Transcript E-archiving Dlouhodobá archivace elektronických dokumentů Miroslav Skokan Konzultant DFT PVT, a.s. Kovanecká 30/2124, 190 00 Prague 9, Czech Republic Phone: +420 266 198 111, Fax: +420 284

E-archiving
Dlouhodobá archivace elektronických
dokumentů
Miroslav Skokan
Konzultant DFT
PVT, a.s.
Kovanecká 30/2124, 190 00 Prague 9, Czech Republic
Phone: +420 266 198 111, Fax: +420 284 829 340
E-mail: [email protected], www.pvt.cz
www.pvt.cz ‹#›
AGENDA
 Profil PVT, a. s.
 Základní aspekty digitální archivace
 Souborové formáty vhodné pro archivaci
 Co je nutné u archivovaných dokumentů zajistit?
 Elektronický podpis - v čem je vlastně problém?
 Informační systém Důvěryhodné úložiště
ISSS 2006
www.pvt.cz ‹#›
Profil PVT, a. s.
ISSS 2006
www.pvt.cz ‹#›
PROFIL SPOLEČNOSTI
 Společnost PVT se svými výsledky trvale řadí mezi pět nejvýznamnějších poskytovatelů IT
služeb a deset nejlepších systémových integrátorů v České republice.
 Zákazníkům nabízíme řešení podnikových procesů, systémovou integraci
a outsourcing včetně širokého spektra souvisejících technologií, produktů
a služeb.
 Máme zavedený systém managementu jakosti podle normy ČSN EN ISO 9001
a systém environmentálního managementu podle normy ČSN EN ISO 14001.
 Garantujeme snadnou a rychlou dostupnost služeb na základě pokrytí celého území České
republiky.
ISSS 2006
www.pvt.cz ‹#›
KLÍČOVÉ OBLASTI OBCHODNÍ NABÍDKY

Bezpečnost

Ukládání a zálohovaní dat

Řízení firemního obsahu

Podpora řídících a rozhodovacích procesů

Systémová integrace

Outsourcing a konzultační služby

Správa podnikové infrastruktury

Vývoj zákaznického SW

Prodej a implementace standardních SW řešení

Podnikové informační systémy

Čipové karty a jejich aplikace

E-solution
ISSS 2006
www.pvt.cz ‹#›
E-archiving
ISSS 2006
www.pvt.cz ‹#›
CO JE ELEKTRONICKÝ DOKUMENT?

Elektronický dokument je binární datová struktura, kterou je nutné transformovat, aby mohla být vnímána
lidskými smysly

Vybraně vlastnosti digitálních dokumentů:

Bezeztrátová reprodukovatelnost (v důsledku toho přestává být rozdíl mezi originálem a kopií patrný) - nemusíme
se bát, že se používáním dokument „opotřebuje“

Snadná manipulace

Aktuálnost (vydavatelský proces se výrazně zkracuje, navíc se při něm neuplatňují pouze formální komunikační
kanály)

Distribuovanost (umožňující vzdálený a paralelní přístup de facto neomezeného počtu uživatelů, kteří mají k
dispozici nekonečně mnoho “exemplářů” téhož dokumentu)

Multimedialita

Přidaná hodnota (např. Bezprostřední vazba metadata-primární data, vyhledávání ve strukturovaných datech
nebo v plném textu v reálném čase, automatická konverze, generování dokumentu z databáze na základě
uživatelského požadavku aj.)

Závislost na digitálním prostředí a nezávislost na datovém nosiči
ISSS 2006
www.pvt.cz ‹#›
OBECNÉ PROBLÉMY DIGITÁLNÍ ARCHIVACE
Digitální archivace není všemocná, protože se mění:
 Software (aplikace, operační systémy)
 Souborové formáty
 Hardware (architektura, periferní zařízení, záznamová zařízení apod.) a navíc jeho životnost
 Technologie a technologické principy (kryptografie, komunikační standardy, …)
 Množina uživatelů (poskytovatelů a zpracovatelů) informací v elektronické podobě
 Legislativní prostředí
ISSS 2006
www.pvt.cz ‹#›
FORMÁTY ARCHIVOVANÝCH DAT
 Dlouhodobý problém „hledání vhodného souborového formátu“
 Je velmi málo pravděpodobné, že dokážeme ovlivnit potřebné souborové formáty
 „Všeobecné“ formáty: TXT, RTF, GIF, JPG, TIFF, MP3, HTML, XML
 Proprietární formáty: MS Office (DOC, XLS, PPT), PDF, WPD, CDR - jistotou je jen konkrétní
SW
 Obecný kompromis:
 Archivace papírové dokumentace: TIFF 6.0
 Archivace elektronické dokumentace: PDF 1.4, XML 1.0
 Archivace obrazových dat: TIFF 6.0, SVG 1.0
 Archivace multimédií: AIFF 1.3, MPEG-2
Závěr: univerzální dlouhodobý formát neexistuje ani v roce 2006!
ISSS 2006
www.pvt.cz ‹#›
HISTORIE FORMÁTŮ - MICROSOFT WORD/DOC
 Platforma MS Windows
 1989: Word for Windows (16bit), nový formát
 1991: Word 2 for Windows (16bit)
 1993: Word 6.0 for Windows (16bit), nový formát
 1995: Word 95/Office 95, int. verze 7, nový formát
 1997: Word 97/Office 97, int. verze 8, VBA, podpora psaní zprava, nový formát
 1999: Word 2000/Office 2000, int. verze 9
 2001: Word 2002/Office XP, int. verze 10
 2003: Office Word 2003/Office System 2003, int. verze 11, alternativně WordML
 2006: Office Word 2007/Office System 2007, int. verze 12, primárně Open XML,
alternativně formát Office 97
ISSS 2006
www.pvt.cz ‹#›
PŘI ARCHIVACI ELEKTRONICKÝCH DOKUMENTŮ MUSÍME VĚDĚT …

Kdy byl dokument vytvořen

Identifikace v čase

Zda dokument nebyl modifikován

Datová integrita

Kdo má přístup k dokumentům

Uživatelská oprávnění

Zda je dokument originál

Autenticita

Zda dokument nepřečte neautorizovaný
uživatel

Šifrování dat v návaznosti na
uživatelská oprávnění

Jaká je posloupnost dokumentů

Identifikace v posloupnosti

Zda může autor popřít, že podepsal
dokument

Identifikace původu záznamu 
Neodmítnutelnost zodpovědnosti

Dokument je k dispozici a lze jej přečíst

Dostupnost a čitelnost

Jaké operace byly s dokumentem
prováděny a kdy

Auditing

Jaká existují doprovodná data

Správa metadat
ISSS 2006
www.pvt.cz ‹#›
ELEKTRONICKÝ PODPIS - V ČEM JE VLASTNĚ PROBLÉM?
 Omezená platnost certifikátů veřejného
klíče (expirace)
 Možnost odvolání platnosti certifikátů
 Slábnutí kryptografických algoritmů
 Nedostupnost validačních dat
ISSS 2006
www.pvt.cz ‹#›
DŮVĚRYHODNÉ ÚLOŽIŠTĚ
 Úložiště elektronických dokumentů poskytující důkazy o jejich autenticitě založené na:
 Elektronickém podpisu jako vhodnému nástroji pro zajištění datové integrity a
nepopiratelnosti
 Trvalých a jedinečných identifikátorech dokumentů (metadatech)
 Dlouhodobém ošetřování elektronických podpisů a časových razítek archivovaných
dokumentů
 Shromažďování dat, tzv. Důkazních záznamů, potřebných k verifikaci dokumentů
 Poskytování důkazních záznamů o autenticitě dokumentu pro potřeby původce i jurisdikce
(potvrzení o existenci dokumentu v určitém čase a jeho validitě)
ISSS 2006
www.pvt.cz ‹#›
POUŽITÉ STANDARDY A TECHNOLOGIE
 IP konektivita: TCP/IP
 Komunikační protokol: neanonymní HTTPS (SSL v3)
 Struktura podepsaných zpráv: PKCS#7 (CMS, RFC 3852), S/MIME
 Struktura certifikátů: X.509 v3/4
 Ověření platnosti certifikátů: CRL seznamy
 Podpora dlouhodobé archivace: časová razítka (RFC 3161)
 Výměna dat: dokumenty zabalené ve formátu XML
 Validační mechanismy pro komunikační rozhraní a přenášená metadata: šablony ve formátu
DTD, resp. XML Schema
ISSS 2006
www.pvt.cz ‹#›
ARCHITEKTURA SYSTÉMU
ISSS 2006
www.pvt.cz ‹#›
SLUŽBY DŮVĚRYHODNÉHO ÚLOŽIŠTĚ
 Definuje procesy přípravy dokumentů k archivaci
 Přijímá elektronické dokumenty k uložení do úložiště
 Poskytuje služby a funkce pro vydání dokumentů z úložiště
 Provádí komplexní řízení procesů úložiště
 Ošetřuje uložené dokumenty z hlediska autenticity dokumentu a časového razítka - podporuje
dlouhodobou archivaci
 Prezentuje uložené dokumenty - poskytuje dokumenty a důkazní záznamy oprávněným
uživatelům
 Zajišťuje dlouhodobou dostupnost uložených elektronických dokumentů
 Umožňuje snadné vyhledávání mezi uloženými dokumenty
ISSS 2006
www.pvt.cz ‹#›
OBĚH DOKUMENTŮ V ORGANIZACI
ISSS 2006
www.pvt.cz ‹#›
VÝHODY SYSTÉMU
 Systém je určen zákazníkům, kteří:
 Potřebují uchovávat elektronické dokumenty s jasným důkazem o jejich integritě a neodmítnutelnosti
zodpovědnosti za jejich vytvoření
 Mají jakékoliv elektronické dokumenty a musí je díky zákonům nebo vnitřním předpisům archivovat po
předem definovanou dobu
 Pracují s elektronicky podepsanými dokumenty nebo využívají systémy založené na elektronickém
podpisu
 Chtějí mít jistotu, že elektronický podpis na dokumentech bude dlouhodobě zajištěn proti zneužití
 Řešení vhodně doplňuje systémy ERP, DMS, ECM a elektronickou podatelnu, která je povinnou
výbavou úřadů veřejné správy, systémy spisových a archivních služeb a rovněž účetní systémy
 Produkt je dále určen pro finanční instituce, státní instituce, oblast veřejné správy, komerční
organizace, notáře i jednotlivce
ISSS 2006
www.pvt.cz ‹#›
© PVT, a. s., 2006
Děkuji za pozornost
ISSS 2006
www.pvt.cz ‹#›