Transcript КОНФИГУРАЦИЯ «Инвентаризация имущества» Автоматизация проведения инвентаризаций имущества с применением методов штрихового кодирования «1С: Предприятие 8» Данное программное решение ориентировано на организации (в т.ч.

КОНФИГУРАЦИЯ
«Инвентаризация имущества»
Автоматизация проведения инвентаризаций
имущества с применением методов
штрихового кодирования
«1С: Предприятие 8»
Данное программное решение ориентировано на
организации (в т.ч. государственного сектора), нуждающиеся
в автоматизации процедур проведения инвентаризаций
имущества на основе применения методов штрихового
кодирования.
Основным методом идентификации подлежащего
инвентаризации объекта является считывание заранее
помещенной на объект (наряду с инвентарным номером)
этикетки с уникальным штриховым кодом.
Считывание штрихового кода этикетки осуществляется
специальным мобильным устройством, оснащенным
считывателем штриховых кодов – терминалом сбора
данных, который позволяет хранить в памяти данные как о
количестве отсканированных штриховых кодов, так и
информацию о текущих остатках, местонахождении,
стоимости объектов согласно сведениям, загруженным из
программы бухгалтерского учета (либо введенным
пользователем).
Виды учитываемого имущества
• Основные средства (инвентарные объекты), в т.ч.
арендованные или переданные во временное пользование
(распоряжение);
• Нематериальные активы ;
• Материальные запасы, товары, готовая продукция и т.д.;
•
•
•
Дополнительно можно организовать учет:
составных частей инвентарных объектов;
вложений во внеоборотные активы;
объектов строительства;
•
оборудования к установке.
Счета бухгалтерского учета имущества
Ведение аналитического учета наличия имущества организовано в разрезе типов
счетов и счетов бухгалтерского (в т.ч. бюджетного) учета. Пользователь может
вводить новые счета, либо использовать счета, загруженные автоматически из
программы бухгалтерского (в т.ч. бюджетного) учета.
Формирование счетов бухгалтерского учета
•
•
•
Счета бухгалтерского учета имущества формируются в автоматическом режиме
при загрузке сведений о наличии имущества из файла обмена данными либо
вводятся пользователем в ручном режиме.
Счета бухгалтерского учета имущества вводятся отдельно для каждой
организации, по которой ведется учет имущества.
Соответствие счета бухгалтерского учета типу учитываемого имущества
указывается пользователем.
Формирование штриховых кодов
Процедура формирования уникальных штриховых кодов для каждого
учитываемого объекта осуществляется как в автоматическом режиме при загрузке
из файла обмена данными, так и в ручном режиме. Для каждого отдельного
объекта автоматически формируется один штриховой код (EAN13). В ручном
режиме ввода количество формируемых штриховых кодов не ограничено.
Загрузка данных о наличии имущества
•
•
Первоначальная загрузка данных о наличии имущества осуществляется с
использованием файла обмена формата Microsoft Excel.
Формат файла предельно прост и должен содержать в соответствующих ячейках
основные сведения о материальной ценности :
–
–
–
–
–
–
–
–
–
инвентарный (номенклатурный) номер;
наименование, заводской номер, № паспорта, год выпуска;
единица измерения;
счет бухгалтерского учета;
вид материальной ценности;
материально-ответственное лицо;
местонахождение материальной ценности;
количество;
стоимость.
•
•
Файл с данными обрабатывается с
использованием специальных встроенных
механизмов 1С:Предприятие 8.
При загрузке данных в автоматическом
режиме осуществляется формирование
новых аналитических признаков в учете
имущества :
– создание новых позиций справочника
«Имущество организации» с
соответствующими характеристиками;
– генерируется уникальный штриховой
код для каждого учтенного объекта;
– формируются счета учета имущества,
соответствующие счетам
бухгалтерского учета организации;
– создаются позиции аналитического
учета в разрезе материальноответственных лиц и мест хранения
(использования) имущества;
– фиксируется количество и стоимость
подлежащих инвентаризации объектов
Варианты ведения учета имущества
•
•
•
В конфигурации предусмотрено два варианта учета имущества:
– инвентаризационный;
– оперативный;
При ведении инвентаризационного варианта учета в конфигурацию
загружаются только сведения о наличии имущества в рамках проведения
инвентаризации на определенную дату (указанную в приказе на проведение
инвентаризации имущества).
В данном варианте учета сведения о наличии имущества загружаются «как есть»
согласно сведениям, указанным в файле обмена данными, причем загрузку
можно осуществлять по нескольким файлам (однако файл обмена может
содержать только один лист).
При ведении оперативного варианта учета в конфигурации существует
возможность ввода дополнительных аналитических разрезов учета:
– лицо, использующее материальную ценность;
– место использования материальной ценности;
Состав материальной ценности (т.е. организация возможности ведения
отдельного учета составных частей объекта. Например, в бухгалтерском учете
существует объект «Сервер» в количестве 1 шт. стоимостью 1000000 руб..
Фактически объект состоит из 5 системных блоков, 10 мониторов, 6
коммуникационных шкафов и т.п.). В оперативном учете существует
возможность раздельного учета наличия таких объектов.
Инвентаризационный вариант учета
•
•
При инвентаризационном варианте
ведения учета в конфигурации при
помощи документа «Приказ на
проведение инвентаризации»
регистрируется факт начала
проведения инвентаризации
имущества.
После регистрации приказа на
проведение инвентаризации все
сведения о наличии имущества по
данным бухгалтерского учета и о его
фактическом наличии формируются
в рамках данного документа.
Следующий шаг – загрузка сведений о наличии имущества согласно данным
бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации. Сведения о наличии
имущества загружаются из файла обмена данными.
Сведения о наличии имущества согласно данным бухгалтерского учета загружаются
из файла обмена в документ «Ввод данных бухгалтерского учета».
Сведения можно ввести «вручную» либо отредактировать
В процессе загрузки осуществляется проверка наличия в базе данных сведений о
всех объектах, указанных в файле, при их отсутствии формируются новые, им
генерируются уникальные штриховые коды, которые следует распечатать и
поместить на вновь поступившие объекты.
В дальнейшем, в процессе проведения инвентаризации члены
инвентаризационной комиссии осуществляют проверку наличия материальных
ценностей путем проверки соответствия инвентарного номера объекта и
инвентарного номера на этикетке с штриховым кодам, помещенной на
подлежащие инвентаризации объекты, а также сканирования штрихового кода
терминалом сбора данных. После сбора информации о наличии материальных
ценностей информация из терминала сбора данных загружается в специальный
документ, которым фиксируется наличие имущества в рамках проводимой
инвентаризации.
После окончания ввода документов, подтверждающих фактическое наличие имущества,
осуществляется процедура закрытия инвентаризации и печать инвентаризационных описей. В
инвентаризационной описи автоматически проставляются данные о фактическом наличии
имущества.
Оперативный вариант ведения учета
•
•
•
При оперативном варианте ведения учета инвентаризуемого имущества сведения о его
наличии согласно данным бухгалтерского учета загружаются периодически по мере
поступления новых объектов. При этом остатки данных оперативного учета сверяются
системой с остатками по данным бухгалтерского учета и выбывшие объекты автоматически
списываются с учета. Объекты, по которым произошло перемещение между материально
ответственными лицами и подразделениями, автоматически перемещаются к
соответствующему материально-ответственному (в подразделение). При изменении
количественно-суммовых характеристик объектов также вносятся изменения в данные
оперативного учета имущества.
Фактически при каждой загрузке в блок оперативного учета сведений о наличии
имущества его данные «выравниваются» с данными бухгалтерского учета (т.е. со
сведениями, представленными в файле обмена).
Дополнительно пользователь может организовать ведение аналитического учета в
разрезах, отличных от аналитики бухгалтерского учета, а именно:
– введена возможность ведения оперативного учета наличия имущества у лиц,
фактически использующих имущество;
– введена возможность ведения оперативного учета наличия имущества в местах
фактического использования имущества;
– введена возможность аналитического учета материальных ценностей, входящий в
состав объекта, учтенного в бухгалтерском учете как единый инвентарный объект, но
состоящий из различных комплектующих
Загрузка данных о наличии имущества в блок оперативного учета осуществляется из
файла такого же формата, что и в блок инвентаризационного учета. Исключение
составляет формат файла обмена. Так как предельное количество строк листа файла Excel
составляет 65 536, то загрузка осуществляется со всех листов файла (при
инвентаризационном учете только с первого листа).
При загрузке дополнительно формируются аналитические признаки оперативного учета
«Ответственные лица» и «Места фактического использования имущества» с
наименованиями, соответствующими аналитике бухгалтерского учета. Однако
пользователь имеет возможность уже на этапе загрузки текущих данных изменить
аналитические признаки оперативного учета (без изменения аналитики бухгалтерского
учета).
В документе, отражающем факт поступления к учету новых объектов имущества, имеются
колонки «Отв.лицо» и «Местонахождение», в которые пользователь может ввести данные о
фактическом местонахождении имущества (отличном от данных, указанных в бухгалтерском
учете).
При этом аналитические признаки бухгалтерского учета («МОЛ» и «Место
учета»)остаются неизменными.
Таким образом, помимо возможности формирования инвентаризационных
описей по данным бухгалтерского учета, в блоке оперативного учета
осуществлена возможность формирования инвентаризационных ведомостей и
по данным оперативного учета имущества, причем по любому «развороту»
«МОЛ», «Место учета», «Отв.лицо», «Местонахождение», и на любую дату.
По «развороту», указанному на слайде, по МОЛ Корчагина в «оперативном» складе
№4 числится :
один DVD плеер на сумму 65848 руб. 65 коп.
•
•
В то же время, если изменить условия отбора, и сформировать
инвентаризационную опись по данным наличия имущества, числящегося
«оперативно» за Григорьевой О.А., то и за ней будет числиться этот же плеер по
«оперативному» складу №4.
Если же сформировать опись «оперативно» по Григорьевой О.А., но по складу
№ 3, то остатков показано не будет .
Помимо возможности формирования отчета о наличии имущества за
ответственным лицом или по месту фактического использования, в оперативном
учете предусмотрена возможность просмотра информации о текущем
местонахождении объекта непосредственно в карточке объекта :
В случае загрузки в отчет данных о фактическом наличии имущества из терминала
сбора данных заполняется и колонка «фактическое наличие» в формируемой
инвентаризационной описи:
При формировании описи в таком «развороте» (данные об остатках отсутствуют, но
есть сведения о фактическом наличии имущества в файле терминала) инвентарная
опись выглядит следующим образом:
Спасибо за внимание!