timp real;
19. Nivelul de securitate și integritate a datelor;
20. Flexibilitatea în creșterea numărului de utilizatori;
Slide 20
Modelarea deciziei de selectie ERP
(Sursa: Idea Group Publishing, 2002)
Slide 21
Sfaturi utile in luarea deciziei de selectie
- Analizati in detaliu ceea ce este acum bun in
functionarea afacerii si mai ales ceea ce nu merge suficient
de bine (cu accent deosebit pe obiective, respectiv pe ceea ce ati dori sa
introduceti nou in procesele existente, valoarea nou adaugata proceselor,
integrarea proceselor, reducerea complexitatii, etc);
- Apelati la un consultant independent ERP (vă poate
ajuta sa traduceti in termeni de specificatie tehnica planurile, problemele si
aspectele pozitive pe care le-ati identificat deja)
Slide 22
Sfaturi utile in luarea deciziei de selectie
- continuare
- Studiati cu atentie oferta de produse ERP (cu ajutorul
specialistului independent ERP selectati o serie un numar de maxim 3-5
produse, pe care le considerati ca raspund cel mai bine ori sunt fi apropiate
de cerintele dvs.)
Solicitati oferte detaliate de la furnizorii ERP
selectati, pe baza specificatieilor tehnice formulate deja.
-
- Nu va grabiti in luarea unei decizii (Discutati in detaliu
conditiile contractuale cu privire la toatele spectele legate de implementare:
analiza, aprobari, sedinte de proiect, managementul de proiect, serviciile de
instruire, serviciile de suport post implementare, precum si posibilitatea de a
avea access la dezvoltari de functionalitati suplimentare dupa finalizarea
implementarii proiectului)
Slide 23
Sfaturi utile in luarea deciziei de selectie
- continuare
Comunitatea ERP vă pune la dispozitie o baza de date
extinsă cu produse si furnizori de servicii precum si o
baza de date cu informatii utile legate de procesul de
selectie si de implementaere a unui sistem ERP.
Specialistii Comunitatii ERP vă stau la dispozitie in
procesul de implementare a sistemului ERP potrivit
afacerii/nevoilor dumneavoastră.
Slide 24
Agenda
1. Probleme/factori care fundamentează
decizia implementarii unui sistem ERP?
2. Obiectivele și etapele/fazele obligatorii
ale unui proiect ERP
3. Criterii fundamentale de selecție a celei
mai potrivite soluții
4. Strategii de implementare
5. Impactul sistemului asupra afacerii
Slide 25
Strategii de implementare
Strategiile de implementare sunt inflențate direct
de considerentele/motivația alegerii sistemului
ERP care să i se potrivească cel mai bine,
respectiv:
- Considerente tehnice (platforme învechite, aplicații multiple și
izolate, etc);
-Considerente operaționale (disfuncții la nivel de procese,
necesitatea reducerii costurilor operaționale, lipsa vizibilității
informaționale, etc);
- Considerente strategice (îmbunătățirea relației cu clienții,
restructurarea afacerii, standardizare multilocație, nevoia de eficiență și
integrare)
-
Costul
Slide 26
Strategii de implementare - continuare
-
-
-
1. Strategia cu riscuri minime
este specifică proiectelor de anvergură;
durează cca 2 ani pentru parcurgerea tuturor etapelor
nu este influențată de costuri, solicită resurse mari.
2. Strategia de buget
urmărește implementarea unui sistem cu buget cât mai mic;
simplifică la minim fazele (culegere informații, analiza ratei de
rentabilitate, cerere oferte, vizite la furnizori, demonstrare solutii,
luare decizie, negociere contract, instalare, configurare aplicații,
conversie date, dare în exploatare)
risc mare de eșec
3. Strategia “Big Bang”
metodologie rapidă, reunește fazele de bază (culegere informatii,
luare decizie, negociere contract, instalare, conversie date, dare in
exploatare);
timp f rapid de implemenatre, costuri reduse:
decizie impusă de top management, agresivă și dificilă
Slide 27
Agenda
1. Probleme/factori care fundamentează
decizia implementarii unui sistem ERP?
2. Obiectivele și etapele/fazele obligatorii
ale unui proiect ERP
3. Criterii fundamentale de selecție a celei
mai potrivite soluții
4. Strategii de implementare
5. Impactul sistemului asupra afacerii
Slide 28
Impactul sistemului asupra afacerii
-
-
1. Transformări organizaționale
în cultura organizațională (noi concepte, reguli,
metodologii, proceduri; standarde, codificări, documente);
în strategie (apar instrumente de convergență operațională și
strategică, se elimină granițele între departamente și funcțiuni );
în managementul proceselor afacerii (trecere de la
structura funcțională la cea orientată pe procese; noi instrumente
de gestiune, indicatori de masură, analiză și control, eficientizarea
alocării și gestiunii resurselor, leadership fara control);
în rolurile individuale (noi roluri, funcții, atribuții,
responsabilități. Proces sistematic de conștientizare și instruire,
nou stil de lucru, fluxuri și circuite informaționale noi, etc);
în tehnologia informațională (infrastructură IT complexă,
facilități multiuser, arhitectură complexă de date, integrarea
tehnologiilor de telecomunicații).
Slide 29
Impactul sistemului asupra afacerii continuare
2. Optimizări tehnologice
a) Sisteme informaționale strategice (sisteme care sprijină
sau contribuie la câștigarea sau îmbunătățirea poziției
competiționale );
b) Eforturi evolutive continue (creșterea productivității,
îmbunătățirea procesului decizional, managementul informațional,
Total Quality Management, inovație și creativitate în serviciul
clienților, schimbări manageriale eficiente, metode just in time,
managementul cunoștințelor, maangementul documentelor);
c) Business process Reengineering (BPR = un salt calitativ
de 100% prin procese și structuri noi pentru creșterea satisfacției
clienților, reducre costuri, utilizarea optimă a competențelor,
reducerea întârzierilor, ameliorarea valorii adăugate, creșterea
puterii de reacție, etc );
d) Comerțul electronic (e-commerce, e-business, m –comerce)
Slide 30
Impactul sistemului asupra afacerii continuare
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
3. Transformări culturale și profesionale
Trecerea de la departamente la echipe de proiecte;
Modificarea postului de lucru de la sarcini simple la lucrări
multidimensionale;
Salariații nu mai sunt controlați ci împuterniciți cu drepturi de
acces și putere de decizie;
Măsurarea performanțelor și acordarea compensațiilor are la
bază rezultate concrete ci nu activități desfășurate;
Schimbarea criteriilor de avansare de la performanță la
abilități profesionale;
Valorile nu mai sunt protejate ci devin productive;
Statutul managerilor migrează de la supervizori la antrenori, ei
nu se mai ocupă de înregistrarea rezultatelor ci devin lideri;
Procesul de instruire devine continuu și adaptat cerințelor.
“Decizia implementarii unui sistem ERP
extins si impactul acestuia asupra
afacerii”
Facultatea IMST, Politehnica Bucuresti
04 Mai 2011
Bucuresti
Slide 2
Agenda
1. Probleme/factori care fundamentează
decizia implementarii unui sistem ERP?
2. Obiectivele și etapele/fazele obligatorii
ale unui proiect ERP
3. Criterii fundamentale de selecție a celei
mai potrivite soluții
4. Strategii de implementare
5. Impactul sistemului asupra afacerii
Slide 3
Probleme/factori
care fundamenteaza decizia
implementarii unui sistem ERP
Implementarea unui sistem ERP este o decizie
strategică generată de o serie de probleme:
P1. Managementul greoi al proceselor;
P2. Gestiunea dificilă și lipsită de
operativitate a stocurilor;
P3. Procese de marketing/vinzări lipsite
de eficiență;
P4. Lipsa informațiilor sau accesul greoi
la acestea;
P5. Supraincarcarea personalului cu
taskuri redundante;
P6. Alte motivatii
Slide 4
P1. Managementul greoi al proceselor
CAUZE: - controlul și analiza greoaie a cauzelor
unor deviaţii în procesul afacerii;
- ruptura între managementul strategic și cel
operațional;
- probleme privind colaborarea și interacțiunea
dintre structuri funcționale;
- disfuncții în standardizarea, automatizarea și
armonizarea proceselor;
- controlul greoi al costurilor și profitului;
- accesul dificil la informații care să faciliteze
analize ale managementului;
- valorificarea ineficientă a resurselor;
- nemulțumiri privind funcționarea sistemului
existent, etc
Slide 5
P2. Gestiunea dificilă și lipsită de
operativitate a stocurilor
CAUZE:
- mediu de pelucrare a datelor fragmentat;
- controlul greoi al mișcărilor produselor;
- procesarea incorectă și greoaie a
tranzacțiilor;
- controlul insuficient al spațiilor de
depozitare;
- lipsa unor instrumente de optimizare a
stocurilor și de îmbunătățire a inventarierii;
- lipsa de flexibilitate și reactivitate la cerințele
pieței;
- timpi mari de așteptare, etc.
Slide 6
P3. Procese de marketing - vânzări
lipsite de eficiență
CAUZE:
- controlul dificil al ofertelor și promoțiilor;
- disfuncții în urmarirea și evaluarea
satisfacției clienților;
- lipsa de corectitudine și ritmicitate a
vânzărilor;
- urmarirea greoaie a expedierilor;
- lipsa posibilitatii de acces partajat la
informatii la nivelul proceselor, etc
Slide 7
P4. Lipsa informațiilor sau accesul greoi la
acestea
CAUZE:
- mediu de prelucrare a datelor fragmentat (asa
numitele insule informaționale);
- redundanță, inconsistență, dezinformare;
- lipsa unor instrumente și mecanisme eficiente
de acces rapid la informații, de filtrare,
agregare și raportare a acestora;
- resurse și cheltuieli mari pentru acces la
informație;
- lipsa de partajare a acceslului si
productivitatea redusă;
Slide 8
P5. Supraîncarcarea personalului cu
taskuri redundante
CAUZE:
- lipsa de integrare elementară a aplicațiilor
utilizate de diferite structuri funcționale;
- lipsa de integrare a datelor;
- lipsa de portabilitate a sistemelor (acestea
rulează pe diferite platforme hardware);
- lipsa de flexibilitate în alocarea sarcinilor;
- neincluderea clientului în proces, etc
Slide 9
P6. Alte motivatii
- necesitatea modernizării sistemului informațional
și îmbunătățirea performanțelor activității (viteză,
acuratețe, economii);
- minimizarea riscurilor;
- eliminarea dezavantajelor economice față de
concurență;
- deschiderea către aplicații front-end (bazate pe
WEB -eBusiness- și Internet) și integrarea acestora cu
aplicații back-office tradiționale ceea ce permite ca
anumite procese (aprovizionare, gestiune stocuri,
comenzi clienți) să fie derulate direct cu partenerii);
Slide 10
Agenda
Agenda
1. Probleme/factori care fundamentează
decizia implementarii unui sistem ERP?
2. Obiectivele și etapele/fazele obligatorii
ale unui proiect ERP
3. Criterii fundamentale de selecție a celei
mai potrivite soluții
4. Strategii de implementare
5. Impactul sistemului asupra afacerii
Slide 11
Obiectivele unui proiect ERP
Obiectivele stabilite pentru un proiect ERP sunt
determinante pentru succesul acestuia și ele
includ:
1. Stabilirea duratei (perioada estimată sau termenul limită);
2. Definirea funcționalităților (domeniile de activitate acoperite
de sistem concretizate în module funcționale achiziționate);
3. Alocarea resurselor (oameni, echipamente, aplicații, programe,
sprijin tehnic, consultanță, etc);
4. Evaluarea riscurilor (riscurile ce pot influența realizarea
proiectului, recuperarea investiției, neacceptarea sistemului de către
utilizatori, etc);
5. Evaluarea complexității (dificultăți de implementare);
6. Definirea corecă și exhaustivă a beneficiilor și
așteptărilor (abordare pe module funcționale).
Slide 12
Etapele/fazele unui proiect ERP
1.
Educarea
managerilor/stafului (proces continuu si
sistematic de invatare si creare a unei atitudini pozitive);
2. Numirea echipei de proiect (numar membri functie de
amploarea si complexitatea proiectului);
3. Analiza cerințelor (cerințe legale, cerințe informaționale, de
funcționalitate, de securitate. Analizati in detaliu ceea ce este bun in
functionarea afacerii si mai ales ceea ce nu merge suficient de bine);
4. Planul de integrare cu business-ul organizației
(integrarea sistemului ERP cu procesele de baza ale organizației);
5. Definirea obiectivelor proiectului (fundamentul schimbărilor
manageriale și organizaționale, bazat pe cerințe și planul de integrare);
6. Pregătirea și instruirea echipei de proiect (abordare
detaliată a implementării, conversii date, relația cu furnizorul, etc);
7. Studiul ofertelor de soluții ERP (preselecție furnizori,
module funcționale incluse, costuri, beneficii, etc. Studiati cu atentie
oferta de produse ERP din piata);
Slide 13
Etapele/fazele unui proiect ERP continuare
8. Analiza fezabilității proiectului (evaluare argumentelor
calitative și estimative a costurilor și beneficiilor);
9. Lansare cereri de ofertă (sunt importante acuratețe și
descrierea detaliată a cerințelor, stabilirea unei liste de potențieli
furnizori);
10. Evaluarea resurselor hardware (proces ff important, de
multe ori subestimat cu consecințe directe asupra succesului
proiectului);
11. Vizite de lucru, demonstratii, sesiuni de planificare
(activități foarte utile fundamentării deciziei);
12. Procesul de luare a deciziei (evaluarea soluțiilor prin prisma
nevoilor, cerințelor informaționale, rezultatul testelor, etc);
13. Elaborarea și semnarea contractului
Slide 14
Etapele/fazele unui proiect ERP continuare
14. Elaborare plan de implementare detaliat
15. Instruirea echipei de proiectare
16. Configurare sisteme, aplicații
17. Evaluarea/discutarea situațiilor și rapoartelor
18. Testarea urmată de modificarea si adaptare
fluxurilor de lucru, aplicațiilor (armonizarea fluxurilor cu
cerințele reale, modificare circuite, fluxuri, adaptare aplicații, evidență
modificărietc);
19. Conversie date (preluare date din vechile baze de date in noul
sistem);
20. Elaborare proceduri de backup, recovery, urgență
(proces ff important, de multe ori subestimat cu consecințe directe
asupra succesului proiectului);
Slide 15
Etapele/fazele unui proiect ERP continuare
21. Elaborarea documentației proiectului (o face furnizorul
soluției exprimarea în scris a activităților executate, documentare fluxuri
de procese, configurări, setări, analize);
22. Instruire utilizatori finali (particularizată pe tipuri de
utilizatori);
23. Darea în exploatarea a sistemului
24. Planificarea activităților post implementare
25. Auditare proiect (o face echipa de audit intern a organizației,
iterativ existând trei momente cheie: preimplementare, implementare,
post implementare).
Slide 16
Agenda
1. Probleme/factori care fundamentează
decizia implementarii unui sistem ERP?
2. Obiectivele și etapele/fazele obligatorii
ale unui proiect ERP
3. Criterii fundamentale de selecție a celei
mai potrivite soluții
4. Strategii de implementare
5. Impactul sistemului asupra afacerii
Slide 17
Criterii de selectie ERP
ELEMENTE CARE DEFINESC CRITERIILE DE SELECTIE:
- complexitatea proceselor;
- dimensiunea afacerii;
- amploarea procesului de management al schimbării;
- infrastructura tehnologică existentă;
- specificul businessului;
- gradul de dispersie geografica a sediilor, locatiilor,
businessului;
- structura aplicațiilor existente;
- nivelul de sensibilitate/criticitate a datelor;
- nivelul de pregatire al angajaților in domeniul IT.
Slide 18
Lista criteriilor de selectie ERP
1. Nivelul de imbunătățire al proceselor, fluxurilor,
flexibilității
organizaționale
și
a
transparenței
informationale;
2. Validarea sistemului de către piață;
3.
Suportul
și
asistența
la
implamentare
și
postimplementare;
4. Adaptabilitatea și flexibilitatea aplicațiilor;
5. Scurtarea ciclurilor de timpi de procesare;
6. Lucrul multivalută;
7. Creșterea satisfacției clienților;
8.
Caracterul
internațional
al
softwareului
și
compatibilitatea cu cel existent;
9. Considerații strategice;
10. Arhitectura modulară;
Slide 19
Lista criteriilor de selectie ERP continuare
11. Poziționarea furnizorului pe piața;
12. Implementarea tuturor proceselor dorite;
13. Timp de implementare scurt;
14. Independența față de platforme (SO, baze de date,
hardware);
15. Disponibilitatea instrumentelor de adaptare a
softwareului la nevoie;
16. Disponibilitatea unor soluții/funcționalități specifice
bisnissului/ramurii/domeniului de activitate;
17. Caracteristici inovative inclusiv în planul structurii
organizaționale;
18. Prelucrări în timp real;
19. Nivelul de securitate și integritate a datelor;
20. Flexibilitatea în creșterea numărului de utilizatori;
Slide 20
Modelarea deciziei de selectie ERP
(Sursa: Idea Group Publishing, 2002)
Slide 21
Sfaturi utile in luarea deciziei de selectie
- Analizati in detaliu ceea ce este acum bun in
functionarea afacerii si mai ales ceea ce nu merge suficient
de bine (cu accent deosebit pe obiective, respectiv pe ceea ce ati dori sa
introduceti nou in procesele existente, valoarea nou adaugata proceselor,
integrarea proceselor, reducerea complexitatii, etc);
- Apelati la un consultant independent ERP (vă poate
ajuta sa traduceti in termeni de specificatie tehnica planurile, problemele si
aspectele pozitive pe care le-ati identificat deja)
Slide 22
Sfaturi utile in luarea deciziei de selectie
- continuare
- Studiati cu atentie oferta de produse ERP (cu ajutorul
specialistului independent ERP selectati o serie un numar de maxim 3-5
produse, pe care le considerati ca raspund cel mai bine ori sunt fi apropiate
de cerintele dvs.)
Solicitati oferte detaliate de la furnizorii ERP
selectati, pe baza specificatieilor tehnice formulate deja.
-
- Nu va grabiti in luarea unei decizii (Discutati in detaliu
conditiile contractuale cu privire la toatele spectele legate de implementare:
analiza, aprobari, sedinte de proiect, managementul de proiect, serviciile de
instruire, serviciile de suport post implementare, precum si posibilitatea de a
avea access la dezvoltari de functionalitati suplimentare dupa finalizarea
implementarii proiectului)
Slide 23
Sfaturi utile in luarea deciziei de selectie
- continuare
Comunitatea ERP vă pune la dispozitie o baza de date
extinsă cu produse si furnizori de servicii precum si o
baza de date cu informatii utile legate de procesul de
selectie si de implementaere a unui sistem ERP.
Specialistii Comunitatii ERP vă stau la dispozitie in
procesul de implementare a sistemului ERP potrivit
afacerii/nevoilor dumneavoastră.
Slide 24
Agenda
1. Probleme/factori care fundamentează
decizia implementarii unui sistem ERP?
2. Obiectivele și etapele/fazele obligatorii
ale unui proiect ERP
3. Criterii fundamentale de selecție a celei
mai potrivite soluții
4. Strategii de implementare
5. Impactul sistemului asupra afacerii
Slide 25
Strategii de implementare
Strategiile de implementare sunt inflențate direct
de considerentele/motivația alegerii sistemului
ERP care să i se potrivească cel mai bine,
respectiv:
- Considerente tehnice (platforme învechite, aplicații multiple și
izolate, etc);
-Considerente operaționale (disfuncții la nivel de procese,
necesitatea reducerii costurilor operaționale, lipsa vizibilității
informaționale, etc);
- Considerente strategice (îmbunătățirea relației cu clienții,
restructurarea afacerii, standardizare multilocație, nevoia de eficiență și
integrare)
-
Costul
Slide 26
Strategii de implementare - continuare
-
-
-
1. Strategia cu riscuri minime
este specifică proiectelor de anvergură;
durează cca 2 ani pentru parcurgerea tuturor etapelor
nu este influențată de costuri, solicită resurse mari.
2. Strategia de buget
urmărește implementarea unui sistem cu buget cât mai mic;
simplifică la minim fazele (culegere informații, analiza ratei de
rentabilitate, cerere oferte, vizite la furnizori, demonstrare solutii,
luare decizie, negociere contract, instalare, configurare aplicații,
conversie date, dare în exploatare)
risc mare de eșec
3. Strategia “Big Bang”
metodologie rapidă, reunește fazele de bază (culegere informatii,
luare decizie, negociere contract, instalare, conversie date, dare in
exploatare);
timp f rapid de implemenatre, costuri reduse:
decizie impusă de top management, agresivă și dificilă
Slide 27
Agenda
1. Probleme/factori care fundamentează
decizia implementarii unui sistem ERP?
2. Obiectivele și etapele/fazele obligatorii
ale unui proiect ERP
3. Criterii fundamentale de selecție a celei
mai potrivite soluții
4. Strategii de implementare
5. Impactul sistemului asupra afacerii
Slide 28
Impactul sistemului asupra afacerii
-
-
1. Transformări organizaționale
în cultura organizațională (noi concepte, reguli,
metodologii, proceduri; standarde, codificări, documente);
în strategie (apar instrumente de convergență operațională și
strategică, se elimină granițele între departamente și funcțiuni );
în managementul proceselor afacerii (trecere de la
structura funcțională la cea orientată pe procese; noi instrumente
de gestiune, indicatori de masură, analiză și control, eficientizarea
alocării și gestiunii resurselor, leadership fara control);
în rolurile individuale (noi roluri, funcții, atribuții,
responsabilități. Proces sistematic de conștientizare și instruire,
nou stil de lucru, fluxuri și circuite informaționale noi, etc);
în tehnologia informațională (infrastructură IT complexă,
facilități multiuser, arhitectură complexă de date, integrarea
tehnologiilor de telecomunicații).
Slide 29
Impactul sistemului asupra afacerii continuare
2. Optimizări tehnologice
a) Sisteme informaționale strategice (sisteme care sprijină
sau contribuie la câștigarea sau îmbunătățirea poziției
competiționale );
b) Eforturi evolutive continue (creșterea productivității,
îmbunătățirea procesului decizional, managementul informațional,
Total Quality Management, inovație și creativitate în serviciul
clienților, schimbări manageriale eficiente, metode just in time,
managementul cunoștințelor, maangementul documentelor);
c) Business process Reengineering (BPR = un salt calitativ
de 100% prin procese și structuri noi pentru creșterea satisfacției
clienților, reducre costuri, utilizarea optimă a competențelor,
reducerea întârzierilor, ameliorarea valorii adăugate, creșterea
puterii de reacție, etc );
d) Comerțul electronic (e-commerce, e-business, m –comerce)
Slide 30
Impactul sistemului asupra afacerii continuare
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
3. Transformări culturale și profesionale
Trecerea de la departamente la echipe de proiecte;
Modificarea postului de lucru de la sarcini simple la lucrări
multidimensionale;
Salariații nu mai sunt controlați ci împuterniciți cu drepturi de
acces și putere de decizie;
Măsurarea performanțelor și acordarea compensațiilor are la
bază rezultate concrete ci nu activități desfășurate;
Schimbarea criteriilor de avansare de la performanță la
abilități profesionale;
Valorile nu mai sunt protejate ci devin productive;
Statutul managerilor migrează de la supervizori la antrenori, ei
nu se mai ocupă de înregistrarea rezultatelor ci devin lideri;
Procesul de instruire devine continuu și adaptat cerințelor.