Transcript 3.2 - ELABORER UN BUDGET Participer à une foire

SEMINAIRE
A L’INTENTION DES OPERATEURS ECONOMIQUES
SUR L’OPTIMISATION DE LA PARTICIPATION A UNE
FOIRE COMMERCIALE
Présentateurs :
MM
Kwamé MEYISSO
Consultant en Commerce International
Kuéku-Banka JOHNSON
Directeur du Centre Togolais des Expositions et Foires de Lomé
28 et 29 Août 2014
INTRODUCTION
Le monde actuel est un monde de communication et de
consommation. Pour produire ou vendre, il faut connaître
les besoins des consommateurs ou utilisateurs et il faut se
faire connaître d’eux par différents canaux de
communication : panneaux publicitaires, publicité sur les
chaînes de télévisions et de radios, distribution de
prospectus, organisation des rencontres B to B, foiresexpositions etc.
Parmi tous ces moyens de promotion commerciale, le plus
performant et le plus complet est sans nul doute une foire
commerciale.
Une foire commerciale qu'est ce que c'est?
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A. DÉFINITION D'UNE FOIRE
COMMERCIALE
Une foire est une manifestation de promotion commerciale se tenant à des
périodes fixes dans un même lieu et permettant la rencontre entre
producteurs/ fournisseurs et des acteurs tels que les distributeurs, les
clients, les consommateurs.
Une foire peut avoir une portée locale, régionale, nationale ou
internationale. Elle peut aussi avoir ou non un thème commun à l'ensemble
des vendeurs rassemblés.
Participer à une Foire commerciale, c’est aussi faire la fête dans la
réjouissance et le divertissement. C’est pourquoi plusieurs actions en
dehors de l’exposition sont menées pour meubler la manifestation. Il s’agit
entre autres :

Des rencontres d’affaires (B to B), des tables rondes, des conférences et
colloques) ;

Des manifestations culturelles ;

Des journées de promotion (pays ou entreprises) ;

Des soirées de récompenses ;

Des concerts et animations podium
On doit distinguer une foire d’un salon, les deux ayant de similitudes.
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En effet, un salon quand à lui présente des produits ou
des services appartenant à une liste limitative
déterminée par l’organisateur (c’est à dire un secteur
donné). Lorsqu'il s'adresse à des professionnels, il est
qualifié de salon professionnel. Exemple du SIAO (Salon
International de l’Artisanat de Ouagadougou) au BurkinaFaso, SIL (Salon International de la Lingerie en France) et
le SIERL (Salon International des Energies Renouvelables)
à Lomé.
Ainsi une foire se distingue d'un salon par le fait que les
biens et services exposés ne se réfèrent pas à une liste
limitative déterminée par l'organisateur et qu'elle ne
s'adresse pas seulement à des visiteurs professionnels.
Cependant la participation à une foire ou à un salon
nécessite une préparation minutieuse si l’on veut en tirer
le maximum de profit pour son entreprise.
Pour se faire des actions précises doivent être menées
avant, pendant et après la manifestation.
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B. POURQUOI PARTICIPER
A UNE FOIRE
On participe à une foire pour :
1.
Nouer des contacts d’affaires
2.
Se faire connaître
3.
Conquérir le marché en faisant la promotion de ses
produits et services
4.
Vendre des produits et services
5.
Développer son chiffre d’affaires et accroître ses marges
6.
Fidéliser les clients existants
7.
Conquérir de nouveaux clients
8.
Tester des produits/ services/ technologies
9.
S’informer sur les nouvelles technologies
10.
S’informer sur des produits concurrents
11.
Se préparer pour passer à l’international
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C. COMMENT PARTICIPER
A UNE FOIRE
Pour participer à une foire, il faut suivre un cheminement
indispensable à l’atteinte des objectifs escomptés
1.
Choisir la foire appropriée : il faut faire un travail
de recherche d’informations à cet effet.
2.
Définir ses objectifs et élaborer un budget
3.
Préparer sa participation à la foire (produits à
promouvoir, technologies nouvelles, etc.)
4.
Promouvoir sa participation à la foire par un plan
marketing et de publicité
5.
Acquérir et construire le stand
6.
Organiser la gestion du stand
7.
Accueillir les visiteurs du stand
8.
Discuter affaires avec les visiteurs
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C1- LES ACTIVITES AVANT
LA FOIRE
1- Choisir la foire appropriée
Pour s’engager dans une foire, il faut faire une estimation
approfondie de la qualité, de la réputation et de la pertinence de
cette foire pour le produit qu’on veut promouvoir ou vendre.
Cette étude doit porter sur :

Le profil de la foire : quinzaine commerciale, foire nationale,
foire régionale ou internationale

Le profil des produits : artisanaux, industriels, consommation
courante, nouvelles technologies, etc.

Le profil des exposants :

Chercher à connaitre le nombre et les types d’entreprises
qui participent à la foire ;

S’informer sur leur poids dans le secteur ou dans la branche
d’activité ;

Connaitre la répartition des participants (nationaux/
étrangers) ;

Connaitre la localisation des différents stands nationaux
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2 - Définir ses objectifs
Les foires/salons/expositions sont des moyens efficaces pour
atteindre de multiples objectifs commerciaux.
Ils permettent :

De séduire de nouveaux clients.

D’entretenir de bonnes relations avec les clients existants.

De promouvoir une gamme de produits ou services.

D’accroitre ses ventes, de faire la promotion de l’image de sa
société et de sa marque.

De consolider ses relations publiques en suscitant l’intérêt des
médias.

De tester de nouveaux produits en termes de style, de qualité, de
prix et de conformité aux attentes du marché.

De recueillir des informations sur ces produits et sur l’image de
sa société.

De s’informer sur la concurrence et sur son propre potentiel.

De recueillir les noms des distributeurs traitant de ces produits.

De s’informer sur les innovations et les nouvelles technologies.

De conclure des alliances et de mettre en place des
collaborations.
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3 - Préparer sa participation à la foire
La participation à une foire est l’occasion pour
l’entreprise de tout mettre en œuvre pour attirer
le plus grand nombre possible de clients (prospects) sur
le stand ;
le coût de cette participation peut paraitre élevé mais
les retombées sont intéressantes. L’entreprise doit donc
établir un planning afin de mieux gérer le temps dont
elle dispose jusqu’à l’ouverture de la manifestation.
Il faut savoir que l’étape de préparation est décisive
car c’est là où se joue le succès ou l’échec de la
participation à la manifestation.
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3.1 - PLANNING DE PARTICIPATION
PLANNING
Temps
Tâches à accomplir
Observation
12 mois
Location du stand
Plus le stand sera réservé à
l’avance, plus l’entreprise
bénéficiera d’un emplacement
stratégique.
11 mois
Sélection des produits à
exposer
Les produits seront choisis en
fonction du public visé.
10 mois
Etude de la décoration du stand
La décoration doit être étudiée de
manière rigoureuse, car elle
influence le passage des visiteurs.
Réservation de l’hôtel
Il faut réserver l’hôtel à l’avance car
en période d’exposition, les hôtels
sont souvent complets.
9 mois
Conception du stand
La période de la conception du
stand varie suivant le type de stand.
Un stand personnalisé demande une
période plus longue qu’un stand
livré par
Préparation du
matériel à exposer
l’organisateur.
Il faut penser à un emballage
adapté au mode de transport.
8 mois
Réservation des
branchements d’eau,
d’électricité (téléphone, fax
&)
7 mois
Mise au point d’une politique
promotionnelle
L’animation du stand accentue
l’impact de la participation.
Certains stands se démarquent
des autres grâce à ce critère
6 mois
Choix des hommes et des
hôtesses
Choisir des professionnels.
5 mois
Formation du personnel
L’accueil doit être
impeccable, c’est pourquoi
une formation préalable est
indispensable.
4 mois
•
•
•
•
Vérification du matériel
Réservation du transport
du matériel
Préparation de la
documentation
d’entreprise (plaquette,
catalogue)
Réservation de la
publicité dans le
catalogue des exposants
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Pour le transport de la
marchandise, il est conseillé
de faire appel à un transitaire
possédant une expérience en
matière d’expositions.
3 mois
Réservation des billets d’avion
Vérification des passeports
Les invitations sont les
meilleurs moyens d’assurer des
visiteurs et de fidéliser sa
clientèle.
Préparer les cartons d’invitations
2 mois
Faire une demande d’assurance
foire ou prospection
Faire une demande de visas (si
nécessaire)
Faire les vaccinations requises
1 mois
Demande de carnet ATA
Document douanier
international, le carnet ATA
permet d’exporter pendant une
année, en franchise des droits
et taxes d’importation, des
marchandises vers plus de
33 pays, y compris les EtatsUnis où le carnet ATA rencontre
un véritable succès.
Envoi des invitations
Très appréciés par les
exportateurs, ils peuvent être
très utiles lors d’une
prospection à l’étranger ou
tout simplement lors de
participations à des foires et
salons internationaux (pour
l’envoi d’échantillons ou de
matériel professionnel).
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Les derniers jours
•
•
•
•
•
•
Expédition des
produits
Départ du
personnel
Aménagement du
stand
Vérification du
stand
Vérification des
produits
Contrôle de la
sécurité
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La période d’expédition
des produits peut être plus
longue en cas de
destination lointaine et
l’aménagement du stand
dépend de l’ouverture du
hall d’exposition aux
exposants.
3.2 - ELABORER UN BUDGET
Participer à une foire, c’est bien plus qu’occuper un
stand ; c’est un investissement qui doit rapporter à court
ou à moyen terme. On doit tout préparer en retenant le
meilleur niveau d’investissement permettant d’atteindre
ses objectifs. C’est le budget qui synthétise toutes ces
considérations
Les dépenses à prévoir sont les suivantes :

Les frais d’exposition :

Location du stand

Frais d’inscription et de badges

Inscription au catalogue des exposants
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
Les frais d’aménagement :

Les cloisons, le mobilier, la décoration

L’éclairage, le branchement d’eau

Le montage et démontage

Le téléphone et fax

Les frais de nettoyage du stand

Les frais de communication

Les invitations gratuites

Les mailings

Les brochures et plaquettes

Les échantillons et matériels de promotion

Les réceptions
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
Les frais liés aux produits

Le colisage et l’emballage

Le transport et la manutention

L’assurance

Les frais de personnel

Le transport

L’hébergement

La nourriture

Les interprètes

Les frais liés aux dédouanements des produits

Les frais de transit

Les droits et taxes à payer
Les frais liés aux procédures d’admission temporaire

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FORMALITES DE DOUANES
Les informations relatives aux
formalités douanières de la Foire
Internationale de Lomé

Les produits importés pour être exposés à la foire sont sous le
régime de l’admission temporaire (AT régime S508).

Les produits non originaires de l’UEMOA et de la CEDEAO dits
produits tiers supportent un taux forfaitaire de 28% de la
valeur en douanes au lieu de 52%.

Les produits originaires non agréés de l’UEMOA accompagnés
du certificat de produits originaires non agréés sont exonérés
de 5.% du taux forfaitaire de 28%, le taux retenu est alors de
23%.

Les produits originaires agréés et ceux de l’artisanat
traditionnel de l’UEMOA et de la CEDEAO sont exonérés du
droit de douane et de la redevance statistique; ils supportent
donc un taux de 7%.
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L’inspection est obligatoire.
A l’issue de chaque inspection par la douane togolaise, une
attestation de vérification (AV) est délivrée pour les
déclarations de valeurs jugées recevables (trois critères
entrent en jeu : la qualité, la quantité et le prix).
A contrario, un avis de refus d’attestation (ARA) est délivré au
déclarant.
Les dispositions du code des douanes prévoient que toute
importation ou exportation de marchandises doit faire l’objet
d’une déclaration en douane, même en cas d’exonération de
droits et taxes.
Cette déclaration doit être établie par les commissionnaires
en douane agréés, les propriétaires des marchandises, les
bénéficiaires d’un crédit d’enlèvement.

Au terme de la foire, les produits non vendus doivent être
réexportés ou mis à la consommation après paiement des
droits et taxes exigibles.

Des laissez-passer remis aux exposants doivent être collés
sur les lots de marchandises et les véhicules.
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3.3 - PROMOUVOIR SA PARTICIPATION
C’est adopter une communication adaptée
1.
Préparez un communiqué de presse annonçant que vous
participez à la foire commerciale et faites-le parvenir à
diverses revues spécialisées.
2.
Si vous présentez un nouveau produit, indiquez-le dans un
communiqué de presse.
3.
La plupart des publications spécialisées auront un
numéro spécial foire et feront état des nouveautés
intéressantes.
4.
Les communiqués de presse d’intérêt général devraient
être remis aux journaux, aux publications destinées aux
consommateurs et aux stations de radio et de
télévision.
5.
Si vous faites de la publicité dans les revues
spécialisées, ajoutez, de façon bien visible, un message
indiquant « N’oubliez pas de nous rendre visite au
Stand no ! ».
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6.
Remettez des invitations gratuites à vos vendeurs pour
qu’ils les fassent parvenir à leurs clients et aux clients
éventuels au moins deux mois avant la tenue de la foire.
7.
Ajoutez des rappels sur les factures et les divers états
que vous expédiez.
8.
Préparez un dossier à envoyer par la poste aux clients
actuels et éventuels.
9.
Demandez à votre agence de publicité de préparer une
publicité spéciale pour la foire qui apparaîtra dans les
publications concernées.
10.
L’arrivée d’un nouveau produit présentant un intérêt réel
devrait être annoncée lors d’une conférence de presse
tenue avant ou pendant la foire.
11.
Vous pourrez aussi envisager de produire des documents
spéciaux pour la foire, ou d’autres documents connexes,
pour vous aider à atteindre vos objectifs.
12.
Quand vous participez à une foire destinée aux
consommateurs, vous auriez avantage à discuter de vos
efforts de promotion avec votre agence de publicité pour
vous assurer de toucher le plus grand public intéressé par
vos produits ou vos services.
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3.4 - EMPLACEMENT, CONCEPTION ET
AMENAGEMENT DU STAND
Le choix de l’emplacement, de la conception et de l’aménagement
du stand dépend des produits, des exposants, des visiteurs
escomptés, des activités du stand et de la taille des stands voisins
EMPLACEMENT FAVORABLE

En face des points d’entrée

A droite des portes d’entrée et des Visiteurs

Aux extrémités des groupes de stands

Le long des allées principales

Aux angles des allées

A proximité des services de restauration et des attractions spéciales

Tourné vers l’entrée d’un hall
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EMPLACEMENT DEFAVORABLE

Eloigné des points d’entrée

Tournant le dos aux activités

Aux extrémités des groupes de stands

Eloignés des allées principales

Le Long des galeries

Dans les sections coupées de la salle principale

Derrière de larges piliers ou des escaliers

Dans les angles au fond de la salle
LA CONCEPTION ET L’AMENAGEMENT
du stand dépendent du budget que l’on veut y consacrer.

Petit ou grand stand

Emplacement : angle, frontal ou latéral

Aménagement sobre ou grand luxe

Les équipements optionnels : chaises, ventilateurs,
climatiseurs, réfrigérateurs, équipements vidéo, spots
lumineux, décorations, etc.
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3.5 - ACTIVITES DE PRE-OUVERTURE







Téléphoner aux contacts importants (clients,
organismes professionnels, etc.) pour les inciter à
venir visiter le stand ou participer aux réceptions
organisées par la société.
Rappeler au personnel du stand les fonctions qu’il
aura à remplir et les objectifs à atteindre ;
Le succès de la participation dépendra du
professionnalisme du personnel.
S’assurer que les assistants et les interprètes sont
capables de renseigner les visiteurs sur les produits.
Le personnel doit avoir une tenue vestimentaire
impeccable ;
S’assurer que le personnel porte distinctement le
badge de la société.
Les obligations des participants: règlement intérieur
de la foire
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C2- ACTIVITES PENDANT LA
FOIRE
La participation à une foire n’est pas un séjour
de villégiature.
De façon générale, il faut réaliser le programme
établi en matière d’annonces publicitaires, de
réceptions d’affaires, de conférences de presse,
de distributions de prospectus, de rendez-vous
d’affaires, de recueil d’informations,
d’observations des actions des concurrents, de
recherches de nouveaux produits, de recueil
d’adresses de sociétés ou de clients,
d’évaluations périodiques des actions menées
pour voir si tout se déroule comme prévu.
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I. LA GESTION DE STAND
I.1- Attitude correcte et courtoise dans le
stand

Respecter des heures d’ouverture et de
clôture des pavillons.

Avoir une bonne disposition des produits
exposés

Ne pas prendre son déjeuner ou son dîner
dans le stand

Ne pas dormir dans le stand

Eviter d’utiliser les instruments de musique
sonore

Ne pas transformer le stand en lieu de
causerie
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I.2- Accueil des visiteurs

Avoir des approches appropriées

Etablir l’identité du visiteur (un
prospecteur sérieux ou un simple visiteur)

Prendre note des demandes (un formulaire
de contacts peut être préparé à l’avance)

Enregistrer les demandes pour en assurer
le suivi

Classer les demandes : commande ou
simple information
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I.3- Discuter affaires avec les visiteurs

Produits commandés

Prix de vente unitaire

Quantité commandée

Valeur totale de la commande par produit

Date et adresse de livraison

Prescription d’emballage et d’étiquetage

Mode de paiement (coordonnées bancaires, lettre de
crédit, chèque, espèces)

Clauses et conditions spéciales (réglementation
douanière dans le pays du client)

Accord sur les dates de confirmation

Rédaction et signature de contrat ou de bon de
commande
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II. Activités à mener à la clôture de l’exposition

Règlement des questions financières.

Rédaction de rapport : valeur commerciale
de la foire, chiffre d’affaires des produits
exposés, potentiel de vente de nouveaux
produits, statistiques communiquées par
l’organisateur.

Emballages : produits exposés, équipements
loués (pour récupérer la caution)

Publicité finale (en guise de rappel au
public).

Réservation anticipée pour la prochaine
foire en vue d’obtenir un meilleur
emplacement.
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C3- ACTIVITES GENERALES APRES LA FOIRE


Faire le bilan de l’exposition
Analyser les coûts de l’exposition

Estimer les ventes immédiates : suivre les transactions
non soldées

Evaluer le rapport coût/ profit : ratio entre les
commandes et la somme investie

Evaluer les résultats de l’entreprise durant l’exposition

Repérer les activités à améliorer

Noter les idées de création ou d’adaptation de produits

Elaborer ou modifier les gammes

Dresser la liste des produits ainsi que de leurs emballages
spécialement adaptés au client et les lui envoyer

Identifier les besoins en matière de nouvelles
technologies

Préparer un plan marketing pour l’année suivante
Préparer un plan d’élaboration des produits pour l’année
Séminairesuivante
de formation du 28 et 29 Août 2014


Planifier l’exposition pour l’année suivante

Elaborer le plan de production pour l’année suivante ;

Calculer le budget du marketing, du développement,
des produits et des expositions pour l’année suivante ;

Prévoir les dépenses à engager dans le plan de
production

Repérer les sources de financement pour les plans
marketing et de production

Suivre les contacts (Relance des contacts dès le retour
dans l’entreprise par :

Rédiger les lettres de remerciements

Réaliser les visites de prospection

Envoyer de pochettes d’informations

Archiver les statistiques : nombre de visiteurs
commerciaux, noms et adresses des représentants des
sociétés, domaines d’intérêts, nombre d’échantillons
distribués.
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CONCLUSION
Les foires et salons professionnels offrent un
avantage unique : combiner de manière simultanée
et en un seul lieu, toutes les actions marketing,
qu’il s’agisse de la recherche de nouveaux clients,
de la présentation des produits, de nouer de
nouvelles relations d’affaires et surtout de
construire une relation «face to face», tant avec
les clients qu’avec les concurrents, la foire reste un
moyen de promotion le plus adapté pour une
entreprise. Cependant pour garantir une
participation réussie, cela exige une préparation
rigoureuse de chaque étape, comme nous venons de
le démontrer. Nous croyons qu’après avoir suivis ces
deux jours de formations, vous êtes maintenant
outillés pour optimiser votre participation aux foires
et surtout à la foire internationale de Lomé.
Toutefois nous sommes toujours disponibles et
disposé à répondre à vos diverses sollicitations pour
réussir votre foire.
Séminaire de formation du 28 et 29 Août 2014
MERCI POUR VOTRE ATTENTION PENDANT CES
DEUX JOURS
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