Transcript Лабораторно-практичне заняття № 2 “Оформлення інформаційнодовідкових документів” Мета: •вивчити правила оформлення документів згідно Примірної інструкції з діловодства; • навчити правильно складати та оформлювати інформаційнодовідкові документи.

Лабораторно-практичне заняття № 2
“Оформлення інформаційнодовідкових документів”
Мета:
•вивчити правила оформлення документів згідно Примірної
інструкції з діловодства;
• навчити правильно складати та оформлювати інформаційнодовідкові документи у програмі MS Word та виводити їх на друк;
• розвивати охайність та відповідальність до оформлення
документів
Обладнання:
•
чисті аркуші паперу формату А4
•
зразки документів
•
персональний комп’ютер з програмою MS Word
•
принтер
ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ
1.
Опрацюйте теоретичні відомості.
2. Ознайомтесь з зразком службового листа [1, С. 144].
4. Виконайте п. 1 практичного завдання.
5. Ознайомтесь із зразком протоколу [1, С. 148].
6. Виконайте п. 2 практичного завдання.
7. Дайте відповіді на контрольні запитання.
.
ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ
Інформаційно-довідкові документи містять інформацію про фактичний стан справ у
закладах, що є підставою для прийняття розпорядчих документів [1, С. 64].
До них відносяться:
Службовий лист – це різні за змістом документи, що об’єднуються єдиним способом
передачі текстів (пересилання поштою).
Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата інформують про
направлення йому документів, що додаються до листа.
Телефонограма – це довідково-інформаційний документ, який, передається
телефоном, фіксується у спеціальній книзі (журналі) і містить розпорядження,
інформацію вищих органів.
Телеграма – це узагальнена назва довідково-інформаційних документів, для пересилання
яких використовується телеграф.
Протокол – це службовий документ із записом ходу обговорення питань та рішень,
ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів.
Витяг із протоколу – це копія частини оригіналу протоколу.
Довідка – це документ, який містить опис чи підтвердження тих або інших фактів та подій.
Доповідна записка – це службовий документ, адресований керівнику даної або вищої за
рангом організації, який містить детальний виклад будь-якого питання з висновками та
пропозиціями.
Пояснювальна записка – адресований керівникові установи документ, у якому
міститься інформація про певний факт чи подію у вигляді прохання і
повідомлення з висновками і пропозиціями.
Службова записка – це документ, що містить виклад якого-небудь питання з
висновками і пропозиціями, що виходять із структурного підрозділу або посадової
особи і направляються будь-кому із адресатів в середині підприємства, крім
прямих керівників.
ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ
1.
Оформити службовий лист на аркуші паперу формату А4:
2.
Прочитайте документ. Відредагуйте текст, проаналізуйте помилки,
допишіть та оформіть відсутні реквізити, згідно Примірної інструкції з
діловодства, за допомогою програми MS Word та роздрукуйте його:
ЛІТЕРАТУРА
1.
Гуревич Р.С., Кадемія М.Ю., Черниш Т.М., Шевченко Л.С. Діловодство:
Навчальний посібник. Частина І. Сучасні ділові папери. – Вінниця: ВМВПТУ, 2007.
– 184 с.
2.
Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для
ділової людини / Уклад.: Н.Г. Горголюк, І.А. Казімірова; За ред.
В.М. Бріціна. – К.: “Довіра”, 2007. – 687 с.
3.
Вербицька Т.С., Чіннікова В.П. Секретарська справа та сучасне
справочинство. – Львів: Оріяна-Нова, 2001. – 392 с.
КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ
1.
Дати визначення поняттю “службовий лист” та його реквізити.
2.
На яких бланках оформляються службові листи?
3.
Дати визначення поняттю “телефонограмма”.
4.
Дати визначення поняттю “телеграма”.
5.
Дати визначення поняттю “протокол”.
6.
Дати визначення поняттю “доповідна записка” та її реквізити.