Transcript Bokslut på institution

Bokslut på institution
– avstämning av balansräkning
och resultaträkning vid årsbokslut
Ekonomisektionen 20131201
1
INNEHÅLL
1. Balansräkning och resultaträkning: ekonomirapport ”INST BR Avst” och ....................................................................... 5
standardrapport ”Saldolista flexibel” i huvudboken ................................................................................................................. 5
1.1 Analys av balansräkningen ..................................................................................................................................................................................... 8
1.2 Analys av resultaträkningen .................................................................................................................................................................................... 8
2. Anläggningstillgångar: rapport ”Tillgångsrapport – Flexibel” i anläggningsreskontran.................................................. 8
(konto 10*-12*) ............................................................................................................................................................................... 8
3. Varulager - gäller endast Serviceenheten och LDC (konto 141000) ................................................................................... 11
4. Kundfordringar, förskott och andra fordringar ................................................................................................................... 12
4.1 Kundfordringar (konto 151100-151200) – två rapporter ska tas fram.................................................................................................................. 12
4.1.1 Rapport ”Kundfordringar vid bokslut för inst” i kundreskontran .................................................................................................................. 12
4.1.2 Rapport ”Utestående kundfordringar per kostnadsställe – ålderfördelad” i kundreskontran ........................................................................ 13
4.2 Förskott (konto 157100 och 157500) - två rapporter ska tas fram........................................................................................................................ 16
4.2.1 Reseförskott – rapport ”Lista oredovisade förskott” i leverantörsreskontran (konto 157100) ...................................................................... 16
4.2.2 Tilläggsbelopp och handkassa - rapport ”Lista oredovisade förskott” i leverantörsreskontran (konto 157500) ........................................... 17
5. Upplupna bidragsintäkter ....................................................................................................................................................... 18
5.1 Rapport i Lupos: ”Bokslutsspecifikation inkomstperiodiseringar” (konto 168500-168900 exkl 168501) ......................................................... 18
5.2 Rapport ”Transaktionslista flexibel” i huvudboken (konto 168501) ............................................................................... 19
6. Övriga interimsfordringar (förutbetalda kostnader - konto 161100, 161900, 916000) ..................................................... 20
7. Kapital (konto 207000, 207100, 207200 och 209000) ............................................................................................................ 20
8. Utredning inkomster mm ........................................................................................................................................................ 21
8.1 Bidrag fördelning (konto 232000) ....................................................................................................................................................................... 21
8.2 Utredning inkomster: rapport ”Avstämningslista utredningskonto” i kundreskontran
(konto 239410) .............................................. 21
9. Leverantörsskulder mm........................................................................................................................................................... 23
9.1 Depositioner nycklar mm (konto 264000) ............................................................................................................................................................ 23
9.2 Leverantörsskulder (konto 268100- 268300) – två rapporter kan tas fram .......................................................................................................... 23
9.2.1 Rapport ”Leverantörsskulder vid bokslut för inst” i leverantörsreskontran .................................................................................................. 23
9.2.2 Rapport ”Leverantörsskulder per kostnadsställe” .......................................................................................................................................... 24
10. Förutbetalda intäkter: rapport i Lupos: ”Bokslutsspecifikation inkomstperiodiseringar”(konto 277400-278700).... 26
11. Övriga interimsskulder .......................................................................................................................................................... 26
2
11.1 Upplupna löner och arvoden (271100 och 271310)............................................................................................................................................ 26
11.2 Upplupen lärarövertid (271110 och 271320) ...................................................................................................................................................... 26
11.3 Upplupen semesterlön t.o.m. 2005 (271200 och 271400) .................................................................................................................................. 27
11.4 Övriga upplupna kostnader (konto 271900, 927000) ......................................................................................................................................... 28
12. Inventering .............................................................................................................................................................................. 29
13. Avstämning av stödverksamheten ........................................................................................................................................ 29
14. Periodiseringskontroller ........................................................................................................................................................ 30
15. Checklista ................................................................................................................................................................................ 31
16. Intyg ......................................................................................................................................................................................... 31
3
Inledning
Avstämning av balansposterna ska göras löpande under året för att säkerställa kvaliteten på redovisningen. Om det finns misstämning mellan
balansräkningen i huvudboken och respektive reskontra mm måste denna utredas och korrigeras innan period 12 stänger. Därefter finns det
ingen möjlighet att göra korrigeringar. I regel behöver utredning göras på transaktionsnivå för att komma tillrätta med differenserna. Kontakta
ekonomisektionen för hjälp med hur eventuella differenser kan hanteras. Differenserna ska kommenteras om de inte kan korrigeras.
För att säkerställa att bokföringen av kundfordringarna, leverantörsskulderna, anläggningstillgångarna mm stämmer överens med det verkliga
förhållandet är det också viktigt att i förväg analysera de uttagna rapporterna med respektive reskontra mm. Kan t ex de redovisade
fordringarna, skulderna och anläggningstillgångarna knytas till min institution?
Beställ rapporterna beskrivna i detta kompendium för att stämma av balansposterna i huvudboken mot respektive reskontra – se aktuell
checklista för information om när rapporterna kan beställas. Vissa balansposter ska även kommenteras. Även sådana balansposter som inte
finns nämnda här ska stämmas av och dokumenteras. Kontakta ekonomisektionen för rådgivning om rapportval. I vissa fall ska även andra
underlag än rapporter från Orfi bifogas. Dokumenten/rapporterna med eventuella kommentarer sorteras in under numrerade registerflikar (se
innehållsförteckning) i särskild pärm.
Bifoga även en resultaträkning till bokslutsdokumentationen.
4
1. Balansräkning och resultaträkning: ekonomirapport ”INST BR Avst” och
standardrapport ”Saldolista flexibel” i huvudboken
Balansräkningen utgör underlag för jämförande avstämning enligt punkterna 2-11. Bifoga även en resultaträkning genom att beställa
rapporten ”Saldolista flexibel”. Välj period 12-ÅÅ och fyll i Resultaträkning i fältet Intervall 1. Vid den löpande avstämningen av balans- och
resultaträkningen är det lämpligast att beställa ”Saldolista flexibel” p.g.a. att jobbhanteringen av ekonomirapporten är ganska tidskrävande.
Tre fält fylls i: Rapport, Period och Segmentändring.
Under Segmentändring ska du välja institutionens
moderkostnadsställe för att få en total balansräkning
för alla kostnadsställen som tillhör institutionen.
5
Denna rapport visar bokföringsmässiga
tecken.
2 Anläggningstillgångar
3 Varulager
4 Kundfordringar + Förskott
5 Upplupna bidragsintäkter
6 Övriga interimsfordringar
6
7 Kapital
8 Utredning inkomster m m
9 Leverantörsskulder m m
10 Förutbetalda intäkter
11 Övriga interimskulder
7
1.1 Analys av balansräkningen
Väsentliga förändringar mellan ingående och utgående balans analyseras och ska kommenteras. Eventuella kommentarer dokumenteras direkt
i rapporten eller på annat sätt.
1.2 Analys av resultaträkningen
Väsentliga förändringar jämfört med tidigare år och/eller mot budget analyseras och kommenteras. Analysen görs på en övergripande nivå,
t ex personal, lokaler, köpta tjänster. Har denna analys gjorts i andra sammanhang - bifoga en kopia av det underlaget. Lämpliga rapporter att
använda i detta sammanhang är de olika ekonomirapporterna som finns t ex INST-RR BR.
2. Anläggningstillgångar: rapport ”Tillgångsrapport – Flexibel” i anläggningsreskontran
(konto 10*-12*)
Denna rapport beställs dagen efter att avskrivningarna körts i period 12 för att undvika differenser mellan huvudbok och reskontra p.g.a.
exempelvis nyinköp och utrangeringar i januari. Det framgår av tidplanen för helårsbokslutet vilken dag avskrivningarna körs. För att hitta
differenserna kan rapporterna ”Buntöversikt registrering av tillgång” och ”Buntöversikt utrangering av tillgång” beställas. Differenser ska
kommenteras.
Rapporten kan beställas totalt för att få en summering per huvudkategori och kostnadsställe. Rapporten beställs detaljerad för att få varje
tillgång specificerad.
8
Ange ”Total” i parametern
Rapporttyp för att bara få
summeringar istället för
att få varje tillgång
specificerad.
Ange ”Huvudkategori” i
parametern
Sidbrytningssegment för att få
rapporten sidbruten per
balanskonto.
Ange ”Huvudkategori” i
parametern Summanivå 1 och
ange ”Kostnadsställe” i
parametern Summanivå 3 för att
få rapporten summerad per
balanskonto och kostnadsställe.
Fyll i Kostnadsställe fr.o.m. och
Kostnadsställe t.o.m.
Ange period i formatet 12-ÅÅ i
parametern Period t o m vid
helårsbokslutet.
9
Se detaljerad rapport per
huvudkategori på nästa sida.
Totalt anskaffningsvärde för huvudkategori 122
datorer och kringutrustning stäms av mot konto
122000 i balansräkningen.
Totala ackumulerade avskrivningar för
huvudkategori 122 datorer och kringutrustning
stäms av mot konto 122900 i balansräkningen.
10
Totalt restvärde för samtliga
anläggningstillgångar
För att få varje tillgång specificerad per huvudkategori väljs ”Detaljerad” i parametern Rapporttyp.
Denna rapport rekommenderas för att få reda på vad summeringarna per huvudkategori och kostnadsställe består av.
Om det finns pågående arbeten så finns tillgångarna under respektive huvudkategori på rapporten och måste räknas bort från beloppen.
Tillgångarna finns under speciella balanskonton i huvudboken innan de är aktiverade, t ex konto 129000 (pågående nyanläggningar ack ansk).
För att få fram vilka tillgångar som ska räknas bort görs detta enklast genom att beställa rapporten ”Specifikation tillgångar”. Fyll i
parametrarna Kostnadsställe, Till anskaffningsdatum ÅÅÅÅ-12-31 och Tillgångstyp PGA. Räkna bort tillgångarna från respektive konto på
Tillgångsrapport – flexibel.
3. Varulager - gäller endast Serviceenheten och LDC (konto 141000)
Varulagret ska inventeras och värderas per bokslutsdagen. Inventeringsunderlaget undertecknas av utsedd inventeringsförrättare. Underlaget
ska även skickas in till ekonomisektionen för att ingå som specifikation i LU:s externa bokslut. Blankett ”AVSTÄMNING:141000
VARULAGER OCH FÖRRÅD” fylls i och skickas in tillsammans med underlaget.
11
4. Kundfordringar, förskott och andra fordringar
4.1 Kundfordringar (konto 151100-151200) – två rapporter ska tas fram
Tänk på att inte ange dagens datum utan i stället ange föregående dags datum vid beställningen av båda rapporterna i kundreskontran för att
undvika misstämning mellan kundreskontran och huvudboken. Detta beror på att rapporterna i kundreskontran även tar med opostade
kundfakturor och fakturainbetalningar till skillnad från ”Saldolista flexibel” i huvudboken som uppdateras först efter kvällens postning.
4.1.1 Rapport ”Kundfordringar vid bokslut för inst” i kundreskontran
Denna rapport används för att stämma av kundfordringarna per konto. Differenser ska kommenteras av institutionen.
Endast Brytdatum i formatet ÅÅÅÅ-12-31, fylls i.
12
Längst ner på rapporten visas saldot
på kundfordringarna per konto.
Avstämning sker mot saldot i
balansräkningen.
4.1.2 Rapport ”Utestående kundfordringar per kostnadsställe – ålderfördelad” i kundreskontran
Denna rapport används för att kontrollera om det finns äldre kundfordringar. Kundfordringar som är äldre än 180 dagar (6 månader) ska utredas och
kommenteras av institutionen. Observera att man inte får kreditera gamla kundfordringar utan att först kontakta ekonomisektionen.
13
Ange bokslutsdatum,
format ÅÅÅÅ-12-31,
i parametern Daterad.
Kostnadsställe behöver
man inte fylla i.
14
I dessa kolumner redovisas
kundfordringar som är äldre
än 6 månader.
Om det finns äldre
kundfordringar än 6 månader ska
dessa utredas och kommenteras
av institutionen.
15
4.2 Förskott (konto 157100 och 157500) - två rapporter ska tas fram
I rapporterna visas endast förskott som är utbetalda. Ta ut rapporten ”Betalningsplan” i leverantörsreskontran för att se de förskott som är
registrerade men inte utbetalda. Bifoga rapporten till bokslutsdokumentationen om det finns differenser mellan huvudboken och reskontran.
Andra differenser kommenteras.
4.2.1 Reseförskott – rapport ”Lista oredovisade förskott” i leverantörsreskontran (konto 157100)
Reseförskott som är äldre än 3 månader (utställda före 0930 vid helårsbokslutet) ska kommenteras av institutionen.
Kontrollera bokföringsdatum för att se
hur gamla förskotten är.
Välj konto ”157100” för att rapporten
ska visa alla utestående reseförskott.
Ange alltid 2004-01-01 som
fråndatum.
Totalsumman stäms av mot
saldot i balansräkningen.
16
4.2.2 Tilläggsbelopp och handkassa - rapport ”Lista oredovisade förskott” i leverantörsreskontran (konto
157500)
Tilläggsbelopp som är äldre än 3 månader ska kommenteras av institutionen. Handkassan ska inventeras vid halv- och helårsboksluten. Fyll i
blanketten ”AVSTÄMNING 157500 HANDKASSA/MOTSV” och bifoga.
Kontrollera bokföringsdatum för att se
hur gamla förskotten/handkassan är.
Välj konto ”157500” för att rapporten ska visa
alla utestående tilläggsbelopp samt handkassa.
Ange alltid 2004-01-01 som fråndatum.
Totalsumman stäms av mot
saldot i balansräkningen.
17
5. Upplupna bidragsintäkter
5.1 Rapport i Lupos: ”Bokslutsspecifikation inkomstperiodiseringar” (konto 168500-168900 exkl
168501)
Denna rapport tas ut efter det att periodiseringarna bokförts i Orfi (se tidplan för bokslut). Respektive balanskonto stäms av mot saldot i
huvudboken. Eventuella differenser kan bero på att manuella periodiseringar gjorts direkt i huvudboken istället för i Lupos. Vid differenser –
bifoga en transaktionslista från Orfi som visar den manuella bokföringen. Övriga differenser ska kommenteras. För mer information se EAhandboken kapitel 8.2.
Kommentarer
Som upplupna bidragsintäkter redovisas bidragsinkomster som ännu inte erhållits. Dessa motsvaras beloppsmässigt av kostnader under
perioden som inte är finansierade av redan erhållna bidrag, dock högst det belopp som framgår av avtal/kontrakt. Upplupna bidragsintäkter får
endast redovisas i de fall skriftliga avtal föreligger. I Lupos ska hänvisning göras till diariet, eller om diarieföring inte gjorts, till det kontrakt
som ligger till grund för posten. I de fall ingen hänvisning har gjorts till diariet eller till ett kontrakt, ska detta kommenteras av institutionen.
Förklaring till varför beloppet periodiserats ska framgå av kommentarerna samt ska kontrakt/avtal eller dylikt bifogas som styrker posten.
Projekt som periodiserats med samma belopp som förra helåret ska kommenteras av institutionen. Projekten har då inte påförts några nya
inkomster eller utgifter under året. Förklaring till varför projektet periodiserats ska framgå av kommentarerna.
Kommentarer/förklaringar till vilande projekt lämnas under flik 14 ”Periodiseringskontroller” där det i förekommande fall finns utfall i
kontrollen: Vilande projekt.
18
5.2 Rapport ”Transaktionslista flexibel” i huvudboken (konto 168501)
Saldot visar december månads ersättning för lönebidrag som ännu ej erhållits. Saldot är beräknat (av Personalenheten) utifrån den ersättning
som institutionen fått i oktober eller i november. Beställ rapporten ”Transaktionslista flexibel” i huvudboken på konto 349000 och välj period
oktober t.o.m. november. Ersättningen för oktober eller för november ska överensstämma med det belopp som redovisas i balansräkningen på
konto 168501. Bifoga transaktionslistan som underlag för posten. Eventuella differenser kommenteras.
Totalt belopp för maj = 15 379,00 och
stämmer med konto 168501 i
balansräkningen.
19
6. Övriga interimsfordringar (förutbetalda kostnader - konto 161100, 161900, 916000)
Bifoga fakturaunderlag/avtal eller dylikt som styrker posten/posterna. Underlaget ska även skickas in till ekonomisektionen för att ingå som
specifikation i LU:s externa bokslut. Blankett ”UTGIFTSPERIODISERING” fylls i och skickas in tillsammans med underlagen.
7. Kapital (konto 207000, 207100, 207200 och 209000)
Kontrollera att saldot på konto 207000, 207100 och 207200 per ÅÅÅÅ1231 (utgående balans) överensstämmer med det saldo som fanns på
konto 207000, 207100, 207200 och 209000 per ÅÅÅÅ0101 (ingående balans). Om det har skett en förändring av kapitalet ska detta
kommenteras. Bifoga underlag som verifierar den uppkomna differensen, t ex kopia av beslut om organisationsförändring eller motsvarande.
Utgående saldo på konto 209000 medräknas inte. Detta saldo motsvarar årets kapitalförändring dvs. årets överskott/underskott som redovisas i
resultaträkningen.
Ex.
Konto
207000
207100
207200
209000
1
IB
- 5 253
029,75
- 669 946,14
0,00
2 126 214,50
UB
6 463 237,40
- 669 946,14
0,00
0,001
Ev. diff
-3 796 761,39
-7 133 183,54
3 336 422,15
saldot ingår inte i avstämningen
Kommentar: Skillnaden mellan ingående och utgående kapital beror i det här fallet på en organisationsförändring som har skett under året.
Institutionen har utökats (genom saldoöverföring) med ett antal nya kostnadsställen.
20
8. Utredning inkomster mm
8.1 Bidrag fördelning (konto 232000)
Bifoga kontrakt/avtal (eller hänvisning till diariet) som styrker posten/posterna. Underlaget ska även skickas in till ekonomisektionen för att
ingå som specifikation i LU:s externa bokslut. Blankett ”AVSTÄMNING:232000 BIDRAG FÖRDELNING” fylls i och skickas in
tillsammans med underlagen.
8.2 Utredning inkomster: rapport ”Avstämningslista utredningskonto” i kundreskontran
(konto 239410)
Finns saldon på detta konto måste alla transaktioner som skapar saldot specificeras. I samband med helårsbokslutet är det särskilt viktigt att
alla medel är utbokade från utredningskontot så att inkomsterna bokförs på rätt år. Inga statliga medel får finnas på utredningskontot per
ÅÅÅÅ1231. Rapporten ”Avstämningslista utredningskonto” i kundreskontran är det underlag som behövs för att kunna göra specifikationen.
Om du bokar ut från utredningskontot regelbundet och inte har några gamla poster kvar, räcker det med att du anger den senaste månaden i
parametern ”Bokföringsdatum”. I de fall det ligger äldre poster kvar måste du ange ett större datumintervall.
Underlaget ska även skickas in till ekonomisektionen/Kundgruppen för att ingå som specifikation i LU:s externa bokslut. Blankett
”SPECIFIKATION UTREDNINGSKONTO INKOMSTER” fylls i och skickas in tillsammans med underlagen.
21
Fyll i från- och tilldatum i formatet
ÅÅÅÅ-07-01 och ÅÅÅÅ-12-31 vid
helårsbokslutet.
Markera i rapporten ovan vilka poster som ingår i
saldot och stäm av mot saldot i balansräkningen.
Om det är differens mellan summorna och samtliga poster som ingår i totalsumman
inte återfinns på listan, måste ny lista tas ut med ett tidigare fråndatum.
22
9. Leverantörsskulder mm
9.1 Depositioner nycklar mm (konto 264000)
Bifoga underlag som styrker posten/posterna. Av underlaget ska det framgå belopp, när skulden uppstod, berörd person, vad som deponerats.
Underlaget ska även skickas in till ekonomisektionen för att ingå som specifikation i LU:s externa bokslut. Blankett ”AVSTÄMNING:
264000 DEPOSITIONER NYCKLAR MM” fylls i och skickas in tillsammans med underlagen.
9.2 Leverantörsskulder (konto 268100- 268300) – två rapporter kan tas fram
Tänk på att inte ange dagens datum utan i stället föregående dags datum för att undvika misstämning mellan rapporten i leverantörsreskontran
och balansräkningen i huvudboken. Detta beror på att rapporten i leverantörsreskontran även tar med opostade
leverantörsfakturor/kreditfakturor till skillnad från ”Saldolista flexibel” i huvudboken som uppdateras först efter kvällens postning.
Differenser mellan huvudboken och reskontran ska kommenteras.
9.2.1 Rapport ”Leverantörsskulder vid bokslut för inst” i leverantörsreskontran
Denna rapport används för att stämma av leverantörsskulder per konto. Rapporten visar hela institutionens leverantörsskulder. Differenser kan
bero på att en faktura är delkonterad på ett kostnadsställe som inte tillhör din institution. Vid differens: kontakta Ekonomisektionen för
utredning.
Fyll i datum, formatet ÅÅÅÅ-12-31.
23
9.2.2 Rapport ”Leverantörsskulder per kostnadsställe”
Denna rapport används för att stämma av leverantörsskulder per kostnadsställe och konto.
Fyll i datum, formatet. ÅÅÅÅ-12-31.
Fyll i Från kostnadsställe
och Till kostnadsställe.
24
Denna rapport summerar
institutionens leverantörsskulder per
konto. Stäm av att saldona stämmer
mot huvudboken. Kommentera
differenser.
268300
25
10. Förutbetalda intäkter: rapport i Lupos: ”Bokslutsspecifikation
inkomstperiodiseringar”(konto 277400-278700)
Denna rapport tas ut efter det att periodiseringarna bokförts i Orfi (se tidplan för bokslutet). Respektive balanskonto stäms av mot saldot i
huvudboken. Eventuella differenser kan bero på att manuella periodiseringar gjorts direkt i huvudboken istället för i per/res. Vid differenser –
bifoga en transaktionslista från Orfi som visar den manuella bokföringen. Övriga differenser ska kommenteras. Exempel på rapport, se under
punkt 5. För mer information se EA-handboken kapitel 8.2.
Projekt som periodiserats med samma belopp som förra helåret, sk vilande projekt, ska kommenteras av institutionen. Projekten har då inte
påförts några nya inkomster eller utgifter under året. Förklaring till varför projektet periodiserats ska framgå av kommentarerna.
Kommentarer/förklaringar till vilande projekt lämnas under flik 14 ”Periodiseringskontroller” där det i förekommande fall finns utfall i
kontrollen: Vilande projekt.
11. Övriga interimsskulder
11.1 Upplupna löner och arvoden (271100 och 271310)
Saldot ska visa hur mycket arvode, timlön mm (ej månadslön) som kommer att betalas ut i januari men som avser december. Beräkningen är
gjord utifrån den utbetalning som institutionen gjort i januari bokslutsåret men som avsåg arbete utfört i december året innan. Områdena
erhåller i förväg en excelfil med de belopp som kommer att bokföras i Orfi, summerade per kostnadsställe och verksamhetsgren. Ingen
avstämning ska ske av institutionen av denna post i bokslutet.
11.2 Upplupen lärarövertid (271110 och 271320)
Saldot ska visa hur mycket inarbetad övertid som finns för lärare och som inte är reglerad vid helårsbokslutet. Som underlag för posten ska
bifogas det underlag som upprättats före bokslutet och som godkänts av personalsektionen.
26
11.3 Upplupen semesterlön t.o.m. 2005 (271200 och 271400)
Saldot visar intjänad ej uttagen semester t.o.m. 2005-12-31. Grunduppgifterna hämtas från Primulas semesterskuldsberäkning och summeras
sedan per kostnadsställe och verksamhetsgren. För att underlätta institutionernas avstämning vid bokslutet kan grunduppgifterna per 12-ÅÅ
tas ut ur Primula enligt tidplan för bokslutet. Beställ rapporten ”Semesterlöneskuld” ur Primula genom att välja ”Lönehantering-Ekonomisk
redovisning-semesterlöneskuld”.
1. Ange kostnadsställe i fr o m –rutan.
2. Markera dessa rutor
3. Tryck på ”Utskrift”.
27
Saldot på konto 271200 i Orfi ska stämmas av mot totalsaldot i Primula (summan av kolumnerna Tillägg och Semesterlön). På konto 271400
redovisas de sociala avgifterna som tillhör konto 271200. De sociala avgifterna redovisas inte i Primula. Kontrollera dock att rätt saldo finns
på konto 271400 i Orfi (saldo på konto 271200*de sociala avgifter som gäller för bokslutet - framgår av ekonomimeddelande i december).
Differenser ska kommenteras.
651231-2233 Andersson, Anders
721021-5544 Bengtsson, Bengt
Dessa två kolumner blir
tillsammans saldot på konto
271200.
Intjänad semester fr.o.m. 2006-01-01 bokförs löpande i resultaträkningen på konto 408000 på institution (inklusive sociala avgifter =
lönebikostnader). Skulden bokförs på universitetsgemensam nivå.
11.4 Övriga upplupna kostnader (konto 271900, 927000)
Bifoga fakturaunderlag/avtal eller dylikt som styrker posten/posterna. Underlaget ska även skickas in till ekonomisektionen för att ingå som
specifikation i LU:s externa bokslut. Blankett ”UTGIFTSPERIODISERING” fylls i och skickas in tillsammans med underlagen.
28
12. Inventering
Följande dokument ska sättas bakom flik 12: Inventering
• Kopia på beslut avseende inventeringsförrättare (giltig för aktuellt bokslutsår)
• Kopia på beslut avseende inventeringsplan (giltig för aktuellt bokslutsår)
• Årets inventering
• I förekommande fall: Avvikelser från inventeringsplan
13. Avstämning av stödverksamheten
Avstämning av saldon på verksamhetsgren 10 och 30 ska göras löpande på varje institution, eller på den nivå som de indirekta kostnaderna
bokförs. I avstämningen ingår det två väsentliga delar:
- Stämmer budgeterade kostnader för gemensamma kostnader med verkliga gemensamma kostnader på verksamhetsgren 91?
- Stämmer den beräknade (budgeterade) fördelningsbasen med den verkliga fördelningsbasen, dvs. utfallet på lön och drift?
Om saldot på verksamhetsgrenarna för uppföljning av indirekta kostnader, 10 och 30, var för sig är nära noll betyder det att de indirekta
kostnaderna fördelats till kärnverksamheten med belopp som är tillräckliga för att uppnå full kostnadstäckning. Om det finns ett underskott på
verksamhetsgrenarna betyder det att de indirekta kostnaderna inte fullt ut fördelats vidare, procentsatsen för pålägg har varit för låg under året.
Om det finns ett överskott råder motsatt förhållande, procentsatsen för pålägg har varit för hög under året.
För anvisningar och mallar, se Ekonomiportalen, Instruktioner till avstämning av verksamhetsgren 10 och 30.
Observera att exempelmallen ovan är frivillig att använda.
Avstämningen tillsammans med analys och kommentarer ska sättas bakom flik 13.
29
14. Periodiseringskontroller
Bifoga Kontrollrapport från Lupos. Om det finns utfall i en eller flera av kontrollerna nedan ska detta vara kommenterat i dokumentationen
bakom flik 14.
Tabeller för de olika kontrollerna:
Kontroll resultat efter periodisering. Kontrollen listar de periodiserade aktiviteter/vgrenar som är märkta ”Periodisera” och har resultat <>0.
- visar aktivitet/vgren och beräknat resultat (bokföringsmässigt tecken).
Kontroll upplupna intäkter > 100tkr. Kontrollen listar de aktiviteter/vgrenar som har stora upplupna intäkter (>100tkr).
- visar aktivitet/vgren och föreslaget periodiseringsbelopp (bokföringsmässigt tecken)
Kontroll förutbetalda intäkter >300tkr. Kontrollen listar de aktiviteter/vgrenar som har stora förutbetalda intäkter (>300tkr).
- visar aktivitet/vgren och föreslaget periodiseringsbelopp (bokföringsmässigt tecken)
Kontroll vilande projekt. Kontrollen listar de aktiviteter/vgrenar som har periodiseringar som är identiska med tidigare periodiseringar och
saknar annan bokföring i resultaträkningen.
- visar aktivitet/vgren och föreslaget periodiseringsbelopp (bokföringsmässigt tecken)
Kontroll passerad disp.tid. Kontrollen listar de aktiviteter/vgrenar med kontrakt som har dispositionstid som upphör före sista datum i
periodiseringsperioden.
- visar periodisering (bokföringsmässigt tecken), kontraktsnummer och dispositionstid
Kontroll överskott på aktiviteter med restvärde. Kontrollen listar de aktiviteter/vgrenar på vgren 11, 35-56, som har överskott och
restvärde på anläggningstillgångar och är märkta ”Resultatavräkna”.
- visar aktivitet/vgren och beräknat resultat (bokföringsmässigt tecken
Kontroll periodisering av ”§4-intäkt”. Kontrollen listar de aktiviteter/vgrenar på vgren 11-36, som har periodiseringar på konto som börjar
med 3140*.
- visar aktivitet/vgren och föreslaget periodiseringsbelopp (bokföringsmässigt tecken)
30
Kontroll upplup och förutbet, samma kodstr/kontr. Kontrollen listar de aktiviteter/vgrenar som har periodiseringar i både upplupet och
förutbetalt på samma på akt-vgren-kto-kk-fk.
- visar periodisering (bokföringsmässigt tecken) och kontraktsnummer
Kontroll upplup och förutbet samma kontr. Kontrollen listar de aktiviteter/vgrenar som har periodiseringar i både upplupet och förutbetalt
på samma kontraktsnummer inom samma institution.
- visar periodisering (bokföringsmässigt tecken) och kontraktsnummer
15. Checklista
En signerad checklista ska sättas bakom fliken.
16. Intyg
31