Transcript ЗАПРОГРАММИРОВАННЫЙ УСПЕХ Построение современных информационных хранилищ с оптимизацией бизнеспроцессов (на платформе IBM FileNet) www.iba.by Что такое ECM? Многообразие данных Веб сайты Формы Создание Электронные документы Печатные формы Хранение Поиск Бумажные документы Изображения Контроль Эл.

ЗАПРОГРАММИРОВАННЫЙ УСПЕХ
Построение современных
информационных хранилищ
с оптимизацией бизнеспроцессов
(на платформе IBM FileNet)
www.iba.by
Что такое ECM?
Многообразие данных
Веб сайты
Формы
Создание
Электронные документы
Печатные
формы
Хранение
Поиск
Бумажные документы
Изображения
Контроль
Эл. почта
Приложения
Факсы
Другие
репозитории
Известно, что 80% объемов данных, используемых и порождаемых бизнес-процессами, не имеют
четко выраженной структуры и только 20% являются структурированными и могут поддерживаться
системами управления базами данных.
Почему IBM FileNet?
Игроки на рынке решений ECM
Gartner, 2012
IBA Group – компетенции по FileNet
 Начало работы с IBM FileNet – 2008
 Партнёрские статусы: IBM FileNet Reseller, Value-Add Reseller (VAR) and
Service Provider
 7 сертифицированных FileNet специалистов
 Более 300 Java разработчиков
Эра архивов
Хранилища и архивы – предпосылки
 Накопилось! Темпы роста данных +40% в год
 Нагрузка на оперативные системы
 Регламент ведения делопроизводства
 Необходимо исполнять политики хранения
Все созданные документы подлежат:
– хранению на протяжении различных сроков
– уничтожению по истечению срока хранения
Архивное дело: Назначение системы
 Ведение электронного архива организации
 Учет и хранение дел и документов,
вышедших из оперативного делопроизводства
 Разграничение доступа пользователей к
функциям и ресурсам электронного архива
 Обеспечение сохранности документов,
повышения эффективности их использования
Архивное дело: Структура данных
Структура данных
 Документы образуют дела
 Дела систематизированы по каталогам:
 Номенклатуры дел структурных подразделений
 Описи дел различных типов
 Акты на удаление в зависимости от статей и сроков хранения
Архивное дело: Роли пользователей
Категории доступа к системе:
– Архивариус
– Библиотекарь
– Читатель
– Администратор
Основные процессы:
 Заявки на доступ к электронным копиям документов
 Выдача и возврат копий на бумажных носителях
 Формирование описей дел на основе итоговых номенклатур дел
 Утверждение актов на выделение к уничтожению
 Работа с составом номенклатур дел
 Проверка заполнения архивных данных
Архивное дело: Основные функции
Формирование и оформление дел из различных источников
Ведение номенклатур и описей дел, систематизация дел
Контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению
Доступ пользователей к документам архива, контроль выдачи дел
Топографирование архивного хранилища
Поиск документов и дел
Архивное дело:
Интерфейс пользователя
Главный навигатор и выбор каталога дел
1
2
3
4
5
Архивное дело:
Ввод данных в систему
Карточка ввода
Архивное дело:
Ввод данных в систему
 Автоматический ввод данных из внешних систем
 Реализация архитектуры SOA
XML











Заголовок дела
Дата заведения дела
Наименование организации
Наименование структурного подразделения
Регистрационный номер
Статья хранения
Срок хранения лет
Краткое содержание
Топографический указатель
….
Файлы документов
Архивное дело:
Каталог Номенклатуры дел
Каталог номенклатуры дел
Архивное дело:
РК Номенклатуры дел
Регистрационная карточка номенклатуры дел
Печатная форма
Архивное дело:
Роль читателя – Заявка на доступ
Регистрационная карточка документа – оформление доступа
Архивное дело:
Роль читателя – Заявка на доступ
Регистрационная карточка документа – оформление доступа
Архивное дело:
Работа с бумажным архивом
Выдача и возврат бумажных документов
Архивное дело:
Работа с бумажным архивом
Топографирование физического архива
 хранение информации о структуре физического хранилища
 привязка электронных документов к месту расположения бумажных
Архивное дело: Функции поиска
Фильтрация содержимого каталогов по параметрам
Архивное дело: Функции поиска
Расширенный поиск
Архивное дело: Функции поиска
Расширенный поиск – построение запроса
Архивное дело: Печатные формы
Печатные формы для объектов архива:
Экспорт информации об объектах системы в типовые документы Word
 Акт о выделении документов к уничтожению
 Внутренняя опись документов дела
 Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10
лет) хранения
 Годовой раздел сводной описи дел по личному составу
 Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения
 Карточка архивного фонда
 Лист-заверитель годового раздела сводной описи
 Лист-заверитель дела
 Лист-заверитель описи
 Лист использования
 Итоговая запись к номенклатуре дел организации
 Номенклатура дел организации
 Номенклатура дел структурного подразделения
 Обложка дела
 Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу структурного подразделения
 Титульный лист описи
Заключение
 Система «Архивное дело» - типовое решение
 Возможность доработки под нужды организации
 Простой и понятный интерфейс
 Мощный функционал
 Ориентировано на
крупные организации
Post scriptum
Наши решения на платформе IBM FileNet
Система «Архивное Дело»
Модуль сканирования (ABBYY)
Система Электронного Документооборота
Мобильный клиент (iPad)
Кредитный конвейер
ЗАПРОГРАММИРОВАННЫЙ УСПЕХ
Спасибо за внимание!
СП ЗАО «Международный
деловой альянс» (IBA)
ул. М. Богдановича, 155, 220040,
г. Минск, Республика Беларусь
Тел.: +375 17 217 33 33
Факс: +375 17 217 32 32
E-mail: [email protected]
www.iba.by