Transcript Slide 1 - Tecnomotor

TONINHO RIGO
Definição
Administração do tempo é uma ferramenta gerencial,
permitindo a organização de metas pessoais e profissionais com
menor gasto de energia física e mental, e realizando as
atividades dentro dos prazos combinados e dividindo seu tempo
de forma equilibrada.
Conceitos relacionados
Planejar o tempo significa saber o que se
quer fazer e ordenar as ações para a
realização da maior quantidade de
atividades no menor prazo para se atingir
seus objetivos.
PLANEJAMENTO
FOCO
Componentes da Administração do Tempo
1
Como analisar sua carga de trabalho:
 Analisar sua carga de trabalho em relação ao tempo que você tem disponível
 Conhecer seus objetivos
 Organizar um registro diário (agenda)
 Fazer uma avaliação desse tempo
 Marcar os pontos para melhorias.
2
Como organizar o tempo:
 Estabelecer prioridades e organizar as atividades diárias de forma lidar com a
disposição das horas para cumprimento de prazos preestabelecidos, objetivando
a atingir resultados positivos.
 No final do dia, veja tudo o que conseguiu fazer e transfira
para o dia seguinte o que não foi feito.
Componentes da Administração do Tempo
Fatores que influenciam a prioridade:
 Prazo: leve em consideração a data de entrega de uma atividade. É ideal que você se
programa para finalizá-la com 2 dias de antecedência, para que haja tempo hábil caso
um imprevisto aconteça.
 Resultados: dê prioridade às tarefas que trarão maior resultado (“Regra de Pareto” –
20% do que fazemos traz 80% dos resultados, enquanto os outros 80% de atividades
produzem 20% de resultados). Se gestor, delegue atividades.
 Facilidade: constitui-se no terceiro fator de priorização das atividades; busque realizar o
que é mais rápido e mais fácil antes. Mas lembre-se que Prazo e Resultados tem mais
peso do que Facilidade. Se a atividade é complicada, faça um pouco a cada dia ou
“quebre” um problema difícil em problemas menores e mais fáceis de resolver.
Componentes da Administração do Tempo
Como tornar-se organizado:
 Dar prioridade às tarefas de acordo com a importância e a urgência
 Utilizar um sistema diário que registre as atividades planejadas
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URGENTE
IMPORTANTE
Aquelas que exigem nossa atenção imediata.
Ex: um telefone tocando, alguém nos
interrompendo em nossa sala. Também são
aquelas que precisamos realmente focar e
que apresentam impacto considerável nas
nossas demais atividades ou na empresa em
geral; provavelmente poderiam ter sido
previstas mas não foram.
Importante é aquilo que também tem impacto nas
nossas atividades, mas que, geralmente, está
associado aos nossos objetivos, metas ou funções.
Uma atividade importante pode se tornar urgente
quando não atentamos para seu prazo, ou ainda
quando postergamos seu início até a última hora.
Quando priorizamos aquilo que é importante
reduzimos a incidência de eventos urgentes em
nosso dia-a-dia.
Componentes da Administração do Tempo
FAÇA AGORA
DECIDA QUANDO
FAZER
DELEGUE
ABANDONE
Componentes da Administração do Tempo
PLANEJAMENTO DAS ATIVIDADES DIÁRIAS
Atividade
1
2
3
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8
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10
Descrição detalhada
da atividade a ser realizada.
Prazo
Resultados Esperados
Tempo de
finalização
da atividade
Grau de
Complexidade
No que a
atividade vai
resultar:
relatório,
plano de ação,
índices
(vendas,
faturamento, etc)
Se a tarefa
é FÁCIL,
MÉDIA ou
DIFÍCIL
Prioridade
Status
Se a
prioridade
Se a tarefa
é BAIXA, está COMPLETA,
MÉDIA
EM ADAMENTO
ou ALTA ou NÃO INCIADA
Componentes da Administração do Tempo
Como delegar tarefas com sucesso:
 Encaminhar certas atividades a determinados funcionários, quando necessário
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Vantagens
 Parte de seu tempo ficará livre, de forma a permitir que você concentre em outras
tarefas mais importantes e/ou mais urgentes
 Faz com que pessoas possam desenvolver suas capacidades
 Estímulo, Motivação, Trabalho em Equipe
Desvantagens
 O trabalho aos subordinados não serem desempenhados com suficiência e dedicação
 Delegar o trabalho ao funcionário errado para executar determinadas atividades
Componentes da Administração do Tempo
Como lidar com materiais impressos:
 Manter o local de trabalho sempre organizado, limpo, iluminado, ventilado, ou
seja, um ambiente agradável e seguro.
 Saber como redigir e ler de modo eficiente
 Manter um sistema de arquivo
 Assegurar que Equipamentos e materiais utilizados com freqüência estejam ao
alcance das mãos
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Como controlar o desperdício de tempo:
 Saiba lidar com interrupções (contato pessoal: certifique-se em resolver tarefas
mais urgentes
 Ser eficiente e eficaz
6
Componentes da Administração do Tempo
EFICÁCIA
Refere-se a fazer o que deve ser feito.
Este conceito tem a ver com o foco em
uma determinada direção (visão) e
concentração de energia para a
execução da missão. Eficácia está
relacionada à escolha e, depois de
escolhido o que fazer, e fazer de forma
produtiva leva a eficiência.
EFICIÊNCIA
Refere-se a como fazer o que tem para
ser feito. Este conceito refere-se a como
as “coisas” são feitas, aos valores, à visão,
comportamentos, atitudes, métodos,
procedimentos e estilos e está na
presente em toda a empresa. Quando se
fala em eficiência, está se falando em
produtividade, em fazer mais com o
mínimo de recursos possíveis.
Componentes da Administração do Tempo
Como aproveitar ao máximo o tempo livre (lazer):
 Planeje o que vai fazer nas horas livres
 Seja capaz de se “desligar” ao final do dia, desfrutando de seu momento de
lazer
 Evite o estresse
 Permita restaurar suas energias e relaxar
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Dicas para Administrar o Tempo
Vídeo
Você administra bem seu tempo?
Descubra agora se você administra bem o seu tempo. Leia atentamente as questões e assinale SIM ou Não.
Seja honesto em suas respostas.
01. Você costuma aceitar novas tarefas e responsabilidades mesmo quando sua agenda já esta lotada?
02. Você costuma chegar atrasado em compromissos e reuniões?
03. Você tem dificuldade em tomar decisões?
04. Você permite que telefonemas e colegas interrompam sua concentração a qualquer momento?
05. Você costuma fazer várias coisas ao mesmo tempo deixando algumas delas freqüentemente inacabadas?
06. Você costuma ocupar boa parte do seu dia com crises e tarefas urgentes?
07. Você costuma fazer hora-extra, trabalhar depois do expediente ou levar serviço para casa?
08. Sua mesa de trabalho e gavetas estão sempre bagunçadas, cheias de documentos e papéis?
09. Você costuma dedicar boa parte do seu dia lendo e respondendo e-mails?
10. Você tem dificuldade em delegar tarefas rotineiras em casa ou no trabalho?
11. Você tem dificuldade para encontrar tempo livre para atividades de lazer, para um trabalho voluntário ou mesmo para
rever os amigos?
12. Você tem dificuldade para planejar férias, viagens ou a aquisição de um carro?
13. Você costuma participar de reuniões inúteis sem objetivos claramente definidos?
14. Você tem dificuldade em se concentrar na execução de
tarefas desagradáveis ou projetos muito longos?
15. Você tem a sensação de que os dias estão
passando cada vez mais rápido e que não há
nada que possa ser feito para reverter esta
situação?
Você administra bem seu tempo?
RESULTADO
Até 5 respostas afirmativas
Muito bem! Você administra bem o seu tempo e provavelmente equilibra com eficácia suas
demandas profissionais e pessoais. Entretanto sempre há onde melhorar.
Entre 6 a 10 respostas afirmativas
Você tem diversos hábitos e comportamentos inadequados que prejudicam sua
produtividade e sua qualidade de vida. Algumas correções de percurso seriam bem-vindas.
Entre 11 a 15 respostas afirmativas
Sua relação com o tempo é muito complicada. Você, provavelmente, tem problemas de
produtividade e, talvez, sofra de ansiedade ou estresse.
“Se aproveitares bem o dia de hoje,
dependerás menos do de amanhã”.
Sêneca, filósofo romano (4 a.C.-65 a.C.)
“Quem não sabe administrar seu tempo
não pode administrar qualquer coisa”.
Peter Drucker, economista e escritor austríaco
(1909-2005)