Электронная таблица EXCEL

Microsoft Excel

Электронные таблицы Microsoft Excel предназначены для создания и редактирования табличных документов, создания диаграмм, простых баз данных, анализа данных.

Рабочее окно Excel

Адрес ячейки

Объекты электронной таблицы

Номер столбца Номер строки Ячейка Строка Строка формул Столбец Блок ячеек

Основные параметры электронных таблиц      Ячейка – элементарный объект электронной таблицы, расположенный на пересечении столбца и строки. Строка – все ячейки, расположенные на одном горизонтальном уровне.

Столбец – все ячейки, расположенные в одном вертикальном ряду таблицы.

Диапазон ячеек – группа смежных ячеек, которая может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также из совокупности ячеек, охватывающих прямоугольную область таблицы.

При работе на компьютере электронная таблица существует в форме рабочего листа, который имеет имя(например, Лист1). Рабочие листы объединяются в книги.

Имена объектов электронной таблицы

    Строка: заголовки строк представлены в виде целых чисел, начиная с 1.

Столбец: заголовки столбцов задаются буквами латинского алфавита сначала от A до Z, затем от АА до AZ, от ВА до ВZ и т.д.

Ячейка: адрес ячейки определяется ее местоположением в таблице, и образуется из заголовков столбца и строки, на пересечении которых она находится. Сначала записывается заголовок столбца, а затем номер строки. Например: А3, D6, АВ46 и т.д.

Диапазон ячеек: задается указанием адресов первой и последней его ячеек, разделенных двоеточием. Например: адрес диапазона, образованного частью строки 3 – Е3:G3; адрес диапазона, имеющего вид прямоугольника с начальной ячейкой F5 и конечной ячейкой G8 – F5:G8.

Типы данных

Текстовый тип данных

  Текстовые данные представляют собой некоторый набор символов. Если первый из них является буквой, кавычкой, апострофом или пробелом, либо цифры чередуются с буквами, то такая запись воспринимается как текст.

Действия над текстовыми данными производятся аналогично действиям над объектами в текстовом процессоре.

 Пример текстовых данных: Расписание занятий 8 «А» класс ‘’236 001 счет

Типы данных

Числовой тип данных

  Числовые данные представляют собой последовательность цифр, которые могут быть разделены десятичной запятой и начинаться с цифры, знака числа (+ или -), или десятичной запятой. Над числовыми данными в электронной таблице могут производиться различные математические операции.

 Пример числовых данных: 232,5 -13,7 +100 ,345

Тип данных

Тип данных – даты

  Этот тип данных используется при выполнении таких функций, как добавление к дате числа, получение разности двух дат, при пересчете даты. Например вперед или назад. Пересчет чисел в даты производится автоматически в зависимости от заданного формата. Табличный процессор позволяет представлять вводимые числа как даты несколькими способами.

Пример. Представление дат в разных форматах: 4 июня 1989 06.98

Июнь 2001 4 июня 04.06. Июнь

Формат данных

  

Процентный формат данных

Процентный формат обеспечивает представление числовых данных в форме процентов со знаком %.

Например, если установлена точность в один десятичный знак, то при вводе числа 0.257 на экране появится 25.7%, а при вводе числа 257 на экране появится 25700.0%.

Денежный формат

Денежный формат обеспечивает такое представление чисел, при котором каждые три разряда разделены пробелом, а следом за последним десятичным знаком указывается денежная единица размерности – «р» (рубли). Например, число 12345 будет записано в ячейке как 12345 р.

Понятие формулы

 

Ввод формулы начинается со знака

равенства. Если его пропустить, то вводимая формула будет воспринята как текст. В формулы могут включаться числовые данные, адреса объектов таблицы, а также различные функции.

Различают арифметические (алгебраические) и логические формулы.

Арифметические формулы

 

Арифметические формулы аналогичны математическим соотношениям. В них используются арифметические операции (сложение «+», вычитание «-», умножение «*», деление «/», возведение в степень «^».

При вычислении по формулам соблюдается принятый в математике порядок выполнения арифметических операций .

Пример вычисления по арифметическим формулам

   Пусть в С3 введена формула =А1+7*В2, а в ячейках А1 и В2 введены числовые значения 3 и 5 соответственно.

Тогда при вычислении по заданной формуле сначала будет выполнена операция умножения числа 7 на содержимое ячейки В2 (число 5) и к произведению (35) будет прибавлено содержимое ячейки А1 (число 3).

Полученный результат, равный 38, появится в ячейке С3, куда была введена эта формула.

1

Ответьте на вопросы



Какой результат будет получен в ячейках с формулами?

3 2 4

Задания для выполнения

   

№

Откройте электронную таблицу Microsoft Excel.

Выделите столбец В (чтобы выделить весь столбец, надо щелкнуть мышкой на его заголовок), и выполните заливку столбца желтым цветом.

Выделите строку 3 (чтобы выделить всю строку, надо щелкнуть мышкой на ее номер) и выполните заливку строки красным цветом.

Создайте новый файл. Составьте в нем следующую таблицу:

Дата Название Количеств о Цена Доля в %

1 25.02.02

Книги 25 2558р Установите следующие форматы данных в ячейках (Формат 35% →Ячейка) :

№

общий формат

Дата

формат Дата

Название

– текстовый формат

Количество

– числовой формат

Цена

– денежный формат

Доля в %

процентный формат.

Исключи лишнее слово:

текст

рисунок число формула

Основные информационные объекты

Какой вид будет иметь в ячейке С2 формула для нахождения расстояния?

=A2*B2 1.

2.

3.

4.

=V*T =A2*B2 =60*3 A2*B2

Относительные, абсолютные и смешанные ссылки

Относительная ссылка

-

адрес ячейки, автоматически изменяющийся копировании формулы при

Относительные ссылки

 Относительная ссылка – автоматически изменяющаяся при копировании формулы ссылка.

Пример: Относительная ссылка записывается в обычной форме, например F3 или столбца и номер строки.

E 7. Во всех ячейках, куда она будет помещена после ее копирования, изменятся и буква

Относительная ссылка используется в формуле в том случае, когда она должна измениться после копирования.

В ячейку С ссылки. 1 введена формула, в которой используются относительные Копировать формулу можно «растаскивая» ячейку с формулой за правый нижний угол на те ячейки, в которые надо произвести копирование.

Посмотрите, Как изменилась Формула при Копировании.

Абсолютная ссылка Записывается с символом $ перед буквенной и числовой частью.

Адрес ячейки при копировании формулы не изменяется.

Абсолютные ссылки

 Абсолютная ссылка – не изменяющаяся при копировании формулы ссылка.

Абсолютная ссылка записывается в формуле в том случае, если при ее копировании не должны изменяться обе части: буква столбца и номер строки. Это указывается с помощью символа $, который ставится и перед буквой столбца и перед номером строки.

Пример: Абсолютная ссылка: $ А $6 . При копировании формулы =4+ $A$6 во всех ячейках, куда она будет скопирована, появятся точно такие же формулы.

В формуле используются абсолютные ссылки Обратите внимание, что при копировании формулы на другие ячейки, сама формула не изменятся.

Записывается с символом $ только перед буквенной частью

Смешанные ссылки

Записывается с символом $ только перед числовой частью

Смешанные ссылки

  Смешанная ссылка используется, когда при копировании формулы может изменяться только какая-то одна часть ссылки – либо буква столбца, либо номер строки. При этом символ $ ставится перед той частью ссылки, которая должна остаться неизменной.

Пример: Смешанные ссылки с неизменяемой буквой столбца: $C8, $F12; смешанные ссылки с неизменяемым номером строки: A$5, F$9.

Автоматизация при создании таблиц. Автозаполнение

Автозаполнение применяется если в строке или столбце содержатся: Одни и те же числа или текст; Числовой ряд (арифметическая или геометрическая прогрессия); Стандартные списки (например, названия дней недели).

Автозаполнение строки одинаковыми числами

Шаг 1. Ввод числа в первую клетку.

Шаг 2. Буксировка курсора автозаполнения вдоль строки.

Автозаполнение. Арифметическая прогрессия

1.

Ввести первые два значения прогрессии пометить эти две клетки.

2.

Буксировать курсор автозаполнения вдоль строки.

Автозаполнение. Геометрическая прогрессия

1.

2.

3.

4.

Заполнить первую клетку; Пометить ряд клеток в строке или столбце, в которых должна быть прогрессия; [Правка] - [Заполнить] - [Прогрессия…]; Выбрать тип прогрессии «геометрическая», задать шаг, конечное значение и щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопке «OK» всплывающей панели «Прогрессия».

Автосуммирование

Позволяет автоматически вычислять строку (столбец) с итоговыми суммами.

1.

2.

Пометить строку для сумм Выбрать пиктограмму Автосумма

Форматирование таблицы

Форматирование таблицы включает: Форматирование ячеек; Форматирование строк; Форматирование таблицы в целом

Форматирование ячеек

Форматирование ячеек включает задание: Формата числа; Выравнивание текста в ячейке; Задание параметров шрифта; Задание границ ячейки; Заливку ячеек (цвет); Введение защиты ячейки;

Параметры форматирования ячеек таблицы

Условное форматирование ячеек таблицы 1.

2.

3.

Можно задать особые параметры формата ячеек (например, другой цвет ячейки) в таблице при выполнении какого-либо условия (например, >100). Для этого: Пометить ячейки таблицы; [Формат]–[Условное форматирование…]; Задать условия и вид форматирования.

Примечания к ячейкам

1.

2.

3.

К любой ячейке таблицы можно создать примечание (комментарий). Для этого: Пометить ячейку.

[Вставка] – [Примечание].

Ввести текст примечания.

Форматирование строк/столбцов Форматирование строк(столбцов) включает: Настройку высоты строк (ширины столбцов); Автоподбор высоты строк (ширины столбцов).

Автоформат таблицы

При форматировании таблицы в целом выбирается один из стандартных видов внешнего оформления таблицы. Для этого: Пометить форматируемую область таблицы; [Формат] - [Автоформат] - [<Тип формата>].

Автоформат таблицы. Пример.

Построение диаграмм

1.

Пометить строку с подписями для оси Х и строки с данными

Построение диаграмм

Вставка Диаграмма Задать атрибуты диаграммы (подписи осей, название диаграммы, легенду и т. д.) в ходе диалога.

12 000р.

10 000р.

8 000р.

6 000р.

4 000р.

2 000р.

-р.

И ю ль

Доходы/расходы за 2003г.

А вг ус т С ен тяб рь О ктяб рь Н оя бр ь Д ек аб рь Доходы Расходы Сальдо

Базы данных

Можно использовать таблицу как базу данных, так как в Excel предусмотрены средства сортировки и поиска данных в таблице по критериям, задаваемым пользователем, имеются средства интерфейса пользователя (формы) для работы с данными в таблицах.

Базы данных. Сортировка записей

Пометить таблицу базы данных; [Фильтр] – [Автофильтр]; Открыть меню в столбце; Выбрать пункт «Сортировка по возрастанию (убыванию)»

Базы данных. Поиск записей

Выбрать пункт подменю «Условие» На всплывающей панели «Пользовательск ий автофильтр» устанавливаем условия отбора записей

Анализ данных

Количество строк и столбцов таблицы и количество поставщиков или потребителей может быть очень велико (несколько сотен). Это затрудняет оценку итогов деятельности непосредственно по данным, приведенным в таблице.

Анализ данных

В результате анализа часто требуется получить в сжатом виде данные по потребителям (фирмам): Сколько каждой фирмой закуплено товаров за месяц по видам продукции; Какая сумма фирмой уже выплачена; Сколько фирма еще должна выплатить.

Анализ данных. Исходная таблица данных.

Дата 01.янв 01.янв 01.янв 01.янв 02.янв 02.янв 02.янв 03.янв 03.янв Наим.организ.

ВИЛАРД КАРАТ КОНДАС ЛИГА ЛОРА СОЛО ТИГ АЛЬЯНС АННА-МАРИЯ Кол.0.5

50 80 50 20 100 50 50 50 200 Цена 2,45 2,4 2,45 2,5 2,6 2,3 2,5 2,5 2,4 Сумма 1470 2304 1470 600 3120 1380 1500 1500 5760 Кол. 1.0

Цена 20 10 4,4 4,3 Сумма 0 0 79,2 0 38,7 0 0 0 0 Всего 1470 2304 1549,2 600 3158,7 1380 1500 1500 5760 Дата 15.янв 05.янв 07.янв Оплата 1400 1000 3000 Остаток 70 2304 549,2 600 158,7 1380 1500 1500 5760

Результат анализа

Создание сводной таблицы

Сводная таблица может включать результаты анализа сразу по двум показателям, например, содержать сводные данные о закупках или отгрузке продукции одновременно по фирмам и по датам.

Пример сводной таблицы

Наим.орг.

АЛЬЯНС АННА-МАРИЯ Итог Сумма по полю Всего Итог Сумма по полю Оплата Итог Сумма по полю Остаток Данные Сумма по полю Всего Сумма по полю Оплата Сумма по полю Остаток Сумма по полю Всего Сумма по полю Оплата Сумма по полю Остаток 01.я нв 02.я нв 03.я нв 125 04.я нв 05.я нв Дата 06.я нв 07.я нв 08.я нв 09.я нв 10.я нв Общий итог 125 125 109 2.5

575 125 450 543 200 216 5 120 343 204 5 122.

5 499 122.

5 499 109 2.5

230 230 820 850 492.

5 390 820 850 492.

5 390 125 1092.5

1092.5

567 567

Решение задач. Подбор параметра.

Excel включает средства, позволяющие автоматически подбирать значения параметров, при которых достигается заданное значение какого-либо показателя, связанного функционально с этим параметром (например, достигать заданную прибыль при подборе значения накладных расходов)

Пример таблицы

В этой таблице приведена калькуляция расходов и доходов от издания книги. Прибыль от издания книги зависит от тиража, % накладных расходов, цены и себестоимости.

Решение задач. Подбор параметра.

Решение задач. Подбор параметра Пометить целевую ячейку; [Сервис] – [Подбор параметра...]; В появившейся диалоговой панели «Подбор параметра» внести: - в окно «Установить в ячейке:»- адрес целевой ячейки; - в окно «Значение:» - желаемое значение в целевой ячейке; - в окно «Изменяя значение ячейки:» - адрес изменяемой ячейки;