Slide 1

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 2

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 3

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 4

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 5

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 6

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 7

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 8

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 9

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 10

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 11

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 12

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 13

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 14

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 15

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 16

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 17

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 18

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 19

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 20

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 21

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 22

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 23

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 24

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 25

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 26

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова


Slide 27

МОДУЛ II
ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ
НА ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ,
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЕКСПЕРТИЗА И
НАУЧНО – ТЕХНИЧЕСКА
ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИТЕ

ИЗТОЧНИЦИ ЗА КОМПЛЕКТУВАНЕ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ
А. Държавни и общински институции
 административни документи
(общоадминистративни и специализирани)
 научно-технически документи
Б. Документи от личен произход
В. Документи и копия на документи от чужбина

Основен източник за комплектуване на
Националния архивен фонд (НАФ) са
определените за постоянно запазване
документи, създадени от дейността на

държавните

общинските
и

институции

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативната база за комплектуването на
НАФ с документи на държавните и общинските
институции се осигурява от Закона за НАФ и
Наредбата за реда за организирането,
обработването, експертизата, съхраняването и
използването на документите в учрежденските
архиви на държавните и общинските
институции.

2. Комплектуването като основен архивен
процес е системно попълване на държавните
архиви с документи в съответствие с техния
профил.
3. Комплектуването включва:
 определяне на източниците
за комплектуване;
 определяне на състава на
документите, подлежащи на
приемане в държавните
архиви в резултат от
извършена експертиза и
научно-техническа
обработка.

4. Определянето на фондообразувателите и
разпределянето на документите по фондове се
нарича фондиране. То включва следните
процеси:
 определяне самостоятелността на
фондообразувателя и на фонда;
 определяне на хронологичните граници на
фонда;
 определяне на фондовата принадлежност на
документите.
5. Държавните и общинските институции са
включени в списък на действащите
фондообразуватели на държавните архиви.

ІІ. ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ
“АРХИВИ”
1. Институцията, която осъществява държавната
политика по комплектуването на НАФ с документи,
е Държавна агенция “Архиви”.
2. Функциите на агенцията по отношение на
фондообразувателите имат надведомствен
характер:
 издадените от Държавна агенция “Архиви”
методически указания, инструкции и
разпореждания относно документите – обект на
НАФ, са задължителни за всички държавни и
общински институции;
 председателят определя критериите за експертиза
на ценността на документите и документите за
постоянно запазване;

председателят контролира изработването на
номенклатури на делата или списъци на
видовете документи със срокове за съхраняване;
 председателят утвърждава предложените
срокове за временно съхранение на документите
в държавните и общинските институции до
предаването им в държавен архив съгласно
номенклатурите на делата или списъците на
видовете документи извън тези, посочени в
нормативни актове.


ІІІ. ДЪРЖАВНИ АРХИВИ – НАУЧНОМЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ

1. Структурите на ДАА, които
работят пряко с държавните и
общинските институции, са
държавните архиви.

2. Държавните архиви осъществяват научнометодическо ръководство и контрол на
организацията на работата с документите,
тяхното опазване и използване в държавните
и общинските институции.

Научно-методическото ръководство се
осъществява чрез:
 курсове, инструктажи и
консултации;
 експертно-методическа помощ при
разработване на номенклатури на
делата и списъци на видовете
документи със срокове за съхраняване;
 консултации при създаване и организиране на
учрежденски архив;
 консултации при разработване на вътрешни правила за
дейността на учрежденския архив;
 експертно-методическа помощ при експертизата на
ценността на документите, съставяне и оформяне на
описите;
 експертно-методическа помощ при съставяне на актове
за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на
съхранение.

ІV. ДЪРЖАВНИ И ОБЩИНСКИ ИНСТИТУЦИИ
1. Отговорността за организирането, опазването,
текущото използване, експертизата и научнотехническата обработка на документите,
предаването в държавен архив на част от тях и
унищожаване на неценните документи носи
органът на управление (ръководителят) на
институцията.
2. За целта ръководителят е длъжен да:
 създаде деловодна служба;
 назначи постоянно действаща експертна комисия;
 създаде учрежденски архив с достатъчна архивохранилищна
площ и необходимо оборудване;
 осигури длъжностно лице,
отговарящо за учрежденския
архив.

V. ЕКСПЕРТНИ КОМИСИИ

За организирането, осъществяването и контрола
на процесите по комплектуването и експертизата
на ценността на документите са изградени
експертни комисии на три нива – в държавните и
общинските институции, в държавните архиви и
към председателя на Държавна агенция
“Архиви”:
1. Постоянно действащи експертни комисии
(ПДЕК);
2. Експертно-проверочни комисии (ЕПК);
3. Централна експертно-проверочна комисия
(ЦЕПК).

VІ. КОНТРОЛНА ДЕЙНОСТ НА
ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ В
ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ
ИНСТИТУЦИИ










Държавните архиви осъществяват контрол в държавните
и общинските институции чрез:
планови (основни и контролни), извънредни и
инцидентни проверки;
утвърждаване на изготвените номенклатури на делата
или списъци на видовете документи със срокове за
съхраняване;
утвърждаване на описите;
съгласуване на вътрешни правила за дейността на
учрежденските архиви;
становища по изпратени актове за унищожаване на
неценни документи с изтекъл срок на съхранение.

VІІ. ДОКУМЕНТИ – СЪЗДАВАНЕ,
ФУНКЦИИ, ВИДОВЕ

1. Документ е материален обект с информация,
фиксирана върху какъвто и да е носител,
създадена/получена и запазена от организация
или лице при изпълнение на задължения,
определени със закон или произтичащи от
действие.
2. Създаване (съставяне и оформяне) на
документите.
3. Функции на документите: информационна,
социална, комуникационна, управленска,
правна, историческа, културна и др.
4. Видове документи.

VІІІ. ДЕЛОВОДСТВО
1. Деловодството организира работата с текущите
документи на институцията до предаването им в
учрежденския архив.
2. Основни задачи:
 регистрация на изходящи, входящи и част от
вътрешните документи;
 насочване на документите и осъществяване на контрол
по изпълнение на сроковете;
 извършване на справки по документите;
 формиране на делата по действащата номенклатура;
 предаване на приключените дела в учрежденския
архив.
3. Видове деловодство – централизирано,
децентрализирано и смесено.

ІХ. КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ
ФОНД. НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА. СПИСЪК
НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА
СЪХРАНЯВАНЕ
1. Документалният фонд на
институцията е съвкупността от
всички документи, образувани
при осъществяването на нейната
дейност.
2. Основно средство за
класификация на документите в
институцията е номенклатурата
на делата или списъкът на
видовете документи със срокове
за съхраняване.

3. Номенклатура на делата със срокове за
съхраняване.
3.1. Номенклатурата на делата е систематичен
списък на наименованията на делата, които
предстои да се образуват от дейността на
институцията с посочени срокове за
съхраняването им и обхваща всички явни
документи, независимо от носителя, групирани
в съответствие с класификационната схема.
3.2. Видове номенклатури: примерни, типови и
индивидуални.
4. Съставяне на номенклатури на делата.
5. Списъци на документи със срокове за
съхраняване.
6. Внедряване и актуализиране на
номенклатурата на делата/списъка на
документите със срокове за съхраняване.

Х. ФОРМИРАНЕ (ОБОСОБЯВАНЕ) НА ДЕЛАТА
ПО НОМЕНКЛАТУРА
Формирането на делата се извършва чрез
групиране на документите в съответствие
със заглавията в номенклатурата на
делата.

ХІ. УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ
1. За организирането, съхраняването,
използването, експертизата, обработването и
предаването на документите, ръководните органи
на държавните и общинските институции
създават учрежденски архиви.

2. Учрежденският архив има следните функции:
 приемане на документи;
 регистриране на приетите документи;
 създаване на справочен апарат към
документите;
 предоставяне на документите за използване и
справки;
 извършване на междинна и окончателна
експертиза;
 съхранение на документи;
 предаване на ценните документи в съответния
държавен архив.

ХІІ. ЕКСПЕРТИЗА НА ЦЕННОСТТА НА
ДОКУМЕНТИТЕ
1. Експертизата е процес на определяне на
ценността на документите въз основа на
научнообосновани критерии с цел
категоризирането на едни документи за
постоянно запазване и други за
унищожаване.
2. Експертизата включва следните етапи:
 текуща;
 междинна;
 окончателна.

3. Критерии за определяне ценността на
документите са:
3.1. Съдържание на документа (значимост
на информацията, пълнота на информацията,
повторяемост на информацията, цялостност и
завършеност на текста, интензивност на
документиране на събитието);
3.2. Вид на документа;
3.3. Оригиналност и оформление;
3.4. Значимост на институцията, автора и
събитието;
3.5. Време и място на създаване на документа;
3.6. Физическо състояние на документа;
3.7. Комплектност и пълнота;
3.8. Юридическа сила на документа.

ХІІІ. МЕЖДИННА
ЕКСПЕРТИЗА

1. Междинната експертиза
включва:
 заделяне на неценни
документи с изтекъл
срок на съхранение;
 заделяне на документи
за постоянно запазване.

2. Резултати:
 акт за унищожаване
на неценни документи
с изтекъл срок на
съхранение;
 работен опис на
ценните документи.

ХІV. ОКОНЧАТЕЛНА 1. Окончателната експертиза
се извършва от ПДЕК след
ЕКСПЕРТИЗА
изтичане на посочения в
ЗНАФ срок на запазване на
документите, отразяващи
основните дейности в
държавните и общинските
институции и предварително
съгласуване със съответния
държавен архив.
2. Окончателната експертиза включва:
 полистен преглед на делата със знак “П”;
 полистен преглед на делата със знак “ЕК”;
 преглед на документите с дългосрочно
справочно значение;
 определяне на делата, неподлежащи на
запазване.

3. Описание на архивните единици, научнотехническа обработка и систематизация.
4. Резултати от окончателната експертиза:
 инвентарен опис на документи за постоянно
запазване;
 опис на документи с дългосрочно справочно
значение;
 опис на документи, определени като неценни
 класификационна схема;
 историческа справка;
 протокол на експертната комисия.
5. Определените за постоянно запазване
документи се предават в съответния
държавен архив.

Документ

Архивен документ

Класификация
Дело

Архивна единица

Документален фонд

Архивен фонд

Експертиза

Номенклатура на делата

Учрежденски архив

ПДЕК

Инвентарен опис

Съхранение

Държавен архив

ЕПК/ЦЕПК

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО

Петър Пейков, Станимира Делева,
Ценка Пекова, Даниела Берберова,
Любов Генчева, Десислава Николова,
Росица Ставрева, Стефка Василева,
Владимир Владимиров и Десислава
Лилова