Transcript VRM pristatymas

Elektroninių dokumentų saugojimo
valstybės archyvuose infrastruktūros
sukūrimo projektas
Jonas Kupinas ,UAB “S4ID” direktorius
1
Šiame pranešime
1.
2.
3.
4.
Kodėl reikia e-archyvo
E-dokumento samprata
Apie projektą
E-dokumento gyvavimo ciklas
2
Kodėl reikia e-archyvo
• Informacinės visuomenės plėtra
 Augantis poreikis gauti informaciją dabar, nuotoliniu būdu ir el. formoje
 Augantys poreikiai vykdyti dokumentų valdymo priežiūrą el. terpėje
 Baigiama kurti el. dokumentų naudojimo ir saugojimo teisinė bazė
• NDF vientisumo išsaugojimas
 Šiuo metu su valstybės archyvais jau suderinta 10 kompiuterizuotų
dokumentų valdymo sistemų.
 Nuo 2008 m. SODRA kuria ilgalaikio saugojimo e-dokumentus – soc.
draudimo pranešimus.
NDF JAU PAPILDOMAS ELEKTRONINIAIS DOKUMENTAIS
3
Elektroninio dokumento samprata
Oficialus elektroninis dokumentas − IT priemonėmis sudarytas dokumentas,
pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu ir įtrauktas į
elektroninių dokumentų valdymo sistemą.
“Elektroninių dokumentų valdymo taisykles”
(Valstybės žinios, 2006, Nr. 7-268)
Elektroninį dokumentą sudaro:
1. Bet kokia elektroninė byla (šiuo
metu rengiamos e-dokumento
formato specifikacijos).
…
2. Kvalifikuotas Elektroninis parašas
3. Metaduomenys
4
Elektroninis dokumentas, pasirašytas saugiu elektroniniu parašu, turi
tokią pačią juridinę galią kaip ir “tradicinis” popierinis dokumentas.
=
Oficialiu elektroniniu dokumentu NĖRA:
• Skenuotas popierinis dokumentas (pvz. pdf, tiff, jpg) yra skaitmeninė
dokumento kopija.
• Parengtas tekstiniu redaktoriumi (pvz. Word) dokumentas įtrauktas į
dokumentų valdymo sistemą.
5
Elektroninių dokumentų saugojimo valstybės archyvų
sistemoje infrastruktūros sukūrimo projektas
Projekto tikslai:
• Sukurti el. dokumentų priėmimo ir saugojimo valstybės
archyvuose infrastruktūrą, užtikrinančią NDF priklausančių
el. dokumentų efektyvią valdymo priežiūrą, turinčių juridinę
galią e-dokumentų kaupimą, išsaugojimą ir naudojimą viso
gyvavimo ciklo metu.
• Visiems vartotojams suteikti prieigą prie saugomų
dokumentų, kuri būtų grįsta “vieno langelio” principu.
6
• Projektas apims:
 Nuolatinio saugojimo e-dokumentus
 Ilgalaikio saugojimo e-dokumentus
• Visą e-dokumento gyvavimo ciklą:
 Dokumentų valdymo priežiūrą
 E-dokumentų perdavimą
 Ilgalaikį ir nuolatinį saugojimą
 Prieigą prie el. dokumentų
Projekto trukmė: 2009 m. sausis - 2011 m. gruodis
7
1. Dokumentų valdymo priežiūra
•
Organizacija pateikia įgalioto asmens pasirašytą
dokumentacijos planą
• eDVS->eDVS
• per interneto svetainėje esančią formą
•
•
•
Valstybės archyvo atsakingas darbuotojas peržiūri,
palygina ir pateikia pastabas
Organizacija pateikia atnaujintą dokumentacijos redakciją
Valstybės archyvo atsakingas darbuotojas suderina ir
pasirašo dokumentacijos planą
8
2. Elektroninių dokumentų perdavimas
•
•
•
•
•
•
•
Procesas vyksta tarp organizacijos EDVS ir archyvo informacinės
sistemos arba per interneto svetainę
Atliekamas organizacijos autentiškumo patikrinimas
Perdavimas inicijuojamas organizacijai pateikus archyvui
perduodamų bylų ir jose esančių el. dokumentų sąrašą.
Perdavus šią informaciją patikrinama, ar perduodamos bylos
yra apskaitytos bylų aprašuose nurodytuose apyrašuose.
Kiekybinis patikrinimas: ar visos perduodamos bylos yra
pateiktos?
Kokybinis patikrinimas: tikrininamas dokumentų
autentiškumas, atitikimas tam tikriems kokybiniams
reikalavimams
Jei nors vienas dokumentas atmestas, nutraukiama visa
perdavimo procedūra ir kartojama iš naujo
9
3. Ilgalaikis ir nuolatinis saugojimas
Dėl itin sparčios technologijų pažangos, saugant elektroninius
dokumentus susiduriama su 2 problemomis:
• Laikui bėgant, e-dokumento formatas gali tapti
nebenaudojamas => Po tam tikro laiko dokumento peržiūra
tampa problematiška.
• Dėl technologinės pažangos gali tapti įmoma iššifruoti
dabartinius elektroninio parašo formavimo algoritmus ir taip
pažeisti elektroninį parašą => neišlaikomas dokumento
autentiškumas
10
• Dokumento formato transformacijos procedūra pirmai
problema spręsti
Sėkmingai priėmus dokumentų siuntą, elektroniniai dokumentai yra
transformuojami į save aprašantį atvirą formatą (pvz. PDF/A) ir vaizdinį
formatą
Išsaugomas ir e-dokumento originalas, tačiau peržiūrai ir kitiems
procesams naudojami transformuoti dokumentai.
Senstant dokumentų formatams, kita transformacija atliekama naudojant
arba transformuotus elektroninius dokumentus arba originalus.
• Dokumento notarizacijos procedūra antrai problemai spręsti
El. dokumentų notarizacija – tai el. dokumentų autentiškumo
patvirtinimas ilgalaikiu el. parašu.
Notarizacija vykdoma periodiškai dokumentus patvirtinant atsakingo
archyvų darbuotojo arba sisteminiu elektroniniu parašu.
11
Autentiškumo
tikrinimas
Notarizacija
Originalūs el.
dokumentai
Originalūs
el. dokumentai
Neaktyvi
saugykla
Senas save
aprašantis el.
dokumentų
formatas
Transformacija
Save
aprašantis el.
dokumentų
formatas
Notarizacija
Pagrindinė
saugykla
Save aprašančio el.
dokumentų formato keitimas
Autentiškumo
tikrinimas
Transformacija
Notarizacija
Naujas save
aprašantis el.
dokumentų
formatas
El. dokumento
vaizdas
Web
Portalas
12
13
4. Prieigos prie el. dokumentų realizavimas:
• Komplektavimo šaltiniai ir kiti subjektai galės naudotis el. dokumentais
tiek per išorinį web portalą ir jame realizuotą vartotojo sąsają, tiek per
savo vidines informacines sistemas (pvz., eDVS).
• Jungiantis prie sistemos, vykdomas subjekto autentifikavimas ir
autorizavimas. Tokiu būdu nustatomos sistemos vartotojo teisės ir
galimos vykdyti funkcijos.
• Neatlikus šių procedūrų, leidžiama naršyti po viešojo naudojimo
dokumentų fondus, apyrašus, bylų aprašus ir dokumentų pavadinimus.
Teisė į dokumento turinio peržiūrą nesuteikiama.
• Identifikuotiems vartotojams suteikiama neribota teisė susipažinti su
visais viešais dokumentais.
• Autorizuotiems vartotojams suteikiama teisė susipažinti su atitinkamais
riboto naudojimo dokumentais.
14
• Priimami turinio formatai (tik atvirų
standartų):
– ODF (Open Document Format for Office Applications)
naudojamas atviro kodo OpenOffice
– OOXML (Office Open XML) naudojamas Microsoft Office
– PDF/A – save aprašantis formatas.
– TIFF – vaizdinis formatas.
• Valstybės archyvuose saugomi turinio
formatai:
– Originalus perduotas formatas.
– Save aprašantis formatas (pvz. PDF/A).
– Vaizdinis formatas (pvz. TIFF).
15
Projekto nauda ir reikšmė:
• Sukūrus el. dokumentų saugojimo infrastruktūrą bus sudarytos
praktinės prielaidos plėsti el. dokumentų naudojimą viešajame
sektoriuje.
• Projektas užtikrins NDF autentiškų el. dokumentų išsaugojimą.
• Projektas leistų sutaupyti įstaigų lėšas, kurias joms reikėtų
investuoti į ilgalaikio el. dokumentų saugojimo infrastruktūrą.
• Projektas sudarys sąlygas teikti paslaugas gyventojams ir įmonėms
„vieno langelio“ principu.
• Projektas užtikrins galimybę naudoti NDF el. dokumentus ateityje,
nepriklausomai nuo sparčiai besikeičiančios technologinės aplinkos.
• Vartotojams bus sudaryta prieigos prie NDF informacijos vienoje
vietoje, nuotoliniu būdu, elektroninėmis priemonėmis galimybė.
16
Projekto perspektyvos:
• valstybės archyvai galėtų plėsti įstaigų perduodančių
el.dokumentus skaičių.
• į informacinę sistemą būtų galima integruoti skaitmenines
dokumentų kopijas, tokiu būdu užtikrinant kultūros paveldo sklaidą.
• realizuoti glaudesnę integraciją su eDVS (optimizuojant dokumentų
valdymo priežiūros ir dokumentų perdavimo procesus).
• plėsti prieigos prie NDF galimybes, užtikrinant prieigą prie valstybės
ir savivaldybių įstaigose saugomų el. dokumentų.
• į informacinę sistemą įtraukti kitus archyvų objektus:
–
–
–
–
registrus ir duomenų bazes,
GIS duomenis,
Įstaigų interneto svetainių periodines kopijas,
Valstybės institucijų serverių veiklos žurnalus.
17
AČIŪ UŽ DĖMESĮ!
UAB “S4ID” direktorius Jonas Kupinas
18