Transcript 事務組業務 - 中國醫藥大學

總務處業務簡報
98年9月29日
1
總 務 處 簡 介
總務處
總務長
事務組
10人
保管組
7人
文書組
6人
2
總 務 處 簡 介
總
務
長  黃文光 先生
事務組組長  李奇學 先生
保管組組長  吳世祿 先生
文書組組長  吳清春 先生
3
事務組業務
4
事務組業務
1. 各項請採購、招標、事務用品共同供應作業。
2. 水電、營繕工程經辦。
3. 視聽設備維護管理。
4. 空調、電梯管理。
5. 廢棄物清運暨環境消毒作業管理。
6. 校警、保全人員管理。
7. 公務車輛管理。
8. 校園環境清潔及綠美化管理。
9. 資源回收作業管理。
10. 台中、北港交通車管理。
11. 總機維護及管理。
5
請採購、招標作業
6
依預算委員會
研發處審核
決議分配預算
通過之研究
材料暨設備請購及零星工程修繕申請
和核銷流程圖
計畫
儀器設備
請購作業
流程
申請部門提出
申請單(金額超
過100萬元者之
儀器設備尚須
檢附貴重儀器
申請表)
會辦部門：
總務處：
金額100萬
1.研發處
1.事務組
元(含)以上
研究計畫經費
2.育成中心
(書面審核）
2.保管組
產學合作計畫經費
(確認財產編號)
會計室
校長
案件須提報
：審核
核示
採購委員會
討論
3.資訊中心
耗材(修
繕)請購
作業
流程
申請部門提出
申請單
資訊類用品
4.圖書館
圖書資料
結案
總務處：
1.事務組
2.保管組
(收件呈核）
會計室：
核銷付款
申請單位：
收 料
事務組：續辦採購
總務處、會計室：
驗 收
請購申請單使用時機分以下三種：
一般費用申請
材料暨設備
例如：代墊款、影印費、郵資、便當、點心、實驗性動植物、
花籃、輓聯、食材一般勞務(例：組織切片委託代工製作、核
酸定序、蛋白質譜鑑定分析服務等)、群體教學鐘點費、臨時
工讀金、審查費、口試費、獎勵金、演講費、出差旅費…等。
須編列財產编號或材料編號者。
申請單
1、已有財產編號但必須申請修繕者。
零星工程修繕
申請單
2、辦理修繕作業申請時，請先確認是否尚在保固
期限。
採購作業流程
申請金額
10,000 元
(不含)以下
50,000 元
(不含)以下
辦 理 方 式
1.申請：申請單位至院長(核准)→（會辦單位）→會計室(扣減預算)
2.訂購：事務組（登打訂購通知）
3.核銷：使用單位→總務處→會計室
1.申請：申請單位至院長(核准)→（會辦單位）→總務處→會計室
(扣減預算)→校長（核准）
2.訂購：事務組（登打訂購通知）
3.核銷：使用單位→總務處→會計室
1.申請：申請單位至院長(核准)→（會辦單位）→總務處→會計室
50,000 元
(含)以上
(扣減預算)→校長（核准）
2.議價呈核：事務組→會計室→校長(核准)
3.訂購：事務組（登打訂購通知）
4.核銷：使用單位→總務處→會計室
請採購作業時程
依學校採購辦法(總務處網頁/總務法規/事務法規)第5條第3
款規定辦理：配合會計年度結算作業，校內預算、校外計畫
及政府機關補助之經費作業時程如下表：
類 別
申請時程
核銷時程
(學年度結束或計畫結束前) (學年度結束或計畫結束前)
經常門
1 個月前
半個月前
資本門
3 個月前
1 個月前
請採購作業注意事項
1、申請材料暨設備申請單時必須先取得料號及查詢歷史購價
2、料號查詢：(價格查詢一定要做)
校園入口網站->行政管理系統->請採購管理系統->材料料號、規
格代號查詢(歷史價格參考)
3、廠商資料查詢：
校園入口網站->行政管理系統->公用作業->廠商基本資料查詢
4、校外計畫用藍色申請單，校內計畫用白色申請單。
5、每月1日、15日於總務處事務組網頁公告己訂購未核銷明細表
及逾期未核銷明細表。
6、統計每月退件資料最常見者為：
申請金額與採購歷史價格有差異、選錯料號、儀器項次未填
7、儀器設備之附件如可單獨使用，應分開詳列品名規格且分別編
列料號。例如：氣相層析儀壹套其附件有電腦及顯示器，因電
腦及顯示器可獨立使用，故應編列3個料號。
事務用品共同採購電腦線上作業
公告作業：毎學年度辦理六次（8月、10月、12月、次年2月、
4月及6月的5日公告並發mail給教職員，15日截止。）
申請作業
訂購作業
簽收作業
申請單位：
1.個人至學校總務處下載「共同事務用
品表單，填妥數量後送交所屬系所專
責人員
2專責人員至學校電子簽核系統登打
「共同採購申請單
3. 送單位主管覆核
申請單位：
點收貨品型號及數量無誤
後簽名交廠商
事務組於學校行政管理系統：
1.接件處理表單
.產生請購單，呈核
核准後
事務組：
依得標廠商系統自動產生EXECL
表，事務組承辦人員MAIL給合
約供應廠商
廠商送貨
廠商送交發票及各單位簽收單
核銷作業
事務組：
1.整理「發票」
2. 登打校務行政系統「材料暨設備
核銷單」及「單據寄送清單」
會計室：
1.各單位費用由系統
自動扣減
2.匯款給各廠商
申請作業
(1).個人至學校總務處網頁下載電子表單
(2).於檔案內填妥數量後將檔案傳送各單位專責人員
廢棄物清運作業
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本校廢棄物管理制度(一)
感染性廢棄物(各實驗室感染性)→可燃性、不可
燃性(紅色垃圾袋)→委由合格廠商處理→焚化
感染性廢棄物清理時間：
•校本部：每週四上午 9 時 30 分(實驗 大樓涼
亭旁）由清運公司清運。
•癌症大樓：每週四上午 9 時(癌症大樓地下二樓）
由清運公司清運。
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本校廢棄物管理制度(二)
一般廢棄物清理作業時間與流程：
•垃圾分類基本分四大類，一般垃圾、
鐵鋁類、紙類、塑膠類。
•一般垃圾每日早上9時前由廠商運棄
•資源回收類→由清潔員收集（透明垃圾袋）
→垃圾場（回收者再細分類）→委由合格
廠商清運處理。
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交通車作業
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台中北港交通車候車注意事項
1.必須定期往返北港分部的教職員，每學期開學
前，請依總務處公告登記乘車需求。
2.乘車時請攜帶識別證及票證。
3.乘車票證請洽：台中本部─事務組李天厚先生
分機1317，北港分部─總務分組莊惠君小姐分
機1100索取。
4.交通車僅供教職員生公務使用， 如有空位才
提供予學生搭乘。
5.請準時搭車，逾時不候。
6.相關發車時間、地點注意事項請參閱事務組網
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頁。
台中北港往返時間表--43人座巴士（周一至週六）
日期
班次
星期一、三、四、五
第一班
去 07：00台中(英才路大學門口)
07：10漢口與中港路(全國電子)
07：15中港與河南路口
08：00虎尾羅陳診所
08 :05虎尾圓環
08 :20土庫土地公廟
08：30北港附設醫院
去 07：00台中(英才路大學門口)
07：10漢口與中港路(全國電子)
07：15中港與河南路口
08：00虎尾羅陳診所
08 :05虎尾圓環
08 :20土庫土地公廟
08：30北港附設醫院
去 07：00台中(英才路大學門口)
07：10漢口與中港路(全國電子)
07：15中港與河南路口
08：00虎尾羅陳診所
08 :05虎尾圓環
08 :20土庫土地公廟
08：30北港附設醫院
回 12：00北港附設醫院
12：30虎尾羅陳診所
13：40台中(第一診療大樓)
回 12：00北港附設醫院
12：30虎尾羅陳診所
13：40台中(第一診療大樓)
回12：20北港附設醫院
12：50虎尾羅陳診所
13：40台中(英才大門)→(第
星期二
星期六
一診療大樓)
第二班
去 13：30台中(第一診療大樓)
14：30虎尾羅陳診所
15：00北港附設醫院
去 15：30台中(第一診療大樓)
16：30虎尾羅陳診所
17：00北港附設醫院
回 17：40北港附設醫院
18：15虎尾羅陳診所
19：25台中(英才大門)→
(第一診療大樓)
回 17：40北港附設醫院
18：15虎尾羅陳診所
19：25台中(英才大門)→
(第一診療大樓)
台中北港往返時間表--20人座巴士（周一至週五）
去10：00英才門警衛室10：15漢口與中港路(全國電子) 10：20中港與河南路口11:40北港分部
20
回13：30北港分部15：30台中校本部英才門
大巴士上車地點-英才門口(乘車請攜帶識別証)
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中巴士上車地點-英才門口(乘車請攜帶識別証)
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保管組業務
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一、經費收支管理
1.各項薪資及獎金發放相關事宜。
2.各項經費收支業務(含研究計畫) 。
3.獎助學金、零用金、助學貸款、書籍費與工
讀金之發放。
4.銀行往來管理與報表編製。
5. 教職員工代墊款發放。
6. 申報各類所得及相關事宜。
7. 扣繳憑單開立寄發。
8. 公、健、勞保證明開立發送。
9. 會計師等單位稽核查帳相關事宜。
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二、財 物 管 理
1.驗收與盤點。
2.財物管理(新增、移轉、減損)。
3.財產報廢審核與報廢品處理。
4.財產移交清冊收繳。
5.財物及耗材料號編製。
6.學生損毀公用財物賠償事宜。
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三、空 間 管 理
1.校地及校舍面積統計、分析。
2.空間委員會記錄及相關工作。
3.全校鑰匙管理。
4.停車位管理。
5.學位服管理、清洗及租金收繳。
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注意事項
一、規格代號編碼
1.儀 器 類---請提供詳細中(英)文名稱、原廠目錄之抽印本。
2.藥品耗材類---請提供詳細中(英)文名稱、廠牌及原廠Cat No.、規格、
包裝量。
二、請購---財物(財產與物品)
1.a.財產---資本門經費支應。
b.物品(消耗品及非消耗品)---由經常門經費支應，其中非消耗品應依
財物管理辦法第23 條之規定列帳管理。
2.各項財物(包括電腦)其移轉、修繕與報廢應依本校財物管理辦法辦理。
3.閒置且堪用物品，請自行登入校園入口網站/應用系統/財物交流網公
告辦理財物 交流。
三、驗收/盤點
1.驗收---依本校採購法規定辦理。
2.抽盤---2月份由校長選出抽盤單位，保管組同仁至該單位盤點。
3.自盤---8月份由各單位進行自盤(財物資料請自行至資產管理系統下
載) 。
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注意事項
四、汽、機車停車業務
1.汽車停車位---依「立夫教學大樓停車場管
理辦法」分配予一級主管及部定教授後之餘
位，公開申請及抽籤。登記時間：自5月中
旬公告日起受理申請至6月15日止，
2.機車停車位--- 安康教學大樓機車停車場
(學生優先，若有餘位，再供教職員併同學
生補位，至車位補完為止。
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注意事項
五、出納業務
1.各單位聘請外籍人士(含中國大陸人士)蒞校從事演
講、協助研究或翻 譯、 英文校對等業務，於支付款
項後3日內(須先扣20%稅款)將其簽收領據、護照或
居留證、及校長核章後費用申請單或簽呈之影本等
相關資料送交總務處 出納，依所得稅法第88條之規
定辦理所得稅扣繳申報。
2.支付校外研究計畫老師墊付款，比照校內經費付款
方式直接轉存員工帳戶， 教職員工薪資發放明細及
支付員工代墊款入帳明細採E-Mail方式通知。
3.校外研究計畫代養動物，由出納統一開立收據並由
會計室作內部轉帳，不必 繳納現金。
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相關資料可參閱總務處網頁Q&A問答集 ~~~
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文書組業務
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文書組業務職掌
1.收發文編號、分文登記、掃瞄建檔
2.電子公文
3.用印業務
4.文書檔案管理
5.郵件代辦所業務及信件之收發登記。
6.教室、會議室借用管理。
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郵務服務
英才門旁有郵政代辦所，可幫全校教職員生收、
寄信件及包裹，但務請註明收件人姓名、系所別、
聯絡電話等基本資料，俾正確迅速投遞。
本校地址：台中市北區學士路91號
郵遞區號：40402
英文地址：91 Hsueh-Shih Road, Taichung,
Taiwan 40402,R.O.C.
郵政代辦所電話分機：1332
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金融服務
1.提款機提供機構及所在位置：
 郵局─英才門旁
 華南銀行─英才門旁、復健大樓一樓、立夫
醫療大樓一樓。
 三信銀行─育德門旁、立夫醫療大樓一樓
2.華南銀行於每週二、週四上午9：30～10：00
（發薪日如遇週一、三、五則彈性調整），在立夫
教學大樓6樓第四會議室，提供存提款、開戶及相
關金融作業服務（洽詢電話：1325）。
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教室、器材及設備之借用
借用教室及會議室請至本校入口網站
或總務處網頁上網登錄（洽詢電話：
1331，文書組朱婉萍小姐）。
辦活動需用長桌、椅子、桌巾等器材，
請洽事務組李天厚先生，分機：1317。
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相關法規及各式表單請至
總務處網頁下載。
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Thank you for your attention!!
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