Transcript تجربه نگاری - معاونت توسعه مديريت و برنامه ريزي منابع دانشگاه

‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫تجربه نگاری؛‬
‫الزام سازمانی و چالش های موجود‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫اهمیت ثبت تجربه‬
‫• امکان افزایش دانش و یادگیری سازمانی‬
‫• امکان افزایش عملکرد سازمانی‬
‫• امکان غنی سازی دانش بومی سازمانی‬
‫• امکان به اشتراک گذاری دانش سازمانی‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫ضرورت‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫" دانش دنیا در هر هفتاد روز دو برابر می شود ”‪.‬‬
‫تحقیقات و یافته های تجربی نیز نشان داده که هر کارشناس زبده به‬
‫طور میانگین هر دو هفته یکبار یک آموخته ارزشمند خلق می کند‪.‬‬
‫فراموش ی سازمانی‬
‫تغییرات در سازمان ها نیازمند تغییر در‬
‫)‪knowledge, skills, and abilities (KSAs‬‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
Management Tools 2011
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Balanced Score Card
Benchmarking
Business process reengineering
change management programs
Core Competencies
Customer Relationship management
Customer segmentation
Decision rights tools
Downsizing
Enterprise risk management
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
Knowledge Management
Mergers and Acquisitions
Mission and vision statement
open innovations
outsourcing
Price Optimization Models
Rapid Prototyping
Satisfaction and loyalty management
Scenario and Contingency planning
Shared service Centers
Social Media programs
Strategic Alliances
Strategic planning
Supply chain management
Total Quality management
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫ضرورت‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫اغلب سازمانهای ایرانی غرق در اطالعات هستند ولی همچنان تشنه دانش‪.‬‬
‫فناوری های مبتنی بر دانش سهم اندکی در دسترس ی و انتقال دانش در سازمانهای‬
‫ایرانی داشته و بیشتر تعامالت دانش ی کارکنان به صورت چهره به چهره با یکدیگر و‬
‫با مدیران می باشد‪.‬‬
‫سیستم های نرم افزاری متعددی توسط شرکتهای بین املللی فعال در زمینه‬
‫مدیریت دانش ارائه شده است که از جمله ی این نرم افزارها می توان به‬
‫‪ ،PCpack ،Interspire ،Stuffix،InQuira‬و‪ ...‬اشاره کرد‪.‬‬
‫شرایط و مقتضیات هر شرکت ایرانی و بومی سازی استفاده از سیستم مدیریت‬
‫دانش است که اغلب مورد غفلت سازمانها قرار می گیرد و یک نرم افزار مدیریت‬
‫دانش آماده را خریداری می کنند‪.‬‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫• اینترانت‪،‬مدیریت اسناد الکترونیکی (‪ ،)EDM‬گروه افزارها‪،Sharepoint ،‬‬
‫پورتال ها‪ ،‬شبکه دانش‪ ،‬گردش دانش (‪ ،)Work Flow‬سیستم های نقشه‬
‫دانش‪ ،‬ابزارهای پشتیبان نوآوری (‪)Innovation support tools‬‬
‫• بسیاری از سازمانهای ایرانی با استفاده از این ابزارها که اغلب با هزینه بسیار‬
‫پایینی قابل دسترس ی هستند می توانند به توانایی های خود در مدیریت دانش‬
‫بیفزایند‪ .‬این مسئله مستلزم آن است که از داشته های خود در حوزه فناوری‬
‫اطالعات در مسیر موفقیت مدیریت دانش سازمانمان حداکثر استفاده را داشته‬
‫باشیم‪ .‬توسعه سیستم نرم افزاری مدیریت دانش می بایست به تدریج و با توجه‬
‫به سطح بلوغ سازمان در حوزه مدیریت دانش انجام گردد و با پیشرفت سازمان‬
‫در حوزه نرم افزار و شناخت کارکنان از سیستم مدیریت دانش و آگاهی از نقاط‬
‫قوت و ضعف سیستم موجود انجام پذیرد‪.‬‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫دانش‬
‫صریح‬
‫(‪)Knowledge‬‬
‫ضمني‬
‫(‪)Explicit‬‬
‫(‪)Tacit‬‬
‫دان ششش ض ششمند و ش ش د ب ششوده و فرمول ششه‬
‫كششردن آن بسششكار مش ش ل اسششت‪ .‬ايششن نششو‬
‫از دان ششش ك ششه از طر ششق تس ششهكم تجربك شات‬
‫بششا مشششاهده و تقلكششد اكتس ششا مش شششود‪،‬‬
‫ريشش ششه در اعمش ششال ‪،‬رو ش ششه هش ششا ‪،‬تعهش ششدات ‪،‬‬
‫ارزش ش ش ششها و احساس ش ش ششات اف ش ش شراد داش ش ش ششته‪،‬‬
‫قابش ششل كش ششد گش ششذار نبش ششوده‪ ،‬از طر ش ششق ي ش ش‬
‫زبان مخابره نمد شود‪.‬‬
‫دانش ش د كششه قابششل رمزگششذار و كدگششذار بششوده و در‬
‫نتكجه م توان آن را به سادگ مخشابره ‪ ،‬پشردازش‬
‫و منتقششل و دريايگششاه دادههششا يخیششره كششرد‪ .‬ايششن نشو از‬
‫دانش را م توان فرم داد و ي فرمشول علمشد و يشا‬
‫كتابچ ششه راهنم ششا ب ششین افش شراد س ششازمان منتش ششر ك ششرد ‪.‬‬
‫دستورالعملها‪ ،‬مقررات‪ ،‬قوانین‪ ،‬رو هها انجشام‬
‫ك ش ششار‪ ،‬آئ ش ششیننام ش ششهه ش ششا‪ ،‬ش ش ششر جزئك ش ششات و… ك ش ششه ب ش ششه‬
‫صش ششورت رسش ششمد در بش ششین اف ش شراد سش ششازمان بش ششه آسش ششان‬
‫قاب ش ششل انتق ش ششال هس ش ششتند هم ش ششه دان ش ششش ت ش ششر ب ش ششه‬
‫حسا م آيند‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
Planning
knowledge
Creating
knowledge
Integrating
knowledge
Organizing
knowledge
Transferring
knowledge
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
Maintaining
knowledge
Assessing
knowledge
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫چالش های موجود‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫عدم توانایی بازگویی دانش‬
‫ضعف در دانش نویس ی و به نمایش در آوردن دانش ها‬
‫مهارت بازگویی و نوشتن دانش را داریم اما قصد و نیت ؟‬
‫عدم انتخاب استخراج کنندگان مجرب دانش جهت تبدیل دانش ضمنی به آشکار‬
‫• با توجه به موارد عنوان شده‪ ،‬مهم ترین دالیل عدم تبدیل دانش ضمنی به دانش‬
‫صریح در سازمانهای ایرانی‪ ،‬ضعف مهارتی و ضعف فرهنگی است که می بایست با‬
‫تکنیک ها و ابزارهای مدیریت دانش ی‪ ،‬کارکنان را در ارائه و ثبت دانش و مشاوران را در‬
‫استخراج دانش خبرگان و پروژه ها توانمند کنیم و برای این امر برنامه های مستمری‬
‫داشته باشیم و همچنین در حوزه بهبود فرهنگ بازگویی و ثبت دانش‪ ،‬قوانین حمایتی و‬
‫انگیزاننده را در سازمان تدوین و در عمل به آن پایبند بمانیم ‪.‬‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫چه باید کرد؟‬
On the job experience
Job sharing experience
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫مدل های ثبت تجربه‬
‫‪ ‬مبتنی بر رخداد‪:‬‬
‫تجربیاتی که در مواجهه با یک رخداد بدست آمده باشد‪.‬‬
‫‪‬‬
‫دوره ای‪:‬‬
‫به تجربیات فردی در سطو مختلف شغلی و مسئولیتی در یک دوره خدمتی یا یک شغل ومسئولیت‬
‫مشوص گفته می شود‪.‬‬
‫‪ ‬موضوعی‪:‬‬
‫تجربیاتی که موضو خاص ی را دنبال کند‪.‬‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫تعاریف مورد نیازدر فرآیند‬
‫تجربه نگاری مبتنی بر رخداد‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫تجربه‬
‫رخداد‬
‫مسئله‬
‫تدبیر و ت میم‬
‫اقدامات و نتایج‬
‫پیامد و دستاورد‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫تجربه‬
‫• توانایی‪ ،‬دانایی و مهارتهای که در مواجه با یک رخداد و حل‬
‫مسأله مربوط به آن( بصورت فردی‪ ،‬گروهی و یا با مشاهده) از‬
‫طریق تدبیر و تصمیم (در یک مقطع زمانی خاص) حاصل گردیده و‬
‫منتج به نتایج و دستاورد و پیامدهایی شده باشد گفته می شود‪.‬‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫حاصل یک‬
‫فرایند باشد‬
‫مرتبط با‬
‫مشکالت و‬
‫مسائل‬
‫سازمانی‬
‫باشندل اداري‬
‫گروه بهرهوري و تحو‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫رخداد‬
‫• رویداد و واقعه ای که در جریان انجام مأموریت‪ ،‬اجرای وظیفه‬
‫و یا ‪ ...‬در زمان و مکان خاص به وقوع پیوسته و برای مشاهده‬
‫کننده‪ ،‬سازمان‪ ،‬اجتماع و یا دیگر افراد مسئله ای را بوجود‬
‫آورده باشد‪.‬‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫مسئله‬
‫• به مشکل‪ ،‬ناهنجاری‪ ،‬بی نظمی و یا فرصت پیش آمده گفته می شود که در مسیر‬
‫امور اجرای مأموریت یا انجام وظایف فرد یا سازمان یا جامعه‪ ،‬خلل و موانع‬
‫ایجاد کرده و یا موجب آسیب های اجتماعی‪ ،‬فرهنگی و خانوادگی شده باشد‪.‬‬
‫• طوری که برای آن از قبل راهکاری وجود نداشته باشد و الزم است برای رفع و یا‬
‫مهار آن‪ ،‬ت میم گرفته شود و اقدام گردد‪ ،‬گفته می شود‪.‬‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫تدبیر و ت میم‬
‫• فرآیندی ذهنی و رفتاری است که در قالب راهکار برای حل مسئله‬
‫به صورت تدبیر و تصمیم نمود پیدا کرده و باعث شده مسئله به‬
‫صورت دائم و یا موقت مهار شده و از پیشرفت و شیوع آن‬
‫جلوگیری گردد و یا از فرصت پیش آمده به نحو احسن بهره‬
‫برداری شود‪.‬‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫اقدامات و نتایج‬
‫• به کلیه اقداماتی گفته می شود که در تحقق مسئله و حل مسئله‬
‫و یا استفاده از فرصت پیش آمده توسط فرد یا افراد اجرا‬
‫گردیده است و مؤید ختم موقت و یا دائم مسئله است و نشان‬
‫دهنده برگشت شرایط به حال طبیعی در اجرای مأموریت و‬
‫وظایف فردی یا سازمانی و یا برطرف شدن ناهنجاری بوجود آمده‬
‫از رخداد است‪.‬‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫پیامد و دستاوردها‬
‫• تأثیرات و یا آموزه های حاصل از تجربه می باشد که تبیین دقیق‬
‫آن خواهد توانست در استفاده بعدی از تجربه و همچنین‬
‫استفاده در تولید دانش بومی سازمان سودمند بوده و مورد بهره‬
‫برداری قرار گیرد‪.‬‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫اقدامات اصلی در نظام تجربه نگاری‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫فرآیند اجرایی تجربه نگاری در تجربیات رخدادی‬
‫شروع‬
‫ناقص‬
‫دسته بندی‬
‫موضوعی‬
‫رفع نواقص‬
‫غیر تجربه ها‬
‫حذف‬
‫بانک جامع دانش و‬
‫پژوهش دانشگاه‬
‫تجربه های مردود‬
‫تجربه محض‬
‫شناسه گذاری‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫نهایی‬
‫بانک تجربه نگاری‬
‫دانشگاه‬
‫دسته بندی موضوعی‬
‫سامانه تجربه نگاری‬
‫ارزشیابی محتوایی‬
‫هسته های موضوعی‬
‫حفظ و نگهداری‬
‫انتقال و انتشار‬
‫تجربه نگاری‬
‫مدیریت تجربه نگاری‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫دانش و پژوهش دانشگاه‬
‫نهایی سازی شناسه‬
‫نماینده تخ‬
‫ی‬
‫دربیمارستان‪ ،‬دانشکده‪،‬مراکز تحقیقاتی‬
‫وستاددانشگاه‬
‫ورود اطالعات به سامانه‬
‫رابطین دانش و پژوهش‬
‫ارزیابی شکلی‬
‫نماینده تجربه نگاری‬
‫سیر مراحل و توزیع مسئولیت در نظام تجربه نگاری‬
‫ثبت اداری‬
‫افراد شاغل دربیمارستان‪ ،‬دانشکده‪،‬مراکز‬
‫تحقیقاتی و ستاد‬
‫نگارش تجربه و رفع نقص‬
‫اولین الیه دانشگاه‬
‫عموم کارکنان دانشگاه و زیر‬
‫مجموعه‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫اگر سازمانی هستید که می خواهید از راهکار استخراج دانش استفاده‬
‫کنید‪ ،‬در ابتدا باید این را بدانید که برای برطرف سازی شکاف های‬
‫دانش ی کدام یک از حوزه های دانش ی‪ ،‬راهکار استخراج دانش مناسب‬
‫تر است‪ ،‬یعنی زمانی باید از استخراج دانش استفاده کنید که نیازمند‬
‫مهارت و تجربه جهت ایجاد راهکارهای جدید برای حل مسائل و‬
‫مشکالت سازمانی هستید‪.‬‬
‫استخراج دانش نیازمند مقدماتی مهم است و یکی از اصلی ترین این‬
‫مقدمات اندازه گیری دانش ضمنی و آشکار است که خروجی آن همان‬
‫خالء های دانش ی سازمان خواهد بود و در این مرحله است که‬
‫تشویص می دهیم که راهکار مناسب در حوزه مدیریت دانش‪،‬‬
‫استخراج دانش است یا خیر؟‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫تکنیک های تجربه نگاری‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫تکنیک داستان سرایی‬
‫تکنیک مصاحبه های نیمه ساخت یافته‬
‫‪)interview‬‬
‫تکینک مصاحبه خروج‬
‫‪)Interviews‬‬
‫تکنیک درخت های دانش ی‬
‫تکنیک ماتریس های دانش ی‬
‫تکنیک نقشه های دانش ی‬
‫‪)maps‬‬
‫تکنیک مشاهده‬
‫تکنیک تفسیر رویداد‬
‫تکنیک یادگیری در عمل با توجه به نیاز سازمان‬
‫تکنیک برنامه زمانی‬
‫تکنیک یادگیری بعد از اقدام‬
‫تکنیک مرتب سازی کارت‬
‫تکنیک ‪ 20‬سوالی‬
‫‪)Questions‬‬
‫تکنیک مرور یادگیری عملکرد‬
‫‪)review‬‬
‫تکنیک اکتساب عمیق دانش ها‬
‫‪)Knowledge‬‬
‫تکینک ‪ 3‬گانه‬
‫(‪)Story telling‬‬
‫( ‪Semi-Structured‬‬
‫( ‪Exit‬‬
‫( ‪)Knowledge Trees‬‬
‫(‪)Knowledge matrices‬‬
‫( ‪Knowledge‬‬
‫(‪)observation‬‬
‫(‪)Commentating‬‬
‫(‪)Business driven action learning‬‬
‫(‪)Time line‬‬
‫(‪)After action review‬‬
‫( ‪)Card sorting‬‬
‫( ‪20‬‬
‫( ‪Performance learning‬‬
‫( ‪Deep‬‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫( ‪Triadic‬‬
‫‪Peer Assist‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫‪.1‬‬
‫‪.2‬‬
‫‪.3‬‬
‫‪.4‬‬
‫‪.5‬‬
‫‪.6‬‬
‫تکنیک مساعدت )همکاران‪ /‬همتایان) ترتیب دادن یک نشست و دعوت از افرادی که در حوزه‬
‫دانش ی مرتبط با پروژه فعالیت میکنند و یا اینکه دارای تجربه مرتبط هستند‪.‬‬
‫در تیمها و بخشهای مختلف شرکت این افراد جستجو و برای نشست دعوت میشوند تا تجربیات‬
‫و دانشهای ضمنی خود را با تیم اصلی پروژه در جهت حل مسائل و چالشهای موجود در اجرای‬
‫پروژه به اشتراک گذارند‪.‬‬
‫ی هموار‬
‫کمک گرفتن یا امدادخواستن از همتایان‪ ،‬راه را برای تیم پروژه در حل مسائل تخ‬
‫میکند زیرا راهحلهای بیشتری برای حل چالشها و مسائل با توجه به همکاری همتایان ارائه خواهد‬
‫شد‪.‬‬
‫مراحل اصلی اجرای تکنیک مساعدت همتایان در سازمانهای پروژه محور شامل گامهای زیر است‪:‬‬
‫تبیین و تعریف واضح از مسئله‬
‫جستجو و دعوت از افراد بیرون از تیم پروژه‬
‫تعیین دقیق زمان نشست میان تیم کمکی و تیم اصلی پروژه‬
‫آغاز نشست و ارائه خالصهای از جزئیات و مسائل پروژه توسط مدیر پروژه‬
‫ثبت و جمع آوری توصیهها و دانشها از جانب همتایان در جهت حل مسائل پروژه‬
‫ایجاد و توسعه شبکهای از همکاران برای استفاده در مواقع حساس پروژه‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫روش های ثبت تجربه‬
‫‪ o‬بنا به ضرورت‪ ،‬ظرفیت سازمانی و شرایط تجربه گر‬
‫می توان از روش خودنگاری و یا دگرنگاری استفاده کرد‪.‬‬
‫‪ ‬خودنگاری‪ :‬عموم کارکنان و مدیران بایستی ثبت تجربه نمایند‬
‫ الزامات‪ :‬ساختار شکل گیرد(به ازای هر زیر مجموعه یک نفر نماینده تجربه نگاری بایستی‬‫تجربیات را پیگیری نماید)‬
‫‪ ‬دگرنگاری‪ :‬اخذ تجربه از افراد خاص‬
‫‪ -‬الزامات‪ :‬آموزش و تربیت نیروی انسانی و ثبت تجربه در قالب پروژه‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫مدل مفهومی تولید دانش دانشگاه‬
‫دانش سازمانی‬
‫تجربه يهنی‬
‫خرد سازمانی‬
‫تجار رخدادی‬
‫ثبت وگرد آوری‬
‫تجار جمعی‬
‫عینی‬
‫پاالیش وگزینش‬
‫تجار دوره ای‬
‫تجربه‬
‫دانش‬
‫تجربی‬
‫‪...................‬‬
‫منابع کسب دانش‬
‫بومی‬
‫دانش موجود‬
‫روشها‬
‫‪..............‬‬
‫تلفیق و‬
‫بومی‬
‫فراوری‬
‫نتایج تحقیق و پژوهش‬
‫انتقال دانش و فناوری‬
‫سازی و‬
‫دانش‬
‫گرد آوری‪،‬‬
‫پاالیش و‬
‫دانش‬
‫مجموعه‬
‫سازی‬
‫صریح‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫انتشار و به اشتراک‬
‫گذاری و اعمال در‬
‫تدابیر و‬
‫راهبردهای کالن‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫سطو تجربه نگاری‬
‫• تجربههای فرد‬
‫• تجربههای سازمانی با محورکیفیت بخش ی‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫فرم نگارش تجربه‬
‫‪experience‬‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫تجربه کاوی‬
‫‪ .I‬ارزیابی شکلی‬
‫‪ .II‬ارزیابی محتوایی‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬
‫تجربه نگاری و تجربه کاوی‬
‫انتظارات‬
‫‪‬ثبت دو مورد تجربه‬
‫‪ .1‬تجربه فردی با رویکرد رخدادی‬
‫‪ .2‬تجربه سازمانی با رویکرد موضوعی‬
‫‪ ‬تدوین کتا مستند تجربیات مدیران در بیمارستان های دانشگاه‬
‫علوم پزشکی تهران و ایران با همکاری معاونت توسعه‬
‫گروه بهرهوري و تحول اداري‬