Transcript Презентация - Технологии Управления Спайдер Украина

Правила успешного проекта:
как все успеть и ничего не
забыть
Дарина Веретенко – заместитель директора
компании «Технологии Управления Спайдер
Украина», консультант по управлению проектами
http://www.spiderproject.com.ua
1
Технологии Управления Спайдер Украина

Разработчик уникальной технологии
управления проектами с 8-летним опытом
реализации консалтинговых проектов на
территории Украины и в странах СНГ;

Обладает статусом PMI® Global Registered
Education Provider (GREP PMI). Качество
обучающих программ подтверждено Project
Management Institute;
 Входит в группу компаний «Спайдер
Проджект», офис которой представлен в
России, Бразилии, Румынии, Голландии,
Болорусии.
http://www.spiderproject.com.ua
2
Среди наших Клиентов
http://www.spiderproject.com.ua
3
Главные вопросы
Что такое проект?
http://www.spiderproject.com.ua
4
Действующие лица
Внешние
участники
Внутренние
участники
•Заказчик
•Подрядчик
•Поставщик
•Куратор
проекта
•Менеджер
проекта
•Команда
управления
проектом
http://www.spiderproject.com.ua
5
Эффективное управление
проектами
Команда
http://www.spiderproject.com.ua
Инструменты
Правила
6
Контрольные вопросы
•Что такое проект в Вашей компании?
•Существует ли процедура запуска проекта
в работу?
•Определены ли рамки ответственности и
полномочий участников проектов?
•Понятен ли порядок взаимодействия
участников проекта всем участникам
проекта?
•Разговаривают ли участники проектов на
одном языке?
http://www.spiderproject.com.ua
7
Практическое задание
•Вспомните последний проект, над
которым вы работали, и который не
был завершен в срок
•Какие факторы привели к задержке?
http://www.spiderproject.com.ua
8
Почему срываются графики: все
очень просто
•Неразумные требования и график
•Формальный подход к планированию
•Нечеткая концепция проекта
•Технические ошибки / Слабые расчеты
•Неэффективная коммуникация, плохая
координация
•Изменение требований без изменения
расписания
http://www.spiderproject.com.ua
9
«Все понятно в проектном менеджменте,
но постоянно одни и те же риски»
•Где руководитель проекта?
•Отсутствие ответов на самые простые
вопросы проекта. Мутное состояние
проекта.
•Коммерческая неясность. Зачем нужен
проект и сколько на нем можно
заработать
•Разрозненность информации по
проектам
http://www.spiderproject.com.ua
10
«Все понятно в проектном менеджменте,
но постоянно одни и те же риски»
•Правая рука не знает, что творит левая
рука!
•Недостаток письменной информации или
нет «памяти организации»
•Бесконечные совещания, «мозговые
штурмы» или политинформации
•Постоянный перенос сроков проектов
•Все ресурсы компании загружены, только
непонятно чем!
http://www.spiderproject.com.ua
11
Наведение порядка в проекте
всегда должно
начинаться с головы!
http://www.spiderproject.com.ua
12
Эффективное управление
проектами
Команда
http://www.spiderproject.com.ua
Инструменты
Правила
13
Забытые или неучтенные факторы при
планировании
•Месяц составляет около 20 дней, а не 30
•Праздники, отпуска и отсутствие на
работе по болезни
•Государственные праздники
•Несостыковки внутренних и внешних
участников проекта из-за плохого
планирования
•Риски проекта, которые обязательно
случатся в проекте!
http://www.spiderproject.com.ua
14
Безумие – это делать то же самое тем же
способом и при этом надеяться, что
результат будет иным!
Китайская пословица
http://www.spiderproject.com.ua
15
Правила эффективной реализации
проектов ЭТАП ИНИЦИАЦИИ ПРОЕКТОВ
•Решение о запуске/старте проекта
должны принимать ответственные лица!
•Ответственные лица должны знать
процедуру запуска проектов!
•Назначить ответственного за
предоставление и сбор информации на
этапе инициации, написание обоснования
проекта
•Проведение внутреннего PR-проекта
http://www.spiderproject.com.ua
16
ЛИЧНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
•Личная ответственность – это когда
лично Вам поручается принятие решения,
а затем лично Вы отвечаете за результат
этого решения
•Ответственность возлагается на
отдельных людей, а не на команды
http://www.spiderproject.com.ua
17
Правила эффективной реализации
проектов
•Назначить руководителя проекта,
наделить его не только ответственностью,
но и полномочиями!
•При формировании плана проекта и
заключении основных контрактов по
проекту должен принимать участие
руководитель проекта!
•Согласовать план проекта с планами
других проектов компании
http://www.spiderproject.com.ua
18
Правила эффективной реализации
проектов
•Анализ план-фактных отклонений во
время проекта, принятие управленческих
решений на основании предоставленной
информации: 1 раз в неделю!
•Корректное завершение проекта:
формализация усвоенных уроков для
последующих проектов
http://www.spiderproject.com.ua
19
Корректное управление проектом это:
•Корректный старт
•Планирование, планирование,
планирование и жесткий контроль во
время исполнения проекта
•Подведение итогов проекта для
использования «усвоенных уроков» в
последующем
http://www.spiderproject.com.ua
20
Управление рисками
Либо Вы игнорируете риски, либо Вы
управляете ими!
http://www.spiderproject.com.ua
21
С чего можно начать уже завтра! Анализ
рисков
•Выявление рисков, которые могут
возникнуть на этапах проекта
•Оценка риска: вероятность наступления,
последствия для проекта
•Планирование действий по минимизации
рисков
•Планирование корректирующих действий
•Назначение ответственных за
мониторинг рисков в проекте
http://www.spiderproject.com.ua
22
О чем нужно помнить еще?
• Анализ рисков
• Система мотивации направленная на
результат
• Расстановка приоритетов между
проектами
• Управление внешними компаниями через
контракты
http://www.spiderproject.com.ua
23
Опыт внедрения системы
управления проектами в одной
компании
http://www.spiderproject.com.ua
24
История от первого лица
• Хронический срыв
сроков проектов
• Превышение бюджета
• Себестоимость работ –
«по факту»
• Каждый проект
начинается с нуля
• «Фольклорное»
управление проектами
http://www.spiderproject.com.ua
25
История от первого лица
• 100% вовлечение первого лица в процесс
управления
• Несогласованность действий сотрудников
во время проекта
• Размытые рамки ответственности в
проекте
• Отсутствие системы мотивации
• «Мой» проект и «чужой проект»
http://www.spiderproject.com.ua
26
Первые шаги внедрения системы
управления
Создание
аналитической
службы:
Руководитель АС и
2 аналитика
Цель создания:
• внедрение и запуск системы управления проектами
для планирования, анализа и контроля исполнения
проектов
• централизация информационных потоков по
проектам
http://www.spiderproject.com.ua
• популяризация
проектного27 подхода в компании
Работа аналитической службы,
первые шаги
Аналитическая
служба –
независимый
источник
информации
по проектам
http://www.spiderproject.com.ua
• Планирование проектов
совместно с экспертами
• Сбор фактических данных о
состоянии проекта
• Анализ план-фактных
отклонений по проекту
• Корректировка плана
исполнения проекта на
основании фактических
данных
• Своевременное уведомление
о возникновении рисков
• Подготовка отчетов
28
Фразы топ-5
• «Нам это не нужно, у нас и
так все есть»
• «Зачем планировать, если
мы живем в условиях
неопределенности и все
нельзя запланировать?»
• «Мы будем работой
заниматься или
планировать?»
• «У нас творческий
подход/процессы и это
нельзя пронормировать»
• «Мы и так знаем кто за что
отвечает, а себестоимость
можно посчитать и по
факту, она ж поменяется»
http://www.spiderproject.com.ua
29
Внутренние риски проекта внедрения, с
которыми столкнулись
• Тихий саботаж
• Распространение мифа о «невозможности
планирования в условиях
неопределенности»
• Нежелание экспертов делиться
информацией
• Деструктивная
критика
http://www.spiderproject.com.ua
30
Как работали над первым проектом
• Постоянная корректировка
плана-графика
• Отработка механизма
взаимодействия с экспертами,
корректировка регламентов
• Наработка типовых
фрагментов
• Создание основных
справочников для
использования в других
проектах
http://www.spiderproject.com.ua
31
Результаты внедрения со слов первого
лица:
• Внутренняя дисциплина
• Внешняя гибкость
• Возможность тиражирования отработанной
технологии
http://www.spiderproject.com.ua
32
Результаты внедрения
• Возможность получения
достоверной и своевременной
информации о проектах;
• Появилась возможность
работать над большим
количеством проектов без
увеличения общего числа
персонала и
капиталовложений;
• Эффективное использование
ресурсов;
• Оптимизация финансовых
потоков по проектам
http://www.spiderproject.com.ua
33
Результаты внедрения
• Команда мотивирована
на единый результат
• Портфель проектов
рассчитывается с
учетом приоритетов
• Себестоимость проекта
подконтрольна
• Реалистичные сроки
• Риски
минимизированы
• Анализируются
ограничения
компании
http://www.spiderproject.com.ua
34
Как обеспечить
удачное
внедрение
системного
корпоративного
управления
проектами?
http://www.spiderproject.com.ua
35
РЕЗЮМЕ
http://www.spiderproject.com.ua
36
4 способа связаться с нами:
По телефону: +380 (44) 537-74-18
E-mail: [email protected]
Сайт: www.spiderproject.com.ua
По адресу: Киев, ул. Петропавловская, 47
http://www.spiderproject.com.ua
37
Время успешных проектов!
До встречи на семинарепрактикуме
«Управление отношениями в
проекте»
23-24 июня 2010 года
www.spiderproject.com
http://www.spiderproject.com.ua
38