Transcript La calidad en las enseñanzas y servicios universitarios Manuel Galán Vallejo Huelva, noviembre 2006

La calidad en las
enseñanzas y servicios
universitarios
Manuel Galán Vallejo
Huelva, noviembre 2006
¿Por qué la calidad?
Calidad: definición y elementos que la conforman
¿A qué se debe nuestra cada vez mayor
exigencia de calidad, el deseo de que
cada vez no atiendan mejor y de sentirnos
cada vez más respetados?
A QUE LA HUMANIDAD TIENDE A LA
MEJORA CONSTANTE
Calidad: definición y elementos que la conforman
Principios:
Las personas no sólo estamos capacitadas
para trabajos físicos. Además de pies y
manos tenemos:
inteligencia (pensamos)
y corazón (sentimos)
• Las personas trabajamos mejor cuando
usamos:
la inteligencia
y el entusiasmo
• Las organizaciones ganan cuando emplean
a la “persona total”.
•
CALIDAD ES...........
HACER CADA UNO SU TRABAJO, SIEMPRE
BIEN A LA PRIMERA, A SU DEBIDO TIEMPO Y
MEJORÁNDOLO CONSTANTEMENTE.
ELIMINAR LA DISTANCIA QUE HAY ENTRE LO
PRETENDIDO Y LO CONSEGUIDO.
OTRAS DEFINICIONES DE LA CALIDAD...
CROSBY:
CONFORMIDAD CON LAS ESPECIFICACIONES.
TRIFUS:
DAR AL CLIENTE AQUELLO QUE ESPERA.
TAGUCHI:
PRODUCIR LOS BIENES Y SERVICIOS QUE SE
DEMANDAN CON EL MENOR COSTE POSIBLE
PARA LA SOCIEDAD.
COMPONENTES DE LA CALIDAD...

HACER LAS COSAS SIEMPRE BIEN A LA PRIMERA.

FOMENTAR LA COMUNICACIÓN.

PREVENIR ERRORES.

TENER OBJETIVOS DE MEJORA PERMANENTE.

INVOLUCRAR A TODA LA ORGANIZACIÓN.

IMPORTANCIA DE LOS RECURSOS HUMANOS.

TODA PERSONA ES PROVEEDOR Y CLIENTE,

EXTERNO O INTERNO DE OTRAS PERSONAS.
LAS TRES CALIDADES
CALIDAD QUE
DESEA EL
CLIENTE
INSATISFACCION
INEVITABLE
CALIDAD
AMENAZADA
SATISFACCIÓN
CALIDAD IDEAL
CASUAL
SATISFACCION
PLENA
INSATISFACCION
EVITABLE
ESFUERZOS
INÚTILES DE
DISEÑO
SATISFACCIÓN
DEL TRABAJO
ÚTIL PARA EL
CLIENTE
TRABAJO
REALIZADO
INUTILMENTE
UNA SOLA CALIDAD......
La máxima calidad se produce
cuando las expectativas del cliente,
lo programado por la institución y
lo realizado por los trabajadores
coinciden.
¿POR QUÉ ES AHORA MÁS NECESARIA LA CALIDAD?
Razones externas.
 Globalización de la economía.
 Clientes exigentes.
 Competitividad.
Razones internas.
 Costes de mala calidad.
 Necesidad de mayor implicación
del personal.
 Nuevas tecnologías.
¿CÓMO HACEMOS LA CALIDAD?
Logrando la satisfacción de los clientes.
Con el apoyo incondicional de la dirección.
Con la participación y cooperación de todos.
Mejorando e innovando de forma continua.
Con la formación permanente.
¿CON QUÉ HERRAMIENTA?
!! GESTIÓN DE
LA CALIDAD !!
¿QUÉ SIGNIFICA GESTIONAR LA CALIDAD?
DETERMINAR LA POLÍTICA DE CALIDAD.
FIJAR OBJETIVOS.
ESTABLECER RESPONSABILIDADES.
FACILITAR E IMPULSAR LA MEJORA.
EN RESUMEN
ESTABLECER, MANTENER Y HACER
EVOLUCIONAR EL SISTEMA DE CALIDAD DE LA
ORGANIZACIÓN.
¿QUÉ ES UN SISTEMA DE CALIDAD?
CONJUNTO DE ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN, DE
RESPONSABILIDADES, DE PROCEDIMIENTOS, DE
PROCESOS Y DE RECURSOS QUE SE ESTABLECEN
PARA LLEVAR A CABO LA GESTIÓN DE LA CALIDAD.
CONSISTE EN
LA DEFINICIÓN Y EJECUCIÓN DE UN MÉTODO DE
TRABAJO QUE ASEGURE QUE EL PRODUCTO O
SERVICIO CUMPLE CON UNAS ESPECIFICACIONES
PREVIAMENTE ESTABLECIDAD PARA SATISFACER LAS
NECESIDADES DEL CLIENTE.
¿CÓMO IMPLANTAR UN SISTEMA DE CALIDAD?
DARSE CUENTA.
DECISIÓN (ANTES FORMARSE E INFORMARSE).
COMPROMISO.
ELEGIR UN MODELO DE REFERENCIA:
¿ISO 9000?.
¿BENCHMARKING DE UNA ORGANZIACIÓN SIMILAR
CONSIDERADA EXCELENTE?.
¿MODELO EUROPEO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD TOTAL?.
ACTUACIÓN (SISTEMA; MÉTODO; OBJETIVOS; PLANIFICACIÓN;
ORGANIZACIÓN; CALENDARIO; PERSONAS Y MEDIOS).
CONTROL.
MEJORA CONTINUA.
¿ASEGURAMENTO DE LA CALIDAD O CALIDAD TOTAL?
ASEGURAMIENTO DE
LA CALIDAD (ISO)
CALIDAD TOTAL
ES UN SISTEMA PARA
ASEGURAR LA CALIDAD DEL
PRODUCTO O SERVICIO
ES UNA ESTRATEGIA O
MODELO DE GESTIÓN DE UNA
ORGANIZACIÓN
CUALQUIER PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD, QUE NO IMPLIQUE LOS
PRINCIPIOS DE LA CALIDAD TOTAL, CORRE EL RIESGO DE
QUEDARSE EN MERO GASTO
CALIDAD vs. CALIDAD TOTAL
Cambio
Concepto tradicional:
 Orientada exclusivamente al
servicio.
 Considera sólo al cliente externo.
 Responsable la unidad que
controla.
 Pretende la detección de fallos.
 Exigencia aceptable.
 La calidad cuesta.
 La calidad significa control.
 Predomina la cantidad sobre la
calidad.
 La calidad se controla.
Calidad total:
 Afecta a toda la organización.
 Considera al cliente interno y
externo.
 La responsabilidad es de todos.
 Pretende la prevención de fallos.
 Cero errores. Hacerlo bien a la
primera.
 La calidad es rentable.
 Significa satisfacer al cliente.
 Predomina la calidad sobre la
cantidad.
 La calidad se desarrolla.
Globalización.
Competencia
creciente
Nuevo marco
de
gestión
Clientes:
cada vez más
exigentes
PRESIONES
Incremento de
eficiencia
administrativa
REACCIONES
Innovación
tecnológica
Innovación
rápida en
productos/servicios
Mejora de
rendimientos
Mejora del
servicio al cliente
Ante las presiones del entorno las organizaciones
deben reaccionar mejorando su rendimiento.
Premisas del éxito
La organización debe:
• estar orientada al mercado y a los clientes.
• ser innovadora.
• ser flexible.
• eliminar “grasas”.
• mejorar permanentemente su productividad.
• ofrecer al mercado productos y/o servicios de
calidad.
Dirección del cambio
Forma tradicional
Organización = estructuras, funciones y empleados.
Satisfacer al jefe.
Inercia laboral.
La excelencia de las funciones y del departamento.
Individualismo.
Forma nueva
Organización = procesos “para” el cliente.
Satisfacer al cliente.
Romper reglas/cambio radical + (mejora continua).
La calidad de los procesos/productos.
Equipo.
Dirección del cambio
Forma tradicional
• Centralización en la toma de decisiones.
• Jerarquía/control/autoridad.
• Innovación de productos, en el resto disciplina.
• Mejor tareas sencillas (procesos complejos)
• Reactividad.
Forma nueva
• Descentralización de la toma de decisiones (solución de los
problemas donde se producen).
• Liderazgo responsabilidad.
• Innovación de procesos y de organización, creatividad.
• Mejor procesos sencillos (tareas complejas).
• Proactividad.
SERVICIOS PÚBLICOS Y PRIVADOS
LOS SERVICIOS PÚBLICOS SON MÁS COMPLEJOS
FINANCIA
NO DECIDE
DECIDE
NO COBRA EN
FUNCIÓN DE LO
QUE PRODUCE
CLIENTE
NO SE TIENE
EN CUENTA
DIFERENCIAS EN LOS CLIENTES
No pagan directamente.
No son clientes puros (¿usuarios?).
No se aprecia calidad-coste.
No pagan en función del consumo.
Clientes cautivos.
Peligroso
¿Podemos
ocuparnos
menos de ellos?
LA ORGANIZACIÓN PARA LA CALIDAD
Diagnóstico actual de las Administraciones:
 Organización compleja y rígida.
 Cultura de funcionarial.
 Influencia política importante.
 Poca capacidad de decisión.
 Pocas herramientas de motivación.
 Prevalece lo urgente sobre lo importante.
 Lucha de poder entre los profesionales.
 La información no llega.
 No existe comunicación fluida.
SEA UN SERVICIO CUALQUIERA
 Cuenta con el 85 % de procesos protocolizados.
 En los cinco procesos más importantes están diseñadas todas las
actuaciones, alternativas de decisión, están consensuados y todo el mundo
actúa de la misma forma.
 Tienen información para monitorizar los indicadores de calidad básicos para
su servicio.
 Tienen definidos indicadores de calidad. Disponen de datos con los que
estimar parcialmente la eficiencia de determinadas intervenciones.
 Da días libres para formación continuada al personal.
 Dispone de datos para la satisfacción de los clientes que atienden.
 Servicio donde los profesionales quieren ir, es decir, es un servicio al que los
profesionales piden traslado.
 Servicio apreciado en la organización.
 Los profesionales pertenecen a distintas comisiones.
 Tiene una pagina web en internet donde expone sus datos.
¿ QUE PIENSAN DE ESE SERVICIO?
SEA UN SERVICIO CUALQUIERA
Supongo que piensan que:
 Se trata de un servicio admirable.
 Que es excelente.
 Que no existe.
 Que se ha preparado a medida para este curso
SIN EMBARGO, ESE SERVICIO NO
ES EXCELENTE, PUEDE MEJORAR
¿EN QUÉ PUEDE MEJORAR?.
ESE SERVICIO PUEDE MEJORAR EN….
 No ha segmentado a su clientela.
 No ha identificado las características básicas de sus clientes.
 No conoce que es lo que más les interesa.
 No han analizado sus debilidades y oportunidades de
desarrollo.
 No tienen definidos estándares de calidad en cuanto a
cortesía, fiabilidad, capacidad de respuesta.
 No tienen definido un plan formativo basado en sus
necesidades.
 No aparece reflejado ninguna acción que asegure la
evaluación de la tecnología que adquieren y utilizan.
ESE SERVICIO PUEDE MEJORAR
 No realiza encuestas entre sus clientes internos (otros servicios,
etc.) que asegure que el servicio tiene calidad y está coordinado.
 No se compara con nadie, por lo tanto aunque mida no sabemos
si los niveles son los adecuados.
 No sabemos si los datos de satisfacción los utiliza para mejorar.
 ¿Dónde están escondido los buzones de sugerencias en las
Administraciones Públicas?.
 ¿Por qué en algunas ocasiones el trato a los clientes no es el
correcto?.
 ¿Por qué a veces no se les explica a la gente de manera correcta
lo que necesita o los tramites a seguir?.
¿POR QUÉ HAY QUE CAMBIAR?
• La situación actual es más compleja.
• Tecnología es muy cara.
• Expectativas han cambiado.
• Competitividad.
¿POR QUÉ HAY QUE QUERER CAMBIAR?
• Aspectos éticos.
• Aspectos legales.
• Aspectos profesionales.
• Aspectos de eficiencia.
• Aspectos de equidad y solidaridad.
¿ POR QUÉ CAMBIAR?
• Coste de la no calidad (25-40%).
• 1 de cada 20 persona sufre algún error.
¿ POR QUÉ CAMBIAR?
¿Es el 99.9% lo suficientemente bueno?
• Hacienda perdería 2 millones de documentos/año.
• 1.314 llamadas telefónicas equivocadas cada minuto.
• 12 bebes serán entregados a padres equivocados cada día.
Medir y mejorar es por sí sólo un argumento contundente
¿CÓMO CAMBIAR?

Identificando valores.

Siendo prudente.

Adquiriendo aptitudes.

Desarrollando actitudes positivas.
VALORES, APTITUDES Y
ACTITUDES PERSONALES
Cortés, paciente, amable, considerado,
servicial, correcto, amistoso, cuidadoso,
puntual, formal, productivo, innovador,
inquieto, honrado, recto, digno de crédito,
equilibrado, auténtico, capaz, creíble, eficiente,
competente, con iniciativa y reflexivo.
¿Qué entendemos por
calidad en los servicios?
DEFINCIÓN DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS
PÚBLICOS
Provisión de servicios accesibles y
equitativos con un nivel profesional
excelente, optimizando los recursos y
logrando la satisfacción del cliente.
DEFINITIVA, CALIDAD ES....
Hacer bien lo
correcto
DEFINITIVA, CALIDAD ES....
La mejora continua de
todo lo que hacemos.
DEFINITIVAMENTE, .............
Calidad somos nosotros,
individualmente y en equipo.
CLIENTE
Comunicación
boca a boca
Necesidades
personales
No saber lo que esperan
los clientes
Experiencias
Establecer normas de
calidad equivocadas
DIFERENCIA 1
Servicio esperado
DIFERENCIA 5
Servicio percibido
DIFERENCIA 4
Prestación del servicio
Comunicación
externa
DIFERENCIA 3
Especificación de la
calidad del servicio
DIFERENCIA 2
Percepción de los directivos sobre las
expectativas de los clientes
PROVEEDOR
Discrepancia entre lo que
se promete y lo que se
realiza
Deficiencia en la
realización del servicio
¿QUÉ ES LA CALIDAD EN LOS SERVICIOS?
Accesibilidad y equidad.

Que le atiendan pronto.

Que tenga los mismos derechos que
cualquier otro.

Que no sea discriminado.
¿QUÉ ES LA CALIDAD EN LOS SERVICIOS?
Nivel científico-técnico:

Que se actúe correctamente.

Que se solucione el problema.

Que no existan complicaciones.
¿QUÉ ES LA CALIDAD EN LOS SERVICIOS?
Satisfacción
Se define como la medida en que la
atención recibida cumplen con las
expectativas de los clientes.
GESTIÓN DE PROCESOS
Necesidades
y expectativas
del cliente
PROCESOS
Satisfacción
de las
necesidades
y expectativas
Organización por procesos
Organización
por funciones
Dpto. J
A. F.
Dep 1
N. D.
fun. 1
N. D.
fun. 11
N. P.
Fun. 2
j. A.
Fun. 3
C.D.
fun. 7
Dpto. K
Dpto. L
F. M.
Dep 3
D. A.
Dep 3
D.A.
Fun. 8
Dpto. Ñ
Dpto. o
A. F.
Dep 1
A. F.
Dep 10
B.B.
fun. 15
F:G:
Fun. 12
j. A.
Fun. 13
N. F.
fun. 21
B.J.
fun. 25
F.H.
Fun. 22
J.M.
Fun. 9
F.R.
fun. 4
A. A.
Fun. 23
•••••••••
Orientación por procesos
P.G.
Fun. 5
J.H.
Fun. 6
VISIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN A TRAVÉS DE SUS FUNCIONES
DIR. GENERAL
ADMÓN
FINANZAS
CALIDAD
OPERACIONES
INFORMÁTICA
MARKETING
FÁBRICA
Perspectiva vertical: por funciones:
•
•
•
•
•
•
No muestra el cliente.
No muestra el producto/servicio que se provee al cliente.
No muestra el flujo de la actividad a través de la organización.
Aparece el efecto silo “Aislamiento entre funciones”.
Generación de vacíos entre funciones.
Dificultad en tratar temas interfuncionales.
VISIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN A TRAVÉS DE SUS PROCESOS
PLANIF.
PRESUPUESTARIA
MARKETING
VENTA
RECEPCIÓN
ÓRDENES
DEMANDA
CLIENTE
SERVICIOS
INFORMÁT.
FINANZAS
CONTROL
DE
GESTIÓN
FABRICA
CONTAB.
I+D
EXPEDIC.
FACTURAC.
Y COBROS
ATENCIÓN
AL CLIENTE
PERSONAL
Perspectiva horizontal: por procesos.
•
•
•
•
Centrada en la misión de la organización y sus objetivos.
Permite conocer mejor las interrelaciones entre los procesos.
Es una gestión orientada a cliente.
Facilita el control y mejora la eficiencia.
CLIENTE
SATISFECHO
RUTA DE LA CALIDAD
8. CONCLUSIÓN
7. ESTANDARIZACIÓN
6. VERIFICACIÓN
5. EJECUCIÓN
4. ACCIÓN
3. ANÁLISIS
2. OBSERVACIÓN
1. EL PROBLEMA
RUTA DE LA CALIDAD
EL PROBLEMA
IDENTIFICACIÓN Y DEFINICIÓN
OBSERVACIÓN
P
RECONOCIMIENTO DE
CARACTERÍSTICAS
ANÁLISIS
CONCLUSIÒN
BÚSQUEDA PRINCIPALES
CAUSAS. ¿POR QUÉ ?
REVISAR LO EFECTUADO Y
LOS RESULTADOS OBTENIDOS
A
DETERMINAR ACCIONES
ESTANDARIZACIÒN
PLANIFICACIÓN MEDIDAS. ¿ CÓMO ?
ELIMINACIÒN PERMANENTE
DE LAS CAUSAS
D
EJECUCIÓN
REALIZACIÓN ACCIONES
PLANEADAS
VERIFICACIÓN
C
COMPROBACIÓN DE EFECTIVIDAD
DE ACCIONES PLANEADAS
NO
SI
RESULTADOS
VS
METAS
MEJORA CONTINUA
Ciclo PDCA (rueda de Shewhart o de Deming)
Check: Compruebe los resultados de su acción
A
C
P
nivel de
calidad
Do: Desarrolle lo que planificó
D
Plan: Planifique lo que va a realizar
Identifique los grupos de interés
Analice sus necesidades o expectativas
Defina características para satisfacerlas
Diseñe un proceso adecuado
Act: Actúe para modificar lo
que hace o para asegurar los
resultados con mayor calidad
tiempo
¿ La calidad se puede medir?
¿CÓMO SE MIDE?
MEDIANTE INDICADORES
• Cubrir todos los aspectos relevantes del proceso (y sólo
los relevantes).
• Reflejar fielmente lo que se quiere medir.
• Ser claros, sencillos y comprensibles.
• Asegurar el seguimiento de la evolución (sistemas de
medida estables).
• Ser rentables (coste de su aplicación menor que el
beneficio obtenido por la misma).
PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD
Definición y diseño
Monitorización
MEDIDA DE LA CALIDAD
Evaluación
MEJORA DE LA CALIDAD
MEDIDAS DE LA SATISFACCIÓN
 Encuestas de satisfacción.
 Entrevistas con directivos.
 Técnicas de grupos.
 Elección de proveedores.
 Quejas y reclamaciones.
 Buzones.
 Clientes cebos.
ORGANIZACIÓN PARA LA CALIDAD








¿Qué somos?.
¿Qué queremos?.
¿Qué se espera de nosotros?.
¿Qué tenemos que hacer?.
¿Qué podemos hacer?.
¿Dónde deberíamos llegar?.
¿En cuanto tiempo?.
¿A que estamos dispuestos?.