Transcript LA COMPTABILITE PATRIMONIALE - Académie de Clermont

LA COMPTABILITE
PATRIMONIALE
Diaporama réalisé par M.L PAULET RAFAITIN et A. SOL
Académie de Clermont-fd – octobre 08
LA COMPTABILITE
PATRIMONIALE
Tenue de l'inventaire
Acquisitions de biens immobilisés
Dépréciations
Procédures administratives et comptables des sorties d'inventaire
Questions diverses
Les textes : références

Décret 62-1587 du 29 décembre 1962 – art 179 portant règlement général sur la
comptabilité publique




L'agent comptable est responsable de la tenue de l'inventaire des biens inscrits au bilan en
veillant à sa mise à jour, et de la conservation de ces biens
A ce titre et dans le cadre du contrôle interne comptable l'agent comptable doit procéder à un
état des lieux et vérifier :
 S'il existe une gestion informatisée des immobilisations
 Si l'état de l'actif est ajusté avec la comptabilité générale au 31/12
 Si les dépréciations ont été votées en CA et qu'elles sont comptablement à jour
 Si les biens inscrits à l'inventaire sont en service et étiquetés
Circulaire interministérielle du 9 mai 1989 sur les procédures de désaffectation applicable à
tous les biens utilisés par les EPLE dans le cadre de leur mission de service public
d'enseignement
Loi 92-678 du 20 juillet 1992-titre III, article 15 sur le régime de propriété des biens meubles
mis à disposition des EPLE. Un arrêté du conseil d'état du 2/12/94 a confirmé, après la parution
de la loi du 20 juillet 92, la légalité des dispositions de la circulaire de 1989
LA TENUE DE L'INVENTAIRE

Le principe: L'EPLE dispose d'un inventaire général de ses
biens mobiliers sous la forme

D'un répertoire des biens comptabilisés à la section de
fonctionnement ( numérotation en R)



acquisitions non immobilisables susceptibles de faire l'objet d'un suivi
spécifique ( ex: tables , chaises, outillage, matériels audiovisuels…)
Biens mis à disposition de l'établissement comme les dotations en nature des
collectivités
D'un inventaire des biens comptabilisés à la section
d'investissement ( numérotation en V ) et dont la valeur figure en
classe 2


Biens d'une valeur unitaire > 800 € ht ( circulaire 2001-269 du 28/12/01
Dans la pratique, il peut être retenu la règle suivante:

Un bien sera immobilisé s'il est destiné à rester durablement dans
l'établissement et s'il a une valeur d'acquisition voisine de 800 € ht
LA TENUE DE L'INVENTAIRE

La classification

Quatre catalogues fichiers divisés en sections détaillant le patrimoine et identifiées par
une lettre minuscule :





Le bien immobilisé entre à l'inventaire dès l'opération de mandatement effectuée. Une
fiche d'entrée est alors générée, elle comporte les éléments suivants:









A = mobilier usuel
B = Bibliothèque générale
C = Matériel d'enseignement
D = matériel des ateliers
Date d'entrée
Identification (lettre catalogue, lettre section, n°d'ordre ininterrompu dans la section, V ou R)
Compte d'imputation budgétaire et N° de mandat
Valeur et description du bien
Durée de dépréciation ou d'amortissement
Localisation du bien dans l'établissement
Identité du fournisseur
Source de financement ( compte d'imputation de classe 1)
Tableau récapitulatif: liste des catalogues fichiers
LA TENUE DE L'INVENTAIRE

Acquisition de biens immobilisables

Toute intégration d'un bien dans le patrimoine fait l'objet:



D'une opération de constatation de charge en classe 2 au débit
D'une opération de constatation de recette en classe 1 au crédit (
sauf pour les biens financés sur les réserves de l'établissement )
Ce qui signifie :


Ces comptes 1 et 2 mouvementés ne sont jamais soldés et
comportent donc un bilan d’entrée (sauf compte utilisé pour la
première fois). Cela correspond au fait que le patrimoine se transmet
d’un exercice à l’autre jusqu’à sortie du bien de l’inventaire.
Le montant du solde débiteur de ces comptes doit correspondre à
l’inventaire tenu au sein de l’établissement
LA TENUE DE L'INVENTAIRE

Les biens inventoriés et donc accumulés en classe 2 ont été acquis de façon différente:

Dotation 1er équipement (acquis à l'ouverture de l'établissement)

sur subvention,

sur prélèvement sur les réserves de l’établissement.

Pour un bien acquis sur subvention
Les subventions ayant servi à l’achat de biens ne peuvent être saisis en classe 7 (on aurait une
recette sans dépense en classe 6 => cela fausserait le résultat de l’exercice et ne se reporterait
pas d’un exercice sur l’autre comme la classe 2 qui n’est jamais soldée )
Elles font l’objet d’un ordre de recette en classe 1 (1311,1313, 13181,13185), réceptionné de la
même manière qu’un ordre de recette en classe 7, dans des comptes non soldés en fin d’année.
Les subventions ayant servi à acheter des biens immobilisés se reportent d’un exercice sur l’autre
tant que le bien inventorié reste en classe 2: Au final, il y a équilibre entre les dépenses et recettes
en capital


Classe 2
Patrimoine
215
216
2182
2183
Classe 1
Financements
1021
1311
1313
13181
13185
LA TENUE DE L'INVENTAIRE


Si le bien a été acquis sur les réserves, il y a un mandat en classe 2 et un montant qui se
reporte donc au débit d’un exercice sur l’autre. En revanche, aucun ordre de recette au crédit et
cependant, le bien a été payé
Si l’on fait la différence entre les recettes et les dépenses on a un « résultat » comparable à un
déficit
Classe 2
Achats
Sur subvention
Achats sur
réserves
Classe 1
1021
1311
1313
13181
13185
LA TENUE DE L'INVENTAIRE
Entrées de biens immobilisés à l’inventaire: opérations

d’acquisitions d'immobilisations en comptabilité budgétaire
Immobilisation d’un bien sur subvention collectivité territoriale :



Achat d’un four pour la restauration = 15000,00 €
DBM 2 – Décision attributive de subvention : ZD 215 = 15000,00 € et ZR 1312 ou ZR 1313=
15000,00 €
Immobilisation d’un bien par utilisation de la taxe d’apprentissage :



Achat ordinateur = 900,00 €
DBM2 – Décision attributive de subvention : ZD 2183 = 900,00 € et ZR 13181 = 900,00 €
Immobilisation d’un bien par prélèvement sur les réserves :


IMPORTANT : décision du conseil d’administration donc vote :

- 4 000.00 € sur les réserves générales

- 4 000.00 € sur les réserves Enseignement Technique J1

DBM 3 – Achat immobilier de bureau: ZD 2184 = 8000,00 €
TRES IMPORTANT : PAS DE CONTREPARTIE EN RECETTES

LA TENUE DE L'INVENTAIRE

Après avoir procédé à l'entrée des biens à l'inventaire pour leur valeur
d'acquisition, il faudra constater la perte progressive de cette valeur initiale,
c'est la technique de la dépréciation qui débute dans l'année qui suit
l'achat

La technique de la dépréciation permet seulement de constater cette
perte de valeur au bilan et n'implique aucune opération comptable
permettant d'envisager le renouvellement des biens dépréciés

Les durées de dépréciation sont fixées par les C.A des EPLE, par référence
aux usages comptables:

Tableau des durées d'immobilisation
LA TENUE DE L'INVENTAIRE

Cette déperdition est suivie dans des comptes de classe 2 : les comptes de
dépréciations .
Ils correspondent aux comptes d’immobilisation

215
2815bis

216
2816bis

218(2,3,4)
2818bis

Ils sont crédités (=> diminution par rapport au débit des comptes
d’immobilisation) annuellement du montant de la dépréciation(=valeur
des biens dépréciés divisée par le nombre d’années sur lequel court la
dépréciation = 5, 10 ou 20 ans selon le type de matériel)
En classe 1, un compte (le 1069) est débité du montant exact de ces dépréciations
et diminue d’autant l’origine du financement des biens

LA TENUE DE L'INVENTAIRE


La procédure relative aux sorties de biens immobilisés découle de la
circulaire interministérielle du 9/05/89 et de la loi 92-678 du 20/07/92
La sortie d'un bien immobilisé de l'inventaire s'effectue en fonction de
deux critères:

Avoir identifié le propriétaire du bien




le régime de propriété des biens meubles des EPLE a été précisé par la loi de 92. Elle a
accordé à l'état et aux collectivités territoriales un délai de 6 mois pour notifier à l'EPLE
leur décision de conserver ou non la propriété des biens meubles
Si aucune notification n'est intervenue dans ce délai, le bien est devenu propriété de
l'EPLE. Ce qui a été le cas pour les biens acquis sur crédits de l'Etat
Les CT qui mettent à disposition d'un EPLE un bien meuble ou lui affecte une subvention
pour l'acquisition du bien: dans ces 2 cas, la CT , si elle souhaite conserver la propriété
du bien, notifie sa décision au préalable au chef d'établissement conformément à l'article
L 421-17 du code de l'éducation
Avoir arrêté la destination finale du bien

Vente, mise au rebut, transfert, vol
LA TENUE DE L'INVENTAIRE

La procédure de désaffectation : principe de base



Elle rend au propriétaire la libre disposition du bien. Dans ce cas, il peut céder le
bien.
Elle appartient au préfet qui prend un arrêté de désaffectation après avis de CA et
des autorités de tutelle. Cette procédure est lourde et longue et n'intervient dans
notre académie que dans les cas de fermetures d'EPLE.
La désaffectation implique le changement d'usage des biens meubles:


Si le bien a une valeur marchande, il y aura cession à titre onéreux et le
propriétaire perçoit le produit de la vente
Si le bien n'a plus de valeur marchande, c'est la procédure de mise au rebut qui
s'applique
LA TENUE DE L'INVENTAIRE

L'aliénation des biens




Si le bien appartient à l'état = l'EPLE le remet au service des domaines qui procède à la vente
Si le bien appartient à la CT = la CT en dispose librement
Si le bien appartient en propre à l'EPLE ( acquisitions sur ressources propres, dons et legs) =
l'EPLE procède à la vente à son profit, il n'est pas tenu de passer par les domaines. Il est
toutefois conseillé de le faire

Dans ce cas, c'est le CA qui fixe le tarif ( acte relatif au fonctionnement)

ATTENTION: les véhicules disposant d'une immatriculation domaniale doivent
être remis au service des domaines
La procédure administrative à respecter



Un acte du CA relevant du domaine du fonctionnement autorisant la sortie d’inventaire
Un courrier adressé pour avis au Rectorat-DAF service conseils et crédits aux EPLEaccompagné d’un tableau récapitulatif signé par l'ordonnateur et le comptable ( N°inventaire,
identité du propriétaire, désignation du bien, année d’acquisition et valeur d’achat, l'origine du
financement, le motif de la S.I, la destination du bien ) et de l'extrait du P.V du C.A
Circuit des documents

Envoyés au Rectorat ( DAF ) qui transmet après avis à la CT

La CT adresse à l’EPLE l'ensemble des avis
LA TENUE DE L'INVENTAIRE

La mise au rebut

Procédure applicable aux biens meubles sans valeur marchande:



Le bien devenu obsolète ne peut en aucun cas faire l'objet d'une cession
Cependant lorsque sa mise au rebut entraîne des frais, il est admis de le céder
gratuitement contre un enlèvement à la charge du bénéficiaire.
Même procédure administrative:
Acte du CA relevant du domaine du fonctionnement autorisant la mise au rebut

Courrier adressé au Rectorat-DAF service conseils et crédits aux EPLEaccompagné d'un tableau récapitulatif (établi avec les informations listées
précédemment) portant la mention « mise au rebut » à côté des biens concernés. La
conservation du justificatif de l’enlèvement est impérative
Circuit des documents

Envoyés au Rectorat ( DAF ) qui transmet après avis à la CT

La CT adresse à l’EPLE l'ensemble des avis



Recyclage des biens meubles:


Les déchets informatiques et d'électroménager doivent être repris par une société possédant un
agrément pour les DEEE ( déchets d'équipements électriques et électroniques) – Voir liste
Pour les autres déchets , prendre contact avec les centres de récupération de déchets( SIVOM)
ou l'ADEME
LA TENUE DE L'INVENTAIRE

Le transfert de matériels entre EPLE

Opération qui modifie les conditions d’utilisation du bien sans remettre en cause les
droits de propriété ni son affectation à l’établissement d’origine. C’est un prêt de
matériels entre 2 EPLE, justifié par l’évolution des structures pédagogiques, qui a pour
conséquence:




Le bien transféré reste inscrit à l’inventaire de l’établissement d’origine avec mention « bien
transféré à tel EPLE et à telle date « . Dans l’établissement d’accueil, il est conseillé de
l’identifier comme tel
L’établissement d’origine reste seul compétent pour décider le moment venu des procédures
de sortie d’inventaire
Une prudence est recommandée dans l'emploi de cette procédure en raison du risque de perdre
la trace du bien
Procédure administrative:

Acte du C.A autorisant le transfert

Courrier au Rectorat-DAF service conseils et crédits aux EPLE- pour avis , accompagné
de la liste des biens proposés pour le transfert . Ce dernier transmet ensuite à la CT
La CT avise l’EPLE qui propose le transfert

ATTENTION: S’il s’agit d’un transfert entre 2 EPLE relevant de collectivités locales
différentes, celles-ci devraient établir une convention de transfert

LA TENUE DE L'INVENTAIRE

Cas particulier des machines outils

Le code du travail interdit toute vente , mise à disposition, transfert d’équipement de
travail qui ne répondent pas aux normes de sécurité en vigueur

La responsabilité civile et pénale du chef d’établissement peut être engagée

S’il y a vente , deux cas de figures peuvent se présenter:

Machine – outil non conforme = la vente ne pourra se conclure qu’avec un négociant
en machines-outils inscrit au RC qui s’engage par écrit à effectuer une mise en
conformité aux normes de sécurité en vigueur

Machine-outil conforme = la vente à un particulier pourra se conclure à condition de
fournir à l’acheteur un certificat de conformité

S’il y a transfert , obligation de fournir le certificat de conformité

S’il y a mise au rebut, il est préférable de démonter un organe essentiel de la machine
pour éviter toute utilisation
LA TENUE DE L'INVENTAIRE

Pour contacter le service des domaines

Si l'EPLE a déjà cédé un bien aux Domaines, il faut
utiliser la clef d'activation que le service lui a atrribué
(mot de passe personnalisé) et se connecter sur le site
http://extranet.ventes-domaniales.fr

Si l'EPLE n'a jamais cédé un bien aux Domaines, il doit
appeler le 01 45 11 64 64 pour demander l'attribution
d'une clef d'activation
LA TENUE DE L'INVENTAIRE

Sorties des biens de l’inventaire : opérations en comptabilité
budgétaire



RAPPEL : les sorties d’inventaire doivent être autorisées par une DBM
soumise au vote du conseil d’administration ainsi qu’un délai
réglementaire d’exécution.
Deux types d’opérations :

types 394 et 395 pour les biens financés sur un compte de racine 131

type 394 uniquement pour les biens financés par un compte de racine
102 ou par le fond de roulement.
Pièce B 13 de la DBM
LA TENUE DE L'INVENTAIRE

Cession d'immobilisations: opérations en comptabilité générale

1ére étape : Réception des mandats et des ordres de recettes

2è étape : Ecritures à passer en opérations courantes

3è étape : annulation des dépréciations
LA TENUE DE L'INVENTAIRE

Balance retraçant les écritures de sorties d’inventaire



Incidence sur le compte financier



CLASSE 1
CLASSE 2
La pièce 14
Cas particulier des biens reçus en dotation
Liste récapitulative des biens sortis


Liste globale des biens sortis sur l'exercice
Liste des sorties par origine de financement
LA TENUE DE L'INVENTAIRE

Quelques conseils pour mettre à jour un inventaire
"abandonné"

Identifier les problèmes
 Discordance classe 1 classe 2 et données issues du logiciel de gestion des
biens immobilisés
 Lister les biens inscrits à l'inventaire qui n'existent plus
 L'origine du financement n'a pas été identifiée

Passer à l'action
 Prendre comme référence la dernière année ou la tenue de l'inventaire a été
correctement effectuée ( concordance compte financier et données issues
du logiciel)
 A partir de là, reprendre les mandats du ZD identifiant les acquisitions et les
ordres de recettes identifiant l'origine du financement
LA TENUE DE L'INVENTAIRE: Questions
diverses

Un EPLE souhaite vendre un véhicule de service à un autre
établissement scolaire. Quelles sont les pièces à fournir à l’acheteur
pour justifier la vente et celles qui doivent être jointes à l’ordre de
recettes ?





En cas de vente, c'est la copie des délibérations du CA autorisant la vente et fixant le prix du
véhicule et de l'arrêté préfectoral de désaffectation du bien qui servent de justificatif pour
l'ordre de recette de l'EPLE vendeur. Les pièces à fournir à l'acheteur sont les suivantes :
Le certificat de situation administrative du véhicule, document qui regroupe les certificats de
vente et de non gage ( Art. L 322-2 et L.330-3 du code de la route). à télécharger sur
www.interieur.gouv.fr
Le certificat d'immatriculation (carte grise), revêtu de la mention "vendu le..." suivi de la date
et de la signature de l'ancien propriétaire (le chef d'établissement)
Le certificat de cession en trois exemplaires (Art. R332-4 et R332-9 du code de la route) Un
rapport de contrôle technique de moins de 6 mois pour les véhicules de plus de 4 ans..(Art.
R323 à R323.22 du code de la route)
Le cas échéant, la vignette et son talon.
LA TENUE DE L'INVENTAIRE: Questions
diverses

Les EPLE doivent-ils obligatoirement acheter du matériel neuf ou est-il
possible d'acheter du matériel reconditionné ? Quelles sont les conditions à
respecter ?


Aucune disposition n'interdit l'achat de matériel non neuf, ou le recours à la location. Ce sont
des considérations économiques qui font choisir entre un matériel neuf ou non. Il convient
évidemment de respecter les principes de liberté d'accès à la commande publique, d'égalité
de traitement entre les candidats et de transparence des procédures, énoncés dans le code
des marchés publics, dans la mesure où l'achat de matériels d'occasion entre dans le cadre
du CMP. Le cas échéant, il faudra également s'assurer que cet usage n'est pas contraire à la
destination de la subvention prévue par le financeur.
Que se passe t'il en cas de vol d'un bien immobilisé?

L'EPLE procède à la sortie d'inventaire du bien dérobé après avoir effectué un dépôt de
plainte et après avoir obtenu la délibération du CA. Le schéma d'écritures comptables qui
s'applique est celui qui correspond au mode de financement du bien
LA TENUE DE L'INVENTAIRE: Questions
diverses

Les établissements scolaires du second degré public (collèges
principalement) ont-ils la possibilité d'acquérir un bien mobilier d'une
valeur supérieure à 800 euros HT en mutualisant leurs moyens
financiers ?

Tout dispositif de mutualisation entre établissements doit s'appuyer sur l'article
L 421-10 du code de l'éducation: une convention doit être conclue entre les
membres du groupement de services, après approbation de chacun des conseils
d'administration. Sur le plan comptable, les écritures sont celles prévues par
l'annexe technique à la circulaire n° 88- 079 du 28 mars 1988 pour les
groupements de services. L'achat d'un bien immobilisable peut être justifié dès
lors qu'il sera utilisé en réseau par un groupe d'établissements. Il conviendra
toutefois de prévoir dans la convention de constitution du groupement la
répartition de ces biens immobilisés dans l'hypothèse d'une dissolution avant
qu'ils n'aient été complètement amortis.
LA TENUE DE L'INVENTAIRE

Apport du contrôle interne comptable ( ODICE) dans la
tenue du patrimoine

Etat des lieux

Fiches de procédures
LA COMPTABILITE
PATRIMONIALE
Merci de votre attention