Transcript Rapport - Larm- och incidenthantering Öckerö kommun

19 april 2012
Genomförd på uppdrag av Öckerö kommun, Öckerö Bostads AB och MSB
Larm- och incidenthantering i
Öckerö kommun
Kartläggning, utvärdering och förslag på lösningar/scenarion
Ernst & Young AB
Hans Gavin
Martin Cardell
Cecilia Svensson
Alexander Lundin
Innehåll
Sammanfattning .............................................................................................................. 2
1.
Inledning ................................................................................................................. 4
1.1.
Bakgrund och syfte .............................................................................................................. 4
1.2.
Uppdrag och projektorganisation ......................................................................................... 4
1.3.
Metod och inriktning ............................................................................................................ 5
2.
Larm- och incidenthantering på kommunnivå ...................................................... 6
2.1.
Identifierade larmtyper ......................................................................................................... 6
2.2.
Responsorganisationer ........................................................................................................ 8
2.3.
Resursfördelare ................................................................................................................... 9
2.4.
Larmidentifiering ................................................................................................................ 10
2.5.
Kostnader .......................................................................................................................... 10
3.
Larm- och incidenthantering per förvaltning ...................................................... 12
3.1.
Kommunstyrelsens förvaltning ........................................................................................... 12
3.2.
Barn– och utbildningsförvaltningen .................................................................................... 15
3.3.
Kultur– och fritidsförvaltningen ........................................................................................... 17
3.4.
Räddningstjänsten ............................................................................................................. 19
3.5.
Samhällsbyggnadsförvaltningen ........................................................................................ 22
3.6.
Socialförvaltningen ............................................................................................................ 25
3.7.
Öckerö Bostads AB (ÖBO) ................................................................................................ 29
4.
Studier av larm- och incidenthantering i andra kommuner ............................... 33
4.1.
Trygghetsstation i Nyköpings kommun............................................................................... 33
4.2.
Trygghetsråd i Nyköpings kommun .................................................................................... 33
4.3.
Utnyttjande av Tjänsteman i beredskap (TiB) i Tjörns kommun .......................................... 34
4.4.
Central samordning av tekniska larm via en gemensam server i Munkedal och Lysekil ...... 35
5.
Alternativa lösningar för att förbättra larmhanteringen ..................................... 36
5.1.
Larmsamordningsgrupp ..................................................................................................... 36
5.2.
Införande av tjänsteman i beredskap (TiB) ......................................................................... 37
5.3.
Samutnyttjande av personal .............................................................................................. 38
5.4.
Samutnyttjande av utrustning och material......................................................................... 39
6.
Scenarion för larm- och incidenthantering ......................................................... 41
6.1.
Beskrivning av scenarion ................................................................................................... 41
6.2.
Utvärdering av respektive scenario .................................................................................... 42
6.3.
Jämförelse av utvärderade scenarion ................................................................................ 51
7.
Appendix ............................................................................................................... 53
1
Sammanfattning
I föreliggande rapport avrapporteras en kartläggning och analys av larm- och incidenthanteringen i Öckerö kommun1. Uppdraget stöds och genomförs i samarbete
med Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Syftet med projektet är
(1) att kartlägga de larmtyper som kommunen hanterar, identifiera processen för utförande av larmtyperna och de kostnader som är knutna till larmtyperna samt (2)
presentera alternativa lösningar för hur larm- och incidenthanteringen kan organiseras. Identifierade alternativ utvärderas utifrån fem kriterier: ökad trygghet/service för
medborgare, säkerställa rätt kvalitet, säkerställa rätt kompetens, mer effektivt utnyttjande av befintliga resurser samt grad av lätthet att praktiskt implementera.
Inom Öckerö kommun har totalt 31 larmtyper identifierats och under 2011 hanterades totalt 7 105 stycken larm. Trygghetslarm är den mest frekventa larmtypen (80%)
och den näst mest frekventa larmtypen är Hälso- och sjukvårdsinsatser (10%). Socialförvaltningen står således för störst andel av det totala antalet larm. Uppskattningsvis gick det 2011 inom kommunen åt ca 8 150 mantimmar för larmhanteringen.
Flest mantimmar går åt till att hantera Trygghetslarm (35%). Därefter läggs flest
mantimmar på att hantera Avloppsfel (22%) och Fel på vattenförsörjning (11%). Sex
av sju undersökta verksamheter agerar responsorganisation och hanterar larmtyper
med egen personal. Förvaltningarna köper in tjänster för hantering av vissa larmtyper eller för delar av hanteringen.
Under 2011 hade Räddningstjänsten, Samhällsbyggnadsförvaltningen, Socialförvaltningen och ÖBO betald jour eller beredskap för att kunna hantera sina respektive larmtyper. Totalt uppgick antalet mantimmar för betald jour eller beredskap 2011
till 117 226.
Kommunens totala kostnader för larm- och incidenthantering uppgick 2011 till 9,3
miljoner kr, vilket ger en kostnad på 740 kr per invånare. Räddningstjänsten står för
den största andelen av kostnaderna.
Följande alternativa lösningar har identifierats för att förbättra larmhanteringen:
- Införande av en larmsamordningsgrupp
- Införande av tjänsteman i beredskap (TiB)
- Samutnyttjande av personal
- Samutnyttjande av utrustning och material
Införande av larmsamordningsgrupp respektive införande av larmsamordningsgrupp
och TiB bedöms vara de scenarion som är mest fördelaktiga att implementera för att
nå högst grad av ökad trygghet/service för medborgare. För att öka säkerställandet
av rätt kvalitet i larmhanteringen är larmsamordningsgruppen samt en kombination
av larmsamordningsgruppen och övriga lösningar de scenarion som anses mest
fördelaktiga. Att införa en larmsamordningsgrupp och TiB samt ökat samutnyttjande
av personal och utrustning bedöms vara de alternativ som ger klarast förbättring i
hanteringen avseende att säkerställa rätt kompetens. I fråga om att skapa ett mer
effektivt utnyttjande av befintliga resurser är de scenarion som inkluderar ökat samutnyttjande av personal och material/utrustning de alternativ som förbättrar larmhanteringen mest. Dock bedöms de ha en lägre grad av lätthet att praktiskt implementera än övriga scenarion.
1
Datainsamlingen omfattar samtliga av kommunens förvaltningar samt det helägda kommunala bostadsbolaget Öckerö Bostads AB
2
Begreppsförklaring
Larmtyp: En grupp av incidenter med en tydlig gemensam nämnare, exempelvis
benämns alla typer av störningar av vattenförsörjningen ”Fel på vattenförsörjning”.
Se appendix för en definition av den karaktär av larmtyper som ingår i kartläggningen.
Responsorganisation: En organisation som avhjälper en incident eller ett larm, exempelvis Räddningstjänsten gällande bränder .
Resursfördelare: En entitet (vanligen en organisation eller server) som fördelar
larm (från personer eller tekniska system) till en organisation om avhjälper larmet/incidenten (en responsorganisation).
Teknik för övervakning: Ett tekniskt system som identifierar en incident och vidarebefordrar en signal av något slag, exempelvis ett inbrottslarm.
3
1.
Inledning
1.1.
Bakgrund och syfte
Öckerö kommun har sedan 2004 i flera steg utvärderat möjligheterna till sambruk av
jour- och beredskapsresurser inom kommunen som stöds av anskaffad IT, varav
Rakel är en komponent. Inom ramen för de projekt som genomförts har 13 aktiviteter kopplade till ökat sambruk identifierats2. I slutrapporten från den sista delen av
projektet (steg 4) beslutas att riskhanteringsenheten får i uppdrag att återkomma
med en analys och ett förslag på en eventuell central för övervakning och resursstyrning i kommunen. För att underbygga ställningstagandet framkom behov av att
genomföra en kartläggning och verksamhetsanalys.
För att ta fram en bild av nuläget och få en helhetsbild av funktioner och kostnader
relaterade till larmhantering samt skapa ett beslutsunderlag initierades det projekt
som presenteras i denna rapport, vilket stöds och genomförs i samarbete med Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Projektet ska genom finansiering
av MSB även utgöra en förstudie för att utveckla en metod för kartläggning och analys på detta område som kan ligga till grund för liknande projekt i andra kommuner.
Syftet med projektet är (1) att kartlägga de larmtyper som kommunen hanterar, identifiera processen för utförande av larmtyperna och de kostnader som är knutna till
larmtyperna samt (2) presentera väl underbyggda alternativ för hur larm- och incidenthanteringen kan organiseras. Identifierade alternativ ska utvärderas utifrån följande fem kriterier som identifierats av kommunen:
Utvärderingskriterier
1
2
3
4
5
1.2.
Ökad trygghet/service för medborgare
Säkerställa rätt kvalitet
Säkerställa rätt kompetens
Mer effektivt utnyttjande av befintliga resurser
Lätthet att praktiskt implementera
(ej endast monetärt)
Uppdrag och projektorganisation
Ernst & Young har på uppdrag av Öckerö kommun, Öckerö Bostads AB och MSB
utfört kartläggningen och verksamhetsanalysen.
2
Projektrapport: Öckerö kommun, Sambruk/IT/Rakel, steg 4 ”Genomförande”, 2011-02-21
4
En särskild projektorganisation har inrättats för uppdraget, vilken åskådliggörs nedan:
Styrgrupp
►
►
►
►
Håkan Axelsson - MSB
Ingvar TH Karlsson – Kommunchef
Thomas Aebeloe – Öckerö bostads AB, VD
Hans Gavin – Ernst & Young, projektansvarig
Samordnare
Kenneth Ericson
Räddningstjänsten
Projektgrupp
►
►
►
►
►
►
►
Anders Axelsson – MSB (ej steg 2)
Björn Sund – MSB
Erling Eriksson – Räddningstjänsten
Freddy Ehrenholm – Öckerö bostads AB
Martin Cardell – Ernst & Young, expert
Cecilia Svensson – Ernst & Young, operativ projektledare
Alexander Lundin – Ernst & Young, projektmedarbetare
Projektet har letts av en styrgrupp bestående av representanter för Öckerö kommun,
Öckerö Bostads AB, MSB och Ernst & Young. Styrgruppen har fattat alla strategiska
beslut rörande uppdraget. Det praktiska arbetet har drivits av en arbetsgrupp med
representanter för samtliga parter. Arbetsgruppen har haft kontinuerliga arbets- och
avstämningsmöten under genomförandet av projektet. Det praktiska arbetet med
datainsamling, analys och rapportskrivande har utförts av Cecilia Svensson och
Alexander Lundin vid Ernst & Young.
1.3.
Metod och inriktning
Uppdraget omfattar att kartlägga och analysera larm- och incidenthanteringen avseende hela kommunens verksamhet. Datainsamlingen omfattar samtliga av kommunens förvaltningar samt det helägda kommunala bostadsbolaget Öckerö Bostads
AB. Räddningstjänsten redovisas separat.
Datainsamlingen bygger på intervjuer med representanter för respektive förvaltning
samt Öckerö Bostads AB. Data har också samlats in via kommunens ekonomisystem. För en utförligare beskrivning av metoden för uppdraget, de avgränsningar
som gjorts samt definitioner se kapitel 7 - Appendix.
5
2.
Larm- och incidenthantering på kommunnivå
Detta avsnitt ger en översikt över vilka larmtyper som hanteras i Öckerö kommun
samt de kostnader som är kopplade till respektive larmtyp.
2.1.
Identifierade larmtyper
31 larmtyper har identifierats inom Öckerö kommun:
Larmtyper inom Öckerö kommun 2011
#
Larmtyp
Responsorganisation(er)*
Beskrivning/kommentar
1 Akut vägunderhåll
2 A-larm
3 Annan händelse
Annat-lyfthjälp
4 hemtjänsten
5 Annat-undersökning
6 Automatlarm ej brand
7 Avloppsfel
8 Brand ej i byggnad
9 Brand i byggnad
10 Brandlarm
11 Driftlarm serverhall
12 Fel på färjetrafik
13 Fel på reningsverk
14 Fel på vattenförsörjning
15 Felanmälning av fastighet
16 Förmodad brand
Samhällsbyggnadsförvaltningen
ÖBO
Räddningstjänsten
Kritiskt vägunderhåll orsakat av incident eller väderförhållanden
Kritiska larm avseende styr- och reglerl
Räddningstjänsten
Räddningstjänsten
Räddningstjänsten
Samhällsbyggnadsförvaltningen
Räddningstjänsten
Räddningstjänsten
ÖBO
ÖBO och Kommunstyrelsens förvaltning
Samhällsbyggnadsförvaltningen
Samhällsbyggnadsförvaltningen
Samhällsbyggnadsförvaltningen
ÖBO
Räddningstjänsten
Lyfthjälp till hemtjänsten
Undersökning av misstänkt incident
17
18
19
20
Samhällsbyggnadsförvaltningen och ÖBO utför också halkbekämpning
Akuta stöd eller omsorgsinsatser inom handikappomsorgen
Socialförvaltningen
Nödlarm vid nödställd person i hiss
ÖBO och Räddningstjänsten
Stöd till ambulanspersonal
Räddningstjänsten
Kritisk störning i avloppssystemet
Stöd åt räddningstjänsten vid brand
Kritiska serverstörningar
Kritiska incidenter inom färjetrafiken
Kritiska störningar relaterade till reningsverk
Kritiska störningar relaterade till infrastrukturen för vattenförsörjning
Kritiskt fel relaterat till fastigheter
Barn- och utbildningsförvaltningen och Kultur- och fritidsförvaltningen
Halkbekämpning
Handikapplarm
Hisslarm
Hjälp till ambulans
Hälso- och
21 sjukvårdsinsatser
I väntan på ambulans
22 (IVPA)
23 Inbrott
24
25
26
27
28
IT-system, driftstörning
Procapita
Krishantering
Miljö- eller hälsofara
Socialtjänstärenden
Trafikolycka
29 Trygghetslarm
30 Vattenskada
31 Överfallslarm
Socialförvaltningen
Hälso- och sjukvårdsinsatser inom hemtjänst eller på boenden
Räddningstjänsten
Alla förvaltningar
Förberedande insatser i väntan på ambulans
Securitas rycker ut, tidvis med stöd av ÖBO
IT-relaterade störningar i verksamhetssystemet Procapita som används
inom vård och omsorg. Störningar förmedlas via inköpt jourtjänst från
SOS Alarm (Jourtjänst Mini).
Krisgrupp vid extraordinära händelser
Incidenter som kan innebär miljö- eller hälsofara, t.ex. oljeutsläpp
Akuta socialtjänstärenden utanför ordinarie öppettider
Kommunstyrelsens förvaltning
Barn- och utbildningsförvaltningen
Samhällsbyggnadsförvaltningen
Socialförvaltningen
Räddningstjänsten
Socialförvaltningen
Räddningstjänsten
Personligt larm för att påkalla hjälp i akuta situationer. Används främst
inom äldreomsorgen.
Inkluderar ex. vattenpumpning
Överfallslarm i kommunhuset, i socialtjänstens besöksrum och i
handikappomsorgen
Kommunstyrelsens förvaltning
*Vissa av organisationerna i listan agerar inte responsorganisation själva men står då för kostnaden av vald leverantör
2011 hanterade kommunen totalt 7 105 stycken larm, varav larmtypen Trygghetslarm stod för 80% och den näst mest frekventa larmtypen Hälso- och sjukvårdsinsatser stod för 10%.
6
5534
Antal larm per Larmtyp inom Öckerö kommun, 2011
712
140
Antallarm,
larm per
år
Antal
2011
120
100
80
60
40
20
Ingen
data
Trygghetslarm
Hälso- och sjukvårdsinsatser
Felanmälning av fastighet
Avloppsfel
Handikapplarm
Socialtjänstärenden
I väntan på ambulans (IVPA)
Fel på vattenförsörjning
Hjälp till ambulans
A-larm
Inbrott
Automatlarm ej brand
Fel på reningsverk
Brand ej i byggnad
Akut vägunderhåll
Annat-lyfthjälp hemtjänsten
Annan händelse
Miljö- eller hälsofara
Brand i byggnad
Hisslarm
Vattenskada
Förmodad brand
Driftlarm serverhall
Trafikolycka
Annat-undersökning
Brandlarm
Krishantering
Fel på färjetrafik
Överfallslarm
IT-system, driftstörning Procapita
Halkbekämpning
0
Källa: Uppskattningar eller rapporteringssystem per förvaltning (2011)
Antal mantimmar för hantering av respektive larmtyp har kartlagts3 i de fall då bemanning sker med kommunens egen personal, dvs. inte i de fall då inköpta tjänster
används för att hantera larmen (ex. Securitas). Kartläggningen visar att det inom
kommunen går åt ca 8 150 mantimmar för hanteringen av de identifierade larmtyperna. Av det totala antalet mantimmar för larm går ca 35% åt till att hantera Trygghetslarm. Därefter läggs flest mantimmar på att hantera Avloppsfel (22%) och Fel på
vattenförsörjning (11%). Värt att notera är även att 19% av larmtyperna (6 stycken)
står för 79% av det totala antalet mantimmar som går åt för att hantera larm per år.
1 000
900
800
700
600
500
400
300
200
100
0
Antal mantimmar per Larmtyp
inom Öckerö kommun, 2011
Ing en
data
Trygghetslarm
Avloppsfel
Fel på vattenförsörjning
Hälso- och sjukvårdsinsatser
Brand i byggnad
Fel på reningsverk
Felanmälning av fastighet
Automatlarm ej brand
I väntan på ambulans (IVPA)
Hjälp till ambulans
Akut vägunderhåll
Brand ej i byggnad
Miljö- eller hälsofara
Inbrott
Annan händelse
Vattenskada
A-larm
Handikapplarm
Hisslarm
Trafikolycka
Förmodad brand
Annat-lyfthjälp hemtjänsten
Brandlarm
Driftlarm serverhall
Annat-undersökning
Överfallslarm
IT-system, driftstörning Procapita
Fel på färjetrafik
Socialtjänstärenden
Krishantering
Halkbekämpning
Antal mantimmar per år
2767
1800
Källa:
Uppsk
attning eller rapporterings
stem per förvaltning (2011)
Källa:
uppskattningar
per år och sy
rapporteringssystem
(2011)
3
Antalet mantimmar per larm varierar kraftigt och eftersom flera verksamheter inte för någon statistik över
antalet nedlagda timmar är medelvärdet svårt att uppskatta.
7
2.2.
Responsorganisationer
I Öckerö kommun har följande responsorganisationer identifierats:
Identifierade responsorganisationer, Öckerö kommun (2011)
Typ
Namn
Barn- och utbildningsförvaltningen
Inom kommunen
Kommunstyrelsens förvaltning
Räddningstjänsten
Socialförvaltningen
Samhällsbyggnadsförvaltningen
Inköpta tjänster
ÖBO
Securitas
Social resursförvaltning Göteborgs Stad
Sex av sju undersökta verksamheter agerar responsorganisation och hanterar larmtyper med egen personal. Förvaltningarna köper också in tjänster för hantering av
vissa larmtyper eller för delar av hanteringen.
Socialförvaltningen hanterade 2011 störst andel av det totala antalet larm. Larmtyperna Brand i byggnad, Driftlarm serverhall, Halkbekämpning och Inbrott hanterades
2011 av flera responsorganisationer4.
6420
Antal hanterade larm per förvaltning, 2011
250
Antal larm per år
200
150
100
50
0
Källa: Uppskattning eller rapporteringssystem per förvaltning (2011)
4
Då flera responsorganisationer hanterar en larmtyp innebär det vanligtvis att en responsorganisation är
huvudansvarig vid utryckning men att en annan responsorganisation kan utgöra stöd vid en eventuell utryckning.
8
Under 2011 hade Räddningstjänsten, Samhällsbyggnadsförvaltningen, Socialförvaltningen och ÖBO betald jour eller beredskap för att kunna hantera sina respektive larmtyper. Totalt uppgick antalet mantimmar för betald jour eller beredskap 2011
till 117 226.
Jour och beredskap per förvaltning
Räddningstjänsten
Räddningstjänst
Åtta personer har beredskap dygnet runt, året om
• Typ: Beredskap
• Tidsperiod: dygnet runt, året om
• Totalt antal mantimmar per år: 70 080
Öckerö bostads AB
Fastighetsskötarjour
En person har fastighetsskötarjour utanför normal
arbetstid
• Typ: Jour och beredskap
• Tidsperiod: måndag till torsdag kl. 16:00 – 07:00, samt
fredag kl. 16:00 – måndag kl. 07:00
• Totalt antal mantimmar per år: 6 396
Socialförvaltningen*
Samhällsbyggnadsförvaltningen
Sjuksköterska
En sjuksköterska har jour dygnet rund, året om
• Typ: Jour (obetald)
• Tidsperiod: dygnet runt
• Totalt antal mantimmar per år: 8 760
Väg och vatten, arbetsledarjour
En person har arbetsledarjour utanför normal arbetstid
• Typ: Beredskap
• Tidsperiod: fredag kl 17:00 – måndag kl 08:00
• Totalt antal mantimmar per år: 3 276, plus storhelger
Handikappomsorgen, jour
En person inom Handikappomsorgen har sovande jour
• Typ: jour
• Tidsperiod: Alla dagar året om kl. 23:00 – 06:00
• Totalt antal mantimmar per år: 2 548, plus storhelger
Väg och vatten, driftjour
En person har driftjour utanför normal arbetstid
• Typ: Beredskap
• Tidsperiod: måndag till torsdag kl.15:30 – 06:30 samt
fredag 15:30 – måndag kl 06:30
• Totalt antal mantimmar per år: 6 396, plus storhelger
Hemtjänst, jour
Tre personer har sovande jour utanför normal arbetstid
• Personerna är placerade på Rörö, Hyppeln och
Knippla
• Typ: Jour
• Tidsperiod : Alla dagar året om kl. 21:30 – 07:00
• Totalt antal mantimmar per år: 10 374
Reningsverk (primärt Pinan)
En person har beredskap utanför normal arbetstid
• Typ: Beredskap
• Tidsperiod: måndag till torsdag kl.15:30 – 06:30 samt
fredag 15:30 – måndag kl 06:30
• Totalt antal mantimmar per år: 6 396, plus storhelger
Snöjour
En person har arbetsledarjour utanför normal arbetstid
• Typ: Beredskap
• Tidsperiod: vardagar kl.15:30 – kl. 06:30 samt fredag
15:30 – måndag kl 06:30
• Gäller november - mars
• Totalt antal mantimmar per år: 3000
Färjetrafik
En person har hour året om dygnet runt
• Typ: Beredskap
• Tidsperiod: året om, dygnet runt
• Totalt antal mantimmar: 8 760
Betald jour/beredskap
2.3.
Obetald jour/beredskap
* Utöver jour-/ beredskapspersonal finns nattpersonal inom både hemtjänsten och på vissa boenden
Resursfördelare
Fem resursfördelare har identifierats i kommunen, varav tre hanterar tekniska larm
och två hanterar personliga larm (via telefon eller personligt möte).
Identifierade resursfördelare, Öckerö kommun (2011)
Typ
Teknisk
alarmering
Personlig
alarmering
Namn
Ägare
Fastighetssystem
ÖBO
Räddningstjänstens server
Räddningstjänsten
Övervakningssystem
Samhällsbyggnad
Medborgarkontoret
Kommunstyrelsen
SOS Alarm
Extern part
9
2.4.
Larmidentifiering
Larmidentifiering sker på tre sätt inom Öckerö kommun:
Identifierade typer av larmidentifiering
2.5.
Larmidentifiering
Beskrivning
Brukare
Brukare identifierar incidenten
Teknik för övervakning
Ett tekniskt larm identifierar incidenten
Övervakande organisation
En organisation har i uppdrag att övervaka ett
visst område (ex. Securitas rondering)
Kostnader
Kommunens totala kostnader för hanteringen av de 31 larmtyperna, inklusive (1)
larmidentifiering5, (2) resursfördelning6 och (3) responsorganisationsverksamhet7,
uppgick 2011 till 9,3 miljoner kr, vilket ger en kostnad på 740 kr per invånare.
Total kostnad per verksamhet och år,
Öckerö kommun
Miljoner SEK, 2010/2011
TOTAL kostnad: 9,3 miljoner SEK per år
TOTAL kostnad per invånare och år: 740 kr
6
5
4
3
2
1
0
Indirekt kostnad
Direkt kostnad
Källa:Källa:
ekonomisystem,
fakturor
Ekonomisystem,
fakturoroch
eller
uppskattningar perper
förvaltning
(2011)
uppsakttningar,
förvaltning
Sett till alla tre processteg stod Räddningstjänsten för den största andelen av kostnaderna. Majoriteten av Räddningstjänstens kostnader är indirekta kostnader, dvs.
kostnader som är oberoende av hur många larm som hanteras. De indirekta kostnaderna var även för övriga verksamheter större än de direkta kostnaderna.
5
Endast tekniska kostnader
Tekniska kostnader, personalkostnader och kostnader för inköpta tjänster
7
Tekniska kostnader och personalkostnader
6
10
Miljoner
SEK,SEK,
2010/2011
Miljoner
2011
Kostnad per verksamhet,
kostnadsslag och år, Öckerö kommun
6,00
5,00
4,00
3,00
Server
2,00
Personalkostnader
1,00
Teknik
0,00
Inköpta tjänster
ekonomisystem,
fakturor
och uppsakttningar,
per förvaltning
Källa:Källa:
Ekonomisystem,
fakturor
eller uppskattningar
per förvaltning
(2011)
För Samhällsbyggnadsförvaltningen och Räddningstjänsten är kostnader för jour,
beredskap och utryckning den största kostnadsdrivaren medan tekniska kostnader
och inköpta tjänster primärt driver kostnader hos övriga verksamheter.
Sett till processteg är responsorganisationsverksamheten den del som står för högst
kostnader.
Miljoner
SEK, 2010/2011
Miljoner
SEK, 2011
Kostnad per processteg och år,
Öckerö kommun
8
7
6
5
4
3
2
1
0
Responsorganisation
(RO)
Resursfördelare (RF)
Larmidentifiering (LI)
Källa: Ekonomisystem,
fakturor eller
uppskattningar
per förvaltning
(2011)
Källa: ekonomisystem,
fakturor
och uppsakttningar,
per förvaltning
11
3.
Larm- och incidenthantering per förvaltning
I följande avsnitt beskrivs larm- och incidenthanteringen inom respektive förvaltning.
Räddningstjänsten redovisas separat.
3.1.
Kommunstyrelsens förvaltning
Kommunstyrelsens förvaltning ska stödja ledningsprocesserna i kommunen. Förvaltningen finns i kommunhuset och består av fem enheter: ekonomi, personal, information, näringsliv och riskhantering. Informationsenheten ansvarar bland annat
för kommunens informationssystem och informationssäkerhet. I kommunstyrelsens
förvaltning ingår Medborgarkontoret som leds av informationschefen och är bemannat dagtid för stöd och service till medborgarna. Medborgarkontoret är organisatoriskt placerat i kommunhusets reception och ska vara en central samlingsplats för
samhällsvägledning och samhällsinformation. Kontoret mottar både telefonsamtal
och besök. Totalt delar fyra personer på att bemanna kontoret heltid.
Larmtyper och hantering av incidenter
Uppdrag som responsorganisation
Kommunstyrelsens förvaltning hanterar följande larmtyper:
- Inbrott
- Driftlarm serverhall
- Driftstörning i IT-systemet Procapita
- Överfallslarm
Antal
larm
larmtyp,
Antal
larm
perper
larmtyp
och år,
Kommunstyrelsens
förv.
(exkl. RTJ)
Kommunstyrelsens
förvaltning
Antal larm, 2011
3.1.1.
9,00
8,00
7,00
6,00
5,00
4,00
3,00
2,00
1,00
0,00
0
Inbrott
Driftlarm
serverhall
IT-system,
driftstörning
Procapita
0
Överfallslarm
Källa: Uppskattning, Kommunstyrelsens förvaltning
Grafen ovan visar att det under 2011 utlöstes väldigt få larm inom de larmtyper som
kommunstyrelsen hanterar och att det inte utlöses några larm avseende överfall eller driftstörning i verksamhetssystemet Procapita.
12
Medborgarkontoret utgör främst resursfördelare men kan vid behov agera responsorganisation för några av larmtyperna inom Kommunstyrelsens förvaltning. Kommunstyrelsens förvaltning har avtal med Securitas som agerar responsorganisation
om inbrotts- eller överfallslarm utlöses i kommunhuset. Vid behov larmar Securitas
polisen. I väntan på att Securitas anländer kan dock Medborgarkontoret vid behov
parallellt med sin roll som resursfördelare agera responsorganisation.
På handikapptoaletterna i kommunhuset finns larm som utlöses lokalt vid en eventuell incident. Medborgarkontoret är ansvarig responsorganisation. Larmen på handikapptoaletterna inkluderas inte i kartläggningen8.
Kommunens informationschef eller medarbetare vid informationsenheten agerar i
genomsnitt tre gånger per år responsorganisation då larm utlösts i kommunens serverhall för IT. Primärt ska uppdraget utföras av personal från ÖBO. I vissa fall har
ÖBO:s jour inte bedömts ha tillräckligt specialiserad kompetens för att bedöma behovet av felavhjälpande insatser och personal från informationsenheten har i dessa
fall gjort utryckning parallellt med ÖBO. Det händer också att ÖBO:s fastighetsskötare inte gör utryckning i samband med larm och att informationsenheten då själva
har genomfört utryckning.
Informationsenheten utgör också responsorganisation om det inträffar fel i verksamhetssystemet Procapita9 som kräver åtgärder på kommunens server. Larmning sker
utanför kontorstid via den inköpta tjänsten Jourtjänst mini som hanteras av SOS
Alarm.
Ansvar för resursfördelning
Medborgarkontoret utgör under dagtid en viktig funktion som resursfördelare i kommunen. Medborgarkontoret kontaktas antingen via besök eller via ett särskilt telefonnummer. Vid en eventuell incident som kräver en felavhjälpande insats fördelar
Medborgarkontoret information till den responsorganisation som ansvarar för att avhjälpa incidenten. De incidenter som anmäls till Medborgarkontoret rör bl.a. vattenläckor, fel på gatubelysning, nedfallna träd eller döda djur. Inom Medborgarkontoret
har en särskild larmansvarig utsetts. I den larmansvariges uppgifter ingår bevakning
av händelser i systemen samt registrering av systemanvändare och behörighetsnivåer. I ansvaret ingår också att vara kontaktman gentemot fastighetsägaren ÖBO,
Nokas Teknik AB (serviceleverantör), Securitas, Räddningstjänsten samt förvaltnings- och enhetschefer.
Medborgarkontoret agerar också till viss del resursfördelare i händelse av att inbrotts- eller överfallslarm utlöses. Om inbrottslarmet utlöses under kontorstid kontaktar Securitas Medborgarkontoret för en första bedömning av situationen. Om överfallslarm utlöses finns en särskild instruktion/handlingsplan. Personer från den enhet
där larmet har utlösts ska fysiskt kontakta Medborgarkontoret för att orientera sig om
orsakerna till larmet. Både inbrotts- och överfallslarmen överförs automatiskt till Securitas via Räddningstjänstens server.
Kommunstyrelsens förvaltning och informationsenheten köper in tjänsten ”Jourtjänst
mini” av SOS Alarm för larmförmedling vid fel i verksamhetssystemet Procapita. Socialförvaltningen som utgör användare av systemet kontaktar vid fel Jourtjänst mini
8
För närmare beskrivning se kapitel 7.1 Metod
Procapita är ett verksamhetssystem för handläggning och dokumentation som används inom socialförvaltningens verksamhet
9
13
via ett särskilt telefonnummer. Jourtjänst mini utgör sedan resursfördelare enligt
särskild larmplan och kontaktar kommunens informationsenhet via telefon för avhjälpande. Vid driftlarm i serverhallen för IT kontaktas personal vid IT-enheten via
sms, detta främst i informationssyfte.
Ansvar för tekniska larm
Kommunstyrelsen äger och/eller förvaltar följande tekniska larm:
· Överfallslarm i kommunhuset
· Inbrottslarm och passersystem i kommunhuset (Endast ansvar för drift och
förvaltning)
· Överfallslarm (ansvarar endast för löpande förvaltning och drift)
· Släckanläggning och driftlarm i serverhallen för IT (den utrustning som används har installerats av ÖBO)
I kommunhuset finns ett tekniskt inbrotts- och passersystem som ska hindra obehöriga från att komma in i kommunhuset både under kontorstid och under övrig tid. Inbrotts- och passersystemet ägs av fastighetsägaren ÖBO AB. Kommunstyrelsens
förvaltning och Medborgarkontoret ansvarar för drift och förvaltning av systemet
samt behörighetsadministration. I kommunhuset finns även brandlarm och hisslarm
men dessa ägs och förvaltas av fastighetsägaren och ingår därför inte i följande beskrivning utan ingår i redovisningen för ÖBO.
I kommunhuset finns totalt fyra överfallslarm. Ett överfallslarm är placerat i Medborgarkontoret, två av larmen är installerade i besöksrum på socialförvaltningen och det
finns också ett mobilt överfallslarm att tillgå. Användaren ansvarar för att meddela
Medborgarkontoret till vilken plats som det mobila överfallslarmet medförs. Installationen av larmen 2008 bekostades av socialförvaltningen. Överfallslarmen är integrerade med det övriga inbrotts- och passersystemet i kommunhuset. Överfallslarm
överförs automatiskt via Räddningstjänstens server till Securitas men utlöses även
lokalt genom ljussignal. Överfallslarmen har hittills aldrig utlösts eller använts i
skarpt läge.
I serverhallen för IT finns en släckanläggning och driftlarm som ägs av kommunstyrelsens förvaltning men förvaltas och hanteras av ÖBO. Kartläggningen visar att ansvarsfördelningen mellan kommunstyrelsens förvaltning och ÖBO är oklar avseende
ägande, drift och underhåll i fråga om släckanläggningen och driftlarmen i serverhallen. Släckanläggningen genererar brandlarm och förlarm. Brandlarmen hanteras av
räddningstjänsten och förlarmen av ÖBO. Förlarmen från släckanläggningen kan
vara kategoriserade i A-larm, vilket innebär att de behöver åtgärdas relativt omgående. I serverhallen finns också driftslarm som utlöses vid översvämning eller om
nivåer för värme och hög luftfuktighet överstigs. Larmet utlöses också vid strömfel till
anläggningen.
3.1.2.
Kostnader och nyckeltal
Den största kostnadsposten inom kommunstyrelsens larmhantering är hänförlig till
processteget resursfördelare och personalkostnader för bemanning av Medborgarkontoret.
14
Tusentals
TusentalsSEK,
SEk, 2011
2011
Kostnad
processteg,
Kostnad
perper
processteg
och år,
Kommunstyrelsens
Kommunstyrelsens
förv.förvaltning
(exkl. RTJ)
600
500
400
300
200
100
o,8
0
Resursfördelare (RF)*
Responsorganisation
(RO)
o,55
Larmidentifiering (LI)
* Avser personalkostnader för medborgarkontoret
Källa: lönesystem och fakturor
3.1.3.
Viktiga iakttagelser
Ø
Ø
Ø
Ø
3.2.
Medborgarkontoret utgör under kommunens ordinarie öppettider en viktig
funktion som resursfördelare och har beredskap för att ta emot och fördela
information kring larm och incidenter i kommunen. Medborgarkontoret utgör
en viktig resurs för kommunen och skulle under dagtid kunna utnyttjas som
resursfördelare för ännu fler typer av larm.
Kartläggningen visar att kommunens växel i en del fall agerar resursfördelare
och direkt vidarekopplar samtal rörande larm och incidenter till berörd responsorganisation. Det finns flera fördelar med en ökad renodling av funktion
och uppgifter mellan växeln och medborgarkontoret. Bl.a. bedöms det innebära en effektivare hantering om växeln vidarekopplar alla samtal rörande
larm och incidenter till Medborgarkontoret. Detta bedöms även medföra en
ökad helhetsbild av larmhanteringen under dagtid.
Ansvarsfördelningen är oklar mellan ÖBO och kommunstyrelsens förvaltning
avseende ägande, drift, underhåll och utryckning avseende släckanläggningen och driftlarmen i serverhallen.
Överlappande utryckning förekommer idag av både ÖBO och informationsenheten i fråga om driftlarmen i kommunens serverhall för IT. Den nuvarande processen säkerställer inte att rätt kompetens larmas som kan avhjälpa
inträffad händelse.
Barn– och utbildningsförvaltningen
Barn- och utbildningsförvaltningen ansvarar för kommunens verksamhet rörande
förskola, grundskola, gymnasium och vuxenutbildning. Ansvaret för barn och ungdomar omfattar åldrarna 1 till 20 år. Förvaltningen har verksamhet på 8 av kommunens 10 öar. Förvaltningen har totalt ca 20 skolor, varav flertalet har runt 100 elever.
Vuxenutbildningen utförs till största delen av privata utförare.
15
Larmtyper och hantering av incidenter
Uppdrag som responsorganisation
Barn- och utbildningsförvaltningen hanterar två larm: inbrottslarm på Hedens skola
och krishantering.
10,00
Antal larm, 2011
3.2.1.
Antal
Antal
larm
larm
per
per
larmtyp,
larmtypBarnoch och
år,
Barn-utbildningsförvaltningen
och utbildningsförvaltningen
8,00
6,00
4,00
2,00
0,00
Inbrott *
Krishantering
*Endast falsklarm, Securitas är responsorganisation
Källa: Uppskattning, Barn- och utbildningsförvaltningen
Barn- och utbildningsförvaltningen agerar endast responsorganisation vid krissituationer som rör elever eller anställda. Förvaltningen har en vilande krisberedskap
som kan mobiliseras vid en incident såsom exempelvis dödsfall bland elever eller
deras anhöriga. Krisberedskapen utgörs av en krisgrupp bestående av förvaltningschefen, kuratorer, skolsköterskor och lärare. Incidenter av den här typen förekommer mycket sällan. Förvaltningen uppskattar att krisberedskap har behövts sättas in
två gånger under de tre senaste åren.
Barn- och utbildningsförvaltningen har ett tjänsteavtal med Securitas som rycker ut
om inbrottslarmet på Hedens skola utlöses.
Ansvar för resursfördelning
Barn- och utbildningsförvaltningen agerar endast resursfördelare i händelse av att
en extraordinär händelse eller krissituation inträffar. Förvaltningschefen kontaktas
då via telefon av berörda personer. Förvaltningschefen ansvarar sedan för att nödvändiga resurser mobiliseras. Barn- och utbildningsförvaltningen uppger att de anser att det är kritiskt att de får information om inträffade incidenter som berör den
egna verksamheten, exempelvis brand för att kunna planera för den fortsatta driften
av verksamheten.
Inbrottslarmet på Hedens skola överförs tekniskt till Securitas via Räddningstjänstens server.
Ansvar för tekniska larm
Barn- och utbildningsförvaltningen äger och förvaltar ett tekniskt larm: inbrottslarm
på Hedens skola. Förvaltningen har installerat inbrottslarm i ytterligare en grundskola men detta är ej i bruk. Inbrottslarm finns också i gymnasieskolans lokaler men
hanteras och bekostas av fastighetsägaren ÖMC. Brandlarm finns installerade i
samtliga av kommunens skolor men hanteras och betalas av fastighetsägarna.
16
Lokala utrymningslarm finns installerade i de flesta skollokaler som kan användas
vid exempelvis bombhot eller utsläpp av farligt ämne. Utrymningslarmen syftar till att
upprätthålla säkerheten för elever och anställda. De lokala utrymningslarmen inkluderas inte i kartläggningen10.
3.2.2.
Kostnader och nyckeltal
Barn- och utbildningsförvaltningen har endast kostnader kopplat till inbrottslarmet på
Hedens skola. I kostnaderna för inbrottslarmet ingår både direkta och indirekta kostnader. Värt att notera är att de indirekta kostnaderna står för den största delen av
den totala kostnadsmassan.
Tusentals SEK, 2011
Direkt och indirekt kostnad, Barnoch utbildningsförvaltningen
16
14
12
10
8
6
4
2
0
Inbrottslarm
Direkt kostnad
Indirekt kostnad
Källa : Uppskattning, Barn och -utbildningsförvaltningen
3.2.3.
Viktiga iakttagelser
Ø
Ø
Ø
3.3.
Barn- och utbildningsförvaltningen är positiva till ökad central samordning av
larm samt till enkel och standardiserad teknik för larm och övervakning.
Det bedöms finnas vissa otydligheter i ansvarsfördelningen mellan fastighetsägaren ÖBO och Barn- och utbildningsförvaltningen avseende underhåll
av utrustning och larm. En renodling av ansvarsfördelningen efterfrågas.
Då en allvarligare incident inträffar inom förvaltningens verksamhet ska relevanta personer informeras enligt en särskild telefonlista. Detta för att rätt resurser ska kunna kopplas in och verksamheten ska kunna fortgå med minimal störning. Kartläggningen visar att informationsutbytet vid en eventuell incident/händelse idag fungerar bristfälligt.
Kultur– och fritidsförvaltningen
Kultur- och fritidsförvaltningen har fyra huvudsakliga ansvarsområden: biblioteksoch kulturverksamhet, anläggningar, ungdomsverksamhet och föreningsliv.
Verksamheten innehar huvudsakligen bibliotek men även en ishall, en föreningsgård
samt en konstgräsanläggning. Därtill hyr man in sig i idrottsförvaltningens samtliga
lokaler för ett antal aktiviteter.
10
Se kapitel 7.1 Metod
17
3.3.1.
Larmtyper och hantering av incidenter
Uppdrag som responsorganisation
Kultur- och fritidsförvaltningen har anlitat Securitas som responsorganisation för att
hantera eventuella inbrott som triggas av det tekniska inbrottslarmet i huvudbiblioteket på Öckerö.
Antal larm, 2010
Antallarm
larmper
perlarmtyp
larmtypoch
ochår,
år,
Antal
Kultur- och fritidsförvaltningen
KoF*
3,5
3
2,5
2
1,5
1
0,5
0
Inbrott *
*Endast falsklarm, Securitas är responsorganisation
Källa: Securitas faktura, 2010
Förvaltningen agerar inte själva responsorganisation för någon av de larmtyper som
identifieras inom kommunen. Förvaltningen genomför dock vid något enstaka tillfälle
felavhjälpande insatser men dessa är vanligtvis inte av så akut karaktär att de måste
hanteras inom det närmsta dygnet11. Exempel på sådana incidenter är träd som fallit
ner över motionsspår eller underhåll av bryggor. Då förvaltningen inte har någon
jour- eller beredskapsresurs händer det att personal inom förvaltningen vid incidenter kontaktas av brukare i hemmet under sin ledighet. De incidenter som inrapporteras avhjälps vanligtvis under nästkommande ordinarie arbetsdag.
Ansvar för resursfördelning
Kultur- och fritidsförvaltningen har inget ansvar som resursfördelare.
Ansvar för tekniska larm
Kultur- och fritidsförvaltningen äger och förvaltar ett tekniskt larm, inbrottslarmet i
huvudbiblioteket på Öckerö. Inbrottslarmet är via räddningstjänstens server direktkopplat till Securitas som agerar responsorganisation. Via Securitas skickas även en
signal till ÖBO som kan agera stödjande responsorganisation. Det har ansetts viktigt
att ÖBO i form av fastighetsägare blir informerade vid en eventuell incident i byggnaden. Tidigare användes SOS Alarm som resursfördelare men i och med att räddningstjänsten införskaffade utrustning för digital utalarmering har hemtagande av
larmet gjorts med direkt vidarekoppling till Securitas. Abonnemanget hos SOS Alarm
har dock ännu inte löpt ut.
11
Larmtypen uppfyller inte de kriterier som satts upp för identifiering av larmtyper i detta projekt och ingår
således inte i kartläggningen. För utförligare beskrivning se kapitel 7.1 Metod.
18
3.3.2.
Kostnader och nyckeltal
Kultur- och fritidsförvaltningen har en total kostnad på ca 20 000 kr kopplad till inbrottslarmet i huvudbiblioteket inklusive resursfördelning och kostnader för inköpta
tjänster av Securitas. De indirekta kostnaderna är betydligt högre än de direkta.
Tusentals
SEK,
Tusentals
SEK,2011
2010
Direkta och indirekta
kostnader
per
Kostnadsslag
per direkta
och indirekta
kostnader, Kulturoch fritidsförvaltningen
kostnadsslag,
KoF
20,00
15,00
SOS-alarm
10,00
Inbrottslarm
5,00
Securitas
0,00
Indirekta kostnader
Direkta kostnader
Källa:
från Securitas
Siemens
och och
SOS-alarm
Källa:Fakturor
Fakturor (2010)
från Securitas,
Siemens
SOS-alarm
3.3.3.
Viktiga iakttagelser
Ø
Ø
Ø
3.4.
Räddningstjänstens investering i utrustning för digital utalarmering har möjliggjort ett ökat hemtagande och att inbrottslarmet i huvudbiblioteket kan direktkopplas till Securitas utan resursförmedling via SOS Alarm.
Minskade kostnader för resursförmedling via SOS Alarm.
Förvaltningen har inga jour- eller beredskapsresurser men behov finns av att
kunna motta samtal från brukare vid eventuella incidenter. I dagsläget innebär detta att personal inom förvaltningen störs under sin ledighet.
Räddningstjänsten
Räddningstjänsten agerar främst responsorganisation men utför även förebyggande
arbete. Organisationen bemannas av både heltids- och deltidsbrandmän och har beredskap dygnet runt. Organisationen äger och förvaltar dessutom en server för teknisk larmhantering, till vilken flera förvaltningar inom kommunen är kopplade.
3.4.1.
Larmtyper och hantering av incidenter
Uppdrag som responsorganisation
Räddningstjänsten agerade under 2011 responsorganisation för tolv larmtyper:
1. Annan händelse
2. Annat - lyfthjälp hemtjänsten
3. Annat - undersökning
4. Automatlarm ej brand
5. Brand ej i byggnad
6. Brand i byggnad
7. Förmodad brand
19
8. Hisslarm
9. Hjälp till ambulans
10. I väntan på ambulans (IVPA)
11. Trafikolycka
12. Vattenskada
Under 2011 hanterade Räddningstjänsten totalt 192 larm. Larmtyperna IVPA och
Hjälp till ambulans stod för 60% av det totala antalet hanterade larm.
Antal hanterade larm per larmtyp och år,
Antal hanterade
larm per larmtyp och år, RTJ
Räddningstjänsten
Antal hanterade larm, 2011
70
60
50
40
30
20
10
0
Källa: Räddningstjänstens logg (2011)
Räddningstjänstens utryckning triggas till övervägande del av alarmering från SOS
Alarm (80% under 2011). Alarmering sker också via tekniska larm (via RTJ-servern)
eller samtal direkt från brukare. Larmförmedlingen från SOS Alarm går i de allra flesta fall via räddningstjänstens server som sköter utalarmering till personsökare.
För att kunna hantera inkommande larm dygnet runt har Räddningstjänsten ständigt
åtta personer i beredskap (70 080 tim per år).
Ansvar för resursfördelning
Räddningstjänsten äger och förvaltar en server för larmhantering (benämnd ”RTJservern”), till denna server styrs de larm som kommer in från SOS Alarm samt de
tekniska larm som ÖBO förvaltar. Servern har möjlighet att ta emot och skicka ut flera olika typer av signaler, däribland signaler som bärs av Rakel. I nuläget tar servern
emot signaler via ett fast nät (Telia) och GPRS. Personalen inom Räddningstjänsten
kontaktas via personsökare och ÖBO:s personal (i de fall det rör sig om larm från
ÖBO:s tekniska larm) kontaktas via SMS. Serven har i nuläget en överkapacitet och
möjlighet finns att koppla på fler tekniska larm.
20
Ansvar för tekniska larm
Räddningstjänsten äger och förvaltar endast de tekniska larm som finns installerade
i brandstationen, vilka innefattar:
· Inbrottslarm (i brandstationen)
· Brandlarm (i brandstationen)
3.4.2.
Kostnader och nyckeltal
De totala personalkostnaderna för hanteringen av de tolv larmtyperna12 samt kostnader för RTJ-servern uppgick 2011 till 5,25 miljoner kronor, varav 108 000 kr var
tekniska kostnader13. Inom kategorin personalkostnader stod beredskap för den
största kostnadsposten.
Miljoner SEK, 2011
Personalkostnader per kategori, Räddningstjänsten
Källa: Ekonomisystem och uppskattningar,
Räddningstjänsten
Endast sett till responsorganisationsverksamheten (dvs. ej serverkostnader och
kostnader för SOS Alarm) var den totala kostnaden 5 miljoner kr under 2011. En
fördelning av denna kostnad per larmtyp14 ger att larmtypen Brand i byggnad står för
den största kostnaden.
12
Utryckning, beredskap, förberedelser, övning & utbildning samt reparation & underhåll
I beräkningarna har hänsyn tagits till livslängden på införskaffad teknik och media. Alarmeringsutrustning
och Räddningstjänstens server uppskattats ha en livslängd på sju år och personsökare uppskattas ha en livslängd på fem år.
14
Fördelningen av direkta kostnader baseras på det totala antalet mantimmar som går åt för att hantera larmtypen, indirekta kostnader fördelas med hjälp av de direkta kostnaderna.
13
21
Miljoner SEK, 2011
Kostnad Kostnad
per larmtyp
år, Räddningstjänsten
peroch
larmtyp*,
RTJ
1,4
1,2
1
0,8
0,6
0,4
0,2
0
* Avser endast responsorganisationsverksamhet
Källa: Fakturor och lönesystem/budget (2009 - 2011)
Värt att notera är att de indirekta kostnaderna är betydligt högre än de direkta, fördelat per larm (totalt 192 stycken per år):
·
Direkta kostnader: 340 kr per larm
·
Indirekta kostnader: 23 740 kr per larm
3.4.3.
Viktiga iakttagelser
Ø Investeringen i utrustning för digital utalarmering möjliggör att fler larm kan
hanteras via Räddningstjänstens server, vilket innebär både möjlighet till
ökat hemtagande och lägre kostnader för resursfördelare.
Ø Räddningstjänsten är primärt responsorganisation och har dygnet runt omfattande resurser för jour och beredskap.
3.5.
Samhällsbyggnadsförvaltningen
Samhällsbyggnadsförvaltningen har som uppgift att tillgodose invånarnas behov av
mark för boende och verksamhet, miljö- och hälsoskydd, renhållning, kollektivtrafik,
vägar samt vatten och avlopp. Verksamheten hanterar en stor del av kommunens
infrastruktur samt en del fastighetsnära tjänster, inklusive lokalvård och bespisning.
Ca 180 personer är anställda inom verksamheten, varav 18 personer sitter i kommunhuset.
3.5.1.
Larmtyper och hantering av incidenter
Uppdrag som responsorganisation
Samhällsbyggnadsförvaltningen agerade under 2011 responsorganisation för sju
larmtyper:
1. Akut vägunderhåll
2. Avloppsfel
3. Fel på färjetrafik
4. Fel på vattenförsörjning
5. Fel på reningsverk
6. Halkbekämpning
22
7. Miljö- eller hälsofara
Av dessa larmtyper stod Avloppsfel för flest antal hanterade larm. Totalt hanterade
Samhällsbyggnadsförvaltningen ca 218 larm, exklusive halkbekämpning15.
Antal larm, 2011
Antal
larm
Larmtyp,
Antal
larm
perper
larmtyp
och år,
Samhällsbyggnadsförvaltningen
Samhällsbyggnadsförvaltningen
140,00
120,00
100,00
80,00
60,00
40,00
20,00
0,00
0
Ingen data
Källa: Uppskattning, Samhällsbyggnadsförvaltningen
Samhällsbyggnadsförvaltningens utryckning triggas av alarmering från eget övervakningssystem, SOS-alarm eller direktkontakt med privatpersoner. Samhällsbyggnadsförvaltningen uppskattar att flest larm tas emot direkt från brukare (50%).
Genomsnittligt
utnyttjande
av resursfördelare,
Genomsnittligt
utnyttjande
av
Samhällsbyggnadsförvaltningen
resursfördelare, SBF
60%
50%
40%
30%
20%
Brukare ringer direkt
SOS Alarm
SOS-Alarm
Övervakningssystem
10%
0%
Källa: Samhällsbyggnadsförvaltningens uppskattning
15
Frekvens avseende antal hanterade utryckningar för halkbekämpning samt mantimmar per år för halkbekämpning har inte kunnat uppskattas. Anledningen till det är att behovet av halkbekämpning varierar mellan
åren och verksamhetsansvariga har bedömt att det inte är möjligt att inom ramen för projektet uppskatta ett
normalår.
23
För att kunna hantera inkommande larm dygnet runt har Samhällsbyggnadsförvaltningen jour utanför ordinarie arbetstid för följande larmtyper:
1. Akut vägunderhåll
2. Avloppsfel
3. Fel på vattenförsörjning
4. Halkbekämpning (nov. - mars)
Därtill har förvaltningen ständig beredskap för att hantera incidenter inom färjetrafiken.
Jour och beredskap per år,
Antal mantimmar per år, 2011
Jour
och beredskap per år, SBF
Samhällsbyggnadsförvaltningen
10000
9000
8000
7000
6000
VA & väg
5000
4000
Reningsverk
3000
Halkbekämpning
2000
Färjetrafik
1000
0
Jour
Beredskap
Källa: Samhällsbyggnadsförvaltning, personal-/lönesystem (2011)
Ansvar för resursfördelning
Samhällsbyggnadsförvaltningen äger och förvaltar ett övervakningssystem för vatten och avlopp samt reningsverk. Systemet fördelar larmen i A-, B- och C-larm, där
A-larm är av sådan karaktär att en felavhjälpande insats krävs omgående. Vid Alarm kontaktas relevant personal via MiniCall.
Ansvar för tekniska larm
Samhällsbyggnadsförvaltningen äger och förvaltar de tekniska larm (styr och regler)
som är kopplade till övervakningssystemet för vatten och avlopp.
3.5.2.
Kostnader och nyckeltal
Den totala personalkostnaden för hanteringen av de sex larmtyperna16 samt kostnader för resursfördelning uppgick 2011 till 1,29 miljoner kronor. Responsorganisationsverksamheten utgjorde 87 % av de totala kostnaderna.
16
Samhällsbyggnadsförvaltningen särredovisar inte den övertid som är hänförlig till utryckning. Vid beräkning av kostnaden för utryckning har beräkning gjorts utifrån den totala kostnaden för övertid. Utryckningskostnaden har uppskattats utgöra hälften av den totala OB-ersättningen till drift och arbetsledarpersonal.
Uppskattningen har gjorts med hjälp av företrädare som är väl insatta i verksamheten.
24
Kostnader per processteg och kostnadsslag,
Kostnader
per processteg och kostnadsslag, SBF
Samhällsbyggnadsförvaltningen
Tusentals SEK, 2011
800,00
700,00
600,00
500,00
400,00
Jour och beredskap
300,00
Utryckning*
200,00
Övervakningssystem
100,00
SOS-alarm
0,00
Responsorganisation
Resursfördelare
* Utryckningskostnaden uppskattas utgöra 50% av den totala övertidsersättningen
*Bygger på uppskattning utifrån förvaltningens totala
övertid ej
sei avsnitt
7.1 Metod
(särredovisas
ekonomisystemet)
Källa: Ekonomisystem och fakturor (2011)
3.5.3.
Viktiga iakttagelser
Ø
Ø
Ø
Ø
3.6.
Säkerställande av rätt kompetens vid utryckning anges vara kritiskt
Samhällsbyggnadsförvaltningen anser att en av fördelarna med en lokal central för larmförmedling på Öckerö är att resursfördelaren har god lokalkännedom, vilket anges vara viktigt exempelvis vid lokalisering av avloppsläckor
Ökad samordning av teknik/larmförmedling efterfrågas
Samhällsbyggnadsförvaltningen har omfattande jour- och beredskapsresurser för att hantera larm
Socialförvaltningen
Socialförvaltningen ansvarar för socialtjänst, äldreomsorg, insatser för funktionshindrade, kommunal hälso- och sjukvård samt övergripande handikappfrågor. Socialförvaltningen har två särskilda boenden och ett korttidsboende för äldre samt flera
gruppboenden och servicelägenheter för personer med funktionsnedsättning, totalt
ca 153 platser. Förvaltningen har också två hemtjänstenheter som ger brukare stöd
och insatser i det egna hemmet. Socialförvaltningen har bemanning dygnet runt
inom hemtjänsten och på flera av boendena.
3.6.1.
Larmtyper och hantering av incidenter
Uppdrag som responsorganisation
Socialförvaltningen agerar responsorganisation för följande larmtyper:
· Trygghetslarm
· Händelselarm (skalskydd och larmmattor)
· Handikapplarm
· Hälso- och sjukvårdsinsatser
25
Antal larm, 2011
Antal larm per Larmtyp, Socialförvaltningen
6 000,00
5 000,00
4 000,00
3 000,00
2 000,00
1 000,00
0,00
109
64
0
0
Larmen triggas främst genom teknisk överföring efter att brukare eller personal manuellt utlöst larmet. Inbrottslarmet utlöses av externa händelser. Utryckning gällande
hälso- och sjukvårdsinsatser eller handikapplarm triggas genom telefonsamtal från
brukare eller annan personal.
Socialförvaltningens personal på de särskilda boendena och i hemtjänsten agerar
responsorganisation om trygghetslarm och händelselarm utlöses. Händelselarmen
består av skalskydd och larmmattor som används för brukare som inte kan ha ett
trygghetslarm eller har andra behov17. Dessa utlöses om en brukare lämnar rummet
respektive går på mattan. Trygghetslarmen sitter runt brukarens arm och utlöses
manuellt genom en knapptryckning. Larmet förmedlas till personalen via en särskild
telefon. Personalen har i väntan på åtgärd möjlighet att kommunicera med brukaren
via högtalartelefon. Det finns möjlighet att koppla ytterligare tilläggsutrustning till systemet.
På korttidsboendet Rehabgården finns också trygghetslarm för brukarna men dessa
triggas av att brukarna trycker på en särskild larmknapp. Larmet överförs och förmedlas på samma sätt som de övriga trygghetslarmen.
Både hemtjänsten och de särskilda boendena inom äldreomsorgen har bemanning
både dag- och nattetid. All nattpersonal samverkar på natten. Äldreomsorgen har
normalt följande bemanning på natten:
· Hemtjänsten norr och söder: 3 personer
· Solhöjdens äldreboende: 5 personer + 1 sjuksköterska
· Bergmans gruppboende: 2 personer
· Rehabgården korttidsboende: 1 person
På de mindre öarna Knippla, Rörö och Hyppeln finns ingen ordinarie personal inom
äldreomsorgen nattetid däremot finns viss beredskap i form av att en person på respektive ö har sovande jour. Beredskapsersättning utgår för detta. Under 2011
17
Används främst på Bergmans gruppboende som är ett demensboende
26
genomfördes 29 utryckningar av den sovande jouren och på Rörö respektive Hyppeln genomfördes 172 utryckningar.
Inom handikappomsorgen på LSS- och boendestödsenheten Hedens by 15 finns
personal i beredskap nattetid i form av att en person har sovande jour. Jourersättning utgår för detta. Brukare kontaktar vid behov jourpersonalen via telefon. Under
2011 genomfördes uppskattningsvis 110 stycken utryckningar. Personalen kan även
vid behov stödja vid incidenter på andra boenden. Vid behov och om ett större omvårdnadsbehov föreligger kan det införas bemanning nattetid även på andra boenden inom handikappomsorgen.
För hälso- och sjukvårdsinsatser finns dygnet runt bemanning av en sjuksköterska
som är placerad på Solhöjdens äldreboende. Utöver sitt ordinarie arbete kan sjuksköterskan larmas vid akuta situationer såsom exempelvis fallolyckor eller olika typer av sjukdomstillstånd eller tillstånd som kräver en medicinsk bedömning. Sjuksköterskan rycker ut eller gör en bedömning av situationen via telefon. Kommunens
sjuksköterska ingår både dag- och nattetid i den ordinarie bemanningen och har
därför ingen specifik jour- eller beredskapsersättning.
Vid utryckning krävs sedvanlig utrustning och förbrukningsmaterial som personalen
och kommunens sjuksköterska även använder i det dagliga arbetet. De tjänstebilar
som används i socialförvaltningens ordinarie verksamhet används också vid utryckning. Vid något enstaka tillfälle har socialförvaltningen varit tvungen att använda
taxibåt för utryckning vilket gav höga kostnader. Ett samarbete har inletts med räddningstjänsten och socialförvaltningen ska vid behov ha möjlighet att samutnyttja
räddningstjänstens båt. Eftersom kostnader för utryckning med taxibåt endast uppstått tillfälligt och vid något enstaka extraordinärt tillfälle inkluderas det inte i kartläggningen.
Socialförvaltningen har ett samarbete med Räddningstjänsten som innefattar att de
kan stödja socialförvaltningen vid utryckning med lyfthjälp och med utryckning för
trygghetslarm på Kalvsund. Räddningstjänsten debiterar inga kostnader för de insatser som utförs utan samarbetet är ett resultat av ökat sambruk av kommunens
jour- och beredskapsresurser.
Socialförvaltningen har slutit ett tjänsteavtal med Göteborgs stad Social resursförvaltning avseende socialtjänstjour utanför ordinarie kontorstid. Socialtjänstjouren
hanterar akuta socialtjänstärenden.
Överfallslarm finns installerade i två av besöksrummen på socialförvaltningen och
det finns också ett mobilt överfallslarm att tillgå. Användaren ansvarar för att meddela Medborgarkontoret till vilken plats som det mobila överfallslarmet medförs. Överfallslarmen ingår i inbrotts- och passersystemet som finns i kommunhuset och som
ägs av ÖBO men drivs och förvaltas av Medborgarkontoret. Socialförvaltningen bekostade dock installationen av larmen 2008. Securitas är responsorganisation om
överfallslarmet utlöses men i väntan på att Securitas är på plats kan både personal
från Medborgarkontoret och övrig närvarande personal på socialförvaltningen vid
behov försöka avhjälpa incidenten. Överfallslarmen har aldrig utlösts eller använts
skarpt.
Inom handikappomsorgen finns på LSS- och boendestödsenheten Hedens by 15
överfallslarm som personalen kan använda vid behov. Larmet är direktkopplat till
27
Securitas och utlöses genom en manuell knapptryckning. Larmet har inte använts
eller utlösts under 2011.
Ansvar för resursfördelning
Trygghetslarmen inom hemtjänsten samt på kommunens boenden hanteras i separata system. För respektive larmsystem finns en server som mottar larm och vidarebefordrar information till berörd personal. Personalen larmas via en särskild telefon.
Även händelselarmen hanteras integrerat i respektive larmsystem.
Handikapplarmen som hanteras av den sovande jouren på Hedens by 15 förmedlas
genom telefonsamtal från brukare. Överfallslarmet på boendet är integrerat i brandlarmssystemet med direkt vidarekoppling till Securitas.
Kommunens sjuksköterska larmas dagtid på ett särskilt telefonnummer som tillhör
kommunen och utanför kontorstid larmas sjuksköterskan via Rakel.
Både i hemtjänsten och på kommunens boenden finns telefoner som är kopplade till
det digitala radiosystemet Rakel. Rakelenheterna används främst som medel för intern kommunikation. Larmhanteringen är i nuläget inte ansluten till Rakelenheterna
men möjlighet finns att göra detta på sikt. Rakelenheterna är i nuläget inte heller anslutna till det allmänna telefonnätet vilket gör att enheterna endast kan användas för
intern kommunikation.
Ansvar för tekniska larm
Socialförvaltningen äger och förvaltar följande tekniska larm:
- Trygghetslarm
- Händelselarm (skalskydd och larmmattor)
- Överfallslarm Hedens by 15
- Inbrottslarm Gallerian
Socialförvaltningen ansvarar för drift och underhåll av systemen för trygghets- och
händelselarm. Systemet för trygghetslarm på Solhöjden är nyligen utbytt och har
bekostats av ÖBO men betalas och förvaltas av socialförvaltningen.
Kostnader och nyckeltal
Socialförvaltningens totala kostnad för responsorganisationsverksamheten (endast
personalkostnader) och larmidentifiering (teknik för övervakning och rondering)
uppgick 2011 till ca 1 miljon kronor. Av dessa kostnader stod responsorganisationsverksamheten för 92%.
Kostnad per processteg och år,
Socialförvaltningen
Tusentals SEK, 2011
3.6.2.
600,00
500,00
400,00
1M
300,00
200,00
100,00
0,00
Responsorganisation (RO)
Larmidentifiering (LI)
Källa: Ekonomisystem oc h fakturor (2011)
28
3.6.3.
Viktiga iakttagelser
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
3.7.
Socialförvaltningens tekniska larm hanteras idag i flera olika separata system. Förvaltningen har önskemål om att i ökad utsträckning samordna dessa både inom förvaltningen och med kommunens hantering av tekniska larm
i stort. Detta bedöms ge en effektivare hantering och högre samlad säkerhet
i larmhanteringen.
Behov finns av ökat samutnyttjande av utrustning vid utryckning, exempelvis
sambruk av båtar.
Ökad samordning av tekniska larm såsom brandlarm, inbrottslarm, skalskydd
etc.
Svag beställarkompetens avseende larmteknik
Socialförvaltningen har personal som arbetar nattetid, bl.a. har verksamheten dygnet runt beredskap för hälso- och sjukvårdsinsatser.
Utökat utnyttjande av Rakel som verktyg i larmhanteringen kräver investeringar i fler funktioner kopplat till utrustningen.
Öckerö Bostads AB (ÖBO)
ÖBO är ett helägt kommunalt bostadsbolag med uppdrag är att bygga nytt och planera för en hållbar utveckling av boendemiljön på Öckerö-öarna. Bolaget äger och
förvaltar en sammanlagd bruksyta på 58 026 kvm och en stor del av de fastigheter
som kommunen nyttjar för sin verksamhet. Lokalerna innefattar allt från skolor och
gruppboenden till kommersiella lokaler. ÖBO:s verksamhet inbegriper en stor del
underhåll och service men även verksamhet av felavhjälpande karaktär. Bolaget har
en fastighetsjour med beredskap dygnet runt. ÖBO har påbörjat ett arbete med att
utveckla befintligt fibernät till stadsnät, vilket i framtiden kommer kräva ytterligare resurser för bl.a. drift och övervakning.
3.7.1.
Larmtyper och hantering av incidenter
Altal larm per år, uskattning - norm alår
Uppdrag som responsorganisation
ÖBO agerade under 2011 responsorganisation för följande larmtyper:
· A-larm18
· Felanmälningar i fastighet
· Förlarm och driftlarm kopplat till serverhallen för IT (kommunhuset)
· Hisslarm
Antal larm per larmtyp och år, ÖBO
140,00
120,00
100,00
80,00
60,00
40,00
20,00
0,00
Felanmälning
av fastighet
A-larm
Inbrott
Hisslarm
Brandlarm
* Avser endast kostnader för responsorganisationsverksamheten
Källa: fakturor
till ÖBO,
samtsamt
ÖBOsÖBO:s
uppskattningar
(2010)
Källa:
Fakturor
uppskattningar
18
A-larm avser styr- och regler exempelvis värme, kyla, ventilation etc.
29
Larmutryckning triggas främst av SOS Alarm men även via tekniska larm och bolagets fastighetssystem.
A-larm, felanmälningar i fastighet samt förlarm och driftlarm kopplat till serverhallen
för IT ska hanteras av ÖBO:s fastighetsskötare. Enligt uppgift från chefen för fastighetsskötarna rycker ÖBO idag inte ut på alla larm kopplat till släckanläggningen och
driftlarmen i serverhallen. Vidare saknas en tydlig prioritering av larmen. Riktlinjer för
larmhanteringen i serverhallen ska utarbetas i samarbete med representanter för informationsenheten.
Bolaget har utöver den ordinarie verksamheten en fastighetsjour som har beredskap
vardagar utanför kontorstid samt på helger. Fastighetsjouren bemannas alltid av en
fastighetsskötare i beredskap och totalt delar 8 personer på att bemanna jouren.
Fastighetsjouren har till uppgift att hantera akuta felanmälningar i fastighet och störningar som inträffar utanför ordinarie arbetstid. Under vintern ingår också vid behov
ansvar för snöskottning och halkbekämpning. Vid behov av resurser och specialistkompetens, exempelvis avseende värme och ventilation, inkallas extra resurser. De
tjänstebilar och de verktyg som fastighetsskötarna använder i sitt ordinarie arbete
används också av fastighetsjouren vid utryckning. Fastighetsjouren har också en
jourtelefon som används av den fastighetsskötare som har beredskap.
Brandlarm och inbrottslarm hanteras primärt av räddningstjänsten respektive Securitas men ÖBO agerar ibland stöd till responsorganisationerna vid en insats. Exempelvis kan ÖBO finnas med på telefon eller rycka ut till platsen för att stödja med
kunskap kring lokalernas utformning eller för att öppna dörrar. ÖBO ger även några
gånger per år stöd i samband med utryckning vid inbrottslarm.
Ansvar för resursfördelning
ÖBO äger och förvaltar ett fastighetssystem för drift och underhåll. Systemet fördelar larmen i A- och B-larm, där A-larm är av sådan karaktär att en felavhjälpande insats krävs relativt omgående. Vid A-larm kontaktas fastighetsskötarna via mobiltelefon eller under jourtid via en särskild jourtelefon. ÖBO har totalt tre servrar som hanterar fastighetssystemet men också en viss del av larmhanteringen kopplat till
brandlarmen. ÖBO har nyligen överfört större delen av sina tekniska larm i fastigheter och lokaler till Räddningstjänstens server.
Akut felanmälning kopplat till fastigheterna, såväl bostäder som lokaler, kan utanför
bolagets telefontider antingen göras via ÖBO:s hemsida eller via ett särskilt telefonnummer som är kopplat till SOS Alarm. Fastighetsjouren kontaktas och får information om larmet via en särskild jourtelefon.
ÖBO:s fastighetsjour larmas via jourtelefonen vid eventuella förlarm och driftlarm
kopplat till kommunens serverhall för IT. Larmen överförs tekniskt via ÖBO:s larmserver.
Ansvar för tekniska larm
ÖBO har ansvar för en stor del av de tekniska larm som finns i de lokaler som hyrs
och nyttjas av kommunens förvaltningar. Följande tekniska larm ägs och förvaltas av
ÖBO:
· Brandlarm
· Inbrottslarm
· Hisslarm
30
·
·
·
3.7.2.
Övervakningskameror19
Passer- och inbrottssystemet i kommunhuset (ÖBO äger systemet och
kommunstyrelsen ansvarar för den löpande driften och förvaltningen av systemet)
Släckanläggning och driftlarm i serverhallen för IT (ÖBO sköter förvaltning
och underhåll av utrustningen)
Kostnader och nyckeltal
ÖBO:s totala kostnad för responsorganisationsverksamheten (endast personalkostnader), larmidentifiering (teknik för övervakning och rondering) och resursfördelning
uppgick 2011 till 980 000 kr. Av dessa kostnader stod larmidentifiering för 59%.
Tusentals
Tusentals
SEK, 2011
SEK,
2010
Kostnad per processteg och år, ÖBO
700,00
600,00
500,00
400,00
300,00
200,00
100,00
0,00
Larmidentifiering (LI)
Responsorganisation
(RO)
Resursfördelare (RF)
Källa:
fakturor
till ÖBO,samt
samt ÖBOs
uppskattningar
(2010)
Källa:
Fakturor
ÖBO:s
uppskattningar
Endast sett till kostnader för responsorganisationsverksamheten stod Felanmälningar av fastighet för den största kostnaden (74%).
Tusentals
Tusentals SEK,
SEK, 2011
2010
Kostnad per larmtyp* och år, ÖBO
300,00
250,00
200,00
150,00
100,00
50,00
0,00
Felanmälning
av fastighet
A-larm
Inbrott
Hisslarm
Brandlarm
* Avser endast kostnader för responsorganisationsverksamheten
Källa: fakturor till Källa:
ÖBO,Fakturor
samt ÖBOs
uppskattningar
(2010)
samt
ÖBO:s uppskattningar
19
Övervakningskameror finns installerade på fem av kommunens skolor
31
Värt att notera är att de indirekta kostnaderna är betydligt större än de direkta, fördelat per larm (totalt 162 stycken per år):
·
Direkta kostnader: 520 kr per larm
·
Indirekta kostnader: 5 560 kr per larm
3.7.3.
Viktiga iakttagelser
Ø
Ø
Ø
Ø
ÖBO har beredskap dygnet runt för hantering av akuta incidenter och felanmälningar.
Det har upplevts mycket positivt att ÖBO med sin lokalkännedom ger stöd
vid räddningsinsats kopplat till brand samt vid utryckning i samband med inbrottslarm. Detta upplevs underlätta för övriga responsorganisationer i räddningsarbetet.
Ansvarsfördelningen är oklar mellan ÖBO och kommunstyrelsens förvaltning
avseende ägande, drift och underhåll av släckanläggningen och driftlarmen i
serverhallen.
Överlappande utryckning förekommer idag av både ÖBO och informationsenheten i fråga om driftlarmen i kommunens serverhall för IT. Den nuvarande processen säkerställer inte att rätt kompetens larmas som kan avhjälpa
inträffad händelse.
32
4.
Studier av larm- och incidenthantering i andra kommuner
I följande avsnitt presenteras exempel från andra kommuner på ökat samarbete
inom jour, beredskap och larmhantering, vilka ger uppslag till potentiella lösningar
inom Öckerö kommun.
Trygghetsstation i Nyköpings kommun20
4.1.
Bakgrund: Nyköpings kommun invigde under hösten 2011 en ny brandstation eller
snarare en trygghetsstation, eftersom fler tjänster utöver räddningstjänsten inhyses i
byggnaden. Sambruket innefattar brandmän, brandingenjörer, säkerhetssamordnare, experter på kris och beredskap, larmoperatörer, hemtjänstens nattpatrull och
joursjuksköterskor (natt).
Funktion: Byggnaden fungerar som larmcentral (hanterar ca 24 000 trygghetslarm
per år) samt gemensam lokal för verksamheterna Räddningstjänst och Vård och
omsorg. Larmcentralen innefattar en server för hantering av tekniska larm samt en
funktion för personlig hantering av larm. Larmcentralen kontaktar lämplig enhet
främst med hjälp av Rakel. Under dagtid bemannas stationen främst av Räddningstjänsten. Nattetid finns förutom brandmän en joursjuksköterska och fem vårdpatruller på plats.
Fördelar: En av de största fördelarna med lösningen är att personal från olika förvaltningar får en nära relation, varvid kunskap och information kan utbytas. Exempelvis är vårdpersonalens kunskap om högriskgrupper i kommunen (ex. gamla och
sjuka) mycket nyttig för Räddningstjänsten. Antalet uppdrag per funktion har inte utvidgats. Jämställdheten inom verksamheten bedöms också ha förbättrats. Dessutom ger samutnyttjande av lokaler, material, fordon och teknik signifikant sänkta
kostnader för kommunen. Exempelvis genom att jourbilar (personbilar) utnyttjas av
brandmän dagtid och av vårdpersonal nattetid samt att serverhallar inom kommunen
har kunnat flyttas till en plats med hög säkerhet. Det bör också tilläggas att införandet av Rakel har förbättrat möjligheten för larmcentralen att kontakta de respektive
utryckningspatrullerna, detta gäller i synnerhet då patrullerna befinner sig i områden
där GSM/3G har dålig täckning. Inbördes kontakt mellan larmpatruller har likaså förbättrats.
Implementering och kompetensutveckling: Byggnationen av Trygghetsstationen
och idén om ökat sambruk tog sin början i ett behov av en ny brandstation och identifierade synergier av ett sådant projekt. Projektet har medfört ett behov av kompetensutveckling som främst rör teknisk kompetens, som en följd av nytt utalarmeringssystem, lösningar för teknisk övervakning m.m.
Trygghetsråd i Nyköpings kommun21
4.2.
För samverkan kring ökad trygghet och säkerhet i Nyköpings kommun har ett Säkerhets- och trygghetsråd skapats (STRÅ). Rådet är en sammanslagning av flera
separata råd, däribland Brottsförebyggande rådet (BRÅ). Rådet har ingen beslutanderätt men består av representanter med beslutsmandat i olika organisationer, inom
20
21
Källa: Ludwig Teljer (Räddningschef, Sörmlandskustens räddningstjänst)
Källa: Ludwig Teljer (Räddningschef, Sörmlandskustens räddningstjänst)
33
och utanför kommunen. Rådet upplevs skapa stor nytta genom kunskapsdelning
och som initiativtagare till diverse projekt.
Utnyttjande av Tjänsteman i beredskap (TiB) i Tjörns kommun22
4.3.
Bakgrund: Tjörns kommun har sedan 2009 en tjänsteman i beredskap (TiB). Funktionen infördes som en följd av att Länsstyrelsen ställde krav på att alla kommuner i
Sverige måste vara anträffbara om en akut situation skulle uppstå, dygnet runt, året
om. Kommunen tog beslutet att införa en TiB för att täcka upp för de tider då kommunens växel eller kundcenter inte har öppet. Kommunen tog även beslutet att bemanna TiB med räddningschef i beredskap eftersom de redan har jour året om, har
en bred kunskap om kommunen, vet hur många larmtyper som hanteras samt har
goda kontakter inom kommunen.
Funktion: TiB fungerar som en resursfördelare och tar emot samtal från medborgare och anställda inom kommunen (ca 500 st. per år). Samtalen gäller ärenden som
inte är så akuta att SOS Alarm bör kontaktas men är av sådan natur att de inte kan
vänta till morgondagen, detta innefattar t.ex. gatubelysning som är ur funktion, farliga hål i gator, snöröjningsbehov och trygghetslarm på äldreboenden. För att snabbt
kunna kontakta rätt personer har TiB en telefonlista till personer som kan hantera
olika typer av uppdrag samt en beskrivning av hur respektive verksamhet vill hantera samarbetet. Involverade förvaltningar får betala en årlig avgift för TiB-tjänsten på
ca 20 000 kr.
Fördelar: Den huvudsakliga fördelen med TiB-funktionen upplevs vara en högre
servicenivå och ökad trygghet för medborgare då de endast behöver kunna ett telefonnummer och alltid kan nå en tjänsteman. Därtill slipper de personer som hanterar
incidenter ta emot samtal som inte rör dem eller stör dem under utförandet av felavhjälpande åtgärder. Slutligen har kommunen kunnat sänka sina kostnader för larmhantering i och med att VA och socialtjänsten inte behöver ha resurser för att hantera samtal från medborgare.
Implementering och kompetensutveckling: Initialt testade kommunen TiBfunktionen för att sedan utvärdera införandet efter sex månader. Efter denna period
var resultatet så tillfredsställande att lösningen blivit permanent. Därefter har uppgiften för TiB breddats och omfattar inte bara räddningstjänst utan även socialtjänsten
(inkl. hemtjänst & äldreboenden) samt VA.
Tips till andra kommuner vid implementering: Säkerhetssamordnaren Torbjörn
Berntsson understryker vikten av att ha en tydlig dialog med involverade verksamheter för att definiera hur samarbetet ska se ut samt specificera vilka personer som
ska kontaktas vid olika typer av incidenter. Därtill bedöms det vara viktigt att genomföra implementeringen av TiB stegvis exempelvis genom att inledningsvis testa TiBfunktion kopplat till ett fåtal förvaltningar. Slutligen bör kommunen räkna med att få
in ett antal samtal som inte är relevanta för TiB. Antalet samtal av denna karaktär
har stadigt minskat sedan införandet i Tjörns kommun.
22
Källa: Torbjörn Berntsson (Säkerhetssamordnare, Räddningstjänsten i Tjörns kommun)
34
4.4.
Central samordning av tekniska larm via en gemensam server i Munkedal och
Lysekil23
Bakgrund: Kommunalförbundet ”Mitt Bohuslän” ansvarar för räddningstjänst i
kommunerna Munkedal och Lysekil. I samband med att räddningstjänsten 2002 investerade i en ny digital utrustning för utalarmering genomfördes en översyn av de
tekniska larmen i kommunerna samt de fasta kostnaderna kopplat till larmöverföringen. I översynen konstaterades att det inte fanns någon sammanställd kunskap
om de tekniska larmen i kommunerna samt att det var svårt att få en överblick över
kostnaderna. Efter genomförd översyn överfördes en stor del av kommunernas tekniska larm till räddningstjänstens server. De larm som anslöts var automatiska
brandlarm, inbrottslarm, hisslarm och driftlarm. Larm relaterade till vatten- och avlopp har inte anslutits då kommunerna ville fortsätta att hantera dessa på egen
hand.
Funktion: Räddningstjänstens digitala server för utalarmering kan motta och överföra tekniska larm såsom brandlarm, inbrottslarm och driftlarm. Sedan 2002 är en stor
del av kommunernas tekniska automatlarm anslutna för larmförmedling via räddningstjänstens server. Servern är således en teknisk resursfördelare.
Fördelar: Fördelen med att ansluta fler av kommunernas tekniska larm till räddningstjänstförbundets server uppges vara att detta ger kommunerna och räddningstjänsten ett samlat grepp över de tekniska larmen. Detta uppges bl.a. vara bra i kontakten med försäkringsbolag etc. Kostnaderna för larmförmedling har minskat till
följd av ökat hemtagande. Då räddningstjänstförbundet redan hade investerat i digital utrustning för utalarmering bedömdes hemtagandet inte innebära merkostnader
utan snarare ett bättre utnyttjande av befintlig utrustning. Arbetsinsatsen för att ansluta larm till servern uppges vara begränsad, vilket upplevs vara en fördel.
Implementering: Enligt den operativa chefen Lars Bjurström är investeringskostnaden för en digital utrustning för utalarmering hög. Dock är den löpande driftskostnaden när väl utrustningen är införskaffad låg.
23
Källa: Lars-Inge Einarsson (Räddningschef Mitt Bohuslän) och Lars Bjurström (Operativ chef Mitt Bohuslän)
35
5.
Alternativa lösningar för att förbättra larmhanteringen
Följande avsnitt presenterar fyra alternativa lösningar avseende larmhanteringen i
Öckerö kommun. Avsikten är att de fyra lösningarna ska adressera de utvecklingsområden som finns inom larm- och incidenthanteringen idag samt förbättra processen och/eller hanteringen.
5.1.
Larmsamordningsgrupp
En alternativ förändring i larmhanteringen i Öckerö kommun är införande av en
larmsamordningsgrupp. Gruppen syftar till att samordna larm- och incidenthanteringen. Larmsamordningsgruppen bedöms kunna utgöra en viktig lösning för ökad
samordning av larm, för klargörande av gränssnitt, roller och ansvar samt för att säkerställa effektivitet i larmhanteringen i form av att rätt funktion och kompetens kontaktas.
Utvecklingsområden
Kartläggningen visar att det finns oklarheter gällande ansvarsfördelning och gränssnitt avseende larmtyper men också mellan förvaltningar och mellan responsorganisationer. Exempelvis är ansvarsfördelningen otydlig mellan ÖBO och kommunstyrelsens förvaltning avseende ägande, drift och utryckning kopplat till släckanläggningen och driftlarmen i serverhallen för IT. Det framkommer även att ansvarsfördelningen mellan fastighetsägaren (ÖBO) och förvaltningarna i vissa fall är otydlig
avseende tekniska larm.
Idag förekommer dubbelarbete i en del fall genom att både ÖBO och informationsenheten genomför utryckning om driftlarm utlöses i serverhallen. Det har också
framkommit att processen för driftlarmen kan förbättras avseende att bättre säkerställa att rätt kompetens larmas för att avhjälpa inträffad incident, vilket är ett kritiskt
område i all larmhantering. Kartläggningen visar att det inom flera områden är kritiskt att rätt kompetens larmas så snabbt som möjligt. En förutsättning för en god
hantering i detta avseende är att roller och ansvar i larmhanteringen är tydliggjorda
och att det ständigt finns aktuella larmplaner och kontaktuppgifter.
Räddningstjänsten har investerat i utrustning för digital utalarmering. Utrustningen
har en överkapacitet och kan merutnyttjas. Ett utvecklingsområde i larmhanteringen
är att bättre utnyttja befintlig utrustning och på så sätt skapa en mer kostnadseffektiv
hantering. Flera förvaltningar efterfrågar också en ökad samordning av tekniska
larm. Ett av skälen som framförs är att kunskapen om och beställarkompetensen i
fråga om teknisk utrustning och larm är låg inom enheterna. Vidare förekommer, exempelvis inom socialförvaltningens verksamhet, flera olika typer av system för larmhantering. Ökad samordning bedöms ge möjligheter till ökad kunskap och bättre
helhetsbild av kommunens larm samt en högre samlad säkerhet i larmhanteringen.
Inrättande av en larmsamordningsgrupp bedöms förbättra larmhanteringen bl.a. avseende följande områden:
è
Klargöra gränssnitt och roller/ansvar
è
Säkerställa att rätt kompetens larmas för att avhjälpa inträffad incident
è
Förbättra informationsöverföring i samband med larm
è
Kunskapsutbyte och kunskapsdelning kring larmhantering
36
è
è
Möjliggörande av ökad central samordning och ökat hemtagande av larm via
räddningstjänstens server
Skapa ökad kunskap och helhetssyn kring larm och incidenthanteringen
Lösning
Larmsamordningsgruppen bör bestå av representanter från kommunens olika förvaltningar samt ÖBO. De personer som utses att ingå i gruppen bör ha både kunskap och mandat för att fatta beslut om hur larmhanteringen ska utformas. Larmsamordningsgruppen bör ledas av en utsedd person som ansvarar för att samordna
gruppens arbete och sammankomster. Vårt förslag är att en samordningsansvarig
för gruppen utses hos Räddningstjänsten eftersom Räddningstjänsten hanterar en
stor del av de incidenter som sker inom kommunen, har som primärt uppdrag att
agera responsorganisation samt äger och förvaltar en server dit flera tekniska larm
kan kopplas.
En av larmsamordningsgruppens centrala uppgifter bör vara att klargöra gränssnitt i
larmhanteringen och säkerställa att rätt responsorganisation och funktion larmas.
Larmsamordningsgruppen bör även ha i uppgift att samordna larmhanteringen så att
så många av de tekniska larmen som möjligt överförs till räddningstjänstens server.
Gruppen bör ansvara för att programmera räddningstjänstens server med rätt uppgifter och på så sätt säkerställa att rätt kompetens larmas för att avhjälpa inträffad
händelse/incident. Det finns också en möjlighet att se över nyttjandet av Rakel i syfte att ytterligare förbättra den tekniska kommunikationen.
5.2.
Införande av tjänsteman i beredskap (TiB)
I syfte att förbättra larmhanteringen i Öckerö kommun är en alternativ lösning att införa funktionen tjänsteman i beredskap (TiB) utanför kommunens ordinarie öppettider. Huvuduppgiften för TiB är att säkerställa kommunens tillgänglighet samt en effektiv resursfördelnings- och hanteringsförmåga.
Utvecklingsområden
Kartläggningen visar att en stor del av kommunens larm triggas av samtal från medborgare eller brukare. Endast inom samhällsbyggnadsförvaltningens verksamhet
uppskattas att ca 50% av larmen tas emot av brukare. Öckerö kommun har under
ordinarie öppettider genom Medborgarkontoret en central funktion för resursfördelning. Utanför ordinarie öppettider saknas denna funktion. Flera förvaltningar har
utanför kontorstid ingen beredskap för att ta emot och hantera inkommande samtal
från medborgare eller brukare. Detta har medfört att det förekommer att tjänstemän
och chefer kontaktas i hemmet under sin ledighet. Kommunen har samtidigt flera
parallella jour- och beredskapsfunktioner som vardera hanterar inkommande larm
inom sina verksamheter. Det kan inte uteslutas att överlappande uppdrag och utryckning sker.
Flera av verksamheterna efterfrågar en central funktion för resursfördelning. Dels
uppges detta innebära en förbättring av servicen till medborgarna som då även
utanför kommunens öppettider ges möjlighet att komma i kontakt med en tjänsteman samt möjlighet att rapportera in incidenter via ett gemensamt telefonnummer.
Dels uppges en sådan funktion innebära en effektivare hantering genom att de incidenter som kräver åtgärd fördelas till rätt responsorganisation samt att störningar på
responsorganisationernas verksamhet minskas då dessa endast kontaktas i akuta
situationer. Kartläggningen visar att det för flertalet incidenter krävs en initial be37
dömning av situationen men att händelsen inte alltid är så kritisk att åtgärder krävs
omgående. En central funktion för resursfördelning innebär att en initial bedömning
kan göras och onödig belastning på responsorganisationerna kan undvikas.
För vissa incidenter, exempelvis vatten- och avloppsläckor, bedöms den lokala kännedomen vara av stor vikt. Vid utnyttjande av TiB ökas den lokala kännedomen hos
resursfördelaren jämfört med hantering via extern resursfördelare exempelvis SOSalarm.
Inrättande av funktionen TiB bedöms förbättra larmhanteringen bl.a. avseende följande områden:
è
Ökad service till medborgarna även utanför ordinarie öppettider
è
Effektivare hantering och resursfördelning
è
Möjlighet till initial bedömning av behov av åtgärd, resurser och kompetens
è
Minskad störning på övriga verksamheter annat än vid akut behov
è
Förbättrad överblick
è
Förbättrad kunskap
è
Minskade kostnader/belastning för andra resursfördelare
è
Mer effektivt utnyttjande av resurser
Lösning
Inrättande av en TiB-funktion innebär att en tjänsteman inom kommunen ständigt
utanför ordinarie öppettider har beredskap för att ta emot samtal från medborgare
och vid behov förmedla information till berörd responsorganisation. Medborgarna
bör ges möjlighet att komma i kontakt med kommunens TiB via ett särskilt telefonnummer. Det kan finnas fördelar med att använda ett gemensamt telefonnummer för
Medborgarkontoret och för TiB. Kommunikationen mellan TiB och de respektive
verksamheterna skulle till stor del kunna skötas med Rakel (en närmare studie av
de specifika fördelarna skulle dock behövas, exempelvis en studie av GSM/3Gtäckning visavi Rakel inom relevanta områden), likt larmcentralen i Nyköpings kommun.
Öckerö kommun har idag har flera parallella funktioner för jour och beredskap vilka
skulle kunna merutnyttjas för TiB. Tjörns kommun har valt att merutnyttja räddningschef i beredskap som TiB vilket även skulle kunna var en lösning för Öckerö kommun.
5.3.
Samutnyttjande av personal
En alternativ lösning för att förbättra larmhanteringen och ytterligare optimera användningen av befintliga resurser är att öka samutnyttjandet av personal både avseende jour- och beredskap samt i fråga om utryckning då en incident har inträffat.
Utvecklingsområden
Öckerö kommun har idag flera organisationer som parallellt har jour och beredskap
för att hantera larm och incidenter. För flera av larmtyperna krävs specifik kompetens exempelvis brand, personskada, avloppsfel, fel på vattenförsörjning etc. För
andra larmtyper finns idag till viss del överlappande kompetens inom de olika jourgrupperna exempelvis mellan jouren för Pinans reningsverk och driftsjour för VA och
väg. De olika responsorganisationerna inom kommunen samverkar redan idag i
några fall vid utryckning. Exempelvis utför Räddningstjänsten lyfthjälp till hemtjäns38
ten och ÖBO:s fastighetsskötarjour kan agera stöd till andra responsorganisationer
vid eventuell utryckning. Kartläggningen visar dock att det finns underlag för ytterligare samutnyttjande av personalresurser både i fråga om resurser för jour och beredskap och i fråga om resurser för utryckning. Kartläggningen har visat att det även
i några fall inte kan uteslutas att överlappande utryckning sker exempelvis avseende
driftlarmen i serverhallen för IT på kommunhuset.
Kunskapsinhämtningen från Nyköpings kommun som samlokaliserat flera jourgrupper visar att några av fördelarna är att det möjliggör att olika grupper kan utnyttja
varandras kunskaper och kompetenser. Samutnyttjandet har också bedömts innebära att kommunens totala kostnader minskat signifikant.
Samutnyttjande av personal bedöms förbättra larmhanteringen bl.a. avseende följande områden:
è
Mer effektivt utnyttjandet av befintliga resurser
è
Möjligheter till ökad kunskaps- och kompetensdelning
è
Minskning av kommunens totala kostnader för jour och beredskap
Lösning
Ett ökat samutnyttjande av personal kan ske på flera sätt. Dels skulle nuvarande resurser för jour och beredskap kunna samordnas i färre funktioner. Dels skulle också
ökat sambruk mellan olika responsorganisationer kunna ske vid utryckning exempelvis genom att liknande larmtyper samordnas inom en responsorganisation. Ett alternativ för samutnyttjande av personal skulle också vara att fysiskt samlokalisera
jourgrupper i exempelvis en trygghetsstation i likhet med den åtgärd som vidtagits i
Nyköpings kommun.
5.4.
Samutnyttjande av utrustning och material
Ökat samutnyttjande av utrustning och material är ett alternativ för att öka optimeringen i kommunens larmhantering och säkerställa ett effektivt utnyttjande av befintliga resurser.
Utvecklingsområden
Kartläggningen har visat att det inom några av kommunens verksamheter finns
överlappande behov av särskild utrustning vid utryckning. Exempelvis behöver
räddningstjänsten, socialförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen i vissa
fall tillgång till båt vid utryckning. Flera av responsorganisationerna har också behov
av att i samband med utryckning nyttja tjänstebilar. Ett överlappande behov finns
också av nödvändig utrustning. Ett exempel på detta är att flera av responsorganisationerna har utrustning för snö- och halkbekämpning.
Kunskapsinhämtningen från Nyköpings kommun som inrättat en trygghetsstation
där samutnyttjande sker av både lokaler och personal är att detta givit signifikant
sänkta kostnader för kommunen. Exempelvis genom att jourbilar (personbilar) utnyttjas av brandmän dagtid och av vårdpersonal nattetid.
Samutnyttjande av utrustning och material bedöms förbättra larmhanteringen bl.a.
avseende följande områden:
è
Optimering av utnyttjandet av befintliga resurser
è
Minskning av kommunens totala kostnader för utrustning och material
39
Lösning
Ökat samutnyttjande av utrustning och material kan ske på flera sätt. Exempelvis
skulle ett ökat samutnyttjande kunna ske av nuvarande utrustning genom exempelvis inrättande av en bilpool. Samutnyttjande av lokaler, utrustning och material skulle också kunna ske genom att resurserna fysiskt samlokaliseras i en trygghetsstation eller fordons- och materialpark.
40
6.
Scenarion för larm- och incidenthantering
Sex scenarion för kommunens larm- och incidenthantering har identifierats. Dessa
innefattar på olika sätt ökat samarbete avseende larmtyper samt mellan förvaltningar och responsorganisationer. Utvärdering av respektive scenario sker utifrån fem
kriterier.
6.1.
Beskrivning av scenarion
A. Oförändrad larmhantering
Oförändrat jämfört med idag.
B. Larmsamordningsgrupp
Införande av en larmsamordningsgrupp
C. Tjänsteman i beredskap (TiB)
Införande av funktionen TiB
D. Larmsamordningsgrupp och TiB
Införande av en larmsamordningsgrupp och funktionen TiB.
E. Larmsamordningsgrupp, TiB och samutnyttjande av personal
Införande av en larmsamordningsgrupp, funktionen TiB samt ökat samutnyttjande av personal.
F. Larmsamordningsgrupp, TiB och samutnyttjande av personal och material/utrustning
Införande av en larmsamordningsgrupp, funktionen TiB samt ökat samutnyttjande av både personal och material/utrustning.
41
6.2.
Utvärdering av respektive scenario
I följande avsnitt presenteras den utvärdering som gjorts av respektive scenario utifrån de fem kriterier som identifierats som speciellt viktiga av kommunen. Utvärderingen har genomförts per utvärderingskriterium och en gradering har gjorts. För utförligare beskrivning av metoden för utvärderingen se kapitel 7.1 Metod.
6.2.1.
A: Oförändrad larmhantering
Kriterium 1-4 blir oförändrade (betyg: 3) och kriterium 5, lätthet att praktiskt implementera, anses mycket hög eftersom inga justeringar behöver genomföras.
Oförändrad larmhantering (A)
Utvärderingskriterium
1
Ökad trygghet/service för
medborgare
Indikativ gradering
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
2
Säkerställa rätt kvalitet
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
3
Säkerställa rätt kompetens
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
4
Mer effektivt utnyttjande av
befintliga resurser
5
6.2.2.
Grad av lätthet att praktiskt
implementera
(ej endast monetärt)
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
1
2
3
4
5
Mycket
låg
Låg
Medel
Hög
Mycket
hög
B: Larmsamordningsgrupp
Ökad trygghet/service för medborgare: Genom att tydliggöra ansvarsfördelningen
för hantering av larmtyper, både gällande tekniskt förmedlade larm och övriga larm
bedömer vi att rätt person/kompetens kan rycka ut snabbare och därmed sänka inställelsetiden. Detta gäller framförallt tekniskt förmedlade larm då de tekniska larmen konsekvent kan larma rätt person om förmedlingen är korrekt programmerad.
Sammanfattningsvis anses scenario B öka tryggheten/servicen för medborgarna
jämfört med nuläget eftersom det kan sänka inställelsetiden för responsorganisationer samt genom korrekt programmering säkerställa att rätt kompetens larmas (Betyg: 4).
Säkerställa rätt kvalitet: En larmsamordningsgrupp möjliggör en ökad kunskapsdelning mellan responsorganisationer vilket medför att de olika responsorganisationerna får ökad kunskap kring den samlade larm- och incidenthanteringen i kommunen samt eventuella riskgrupper. Denna vetskap upplevs i Nyköpings kommun24 öka
responsorganisationernas möjlighet att genomföra felavhjälpande insatser på ett
mer ändamålsenligt sätt och ökar därmed sannolikt även kvaliteten på de felavhjälpande insatserna i Öckerö kommun. Detta gäller främst de larmtyper som hanteras
av flera responsorganisationer, vilka idag innefattar: inbrott, brand i byggnad, hiss24
Källa: Ludwig Teljer (Räddningschef, Sörmlandskustens räddningstjänst)
42
larm, driftlarm i serverhall och incidenter i reningsverk (för alla dessa larmtyper är en
responsorganisation huvudansvarig och en annan verksamhet stödjande responsorganisation). Scenario B anses därför mot bakgrund av de fördelar som beskrivits
ovan öka säkerställandet av rätt kvalitet (Betyg: 4).
Säkerställa rätt kompetens: Införandet av en larmsamordningsgrupp innebär både
en ökad kunskapsdelning och ett tydliggörande av gränssnitt i roll- och ansvarsfördelningen för larmtyper, vilket medför att rätt kompetens till en högre grad kan säkerställas jämfört med idag. Scenario B bedöms därför sammantaget öka säkerställandet av rätt kompetens (Betyg: 4).
Mer effektivt utnyttjande av befintliga resurser: Genom ett tydliggörande av respektive responsorganisations uppdrag, inklusive tydliggörande av gränsdragningen
mellan olika responsorganisationer, kan dubbelarbete och missförstånd minskas,
vilket ger ett mer effektivt utnyttjande av befintliga resurser. Dessutom finns idag en
potential att överföra larm från servrar inom kommunen och SOS Alarm till Räddningstjänstens server vilket ger minskade kostnader för resursfördelning. En ökad
larmhantering via Räddningstjänstens server medför inga extra kostnader bortsett
från den tid och de resurser som krävs för att programmera servern. Öckerö kommuns totala kostnad för larmförmedling via SOS Alarm uppgick 2011 till 249 000 kr.
Totalt sett anses scenario B jämfört med nuläget öka det effektiva utnyttjandet av
befintliga resurser både organisatoriskt och monetärt (Betyg: 4).
Lätthet att praktiskt implementera: I och med att larmsamordningsgruppen inte
kräver några organisatoriska förändringar, någon monetär investering utöver den
arbetstid som respektive person lägger ned eller kompetenshöjande insatser bedöms införandet av en larmsamordningsgrupp vara en relativt lätt lösning att implementera. Däremot kräver införandet engagemang från de personer som involveras i
gruppen och det förutsätter också att gruppmedlemmarna kan frigöra arbetstid för
att delta i gruppen. Lättheten att implementera anses vara mycket hög då samtliga
av de kriterier som satts upp för utvärderingskriteriet uppfylls (Betyg: 5).
Sammanfattande gradering av utvärderingskriterierna: Utifrån fört resonemang
ges följande indikativa gradering av hur väl scenariot uppfyller givna utvärderingskriterier.
Larmsamordningsgrupp (B)
Utvärderingskriterium
1
Ökad trygghet/service för
medborgare
Indikativ gradering
1
2
3
4
5
Betydligt
säm re
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
2
Säkerställa rätt kvalitet
1
2
3
4
5
Betydligt
säm re
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
3
Säkerställa rätt kompetens
1
2
3
4
5
Betydligt
säm re
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
4
Mer effektivt utnyttjande av
befintliga resurser
5
Grad av lätthet att praktiskt
implementera
(ej endast monetärt)
1
2
3
4
5
Betydligt
säm re
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
1
2
3
4
5
Mycket
låg
Låg
Medel
H ög
M ycket
hög
43
6.2.3.
C: Tjänsteman i beredskap (TiB)
Ökad trygghet/service för medborgare: En av de huvudsakliga fördelarna med införande av en TiB är att medborgarna på ett enklare sätt än idag vid en incident eller
akut händelse utanför ordinarie öppettider som inte avser SOS Alarm (112) kan
komma i kontakt med kommunen via ett telefonnummer. Införandet av en TiB kan
även medföra att responsorganisationernas inställelsetid minskar då rätt person blir
kontaktad direkt, något som uppges vara fallet inom Tjörns kommun25. Av dessa två
anledningar anses införandet av en TiB öka tryggheten/servicen för medborgare
jämfört med idag och därmed sätts graderingen bättre (Betyg: 4).
Säkerställa rätt kvalitet: Införandet av en TiB anses inte påverka hur responsorganisationerna utför felavhjälpande insatser. Införandet av en TiB kan dock till viss del
påverka incidenthanteringsprocessen som helhet. Exempelvis genom att TiB kan
göra en snabb initial bedömning av incidentens karaktär och angelägenhetsgrad
som kan ligga till grund för prioritering av insatser. Det är också rimligt att anta att en
TiB funktion innebär att kommunen får en ökad helhetsbild kring vilka larm och incidenter som inträffar samt hur de avhjälps på bästa sätt vilket stärker kvaliteten i
larmprocessen som helhet. Trots att det finns indikationer på att kvaliteten i larmprocessen som helhet kan öka genom införande av TiB bedöms det ändå vara svårt att
i föreliggande utvärdering påvisa vilka direkta effekter som införandet får för säkerställandet av rätt kvalitet och hur responsorganisationerna utför felavhjälpande insatser. Därav graderas kvalitetsdimensionen som oförändrad (Betyg: 3).
Säkerställa rätt kompetens: En väl fungerande funktion för TiB kan på grund av
sin överblick över möjliga alternativ, vilket responsorganisationerna som blir direktkontaktade av medborgare idag inte har, bidra till att i högre grad säkerställa att rätt
kompetens avhjälper incidenter. Som beskrivits ovan möjliggör införande av TiB att
en initial bedömning kan göras av incidenten som kan ligga till grund för prioritering
och koordinering av vilken kompetens som krävs för avhjälpandet. Införandet av en
TiB anses därför jämfört med nuläget öka säkerställandet av rätt kompetens (Betyg:
4).
Mer effektivt utnyttjande av befintliga resurser: Genom att låta TiB agera resursfördelare kan den tid som kommunens olika responsorganisationer idag lägger på
att fördela/koordinera resurser minskas. På så vis frigörs tid hos responsorganisationerna. Denna aspekt uppges vara en av de stora fördelarna med införandet av
TiB inom Tjörns kommun26. Faktum kvarstår dock att tiden fördelas till TiB istället.
Nyckelfrågan är med andra ord om resurserna fördelas bättre om TiB utför delar av
responsorganisationernas uppdrag. Inom Tjörns kommun uppges TiB vara det mest
resurseffektiva alternativet (Räddningschefen agerar TiB). Att döma av den relativt
stora mängd övertid som responsorganisationerna i Öckerö kommun årligen lägger
ner på larm- och incidenthantering är det rimligt att anta att responsorganisationerna
tidvis är hårt belastade. TiB möjliggör även genom en ökad överblick att tillgängliga
resurser och den för uppdraget mest lämpade personen kan nyttjas, vilket ger att de
befintliga resurserna utnyttjas mer effektivt. Mot bakgrund av ovanstående bedöms
införandet av TiB sammanfattningsvis innebära ett mer effektivt utnyttjande av befintliga resurser än idag (Betyg: 4).
25
26
Källa: Torbjörn Berntsson (Säkerhetssamordnare, Räddningstjänsten i Tjörns kommun)
Källa: Torbjörn Berntsson (Säkerhetssamordnare, Räddningstjänsten i Tjörns kommun)
44
Lätthet att praktiskt implementera: TiB har med framgång implementerats i Tjörns
kommun, vilket tyder på att en implementering är praktiskt möjlig även i Öckerö
kommun. Inga organisatoriska förändringar eller större investeringar krävs, dock
fodras en funktion som är villig att ta på sig uppdraget som TiB samt vilja från responsorganisationerna att ansluta och nyttja funktionen. Det är i nuläget svårt att
avgöra om införandet av TiB kommer innebära merkostnader för kommunen utan
detta är beroende av vilken lösning som väljs avseende uppdraget som TiB. I Tjörns
kommun merutnyttjas Räddningschef i beredskap som TiB, vilket inte ger några
merkostnader för kommunen. Några förvaltningar har utryckt farhågor kring att TiB
inte kan förmedla larm om densamma inte har god kunskap om respektive larmtyp.
Det är därför viktigt att TiB har eller utvecklar den kompetens som krävs för att kunna förmedla larm. Mot bakgrund av att det finns faktorer som talar för att en praktisk
implementering är möjlig men också att det finns vissa förutsättningar som måste
uppfyllas, exempelvis avseende behov av kompetens och organisatoriska förändringar, bedöms scenariot inte vara lika lätt att implementera som larmsamordningsgruppen. Sammanfattningsvis anses graden av lätthet att implementera vara hög
(Betyg: 4).
Sammanfattande gradering av utvärderingskriterierna: Utifrån fört resonemang
ges följande indikativa gradering av hur väl scenariot uppfyller givna utvärderingskriterier.
Tjänsteman i beredskap (C)
Utvärderingskriterium
1
Ökad trygghet/service f ör
medborgare
Indikativ gradering
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
2
Säkerställa rätt kvalitet
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
3
Säkerställa rätt kompetens
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
4
Mer ef fektivt utnyttjande av
bef intliga resurser
5
6.2.4.
Grad av lätthet att praktiskt
implementera
(ej endast monetärt)
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
1
2
3
4
5
Mycket
låg
Låg
Medel
Hög
Mycket
hög
D: Larmsamordningsgrupp och Tjänsteman i beredskap (TiB)
Ökad trygghet/service för medborgare: Kombinationen av en larmsamordningsgrupp och TiB ger de kombinerade fördelarna av båda lösningsförslagen inom dimensionen trygghet/service för medborgare. Framförallt gäller detta minskad inställelsetid samt utökad service och trygghet genom förenklad kontakt med kommunen.
Dessutom finns synergier med ett parallellt införande av båda lösningarna. Genom
en tydligare ansvarsfördelning som åstadkoms genom larmsamordningsgruppen
kan TiB fördela uppdrag till rätt responsorganisation snabbare. Totalt sett anses
scenario D därför ge en betydligt förbättrad trygghet/service för medborgare (Betyg:
5).
45
Säkerställa rätt kvalitet: Scenario D anses öka säkerställandet av rätt kvalitet genom de fördelar som larmsamordningsgruppen ger, d.v.s. att incidenter kan avhjälpas på ett mer ändamålsenligt och enhetligt sätt på grund av ökad kunskapsdelning.
TiB anses inte jämfört med idag öka säkerställandet av kvalitet och påverkar därför
inte betygsättningen, vilket ger att scenario D totalt sett anses öka säkerställandet
av rätt kvalitet till samma nivå som scenario B - Larmsamordningsgruppen, ”bättre”
säkerställande av rätt kvalitet. Det finns troligtvis synergieffekter som kan uppnås vid
införande av kombinationen av de två lösningarna som kan påverka säkerställandet
av kvalitet ännu mer positivt. Dock bedöms det inte vara möjligt att påvisa sådana
effekter initialt och därför är bedömningen att scenario D ger ett bättre säkerställande av kvalitet i larmhanteringen jämfört med idag (Betyg: 4).
Säkerställa rätt kompetens: Scenario D anses jämfört med idag i högre grad säkerställa rätt kompetens som en följd av att ansvarsfördelningen mellan responsorganisationer tydliggörs och att uppdrag fördelas via TiB. Det bedöms dessutom finnas synergier mellan larmsamordningsgruppen och TiB, vilka realiseras i scenario
D. Dessa synergier består av att TiB mer precist kan förmedla larm till rätt kompetens/person utifrån den ansvarsfördelning som definieras med hjälp av larmsamordningsgruppen. Sammanfattningsvis anses Scenario D därför öka säkerställandet av
rätt kompetens betydligt (Betyg: 5) på grund av de fördelar som TiB och larmsamordningsgruppen vardera ger men också synergierna mellan de båda lösningarna.
Mer effektivt utnyttjande av befintliga resurser: Scenario D ger de samlade fördelarna av larmsamordningsgruppen och TiB och anses ge ett högre effektivt utnyttjande av befintliga resurser. Synergier kan också väntas då TiB får en tydligare bild
av vem som bör hantera respektive incident via larmsamordningsgruppen. Dessa
synergier anses dock främst påverka inställelsetiden och därmed tryggheten för
medborgarna. Sammantaget bedöms scenario D ge ett mer effektivt utnyttjande av
befintliga resurser (Betyg: 4).
Lätthet att praktiskt implementera: Scenario D anses ha en hög grad av lätthet att
praktiskt implementera. Det finns såväl för- som nackdelar med att implementera
både en larmsamordningsgrupp och TiB. Nackdelen är att det krävs ett större engagemang från responsorganisationerna för att införa de båda. Fördelen är dock att ett
parallellt införande kan ge synergier som kan nyttjas vid implementeringen. Exempelvis kan de farhågor som flera förvaltningar utryckt i fråga om införande av TiB
(TiB kan inte förmedla larm om densamma inte har god kunskap om respektive
larmtyp) motverkas med hjälp av larmsamordningsgruppen (en del av gruppens
uppgift är att tydliggöra ansvarsområden för responsorganisationer). Det bedöms
mot bakgrund av detta vara en fördel om personen/personerna som agerar TiB ingår i larmsamordningsgruppen. Sammanfattningsvis anses graden av lätthet att implementera vara hög (Betyg: 4).
46
Sammanfattande gradering av utvärderingskriterierna: Utifrån fört resonemang
ges följande indikativa gradering av hur väl scenariot uppfyller givna utvärderingskriterier.
Larmsamordningsgrupp och TiB (D)
Utvärderingskriterium
1
Ökad trygghet/service f ör
medborgare
Indikativ gradering
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
2
Säkerställa rätt kvalitet
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
3
Säkerställa rätt kompetens
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
4
Mer ef fektivt utnyttjande av
bef intliga resurser
5
6.2.5.
Grad av lätthet att praktiskt
implementera
(ej endast monetärt)
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
1
2
3
4
5
Mycket
låg
Låg
Medel
Hög
Mycket
hög
E: Larmsamordningsgrupp, TiB och samutnyttjande av personal
Ökad trygghet/service för medborgare: Scenario E bedöms genom Larmsamordningsgruppen och TiB ge betydligt bättre trygghet/service för medborgarna. Det bedöms emellertid vara svårt att slå fast att samutnyttjande av personal skulle ge ytterligare fördelar för trygghet och service utöver de fördelar som Larmsamordningsgruppen och TiB ger. Samutnyttjandet av personal förenklar sannolikt inte medborgarnas kontakt med responsorganisationerna eller ökar medborgarnas medvetenhet
om responsorganisationernas verksamhet i kommunen. Däremot kan inställelsetiden påverkas, på vilket sätt och till vilken grad är dock svårt att avgöra innan formen
för samutnyttjandet står klart. Klart står dock att Scenario E ger en betydligt ökad
trygghet/service för medborgare på grund av Larmsamordningsgruppen och TiB
(Betyg: 5).
Säkerställa rätt kvalitet: Samutnyttjande av personal anses inte i sig öka möjligheten för responsorganisationer att avhjälpa incidenter på ett mer ändamålsenligt sätt.
Däremot kan kunskapsutbyte mellan responsorganisationer som kan ske som en
följd av samutnyttjande medföra att de olika responsorganisationerna får ökad kunskap kring den samlade larm- och incidenthanteringen i kommunen samt eventuella
riskgrupper. Denna vetskap upplevs i Nyköpings kommun27 öka responsorganisationernas möjlighet att genomföra felavhjälpande insatser på ett mer ändamålsenligt
sätt och ökar därmed sannolikt även kvaliteten på de felavhjälpande insatserna i
Öckerö kommun. Om kunskapsutbyte kommer ske som en följd av samutnyttjande
av personal och i vilken utsträckning beror på den givna lösningen. En mer ingående undersökning av alternativa lösningar krävs för att kunna dra någon slutsats kring
27
Källa: Ludwig Teljer (Räddningschef, Sörmlandskustens räddningstjänst)
47
kunskapsdelningen och dess effekter. Av denna anledning anses Scenario E ge
samma effekt på säkerställandet av rätt kvalitet som Scenario D (Betyg: 4).
Säkerställa rätt kompetens: Samutnyttjande av personal möjliggör att den som är
mest lämpad för att hantera aktuell uppgift i incidenthanteringsprocessen, oavsett
organisatorisk tillhörighet, kan utföra uppgiften. I kombination med en central resursstyrning (TiB) eller delegering från huvudansvarig responsorganisation (ex.
Räddningstjänsten tillfrågar ÖBO om stöd för att hantera brand i byggnad) kan rätt
kompetens till en högre grad säkerställas. Samutnyttjande av personal anses då det
kombineras med en larmsamordningsgrupp och TiB ha potential att höja säkerställandet av rätt kompetens till en nivå som är betydligt högre än i nuläget (Betyg: 5).
Omfattningen av samutnyttjandet styr dock oundvikligen hur stor del som kan realiseras.
Mer effektivt utnyttjande av befintliga resurser: Samutnyttjande av personal möjliggör att befintliga resurser kan utnyttjas mer effektivt. En del består i att en viss
personalgrupp kan samutnyttjas för fler typer av incidenter i kommunen även inom
en annan förvaltnings eller enhets ansvarsområde förutsatt att de besitter erforderlig
kompetens eller ges kompetensutveckling. Samutnyttjande ger då en högre nyttjandegrad av befintliga resurser då interna funktioner används för att avhjälpa incidenterna och eventuella tjänsteköp kan undvikas. Detta säkerställer även att dubbelutryckning undviks och på så vis att resurserna används mer optimalt. Det är också
rimligt att anta att detta sänker kommunens totala kostnader för larm- och incidenthantering. Samutnyttjande av personal ger också att fler personer kan hantera
samma typ av incident (eller delar av den), vilket i sin tur möjliggör att den person
som för stunden är tillgänglig eller mest lämpad för att avhjälpa en viss typ av incident i högre utsträckning kan avhjälpa den (mer effektivt utnyttjande). Ett exempel
på en sådan situation kan t.ex. vara när räddningstjänsten får stöd av en annan organisation med att öppna dörrar och utrymma ett område på invånare, så att räddningstjänsten kan koncentrera sig på kritiska delar i processen som de har specialkompetens för att utföra såsom exempelvis att släcka brand.
Att en större grupp personer kan utföra samma typ av uppgifter möjliggör att felavhjälpande insatser kan genomförs snabbare, vilket i flera fall gör att effekten/skadorna av incidenten kan minskas och arbetet potentiellt till större del kan utföras inom ordinarie arbetstid.
Idag existerar i kommunen ett antal parallella jourer/beredskapsorganisationer som
skulle kunna koordineras om det fanns överlappande uppdrag. Sammantaget anses
scenario E ge ett betydligt mer effektivt utnyttjande av befintliga resurser (Betyg: 5).
Lätthet att praktiskt implementera: En implementering av samutnyttjande av personal kräver engagemang från involverade förvaltningar samt potentiellt förändrade
arbetsuppgifter och kompetenshöjande insatser. Därtill krävs en utförlig undersökning av hur samutnyttjandet praktiskt ska gå till, vilket i sig anses vara en förutsättning för implementeringen. Tillsammans med larmsamordningsgruppen och TiB anses det finnas en viss svårighetsgrad i implementeringen av samutnyttjande av personal (Betyg: 2).
48
Sammanfattande gradering av utvärderingskriterierna: Utifrån fört resonemang
ges följande indikativa gradering av hur väl scenariot uppfyller givna utvärderingskriterier.
Larmsamordningsgrupp, TiB och samutnyttjande av personal (E)
Utvärderingskriterium
1
Ökad trygghet/service f ör
medborgare
Indikativ gradering
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
2
Säkerställa rätt kvalitet
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
3
Säkerställa rätt kompetens
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
4
Mer ef fektivt utnyttjande av
bef intliga resurser
5
6.2.6.
Grad av lätthet att praktiskt
implementera
(ej endast monetärt)
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
1
2
3
4
5
Mycket
låg
Låg
Medel
Hög
Mycket
hög
F: Larmsamordningsgrupp, TiB och samutnyttjande av personal och material/utrustning
Ökad trygghet/service för medborgare: Samutnyttjande av material/utrustning
anses inte i sig ge någon ökad trygghet för medborgare. Det är möjligt att bättre tillgång till material eller utrustning kan sänka inställelsetiden för responsorganisationerna men för att dra en sådan slutsats krävs en mer ingående analys av hur samutnyttjandet bör/kan se ut. Sammantaget bedöms därför den ökade tryggheten/servicen för medborgarna blir motsvarande som för scenario E (Betyg: 5).
Säkerställa rätt kvalitet: Samutnyttjande av material/utrustning anses inte påverka
själva utförandet av felavhjälpande åtgärder och därmed inte heller säkerställandet
av rätt kvalitet. Tillgång till material och utrustning kan dock vara en förutsättning för
att kunna genomföra felavhjälpande åtgärder på ett ändamålsenligt sätt. Resonemanget ger att scenario F graderas till samma nivå som scenario E (Betyg: 4).
Säkerställa rätt kompetens: Själva samutnyttjandet av material/utrustning anses
inte i sig direkt påverka säkerställandet av rätt kompetens. Det är möjligt att personal som tidigare inte kunnat avhjälpa vissa typer av incidenter på grund av brist på
material/utrustning genom samutnyttjande får den möjligheten och att säkerställandet av rätt kompetens därmed kan öka. En djupare analys av möjligt sambruk krävs
dock för att dra en sådan slutsats. Scenario F bedöms mot bakgrund av de fördelar
som övriga komponenter ger och då främst samutnyttjande av personal ge ett betydligt bättre säkerställande av rätt kompetens jämfört med idag (Betyg: 5).
Mer effektivt utnyttjande av befintliga resurser: Samutnyttjande av material/utrustning möjliggör att befintliga resurser kan utnyttjas mer effektivt. Ett effektivare utnyttjande kan ske genom att (1) nyttjandegraden av befintliga resurser ökar, (2)
en mindre andel resurser/tjänster behöver potentiellt hyras/köpas in och (3) vissa
49
resurser kan potentiellt avyttras. Scenario F bedöms sammantaget, i likhet med
scenario E, ge stora fördelar och ett betydligt bättre effektivt utnyttjande av befintliga
resurser (Betyg: 5).
Lätthet att praktiskt implementera: Det anses finnas en viss svårighetsgrad avseende lättheten att praktiskt implementera scenario F då samma komponenter som i
scenario E ingår, plus samutnyttjandet av material/utrustning. Den senast nämnda
komponenten behöver förvisso inte vara så svår att implementera om det rör sig om
en begränsad mängd utrustning/material som är lätt att tillgå. Ett exempel på en typ
av enklare samutnyttjande skulle kunna vara samutnyttjande av båtar eller de traktorer/lastbilar som finns inom flera förvaltningar. För att sätta formen för ett eventuellt
samutnyttjande av både personal och material/utrustning krävs detaljerad utredning
kring möjliga former för samutnyttjande, vilket precis som för scenario E bedöms
vara en förutsättning för implementeringen. Sammantaget anses scenariot precis
som för scenario E ha en viss svårighetsgrad i graden av lätthet att praktiskt implementera (Betyg: 2).
Sammanfattande gradering av utvärderingskriterierna: Utifrån fört resonemang
ges följande indikativa gradering av hur väl scenariot uppfyller givna utvärderingskriterier.
Larmsamordningsgrupp, TiB och samutnyttjande av personal och
material/utrustning (F)
Utvärderingskriterium
1
Ökad trygghet/service för
medborgare
Indikativ gradering
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
2
Säkerställa rätt kvalitet
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
3
Säkerställa rätt kompetens
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
4
Mer effektivt utnyttjande av
befintliga resurser
5
Grad av lätthet att praktiskt
implementera
(ej endast monetärt)
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
1
2
3
4
5
Mycket
låg
Låg
Medel
Hög
Mycket
hög
50
Jämförelse av utvärderade scenarion
I följande avsnitt presenteras en jämförelse av de olika utvärderade scenarierna,
genom att de ställs mot varandra.
Ökad trygghet/service för medborgare: Scenario B och D anses mest fördelaktiga att implementera utifrån trygghets- och serviceaspekten. D ger högst trygghet/service för medborgare samtidigt som lättheten att implementera är hög. B ger
inte lika hög trygghet men är lättare att implementera.
Ökad trygghet/service för medborgare
gentemot lätthet att implementera
5
F E
D
A: Of örändrad larmhantering
Ökad trygghet/service
f ör medborgare
C
B
B: Larmsamordningsgrupp
C: TiB
A
D: Larmsamordningsgrupp och TiB
E: Larmsamordningsgrupp, TiB och
samutnyttjande av personal
F: Larmsamordningsgrupp, TiB och
samutnyttjande av personal och
material/utrustning
1
1
Grad av lätthet att praktiskt implementera
(ej endast monetärt)
5
Säkerställa rätt kvalitet: Utifrån detta kriterium bedöms scenario B, D, E och F ge
högst värde, av dessa anses dock scenario B ha högst grad av lätthet att praktiskt
implementera.
Säkerställande av rätt kvalitet
gentemot lätthet att implementera
5
A: Of örändrad larmhantering
Säkerställande av rätt kvalitet
6.3.
F E
D
B
B: Larmsamordningsgrupp
C: TiB
C
A
D: Larmsamordningsgrupp och TiB
E: Larmsamordningsgrupp, TiB och
samutnyttjande av personal
F: Larmsamordningsgrupp, TiB och
samutnyttjande av personal och
material/utrustning
1
1
Grad av lätthet att praktiskt implementera
(ej endast monetärt)
5
51
Säkerställa rätt kompetens: Utifrån detta kriterium bedöms scenario D, E och F ge
högst värde, varav D bedöms vara lättast att implementera. Scenario B har utifrån
detta kriterium ett något lägre värde men bedöms i gengäld vara lättare an ovan
nämnda att implementera.
Säkerställande av rätt kompetens
gentemot lätthet att implementera
5
Säkerställand e av rätt ko mp etens
F E
D
A: Of örändrad larmhantering
C
B
B: Larmsamordningsgrupp
C: TiB
A
D: Larmsamordningsgrupp och TiB
E: Larmsamordningsgrupp, TiB och
samutnyttjande av personal
F: Larmsamordningsgrupp, TiB och
samutnyttjande av personal och
material/utrustning
1
1
Grad av lätthet att praktiskt implementera
(ej endast monetärt)
5
Mer effektivt utnyttjande av befintliga resurser: Scenario E och F bedöms ge
mest effektivt utnyttjande av befintliga resurser, dock bedöms de ha en lägre grad
av lätthet att praktiskt implementera än övriga scenarion28. Scenario B, C och D anses generera ett ungefär lika effektivt utnyttjande av befintliga resurser, men av dessa är B enligt utredningen lättast att implementera.
Effektivt utnyttjande av befintliga resurser
gentemot lätthet att implementera
*F
Ef f ektivt utnyttjande av b ef intliga
resurser
5
E
A: Of örändrad larmhantering
D C
B
B: Larmsamordningsgrupp
C: TiB
A
D: Larmsamordningsgrupp och TiB
E: Larmsamordningsgrupp, TiB och
samutnyttjande av personal
F: Larmsamordningsgrupp, TiB och
samutnyttjande av personal och
material/utrustning
1
1
28
Grad av lätthet att praktiskt implementera
(ej endast monetärt)
5
*Scenario F ger ett än mer effektivt
utnyttjande av resurser relativt scenario E
Lättheten att implementera beror på omfattningen av samutnyttjandet
52
7.
Appendix
I följande avsnitt beskrivs den metod som tillämpats för genomförande av projektet.
Uppdraget har genomförts i två steg: (1) kartläggning av befintliga larmtyper inklusive processbeskrivningar och till larmtyperna knutna kostnader och (2) identifiering
av potentiella scenarion samt utvärdering av dessa med hjälp av fem utvärderingskriterier.
7.1.
Metod
Steg 1, Kartläggning av befintliga larmtyper och tillhörande kostnader
Inkluderade larmtyper: De larmtyper som hanteras av kommunen eller av kommunen inköpta tjänster inkluderas förutsatt att två kriterier uppfylls. (I) Incidenten som
triggar larmtypen ska vara av sådan karaktär att en felavhjälpande insats krävs, detta utesluter planerade och förebyggande åtgärder. (II) Den felavhjälpande insatsen
ska även vara så kritisk att insatsen inte kan vänta till efterföljande dygn. Undantag
har gjorts i några fall. Larm som inte är vidarekopplade till någon responsorganisation utan endast bygger på lokal hantering har inte inkluderats i kartläggningen. Exempelvis inkluderas inte lokala utrymningslarm och larm på handikapptoaletter i studien trots att de uppfyller de två beskrivna kriterierna ovan. Anledningen till att larmtyperna exkluderats är att de endast hanteras lokalt och inom ramen för respektive
verksamhets ordinarie organisation. Larmtyperna bedöms heller inte rendera några
direkta eller indirekta kostnader.
Kommunen är enligt lag (2006:554)29 skyldig att ha beredskap och en organisation
för krisledning vid en extraordinär händelse. Kommunens krisberedskap har exkluderats från kartläggningen. Skälet är att den endast träder i kraft vid extraordinära
händelser och därför inte bedöms ingå i kommunens löpande verksamhet för larmoch incidenthantering. Den krisberedskap som respektive förvaltning har inrättat utöver detta för hantering av incidenter har inkluderats i kartläggningen.
Processkartläggning av inkluderade larmtyper: Hela processen för hanteringen
av respektive larmtyp kartläggs. Processen startar då en incident inträffar och slutar
då incidenten avhjälpts och responsorganisationen återvänt till startpunkten. Den
övergripande processen har definierats och brutits ned i sex steg. De larmförmedlingstjänster eller media som ingår i processen är tätt knutna till den enhet som identifierar incidenten alternativt till resursfördelaren och processen har därför sammanfattats till fyra processteg, vilka utgör utgångspunkt för presentationen av kartläggningen.
29
Lag (2006:554) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och
höjd beredskap
53
Övergripande process för hantering av incidenter
2
Brukare (fysik el.
juridisk person)
1
Incident
Teknik för
övervakning
3
Larmförmedlingstjänster/-media
4
5
6
Resursfördelare
Larmförmedlingstjänster/-media
Responsorganisation
Övervakande
organisation
Larmtyp
Larmidentifiering
(LI)
Resursfördelning
(RF)
Responsorganisation
(RO)
Processen för en specifik larmtyp behöver inte innehålla alla steg. Exempelvis kan
en brukare kontakta responsorganisationen direkt, varvid en resursfördelare inte
existerar i processen. Likväl behöver processen för en specifik larmtyp inte vara statisk. I vissa fall kan en brukare kontakta responsorganisationen direkt och i andra fall
kan exempelvis en brukare kontakta resursfördelaren SOS Alarm som i sin tur kontaktar en responsorganisation.
Frekvens och tidsåtgång för utryckning per larmtyp: För respektive larmtyp har
en kartläggning gjorts av antalet larm per år samt det genomsnittliga antalet mantimmar som kommunens personal årligen lägger på hantering av larm och incidenter. Den tid som externa tjänsteleverantörer exempelvis Securitas lägger på att hantera larm ingår inte i kartläggningen. Antalet mantimmar har beräknats utifrån data
och uppskattning av genomsnittlig tid för en normal utryckning. Flertalet av de verksamheter som ingår i verksamhetsanalysen särredovisar eller mäter inte regelbundet frekvenser eller tid för utryckning. I de fall statistik saknats har larmfrekvenser
och tid för utryckning uppskattats av personer som är väl insatta i verksamheten.
För flera larmtyper varierar larmfrekvensen kraftigt per år vilket gör att medelvärdet
är svårt att uppskatta liksom tiden för en genomsnittlig utryckning. Detta bör beaktas
i analysen av presenterade data och viss reservation bör göras för att variationer
kan förekomma liksom att de data som presenteras bygger på genomsnittligt uppskattad tid.
Inkluderade kostnader: Kostnaderna för hantering av larm har delats in i tre delar:
54
Kartläggningen av kostnader omfattar (1) de direkta kostnader som uppstår vid varje
individuellt larm. I denna del inkluderas personalkostnader och tekniska kostnader. I
kartläggningen ingår också (2) de indirekta kostnader som krävs för att en responsorganisation ska kunna rycka ut vid larmtypen inklusive kostnader för jour och beredskap. Övriga kostnader (3) kopplat till larmhanteringen såsom kostnader för
byggnader, HR och administration ingår inte i kartläggningen.
Kartläggningen inkluderar också kommunens direkta (ex. kostnad per utryckning)
och indirekta kostnader (ex. årsavgift och abonnemang) för tjänster som köps in av
externa tjänsteleverantörer exempelvis Securitas.
I kartläggningen av de indirekta kostnaderna ingår kostnader för både jour och beredskap, vilka i flertalet fall redovisas samlat inom kategorin indirekta kostnader eller
personalkostnader. Rättsligt regleras jour och beredskap på olika sätt i arbetstidslagen och kollektivavtal. Anledningen till att kostnader för jour och beredskap redovisas samlat är att det med hänsyn till kostnadskartläggningen inte bedömts utgöra
någon skillnad om ersättning utgår för jour eller beredskap. I några fall då det bedömts motiverat har kostnader för jour och beredskap redovisats separat. I uppdraget ingår inte att bedöma lämpligheten i de olika arbetstidsformerna eller ersättningen.
Samhällsbyggnadsförvaltningen särredovisar inte den övertid som är hänförlig till utryckning. Vid beräkning av kostnaden för utryckning har beräkning gjorts utifrån den
totala kostnaden för övertid. Utryckningskostnaden har uppskattats utgöra hälften av
den totala OB-ersättningen till drift och arbetsledarpersonal. Uppskattningen har
gjorts med hjälp av företrädare som är väl insatta i verksamheten.
De direkta och indirekta kostnaderna har delats in i fyra olika kostnadsslag: personalkostnader, inköpta tjänster, server och teknik.
Kartläggningen av kostnader för server och teknik innefattar både löpande kostnader och de investeringskostnader som verksamheterna har för nuvarande utrustning. Avskrivningstiden för respektive investering har beaktats. I flera fall kan nyinvesteringar i server och teknik innebära omfattande kostnader. Det är viktigt att beakta att kartläggningen ger en bild av nuvarande eller kvarstående kostnader för
server och teknik. Kommande behov av investeringar har således inte beaktats.
Kostnaderna för förbrukningsmaterial och nödvändig utrustning som används i samband med utryckning ingår inte i studien då det bedömts vara alltför svårt att särskilja kostnaderna för material och utrustning som används vid utryckning från de löpande driftskostnaderna. Det bedömdes också vara svårt att skapa data som kunde
vara jämförbar mellan de olika verksamheterna. Däremot har kvalitativa uppgifter
samlats in kring vilken utrustning och vilket material som används vid utryckning.
De kostnader som samlats in avser i första hand 2011. I de fall uppgifter saknats har
kostnaderna för 2010 beaktats och justeringar har gjorts för eventuella förändringar
2011.
Kostnadskartläggningen har genomförts genom kontakt med ansvariga chefer och
ekonomer på respektive förvaltning vilka har tagit ut och berett uppgifter från kommunens och bolagets ekonomisystem.
55
Övriga delar som kartläggs per larmtyp: För respektive larmtyp har även i förekommande fall uppgifter om prioritering av larm, kompetens för avhjälpande av larmtypen samt möjliga förbättringsområden kartlagts.
Inkluderade verksamheter: Följande verksamheter har inkluderats i kartläggningen:
- Kommunstyrelsens förvaltning (exklusive räddningstjänsten)
- Räddningstjänsten
- Socialförvaltningen
- Kultur- och fritidsförvaltningen
- Samhällsbyggnadsförvaltningen
- Barn- och utbildningsförvaltningen
- Öckerö Bostads AB (ÖBO)
Inhämtning av kunskaper och erfarenheter från andra kommuner: I kartläggningen ingår också kunskapsinhämtning och erfarenhetsutbyte från relevanta referenskommuner och verksamheter30. De kommuner som ingår i studien har identifierats av projektets arbetsgrupp och valts ut på grundval av att de genomfört olika åtgärder för att förbättra larmhanteringen. Kartläggningen av kunskaper och erfarenheter från referenskommunerna har genomförts genom telefonintervjuer. Kunskaperna och erfarenheterna har använts som underlag för analysen av potentiella lösningar i Öckerö kommun samt utvärderingen av alternativa scenarion.
Steg 2, Analys och utvärdering av scenarion
Framtagande av scenarion: Utifrån de förutsättningar som identifieras i kommunen
under kartläggningen av befintliga larmtyper och tillhörande kostnader har utvecklingsområden identifierats. Potentiella lösningar för att förbättra nuläget inom utvecklingsområdena har undersökts genom studier av larm- och incidenthantering i andra
kommuner samt genom förslag som framkommit under diskussioner med kommunen och MSB. De potentiella lösningarna kan ses som skilda exempel men är inte
nödvändigtvis oberoende av varandra. Detta eftersom (i) implementeringen av en
lösning inte behöver utesluta en parallell implementering av en annan lösning och
(ii) synergier eller negativa effekter kan uppstå då en viss kombination av lösningar
införs parallellt. Av denna anledning skapas scenarion vilka är en kombination av
lösningsförslagen.
Övergripande metod för framtagande av scenarion
Nuläge
Kartläggning av bef intliga larmtyper
och tillhörande kostnader
Utvecklingsområden
I nuläget identif ierade
utvecklingsområden
Lösningar
Potentiella lösningsf örslag
Scenarion
Kombinationer av lösningsf örslag
bildar scenarion
Referenser
Studier av larm- och
incidenthantering i andra kommuner
Utvärdering av scenarion: Respektive scenario utvärderas efter fem kriterier som
tagits fram inom ramen för projektet i samråd med arbetsgruppen och styrgruppen.
30
Nyköpings kommun, Tjörns kommun samt Räddningstjänstförbundet Mitt Bohuslän
56
Utifrån utvärderingen av respektive scenario har en gradering gjorts för respektive
kriterium. I figuren nedan har en specificering gjorts av vad som utmärker ett högt
poäng, vilket har utgjort bedömningsgrund för graderingen.
Utvärderingskriterier
1
Ökad trygghet/service för medborgare
2
Utmärkande för högt poäng
• Scenariot minskar responsorganisationernas inställelsetid
• Scenariot förenklar brukarnas kontakt/kommunikation m ed
incidenthanteringsverksamheten inom kommunen
• Scenariot ökar m edborgarnas m edvetenhet om incidenthanteringsverksamheten i
kommunen vilket stärker den upplevda tryggheten
Säkerställa rätt kvalitet
• Scenariot medför att responsorganisationerna kan avhjälpa incidenter på ett mer
ändamålsenligt sätt
• Scenariot medför att incidenthantering kan utföras på ett mer enhetligt sätt
Säkerställa rätt kompetens
• Scenariot medför att personer m ed rätt områdeskompetens och kompetensnivå
utför aktiviteter inom incidenthanteringsprocessen
3
4
5
Mer effektivt utnyttjande av befintliga
resurser
Grad av lätthet att praktiskt implementera
(ej endast monetärt)
• Scenariot medför en kostnadssänkning (inom någon del av processen), att
processen utförs mer resurseffektiv och/eller att nyttjandegraden av befintliga
resurser ökar
• Im plementeringen av scenariot kan ske relativt enkelt, i synnerhet inom
dimensionerna: m onetärt investeringsbehov, behov av kompetens och nödvändiga
organisatoriska förändringar
Det bör understrykas att graderingen är indikativ (bör inte tolkas som en absolut
sanning) men den underlättar en jämförelse mellan respektive scenario. Graderingen sker på en skala mellan ett och fem, och innebörden av respektive poäng har
specificerats (se figur nedan). Notera att poängsättningen för kriterium ett till fyra
förankras i nuvarande situation (oförändrad incidenthantering), detta för att påvisa
den relativa förändringen av incidenthanteringen. För kriterium fem görs inte denna
förankring explicit då högsta möjliga betyg ändå torde vara oförändrad larmhantering, ingen implementering behövs.
Kriterium och skala för utvärdering
Utvärderingskriterium
1
Ökad trygghet/service för
medborgare
Indikativ gradering
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
2
Säkerställa rätt kvalitet
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
3
Säkerställa rätt kompetens
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
4
Mer effektivt utnyttjande av
befintliga resurser
5
Grad av lätthet att praktiskt
implementera
(ej endast monetärt)
1
2
3
4
5
Betydligt
sämre
Sämre
Oförändrad
Bättre
Betydligt
bättre
1
2
3
4
5
Mycket
låg
Låg
Medel
Hög
Mycket
hög
57
Poängsättningen presenteras i grafer för att underlätta jämförelse mellan scenarion.
Kriteriet ”Lätthet att praktiskt implementera” ställs mot övriga kriterier för att jämföra
den praktiska implementeringsinsatsen gentemot värdet av respektive scenario.
Effektivt utnyttjande av befintliga resurser
gentemot lätthet att implementera
5
Ef f ektivt utnyttjande av bef intliga
resurser
F
E
D
C
B
A
A: Scenario A
B: Scenario B
C: Scenario C
D: Scenario D
E: Scenario E
1
1
Grad av lätthet att praktiskt implementera
(ej endast monetärt)
5
Val av scenarion: Valet av scenario beror på vilket kriterium som är viktigast för
beslutstagaren. En summerande analys av alla kriterium görs därför inte.
58