Transcript Presentasi Digital Filing

Digital Filing
A Simple Way to Digitally Centralize and Distribute Documents
Pengarsipan Dokumen Dalam Perusahaan
Masalah Umum:
• Tingginya biaya untuk mencetak dokumen agar bisa disimpan
dalam arsip.
• Banyaknya pengeluaran biaya untuk kebutuhan distribusi dokumen.
• Pengeluaran biaya yang tidak sedikit untuk menyediakan tempat
(gudang) guna menyimpan dokumen perusahaan yang ada serta
pemeliharaannya.
• Kesulitan untuk mencari dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam
waktu singkat terutama terhadap dokumen-dokumen lama.
• Ancaman terhadap hilangnya dokumen akibat bencana seperti
kebakaran, banjir dsb.
Solusi
Digital Filing
• Digital Filing (DF) menyediakan solusi
penyimpanan untuk berbagai macam jenis
dokumen. DF dapat menangani dokumen yang
dikirim langsung dari printer, scanner dan email.
Selain itu, DF juga menyediakan fasilitas untuk
menyimpan dokumen melalui proses upload file.
Dokumen-dokumen ini akan disimpan dalam
database dan dapat dipergunakan untuk
berbagai keperluan selanjutnya.
Gambaran Cara Kerja Digital Filing
Printing
Operator dapat melakukan pencetakan
Operator
menggunakan
Virtual Printer yang telah
disediakan. Hasil pencetakan ini akan
disimpan kedalam database Digital Filing
dalam format digital.
Database Server
Printing
Operator Operator
dapat menggunakan hasil proses
scanning dan menyimpannya kedalam
Scanning
database
Digital Filing.
Database Server
Printing
Operator
Operator dapat
melakukan upload terhadap
berbagai format file yang dimiliki untuk
Scanning
File Uploading
disimpan
kedalam
database Digital Filing.
Database Server
Printing
Operator
Para pengguna
intranet yang memiliki hak
akses, bisa memanfaatkan file-file yang
Scanning
File Uploading
terdapat
dalam database
Digital Filing
untuk berbagai keperluan melalui browser.
Database Server
Intranet
Printing
Operator
Tidak hanya
dalam lingkungan intranet.
Para pengguna internet yang memiliki hak
Scanning
Uploading
akses,
juga bisa File
memanfaatkan
file-file
yang terdapat dalam database Digital Filing
untuk berbagai keperluan melalui browser.
Internet
Database Server
Intranet
Printing
Email Receiving
Internet
Email Sending
Operator
Para pengguna internet yang memiliki hak
Scanning
File Uploading
akses, bisa menyimpan berbagai format
file yang dimilikinya ke dalam database
Digital Filling dengan memanfaatkan email.
Internet
Database Server
Intranet
Manfaat Menggunakan Digital Filling
•
Printing
Penghematan Biaya
–
•
Email Receiving
Internet
Email Sending
Dengan menggunakan Digital Filing, maka penghematan biaya pada kegiatan
pengarsipan dokumen bisa dilakukan, seperti penghematan biaya mencetak,
Operator
penghematan
biaya distribusi dan penghematan tempat penyimpanan dan
pemeliharaan dokumen.
Meningkatkan Kinerja Perusahaan
Scanning
Filetelah
Uploading
– Dengan berbagai fitur yang
disediakan, Digital Filing diharapkan bisa
meningkatkan kinerja perusahaan khususnya masalah penanganan dokumen.
•
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
–
•
Pengarsipan dokumen yang baik seperti yang ditawarkan oleh Digital Filing akan
membuat waktu penanganan dokumen lebih cepat. Hal ini tentu akan berdampak pada
meningkatnya kepuasan pelanggan.
Keamanan Dokumen
–
–
–
Internet
Pengaturan hak akses pada Digital Filing memungkinkan suatu dokumen hanya dapat
diperoleh dan digunakan oleh pihak (pengguna) yang berkepentingan.
Penyimpanan dokumen dalam database memungkinkan dilakukannya proses backup
terhadap dokumen-dokumen yang ada. Hal ini sangat penting untuk mengantisipasi
hilangnya dokumen akibat bencana kebakaran, banjir dsb.
Database Server
Pencatatan aktifitas pengguna guna pelacakan penyalahgunaan dokumen
Intranet
Fitur-fitur Digital Filling
•
Menyimpan dokumen dari printer dan scanner beserta keterangannya ke dalam
database
Printing
Email Receiving
Internet
Email Sending
• Upload berbagai jenis dokumen dalam bentuk file ke dalam database.
• Dapat memanfaatkan email sebagai sarana untuk memasukan data secara
Operator
langsung kedalam
database digital filing,.
• Lima level Pengaturan hak akses pengguna yang terdiri dari
– No Access : Tidak memiliki akses apa pun terhadap dokumen.
Scanning
Uploading
– Reader : Hanya memilikiFile
akses
untuk melihat.
– Data Entry : Memiliki akses untuk memasukan dokumen, melihat dan memperoleh
dokumen.
– Editor : Memiliki akses untuk memasukan dan mengedit dokumen serta melihat dan
memperoleh dokumen.
– Administrator : Selain memiliki hak akses penuh terhadap dokumen, hak akses
Administrator memiliki kemampuan untuk membuat dan mengedit pengguna beserta
Internet
hak aksesnya, serta membuat dan mengedit
folder, category dan source.
•
•
•
Pengaturan penyimpanan dokumen secara terstruktur dalam folder dan
kategori yang bisa di kustomisasi sesuai keinginan pengguna.
Dokumen dapat direvisi tanpa menghilangkan dokumen sebelumnya.
Dokumen yang
ada,Server
bisa dicari, dilihat dan dikirim melalui email serta diperoleh
Database
(download) melalui web browser dengan tetap memperhatikan pengaturan hak
Intranet
akses pengguna.
Terimakasih