Transcript SLUTRAPPORT 10MILA 2011

SLUTRAPPORT 10MILA 2011
Tullinge flygfält, Botkyrka kommun
Skarpnäcks OL, Tullinge SK
12-03-12
1
Innehåll
1. Bakgrund
2. Möten
3. Organisation
4. Sponsorer
5. Markägarproblem
6. Arena
7. Skogen
8. Tävlingsadministration
9. Logistik & Stöd
10. Slutord
BILAGOR
1. Ekonomi_10MILA_2011
2. Skogen bilagor(zip-fil)
3. 10MILA_2011_TCskiss
2
1. Bakgrund
När 10MILA arrangerats av ägarföreningarna har det varit många möten “på fel sida av stan”.
Vissa saker har lösts i sista minuten och ägarföreningarnas klubbmedlemmarna har inte riktigt
haft känslan att det är klubben som arrangerar. Mer att man är inhyrd som funktionär. En annan
faktor som känts jobbig har varit de långa avstånden till arrangemangen. Mycket tid har tagits för
att bara åka fram och tillbaka vid möten/planering/bygge etc och en tredje faktor är det
ekonomiska utfallet som generellt varit lågt.
Detta gjorde att tankar väcktes hos mig, Björn Axelsson Tullinge SK att man skulle vara färre
föreningar som tog hand om arrangemanget samt att man skulle göra det i klubbens närhet. I
Tullinges närhet ligger ju gamla F18 med optimala hårdgjorda ytor för TC i nära anslutning till
bra och utmanande terräng. Dessutom en kommun, Botkyrka som värdesätter kultur/fritid och
goda relationer med markägare gav goda förutsättningar.
Vem/vilka klubbar skulle man då fråga om de var intresserade av att hänga på. Skarpnäck OL
hade ju visat att de hade duktiga och engagerade funktionärer vid tidigare 10Mila arrangemang så
jag frågade Stefan Gustafsson som jag jobbat med förut om de var intresserade av att hänga på.
Båda föreningarna förankrades beslutet hos tänkbara huvudfunktionärer samt hos respektive
styrelse. I Skarpnäcks OL fall var styrelsen till att börja med lite skeptiskt, men under loppets
gång insåg styrelsen vilket uppsving det kunde bli för klubben, både ekonomiskt samt
arrangörsmässigt.
När det visade sig att man 2011 hade lite svårt att hitta arrangörer till 10Mila 2011 så erbjöd vi
oss att arrangera på Riksten som ett internt utlokaliserat arrangemang med färre klubbar
inblandade (ett framtida framgångsrecept tror jag!). Vi fick då en accept på detta våren 2008????
och satte igång arbetet med att bemanna huvudfunktionärerna.
Målen vi satte upp var:
-God ekonomisk avkastning 750000kr
-Vi skulle ha så roligt att vi skulle vilja göra det igen
3
2. Möten
Tävlingsledarna samt Joel Ahlqvist träffade 10MILA-föreningen för att förhandla om avtalet
mellan arrangörsklubberna samt 10MILA-föreningen.
En liten mindre krets med endast tävlingsledare, banläggare samt huvudansvariga träffades ett
antal gånger för att lägga grunderna för arrangemanget. Efter dessa första mötet inbjöd vi även
ansvariga i underliggande områden att delta i mötena. Dessa möten förlades omväxlande TSK
resp. SOL klubblokaler. Från våren 2010 hölls dessa möte ca. en gång per månad förutom under
sommarmånaderna. Rapporter från dom olika ansvarsområdena gjordes.
4
3. Organisation
Vi delade upp organisation lite annorlunda jämfört med vad tidigare arrangörer har gjort.
Tävlingsledare blev två stycken, en från vardera arrangörsklubb. Avsikten var att man skulle dela
upp ansvaret mot underorganisationens huvudområden så att man kunde ha bättre
fokus/engagemang. Givna huvudområden var Arena, Tävlingsadministration, Skogen allt övrigt
samlade vi under namnet Logistik&Stöd. I huvudorganisation satt även Ekonomi funktionen med
och Avtal&juridik mot slutet när avtalen började skrivas. En funktion som inte blev tillsatt
eftersom igen kände sig manad var sponsor ansvarig. Vi fick dela på det inom organisationen
vilket bedömdes som good enough. Nedan redovisas huvudansvariga
Tävlingsledare:
Arena:
Tävlingsadmin:
Skogen:
Logistik&Stöd:
Ekonomi:
Avtal&juridik:
5
Björn Axelsson TSK, Arena och skogen som fokus.
Stefan Gustagsson SOL, Tävlingsadmin samt L&S som fokus.
Joel Ahlqvist SOL, huvudansvarig samt all byggnation
Stig Johansson SOL, markaansvarig
Samuel Henriksson SOL
Tomas Hultqvist TSK
Per-Arne Forsberg TSK
Henrik Dufberg TSK
Lina Karlberg TSK
Finn Karlsson TSK
Eva Lindmark-Molén SOL
Stefan Myrefelt SOL
4. Sponsorer
Då förhandlingarna med 10MILA-föreningen startade hoppades båda parter på att skulle kunna
komma någon huvudsponsor. Under tiden som gick insåg båda parterna att det inte skulle bli
fallet utan vi som arrangörer var ensamma om att försöka ragga sponsorer. Nu blev det än
viktigare för oss att försöka hitta någon som kunde marknadsföring och jaga sponsorer. Det var
dock den post som vi ej lyckades besätta. Dock hade vi sedan tidigare uppvaktat kommunen och
hade deras helhjärtade stöd. Botkyrka kommun gav tävlingen ett kontantstöd om 250 000 kr fri
tillgång till skollogi mm.
I avsaknad av övriga kontantsponsorer var tjänstesponsorerna viktiga. Tack vare goda kontakter
inom de båda arrangörsföreningarna samt ett gott samarbete med Försvarsmakten tjänade
arrangemanget mycket på de så kallade tjänstesponsorerna.
6
5. Markägarproblem
Alla kontakter med markägare och jakträttsinnehavare gick planenligt fram till senhösten 2010.
Efter diskussioner med en markägares utvald kontakt personer angående hänsynstagande till djur
och naturvärden kom vi överens om ett ytterligare möte innan julen 2010 för att spika ”fredade”
områden. Ingen kontakt ficks innan jul och efter jul mottogs vi av beskedet, via ”dödsannons i
tidning” att vår kontaktperson hastigt avlidit i mitten av December. E-post/brev/telefon kontakt
togs med av markägaren utsett ombud för att få en ny skoglig kontaktperson. Beskedet var att en
ny kontaktperson skulle utses. Eftersom vi hade en muntlig överenskommelse med den tidigare
kontaktpersonen om huruvida arrangemanget skulle utnyttja dess marker inväntade vi bara en ny
kontaktperson.
Den 10/3 mottogs ett E-post från den nya markkontaktpersonen som markägaren utsett att
arrangemanget inte var välkommet på markägarens marker pga naturvärden. Detta blev ju ganska
jobbigt pga. av att markägarens mark gick som en kil genom det tänkta tävlingsområdet. Efter
mycket förhandlande kom vi överens med markägarens att dess mark mark fick utnyttjas norr om
Lida vägen samt att sex sträckor av herrkavlen fick springa genom dennes mark på en stig. Detta
innebar en allvarlig störning av banläggningen som betydde att vi ca ett år innan fick ändra vårt
tävlingsområde (utöka norr om lida). Herrbanorna fick totalt göras om, damerna smärre ändringar
och Ungdomsbanorna i stor sätt inga ändringar.
Denna ändring som först var så himla jobbig blev tillslut riktigt bra!
En lärdom är att alltid ha en skriftlig överenskommelse av vad man kommit överens om!!!
7
6. Arenan
Byggnation
Byggnadsställning modell HaKi användes till gångbro och portaler för fållnumrering och för
fållräknare. Portalerna utfördes även för uppsättning av reklam.
Podiet för speakerbåset och kameraplattform byggdes också med HaKi-ställning. Resultattavla
byggdes av reglar, brädor och plyfaskivor. En fotställning
för uppsättandet av resultat byggdes av plank. Startställningen byggdes med reglar, brädor och
linor som kartorna hängdes i medelst gummiband.
Staket -avspärrningar- utfördes med metallstaket typ CombiSafe, mellan publika ytor och
tävlingsområde. Avgränsningar för löpare utfördes av plaststängsel,
typ slalomstaket, och plastband - snitsel. Elmontörer fick hjälp att bygga stolpar för upphängning
av kablar. Dessa utfördes av reglar och brädor.
Med material på plats och arbetet något planerat, byggdes HaKi-ställningarna på en arbetsdag av
en handledare och 6 man utan erfarenhet av
byggnadsarbete. Trapporna som användes krävde anpassning mot mark, vilket tog en halvdag för
en snickare.
CombiSafe metallstaket är lättbyggt och uppskattades av ungdomar och kvinnor. En "skara"
personal byggde 450 meter på någon timme.
Resultattavlan byggdes av en snickare med medhjälpare på mindre än en arbetsdag. Ungefär
samma byggtid för startställningen.
Plaststaket och avspärrningar med snitsel får bedömas på respektive TC. Detsamma gäller bygget
för elinstallationer.
El
Vi hade två separata system. Ett på varje sida landningsbanan. Det kom att visa sig att de elverk
vi till slut kom att använda, lån från Telge nät eller möjligen Telge energi, var kraftigt
överdimensionerade. Speciellt det på norra sidan. Mycket beroende på högst skiftande uppgifter
om vad serveringen behövde för ström. Elverket på denna sida var på 400 kVA, det hade nästan
räckt med en 10 del!!
Men i övrigt fungerade allt väldigt bra under tävlingen. Det lär ha uppstått ett jordfel på natten på
tävlingssidan. Det avhjälptes snabbt och inget väsentligt påverkades.
En stor eloge till våra elektriker för arbetet både före, under och efter tävlingen.
8
Toaletter
Vi hyrde toaletter, eller ”bajamajor” från Sanifix.
100 st vanliga, 2 pissoarer och en handikapstoa.
Vi placerade huvuddelen i två u-formationer.
Vi hade sen 4 toaletter vid duschen samt 8 st i växlingsfållan.
Framåt natten lör-sön blev ett antal fulla. Dock var det väldigt påtagligt att de närmsta toaletterna
blev fulla, medan de aningen längre bort var näst intill oanvända. Vi tog dock ut servicebilen
tidigt sön. morgon och servade 50 st. Denna service hade kunna undvikas om vi haft någon med
uppgiften att ”peta, fördela” i muggarna. Den personen fanns dock inte!
Sopor
Tidigt togs beslut om att inte källsortera annat än pant. Vi blev sponsrade med 100 st
papperskorgar av wellpapp med 10 MILA logga på. Dessa förseddes med 1-2 stenar i botten för
att inte blåsa bort samt ordinär svart sopsäck på typ 100-120 liter. Vi hade sen 3 st. 30 m3
containrar placerade i ett speciellt funktionärsområde. 2 man hade sedan under tävlingen konstant
till uppgift att tömma, byta sopsäckar. De flesta låg på gångavstånd, men emellanåt användes 4hjuling med kärra. Vi tömning applicerades strapp, buntband på säcken. De tre containrarna
räckte inte utan en 4:e fylldes efter tävlingen. Alltså genererades 120 m3 sopor. Då är intersports
sopor samt alla tävlingskartor inräknade. Sophanteringen upplevdes som bra fungerande!
Dricksvatten
På grund av arenans läge fanns inget rinnande vatten framdraget. Vi hade en 8 m3 tank samt 8 st.
1 m3 tankar. Dessa fördelades jämt över arenan. Den första 1 m3 tanken tog slut redan på lör. fm.
Tidigt sön. morgon var vattnet slut i de flesta av småtankarna. En viss stress uppstod då kranbilen
som fanns på ring inte svarade. Det löstes med användning av hjullastare framförd av en kanske
inte helt behörig person..... Dock kom inga högre klagomål på vattnet. Måste betraktas som bra
fungerande.
9
Serveringen
I år utlagd på entreprenad till SFAB (Svenska Försvarsrestauranger AB) Givetvis minskar våra
intäkter i och med detta, men samtidigt köpte vi oss fria från massa ´problem´ såsom
serveringstillstånd, kassahantering etc. Vi tillhandahöll ett 30 tal människor för arbete. I övrigt
stod SFAB för resten.
Biljetter för mat såldes i ett separat tält utanför serveringstältet. Dock skulle detta tält ha legat
närmare ingången. Nu uppstod en viss förvirring innan folk lärde sig att köpa biljetter.
Tyvärr tog de mest populära maträtterna slut strax efter att herrstarten. Det skulle inte få hända
men hände likväl. Fullt utbud kunde åter erbjudas fram på natten.
Dusch och bastu
Fick flyttas från ursprungligt läge på grund av att Botkyrka sa nej till att släppa vattnet i
våtmarken NV om TC. Nu blev det ganska långt att gå ned till bankorset där det fanns en
pumpstation som vi kunde släppa vattnet i. Fördelen blev att det blev betydligt närmare att dra
fram vattnet. Dock fortfarande en sträcka på ca. 700 m. Halvvägs leddes vattnet genom en
portabel värmare som kopplades på från fjärrvärmenätet. Detta fungerade utmärkt.
Fjärrvärmeväxlaren sponsrades av Södertörns fjärrvärme. Alltså, perfekt tryck och värme fram
till duscharna. Ett 40 tal munstycken användes. Räckte mer än väl!
Bastun byggdes av väggsektioner som 10MILA föreningen äger. Dock behövdes en del
komplettering, främst i form av stomme, och lavar. 2 nya bastuaggregat införskaffades på
moderföreningens bekostnad. De gamla var slut. Bastubiljetter såldes för 20 SEK. Dryga 500
biljetter såldes. Från början var det tänkt med en liten ”sattelitmarka” vid duschen. Nu blev det
inte så. Dock borde man sålt dricka. Det efterfrågades av många.
Utöver detta satte vi upp 3 värmetält. 2 större och ett mindre. Dessa värmde vi mha.
gasolsvampar, samma modell som gick att hyra till topptälten. Ytorna disponerades olika med
hjälp av en mellanvägg beroende på om det var herr eller damkavel.
Överlag fungerade duschen och bastun mycket bra!
10
Tält –”Tent for Event”
Som tältleverantör valdes T4E (Tent for Event).
Kan enkelt sammanfattas som bra, serviceinriktade men dyra. Slutnotan är ej reglerad i
skrivandets stund. Dock är det påtagligt att ett tält inte är speciellt dyrt, men allt det andra är,
såsom belysning, golv etc.
T4E monterade alla tält utom de 70 tal ”topptält” som vi hyrde ut till föreningarna. Här var
dealen att vi skulle sätta upp och ta ned dessa med T4E som arbetsledning. Här underskattades
dock arbetsinsatsen kraftigt. Många trodde nog att det var att jämföra med att montera ett
militärtält. Det var dock betydligt mer jobb än så. Även om vi tjänat bra pengar på detta
förfarande är det klart tveksamt om det var mödan värt. En klar varningsflagga för detta arbete!
Sportförsäljning
Jobersport har varit med förr och vet hur de vill ha det. Inga konstigheter med att tillmötesgå
deras önskemål såsom egen toalett, ström, tältplacering mm. Det enda orosmoln var att de hellre
vill ha en annan tältleverantör. Det fick till följd att vi satt med två mot varandra motstridiga
avtal. Det löstes med lite medlande mellan Jobersport och T4E. Vi fick betala en mellanskillnad
på 5000 kr.
11
7. Skogen
Uppdrag
Chefen för skogen ska planlägga, genomföra och utvärdera tävlingsmomentet av 10-mila 2011,
viket omfattar markkontakter, banläggning, kontroller, kartor och service i skogen. I ett tidigt
skede beslöts att ”Skogens” ansvar sträcker sig från ”startpunkt till sista kontrollen” med ett fåtal
undantag såsom sjukvård i skogen, SI-radioenheter och skogspeaker/skogs-TV.
Denna avgränsning var oerhört värdefull att stödja sig på då det vid ett flertal möten framkom
både den ena och den andra uppgiften tenderade att hamna under ”Skogen”.
Organisation
Två år innan tävlingen när organisationen för ”Skogen” sattes upp var målsättningen att varje
funktion skulle ha två ansvariga och lika könsfördelning. Vad gäller andra punkten misslyckades
vi kapitalt för samtliga damer som tillfrågades (och det var många) tackade nej.
Så här i efterhand borde vi ha varit tydligare med rollfördelning ansvarig och ställföreträdande,
blev ibland oklarheter och då kände ingen riktigt ansvar fullt ut. I ett tidigt skede ingick även
12
”Sjukvård i Skogen” under ”Skogens hatt” men flyttades till ”Logistik & Stöd/Sjukvård” vilket med
facit i hand var ett riktigt beslut. Gruppen ”Media i Skog” jobbade väldigt nära ”Press- och VIPgruppen” under ”Logistik & Stöd” och borde nog ha tillhört dem.
Funktionsbeskrivning ”Skogen”, se bilaga 1.
Möten och Information
Tidigt i förberedelserna genomfördes möten med hela ”Skogen”.
Känslan var dock att en del funktioner upplevde att det var så långt kvar till tävlingen att det var
svårt att få ett riktigt engagemang. Mötesformen ändrades då till mera riktade möten ex.
banläggning/bankontroll och ett fåtal allmänna informationsmöten. Arbetsmöten med
banläggarna och bankontrollanterna var mycket givande. Löpande uppföljning skedde med hjälp
av en s.k. ”Framdrivningsplan”, se bilaga 2.
Personalbehov
”Personalgruppen” under ”Logistik & Stöd” önskade tidigt respektive grupps behov av personal
under tävlingsdygnet. Det var svårt att få respektive grupp att grovt uppskatta sitt
personalbehov. Slutsatsen är att det är bättre att tidigt uppskatta personalbehovet grovt och
sedan hålla en tät dialog med personalfunktionen.
Antal ”Skogen” funktionärer tävlingsdygnet: 113 st, se ”Bemanning SKOGEN” bilaga 3.
Kartpolicy
Var beredd på att önskemål om kartor/banor kommer från många håll, vissa är befogade och
andra mera tveksamma. Sätt upp en policy över vilka som behöver få tillgång kartor och när.
PM
På ”Skogens” initiativ gjordes en uppdelning PM; tävlings-PM, Info-PM och PM för direktbanor.
”Skogen” fick ansvar för tävlings-PM, se bilaga 4. Tips för framtida arrangörer är att starta i tid
och var tydlig med när remiss svar önskas. Att få fram namn, från StOF, på vilka som skall ingå i
tävlingsjuryn tog tid. Tipset är att ”ragga” dessa personer själv.
Översättning och publicering av PM hanterades av ”Logistik & Stöd”.
13
Lida – ”Skogens” samlingsplats
Lida friluftsgård som ligger centralt i tävlingsområdet hyrdes tidigt av ”Skogen”. Alla ”Skogens”
samlingar/kontrollutsättningar etc. utgick ifrån Lida. Kändes bra att jobba med dessa aktiviteter
skilt från arenan. På friluftsgården finns en vandrarhemsdel med tillhörande minikök dit
skogsfunktionärer kunde dra sig undan för fika och vila. Tre damer skötte denna servering som
var mycket uppskattat, bifogas inhandlingslista till skogsserveringen bilaga 5.
Militärbron
På grund av markägarproblem var vi tvungna att runda sjön Getaren. Vid sjöns utlopp var
avståndet 54 m men genom samverkan av Ing2 i Eksjö byggdes en stridsvagnsbro vid Lida
badplats och bogserades sedan på plats.
Räddningskarta
En specialkarta anpassad till A3 storlek (skala 1:22 500) med ett koordinatsystem a´la
”schackbräde” togs fram. Räddningskartan trycktes i 125 exemplar och delades ut till
kontrollbevakare, sjukvården, kommunens räddningstjänst, krisgruppen, tävlingsledare med
flera. På kartan var alla bommar inom området markerade med grönt respektive rött streck.
Grönt markerade öppen bom alt låst med kodlås med kod som alla funktionärer kunde öppna,
rött betydde låst bom. På kartans baksida fanns en instruktion för kontrollvakter tryckt samt en
begränsad telefonlista och räddningsinstruktion, se bilaga 18.
14
Krishantering
Under tävlingsdygnet inträffande ett antal incidenter som hanterades i samarbete med ”Info/krisgruppen”. ”Stressövningen” med Lars Gerhardsson och Fred Strömsten innan tävlingen var
väldigt nyttig:
1. Två timmar innan ungdomsstarten rapporterar en förlöpare om att en militärklädd man
med vapen smyger omkring i terrängen ca 1 km efter startpunkten. Polisen
kontaktades och ett antal personer ur ”Mark-/viltgruppen” skickades ut i terrängen.
Polisen var väldigt kallsinnig till anmälan och personen i fråga syntes inte till vid
genomsökning så klartecken till ungdomsstart gavs. Senare framkom att det finns en
militärfixerad person i kommunen som dock anses ”fredlig”.
2. Under ungdomstävlingen är en flicka från en norsk klubb ute väldigt länge på sin bana
och klubben vill ut och söka själva. Klubben lugnas och vi förberedde skallgång men
flickan dök upp innan sökandet startade.
3. Mellan dam- och herrtävlingen när en radioenhet ska flyttas av en yngre funktionär blir
denne skrämd av att ett antal person i skogen som rusar iväg. Skogenchefen gör då
funktionären sällskap till kontrollen och då upptäcks att det eldats på en berghäll och i
anslutande vitmossa. Det pyr ganska mycket och räddningstjänsten kontaktas och de
säkrar eldplatsen genom att sparka upp glöden på berghällen. Eldningsplatsen ligger
precis där sista sträckans första del passerade.
4. Tidigt på söndagsmorgonen när täten är ute på sträcka 6 anmäler en norsk klubb att
deras andra sträcks löpare inte kommit tillbaka. Samtliga kontrollvakter informerades
och annan efterforskning påbörjades. Skallgångskedja samlas ihop av chefen för
”Mark & Vilt”. Precis när skallgångskedjan skall bege sig ut i skogen dyker löparen upp
vid förvarningen. Han hade tagit samtliga kontroller men märkligt nog kunde hans
stämplingar inte ses vid radiokontrollerna. Norrmannens sluttid blev 5 timmar 35
minuter och 38 sekunder.
Sportradion
En tidig ”dröm” var att få Sportradions återkomst med sina viskande nattsändningar. På
Tiomilaföreningens höstmöte 2010 fick ”Skogen”-chefen kontakt med Anders Gärderud som
lovade att vara behjälplig med kontakter gentemot Radiosporten. Även ”Info-chefen” Lennart
Agens idoga uppvaktande av Radiosporten resulterade i att de ställde upp med starkt team. Två
rekognoseringsdagar krävdes och ett antal möten där bevakning av olika sträckor diskuterades.
15
Två funktionärer, en per skogsteam, avdelades för att hjälpa Radiosporten med att ta sig fram i
terrängen. Själva resultatet av sändningen blev inte riktigt vad Radiosporten planerat eftersom
deras sändningsutrustning krånglade på tok för mycket.
16
”Highlights”












Framdrivningsplanen
Räddningskartan med koordinatsystem.
Lida som samlingspunkt.
Lida fikat, socialt viktig samlingspunkt.
Två ansvariga per grupp.
Diplom till markägare/sponsorer, se bilaga 6.
Var generös med utdelning av kartor till markägare etc. efter tävlingen.
Välj bankontrollanter själva och låt dem vara med från början.
Sportradions ”återkomst”.
Samarbetet med ”Info-/krisgruppen”.
”Stresshanteringsövningen” med Gerhardsson och Strömsten
Tfn-listan på alla huvudfunktionärer som i ett tidigt togs fram och underhölls av ”Logistik
& Stöd”, se bilaga 7.
Vad kan förbättras






17
Förtydliga vem som är chef respektive stf.
Flera kvinnor som gruppansvariga.
Svårt att få in tidrapporter och slutrapporter från grencheferna.
Sportradions tekniska utrustning.
Ta fram och sprid en policy över vilka som skall ha (och när) kartor/banor.
Nummerlappar med olika bottenfärger ihopgafflade sträckor, ex sträcka 5-6 i
herrtävlingen. Underlättar för funktionärer, skogsspeaker-teamet med flera.
10MILA 2011 Slutrapport Skogen – Banläggning
Ungdomskavlen
Uppdelning
Under 10MILA 2011 hade varje kavle sin egen banläggare varför det är en slutrapport avseende
banläggning för varje kavle. Exakt varför det bestämdes att varje kavle skulle ha sin egen
banläggare vet jag inte, men det gav som resultat ett oinskränkt fokus från respektive
banläggare på just sin uppgift.
Allmänt
Botkyrka kommun är den kommun vari 10MILA 2011 hölls och Botkyrka kommun var även
huvudsponsor. Vad har då detta med ungdomskavlen att göra? Jo, Botkyrka kommun har en
devis: ”Lång ifrån lagom”, vilken valdes att vara konceptuell utgångspunkt för banläggningen.
Detta skulle manifestera sig i att det på varje sträcka i ungdomskavlen finnas något som var just
”långt ifrån lagom”, mer om det senare.
Området
Som framgår av andra rapporter så ändrades det området för kavlarna under tiden för
banläggningstiden. Tanken var initialt att ett markområde ganska rakt söderut från TC skulle
vara primärområde för ungdomskavlen, med undantag för den gula sträckan. Nu ändrades
förutsättningarna och ungdomskavlen använde istället i huvudsak området västerut från TC
istället. Med facit hand så var detta inte till nackdel för kavlen som sådan där ingen sträckas
orienteringsvärde försämrades.
Området var företrädesvis närområdet kring F18s flygplats i utsträckning söder och västerut,
samt närområdena öster och norr om Lida friluftsgård. Just dessa områden i kombination gav
möjligheter för att få varierade banor som passade alla nivåer i kavlen: gul, orange och violett.
Kavlen
Kavlen valdes att ha följande sträckor; orange, gul, orange och violett och i övrigt i stort av vad
som ges av den påbjudna dispositionen (se appendix). Stäcka 2, gul, var rak, medan de övriga
var gafflade. Måhända lite oortodoxt att ha stäcka 4 gafflad, men ambitionen var att få en så stor
spridning som möjligt på stäcka 1, där en 3-gaffling, över sträcka 1, 3 och 4 löste just detta.
Stäcka 1 och 3 kom att bli samma bana. Se även appendix för utfall avseende banlängder och
gaffling.
18
På den inledande 3-gaffeln för sträcka 1, 3 och 4, lades mycket möda på att få varje gaffel
orienteringsmässigt rättvis och att alla gafflar skulle vara lika långa. På samma sätt lades stor
vikt på att kontrollpunkter och dessas numrering per gaffel inte lätt skulle kunna förväxlas i
tävlingsfart och dito hets.
Tidsberäkningen för kavlen lades mycken tid och möda på i ett nära samarbete med
bankontrollanterna. Den ansats som löptidsberäkningen baserades på var resultaten från en
referenstävling, DM 2010 Långdistans 11/9 och Medeldistans 12/9. Utgångsvärdet för km-tid i
respektive klass var medelvärdet för segrarna för respektive disciplin, lång- och medeldistans.
Där till lades justeringar/viktningar för att lyfta fram det lagtaktiska. Just vid viktningen så var
bankontrollantens erfarenhet ovärderlig.
19




Sträcka 1 baserades på resultatet i H14 (orange).
Sträcka 2 baserades på ett viktat medelvärde av segrarna i HD12 (gul).
Sträcka 3 baserades på ett viktat medelvärde av segrarna i HD14 (orange).
Sträcka 4 baserades på resultatet i H16 (violett).
Givet resultatet var denna strategi framgångsrik.
De beräknade löptiderna visade sig stämma mycket bra överens med verkliga löptiderna.
Ledare
Sträcka 1
Sträcka 2
Sträcka 3
Sträcka 4
Segrarlaget
Beräknat,
Ledartid,
Ledartid,
Banlängd,
Min/km,
minuter
minuter
minuter diff. km
ledarlaget
32:00
30:19
-01:41
5
00:06:04
25:00
22:03
-02:57
3,4
00:06:29
36:00
32:07
-03:53
5
00:06:25
41:00
38:40
-02:20
6,4
00:06:02
02:15:00
02:22:05
+07:05
19,8
00:07:11
Segrarlaget
per sträcka
Sträcka 1
Sträcka 2
Sträcka 3
Sträcka 4
Beräknat,
Segrarlag,
Segrarlag,
Banlängd,
Min/km
minuter
sträcka
sträcka, diff
km
32:00
34:49
+02:49
5
00:06:58
25:00
26:26
+01:26
3,4
00:07:46
36:00
39:19
+03:19
5
00:07:52
41:00
41:31
+00:31
6,4
00:06:29
Betraktas respektive sträck segrare så var de beräknade tiderna lite i överkant. För segrarlaget
var situationen den motsatta, de beräknade tiderna var genomgående lite i underkant.
Sträckorna
Som tidigare nämnts valdes att Botkyrka kommuns devis: ”Lång ifrån lagom” skulle appliceras
på banläggningen, med något utmanande inslag på varje sträcka.
Genomgående för arbetet med banläggningen är att den gjordes i nära samarbete med
bankontrollanterna, inbegripande diskussioner från koncept till detaljer, likväl som besök av alla
kontrollpunkter tillsammans.
Sträcka 1 & 3
Sträcka 1 och 3 var orangea och var samma sträcka i sig men med olika kombination av gafflar
för respektive lag. Sträckans inledande del bestod av en 3-gaffel gemensam för sträcka 1, 3 och
4, med två kontroller följt av en samlingskontroll. Efter det följe en rak avledningskontroll för att
20
få till en bra utgångspunkt för den följande 2-gaffeln företrädesvis gick över lättlöpt skog över
”Gruvberget”, för att skilja stäcka 1 och 3 åt. 2-gaffeln hade två gemensamma kontroller mitt på,
för att leda löparna förbi en TV-kontroll. Avslutningen efter 2-gaffeln var rak, via en förvarning, in
till växling.
Vad var ”lång ifrån lagom”?
 På sträcka 1 och 3 var tanken att inledningen, det vill säga de första kontrollerna i den
inledande gaffeln skulle vara ganska svåra. Detta för att den inledande tjurrusningen från
den gemensamma starten skulle ta ut sin rätt med krav på orienteringsskärpa på en
gång.
 Sedan skulle ett tänkt lättlöpt parti över ”Gruvberget” ge en fysiks utmaning med en
temposänkning med grönområde och en stigning upp till TV-kontrollen.
 Avlutningen, skulle inte bara vara ”springa rakt i mål”, utan även där skulle en sista
stigning till publikkontrollen och en efterföljande kontroll där man fortfarande var tvungen
att orientera, framförallt med fokus på riktning och kontrollpunkt.
Sträcka 2
Sträcka 2 var gul och rak. Givet området så kunde banan bara ”gå runt flygrakan”, vilket inte
kanske låter så utmanande. Sträcken inleddes med vägval till kontroll 1, som på grund av ett
nytillkommet hygge, gav möjlighet till ytterligare alternativ än vad som från början var tänkt. De
två därefter följande kontrollerna var rakt på/gena, för att komma fram till sträckans långsträcka.
En långsträcka på en gul bana med flera bra och realistiska gula vägval hör till ovanligheterna.
Ytterligare en vägvalssträcka tog löparen in till förvarning och en enklare löpning till varvning.
Vad var ”lång ifrån lagom”?
 Långsträckan på den gula sträckan var tänkt att vara just lång ifrån lagom. Mycket roligt
för denna sträcka var att det var den som användes för vägvalsdiskussionen i Lilla
Sportspegeln, med Helena Jansson och de två följda lagens löpare baserat på GPStracking.
Sträcka 4
Sträcka 4 är traditionellt rak, men i denna kavle är den samgafflad 1 och 3, i sin inledning. Efter
den inledande gaffeln är banan rak som reglementet föreskriver. Efter den inledande gafflingen
följer en till synes enkel kontroll i kanten på ett grönområde, efter vilken en lång vägvalsstäcka
tar vid. Ett vänstervägval på stig, ackompanjeras med ”springa på strecket” och ett långsammare
högervägval. Efter det är det ett besök i ett tätt grönområde, följt av en avledningskontroll före
ytterligare en långtsträcka, denna gång över lättlöpt skog över ”Gruvberget” mot TV-kontrollen.
Ytterligare en lite lurig kontroll vid en ”Gotlandshöjd”, möts löparen efter en förvarning innan
publikkontroll och löpning i mål.
Vad var ”lång ifrån lagom”?
 Inledande gaffling med sträcka 1 och 3.
21




En långsträcka med flera vägval, varav ett på stig, inte direkt uppenbart, men snabbt.
Ett besök i ett ordentligt grönt område.
En på kartan enkel kontroll, men i verkligheten desto lurigare, detta fall ”Gotlandshöjd” i
kanten på ett grönområde.
Avlutningen, skulle inte bara vara ”springa rakt i mål”, utan även där skulle en sista
stigning till publikkontrollen och en efterföljande kontroll där man fortfarande var tvungen
att orientera, framförallt riktning och kontrollpunkt.
Samordning
Som initialt nämndes hade respektive kavel sin egen banläggare, men det förekom givetvis även
samordning banläggarna emellan. Bland det som samordnades var nummerserier för kontroller,
se bilaga 8. Fördelningen av nummerserien gjorde att en kontroll enkelt givet dess
kontrollnummer kunde identifieras som en ungdoms, dam eller herrkontroll. Respektive
banläggare var alltså ansvarig för kontrollen givet dess nummer enligt fördelningen, även om
den förkom på en annan kavel.
22
Respektive banläggare ”körde sitt eget race” i den inledande banläggningsfasen. När banorna
började nå sin konceptuella slutform gjordes ett större arbete för samordning (och utrensning) av
kontrollpunkter. En ledstjärna i denna kontrollpunkts samordning var att inte försämra
orienteringsvärdet.
Sammanställningen av de olika kavlarna till en ”masterbanfil” skedde, först när respektive kavle
var konceptuellt klar. Efter sammanställningen bestämdes ett tydligt utpekat ”ägarskap” av
”masterbanfilen”, och tydliga revisionsrundor. Herrbanläggaren hade i vårt fall ägarskapet av
”masterbanfilen” och skickade då det överenskoms ut den på revisions och revideringsrundor till
övriga banläggare. Detta betydde att det bara var en i taget som editerade banfilen. På samma
sätt definierades ägarskapet för kartan och dess olika utsnitt. I detta fall föll även det på
herrbanläggaren. Varje banläggare hade dock ansvaret att göra tryckoriginal för sina respektive
banor på de för ändamålet gjorda utsnitten.
Den stora delen av samordning är framför allt i olika typer av dokument för allehanda syften.
 Konstrollsammanställning
Beskrivning, bild, löpriktning, inkommande och utgående, ställnings typ, enheter, annat
 Kontrollutsättningsdokument
Fördelning kontroller i utsättningsområden, material, enheter, annat
 Tidsschema
Löp- och passertider för TV/Radio, skogsspeaker, förvarning etc. (se appendix)
Genomförande
Förutom själva banläggningsarbetet och själva tävlingshelgen genomfördes en rad aktiviteter för
att nå fram till slutresultatet.
Naturjustering
Det anordnandes en naturjusteringsdag där naturen justerades att passa kartan och de lagda
banorna. Några stigar behövde förtydligas. Stora delar av ungdomskavlens tävlingsområde
genomkorsades av ett staket från F18s aktiva dagar, med en överliggare av taggtråd.
Taggtråden togs bort varigenom staketet blev passerbart och nya öppningar gjordes. I övrig var
det en hel del göromål för att säkra löparnas säkerhet så som täckande av gamla värn och
eliminering av kabel dragen genom naturen men även röjning av ris kring kontrollpunkter.
Provlöpning
En provlöpning genomfördes för att ”testa” banorna och få en indikation på löptider och vägval.
Löparna var representativa för respektive sträcka och nivå.
23
Förlöpning
En förlöpning genomfördes för att väcka och verifiera alla enheter på tävlingsdygnets första
morgon (lördag). För ändamålet hade speciella förlöpningsbanor med information om antalet
enheter att stämpla per kontroll, för att kunna verifiera dessa till funktion och antal.
Erfarenheter
Här följer en listning av erfarenheter, högt som lågt inom och kring ansvarsområdet ”Banläggare
ungdomskavlen”.
”Highlights”








Ett välfungerande samarbete med bankontrollanterna.
Inviga bankontrollanterna tidigt i banläggningen.
En banläggare per kavle.
Att varje banläggare initialt ”körde sitt race” med sin kavle, med samordning efteråt.
Möten med diskussioner kring respektive bana. Värdefull konstruktiv kritik.
Tydlig ansvarsfördelning, vem ansvarar för vad. Kartor, banor, utsnitt etc.
På förlöpningsbanorna använda kontrolldefinitionen för att markera antalet enheter per
kontrollpunkt för enkel avstämning.
Provlöpningen gav intressanta svar avseende vägval.
Vad kan förbättras





24
Utbyte av OCAD-filer över e-mail, något verktyg så som Projektplatsen eller liknade bör
användas som kart- och banbas. Viktigt att lösningen är säker, så obehöriga inte kan
komma åt informationen.
Alla markkontakter måste vara klara tidigt. Papper på allt!
En till synes bra idé om att fotografera varje kontrollpunkt med förslag på
ställningsplacering, föll på att det blev ohanterligt stora dokument, men idén med
ställningsförslag på kort, skulle ha minskat antalet felbyggda ställningar (som dock inte
var så många).
Att använda sig av den tidsberäkningsmodell som finns i banläggningshandboken
fungerade inte alls. Ansatsen att basera beräkningen på ett referenslopp och krydda med
erfarenhet visade sig vara en mer framkomlig väg.
Provlöpningen gav inga svar avseende löptider.
Appendix
Disposition av ungdomskavlen – enligt 10MILA-föreningen
UNGDOMAR. DH-16.
Sträcka
Gaffling
Svårighetsgrad
1
Ja
Orange
2
Nej
Gul
3
Ja
Orange
4
Nej
Violett
Banlängd
4500
3000
4500
6000
Lagets totala ålder fick under 2009 inte överstiga 58 år.
Laget måste innehålla minst två flickor.
Disposition av ungdomskavlen – utfall 10MILA 2011
UNGDOMAR. DH-16.
I banlängden ingår ca 700-900 m snitsel vid arenan.
Sträcka
Gaffling
1
Ja
2
Nej
3
Ja
4
Ja*)
*) Sträcka 4 samgafflad med sträcka 1 och 3
**) Banlängderna något längre än påbjudet
25
Svårighetsgrad
Orange
Gul
Orange
Violett
Banlängd
5000**)
3400**)
5000**)
6400**)
10MILA 2011 Slutrapport Skogen – Banläggning Damkavlen
Instämmer med ungdoms- och herrbanläggarnas fullödiga rapporter vad gäller:
- Uppdelning
- Allmänt
- Område
- Samordning
- Genomförande
- Erfarenheter
- Mark & Vilt
Instämmer även med bankontrollanternas synpunkter om damkavlen.
Jag spenderade inte så mycket tid på att uppskatta bästa tiden på damkavlen men sluttiden
stämde ändå bra (4-5 min längre än beräknat) p.g.a. gynnsamt väder och underlag.
”Highlights”

26
Att vi banläggare redan när vi träffades första gången delade upp banläggningen på
varsin kavle visade sig vara helt lyckat när jag nu ser tillbaka på den tid som varit.
10MILA 2011 Slutrapport Skogen – Banläggning Herrkavlen
Upplägg
Tävlingsområdet blev, pga. markägar problem, ett knappt år före tävlingen avdelat i två områden
med passager mellan. Anledningen till detta var att förvaltaren på Rikstens gård, som gett ett
muntligt godkännande, avled. Innan dödsfallet så var det klart med förvaltaren förutom en
viltzon, men då det kom upp hos markägaren så blev det ”nej, nej och nej”. Till slut fick vi
tillstånd att passera igenom området på en stig. En annan nyckelfaktor blev att vi fick tillstånd att
bygga en temporär bro (ca 50 m) över Getarens västra spets. Detta minskade "dödsträckorna"
där med någon kilometer. Detta gjorde att banorna som gick runt Getaren var svåra att få
kortare än 12 km (men då med ca 1 km snitslad passage). Att göra en kortare sträcka skulle
bara innebära en massa transport för att bara toucha det fina området.
Med det i baktanke tillsammans med att gafflingen skulle vara klar inför Långa Natten så blev
det tre långa sträckor i början följt av Långa Natten. Optimalt skulle vara att en av dessa sträckor
var kortare, men jag önskade få rejäl gaffling på de första sträckorna och då är "tregafflat" en
fördel. Vidare ville jag få långdistanskaraktär på dessa sträckor. Andra sträckan fick en
extraslinga för att få lite variation och att speakern kunde sända GPS-tracking tidigt i tävlingen.
Långa Natten försökte jag få till många längre sträckor och inledde med att gå i ett lättare
område i början för att sedan gå ner i det tuffa området efter långa natten. Sträcka 5-6 ville jag
ha mycket gaffling och finorientering, men lyckades bryta av sträckan med en långsträcka med
ett flertal varianter på. Sträcka 7 var rak och lades så kort som möjligt, men ändå för att
innehålla orientering.
Sträcka 8-9-10 var första tanken att alla tre skulle gå Söder Getaren, men då tävlingen riskerade
att bli för lång så valde jag att flytta sträcka 9 till Norr Getaren. Sträckan blev då i princip rak och
med medeldistanskaraktär, men med gafflad kontroll i början och på slutet. För att inte få för kort
löptid (över 40 minuter) så blev sträckan ändå ca 9 km. Sträcka 8 och 10 gick Söder Getaren
och på dagen så blev sträckorna ganska lätta trots att det gick igenom detaljrikt område. Sträcka
10 fick samtliga lag kartbyte ute på banan så att de
”icke omstartande lagen” fick mer orientering i det fina området.
Sträcklängder och beräkning av tider finns i bilaga 9. Man kan konstatera att metoden med att
estimera tid på varje sträcka fungerade väl. Sluttiden var enbart 4 minuter ifrån tippad tid. De
sträckor som gick mest fel var sträcka 5 och 6 som tippades ca 3 min för snabbt samt att
sistasträckan gick 7 minuter snabbare än beräknat.
27
Gaffling
Av tävlingsprogramsadministrativa skäl användes en metod som innebar minsta gemensamma
nämnare som sedan upprepades i tävlingsprogrammet. Detta för att slippa mata in alla gafflingar
för samtliga lag, nu behövdes det bara knappas in 24 lag och sedan kopiera detta. Även
kartplockningen blir mycket lättare med detta system. Eftersom Sträcka 1-2-3 hade 27 teoretiska
alternativ och sträcka 5-6 hade 16 och sträcka 8-9-10 hade 12 alternativ, så bestämdes det att
minsta gemensamma nämnaren skulle vara 24. Tre alternativ på sträcka 1-2-3 användes inte.
På sträcka 5-6 användes 8 alternativ och på sträcka 8-10 12 alternativ och stäcka 9 användes 6
alternativ.
Gafflingen blev utslagsgivande och lyckad framförallt på natten. De sammanflätande
gafflingarna särade på löparen och man såg på ett flertal ställen att löpare kommit ihop efter en
gafflingskontroll och hängt på till fel ”andra” gafflingskontroll.
Halden tappade tätkontakten på detta på sträcka 6. På slutet av tävlingen var det mindre gafflat,
då är det ju mindre klungor. Men största anledningen var att sträcka 9 inte gick söder om
Getaren.
Av resultatet så kan det nog konstateras att lag nr 25 Järla som hade samma alternativ som 1
(Kalevan Rasti) har klart tjänat på gafflingen. Vidare hade lag 9 (SNO) nästan samma alternativ
efter långa natten (samma på sträcka 5-6 och bara första kontrollen skillnad på sträcka 8-9-10).
För att undvika detta så borde fler än 24 lag ha olika gaffling. Vidare så bör man om möjligt
variera gafflingarna mera så att 1 och 9 inte hade så lika gaffling. Att de har samma 5-6 kan man
inte göra något åt, men de kunde ha olika på sträcka 8-9-10. Men hur man gör det kräver
eftertanke.
Mark och vilt
De inledande markkontakterna sköttes av tävlingsledningen. Sedan när mark och vilt ansvariga
hade utsågs så låg nyckelkontakterna kvar hos tävlingsledningen medan mark och vilt tog de
övriga kontakterna. Detta system blev tyvärr otydligt, som banläggare hade jag flera
kontaktpersoner internt och det kändes som att de inte hade koll på varandra. Bland annat detta
tror jag ledde till att markkontakterna blev alldeles för sent inpå tävlingen. Sista markkontakten
som var avgörande för tävlingen blev inte klar förrän i augusti året innan tävlingen och
herrbanläggningen kunde inte starta på detaljnivå förrän detta datum. Givetvis var dödsfallet på
förvaltaren på Rikstens gård och efterföljande dödläge anledning att det blev så sent, men hade
markkontakterna (inklusive Rikstens gård) kommit längre hade vi varit mer förberedda även om
det troligtvis inte hade påverkat slutresultatet. Jag anser att en mark och vilt ansvarig måste
utses och börja jobba samtidigt som banläggaren och ha ett helhetsansvar (kan givetvis dela
upp arbetet till andra), så banläggarna kan ha en kontaktperson och inte känna oro över att
någon markkontakt hamnar mellan stolarna.
28
Naturreservat och nyckelbiotoper
Stor del av tävlingsområdet ligger i naturreservat som innehåller 36 nyckelbiotoper. Många av
dessa skulle inte märkas av på en mindre tävling men orsakar givetvis mer skada när 10MILAspringer över. En bra dialog med markägarna och hänsyn gjorde att vi kunde passera en del
nyckelbiotoper och andra markerades med förbjudet område. I en sluttning (ner mot den
temporära bron) så passerade alla löpare igenom nyckelbiotopen genom en smal passage, där
vi bedömde att slitage skulle vara så litet som möjligt. Med dessa justeringar så påverkades inte
banorna nämnvärt av den stora mängden förbjudna områden. De områden som påverkade mest
var den stora viltzonen mitt på den södra delen som var krav från markägarna och jakt samt
givetvis Rikstens gårds mark söder om vägen.
Snitsling
Den stora mängden förbjudna områden innebar stora mängder snitsling och det konstaterades
snabbt att allt inte gick att snitsla. En prioritering gick ut på att:
 Alla områden som var farliga för löpare snitslades. Exempel där järnvägen saknade
staket, gruvhål samt extrasnitslig där det var brant ner mot sista kontrollen.
 Alla områden som markägaren önskade att skulle snitslas snitslades. Exempelvis gärden
samt hyggen norr om Norrga Kvarn.
 Alla områden som det bedömdes att löparna kunde tjäna på att springa igenom förbjudna
områden snitslades. Här snitslades ett antal områden som inte var markerade på
tävlingskartan.
 Övriga områden snitslades inte och markerades inte heller med heldraget på
tävlingskartan.
Detta innebar ca 1,5 mil snitsel och 300 stagkäppar användes. Att sätta upp snitseln gick dock
snabbare än förväntat. Det som var i skogen sattes upp en vecka innan tävlingen och det på
åkrar och nära spår sattes upp på fredagen. Dock förstörde kraftig blåst snitslingen ett flertal
gånger på åkrarna, vilket fick kompletteras. En person sprang igenom all snitsel på
tävlingsdagen för att komplettera ifall det behövdes.
Löpare kom in i förbjudna områden i minst två fall. Dels på damsträckorna väster om vätskan
där löpare kom in i det södra förbjudna området söderifrån. Dels på sträcka 8 och 10 så kom ett
antal löpare in i den stora frizonen. Med facit i hand skulle även dessa områden snitslas av, men
det kan konstateras att inget av områdena var känsliga för den ringa mängden löpare som
passerade så snitslingen skulle vara av rättviseskäl. Ingen löpare tjänade heller på vägvalet.
29
Karta
Kartan reviderades av två olika kartritar Norr respektive Söder om Getaren. Kartan höll mycket
bra kvalité Söder om Getaren medan vi Norr om Getaren kontrollerade vid alla kontroller samt
övriga saker som upptäcktes under tävlingen. Totalt sätt blev kartan mycket bra, även om några
hyggen och stigar nog skulle bort på området Söder Getaren, detta hans dock inte med pga
snön.
Karttryck
Karttryck gjordes på Affärstryckeriet i Västerås med mycket gott resultat. Få kartor fick kasseras
och det var bra dialog mellan oss och tryckeriet. Provtryck gjordes och utifrån det så förbättrade
tryckeriet loggor så de blev rätt.
Kontroller
Kontrollpunkter märktes med SOFT:s märklapp och med en röd plastsnitsel (köpt på Panduro
Hobby). Fungerade bra med snitseln. Alla snitslar klarade vintern och gjorde det dessutom
lättare att se märklappen för kontrollbyggarna. Bygget fungerade bra, dock bör man på förhand
fundera på hur reflex och skärm ska sättas upp. Nu satte vi dem ovanpå varandra med reflexen
överst. Det resulterade i att skärmen hamnade lågt och i ett flertal fall klämd på marken. Vi hade
två ställningar i början på sträcka 1 och 2-3 ställningar vid gemensamma kontroller. Två enheter
per ställning, se bilaga 10, i övrigt en ställning. Det kan konstateras att ingen trängsel var
någonstans. Förmodligen kan man ha färre ställningar.
Vätska
Som banläggningen utvecklades med stark tidspress så blev vätska nedprioriterat. D.v.s. plan
gjordes först då alla banor var lagda. Detta ledde till att det blev många vätskebord då vätskan
Söder Getaren låg mitt på långsträckorna. Dessutom var det svårt att förespå exakt vilket
vätskebord som skulle användas. Dock kan man beräkna vilka bord som var aktuella, tyvärr
redovisades inte detta tillräckligt tydligt för vätskeansvariga. Detta ledde till panik då ett
vätskebord användes på hela Sträcka 1. Det optimala är givetvis att använda passager där alla
passerar och dimensionera rejält istället för att ha många bord att täcka upp med väldigt sned
och svårförutsedd fördelning.
30
Bankontroll
Fungerade suveränt med aktiva bankontrollanter som var med redan från början och granskade
allt som gjordes. Kändes verkligen bra som en kvalitetskontroll. Många bra förslag kom även
från kontrollanterna varav en hel del användes.
Sammanfattning
”Highlights”







Banläggningen med långdistanskaraktär (men inte utan medeldistanskaraktär på vissa
sträckor och delar) blev lyckad och många vägval användes. Gafflingen blev även lyckad
med rejäl gaffling på natten.
En tävling som inte innehöll några banläggningstekniska missöden eller
panikutryckningar.
Tidsuppskattningen med ett fel på bara fyra minuter med 11 timmars segrartid, se bilaga
9.
Samarbetet i banläggningsgruppen fungerade perfekt med banläggare, kontrollanter,
skogenansvariga och markansvariga.
Kartbytet på sista sträcka ej vid arenan gav bättre banor.
Kodsiffror tryckta på kartan.
Skilda områden för olika sträckor, bra för skogsspeakrarna.
Vad kan förbättras



31
Otydligt markansvar mellan tävlingsledning och mark/viltansvarig. Till sist blev marken
klar alldeles för sent vilket orsakade mig mycket stress och jäkt att hinna med allt på
hösten (mörkret kom allt tidigare och tidigare).
Vätskan borde planerats tidigare och bättre samt bättre överföring av information till
vätskeansvariga.
Speciella, enkla, kontrollpunkter för press/VIP besök.
10MILA 2011 Slutrapport Skogen – Bankontroll
Vad gick bra
● Vi fick uppdraget som bankontrollanter 1.5 år före tävlingen. Därigenom har vi varit med i
banläggningsprocessen från början. Detta är viktigt, kommer bankontrollen in sent kan det
mesta redan vara klart.
● Det har varit ett mycket bra samarbete med banläggarna med gehör för varandras
synpunkter.
● Genomgående bra banor och gafflingar. Det blev bra spridning i samtliga klasser och det var
orienteringskunnande som avgjorde. Möjligen var de oranga banorna i ungdomsklassen lite
för svåra där en del missade mycket. Dambanorna gick i det lättare partiet norr om Getaren
men genom bra gaffling (som var mer omfattande än rekommendationen) blev det bra
spridning. För herrbanorna blev det en bra variation av terräng mellan det mer löpbetonande
norra partiet och den orienteringskrävande terrängen söder om Getaren. Vid studier av GPSrutter och inlagda löpvägar på RunOway framgår att många av de tänkta vägvalen har
utnyttjats.
Vi bankontrollanter har bara hört positiva omdömen om banorna.
● De beräknade löptiderna stämde mycket bra för alla klasser.
● Ungdoms- och dambanorna var klara i god tid och med märkning av kontroller. En del av
herrbanorna kom i tidsnöd (se nedan).
● Bropassagen väster om Getaren blev en bra lösning.
● Varvningen på herrarnas slutsträcka i det bästa partiet var en utmärkt lösning. Med TV- och
radiokontroller fungerade det ändå bra att följa tävlingen.
Vad kunde ha förbättrats
● Markförhandlingarna blev klara alldeles för sent p.g.a. oklarheter om Rikstens marker och hur
passagen väster om Getaren skulle ske. Planeringen av de längre herrbanorna kom därför i
tidsnöd och märkning av kontroller skedde sent på hösten. Ställningsbyggandet kom därför
igång sent och blev inte riktigt klart innan snön kom ( rekordtidigt i slutet av november).
● Viss revidering av kartan behövde göras. Den kom igång väl sent, det sista fick göras i djup
snö. Men kartan blev bra till slut. Ett par hyggen borde med facit i hand ha reviderats söder
Getaren, liksom några tunna stigar, någon sankmark samt vissa grönområden, om tid hade
funnits. Nu gick det skapligt ändå. Det var nog mest nattlöpare som bommade och fick
svårigheter att läsa in sig som märkte av detta. De nämnda hyggena blev närmast osynliga
på natten. Vi bankontrollanter kunde själva se löparnas problem med hygget nära TV
kontrollen på startsträckan.
32
● Det var en omfattande snitsling av förbjudna områden m.m. Tyvärr snitslades inte en del av
ett viltområde som berörde str. 8 och 10. Ett av topplagen var inne i området (enl. GPS) vilket
utlöste en livlig diskussion på nätet och viss kritik att arrangören inte snitslat. Man bör nog
snitsla alla förbjudna områden där det finns risk att löparna kommer in. Även vid damkavlens
gafflingar längst västerut förekom en del ofrivilligt spring in i det förbjudna området.
● Det blev kaos vid en vätskestation på herrar str. 1. Det låg många vätskestationer efter en
väg och det var omöjligt att veta var löparna skulle passera. Med denna lösning borde
samtliga stationer som betjänar str 1s löpare vara bemannade för att kunna betjäna drygt 300
löpare på några minuter. Detta hade varit alltför personalkrävande. Det hade nog varit bättre
att lägga vätskan lite senare på vägen efter TV- kontrollen (nr 243) där löparna passerade på
ungefär samma ställe. En erfarenhet att ta till sig för kommande arrangörer.
● Ungdomskavlen str 1 (och även str 3 o 4), näst sista kontrollen var en sten. 50 m söder
därom fanns en mycket större sten som str 2 hade. En massa lag på str 1 var på väg att
stämpla vid fel kontroll och Gert P räddade situationen genom att ”lägga ” sig över enheterna.
Man skulle inte ha valt två stenar så nära varandra, i stressen glömmer många att checka
koden.
● De oranga banorna på ungdomskavlen str 1 och 3, var nog i svåraste laget. Det var en hel
del lag som hade väldigt långa tider. Då man studerar löpvägar på RunOway är det många
missar i början och på Gruvberget. Hörde också från vår egen klubb att det var en del
ungdomar som var ledsna vid målgång. I efterhand kanske det hade varit bättre att utnyttjat
partiet längre österut i början och sedan inte gå så långt upp på gruvberget.
● TV- bevakningen kunde ha gjorts bättre. Vi kontrollanter kunde på plats vid flera kontroller
konstatera att kameramannen satt alldeles för nära kontrollerna för att få en bra överblick av
löparna.
Gafflingar
Ungdomsklassen 3- gafflades på sträckorna 1, 3 och 4.
Sträcka 4 var rak på slutdelen och str 2 var rak.
Damklassen 4- gafflades på str 1, 2, 4, och 5. Avslutande slinga på str 5 var rak liksom hela
str 3.
Herrklassen 3- gafflades på de tre första sträckorna. Str 4 ”långa natten” var rak. Str 5 och 6
gafflades medan str 7 var rak. De tre avslutande sträckorna var gafflade med varandra med en
lång rak del på str. 9 och rak slutdel på str. 10.
Vi bankontrollanter gick igenom alla gafflingsalternativ och kunde vid kontroll inte hitta några fel.
33
Beräknade löptider
De beräknade löptiderna stämde mycket bra överens med verkliga löptider för alla klasserna.
Beräknat
Segrarlaget
minuter
Ungdom
Damer
Herrar
135
7.11
216
6.23
652
5.43
Segrartid
Banlängd
minuter
min/km
km
142.05 (+7.05)
19.8
219.45 (+3.39)
34.4
656.12 (+4.12)
114.7
I banlängden ingick 700-900 m snitsel vid arenan. Dessutom ingick 900 m snitsel ute på de
längre herrbanorna.
För ungdomarna var det str 3 som tog 5 min längre tid än beräknat, övriga sträckor stämde bra.
För damerna tog str fem 3 min längre tid än beräknat, övriga stämde bra.
I herrklassen tog de kortare sträckorna 5 och 6, 3-4 min längre tid än beräknat, bergen på norra
delen av dessa banor var tuffare än väntat på natten. Str 10 gick 7 min fortare än beräknat, men
vem trodde att de bästa skulle springa på 5 min/km på den banan?
Tid efter segrande lag
Herrar
Damer
Ungdom
50:e lag
116 min
29 min
16 min
51 min
218 min
29 min
100:e lag
117:e lag (sedan omstart herrar)
150:e lag
191 min
72
min
42 min
90
min
73 min
200:e lag
34
247:e lag (sedan omstart ungdom)
128 min
296:e lag (sedan omstart damer)
183 min
Antal startande lag
348
340
295
314
291
Antal fullföljande lag
249
Antal ej godkända lag
53
26
42
I samtliga klasser var spridningen något större än vid förra årets 10MILA i Finspång.
Kontrollställningar
Kontrollställningarna byggdes enligt anvisningarna med mellan en till tre bockar med vardera två
stämplingsenheter. Allt material till ställningarna transporterades ut i skogen. Det gick ut
noggranna instruktioner hur ställningarna skulle byggas och i allra flesta fall blev det bra. Några
ställningar hade förstörts under vintern och några måste flyttas p.g.a. felaktig placering.
Veckorna innan tävlingen kontrollerades alla ställningar av banläggarna och några felaktigheter
rättades till. Vi kunde på plats i skogen iaktta att vid TV- kontrollen för damerna där det fanns tre
kontrollställningar, användes i själva verket bara en. Detta redan på str. 1. Av detta kan man
konstatera att spridningen var bra och att man kan se över antalet kontrollenheter till kommande
år.
TV- bevakningen (ligger kanske utanför bankontrollanternas ansvarsområde)
Vi tycker att TV-bevakningen kunde ha skett på ett bättre sätt. Kameramannen satt vid
damernas TV- kontroll helt synlig och i vårt tycke alldeles för nära kontrollen för att få en bra
överblick. Vid herrarnas TV- kontroller S Getaren kunde man vid bägge ställena ha placerat
kameran på bättre ställen och fått en mycket bättre överblick över inkommande löpare. Vi tycker
att banläggarna ska ha en nära dialog med mediabevakarna om var och hur kamerorna ska
placeras för att få till bästa exponering av de tävlande utan att röja kontrollens placering. Något
att tänka på för kommande arrangörer.
Det är även viktigt att 10MILA har kontroll över vad som visas på storbildsskärmen från
trackingen så att inte orättvisor mellan lagen uppstår. Enligt vår uppfattning fungerade det bra i
år.
35
Sammanfattning
En mycket bra banläggning med ett upplägg som gav en bra spridning (men inte alltför stor) i
samtliga klasser. Omdömena om banorna har varit genomgående positiva från de tävlande som
vi uppfattat det.
Samarbetet med banläggare och hela ”Skogengruppen” har varit väldigt bra och det har hela
tiden varit en känsla av att vilja lösa alla detaljer på bästa sätt.
Årets tävling visade igen vikten av att vara klar i god tid (minst ett år, gärna ännu tidigare) med
markägare, jakträttsinnehavare, naturhänsyn samt berörda lantbrukares odlingsplaner. Detta för
att skapa arbetsro åt banläggarna, kontrollanter och kartritare för ev. revideringar av
tävlingskartan. Nu blev det onödigt pressande mot slutet, framför allt för P-O Kivisäkk som fick
en hektisk höst och vinter. Men trots vissa motgångar i tillträde till marker löste man det med
snitslingar och en militärbro över Getarens utlopp och fick till en mycket bra, varierad och
utslagsgivande tävling i alla klasser. – Bra jobbat Tullinge SK och Skarpnäcks OL!
36
10MILA 2011 Slutrapport Skogen – Karttryck/-plock
Planering av bemanning
Bemanningsbehov kartplock bör meddelas samordnare i november. Behov av 60 – 70 personer
i två kvällar mellan 17 - 22 samt ev. även en reservkväll.
Personalbehov
För 2011 års 10MILA upparbetades 505 timmar för kartplock, inkluderat förberedelser som vissa
inköp, leta kartplockningslokal, sortera lagnummerlappar enligt gafflingsmall.
Två ansvariga lade ned ca 40 timmar på inlärning samt tillverkning och sortering av
lagnummerlappar enligt gafflingstabeller.
Tilläggas kan att första dagen kom över 90 personer vilket var för många då alla inte hann få en
arbetsuppgift.
Ta fram offerter för karttryck (offset)
Offerter tas fram under januari-februari där antalet kartor baseras på föregående år.
I år valdes Affärstryckeriet i Västerås. Vi frågade även Älvsbytryck och fick i stort sett samma
prislapp men det kortare avståndet till Västerås för ev. expresstransporter fällde avgörandet till
Affärstryckeriets fördel vilket vi är väldigt nöjda med.
Provtrycket av kartan skedde i början på mars och då fanns tid att utföra några smärre
justeringar innan slutligt kart-/bantryck skedde.
Eftersom man vid uddaformat måste specialbeställa plastfickor till kartorna är det viktigt att
poängtera för tryckeriet att respektive kartas skurna mått inte får överstiga det som angetts i
beställningen.
Ett tips är att räkna fram när kartorna senast måste tryckas och i inbjudan anges ett datum 14
dagar innan som sista anmälningsdag. Om man som 2011 års arrangör upptäcker att det
saknas många lag när ordinarie anmälan gått ut kan anmälningstiden förlängas med 14 dagar
och man får då med även dessa lag i kartbeställningen. Leverans senast i början april om
stafetten går månadsskiftet april/maj.
2011 års stafett var upplagd med kartbyte i herrstafetten på sista sträckan för samtliga lag samt
kartbyte i damstafetten för icke omstartande lag på sista sträckan.
I herrstafetten beställdes 300 st av båda slutdelarna för herrarna, vilket räckte med råge.
Det beställdes 300 kartor sträcka 5b för damer
I år missbedömdes antalet omstartande damlag vilket medförde att ca 12 lag fick gå ut på sista
sträckans slutdel med ”begagnad” karta.
37
Följande beställdes baserat på ett antagande om 300 ungdomslag, 360 damlag och 360 herrlag.
A4
A3
A2
A4
A3
A2
ungdom damer &
herrar
dubbelsidigt
dubbelsidigt
dubbelsidigt
& damer
herrar
enkelsidi "Efterloppskarto "Efterloppskarto "Efterloppskarto
enkelsidi enkelsidi
gt
r" med
r" med
r" med
gt
gt
gafflingsnyckel gafflingsnyckel gafflingsnyckel
på baksidan
på baksidan
på baksidan
(10%
(10%
(10%
extra)
extra)
extra)
(15% extra)
(15% extra)
(15% extra)
antal
banor
antal
kartor
82
47
81
1
1
1
2 838
2 376
3 036
1 380
2 070
4 140
Viktigt att komma ihåg att beställa minst 6 uppsättningar av samtliga banor (3 till kartvagnen,
bankontrollanten, banläggaren samt 1 reservuppsättning).
Antalet anmälda blev till slut 300 ungdomslag, 346 damlag och 351 herrlag.
Till speakerfunktionen användes ”Efterloppskartor” där sträckvarianterna ritades in.
Kartor ska levereras från tryckeriet inslagna i buntar per gaffel.
Anskaffning av plastfickor
Leverantör av plastfickor var Polypack.
Ett bra förslag från leverantören var att beställa tjockare (9/100 mm mot normalt 7/100 mm)
plastfickor för A3 och ”A2” storlekarna.
Tänk på att lägga till mm relativt kartstorleken:
Ex
Plastficka
Karta
405x610 392x600
305x430 297x420
220x305 210x297
Följande antal beställdes (10-15% extra):
A4
3 200 st
A3
2 700 st
”A2” 3 400 st
Glöm ej remsa, ca 30 mm, för häftning på kartplanket.
38
Kartsortering
Bör ske med god tidsmarginal fram till tävlingsdygnet. I år skedde detta tre veckor innan
tävlingen.
Instruktioner kartplock upprättas. Gå igenom banornas utseende. Det är viktigt att lagnummer
placeras rätt. Olika kartstorlekar kan behöva olika sätt att hanteras.
Kontrollera att rätt antal reservkartor finns, minst 3 kartor av varje gaffel till kartvagnen.
Plocka presskartor.
Kartsortering av tävlingskartor och reservkartor.
Kartsortering omstartande lag om kartbyte skall ske.
Kartsortering av lagkartor till efter tävling.
Önskvärt är att gafflingar är periodiska. Det underlättar sortering lagnummerlappar.
Under kartplocket gjordes även kontroller av trycket med fokus på fyrfärgstrycket och
passmärken. Det fanns i år mycket få tryckfel.
Tips till kartplockningen
Lämpligt att jobba i par (behövs minst 30 par). En lägger i kartor medans den andralägger i lapp
och häftar.
8-10 sköter kvalitetsgranskning och mellansortering. Rätt karta till rätt nr och kavle kan bli en
flaskhals vid felplock vilket antagligen kommer att ske.
2-3 st agerar materialutlämnare (kartor/plastfickor). Om det som i vårt fall kom drygt 90 personer
kommer behövs det flera materialutlämnare. Dessa personer tar också hand om överblivna
kartor som sedan sorteras till reservkartor.
Vänta med sträcka 1 på alla kavlar till sist, då alla ”övriga” måsta var klara för att kunna göra
mellan och slutsortering.
När första kvällen närmar sig kl 20.30 kan det vara dags att börja plocka ”Lag & Press kartor” för
att hålla igång de snabbaste personer som plockat sitt klart.
Märk färdigsorterade kartonger noga.
Utrustning
Kartfodral och kartor till en 10MILA tävling väger tillsammans ca 500 -600 kg. Det behövs därför
hjälpmedel för transport till/från förråd. Pallyft och pall alt. vagn samt pirra är bra att ha till hands.
80-100 kartonger behövs för mellanlager/lager av kartor. Viktigt att det är stadiga kartonger så
att de ej ”kalvar”.
Ca 50 st Häftapparater för antimagnetiska häftklammer samt minst 20 000 antimagnetiska
klammer.
39
Lokal för kartplock
Torr kontors eller lagerlokal med lås för ca 80-100 kartonger, ca 2-3 m3 kartonger
För kartplocket behövs:





ca 60-70st 4manna-bord
ca 30 till bord kartplock (d.v.s. för 60 man)
ca 8 för kartutlämning
15-20 bord för kartinlämning och granskning
ca 8-10 bord för mellansortering, kartplock av press och lagkartor.
Personalmatsal som utnyttjades i år är perfekt.
Viktigt att också kartorna förvaras säkert fram till tävlingsdagen.
Slutkontroll – kartplanket
Trots alla tidigare kontroller kan det ända uppstå fel.
Vid uppsättning kolla varje kartbunt att varje lags kartor ligger i ordning str 2, str 3, str 4 osv.
Specialgranska gafflingarna på kartplanket för de 50 lägsta numren i varje klass.
Kartplanket
Kartplanket var i år utlejt till IFK Enskede som även bistod med råd till kartplocket.
Hantering av kartbytet och kartjour sköttes av Tullinge/Skarpnäck.
Samla ihop och makulera överblivna kartor från tävlingen om så är överenskommet.
”Highlights”



40
Antalet personer som kom till kartplocket.
Inga plockfel som upptäcktes på tävlingen.
Lokalen som användes till kartplocket.
10MILA 2011 Slutrapport Skogen – Kontroller
Upplägg
Tävlingsområdet indelades i 12 områden för byggande av ställningar, utsättning av
skärmar/reflexer samt kontrollbevakning. Varje område bestod av 9-22 kontrollpunkter och 20-46
kontrollställningar. Ett bra dokument i Excel skapades av banläggarna där information om
kodsifffror, antal ställningar per kontroll, vilken klass som nyttjar kontrollen mm framgick, se
bilaga 10.
Byggande av kontrollställningar
Byggande av kontrollställningar utfördes av Tullinge och Skarpnäcks veteraner, 2 till 3 personer
per område. Arbetet utfördes i slutet av oktober – början av november med kompletterande
arbete under vårkanten. Två samlingar med ställningsbyggarna genomfördes under höstkanten,
en samling där områden delades in och en samling inför själva byggandet.
Eftersom tävlingen till stor del avgjordes i ett naturreservat användes sågat virke till
kontrollställningarna. Nordströms trä sponsrade oss med skruv och virke som var sågat i rätta
längder, spetsat och buntat i hanterliga paket.
Varje ställning bestod av 2 stolpar (gran 50x25 OH) vardera 1 meter lång och spetsad i änden
samt en överliggare (gran 50x25 OH) 0,6 meter lång. Skruvades med trallskruv, glöm ej att
skicka med rätt sorts bits. Där inte stolparna kunde slås ned fick ”specialare” i form av bockar
byggas. Varje ställning var dimensionerad för två SI-enheter samt en kontrollnummer- bricka.
I terrängen hade de tre banläggarna märkt ut kontrollpunkterna med märklapp (SOFTs)
fastknuten i plastband från Panduro, en färg per tävlingsklass (ungdom/dam/herr). Detta gav en
”extra signal” om vilka klasser som skulle besöka kontrollen.
Uppgiften till kontrollbyggarna var att skriva kontrollnumret, med blyertspenna (bleks ej bort) på
ställningen när den var färdigbyggd. Om flera ställningar byggdes på en kontrollpunkt skrevs
siffran ”1” på den ställning som byggdes närmast märklappen.
En annan viktig information var att inte flytta/ta bort märklappen.
Antal kontrollpunkter:
Antal kontrollställningar:
41
164
227
Kontroll av ställningar
Kontroll av ställningarnas placeringar genomfördes av banläggare och bankontrollanter. Några
veckor innan tävlingen kontrollerades ställningar med avseende på stabilitet ty vinterns tjäle
hade gjort en del ställningar rangliga.
Informationsträff
Informationsträff genomfördes med kontrollutsättare/utsättare av SI-enheter/förlöpare och
kontrollbevakare 3 veckor innan tävlingen.
Information om tävlingen i allmänhet genomfördes samt information om respektive arbetsuppgift.
Till denna träff var ett antal PM framtagna delades ut och förklarades. Se bilaga 11-18.
Material
10-milaföreningen skulle enligt inventarielistor förfoga över ”en mängd” SI-plattor vilka
förvarades i en container. Det visade sig att dessa SI-plattor hade hamnat i fel container och
antalet var drygt 300 st. Efter löfte från föreningen införskaffades 200 st SI-plattor. Efter
tävlingen har dessa plattor sorterats och lämnats till 10-milaföreningens lokal vid Gullmarsplan.
Efter utsortering av trasiga plattor finns det ca 480 st plattor. Vad som var förvånande var att 10milaföreningen inte äger skärmar och reflexstavar vilka vi fick låna ihop. Plattor i plast med
kodsiffror togs fram och dessa är skicka till 2012 års arrangör.
Antal skärmar:
Antal reflexstavar:
Antal SI-enheter:
164 st + reservskärmar + skärmar vi målet etc
104 st + reserver till bevakningsgrupperna
458 st
Utsättning av skärmar/reflexer/SI-platta/kodsiffra
Samma grupper som byggt ställningarna fick uppdraget att sätta ut skärmar/reflexer/SIplatta/kodsiffra veckan innan tävlingen. Denna utrustning fördelades i påsar märkta med
områdesnummer.
Utsättning av SI-enheter
Samma grupper som byggt ställningarna fick uppdraget att placera ut Samtliga SI-enheter på
lördagsmorgonen. SI-enheterna var märkta med vinyletikett (vatten- och rivtålig) på undersidan
42
och ”parade” (hopknutna med snöre) per kontroll och lagda i tygpåsar (plastpåsar kan gå sönder
med påföljd att enheter tappas i skogen) per område. Speciellt PM framtagen för utsättning av
SI-enheter, bifogas.
Förlöpning
Ett par timmar innan varje kavle skedde en förlöpning, ”väckning” av enheter, se speciellt PM
bilaga 13-15.
Bevakning av kontroller
För ungdoms- och damtävlingen indelades terrängen i 6 bevakningsområden och för
herrtävlingen 11 områden. Fyra till fem personer per bevakningsgrupp/område, se bilaga 16. Ett
PM, se bilaga 17, utarbetades för kontrollbevakningen och varje grupp fick en ”reservdelspåse”,
se bilaga 19,innehållande extra skärm, extra reflex, tejp, skruvar, skruvmejsel, snitsel, första
förband, räddningskarta mm. Målsättningen var att besöka varje kontroll och provstämpla en
gång per timme. I ett sent skede uppkom behovet av tidsschema och banupplägget (det som är
tryckt på baksidan av efterloppskartan) för att bara besöka aktuella kontroller (ex kontroller för
slutsträckan behöver besökas förrän någon timme innan slutsträckan startar). Noterbart är att
ingen SI-enhet fallerade under tävlingen däremot byttes ett par enheter ut vid förlöpningen. Ett
antal SI-plattor reparerades (med tejp)/byttes ut under tävlingen. Noterbart är att en tömenhet
krävs för varje bevakningsgrupp eftersom antalet stämplingar per SI-pinne är begränsade.
Viktigt att denna tömenhet ej blandas ihop med ”jokerenheten” (tejpas på en pinne).
Inplockning
Samtliga skärmar/reflexer/SI-platta/kodsiffra plockades in direkt efter tävlingen.
Ställningsbyggarna fick 14 dagar på sig att riva ”sina” ställningar.
Eftersyn
Veckan efter tävlingen arrangerade ”Skogen” en trevlig efterloppsträning där uppgiften var att
besöka så många kontroller/stråk och rapportera markslitage och nedskräpningar. Efter
träning/dusch/bastu bjöds alla på hamburgare. Markeftersyn av kommunens representant
skedde veckan innan midsommar och förhoppningsvis också ett år efter tävlingen.
43
Sammanfattning
”Highlights”





Färdigsågat och buntat virke till kontrollställningar.
Kontrollställningsdokumentet.
Samtliga kartor kontrollbygge/utsättning i skala 1:5 000.
Snyggt tryckta kodsiffror, plastbrickor.
Efterloppsträningen.
Vad kan förbättras


44
Börja ställningsbyggandet tidigare än oktober-november. Vi hann, med Guds försyn,
precis klart innan snön kom. Banläggningen behöver inte vara 100% klar ty ändringar
kommer oavsett man vill eller ej…
Telefonlistor för alla kontrollvakter även till ”Krisgruppen”
10MILA 2011 Slutrapport Skogen – Mark & Vilt
Markägarkontakter
De inledande markkontakterna sköttes av tävlingsledningen innan ”Mark & vilt” tog vid.
Kontakter/förhandlingar med Rikstens gård och Rikstens Friluftsstad (arenan) fortsatte
tävlingsledningen dock med.
I sort sett alla markägarkontakter, förutom Rikstens gård, fungerade på ett utomordentligt sätt.
Avsnitsling
Totalt snitslades en sträcka på 12 km i skogen och på ängar med blå/gul heldragen snitsel. På
ängarna använde vi ca 300 stavkäppar att fästa snitsel på.
Där syftet med snitslingen var att hindra löpare drogs snitseln i midjehöjd. Där syftet var att
skapa en frizon för viltet drogs snitseln ca 50 cm ovanför marken.
Ett stort problem var att det blåste kraftigt och på öppna ytor fick snitslingen repareras flera
gånger.
All Snitsling var borttagen på mindre än 3 timmar efter sista målgång.
Viltavdrivning
Jaktlaget söder om sjön Getaren (berördes av 6 herrsträckor) ansåg att ett viltdrev skulle göra
större skada än nytta. Detta dokumenterades utifall diskussioner skulle uppkomma.
På norra delen genomfördes tre viltdrev i samråd med jägarnas representant:
1. stort drev kl 06:45 på lördagsmorgon med utgångspunkt från Arenan riktning mot Lida.
2. drev med 6 personer på ett älgsäkert berg strax innan skymningen på lördagskvällen.
3. drev, fyra kontrollvakter, strax innan skymningen på berget strax innan broövergången.
Skallgång
Innan tävlingen fick varje grenchef uppdraget att under hela tävlingen vara beredd att ställa upp
med resurser till en eventuell skallgångskedja. Två tillbud om saknade löpare inträffade. Vid
ungdomskavlen var en norsk flicka ute väldigt länge på sträcka 2 men precis när en
skallgångsgrupp skulle kallas ihop dök flickan upp.
Under herrtävlingen, när täten var ute på sträcka 6, kom larmet om en saknad sträcka 2 löpare
från norska Fredrikstads SK. I första skedet gick larmet till kontrollvakterna och parallellt började
45
en skallgångsgrupp samlas ihop. Precis när skallgångsgruppen utrustad och klar att ge sig ut,
90 minuter efter larmet, kommer norrmannen till förvarningen.
46
Viltrapporter
Viltrapportering var placerad i sekretariatets informationstält och bemannades i stort sett hela
tiden av ”Mark & vilt”-gruppens två ansvariga.
Följande 7 viltrapporter inkom:

Lördagsmorgonens viltavdrivning upptäcker två älgar (”fjolingar” ?) vilka sannolikt
återkommer under tävlingen, se nedan.

Två älgar vid kontroll kod 34, drevs bort av kontrollvakter.





Ett viltsvin kontroll kod 162, gick lugnt.
Rådjur kontroll kod 100 (sista kontrollen)
Rådjur söder om kontroll kod 123, springande.
Rådjur kontroll kod 240-252 sprang lite uppskrämt.
Rådjur i området för ”Öppna banor”, ej stressat.
Inga rapporter från söder Getaren trots/tack vare ingen avdrivning, se ovan. Bra med en stor vilt
zon i detta område.
Uppskattning till markägare/jägare
Diplom med kartan som bakgrund delades ut till samtliga markägare samt även kartor över
området.
Sammanfattning
”Highlights”


47
Snitslingen, 12 km, var borttagen mindre än 3 timmar efter sista målgång.
Överenskommelsen med jaktlaget ”Söder Getaren” om att inte driva vilt.
Vad kan förbättras

48
Samordning/överlämnande av markägarkontakter till ”Mark & vilt” i ett tidigare skede.
10MILA 2011 Slutrapport Skogen – Vätska
Vätska serverades vid 6 olika platser på 10mila 2011:
1. Arenan efter målgång
2. Arenan damer sträcka 5, varvning
3. Branta backen norr om Lida
4. Lida-ängen
5. Svarvartorp (dam vätska)
6. Råby
Vätskan bestod av vatten och Maxim sportdryck.
Arenan efter målgång
Vatten och sportdryck serverades till löpare som gick i mål.
Detta jobb utfördes av Tureberg (inlejd klubb).
Arenan damer sträcka 5, varvning
Cirka 300 muggar vätska serverades vid varningen. Fördelningen mellan sportdryck och vatten
var 50/50.
Branta backen norr om Lida
Branta backen bestod av 3 st vätskebord och bemannades av 4 personer. Bordet längst norrut
belastades mest. Då endast sträcka 4,5,6 gick förbi här så var förbrukning av vätska och
sportdryck mindre än 400 muggar.
Löpare kom snett in till borden. Dom som jobbade där saknade en karta som visade tänkta
löpvägar. Då denna plats ej var nåbar med bil så en motordriven 4-hjuling till mycket hjälp vid
transport till och ifrån Lida, en sträcka på ca 4 kilometer. En del sjuktransporter gick även
härifrån. En brist var att ha enklare sjukvårdsmaterial, typ första förband plus en varm filt att
kunna ge till skadade löpare i väntan på sjuktransport. I övrigt fungerade denna station bra då
bara sträcka 4,5,6 passerade här.
49
Lida-ängen
En nästintill idealisk station.
Totalt sett passerade 6 sträckor detta bord. Både sträckor ut från TC och in mot TC. De allra
flesta som passerade drack en mugg. Vi var 5 vuxna funktionärer, 1 ungdom (vars uppgift
bestod i att plocka slängda muggar, vilket var en lagom arbetsuppgift). Endast ett bord, vilket var
lagom för antalet löpare som passerade. Vid något tillfälle på första sträckan när stora klungan
kom klarades precis att ge vätska till alla. Ingen blev utan, dock fanns vid detta tillfälle ingen
marginal. Stationen var placerad så att det endast fanns en löpväg, d.v.s. funktionär visste
varifrån löparna skulle komma. Dessutom var det fri sikt tvåhundra meter vilket gjorde att man
såg löparna komma in till stationen. Då stora klungor sågs komma kunde personal vara extra
vaksamma. Närhet (ca 10 m) till vattenkärl samt vattentermosar var mycket bra. Personal kunde
snabbt hämta mer vätska vid behov. Ingen lång framförhållning krävdes. Stationen låg alldeles
vid en bilväg (och nära Lida) vilket gjorde att personal lätt kunde ta sig till och från stationen.
Detta var av vikt vid ett tillfälle då fler muggar behövdes, dessa kunde då hämtas med bil från
Lida. Under natten var 3-4 st. personer i ”tjänst” samtidigt. De övriga två kunde då vila.
Åtgång:
Muggar: ca 2500
Vätska: 250 L vatten, 250 L sportdryck
Svarvartorp (damvätska)
Stationen var placerad på en bred stig/väg som var körbar med bil. Tre bord var utspridda på
ca 150 meter från varandra. Stort vätskekärl på 800 liter placerad på en släpvagn.
Endast kall vätska serverades.
Åtgång:
Muggar: ca 1500
Vätska: 150 L vatten, 150 L sportdryck (cirka)
Råby
Vid Råby passerade löparna på sträcka 1,2,3,4,8,10 samt vid omstarten. Vi hade 9 st
vätskebord på en stäcka som var ca 1300 meter lång. Vi hade av utrymmesskäl placerat en 800
liter tank ca 900 meter från det bord som var längst bort. Vi hade förvärmt (ca 90 grader) vatten i
ca 12 st. 18 liters termoskärl. Dessa placerades ut vid respektive bord. Ca lika många 25
litersdunkar med kallvatten fylldes på tappstället och kördes ut med 4-hjuling och senare under
natten med bil. Löpare på stäcka 1 kom nästan alla till ett bord (bord 5). Vi var bara 7 personer
till en början, på grund av diverse sena avhopp, och tvingades därför låna in folk från sjuktältet
som hade sin bas alldeles intill. Det blev en ordentlig rusning till ett bord som naturligtvis inte
50
klarade att serva alla löpare med vätska. Under natten som gick gjorde vi en prioritering och
lämnade bord 1 resp. bord 9 utan permanent personal. På bord 9 var förbrukning mindre än 10
muggar totalt på hela herrtävlingen. Vid 24:00 fick vi ytterligare en person tillsänt oss. Vid 02:00
fick vi ytterligare 2 personers till hjälp. Bara vid denna vätske- station hade vi nog haft behov av
ca 20 personer. Natten var kall med minusgrader, vilket gjorde att vätska och sport dryck frys till
is på borden som var längst bort placerade från vatten-tanken. På sista sträckan efter kartbytet
var vägvalet återigen svårbedömt för personal på vätskan. De allra flesta löpare kom förbi
samma bord.
Sammanfattning
Tips
1) Banläggare och vätskeansvariga bör ha en diskussion innan banor läggs för att underlätta för
vätskan. Eventuellt bör man göra avkall på vägval till och från vätskan för att underlätta för
vätskan.
2) Begränsad sträcka och borden bör ej vara för utspridda. Ej för många bord såvida man inte
massor med personal som kan jobba. Det senare viktigt under herrkavlen då tempererad dryck
är önskvärt. Detta kan ej erbjudas om borden inte är bemannade hela tiden.
3) Stationernas placering i skogen bör möjliggöra fri sikt mot den tänkta löpvägen (se
Lidaängen).
4) Banläggaren delar ut karta med kontroller samt tänkta sträcktagningar före och efter
vätskekontroller. Utnyttja ev. förvarning om att tätklunga och stora klungor är på väg in.
5) Som vätskekärl användes 800 liters stora tankar med ”engångsplastpåse” som kan
transporteras på släpkärra med personbil. Mycket smidigt att montera, fylla med brandslang, och
sedan efter tävling plocka isär. Militärtermosar med kokhett vatten samt 25 liters vattendunkar
med kallt vatten. Värm vatten i god tid innan tävling (start senast kl. 14 lördag) helst med
51
gasolbrännare samt komplettera med vattenkokare. Funktionär ges denna uppgift. Transport av
kärl ut till station(er) bör ske fortlöpande.
6) Sportdryck kan beredas vid stationen vid behov med viss framförhållning beroende på
passertider. Under herrkavlen blandas sportdryck med 1 del ”kokhett” vatten och 2 delar kallt
vatten. Detta ger en lagom temperad dryck åtminstone under en begränsad tid. Funktionärer bör
dock utprova detta innan tävlingen.
7) Val av funktionärer. Ungdomar (<18 år) bör inte engageras vid herrkavlen, dock kan de hjälpa
till vid damkavlen under dagen.
8) I god tid innan tävlingen (minst ett par månader) bör man säkerställa att lämpliga vätskekärl
finns. När det gäller stora vätskekärl, termosar, samt övrigt material bör man se över möjlighet
att värma vatten på ett effektivt/snabbt sätt.
52
10MILA 2011 Slutrapport Skogen – Media / VIP i skogen
Förberedelser
Förberedelserna gick ganska bra, dock några småsaker som kan förbättras.
Osäker på hur marknadsföringen har gått till för detta men betydligt fler borde vara med.
På ungdomskavlen respektive damkavlen var det kanske 15 st besökare varav alla utom en var
inbitna orienterare alternativt från Skogssport.
På förstasträckan var det ca 40 st ute i skogen men då serverades även ärtsoppa vilket säkert
lockade några.
Så gott som alla var inbitna orienterare. Borde vara flera journalister respektive sponsorer med
här.
På långa natten var valet av kontrollpunkt bra och ca 15 st var med, i princip samma gäng som
på dagen.





Vi var osäkra på hur många som skulle dyka upp. Vet ej heller vilka som blev inbjudna.
Listan borde tas fram gemensamt och speciellt markera vilka sponsorer som var bjudna.
Val av platser för besök bör samordnas med skogspeaker teamet, blev lite muttrande på
en kontroll
Besöken bör ske vid kontroll. Vid ”ärtsoppebesöket” på herrarnas sträcka 1 stod vi längst
med en åkerkant.
Kartor och banor bör delas ut till de som är värdar så förberedelser kan ske och
beskrivningar kan förberedas av banor och vad löparna är ute på.
Uppskattat med information på bussresorna om tävlingen och gamla Tiomila historier.
Under skogsbesöken



53
Möjlighet till onlinebevakning bör ordnas så att rapporter kan ges på plats.
Tror att det skulle vara bättre med kontroller närmare mål så det hela inte behöver ta så
lång tid. Tror fler följer med då.
Det bör inte göra så mycket att man syns vid kontrollbesöken. Något får man
offra/planera om vi ska nå ut.
Under tävlingen (löpande)

54
Organisation för personliga besök med enskilda journalister som vill ut bör möjliggöras.
10MILA 2011 Slutrapport Skogen – Väg- och broövergång
Erfarenheter från vägövergången:
Allt fungerade mycket bra vid bropassagen, inga som helst incidenter förutom en kille som
skadat ena knäet strax innan men inte ville till sjukvård utan prompt skulle halta vidare, samt en
annan som slagit sönder sin kompass, han fick låna min (fick faktiskt tillbaka den efteråt).
Det enda negativa jag kan komma på var att vi hängde upp skärm + reflex i vardera änden av
bron och det var ett flertal som blev lite konfunderade och undrade om de skulle stämpla där
(ingen stor ”grej” direkt).
Annars kan jag ju konstatera att tätlagen/eliten är så fokuserade att jag undrar om de
överhuvudtaget märkte vad de sprang på, de reagerar ju inte ens på hejarop. Annat är det med
lagen som är lite efter, de tackade och hejade tillbaka. En del tom stannar och snackar lite (tar
väl varje chans till vila).
Flera kommenterade också vilket mastodontbygge bron var.
Kan också nämna att det på söndag förmiddag dök det upp en "civil" gubbe som sa att han
bodde i Norrga och var markägare i området. Han verkade mycket intresserad av vad som
pågick och ställde många frågor om hur 10MILA fungerar. Han skulle sen hem och hämta
kamera för att fota bron.
Erfarenheter från vägövergången:


55
Var förberedda att en del bilar inte respekterar sänkning av hastighet trots skyltar och
markeringar.
Bygg tydliga hinder om det behövs för att tvinga fram hastighetssänkning.
Bilagor:
Se bilaga 2 med ZIP-fil
56
8.Tävlingsadministration
Detta block innefattade allt som har med ”teknik” att göra, dvs Arenaproduktion inkluderat
storbild, onlinekontroller, websändniingar, speaker mm, det rent tävlingstekniska i form av
anmälningshantering, in/ut-checkning, tidtagning, resultat, tävlingsexpedition mm samt att
vi även stod för internet och IT-infrastrukturen på TC.
Vi organiserade oss på tre ben, ett för Arenaproduktionen, ett för Sekretariatet
(tävlingstekniska) samt ett ben för Utrustning (datorer, nätverk, internet).
Organisation
Samuel Henriksson (SOL)
Tomas Hultqvist (TSK)
Arenaproduktion
Göran Längheim (TSK)
Sekretariat
Johan Tallhage (SOL)
Utrustning
Anders Johansson (TSK)
Dessa tre ben har sedan organiserat sig själva efter behov och löst sina uppgifter
tillsammans med Samuel och Tomas och andra berörda personer/grupper. Samuel och
Tomas har följt upp hur arbetet fortskridit och stämt av läget/problem.
Teknikskiften
Ganska tidigt började diskussionerna kring hur vi kunde sänka kostnaderna för, samt
förenkla TV-produktionen. Även frågan huruvida vi skulle gå över och använda OLA
istället för SITimec diskuterades redan under 10MILA-konferensen 2009. I april 2010 tog
vi ett inriktningsbeslut om att använda OLA. Vi hade diskuterat detta med Niklas Wrane
på SOFT samt hade Tiomilaföreningen bakom oss. Vi började även sikta in oss på CLTmedia som produktionsbolag. Efter att ha följt deras produktion av U10Mila 2010 träffade
vi dem under hösten med goda resultat. Efter detta möte blev målet att använda tekniken
som de använder för att skicka tv-signalerna även för att skicka hem onlinestämplingarna
ifrån skogen. Deras teknik bygger på ett trådlöst IP-nätverk bestående av i vårt fall 8
master sprida över tävlingsområdet med åtminstone 1 mast i anslutning till online/kamera
kontroller. Allt var dessutom batteridrivet och kamerorna för natten var av IR typ så
varken ljud eller ljus avslöjade kontrollerna (i webbsändningen kan ses löpare stå 20-25
meter ifrån kontrollen och grubbla över var de är….)
Det var naturligtvis en stor risk med dessa två stora teknikbyten, men det var ingalunda
några förhastade beslut. CLT var väldigt positivt att jobba tillsammans med. Tekniken
med trådlöst gjorde att vi sparade fruktansvärt mycket jobb på att slippa dra ut
kilometervis med kabel i skogen. När vi dessutom kunde spara in radioutrustning för
57
onlinestämplingarna blev det ju ännu bättre. Sedan blev prislappen dessutom lägre än
tidigare år. Att byta till OLA kände jag (Samuel)
mig personligen väldigt trygg med. Det hade redan under 2009 och 2010 anordnats flera
stafetter med OLA, bland annat U10Mila 2010. Under hösten 2010 skrev jag ihop en
simulator som testade OLA med simulerade 10MILA-tävlingar samt lade även till en
’Kiosk’ och rullande förvarninigs-vy mm i OLA.
Bägge dessa teknikskiften känns efteråt väldigt bra att vi gjorde, visst fanns det
fortfarande några buggar i OLA och TV-produktionen kan säkert bli ännu bättre och
smidigare, men totalt sett känns det som ett steg i rätt riktning för 10MILA. Gällande
OLA och 10MILA 2011 finns en separat rapport.
Problem som uppstod under tävlingen
Online-kontroller:
Vi hade problem med två online-kontroller (vid lidavägen). Problemet var att CLT:s mast
inte fungerade som den skulle (Wilsson bröderna besökte den under natten utan att kunna
avhjälpa problemet), det gick inte att få någon kontakt med den. Johan Wilsson sa efter
tävlingen att det varit något med antennen på den.
Någon av förvarningarna dog i slutet av tävlingen, antagligen pga batteri i
samlingsboxarna.
Datorn/nätverket där förvarningarna kom in hickade till en liten stund under damkaveln
och gjorde att vi missade några förvarningar.
Websändning:
Under cirka 45 minuter natten mot söndagen var websändningen nere pga ett strömavbrott
i vagnen där produktionen skapades.
Online-resultat:
Det som ledde till störst diskussion på webben var ju att vi inte fick ut de online-resultat
som vi hade tänkt oss under Ungdomskaveln och damkaveln.
Vi fick inte upp den nätverkstunnel som skulle användas för att replikera ut databasen
utanför arenan. Mellan Ungdomskaveln och Damkaveln kopierades databasen ut på nätet .
Under damkaveln lade Henrik Persson upp statiska resultatlistor var 5:e minut. Vi fick
igång en ny linux-server i Amazon-molnet för webbresultat och databas dit vi sedan även
fick igång replikeringen av databasen. Både SmartPhone-apparna och webbresultaten gick
sedan under Herrkaveln mot denna databas. Databasen gick på knäna i samband med
Herrarnas första och sista sträckor trots att vi trimmade cache mm , men funkade iallafall.
Min telefon vibrerade varje gång Kalevan passerade någon online-kontroll och har hört
flera som följde sina lag via SmartPhones under natten.
58
Pappers-resultat:
Utskriften av resultat buggade. I början kom listorna ut i startnummer ordning, efter första
buggfixen kom de ut i bokstavsordning, sedan blev det i korrekt ordning.
Utskriftsrutinen är gjord så att endast uppdaterade sidor ska skrivas ut, här hittades
ytterligare en bugg som gjorde att en del lag inte kom med och utskrifterna fick startas
om. Till och från skrev vi även ut resultatlistor i annat format. Detta var en del som inte
hade testats i samband med simulering tidigare. Alla dessa nya utskrifter gjorde att vi fick
brist på papper.
Felaktiga tider:
Två problem med tider i systemet uppstod under natten. Först var det en bugg i OLA i
samband med måndasskifte. Lag som startade före midnatt fick stämpeltider/måltider
eftermidnatt satta till 1 april istället för 1 maj och fick då en negativ tid och sedermera
alldeles för lång tid på nästa sträcka. Detta buggrättades efter en stund. Under tiden satt
Henrik Persson och rättade tiderna on-the-fly!
Nästa fel med tiderna inträffade i samband med att vi var ute och letade efter
Fredriksstads löpare klockan 06.00. Vi glömde sätta om ”nolltiden” i OLA, skulle ha
gjorts innan klockan 06.00 men skedde cirka 06.10. Tiderna som kom in däremellan fick
manuellt uppdateras.
SI-8:
Ett flertal, framförallt finska lag hade SI-8 pinnar, vilket inte OLA stödjer (I inbjudan
hade vi skrivit SI 5,6,9). Dessa pinnar fick vi läsa av manuellt med SportIdents
kvittoskrivare och godkänna manuellt. Efter tävlingen fördes dessa splittider in manuellt
för att få en komplett resultatlista i WinSplits.
Framgångar
Incheckningen:
Funkade mycket enklare en vi hade kunnat hoppas. Genomflödet var större än väntat. (De
trodde i samband med ungdomsstarten att flera lag gått in direkt utan att passera
incheckningen pga att det gått så snabbt och smidigt, men så var det inte.) Många positiva
kommentarer på detta! Dock var det flera lag som inte hade koll på vilka pinnar de använt
utan kom dit med en hel påse för att testa sig fram. Några fåtal lag som hade knutits fel,
men de upptäckte det själva i kioskerna och gick tillbaka till incheckningen. Orsaken var
att någon antagligen var lite för snabb med scanningen av nästkommande nummerlapp.
59
Kioskerna:
Inga kända problem. Lagom långa (korta) köer.
Förvarningsmonitorer:
Inga kända problem. Ingen trängsel, löparna sprang förbi och tittade till och från.
Webbradio:
Inga kända problem. Läste på TSK:s sida att de hade någon i Thailand som lyssnade på
detta mellan dopp i poolen.
Fållaräknarna:
Tror aldrig de har funkat så bra som de gjorde i år! Helt problemfritt (nåja två av räknarna
vägrade visa mellersta 0:an i slutet av herrkaveln, fuktproblem? De funkade någon dag
senare).
Grafik:
Funkade fint. Såg riktigt snyggt ut! Real-tid vid tv-stämplingarna som var minst lika bra
eller bättre än vad SVT ofta erbjuder på skidtävlingar mm! I samband med
ungdomskaveln såg kom tiden för stämplingen upp i grafiken innan ungdomarna hunnit
dra upp pinnen ur enheten.
GPS:
Funkade fint. Man hittade ju en tappad GPS mha trackingen =)
IT:
Nätverk/datorer funkade strålande under tävlingen. De problem som dök upp löstes
snabbt.
Killarna jobbade suveränt!
Alla datorer plockades in vid midnatt på fredagen efter test. På lördag morgon började de
sättas ut och startas upp igen klockan 06.00!
SI-Enheter:
Ingen enhet behövde ersättas med någon joker-enhet under tävlingen. En byttes ut i
samband med utsättning innan herrkaveln där man tyckte det var för dåligt/inget ljud.
60
Websändninig för nedladdning:
Hela websändningen fanns för nedladdning något dygn efter tävlingen!
WinSplits och Runoway:
Resultaten finns i WinSplits och Runoway
Resultat:
Efter lite uppdateringar av OLA kom resultat inklusive växlingsplaceringar ut.
Omstartande lag hamnade automatiskt efter ej omstartande lag.
Arenaproduktion (Göran Längheim, TSK)
Storbildsskärmarna
Den skärmen vi hade genom CLT var på 9,5 kvm. Vi var tvungna att placera den i
skogskanten pga det stora vindfång den utgjorde. Min tanke var annars att den skulle ha
stått så nära fållorna som möjligt. Min uppfattning från samtal med CLT var att skärmen
satt monterad i ett släp. Men det visade sig att vi var tvungna att hänga den i en rigg.
Skärm nr. 2 var på 15kvm och var inte planerad från början. Den var ett ”bonuslån” från
det företag som hyrt den skärmen på ett år.
Webb-TV, onlineresultat
Att replikeringen av databaserna inte gick igång under den tidiga tävlingen är bara att
beklaga. Systemet var i funktion dagarna innan tävlingen och problemen med databasen
inte förutsägbara.
Vad det gäller webb-TV hade jag önskat en kanal där vi kunde visa släpande kamera från
den senaste TV kontrollen. CLT hade med sig en sådan dator men jag hade brustit i
kommunikationen med webb-TV ansvarig om den extra kanalen. Det blev aldrig tid att
sätta upp den dagen innan tävlingen.
Vad jag förstår hade vi kunnat snäppa upp kvaliteten på sändningen då vi hade alla
signaler i HD hela vägen.
CLT Media
Lätta att samarbeta med. Det var aldrig några problem med att lösa de problem som
uppstod pga missförstånd i kommunikationen veckorna innan tävlingen.
61
Övrigt
Värt att nämna där är den finska speakern. Den finskspråkiga radiokanalen uppskattades
av den finska publiken. Tyvärr visade det sig att många av dem lyssnade på sändningen
på webben och inte via FM-bandet vilket gav dem en fördröjning mellan bild och ljud
vilken de hade sluppit om de lyssnat på FM radion. Där hade vi kunnat sålt in FM radion
lite bättre. Tyvärr fick vi inga signaler om problemet av de finska lyssnarna under
tävlingen.
TV-produktion (Ingemar Åkerman, TSK)
Personal
Lars-Göran
Ingemar Åkerman
Jimmy
Per
Två kameramän
Ulf
Bosse
Andreas Aasa och Björn Normark
Henrik & c:o
Ola Jodal
Rudolf Hersén
Ola Fransson
(bild)Producent
Scripta, assisterande producent
Ljud
Teknik
Fjärrstyrande kameraman
Inspelare
Grafik
Skogskameror
Speaker
GPS
Ljud
Sammanfattning
TV-sändningen blev OK trots en hel del tekniska brister inledningsvis. Ungdomsstafetten
och även i viss mån damstafetten blev pilotstudier inför herrstafetten. Kommunikationen
mellan speaker, produktion och grafik fungerade bra. Det är av största vikt att ha en
erfaren orienterare i produktionsteamet för att låta speakern fokusera på att referera.
Viktigt att tidigt varsko speaker eventuella tekniska brister i förberedande syfte.
Damtävlingen är så intensiv att det är svårt att få med ”breddrapporteringen”, medan det
finns mer utrymme för detta under herrtävlingen. I princip alla bilder som visades var
”live” och en förbättringspunkt är att utnyttja mer inspelat material. Detta är dock svårt
med avseende på främst grafik.
Allmänt om täckning av tävlingen
Två fjärrstyrda kameror samt två kameramän vid själva arenan. Ett antal TV-kontroller,
varav några var fastmonterade och fjärrstyrda medan andra var bemannade.
Onlinekontroller som till stor del överensstämde med TV-kontroller. Två
62
skogsspeakerpatruller. Fokus på en TV-kontroll per sträcka är fullgott, undantaget de 2-3
längsta sträckorna, där tidsschemat tillåter ytterligare bevakning.
Jag tycker exempelvis att man som web-tittare ska kunna få välja att se produktionen eller
en skogskamera efter eget val.
Grafik
Grafikgänget gjorde en bra insats och var uppdaterade med tidsschema. Förberedelserna
kunder dock varit bättre. Grafiken bör ha orienterarerfarenhet.
Viktigt att innan tävlingen sätta sig ner och resonera hur man vill visualisera ett fåtal
standardbilder.
Förslagsvis: Innan start, skogskontroller, skogsspeaker, växling, resultat, intervju,
prisutdelning mfl.
Hela tävlingen: Fröken Ur-tid högst upp i ett av hörnen.
Innan start: text i nederkant ”Start damer 14:00”, att lägga in med jämna mellanrum.
Under tävling: text i nederkant med aktuell sträcka och sträcktid (ej tävlingens totaltid).
Bör synas så mycket som möjligt. Ex: ”Herrar sträcka 2 28:25”
Skogskontroller: Antingen kompletteras texten med aktuell sträcka och sträcktid med en
kilometerangivelse, ex:”Herrar sträcka 4 6,7 km 33:15”, alternativt en
kilometerangivelse i överkant.
När första lag stämplar så förstoras denna angivelse och de tre senaste lagen visas med tid
efter första stämpling.
Skogsspeaker: Bild eller inte? Kilometerangivelse? Här borde man passa på att lägga in
gamla resultat, helsida med tio lag per sida från exvis senaste växling/skogskontroll.
Växling: Se skogskontroll
Resultat: Tydlig rubrik i still med ”Damer sträcka 2 3,5 km” eller ”Herrar sträcka 8
växling”. 10 lag per sida.
Intervju: Snabb åtkomst till tävlingssystemet för att få upp namn och klubb. Kanske även
en kommentar i stil med: ”Gustav Bergman OK Ravinen – först till växling på sträcka 8”
En del av ovanstående saknades i år, och fick antingen utelämnas eller lösas under
tävlingens gång. Några exempel:
Under ungdomstävlingen och damtävlingen visades den totala tävlingstiden rullande vid
inväntan till passering, växling och målgång. Detta är en ointressant tid att visa (eventuellt
undantaget själva målgången). Åtgärdades till herrtävlingen.
Ungdomslagen hade fyrsiffriga nummerserier, vilket ledde till fula radbrytningar i
resultatlistan. Åtgärdades under ungdomstävlingen.
Till detta kom en del strul i själva OLA-systemet vilket ledde till att vi inte alltid hade
korrekta resultat att visa. Hellre då inte visa något.
63
Bildproduktion
Undertecknad tog delvis över som producent och Lars-Göran agerade mer underordnad
bildproducent. Samarbetet var mycket bra. Tidsschema från samtliga banläggare
fungerade också mycket bra.
Detta var min första erfarenhet av TV-produktion överhuvudtaget, men jag har desto
större erfarenhet av att vara åskådare och vet vad som är intressant att visa. Jag har
dessutom flera års erfarenhet som speakerchef/speakerstöd och förstår vikten av att
underlätta speakerns arbete så mycket som möjligt, antingen genom att agera proaktivt
och ligga steget före, alternativt att tidigt meddela när någon teknik riskerar att inte
fungera.
Den största bristen jag själv upplevde (och detta var först i efterhand) är kunskapen att
tänka i mer än en tidsdimension. Sändningen var nästan uteslutande ”live”, men det
uppstår under en sådan tävling som tiomila flera ”krockar” där man borde arbeta mer med
inspelat material och visa detta så fort tillfälle ges. Till detta kommer ännu en utmaning
hur man tydliggör detta med grafik vid sådana tillfällen.
GPS
Liksom för grafiken är det viktigt att sätta sig ner innan och samråda hur man ska jobba
mer GPS. Minst en erfaren person borde hela tiden följa GPS-trackningen. Mer fokus
borde läggas på att återuppspela äldre tracking gentemot att ligga ”live”. Exempelvis
återuppspelning av större misstag, återuppspelning av två skilda vägval där man simulerar
gemensam start från föregående kontroll (vet ej om programmet stöder detta).
Trackningen hade dessutom nästan en minuts fördröjning, vilket gjorde det olämpligt att
redovisa online-kontroller och skogsspeakerpasseringar live.
Dessutom bör man fundera över upplösningen på GPS-kartan, då den i år var oläslig på
storbildsskärmen.
Metoden för att tilldela GPS fungerade inte heller bra då flera tätlag saknade GPS långt in
på tävlingen. Halvvägs in i herrtävlingen bytte även markörerna förkortningar.
Skogskameror
Så vitt jag förstod så var det delvis ny teknik med obemannade fjärrstyrda kameror, vilket
delvis fungerade mycket bra. Vissa kamerapositioner borde kanske ha granskats i detalj
av någon med orienterarerfarenhet. Tekniken brast ibland, men över det stora hela mycket
bra. Särskilt bra var de mörkerseende kamerorna som användes under nattsträckorna. Den
stora bristen låg i bemanningsplaneringen, vilken inte riktigt var genomtänkt från början.
64
GPS-tracking (Rudolf Hersén, TSK)
I sändningsvagnen behövdes 2 datorer; en för utsignal till mediesystemet och en för att
kunna köra admingränssnittet etc. Antal personer i sändningsvagnen: 1 ordinarie och en
avbytare. Naturligtvis krävdes en hel del samarbete med orienteringsförbundets GPSansvarige, Henrik Skoglund.
Den största missen var att inte synka inkopplingen till mediesystemet innan
tävlingsdagen. Enligt Henrik Skoglund skulle Mediatech kunna beskära bilden från
trackingdatorn så att man kan ändra zoom och andra parametrar under sändning utan att
det syns på sändningen. Vid studiebesöket på IKHP:s elitserietävling fungerade det också
precis så, men när jag försökte förklara detta för producenten på 10mila sa han bara: "jag
kan inte zooma i den bilden". Resultatet blev att 720p-bildsignalen (som såg väldigt bra ut
i mediesystemet) skalades ner brutalt på storbildsskärmarna, och det krävdes en hel del
justeringar innan det gick att se något överhuvudtaget på skärmarna. Dessutom såg det
förmodligen ganska oprofessionellt ut när jag jobbade med användargränssnittet mitt i
live-sändningen.
Något att tänka på för kommande tävlingar är att man inte har många sekunder på sig att
definiera vilka lag som ska ha GPS när löparna är ute på en kort sträcka.
GPS-utlämning/inhämtning (Rikard Imark, TSK)
1. Kändes lite överbemannad (typ en person för mkt), men det berodde kanske på att
familjen Cavanagh jobbade hela vägen :-)....
2. Gränssnittet för att knyta GPS-enhet till lag/sträcka är i princip textfilsbaserat och kan
förbättras så att risken för fel minskar. Lag som ska ha GPS ändras ju från sträcka till
sträcka.
3. Löpare glömde ibland lämna tillbaka GPS, speciellt om man gått igenom intervju och
smet ut annan väg. En annan placering av utstämpling och GPS-återlämning kanske kan
underlätta.
Webb-TV (Henrik Persson, TSK)
Statistik Qbrick


65
Maximalt antal tittare under sändningen var: 952 stycken
Total mängd distribution (2011-04-30 – 2011-05-02): 5.89TB*
o *Dag 1 = 1,77TB (30% av totala tittarna under helgen)
o *Dag 2 = 4,12TB (70% av totala tittarna under helgen)
o
o
Sändningen visades i kvalitén 520 kbit varav ca 450 kbit var bild och 70 kbit ljud.
Upplösningen var 480 * 272 pixlar.
Statistik användare/betalningar hos Payson


Kostnaden för att se sändningen var 90 kr
Antalet betalande användare: 2919 st
o Betalande 2010:
3491 st
o Betalande 2009:
3174 st
o Betalande 2008:
3622 st (olika avgifter/sändningar)
Ekonomi
Intäkter via Paysons betaltjänst
2919 betalande á 90 kr
Återbetalningar (9 st)
Till arrangemanget
Kostnader Qbrick
Fast kostnad:
Rörlig kostnad:
Moms:
Totalt
Prel netto
245 423,49 kr
- 810 kr
245 072, 49 kr
30 345 kr
15 895 kr
11 560 kr
57 800 kr
187 272 kr
Utrustning, webbsida och teknik
Innan tävlingen
Leverantören CLT Media med underkontrakterade bröderna Wilsson hade
streamingdator med sig.
De körde Flash Media Encoder för att ta in den digitala signalen i datorn och göra om den
till sändbart format för att skicka upp till Qbricks servrar.
Vi ställde in programvaran så att den också sparade ner hela sändningen till hårddisk
utöver att den skickade allt till Qbrick. Detta för att kunna lägga ut hela sändingen efter
tävlingen.
Från Qbrick hade vi tecknat avtal om att använda 3TB data och sedan överskjutande
trafik på rörlig kostnad. Qbrick sköter om själva distributionen av videoströmmen.
Qbrick kontakter


66
Patrik Töllborg, avtal m.m. - [email protected]
Christina Fox, teknisk kontakt - [email protected]
På TC hade vi fyra internetuppkopplingar och valde att använda den snabbaste
uppkopplingen (ca 60-70 mbit/sek) för streamingen.
Webb-TV sidan
Henrik Persson kodade en helt ny Webb-TV sida att använda för användare och betalning.
Tidigare år hade denna tjänst köpts in externt och medfört kostnad men vi gjorde den nu
själva. Användarna skapade en egen inloggning och gick sedan vidare med betalning hos
Payson.
Den tekniska lösningen bygger på att sidan för Webb-TV skickar användarna vidare till
Payson där betalning sker och så skickas man från Payson automatiskt tillbaka till WebbTV.
Adressen till sidan var webtv.10mila.se och den flyttades också från 10MILAs
huvudserver till en tillfällig server i Amazons moln för att sprida lasten.
Så mycket last och trafik genererar inte webbtv för 10MILA men mest för att vara på den
säkra sidan.
Antalet registrerade användare var ca 3300 men betalande bara 2919 personer.
Under tävlingen
Registreringen via webbsidan fungerade bra. Enda plumpen är att många råkar skriva in
fel mailadress vid registrering så det blir fel inloggningsnamn och en massa
mailstudsande. Man ska ha dubbla inmatningsfält för mailadresser för kommande år så att
detta problem minimeras.
Registreringssidan öppnas på onsdagen och det räcker gott och väl.
En del användare hade trots enkelheten i Paysons betalning och tydliga instruktioner på
sidan problem med att hitta länkar och förstå hur man betalade. Är man ovan med
internetbetalningar uppstår detta problem men vi använde samma typer av nomenklatur
som man brukar använda.
Några användare fick också något strul med betalningen hos Payson och dirigerades
tillbaka till 10MILAs sida som ej betalande trots att de hade betalat. Exakt var problemet
ligger har inte gått att utreda. Vid alla tester av 10MILA har betalningarna aldrig strulat,
men tydligen så är systemet inte felfritt. De personer som dubbelbetalat eller mailat och
sagt att de hade problem med betalningarna fick godkännas manuellt. Detta manuella
handpåläggande tar förstås lite tid, men måste göras.
Till årets tävling hade också en speciell supportmailadress gjorts i ordning.
[email protected] var adressen och dit kom det väldigt många olika frågor.
Alltifrån att påståenden som att det inte fungerar och någon som hade problem med bilen
och hackande webb-tv.
Några användare hade också problem med att komma igång eller inte få sina lösenord att
fungera. Då fick man helt enkelt generera ett nytt lösenord till dem så fungerade det.
Lösenorden är krypterade när de lagras så det går inte att se en användares lösenord utan
67
bara göra ett nytt. Det är svårt att kunna avgöra vad sådana fel exakt beror på. För
tekniska problem med själva sändningen hänvisar man till omstart av webbläsare och
dator.
För betalproblem får man rota djupare i frågan och i de allra flesta fallen löser det sig.
På webbtv-sidan fanns det även en hjälpsektion jag tror att flera användare tittade på
innan de kontaktade oss på supportadressen.
Från ca 01.45 – 02.30 hade vi ett elavbrott som drabbade streamingdatorn. Det gjorde att
webbsändningen helt stannade och fick en hel bunt med mail om detta. Det tog ett tag att
starta upp allt igen men när elen kom tillbaka kom sändningen igång snabbt. Vi
informerade om elavbrottet både på 10MILA.se och på webbtv-sidan. Resten av tiden flöt
sändningen på bra.
Sändningen startade ca 10.00 på lördagen och avslutades ca 10.30 på söndagen.
Efter tävlingen
Efter tävlingen har ett antal återbetalningar gjorts på folk som gjort dubbla inbetalningar.
Endast en person yrkade på att få tillbaka pengar för sändningen när det var strömavbrott
men det betalades aldrig tillbaka.
Qbrick hade förordat att vi skulle köpa 3TB data för att förra året användes ungefär 3,5
TB och då var det mer lönsamt att köpa 3TB och lägga till resten på rörlig kostnad. Nu
blev den totala datamängden hela 5,89 TB vilket gör att det blir ganska dyrt för den
datatrafik som vi inte räknade med. Till 2012 bör man kanske göra upp avtal om att köra
5TB redan från början.
På måndagen efter tävlingen publicerade vi även filerna från sändningen som en Torrentfil på Pirate Bay med länkar från både Alternativet.nu och 10MILA.se. Detta var mycket
uppskattat och är något som ska göras följande år. Spelar ingen roll att sändningen är i
lågupplöst kvalité. Huvudsaken är att den finns tillgänglig.
Plus och minus – vad kan göras bättre till 2012
+ Enkelt att betala via Payson. Ytterst få av 2900 betalande hade problem. Kanske 1% av
användarna.
+ Avgiften 90 kr var inga problem att betala för 24 timmars orienteringsunderhållning.
+ Bröderna Wilsson hade full koll på streamingdatorn.
+ Inga problem med drift förutom vid strömavbrottet.
+ Snabba svar på supportmailen uppskattades. En person ska vara avsatt för detta.
+ Att hela sändningen sedan lades ut på nätet. Bra för de som var på plats och inte kunde
följa sändningen live.
- Fortfarande lite småstrul med en del Payson-betalningar. Inte konstaterat var problemet
ligger utan det drabbade ca 25 användare.
- Många registrerade sig med fel mailadresser och kunde sedan inte logga in.
Förtydliga/dubblera formuläret för mailadress till 2012
68
- Datatrafikmängden blev mycket större än förväntat. Qbricks kalkyler borde varit bättre.
Supportmailen
Under helgen inkom en hel del mail till webtv_support gällande dels problem, men även
en hel del bitska och inte så roliga kommentarer. Henrik Persson svarade på allt nästan
med studsande svar.
Onlinekontroller
Dessa började sättas ut under fredagen. Att lägga ut seriekabel ifrån stämplingsenheterna
till samlingsboxarna och sedan vidare till CLT:s master tog betydligt mycket mer tid än
planerat. Dessutom visste vi inte alltid var vi skulle koppla in oss då CLT:s utrustning inte
var på plats. Här skulle vi tillsammans med dem planerat mer i detalj var och hur vi skulle
koppla ihop oss. Batterier till samlingsboxarna sattes ut i nära anslutning till att de första
löparna skulle passera respektive kontroll. En tanke för framtiden är att kunna använda
batterierna som CLT ändå har ute för sin utrustning. De kan ju även aktivera dessa via ett
telefonsamtal! Enheten vi kopplade in oss i kunde cacha upp till cirka 400 stämplingar
ifall nätverket skulle försvinna. Stämplingarna gick sedan in i OLA via virtuella
serieportar på en dator som var kopplad till både CLT:s nätverk och vårat tävlingsnätverk.
Vi skulle haft någon personal som var dedikerad att ha koll på onlinekontrollerna
inklusive målkontrollerna under tävlingen. Någon av förvarningskontrollerna strulade mot
slutet.
Sekretariat (Johan Tallhage, SOL)
Gruppen ”Sekretariatet” omfattade
- Sekretariat
- Incheckning
- Utstämpling
- Tävlingsexpedition
- Röd utgång
- Resultatplank
- Kartinsamling vid målgång
Konstateranden, tyckanden, saker som gjordes bra, kunde gjorts bättre:
- Chefen för gruppen bör ha god erfarenhet från OL-tävlingsarrangemang. (Bättre
än årets).
- Bra att vi var 4 i sekretariatets styrgrupp, helst utsedda ett år i förväg.
- Gruppen borde gemensamt gått igenom förra årets erfarenhetsdokumentation.
69
-
-
-
Gruppen måste vara förberedd på att lägga minst 100 arbetstimmar/person exkl
tävlingshelgen. Sista veckan innan tävlingen beroende av minst en person på heltid och
flera personer tillgängliga samtliga kvällar (hämta och köpa prylar, fixa med pinnar och
enheter, lagkuvert mm)
De PM, rutiner och blanketter som producerades av Fanny var mkt värdefulla. Nästa års
arrangörer bör få dessa. Finns tillgängliga genom Fanny eller Samuel.
Sekretariatet bör ha mer kunskaper generellt i OLA, inte bara i de rutiner/funktioner man
gör när allting funkar.
Sekretariatet alltför beroende av få personers kunskap i OLA.
Sekretariatsboden var alltför mkt soptipp. Förutsättningarna inte klargjorda innan, vilka
som skulle vara där och hur mkt plats de behövde.
Bristfälliga genomgångar och schemaläggning INNAN av vad som ska ske EFTER
tävlingen, vem som ansvarar för vad (montera ner utrustning, ta hand om utrustning,
restkartor, avstämning pengar, arbetsfördelning av efterarbete, utskick kartor etc)
Oklart vem som ansvarade för att lösa problemen (främst resultatutskrifterna) och vad
status var.
Oklar rollfördelning mellan info-gänget och tävlingsexpeditionen.
Tydligare styrning och ordergivning vid kris. Det tog två timmar vid konstaterande att
person var försvunnen innan personal var färdiga att gå ut på skallgång.
Bättre framförhållning på vilka som skulle ingå i skallgångsgrupp. Bokades upp sista
veckan.
Tävlingssekretariat (Fanny Deckner, SOL)
Slutrapporten för sekretariatet för 10MILA 2011 är upprättad av Fanny Deckner med hjälp
och synpunkter från de personer som arbetade i sekretariatet under tävlingsdygnet. Rapporten
är uppdelad i utrustning, personal, saker som fungerade bra samt saker som fungerade dåligt.
Utrustning
I tabellen nedan (tabell 1) listas den utrustning som användes i sekretariatet. I första
kolumnen listas den utrustning som fanns på platsen, i efterföljande kolumn den utrustning
som verkligen användes och i den tredje kolumnen ges kommentarer till vissa
utrustningspunkter.
Tabell 1. Utrustning för sekretariatet 10MILA 2011
70
Utrustning på plats
5 st datorer med
OLA
2 st skrivare
Utrustning som
verkligen användes
4 st datorer med OLA
2 st skrivare
1 låda skrivar-papper Ca 4000 ark
(2500 ark)
1 st loggbok
1 st loggbok
3 bord (två med
datorer och ett med
skrivarna)
Alla användes
4 stolar
1 sträcktidsskrivare
4 stolar
1 sträcktidsskrivare
1 uppsättning med
samtliga kartor
10 st pärmar
1 uppsättning med
samtliga kartor
2 st pärmar
10 st pennor
5 st pennor
2 st hålslag
1 st hålslag
71
Kommentar
4 st datorer som enbart används i sekretariatet
kändes som ett lagom antal datorer. Dessa
kunde med fördel ha varit utrustade med
internet. Gärna minst en av dessa bör också
vara utrustad med office-paketet (Word,
Excel, m.m.)
Det verkade dock vara strul med att få båda
att fungera (se mer nedan rörande
resultatutskrifterna). 2 st skrivare är nog ett
bra antal, en som endast skriver ut resultat och
en som skriver ut övrigt.
Skrivarpapper fick fyllas på under tävlingens
gång på grund av strulet med
resultatutskrifter. Det verkliga behovet om
resultatutskrifterna fungerat som de skulle är
dock inte känt.
I denna loggbok registrerades alla ändringar
som gjordes i OLA. Den var värdefull att ha
speciellt då det blev mycket problem med
SI8-pinnarna (se mer info om detta nedan)
Det bör finnas plats för samtliga datorer samt
gärna lite utrymme att placera papper och
pärmar. Det efterfrågades mer arbetsytor
kring datorerna.
Denna användes flitigt då det dök upp
frågetecken rörande stämplingar, SI-pinnar
m.m.
Dessa användes också en hel del för att bland
annat kontrollera eventuella felstämplingar.
En pärm användes till lagändringsblanketter
och en pärm användes till papper rörande
hyrpinnarna.
Pennor används och kommer lätt bort, varför
det är bättre att ha för många.
Användes främst för att göra hål i
lagändringsblanketter.
4 st skrivblock
1 st skrivblock
Personal
Sekretariatet var under tävlingsdygnet bemannat enligt tabell 2.
Tabell 2. Bemanning i sekretariatet under 10MILA 2011.
Sekretariat
Ansvarig: Fanny Deckner
fredag
kl 16 - 21
lördag
kl 08 - 12
kl 12 - 16.30
kl 16.30 - 21.30
kl 21.30 - 01.30
Fanny Deckner
Edvin Lindmark
Fanny Deckner
Monika Larsson
Edvin Lindmark
Gunnar Johansson
Gunnar Johansson
Björn Lönne
Anders Friström
Fanny Deckner
Fanny Deckner
Gunnar Johansson
Katarina Sahlsten
Edvin Lindmark
Björn Lönne
Anders Friström
söndag
kl 01.30 - 05.30
kl 05.30 - 08.00
kl 08.00 - 09.30
kl 09.30 - 13.30
kl 13.30 - 18.00
Lars Segerman
Edvin Lindmark
Katarina Sahlsten
Björn Lönne
Gunnar Johansson
Björn Lönne
Katarina Sahlsten
Fanny Deckner
Björn Lönne
Edvin Lindmark
Gunnar Johansson
Fanny Deckner
Fanny Deckner
Catarina Rolén
Edvin Lindmark
Anders Friström
Personalbemanningen bedöms ha varit tillräcklig hela tiden. Bedömningen är att ingen
kunde ha tagits bort även om det var lugnt för vissa personer vissa tider så är det svårt att
veta när det kommer in saker som behöver behandlas.
Saker som fungerade bra
Nedan listas några olika funktioner och arbetsmoment som fungerade bra i sekretariatet
under 10MILA 2011. Till varje rubrik finns en kort beskrivande text av vad som
fungerade bra och varför.
Ändra laguppställningar
Lagändringblanketterna för lag som ej hunnit ändra laguppställningen på internet
lämnades in i tävlingsexpeditionen varifrån de sedan lämnades vidare till sekretariatet.
Därefter utfördes ändringen i OLA under funktionen ändra laguppställning. När
laguppställningen var ändrad signerades blanketten och sattes in i en pärm. Hela denna
arbetsgång fungerade smidigt och i stort sätt utan några som helst problem. Den enda
egenheten var att för att ändringen skulle tas i OLA var man tvungen att byta rad, inte
bara trycka på spara.
För att underlätta hantering för samtliga inblandade bör utskrivna blanketter användas i så
stor mån som möjligt, exempelvis för lagändringar, uthyrning av SI-pinnar m.m. Det
möjliggör att rätt information fås in och sparas till efterarbetet. För att ytterliggare
underlätta arbetet bör dessa blanketter vara utskrivna på hålat papper för att undvika
momentet med hålslagning.
72
Samarbetet med kartplanket
Samarbetet med kartplanket (IFK Enskede) fungerade utmärkt i samband med starter,
omstarter och i de fall då vi hade frågor under tävlingens gång. Efter varje start lämnade
de en lista på lag som ej startat och efter varje omstart lämnades en lista på lag som
omstartat samt lag som ej startat vid omstarten. Dessa listor var enkla att förstå och föra in
i OLA.
OLA-systemet i stort
Visst innehöll systemet en del mindre buggar men på det stora hela fungerade OLA
mycket bra för ändamålet. I framtiden kan layout och funktioner göras ännu enklare och
användarvänliga och buggar rättas till, men i stort fungerade systemet bra. Exempel på
funktioner som fungerade bra; godkänna löpare med SI8-pinnar, ändra laguppställning,
felande löpare samt lägga in ej start.
Saker som fungerade mindre bra
Nedan listas några olika funktioner och arbetsmoment som fungerade dåligt eller mindre
bra i sekretariatet under 10MILA 2011. Till varje rubrik finns en kort beskrivande text av
vad som fungerade dåligt och eventuellt varför.
Resultatutskrifter
Utskriften av resultat fungerade dåligt eller inte alls under hela tävlingen. Tanken var att
resultaten kontinuerligt skulle skrivas ut var 15:e minut och då endast skriva ut de sidor
som förändrats sedan senaste utskriften. De kontinuerliga utskrifterna kom aldrig igång
ordentligt utan resultat skrevs ut på lite olika sätt under tävlingens gång. Dessutom blev
det problem i samband med månadsskiftet natten mellan lördagen och söndagen. Detta
ledde till att en hel del lag fick negativa tider i resultaten, vilket var tvunget att hanteras
manuellt. Även vid omstarterna så dröjde det ett tag innan lagen fick korrekta tider.
För att undvika liknande problem i framtiden bör resultathanteringen vara väl testad innan
tävlingen. Sedan bör en skrivare allokeras för endast utskrift av resultat till resultatplanket
och inget annat bör skrivas ut på den skrivaren. Eventuellt ska också en dator allokeras till
detta, denna dator ska då inte användas till något annat än att skriva ut resultat och det ska
då vara den enda datorn som är kopplas till ”resultatskrivaren”.
På det stora hela kan vi säga att resultathanteringen och utskriften av resultat ej var
tillräckligt testad och planerad i förväg, vilket ledde till att de problem som dök upp under
tävlingsdygnet, med den stress som då finns, tog lång tid att lösa eller inte löstes alls.
73
SI8-pinnar
Att SI8-pinnar överhuvudtaget existerade var det ingen i sekretariatet som visste och att
de då inte heller fungerade i OLA var väl ingen överraskning. Löpare med SI8-pinnar
lyckades checka in i incheckningen utan problem, men när de sedan kom till utläsningen
efter loppet syntes inte en enda stämpel i OLA. Detta löstes på bästa sätt under tävlingens
gång med hjälp av sträcktidsskrivaren och manuell stämpelkontroll och sedan manuell
godkänning i OLA.
För att undvika dessa ”problem” i framtiden bör beredskap finnas för samtliga SI-pinnar
som finns på marknaden i hela världen. I möjligaste mån bör dessa fungera i OLA, men i
de fall då de inte gör det bör en rutin finnas för hur dessa hanteras. En annan lösning är att
tydligt skriva i både inbjudan och PM vilka pinnar som är tillåtna (nu stod det bara i
inbjudan) så får löpare som kommer med ej tillåtna pinnar hyra pinnar.
Kommunikation i förhand med exempelvis speaker och press/vip
Under tävlingens gång kom personal från speaker och press/vip flertalet gånger till
sekretariatet då de var i behov av främst start- och resultatlistor. Detta behov hade fallit
mellan stolarna och när de nu kom under tävlingens gång och ville ha start- och
resultatlistor ”på en gång” var det svårt för sekretariatet att producera dessa. Det skulle ha
funnits en dialog på förhand med ungefär vad de skulle vilja ha utskrivet under tävlingens
gång. På så sätt kunde rutiner för detta ha tagits fram och sekretariatspersonalen utbildats i
att få fram snygga och funktionella start- och resultatlistor som passade för ändamålet.
För att underlätta detta behov ytterligare skulle åtminstone en av sekretariatsdatorer, helst
alla, ha haft internetanslutning för att möjliggöra för exempelvis utskrifter från hemsidan.
Småbuggar i OLA-systemet
Systemet innehöll en del småbuggar. Exempel på funktioner som fungerade dåligt; koppla
oparade brickor (det verkade som om man var tvungen att gå in och koppla brickorna två
gånger för att de verkligen skulle kopplas), fönster som låste sig samt att
gafflingsalternativet för de som omstartade ändrades under ”ändra uppgifter för deltagare”
men ej under ”felande löpare”. Vidare så fanns det även problem vid lagändringar; för att
ändringen skulle ta var man tvungen att byta rad, inte bara trycka på spara.
Dessa småbuggar bör rättas till eller i alla fall vara kända innan systemet används för en
stor stafett igen.
Rörigt i sekretariatsboden
Vissa delar av natten blev det lite väl mycket av en tv-studio inne i sekretariatsboden.
Detta ledde till att de två viktiga sysslorna sekretariatsarbete och felsökning i OLA kom i
kläm. Efterhand som folk blev trötta blev webbsändningar och diskussioner kring dessa
74
viktigare. För att undvika liknande problem i framtiden skulle två separata bodar kunna
användas istället för en stor. Då skulle rena sekretariatssysslor kunna utföras i en bod och
onlinebevakning och övrig teknikhantering utföras i den andra boden.
Sedan kan påpekas att en stor del av utrymmet inne i sekretariatsboden användes som
upplagsyta för diverse mer eller mindre viktiga prylar. Denna förvaring kunde ha funnits
på något annat ställe för att frigöra utrymme inne i boden och på så sätt skapa en
trevligare arbetsmiljö med fler arbetsytor.
Incheckning /utcheckning (Edvin Lindmark, SOL)
-
Vi hade överdimensionerat antalet datorer/stationer, vi hade 10 incheckning och 4
utcheckning och använde som mest 8 incheckning och 2 utcheckning.
Arbetspassen var för långa, både med hänsyn till kyla under natten och koncentration.
Max 2 timmar borde varit mer rimligt.
Utbildningen innan i OLA av alla som skulle arbeta vid incheckning/utcheckning var
avgörande för att det fungerade så bra.
Röd utgång (Edvin Lindmark, SOL)
-
Vi hade väldigt bra funktionärer där, var viktigt med lugna personer för de som kom dit var i
vissa fall väldigt förkrossade och ledsna.
Viktigt med den utbildning vi hade innan för de som skulle sitta vid Röd utgång
Hade räckt med en person i röd utgång, två personer var oftast överdimensionerat
Nummerlappar
Vi använde SportIdent som leverantörer av nummerlappar. Nummerlapparna togs fram under
våren. Funkade utmärkt, vi fick pdf-er med utkast ifrån Gunnar Larsson som vi kunde
kontrollera och testa streckkoden mot. När vi godkänt dem så trycktes de på bara några dagar.
SportIdentutrustning
Vi hyrde stämplingsenheter (BSF7) 270 stycken, Masterenheter (BSM7) 55 stycken,
samlingsboxar 8 stycken, seriekablar av blandade längder samt SportIdentpinnar modell SI-5
och SI-6 drygt 2000 stycken ifrån SportIdent. De kontrollerade även de enheter vi skulle
använda ifrån klubbar (SOL, TSK och Tumba). Den hyrda sportidentutrustningen skulle vi ha
fått senast onsdag innan tävlingen. Vi fick 75 % onsdag eftermiddag, resten fick vi hämta
torsdag eftermiddag, vilket gjorde att vi vart lite försenade med programmeringen av allt. Det
visade sig även att vi hade problem att kommunicera med 3-4 masterenheter (minst 1 hade
dåligt batteri, andra hade gissningsvis kabelbrott, IKHP hade enligt hörsägen haft samma strul
helgen innan) och vi fick då hastigt låna in ytterligare ifrån grannklubbar.
75
Ytterligare 4 samlingsboxar hyrdes in ifrån Linköpings OK (dessa hade fastnat på posten
efter SM på Gotland, hämtades med bil på torsdagen). Hade något problem i samband med att
jag kopplade in 4:a masterenheter i dessa, då slutade den sista masterenheten funka, den
reagerade inte på stämplingar alls. LOK hade aldrig varit med om något liknande. Kan
eventuellt haft med batteri att göra, men är inte säker. Fick det dock att fungera i skogen när
det väl gällde.
SI-Enheter (Planerat):
BSM7BSM7 USB
55
4
2
2
2
Leverantör
SportIdent
StOF
SOL
TSK
Tumba
Enskede
BSF7
BSF8
270
4
2
3
2
2
122
45
57
51
Totalt
65
13
270
275
BSM
78
BSF
545
Vi hade räknat lite för snålt på masterenheter, hade inte tagit höjd för att de inte skulle
fungera.
SI-Enheter (Behov)
Tävling
Öppen
Tävling
Öppen
Tävling
Öppen
Tävling
Öppen
Tävling
Öppen
Tävling
Öppen
Tävling
Öppen
76
Uppgift
BSM7
BSM7USB
BSF[7,8]
Anmälan
2
Avläsning
2
Kontroller
51
Töm
2
Check
2
Start
Mål
2
2
Tävling
Kavle
Kavle
Kavle
Kavle
Kavle
Kavle
Kavle
Kavle
Kavle
Kavle
Kavle
Kavle
Kavle
Incheckning
Avläsning
Avläsning vid
mållinje
Röd utgång
Töm
Kiosk
Sekretariat
Målstämpling
Radiokontroller
Kontroller
Resever i skogen
Nollning i skogen
Reserver TC
Totalt
8
4
1
2
10
4
2
5
48
410
11
11
53
BSM
25
78
501
BSF
I skogen behövde ingen enhet bytas under tävling. 1 enhet beslutades att bytas ut direkt i
anslutning till utsättning pga dåligt ljud.
SI-Programmering
Påbörjades direkt under onsdag eftermiddag när vi fick tillgång till enheterna. SportIdent
programvara SI-Config användes. Enheterna programmerades i de grupper utsättarna skulle
ha dem. Man kan i SI-Config använda sig av en text-fil för att få rätt kodsiffra, men det går
inte ha samma kodsiffra mer än en gång. Efter varje grupp stämplade vi igenom alla enheter
och verifierade kodsiffror/klocka vid avläsning mot utsättningslistorna. Alla enheter märktes
med en etikett med kodsiffran på undersidan, enheter med samma kodsiffra knöts ihop, samt
alla för samma utsättningsbana packades i en kasse. På torsdag eftermiddag programmerades
alla vanliga kontroller klart och lämnades över till ”Skogen”. De sista online-kontrollerna
programmerades klart på fredag förmiddag. Sedan började de genast sättas ut.
Online-enheterna programmeras med ”autosend”, 4800 bps. Observera ett ”extended
protocol” ej fungerar tillsammans med samlingsboxarna.
Avläsningsenheterna programmeras med ”extended protocol” för att hantera SI-9. Satte
hastigheten på dessa till 38400 bps. Fick även sätta ”autosend” av någon anledning för att
kunna läsa av SI-9.
Återställning av SI-utrustning
Detta var hade vi inga riktiga rutiner för. Alla var trötta efter helgen men allt skulle tillbaka
till SportIdent, StOF och klubbarna de närmsta dagarna. Alla enheter kom visserligen in ifrån
skogen men vi prickade inte av dem innan vi plockat bort etiketterna. Sedan råkade någon
enhet hamna i någon skrivarväska och fick eftersöktas ett tag. Med hjälp av loggarna som
77
skrivs av SI-Config kan man ganska enkelt se vilka enheter som programmerats och hur. På
detta sätt kunde vi reda ut vilken enhet vi saknade. Alla dök till sist upp.
VIP/Press/Speaker-resultat
Detta var något vi inte hade tänkt på under planeringen. Det skulle planerats tillsammans med
dessa grupper vad och när de ville ha ut olika listor. Nu fick det lösas ad-hoc, mellan andra
uppgifter.
Rättningar efter tävling
Även detta borde förberetts bättre, dock är det svårt att veta vad man ska förbereda sig på.
Framförallt när vi använde ett nytt tävlingsadministrationssystem. Mycket av de rättningar vi
fick göra berodde främst på missarna med nolltiden och månadsskiftet samt SI-8. Annars
borde rättningarna främst bestå i att se till att ingen är kvar i skogen eller som preliminär samt
att sätta ”Ej start” på de som ej startat. Mycket av detta kan göras kontinuerligt under
tävlingen. Min förhoppning är att kommande arrangörer kan presentera slutgiltiga
resultatlistor i samband med att protesttiden går ut.
Brickuthyrningen
Vi hade inte full koll på vilka SI-Brickor vi hade hyrt ut och till vem, vilket medförde att vi
hade lite svårt att säkerställa var några brickor försvunnit. Det mesta löste sig tillslut ändå,
men vi kunde haft bättre rutiner för detta, framför allt de brickor vi hyrde ut akut under
tävlingen.
Utrustning (Anders Johansson)
Förvarningsskärmarna
Min känsla var att förvarningsskärmarna vad uppskattade av löparna och fungerade klockrent
under natten. Det kom dock under herrkaveln in (upprörda) åsikter om att det var en stor
nackdel att förvarningen visades endast in mot växlingsfållan. Eftersom vi heller inte hade
någon förvarningsröst innebar detta (till vissa lagledares förskräckelse) att lagledarna inte fick
motsvarande information kring förvarningarna. Det här är kanske något att ta med till
kommande arrangemang som tänker sig liknande lösningar.
Elinstallationer för nätverk och datorer
Trots att de mesta av behovet av ström på olika platser för nätverk och datorer hade
annonserats i förväg blev det här under uppbyggnaden lite av en trång sektor, eftersom
bemanningen kring el inte var överdimensionerad (...) och systemet inte kunde sättas upp och
testas fullt utan innan elen fanns på plats. Något som man kan tänka på att stämma av ett par
78
extra gånger inför att systemet skall sättas upp. Det var också i viss mån en stund en öppen
fråga vem som stod för att strömmen kom ända fram till datorer etc (skarvsladdar och
grenkontakter mm).
Testkörning "på plats"
Något som var mycket bra (eller ännu bättre) var att vi beslutade oss för att sätta ut all
utrustning inklusive alla datorer redan kvällen innan, även om vi sedan plockade in den igen.
Genom att göra det lade vi märke till olika saker som fattades (strömadaptrar, grenkontakter
mm) som alla tog en viss tid att få på plats. Det hade blivit mycket tajt om vi hade haft det att
rodda i på morgonen på tävlingsdagen. Något som vi dock missade på kvällen innan var att
testa även då något går snett. På morgonen på tävlingsdagen blev vi därför varse att en av
UPSerna var felinställd vilket gjorde att den inte gjorde vad den borde vid det strömavbrott
som skedde då. Att mer testning även av de olika funktionerna som tex onlineresultaten hade
varit bra är ju också en lätt slutsats att dra såhär i efterhand (precis som Ricke var inne på).
Vakthållning av TC.
Jag kände en viss oro då jag fick reda på att Björne ensam skulle sköta vakthållningen under
sista natten inför tävlingen. Jag upplevde det lite godtroget att förvara utrustning för X*100
000kr på ett fält där också flera leverantörer litade på våran "nattbevakning". Det gick ju fint
den här gången, men min känsla är att man kunde ha vaknat upp till en obehaglig
överraskning. Självklart inte en lätt sak att lösa dock.
Internetuppkopplingar
Internetuppkopplingarna gjordes via boende i Riksten. Vi gick ut med förfrågan om någon
ville ställa upp och låna ut sin uppkoppling. Vi uppgraderade sedan deras uppkopplingar.
Internet 1 - trådlöst ca 70 mbit
Web-TV, onlineresultat, kortbetalningar, speakerljud samt efter herrarnas målgång halva
pressnätet
Har ingen uppgift på hur mycket som användes, kanske 10-15 mbit som max
Internet 2 - trådlöst ca 10 mbit
Press och VIP
Bandbredden tog slut på söndagsmorgonen så vi satte även att pressen körde på internet 1.
Alltså 10mbit.
Internet 3 - 3G-nätet ca 3 mbit (länk 4 i bilden)
Användes ej annat än ping-trafik
Internet 4 - trådbunden ca 5 mbit (länk 1 i bilden)
79
Till en början kortbetalning och speakerljudet men vi flyttade över de tjänsterna på
kvällen eftersom linans utrustning behövde batteribyte som sedan strulade
Nätverksdragninig
Kabelperspektivet kan kanske komma med i TC-planeringen på ett bättre sätt. Mycket kabel
blev det. Vi hade från börjat tänkt på detta till viss del, vi planerade in allt ”centrala”, dvs
sekretariat, in/utcheckning, röd utgång, servrar och utskrifter på ett och samma ställe för att
slippa långa nätverkskablar för dessa funktioner. Tyvärr blev det ju sedan ganska långt till
speaker, internet, öppna banor, men det var tryggt att ha det tävlingsmässiga centrerat.
Det kan vara värt att be kommande arrangör, 10-milaföreningen eller SOFT att fundera på
vad man kan vinna med trådlöst LAN och vad som krävs för ett standard upplägg för det. Vi
lade mycket tid på kabeldragning och dessutom väldigt nära tävlingen. Det slet kanske ut
några av er som slet mest, redan innan första start?
80
Datorer
Vad
Mål
Incheckning/ Utstämpling
Kiosker
Dator
Dator
Bildskärmar
Datorer
Siffertangentbord
Dator
Dator
Sekretariat
Förvarning i växlingsfållan Bildskärmar
Dator
Röd utgång
Online registrering
(CLT)
Online registrering
(Tråd)
Online registrering
(Seriekabel)
Online registrering mål
Fållaräknare
Speaker
Öppen tävling
Servrar
Antal
SI-nheter
1
12
8
JA
JA
8
4
JA
2
5
3
3
JA
JA
Anmärkning
Utstämpling tätlag
4:a med SI-enhet, 4:a med
numeriskt tangentbord
Saknade SI-enheter
Minst 2 med SI-enhet
32 tum
Dator
1
En dator med dubbla
nätverkskort, ansluts mot
vårat nätverk samt till
CLT:s "radionät".
Dator
1
Serieport för samlingsbox
Dator
Dator
Dator
Dator
Dator
1
1
1
4
3
Serieport
Server
4
JA
Serieport för modem
2 OLA servrar + 2
MySQL-servrar. Behöver
ingen större kapacitet.
Servrar och switchar hade UPS:er kopplade till sig för att klara ett kortare avbrott.
Reservelverk fanns på TC om det skulle behövas. Incheckning/Avläsning sköttes av
bärbara datorer med bra batterier.
Den ena OLA-servern användes av Incheckning, Avläsning, Röd utgång, Sekretariat. Den
andra OLA-servern användes av Speaker, Kiosk och Förvarning. Bägge OLA-servrarna
81
samt grafik-datorn anslöt mot samma MySQL-server. Den andra MySQL-servern
var en replikerad kopia. På detta vis hade vi god redundans ifall något problem
skulle uppstå. Servrarna stod i sekretariatsboden i direkt anslutning till
incheckning/avläsning så vi hade inga långa nätverkskopplingar för dessa centrala
tjänster.
82
Tävlingsstatistik
Klass
Damer
Damer
Damer
Damer
Damer
Herrar
Herrar
Herrar
Herrar
Herrar
Herrar
Herrar
Herrar
Herrar
Herrar
Ungdom
Ungdom
Ungdom
Ungdom
Totalt:
Sträcka
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1
2
3
4
Ej start
5
7
8
9
14
2
4
4
7
7
7
8
8
8
15
9
11
16
25
174
Godkända
339
334
335
336
319
343
337
340
332
340
337
334
337
335
324
284
287
275
261
6129
Felstämplade
1
4
1
0
12
5
9
6
11
3
6
8
4
7
10
7
2
9
14
119
Diskvalificerade
0
0
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0
1
0
1
0
0
0
0
3
Totalt
345
345
345
345
345
350
350
350
350
350
350
350
350
350
350
300
300
300
300
6425
Totalt kom 249, 314 respektive 295 lag i ungdoms-, dam- respektive herrklassen i mål
som godkända.
Det var 16 lag som inte alls startade, varav 9 lag i ungdomsklassen. Totalt 174 löpare som
inte startade.
3 löpare satta som diskvalificerade, varav en löpare i damklassen som gick och
målstämplade efter växling, två löpare i herrklassen sprang utan att checka ut i samband
med omstarten (laget var sedan tidigare ej godkänt).
40 löpare använde sig av SI-8 brickor.
1389 SI-pinnar hade bokats innan tävlingen. Dagarna innan tävlingen hörde många
klubbar av sig och behövde hyra fler SI-Pinnar. Totalt hyrde vi ut 1690 pinnar (både SI-5
och SI-6). I praktiken användes cirka 1500 av dessa. Gissar att en del inte startade samt att
en del klubbar hyrde till hela laget men att en del löpare hade med egen pinne ändå.
Knappt 10 av hyrpinnarna försvann under tävlingen och fakturerades klubbarna.
83
En liten applikation för att registrera hyrpinnar på ett lagnummer genom att stämpla dem
vore önskvärt.
Ej godkända
Totalt 119 löpare ej godkända, sistasträckorna är överrepresenterade, samt den raka
”långa natten” där flertalet bröt.
I ungdomsklassen var det 32 löpare som inte var godkända, varav 11 saknade stämpel
(ingen kontroll utmärkte sig), 10 hade stämplat fel (3 löpare har stämplat fel på samma
kontroll, 31 istället för 36), 7 verkar ha brutit, 3 verkar ha sprungit med karta ifrån tidigare
sträcka och 1 saknar stämpel samt har stämplat fel.
I damklassen var det 18 löpare som inte var godkända, varav 8 saknar minst en stämpel, 3
har klivit av vi samernas varvning på sträcka 5, 2 har sprungit med fel karta, 2 har brutit,
1 har stämplat fel (31/26), 1 saknar måltid och följaktligen saknar 1 starttid.
I herrklassen var det 68 löpare som inte var godkända, varav 32 bröt, 18 felstämplade
(flertalet mellan 115 och 40), 12 saknar minst en stämpel, 4 tog fel karta i omstarten och 2
saknade starttid pga förra sträckan hade brutit och inte målstämplat.
Sammanfattningsvis kan sägas att fortfarande är det lite onödigt många som stämplar för
snabbt, totalt saknade 31 löpare minst en stämpel, kan ju även bero på att de inte hittat
kontrollen. Felstämplingarna gjordes främst på ”slutberget” där 31 och 36 samt 115 och
40 förväxlades.
Omstart
263, 311 respektive 126 lag i ungdoms-, dam- respektive herrklassen klarade sig undan
omstarten.
Klass/Sträcka
Antal omstartande
löpare
Ungdom
12
Ungdom, Sträcka 4
12
Damer
21
Damer, Sträcka 4
1
Damer, Sträcka 5
20
Herrar
450
Herrar, Sträcka 5
6
Herrar, Sträcka 6
10
Herrar, Sträcka 7
29
Herrar, Sträcka 8
57
Herrar, Sträcka 9
139
Herrar, Sträcka 10
209
84
Onlineresultat
Vi hade två sätt att presentera resultat live under tävlingen. Dels SmartPhone-apparna
(Android och iPhone) samt på webben. Tyvärr fick vi inte igång detta som tänkt förrän till
Herrkaveln. Tanken var att vi skulle replikera ut en databas till både SmartPhone-servern
(mobile.10mila.se) och sedan även till Webbresultat-servern (resultat.10mila.se).
Eftersom vi körde tävlingen på lokala IP-adresser var vi tvungna att tunnla ut
replikeringen och detta skulle göras genom en SSH-tunnel. Detta testades att det
fungerade veckan innan, men väl på TC fick vi inte igång trafiken genom tunneln till den
server vi skulle använda oss av. Vi fick under damtävlingen upp en annan linux-server
mot vilken vi fick igång tunnel-trafiken och kunde replikera ut databasen.
Applikationerna körde sedan mot denna databas. Varför inte tunnlandet fungerade mot
första servern vet jag inte. Det hade som sagts testats tidigare.
Webbresultat
Vi ville skapa en sökbar liveresultatlösning där man kunde följa ett lag alternativt se
resultatlistor för en vald kontroll/sträcka. Tobias Hultqvist, TSK, tog fram en phpapplikation för detta under våren. Den skulle under tävlingen köras i Amazons moln. Vi
märkte när vi lasttestade på slutet att det blev trögt, men hoppades att det skulle fungera
bättre i molnet med bättre hårdvara. Vi hade inte heller tid att göra något annat i detta
skede.
I samband med herrarnas start och målgång blev belastningen alldeles för hör. Strax innan
midnatt hade vi cirka 37 requests per sekund till resultat.10mila.se. Varje request
resulterade i ett antal SQL-frågor mot databasen, vilket gjorde att MySQL-databasen gick
på knäna vid dessa tidpunkter. Vi försökte trimma cache mm så gott vi kunde på både
MySQL och Apache-servern. Det pågår arbeten/diskussioner inom orienteringssverige för
att skapa nya resultattjänster. Personligen skulle jag kunna tänka mig Tobias
webbgränssnitt men att byta ut datalager och istället gå mot webbservisarna som
smartphone-apparna använde. Detta tror jag skulle kunna skala bra.
Smartphone-appar
Ganska tidigt väcktes idén om en resultat-app för Android som skulle kunna presentera
motsvarande data som kiosken visar (vi hade tidigare funderat på SMS). Jag fick
möjlighet att lägga lite tid på jobbet för detta ändamål och plockade fram en prototyp. Ari
Sahlsten, triggade på detta och fick sitt företag att plocka fram motsvarande iPhone-app. I
OLA-server lade jag till webbservicar för att leverera dessa resultat, dels för ett lag men
sedan även för en kontrollpunkt. Server-delen bygger på precis samma komponenter som
Kiosken använder. Denna server kördes under tävlingen på mitt kontor och använde
samma databas som Webbresultaten, men då OLA-servern håller alla resultat i minnet och
85
bara ställer en fråga till databasen max 1 gång i sekunden för att hitta nya resultat så blir
belastningen knappt märkbar. Klarade lastteser på flera hundra requests i sekunden.
Cirka 1500 nedladdningar av iOS-appen och knappt 1000 nedladdningar av Androidappen gjordes.
86
9.Logistik & Stöd
Inledning och organisation
Uppdraget för avdelningen Logistik och stöd var att planera och genomföra de olika
stödprocesserna kring själva tävlingen. Ansvaret omfattade trafik/parkering, logi/arenalogi,
information, evenemang, sjukvård och personalförsörjning.
Under hösten 2009 byggde vi upp strukturen för arbetet, rekryterade chefer för de sex olika
ansvarsområdena samt skriva en funktionsbeskrivning. Organisationsschemat syns nedan och
funktionsbeskrivningen bifogas i slutet av dokumentet.
LOGISTIK
& STÖD
Lina
Karlberg
Finn
Karlsson
Evenemangschef
Informationschef
Lennart
Agén
Pia-Lena
Putkonen
VIP-chef
Julia
Hadmark
Ceremo
nichef
Jenny
Aasa
87
SkyltSamord
nare
Göran
Eklund
Press &
Media
Maria
Bratt
Logichef
Trafikchef
Lars
Sjöberg
Leif
Tynong
Webb
Skollogi
Henrik
Persson
Sanna
Batz
Lena
Sundqvist
Arenalog
i
Lars
Sjöberg
Parkeringschef
Jan
Truedson
Sjukvår
dschef
Personal
försörjning
Roland
Persson
Kerstin
Imark
Linnea
Carlsson
Sjukvård
skogen
Sjukvård
TC
Anna
Perneby
Patrik
Blomdahl
Maria
Ställberg
1. Evenemang
1.1 Ceremoni

Förberedelsearbetet -hur var det upplagt?
 Agendadrivna möten med kärntruppen med jämna mellanrum
 Telefon/mail vid förfrågningar till ”utomstående” personer
 Möte med styrelsemedelem från 10mila-föreningen för att klargöra detaljer
till uppdraget.

Statistikuppgifter (tex. antal logibokningar, antal sjukvårdsfall, antal bussar, antal
VIP, antal press osv)

Utrustning - vilken utrustning använde ni? Var det något ni saknade? Var det
något som var onödigt?

Problem som dök upp längs vägen. Hur löstes de?

Framgångar - vad gick bra, och varför?
 Bra teamwork ger bra resultat
 Alla inom kärntruppen hade koll på alla moment, gick igenom exakt
tidsschema för tävlingsdagarna --> kunde täcka upp för varandra om det
krävdes. Alla hade sitt ansvarsområde under dagarna, sprang inte på
samma boll…


Vad skulle ni göra annorlunda om ni skulle göra det igen?
Viktigt att tänka på för kommande arrangör?
 Se nedan
Priser
 Plaketter och trätavlor (10 bästa lagen) – beställs i februari
 Träbudkavlar (1 per lag) – beställs när man vet antal deltagande lag, alternativ
schablonantal
 Övriga priser, sponsrade
88
Tips







Författare av budskap knuten till bygden på något sätt gör det mer personligt.
Beställa fler ”tackbuketter” än vad man tror ska gå åt, kan dyka upp överraskningar
som kräver överlämning av bukett.
Vid prisutdelningen är det smidigt om 1-2 pers langar priser till de som hjälper till
med utdelningen (2-3 ungdomar) samt 1 pers som ser till att pristagande lagen är på
plats.
”Back-uper” för alla moment viktigt!
Var ute i god tid vid bokningar och beställningar.
Ungdomstält populärt
Scen – uppträdande, nytt för i år, uppskattat
1.2 VIP

Förberedelsearbetet -hur var det upplagt?
 Agendadrivna möten med kärntruppen med jämna mellanrum
 Telefon/mail vid förfrågningar till ”utomstående” personer
 Möte med styrelsemedelem från 10mila-föreningen för att klargöra detaljer till
uppdraget.

Statistikuppgifter
Anmälda VIP: 120 st
Anmälda VIPmiddagen: 50 st
Några dök inte upp och några ytterligare kom till så min uppskattning är att antalet
stämde.

89
Utrustning - vilken utrustning använde ni? Var det något ni saknade? Var det något
som var onödigt?
Utrustningsmässigt så var det bra planerat även om det hade varit lyxigt med en kraftigare
värmefläkt. Vi fick aldrig datorn i VIP-tältet inkopplad med den var ingen som saknade
den vad vi märkte. Det var lagom tilltaget med bord, stolar etc. Tältet var fantastiskt! Bra
med golv, riktiga lampkronor och glasväggar mot TC.

Problem som dök upp längs vägen. Hur löstes de?
Med hjälp av övriga i organisationen så gick alla problem att lösa efter hand. Bra att ha alla
man ev. kunde behöva komma kontakt med på en lapp med sig samt mobilen vart man än
gick så löstes problemen enkelt.
2. Information
2.2 Press
Antal besökande i presstältet (ackrediterade) : 106 st varav 14 nya under 10mila , 19st
ackrediterade som aldrig dök upp. Totalt ackrediterade var med de som kom till samma dag
: 125 st. Ackrediteringen stängdes 5 dagar innan 10mila.
Som mest var ca 30 laptops igång samtidgt - det blev lite trångt stundvis...
Åtgång Matbiljetter till press: 99st (funktionärsbiljetter)
Kvar funktonärsbiljetter till funktonärer VIP & Press: (vet ej hur många jag fick från
början): Kaffe 25 st Mat: : 14st
Reflexvästar kvar i obruten förpackning: 5 st
Synpunkter från oss i personalen:
Mackor i presstältet vore önskvärt
värme som räcker hela natten/morgonen. Det blev kallt frammåt småtimmarna när
gasolen började ta slut
Presstipset hade kunnat hanteras bättre av oss, men samtidigt verkar det inte röna något
större intresse bland pressfolk. Endast en person lämnade in tips.
90
Fungerade mycket bra m Åsa som skribent och vi fick ut kort referat m bilder inom 1
timme efter målgång i alla stafetter på både svenska och engelska både på webben och per
mail till ackrediterade journalister.
Vi borde ha haft koll på press/fotograf-fållan i mål innan tävlingen och haft beslut att det
var OK att fotografera vid sista kontrollen också innan. Nu togs beslut tillsammans m
Björn Axelsson under ungdomstävlingen.
Problemen med online-resultat drabbade Press då vi fick förlita oss på detta. Planen var
att ha OLA även i presstältet, men pga problem med IT i sekretariatet under fredagen
hanns det inte med att få igång OLA i presstältet. Vi hade 2 lånedatorer och 2 printrat,
ingen kopiator. Även anvisning för printrarna borde ha varit tillgänglig innan tävlingen.
WLAN i presstältet fungerade mestadels OK - det var några tillfälliga stopp. Vi
drabbades även av strömavbrott liksom hela 10mila gjorde en stund.
förslag på förbättringar runt IT fö:
Ackrediterings-forumläret - ta hänsyn till att ett mediaföretag kan vilja anmäla flera
personer och ta upp samligas namn och email/tel mm. Idag fångas endast en persons
uppgifter / inmatning vilken kan avspegla flera personer.
Ta bort distriktsuppgifterna - såvida det inte kommer stöd för distriktsresultat. Fanns ej
iår.
Ta fram möjligheter att ta fram resultat per land - detta ville flera norrmän ha. Nu
skickades excel-ark m samtliga resultat till ett par av dessa i efterskott så att de kan
sortera resultaten som de vill.
Synpunkter som inkommet spontant:
Tack från många jounalister innan de lämnade tältet. Fick 2 st O-boken, en svensk och en
norsk i present av två journalister.
Tack-mail från ett antal efter 10mila.
Förfågan om resultat per mail och telefon, främst söndag em/kväll då våra online-resultat
ej var kompletta. Mindre bra....
synpunkter från SOFT via Annichen:
Vad gäller synpunkter på arrangemanget på plats så var det i första hand problemen med
resultatservice.Vi hörde också någon av mediarepresentanterna som ville ha material på
papper, inte bara digitalt.När det gäller fotokontrollerna så upplevde vi att det var dålig
planering. Pressen vill fota där det är fint i skogen och helst vid en kontroll. Nu löste man
det ändå, men det var inte planerat för detta i förväg.
Utbudet på mat i VIP/presstältet tyckte vi var för smalt. Det är helt OK att ta betalt för
91
maten men den ska finnas tillgänglig i presstältet. Gärna riktigt mat och mackor att köpa.
Någon arrangör hade förra året fryst färdigmat och en micro, det funkade toppenbra.
för kallt i tältet
Enl SOFTs press-service (retriever) fick 10mila följande utrymme i media:
2011-05-05 8 st artiklar el likn
2011-05-04 13 st
2011-05-03 25 st
2011-05-02 40 st
2011-05-01 23 st
2011-04-30 21 st
Värt att notera speciellt var ju utrymmet i radio och TV med bla reportage i lilla
sportspegeln måndag kväll. Mycket kul!
2.3 Skyltar samt annat grafiskt material
SKYLTBEHOVSFÖRFRÅGAN
Som skyltansvarig för 10MILA 2011 gick strax efter nyår ut till områdesansvariga med
förfrågan om skyltbehov till tävlingen. Så här skrev jag:
Hej alla 10MILA-ansvariga!
För att planera och producera skyltar till 10MILA 2011 så vill jag redan nu
informera om följande:
- Inventera ditt ansvarsområdes skyltbehov så noggrant som möjligt - ta hjälp av dina
medarbetare.
- Skriv ett worddokument med dina skylttextmanus spalta upp så tydligt som möjligt
ange om möjligt önskad storlek.
92
- Börja redan nu med ett utkast så kan du komplettera upp vartefter du kommer på
fler skyltbehov.
- Ett första manusstopp är sista februari, sen kan vi komplettera upp vartefter nya
behov uppkommer...
- Skyltar kommer att printas på wellplast (lätta/stadiga/lätta att sätta upp/vattenfasta)
samma typ av skyltar som mäklarna avvänder sig av, har du andra ideér/behov, hör
av dig!
- Maila skylttextmanus i word till mig.
ÖVERSÄTTNING
Översättningen av skyltarna glömde först bort, skyltarna skulle ju vara på Svenska, Finska
och Engelska vi löste det efterhand, en del områdeschefer fixade det själva en del fick jag
ordna.. Det ska såklart var klart innan vad som ska vara översatt och översättare ska vara
tillfrågade. Översättare ska även vara tillgängliga närmare tävling då ströskyltar alla
glömt bort ska fixas.
SKYLTPRODUKTION
Vi gjorde skyltarna i wellplast (lätta styva & vädertåliga) hos Tryckt.se (Ari 0703 927
361) i Bjurholm utanför Umeå, dom tryckte även banderoller och träbudkavlarna, mycket
bra service och priser.
Jag layoutade skyltarna i InDesign på dokument som var 70 x 100 cm, textkonturerade
allt och gjorde pdf:er som mailades till tryckeriet. De färdiga 70 x 100 wellplastarken
levererades hela till mig och så skar jag upp dem och monterade de flesta skyltarna på
stakkäppar med häftpistol vissa skyltar kunde fästas på plana ytor med häftkuddar.
En sista skyltproduktion gjorde jag efter vi byggt upp TC helgen före tävling då vi såg
vad som fattades dessa skyltar fick jag levererade dagen innan tävling.
Totalt gjordes 41 st 70 x 100 ark med skyltar
Skyltar vi glömt bort/nya direktiv under tävling ordnade jag på TC. Jag skrev ut A4:or
och laminerade A4:orna. Jag hade en lamineringsmaskin med bra kapacitet så det gick
smidigt.
10MILAvägskyltarna (gul botten med grön text) i plåt fanns ej i materialcontainrarna från
Finspång så vi gjorde nya i wellplast.
ÖVRIG GRAFISK PRODUKTION
93
Jag producerade förutom skyltar:
- Nummerserie-etiketter till lagkuverten och klubbnamns-etiketter till lagpåsarna.
Etiketterna gjordes hos Märko (Ronnie 08 774 01 65) bra service. Till etiketttrycket
krävdes en 10MILA-logo som inte innehlöll gråskala vill någon ha den kontakta mig se
nedan.
- 10MILA2011-logo
- brevhuvud
- flyers och affischer för reklam på 10MILA 2010 i Finspång, Juklola 2010 samt 25manna 2010 för vårt arrangemang ett år innan.
- Banderoller
- Nummerlappslayout
- VIP & PRESS-inbjudningar & utskick
- Evenemangsprogram
- Kartbiljetter
- Lagändringsblanketter
- Parkeringsbiljetter av olika slag
- Bil- och busspasserings Pass
- Funktionärs-, vip-, presspass etc (tryckta på Tyvek av Tryckt.se, även där levererade jag
pdf original i 70 x 100 cm (64 st per ark) 15 st + 1 st med baksidan med viktiga tel nr)
- 10MILA” reklam” för Radioutsändning, Appar etc
- etc etc
PRINTNING / KOPIERING/
Kopierings/printbehovet är ju mycket stort för 10MILA nu löste det sig för oss genom att
vi kunde printa ut i stora mängder på företag där 10MILA funtionärer arbetar, men det
hade vi inte kollat upp förrän ca 2 veckor innan tävling. Det skulle vi kollat upp tidigare.
Det blir stora volymer. Vi valde att printa allt nedanstående i enfärg, i vissa fall på fäggat
papper.
Tävlings PM svenska
Tävlings PM engelska
Info PM svenska
Info PM engelska
Öppnabanor PM svenska
Öppnabanor PM engelska
Kvitton Lagändring (tvåspråkig)
Kvitton Öppnabanor (tvåspråkig)
Lagändring Ungdom (tvåspråkig)
Lagändring Dam (tvåspråkig)
Lagändring Herr (tvåspråkig)
94
Funktionärs informations A4 med TC-karta
TC-kartan (laminerades och satts upp på TC)
Kartbiljetter Ungdom (tvåspråkig)
Kartbiljetter Dam (tvåspråkig)
Kartbiljetter Herr (tvåspråkig)
TC-KARTOR
Ett antal kartor ritades:
TC-området (Av funktionär)
Hyrtälts-området (Av logichef)
Vindskyddsområdet (Av logichef)
Militärtältsområdet (Av logichef)
Husvagnsområdet (Av logichef)
LOGOTYPER
Logotyper allt från 10MILA:egen till sponsorer samlade jag på mig. Det var många som
behövde dem till olika behov så det krävs att man kan konvertera/leverera dem i olika
format.
TYPSNITT
Opentype typsnittet Myriad Pro använde jag mig av till allt jag producerade (utom
10MILA2011 logotypen)
GRAFISK MANUAL
10MILAföreningen har frågat mig om jag kan göra en ”10MILA Grafisk Manual” jag ska
försöka dra ihop en sådan…
SUMMA SUMMARUM
Som skyltansvarig eller som jag blev, grafisk samordnare, är det en hel del att stå i. Som
det var år var arbetsområdet ej beskrivet/begränsat så det blev mycket ”det kan jag ta”
från min sida eller ”kan inte du ta det” från andras. Den som tar på sig den här uppgiften
måste räkna med att kunna ägna dagtid till det här arbetet då man måste ha kontakt med
leverantörer etc. Jag jobbar som frilans som grafisk formgivare och har väl under arbetet
med detta lagt en hel del dagar på arbetet med 10MILA 2011 men så här i backspegeln är
det väl OK men jag vet ej om jag skulle ta på mig det igen då min normala arbete
försummades för mycket.
Frågor - kontakta mig: Göran Eklund 0730 38 70 61, [email protected]
95
3. Logi
3.1 Arenalogi
Innan tävlingsdagarna
Förberedelserna började med att besöka arrangören för 10-mila 2010 i Finspång. Målet
var att titta på uppbyggnaden av tältområdet, skyltar och informationstavlor för att få tips
och idéer. Kontaktade också logiansvarig för att bl. a få anmälningsstatistik.
Under hösten påbörjades planeringen av tält- och husvagnsområden. Statistik från tidigare
arrangemang användes som underlag. Ytorna ritades och beräknades i Botkyrka
kommuns kartsystem för att kunna utnyttja GNSS (GPS) utrustning vid markeringen på
arenan. Layoutmallar för skyltar och placeringsskisser ritades under vintern.
Efter att anmälan öppnats i januari påbörjades också planeringen av ytor för hyrtält. En
sammanställning av bokningar för hyrtält, trägolv, bänkset och gasolvärmare skapades för
att som underlag vid monteringen på arenan.
I början av april stängdes anmälan för hyrtält i samråd med leverantören. Några
efteranmälningar togs emot genom E-post innan transporten skickades till arenan.
Beställning av skyltar för tältplatsnummer sammanställdes och skickades till ansvarig
person.
Tio dagar innan tävling markerades platser för hyrtält, vindskydd och militärtält på
arenan. Sex personer markerade 460st platser på fyra timmar. En vecka innan tävling
påbörjades montering av hyrtält. Vi hade valt att själva montera tälten med hjälp av
montageledare från leverantören. Detta var ett mycket tidskrävande arbete för 25-30
personer i två hela dagar. Dessutom tog vi ner tälten själva, cirka 40-50 personer jobbade i
5-6 timmar. Det sista jobbet gjorde uthyrningsfirman.
Sista veckan markerades resterande ytor för egna tält och husvagnar. Två personer
markerade 120st platserna på 4 timmar. Tre personer häftade totalt 500 tältplatsskyltar på
en dag. Tre stycken informationstavlor för platsfördelning och skisser byggdes. Stolpar
för skyltar till brandsläckare byggdes för hela tältområdet enligt räddningsverkets
allmänna råd. Två dagar innan tävlingen levererades gasolvärmare till hyrtälten.
Utplacering, montering och tester av värmare gjordes tillsammans med leverantören på
torsdag kväll och fredag förmiddag. En sista genomgång av hyrtält med tillbehör (trägolv,
bänkset, värmare) gjordes på fredag eftermiddag innan tävlingsdagen.
Under tävlingsdagarna
Eftersom vi utnyttjade asfalterade ytor för husvagnar och hade målat platserna med
markeringsfärg så hade vi personal för att hjälpa till att hitta sin plats vid uppställning.
96
Personal fanns i beredskap på arenan under tävlingsdygnet för att svara på eventuella
frågor eller åtgärda önskemål/problem.
På fredagen öppnade arenan kl 15. Under fredagskvällen anlände knappt hälften av
husvagnarna. De frågade efter tömning av slask och avlopp samt sophantering. Slask fick
de hälla ut i duschens avlopp. För sopor hänvisade vi till containers bakom markan. Vi
hade inte skrivit dessa saker i PM, så vi fick informera muntligt om det.
Framgångar/motgångar
Samarbetet mellan arrangörsklubbarna fungerade mycket bra. En stor framgång är att det
finns duktiga och arbetsvilliga medlemmar som hjälper till att genomföra arrangemanget.
Fördelen att kunna utnyttja dagens teknik med GNSS (GPS) utrustning i samband med
markering av tältplatser på tävlingsarenan gav en stor tidsvinst.
Tyvärr fick vi ett avhopp från ansvarig för arena login och tillsatt efterträdare bytte
arbetsuppgifter i ett sent skede. Detta medförde att arbetsbelastningen för övriga
ansvariga personer ökade. Administration, planering och arbetsledning på arenan sköttes
av en person vilket inte är att rekommendera.
Tips till kommande arrangörer
Om hyrtält kommer att erbjudas vid kommande arrangemang så är det en tidskrävande
uppgift att montera dem samt ta ner dem. Vi erbjöd trägolv i hyrtälten och plant underlag
är en förutsättning för att det skall bli bra. När det gäller vindskyddsplatsernas storlek så
är 5x5 meter i minsta laget. Många föreningar har betydligt större vindskydd/tält.
Sista veckan innan tävlingen så är det mycket administration. Information skall publiceras
på webbplatsen, skapa listor för platsnumrering, kartskisser, efteranmälningar och
ombokningar, frågor m.m.
Statistik
Vindskydd Militärtält
270st
111st
Tältyta Husvagn Hyrtält Trägolv Bänkset Gasolvärmare
Extra
10x10m
gasoltub
48st
72st
76st
50st
107st
43st
4st
3.2 Skollogi
Förberedelserna började ett år innan med en kontakt med kommunen om skollokaler.
Kommunen tog ett beslut i januari 2011 om att vi fick låna skollokaler utan kostnad men
att de skulle dygnet-runt-bevakas (se brev).
Jag som ansvarig började genast ta kontakt med skolorna i Tullinge och de två
förskolorna som ligger i Riksten med promenadavstånd. Efter några samtal och besök på
97
varje enhet (6 st.) så var det klart att vi skulle få vara där. Vissa delar av skolorna bokades
via kommunen medan den största delen bokades via rektor.
Anmälningsförfarandet var inte optimalt. Då alla skolor skulle vara bemannade så var det
viktigt att veta om de tävlande skulle komma fredag eller lördag och det framgick inte i
ursprungsanmälan (vi hade sagt att det skulle finnas olika alternativ vid anmälan men i
anmälningsformuläret var det inte så). Detta ändrades i slutet av februari.
Vi fick in väldigt många efteranmälningar vilket försvårade planerandet. Den sista
efteranmälan kom in på fredagen vid lunch.
Tävlingsledningen hade bestämt att det inte skulle gå buss från login utan egen bil eller
kommunala färdmedel skulle användas. Det blev protester mot detta och vi fick igenom
att buss skulle köras från login. Nu visste vi dock inte hur många som ville åka buss utan
fick ta till i överkant. Behov av transport bör framgå i anmälan. Vi körde buss från 14.00
lördag till 12.00 söndag. Det skulle ha gått att köra en timme till på söndagen då behovet
fanns. Bussen gick eg. till 12.30.
Det krävdes många besök på förskolor och skolor för att beräkna platser, titta på
proppskåp, studera larm och nycklar, se var städmaterial fanns mm. Det blev mellan tre
och fem besök per enhet. Sista två veckorna samlades alla nycklar och larmkort in och
märkes upp.
Jag inhandlade sopborstar och sopskyfflar till de salar som inte hade det, sopsäckar, tvål
och toalettpapper.
Personalansvariges personal räckte inte till skollogin vilket gjorde att vi tre veckor innan
tävlingen fick ordna logivärdar genom kontakter och andra klubbar. Det var inte helt lätt
då många har planerat annat. Till slut fanns det personal så det skulle räcka men någon
genomgång med all personal som var min tanke blev det aldrig.
Brandförsvaret kontaktades och formulär fylldes i. Dagen före träffade jag brandkåren och
gick igenom allt. Då fick vi även ett direktnummer till Räddningstjänst så att vi kunde
ringa om det gick falsklarm. Det blir väldigt dyrt vid en utryckning, ca 8 000 kr. Under
natten gick två falsklarm pga. att en dusch användes så det var tur vi hade numret.
Fredagen innan tävlingen var det väldigt mycket att göra som inte hade gått att göra
tidigare. Det skyltades till alla skolorna/förskolorna. Alla rum fick en skylt vilken klubb
som skulle bo där. Logiexpeditioner gjordes iordning på varje enhet och alla skolor och
förskolor iordningställdes så att det gick att bo där. Mycket av detta måste göras när
barnet gått hem samtidigt som login öppnade 18.00. Förskolorna städade vi själva av
medan vi köpte städning till skolorna. Alla enheter har normalt morgonstädning och de
går inte att bo i när det vistas flera hundra barn eller ungdomar i lokalerna under dagen.
Kl. 18.00 började logivärdarna arbeta och löparna började checka in. För antal mm. se
bilaga.
Flera av de finska lagen hade väldigt stora luftmadrasser eller andra typer av madrasser,
upp till 160cm fanns många som hade. Det skapade utrymmesproblem men de kunde
lösas med reservrum.
98
Ett larm gick under kvällen då en vaktmästare inte lyckats stänga av ”fallskärmen”, som
går på automatiskt. Två brandlarm gick också (so ovan).
Det fungerade annars bra på enheterna.
Bussningen flöt perfekt men pga. Att det var väldigt nära att gå från parkeringen på
arenan så valde många av de svenska klubbarna att köra fram och tillbaka med minibussar
eller bilar (eller sin egen buss). De finska klubbarna valde i stor utsträckning bussen. Det
blev en bra bit över 1000 resor.
Städningen var ett drygt jobb och tog längre tid än beräknat. Vi skulle ändå bara
grovstäda skolorna. Förskolorna skulle städas lite mer. Alla möbler och leksaker skulle
tillbaka till ursprungsläge. Jag hade fotograferat varje rum och det var till mycket stor
hjälp. I min egen skola fick barnen ställ iordning alla möbler på fredagen och ställa
tillbaka alla möbler på måndagen. Det kostade en fotboll och en basketboll per klassrum.
Sammanlagt blev det tre släpkärror sopor från skollogin. Den vill inte skolan betala extra
sophämtning för utan den kördes till arenas sophantering.
På varje enhet ställdes tårtor som tack till personalen. Det uppskattades när de kom på
måndagen och om allt inte stod perfekt förläts det.
Två täcken försvann från en förskola men jag återställde dessa genom att köpa nya.
Veckan efter tävlingen lämnades alla larmkort och nycklar tillbaka.
Kommande arrangörer:
Anmälan:
Fredag-söndag
Fredag-lördag
Lördag-söndag
Ska det kosta lika mycket för en och två nätter.
Det ska inte gå att efteranmäla sig dagen före. Login måste vara klar en vecka innan och
senast onsdag måste den spikas. Det ska vara dyrare att efteranmäla och man måste
betala innan sista anmälningsdag annars blir det efteranmälningsavgift. Nu betalade de
föranmälda senare än de som efteranmält.
I anmälan borde finnas altnativ (vi hade inte kunna ha det då kommunen krävde
bemanning)
Hel förskola
Skolsal
Busstransport
Jag gjorde alldeles för mycket själv som skollogichef men det berodde delvis på att jag
inte fick någon personal från personalavdelning men också på att det var jag som hade
alla kontakterna. Det kan delegeras till underchefer:
Transportchef
P-chef
99
Platschef för en enhet
Städchef
I övrigt se bilagor.
Jag själv arbetar i kommunen och på en av skolorna som vi använde till skollogin. Det är
nästan en förutsättning för att det ska fungera. Man har många kontakter och vet hur allt
fungerar.
Om det finns några frågor ställer jag gärna upp och hjälper till med det jag kan. Nås lättas
per mail:
[email protected]
4. Trafik-parkering
Bemanningen i projektet har varit Leif Tynong, Trafikchef och Jan Truedson,
Parkeringschef.
Därutöver deltog ca 25 personer som funktionärer under tävlingsdagarna och
byggnationen på fredagen.
Förberedelser
Projektet har deltagit i Logistik och stöds möten sedan i februari 2010. Initialt var
aktiviteten låg i projektet då trafik och parkeringslösningarna var avhängiga andra, ännu
inte slutligt fastlagda lösningar, exempelvis placering av TC mm.
100
Projektet fick information från 10-mila 2010 som beaktades, dock var förhållanden
väsentligt skilda så det var endast mängduppgifter som var relevanta för projektet,
exempelvis antal bilar, bussar etc.
Skyltar och p-tillstånd mm togs fram tillsammans med skyltansvarig. Trafikskyltar
(gul/gröna) från föregående år var borta varför nya i lite enklare modell tillverkades.
Planering
De ytor som initialt anvisades för parkering var väl tilltagna, om än på relativt stort
avstånd från TC. Planeringen utgick länge från att de hårdgjorda ytorna (fd
landningsbanor mm) skulle användas till parkering. Veckan innan 10-mila ändrades detta
och parkering fick ske på gräsytorna invid landningsbanorna, väsentligt närmare TC.
Den nya placeringen av parkeringen var utmärkt och väl tilltagen.
Infart respektive utfart från parkeringen hölls åtskilda och skyltades samt spärrades med
koner och snitselband.
Bussparkering skedde separat från bilparkeringen och hade infart tillsammans med
funktionärer och press. Utfart buss hölls åtskild från utfart bil.
Funktionärsparkering, Vip och press anordnades i direkt anslutning till TC. Infart och
utfart var avskild från övrig trafik, dock delades infart och utfart med infart buss.
Planeringen sköttes mestadels via telefon av Trafikchefen och Parkeringschefen.
Platsbesök vid två tillfällen gav värdefull information.
Kontakten med Rikstens sköttes av Trafikchefen. Riksten var mycket tillmötesgående och
till stor hjälp.
Det fanns möjlighet att få assistans av trafikpolis i händelse av trafikstockning mitt på
dagen lördag och mitt på dagen på söndag men att detta inte behövdes.
Riskanalys för parkering och trafik utfördes, se bilaga.
Schemaläggning av funktionärer
Schemat täckte in tider enligt nedan:
101
Fredag: 15-23
Lördag: 07-23
Söndag: 00 – 13 00
Planeringen baserades på att funktionärerna arbetade i fyratimmarpass samt att alla
arbetade minst två pass under helgen. Trafikchef och Parkeringschef var extra resurser
utanför schemat.
Vissa pass var ensamarbete.
Fredag 29/4
Parkering och trafiks praktiska förberedelsearbete kunde påbörjas på fredagen. Fram till
dess pågick verksamhet i området.
Skyltar för infart för respektive trafikslag sattes upp enligt planering och skyltning och
avspärrningar sattes upp inom området. Planeringen av skyltning var noggrann och
arbetet flöt på väl.
Parkeringsytan stakades ut med käppar för att möjligöra raka linjer av bilar och därmed
ett effektivt utnyttjande av ytan.
Informationsmöte för alla funktionärer inom parkering hölls 15 00 på fredagen.
Under fredagen anlände ca 50 bilar som parkerades, samt ett fåtal bussar. Ett fåtal bussar
lämnade av passagerare och åkte sedan.
Bemanningen av parkeringen för personbilar avbröts vid 21 00.
Lördag 30/4
Under lördagen anlände bilar i en strid ström från 07.00. Skyltning mm fungerade bra då
endast ett fåtal körde fel. En bussförare följde inte instruktionerna som gavs, med påföljd
att bussen åkte ned i diket och blockerade infarten för övriga bilar. Reservinfarten
(bussutfarten) öppnades och endast en mindre trafikstockning uppstod. Bussen fick
assistans av polis och kom upp ur diket efter ca 30 minuter.
Personbilsparkeringen gick utan missöden. Fem personer bemannade och dirigerade
parkeringen varje pass. Vid 19 00 avbröts bemanningen då bilar ”parkerades sig själva”.
Luckor fylldes upp av de bilar som kom och behovet av assistans till bilisterna bedömdes
102
som litet. Skyltningen kompletterades inför nattens parkering samt avspärrningar mot TC
gjordes med bildäck för att inga bilar skulle kunna ta sig in då parkeringen var
obemannad.
Funktionärs, Vip och pressparkeringen var bemannad hela natten.
Söndag
Under natten mellan lördag och söndag parkerades bilar på landningsbanan mellan
husvagnsparkeringen och duscharna och inte där det var avsett, på gräsytorna,
Vildparkering uppstod men det blev aldrig något kaos. Det fanns hela tiden gott om
utrymme för gående och biltrafik förbi parkeringen mot främst dusch och busshållplatser.
Avfärden skedd lugnt och stilla utan assistans från funktionärer. Utfarterna var
bemannade, men de hade väldigt lite att göra. Rivningen av parkeringen (käppar och
skyltar) påbörjades direkt efter prisutdelningen.
Rivningen var avslutad vid 16 00, då samtliga koner och skyltar var nedtagna och
insamlade.
Statistik
Dag
Fredag
Lördag
Lördag
Lördag
Tid
1330
15 30
16 30
Utrustning
Följande utrustning användes:
 Koner för avspärrning
 Skyltar
 Avspärrningsband
 P-spadar
 Stakkäppar
 Bilar med släp
103
Bilar, ca
Fåtal
1000
1200
1400
Bussar, ca
Fåtal
20-30
Anm
Ex Vip och Funktionär
Parkerade


Mobiltelefoner
Bildäck för avspärrning
Erfarenheter
Generellt gick arbetet mycket bra. Uppgiften var relativt enkel då stora ytor fanns till
förfogande. Goda insatser från funktionärerna och god planering gjorde att allt flöt på bra.
Några funktionärer som var bokade dök inte upp men det löstes med omprioriteringar och
frivilliga som ej var schemalagda som kunde rycka in. Parkeringschefen var även vikarie och
rastavlösare.
Den incident som skedde löstes smidigt. Inställningen hos funktionärerna ”säg det med ett
leende” fungerade bra, och förtroenden delades ut till bilister som vill åka in och lämna tält
mm.
Möjligtvis skulle även rivning och ihop packning ha schemalagts något tydligare än att ”alla
hjälper till”.
Planering, schema mm bifogas som en excelfil. Karta över området bifogas.
5. Sjukvård
Uppgiften att ta hand om sjukvården för 10mila 2011 genomfördes enlig följande:
Planering
Deltagare i planeringsarbetet.
Maria, ansvarig för sjukvården på Arenan.
Anna, ansvarig för sjukvården i Skogen.
Patrik ansvarig för transporter och koordination med räddningstjänst och ambulans.
Rolle, övergripande ansvar.
Vår utgångspunkt var hela tiden att Sjukvården skulle vara en servicestation för de
tävlande som fått mindre skador. Närheter till Huddinge Sjukhus gjorde att vi redan från
början bestämde oss för att skador av allvarligare art skulle tas om hand på sjukhus. Vårt
ansvar skulle i det fallet bli att ta hand om den skadade i väntan på transport till sjukhus
104
och i vissa fall kunna ge lättare medicinering eller behandling. Transport av skadad
planerades att genomföras med hjälp av två transportfordon från försvaret och i akuta fall
en ambulans (via kontakt med SOS Alarm 112).
Planeringsmöten: Våren 2010 hölls två möten samt ett besök på 10mila i Finspång.
Hösten 2010 hade vi tre möten, mer inriktat på hur vi ville genomföra uppgiften, material
och bemanningsbehov. Under våren hade vi 3 möten varav ett avslutande tillsammans
med all personal i sjukvårdsgruppen. Under våren genomfördes mycket av diskussionerna
via mail, framför allt i slutet av förberedelsearbetet.
Sjukvården delades upp i Arenan och Skogen.
Arenan: Planerades för att ha större möjligheter att ta hand om skadade efter
växling/målgång. Vi hade önskemål om att få ett tält (6x12 meter) placerat med uppsikt
över upploppet (för att kunna se om skadade löpare var på väg in), i närheten av dusch
(för att löpare skulle kunna tvätta rent sår) och nära en utfart (för att kunna lämna området
utan att behöva köra genom folksamlingar). På Arenan skulle det finnas en läkare och två
sjuksköterskor.
Skogen: Finnas på plats i närheten av naturliga samlingspunkter längs banan (bemannade
kontroller). Efter samtal med banläggarna beslutades att ha 2 stationer i skogen med
sjukvård bemannad av minst en sjuksköterska och en extra plats där risken var som störst.
Förberedelser
Infomation till andra delar av organisationen.
Under förberedelserna har vi haft kontakt med:
TC för placering av Sjukvård Arenan samt tältbehov (Tält med värme, belysning och
eluttag).
Skyltansvarig för skyltbehov.
Skogen för instruktioner till deras funktionärer. Se egen rubrik i dokumentet längre ner
Kristeamet för riskanalys och kontaktuppgifter. Se egen rubrik i dokumentet längre ner
Logistik o stöd för rapportering och avstämning med andra funktioner, tex information till
PM. Se egen rubrik i dokumentet längre ner
Försvaret för materialbehov (bårar, britsar, patienttäcken).
Sjukvårdsansvarig på Vasaloppet för att ta del av deras erfarenheter
Sjukvårdsansvarig på TjejMilen för att ta del av deras erfarenheter
SOS Alarm och Räddningstjänsten för lämpliga infartsvägar till tävlingsområdet
(Förbestämda GPS-punkter). Se egen rubrik i dokumentet längre ner.
Ambulans: Vi pratade om att eventuellt hyra in en ambulans med personal under några
timmar för att täcka upp ifall ordinarie ambulanser var upptagna med tanke på
105
Valborgsmässoafton. Efter samtal med SOS Alarm avstod vi från det alternativet eftersom
det var så nära till Huddinge Sjukhus.
Material: Maria och Anna gick igenom materialbehovet och stämde av det med
Tävlingsläkarna. Se egen rubrik i dokumentet längre ner.
Transport: Patrik som känner till området tog reda på de naturliga infartsvägarna och
deras GPS-koordinater. Till hjälp fanns även en räddningskarta över området med ett
rutnät för att enkelt och snabbt kunna lokalisera eventuella platser där skadade behövde
hjälp.
Bemanning:
Arenan: Två tävlingsläkare delade på ansvaret och byttes av efter ca 4 timmar. Samtidigt
fanns det två övriga funktionärer varav minst en legitimerad sjuksköterska (resterande var
läkar eller sjuksköterske-studenter). Shemat lades så att en viss överlappning gjorde att
det fanns tid att informera. Dessutom fanns det dubbel bemanning när samtliga stafetter
kom in för växling efter första-sträckan, då trycket på sjukvården var som störst.
Skogen: Minst en legitimerad sjuksköterska vid resp station och dessutom tillgång till
transport.
Skyltar: Behovet av skyltar var ganska litet. Sammanlagt ordnade skyltansvarig 5
sjukvårdsskyltar (Vita med rött kors) och 3 med texten ”Sjukvård”.
Riskanalys
En riskanalys togs fram för att täcka in några av de risker som kunde förutses. Även en
avprickningslista över de aktiviteter som behövdes under tävlingsdygnet togs fram samt
en kom-ihåg-lista att följa vid akuta situationer.
Sjukvårdsplatserna
Tältet på Arenan fanns på plats veckan innan tävlingen. Det ställdes sedan i ordning
fredag kväll och lördag morgon. Tälten i skogen (Klubbtält) sattes upp under lördag
förmiddag.
Tävlingen
Besöksstatistik för Sjukvård Arenan: Se längre ner i dokumentet.
106
Problem som dök upp under tävlingsdygnet.
Eftersom vi var förskonade från allvarligare skador och akuta situationer flöt dygnet på
väldigt bra. De problem som uppstod var i stort sett:


Funktionär som inte dök upp. Det löstes enligt planeringen med att några stannade kvar
under följande arbetspass.
Vi hade planerat för att transportera mat till skogen men det saknades lämpliga kärl att
förvara maten i. Det löste sig med hjälp av matansvarig men borde ha kommunicerats av
oss tidigare under förberedelserna.
Framgångar



Bemanningsschemat var bra anpassat både i mängd och i tid. Bra med överlappning när
resp förstasträcka kom in.
Räddningskarta med rutnät gjorde det enkelt att lokalisera platser.
Bra att ha kodlås på vägbommar i området.
Vad skulle ni göra annorlunda om ni skulle göra det igen?
Avveckla sjukvården i skogen och istället utrusta varje grupp bland de funktionärer som
rör sig utanför Arenan med en enklare första förbandsväska, värmande jacka (modell dunparkas), och tillgång till transport (4-hjuling eller personbil). På så sätt kan vi ha
sjukvårdsservice på fler platser i skogen, den skadade kan snabbt få värme och transport
till Arenan där skadan kan behandlas. Om behov finns kan man avvakta transport med
ambulans till närmaste sjukhus, dock bör i så fall tävlingsläkaren komma ut till den
skadade under tiden.
Viktigt att tänka på för kommande arrangör?




Bilagor
107
Planera arbetet utifrån avståndet till närmaste sjukhus och hur lång inställelsetid
ambulansen har till området.
Överväg om det finns behov av att ha en ambulans på plats
Ta kontakt med alla inblandade funtionärer så tidigt som möjligt.
Se ovan kommentar om att inte ha någon sjukvårdsplats i skogen.
PM 10mila
Sjukvård finns på Arenan från kl 11.00 30 april till tävlingens slut. Sjukvården på Arenan
finns i första hand till för skadade löpare. I nöd fall finns även plats för publik med
mindre skador. Publiken hänvisas i övrigt till Huddinge Närakut 08-608 67 50 eller
Karolinska Universitetssjukhuset Huddinge. Sjukvårdsrådgivning finns dygnet runt på 0832 01 00.
Under Damkaveln kommer det att finnas en sjukvårdsplats ute i tävlingsområdet, se
markering på tävlingskartan.
Under Herrkaveln finns det sammanlagt två sjukvårdsplatser i tävlingsområdet, Se
markeringar på tävlingskartan.
Deltagare på Ungdomskaveln hänvisas till sjukvården vid Arenan.
Samtliga kontrollvakter är utrustade med Första förband.
Riskanalys inkl åtgärder
Sjukvårdsgruppen 10-MILA 2011
Riskanalys för händelser under tävlingsdygnen 30/4-1/5. Risker under planering och
förberedelser finns inte med.
Risk
Sannolik
het
2
Konsekv
ens
4
Riskvärd
e
8
Åtgärd
2
4
8
Enklare
skada,
skog
5
1
5
Enklare
skada,
Arenan
5
1
5
Allvarli
g skada,
skog
3
4
12
Uteblive
n
personal
Material
tar slut
108
Påverkansvärde
(efter åtgärd)
0
Ansva
rig
Rolle
Vid tre tillfällen under dygnet (18, 00 och 03) stämma av med
samtliga sjukvårdsplater om materialtillgången. Vid eventuellt
behov görs inköp på jouröppet apotek.
Den skadade tar sig på egenhand till närmaste sjukvårdsplats.
Efter behandling av sjuksköterska tar den skadade, i samråd
med sjuksköterska, beslut om fortsatt tävlande. Vid behov sker
transport till Arenan mha personbil.
Den skadade uppsöker sjukvård på Arenan efter
växling/målgång. Läkare/Sjuksköterska tar beslut om det finns
behov av vidare behandling. Den skadade ordnar själv med
transport till akutsjukvård vid behov.
0
Rolle
Patrik
0
Ssk
Patrik
0
Vid behov lokaliseras den skadade i terrängen mha rutnätet på
arrangörskartan. Transport (bår och personbil) ordnas till
närmaste sjukvårdsplats där behandling sker. Vid mycket
allvarlig skada tillkallas ambulans, antingen för transport direkt
från närmaste skogsväg eller från sjukvårdsplats. Även
tävlingsläkare ska informeras. Om behov av ambulans ej finns, se
Enklare skada, skog. Efter att akut omhändertagande har skett
2
Läkar
e
Ssk
Den
skadad
e
Kortro
llvakte
r
Ssk
Läkar
e
Patrik
Den personal som befinner sig på plats kontaktar ansvarig och
avvaktar tills avlösare finns på plats.
Transpo
rt av ett
flertal
lindrigt
skadade
från
skogen
till
Arenan
Transpo
rt av
flertalet
allvarlig
t
skadade
i skogen.
Dödsfall
2
2
4
1
4
4
1
5
5
ska krisgruppen kontaktas.
OBS Vid livshotande skada, medvetslöshet eller misstanke om
hjärtstopp – KONTAKTA ALLTID SOS ALARM.
Om det uppstår ett större behov av transport för löpare med
lättare skador från skogen till Arenan kommer transport att ske i
prioriteringsordning. Beslut tas i samråd mellan Sjuksköterskor
och Läkare.
1
Ssk
Läkar
e
Patrik
Om det uppstår ett större behov av transport för löpare med
allvarliga skador från tävlingsterrängen till närmaste
bilväg/sjukvårdsplats, se åtgärd ovan.
OBS Vid livshotande skada, medvetslöshet eller misstanke om
hjärtstopp – KONTAKTA ALLTID SOS ALARM.
2
Vid befarat dödsfall (Dvs medvetslöshet, hjärtstopp och avsaknad
av andning) larmas SOS Alarm omedelbart och livsuppehållande
verksamhet sätts in. Först när behörig läkare dödförklarat
patient avbryts insatsen. Där efter tas inblandad personal bort
från schemat och tar kontakt med krisgruppen.
5
Kontr
ollvakt
er
Ssk
Läkar
e
Patrik
Funkti
onär
Krisgr
upp
Råd och anvisningar för kontrollvakterna angående skadad löpare
Vid allvarligt olycksfall i skogen ring 112. Uppge närmast ambulans platser: . SOS är
informerade om tävlingen och har fått kordinater. Det finns funktionärer som har i uppgift
att möte ambulansen och visa dem till den skadade.
Om du befinner dig söder om Getarn uppge: Råby
Om du befinner dig norr om Getarn i närheten av Svarvartorp:
Uppge: Svarvartorp
Om du befinner norr om järnvägen uppge: Himmelsboda
Om du befinner dig nära Arnan uppge: 10-MILA arenan
Ring därefter ansvarig tävlingsläkare tel 070-484 29 53. Vi rekommenderar att ni lägger in
telefonnumret i era mobiltelefon.
Informera var ni befinner er, enlig koordinationen på kartan. Stanna hos den skadade.
Tävlingsläkaren ordnar, om det är möjligt, att sjukvårdpersonal kommer till platsen, för att
vara behjälplig till ambulansen är på plats.
Anteckna namn personnummer och klubb på den skadade, på baksidan av detta
informations blad. Ta hand om den skadades SI-bricka.
Skriv gärna ditt eget namn och telefonnummer så vi i efterhand kan informera hur det gick
för den skadade.
Vid lättare skada ring tävlingsläkare som ordnar hjälp platsen.
Stanna hos den skadade och invänta hjälp.
109
Information till SOS Alarm
10mila 2011-04-30 till 2011-05-01
Allmän information om arrangemanget
Under 10mila dygnet väntas över 10 000 besökare till Arenan vid Riksten, Botkyrka.
Tävlingen startar kl 11.00 lördag 30 april och väntas vara över vid 13.00 söndag 1 maj.
Utöver de tre stafetterna, se nedan, finns öppna motionsbanor för enskilda löpare. Se
www.10mila.se för mer information. Själva stafetten (tidigare kallat ”Kavel”) består av:
Ungdomsstafetten, 11.30-16.00, 4 str, 300 lag, 1200 löpare
Damstafetten, 14.30-20.30, 5 str, 350 lag, 1750 löpare
Herrstafetten, 21.30-12.30, 10 str, 350 lag, 3500 löpare
Sjukvården
Under tävlingsdygnet finns det sjukvårdstält på Arenan och på två platser i skogen. På
Arenan finns alltid en jourhavande läkare och minst en sjuksköterska. På de två platserna
i skogen finns två sjukvårdsutbildade (dels sjuksköterskor och dels försvarets utbildade)
personer. Förutom dessa finns det två sjukvårdstransporter med utbildad personal.
Sjukvården är utrustad för att ta hand om mindre skador samt att fungera som ett
mellanled för den skadade innan hon/han kan uppsöka akut sjukvård alternativt annan
läkare efter hemkomst.
Vid skada
Vid allvarlig skada i skogen är planen att den/de som lokaliserar den skadade tar hand om
och stannar hos den skadade. Med hjälp av rutnätet på arrangörskartan lokaliseras platsen
och närmaste möjliga bilväg. Sjukvårdspersonal från skogen tar sig till platsen och
tävlingsläkare informeras. Transport (bår och personbil) ordnas till närmaste
sjukvårdsplats där behandling sker. Vid mycket allvarlig skada tillkallas ambulans,
antingen för transport direkt från närmaste skogsväg eller från sjukvårdsplats. Om behov
av ambulans ej finns, se Enklare skada, skog. Efter att akut omhändertagande har skett ska
krisgruppen kontaktas. Dessutom tas inblandad personal ur tjänst. Vid mycket allvarlig
skada (livsfara eller risk för bestående men) är alla funktionärer instruerade att ta direkt
kontakt med SOS Alarm.
Kontaktuppgifter
Kontaktperson
Tävlingsläkare
110
Statistikrapport från sjukvården 10MILA 2011
77 dokumenterade besök.
+ ett antal hjälp till självhjälpsbesök ( erhållit plåster skrubbsvamp mm mm)
Fördelning:
Besöksanledning
Stukad fot
Sårskada
Ögonskada/ skräp
Smärta i knä
Div muskel/skelettsmärtor
Stukad hand
Överkänslighetssymtom
Diverse
Summa
Besök per timme
Antal
18
27
5
7
10
2
1
7
77
Kl
12-13
varav 3 suturerades 13-14
14-15
15-16
16-17
17-18
18-19
19-20
20-21
21-22
Antal
4
6
8
6
7
3
0
2
0
1
Besöksfördelning ålder och kön
fem ≤16 år man≤16 år fem>16 år man>16år
11
9
15
41
Andel av startande
2,00%
1,70%
0,90%
1,20%
Tre tävlande fick transporteras från skogen
till sjukvården på arenan.
Någon ytterligare tvingades inte,
efter vad som kommit till kännedom,
bryta tävlingen pga skada eller sjukdom.
111
22-23
23-24
00-01
01-02
02-03
03-04
04-05
05-06
06-07
07-08
08-09
1
5
7
0
2
2
2
4
2
6
3
09-10
10-11
11-12
3
1
1
Analys:
Växling efter förstasträckan av ungdomskavlen var kl 12.02
Damernas förstasträcka växlade kl 15.12
och herrarna kl 22.39
Det verkar ske en anhopning av besök efter just första växeln av samtliga kavlar, mest signifikant vad gäller dam
Undomarna besök är lite mer jämt fördelade över hela deras tävling.
Under nattimmarna var det väldigt få besök.
Skadorna som föranledde sjukvårdsbesök var de förväntade.
Inga allvarliga incidenter inträffade.
Sjukvårdsplatserna i skogen hade inga besök.
6. Personalförsörjning
BESKRIVNING AV UPPDRAGET

Sätta upp regler och rutiner för upprättande av funktionärsorganisation

Rekrytering och samordning av funktionärer

Övergripande information till alla funktionärer
ORGANISATION
Personalförsörjningen består av en personalansvarig från vardera arrangörsklubb. Kerstin
Imark från Tullinge SK och Linnéa Carlsson från Skarpnäcks OL.
ARBETSBESKRIVNING
Förberedelser på lång sikt
112

Sammanställa bank av tillgängliga funktionärer

Rekrytera funktionärer

Upprätta och underhålla adresslista

Samla in personalbehov från övriga chefer. Beräkna personalåtgång

Vid behov kontakta andra föreningar för att köpa in funktionärstimmar (i samråd
med tävlingsledningen)
▪ Bestämma och beställa typ av funktionärskläder: västar, nyckelband, namnbrickor
▪ Samverka med marknadschefen om eventuell sponsring på funktionärskläder
▪ Samordna med parkeringschefen om speciell funktionärsparkering
▪ Lyfta frågan till ledningsgruppen angående fria måltider i markan för arrangörer
▪ Planera och genomföra en arrangörspub innan tävlingen – för att träffas och lära
känna varandra
▪ Göra en budget för kostnader och anmäla till ekonomichefen
▪ Boka lokal till fest efter tävlingen (tillsammans med evenemangschefen)
▪ Planering av hedersbetygelser i samverkan med tävlingsledningen
Förberedelser på kort sikt

Göra en riskanalys av kritiska punkter. Rapportera till Lina och Finn

Undvika dubbelbokningar

Fördela ut funktionärer

Göra ett översiktsschema för personal tävlingsdygnet

Skriva generellt funktionärsPM. Ta hjälp av informationschefen att kommunicera
ut det

Dela ut funktionärskläder/material
Åtgärder under tävlingen

Ha beredskap för akut funktionärsbehov-pool eller reservbank
Åtgärder efter tävlingen

Göra en utvärdering av ”personalförsörjningsfunktionen”

Ordna fest för huvudfunktionärer och samarbetspartners tillsammans med
evenemangschefen

Sammanställa antalet nedlagda arbetstimmar per förening (under 10MILA-helgen)
Faktauppgifter
113

Funktionärer knutna till Tullinge SK 310 st

Funktionärer knutna till Skarpnäcks OL 112 st

Funktionärer från andra 10MILA-föreningar ca 50 st

Funktionärer övriga ca 13 st, Pappas pojkar fotbollsklubb Tullinge

Sjukvårdspersonal i skogen från försvaret 5 st

Tillkommer funktionärer för inköpta funktioner som t ex speaker, storbildsproduktion,
markan

500 funktionärsvästar/reflexvästar beställdes. Det finns några kvar. Personal i skogen
hade ej västar.

Ca 150 funktionärsparkeringsbiljetter delades ut

Ca 500 ID-pass till funktionärer tryckts upp
Erfarenheter
 FunktionärsPM och annan övergripande information har sänts ut via e-post och lagts
ut på respektive klubbs hemsida. Några som ej har tillgång till e-post har fått
information via brev.
 Alla funktionärer fick ett ID-pass som bekräftade funktionärsrollen. Där fanns också
viktiga telefonnummer för akuta behov
 Funktionärer som arbetade på TC hade även reflexväst. Man uppmanades att använda
den enbart under arbetstid
 Alla funktionärer skulle även ha med sig blad med information och skiss över TC för
att kunna svara på eventuella frågor
 Vi önskade få uppgifter om uppskattat personalbehov från respektive chef under
hösten. De har haft olika svårt att precisera behov vilket medfört att vi inte haft
överblick över behovet i så god tid som vi önskat. Det medförde att upprop om
funktionärsbehov till andra 10MILA-klubbar sändes ut relativt sent.
 Att tävlingshelgen var under Valborgsmässoafton var försvårande i att få personer att
vara funktionärer. De hade traditionellt uppdrag via andra föreningar, var bortresta
etc.
 Totalt sett hade vi tillgång till för få funktionärer. Vi hade enbart någon enstaka
person som kunde hoppa in med kort varsel. Övriga akuta behov löstes genom att
några arbetade mer än vad som var planerat.
 Öppna banor/motionsbanor lockade drygt 800 startande vilket var mycket positivt.
Dock var de långa öppettiderna personalkrävande. Här skulle vi vägt värdet av
114


starttider till kl 23.00 både fredag och lördag gentemot bemanningsbehov.
Markans schema med antal personer per arbetspass fick vi sent. (2 veckor innan
tävlingen). Detta efter påtryckningar på samtliga ledningsmöten i januari-februarimars samt via mail. Till viss del berodde detta på att avtalet med SBAB skrevs mycket
sent. Detta medförde extra stress för oss inför tävlingen. Även ”förvarnad” personal
till markan tyckte detta var sent.
Förbättringsförslag
 Samtliga arbetsscheman skall vara klara och sändas ut till funktionärer en månad före
tävlingshelgen. Då finns tid att flytta om och ändra på tider. Det är oundvikligt att
några reagerar på uppsatta tider och funktioner vilket medför förändringar. Detta
kräver att respektive chef har sitt personalbehov klart 1½ – 2 månader före
tävlingshelgen
 Personalfunktionen skall ha en ”fast plats” på TC att vara på. Nu gick vi runt hela
tiden under tävlingsdygnet. (Trötta ben..) samt att folk fick ringa på oss. Svårt att höra
telefonen ibland pga högtalarna.
◦ Styra upp matbiljetter till funktionärer mer tydligt. Vi fick vissa direktiv av TL men
de som jobbade mycket fick troligen olika antal matbiljetter.
◦ Det är viktigt att alla chefer har mycket tydlig kontakt med sin personal före tävlingen
samt ger tydliga instruktioner när arbetspasset börjar om det inte är klargjort tidigare.
Detta borde motverka frustration över otydliga direktiv och att personer inte kommer
till sitt arbetspass. Tyvärr kan detta medföra mycket arbete för att nå personer som ej
svarar på mail/förfrågningar





115
Övrigt
Pubkväll arrangerades i slutet på november i Tullinges klubbstuga. Dryck samt
tilltugg serverades till självkostnadspris. Musik och mingel-lära känna varandra över
klubbgränserna.
Funktionärerna fick matbiljetter efter hur mycket de arbetade. 1 arbetspass = fika. 2
arbetspass = matbiljett samt fika. Personalfunktionen delade ut matbiljetterna till
huvudfunktionärerna som sedan delade ut till sin personal.
Funktionärerna åt bland de tävlande men slapp ”köa” för matbiljett.
Personalfunktionen hade även ett ”lager” matbiljetter i ryggsäcken att dela ut vid extra
behov.
Funktionärerna hade tillgång att vila i 2 st militärtält nära TC samt Tullinges
klubbstuga 2 km bort.
Personal i skogen hade Lida friluftsgård som centrum där de kunde vila. Där fanns
personal som ordnade dryck och smörgås till dem.

116
Funktionärsparkeringen var mycket nära TC. Viss personal vilade i bilen.
o Anordnande avslutningsfest för alla funktionärer ute vid Lida 22/6. Enklare
tillställning ”typ picknick” med catering av mat.
LOGISTIK & STÖD – FUNKTIONSBESKRIVNING
LINA KARLBERG & FINN KARLSSON









Sammankallande för övergripande möten för Logitisk & Stöd
Delta vid tävlingsledningens möten och rapportera till cheferna inom Logistik och
Stöd
Lina har avstämningar med Evenemangschefen, Informationschefen och
Trafikchefen
Finn har avstämningar med Sjukvårdschef, Logichef och Personalförsörjning
Skapa och uppdatera adresslista
Sammanställa funktionsbeskrivning för området Logistik & stöd
Sammanställa budget och rapportera till tävlingsledning/ekonomichef
Sammanställa riskanalys
I samverkan med tävlingsledningen anskaffa hedersbetygelser till vissa personer.
EVENEMANGSCHEF - Pia-Lena Putkonen
Före tävlingen

Delta i planeringsmöten för TC

Utse VIP-chef, Ceremonichef

Planera Valborgsfirande under tävlingsdygnet och andra evenemang. Bjuda in
aktörer?

Tätt samarbete med speaker - planera ”körschema”

Marknadsföra Valborgsfirandet för Botkyrkaborna – samverka med
informationschefen

Planera tidsschema för prisutdelning och andra ceremonier

Bidra med information till programboken

Utser prisutdelare tillsammans med tävlingsledningen

Föreslå budkavlebudskap tillsammans med tävlingsledningen . Utse uppläsare
tillsammans med tävlingsledningen

Kontakta kommunen (Marica Nordwall) för att diskutera samarbete kring
valborgsmässofirande samt Botkyrkas deltagande i ceremonier.

Göra en budget för evenemang, VIP och ceremoni-kostnader och anmäla till Lina &
Finn, som sammanställer och rapporterar till ekonomichefen

Göra en riskanalys av kritiska punkter. Rapportera till Lina och Finn
117
Under tävlingen
Efter tävlingen
Tacka viktiga samarbetspartners
VIP-chef – Julia Hadmark
Före tävlingen

Planera ett VIP-program. Ska godkännas av föreningen 10-mila

Skapa en inbjudan och bjuda in VIP-gäster enligt 10-mila anvisningarna samt
ledningsgruppens anvisningar.

Samverka med Media i skogen – Lennart Hävrén

Ev. bistå med logibokning för VIPgäster

Planera ev.faciliteter – tält, lokal, mat, transport osv. OBS! negativa erfarenheter från
Finspång angående VIP mat från samma ställe som allmänheten

Göra en budget för VIP och rapportera till evenemangschefen.

Inventera behov av skyltar. Anmäla det till skyltsamordnaren

Beräkna funktionärsbehovet. Anmäla det till personalförsörjningschefen.
Under tävlingen

Ta emot VIP-gästerna och vara värd
Efter tävlingen
Tacka viktiga samarbetspartners
Ceremonichef – Jenny Aasa
Före tävling

Planera ceremoniplats och prispodium samt flaggstänger tillsammans med TC-chef

Införskaffa flaggor. Planera ceremonin tillsammans med speaker.

Anlita person som kan spela fanfarer

Samordna ceremoni kring startskott med Speaker …

Rekrytera kranskullor

Beställa segerkransar

Införskaffa priser och blommor

Införskaffa träbudkavlar och metallbudkavlar

Samla in klubbnålar och beställa en Tiomilatavla (ska detta ligga här?)

Göra en budget för ceremoni och rapportera till evenemangschefen.

Genomföra Valborgsfirande och andra evenemang – eld?
118


Inventera behov av skyltar. Anmäla det till skyltsamordnaren
Beräkna funktionärsbehovet. Anmäla det till personalförsörjningschefen
Under tävlingen
Efter tävlingen
Tacka viktiga samarbetspartners
INFORMATIONSCHEF – Lennart Agén
Före tävlingen

Ta fram skyltpolicy. Hur ska skyltarna se ut? Vilka riktlinjer finns?

Utse skyltsamordnare, och chef för press och media

Rekrytera medhjälpare. Ska kommunikationsbyrå anlitas för programboken? I så fall
ta in offerter

Reda ut gränssnitten gentemot Tävlingsadministrationen –webben,
tävlingsinformation mm. Vem ansvarar för vilken information? TV? Radio? osv.

Vem ansvarar för webb-sidan? Reda ut. prata med Henrik Persson

Kvalitetssäkra all information som publiceras om tävlingen, tex. förinbjudan,
inbjudan, tävlingsPM.

Trycka och distribuera förinbjudan, inbjudan mm

Annonsera i press

Samordna pressmeddelanden. Presskonferens?

Interninformation? Internwebb?

Planera programboken – innehåll, tidplan – samverka med Skog-avdelningen och
Tävlingsadministration.

Sammanställa informationen till programboken (Annonser säljs av marknad)

Samverka med marknadschefen om annonser i programboken..

Grafisk formgivning

Trycka programboken

Distribuera programboken

Kontakta kommunens informationschef för att samordna (Marica Nordwall). OBS!
gränssnittet mot Marknad???

Beräkna funktionärsbehovet. Anmäla det till personalförsörjningschefen
119



Göra en budget för kostnader och anmäla till Lina & Finn, som sammanställer och
rapporterar till ekonomichefen
Göra en riskanalys av kritiska punkter. Rapportera till Lina och Finn
Under tävlingen
Efter tävlingen

Tacka viktiga samarbetspartners
120
Press- och mediachef – Maria Bratt
Före tävlingen

Delta i planeringsmöten för TC

Planera presstält i samråd med TC-chefen.

Anmäla el- och materialbehov (bord, stolar mm) till TC-chefen

Kontakter med markan ang. mat och dryck

Teknisk utrustning, kopiatorer, datorer – samverka med Tävlingsadministrationen

Upprätta press- och mediaguide

Samverka med Media i skogen (Lennart Hävrén) att planera skogsbesök

Ordna presskartor – samverka med banläggaren.

Planera och bjuda in till presskonferens

Inventera behov av skyltar. Anmäla det till skyltsamordnaren

Beräkna funktionärsbehovet. Anmäla det till personalförsörjningschefen

Sköta kontakt med media. Bjuda in media till 10-mila

Göra en budget för kostnader och anmäla till Lina & Finn, som sammanställer och
rapporterar till ekonomichefen
Under tävlingen

Resultatservice till media
Efter tävlingen

Planera och bjuda in till presskonferens

Tacka viktiga samarbetspartners
Skyltsamordnare – Göran Eklund
Före tävlingen

Samla in behov av skyltar från övriga chefer

Inventera vilka skyltar som finns sedan tidigare

Planera tillverkning av skyltarna. Vad tillverkas själv och vad ska beställas?

Distribuera skyltarna till resp verksamhet

Göra en budget för kostnader och anmäla till Lina & Finn, som sammanställer och
rapporterar till ekonomichefen
Under tävlingen
121

Beredskap för akut skylttillverkning
Efter tävlingen

Spara en del av skyltarna

Tacka viktiga samarbetspartners
122
LOGICHEF - Lars Sjöberg
Före tävlingen

Utse ansvarig för skol-logi respektive arena-logi.

Kontakta 25manna 07’s logiansvarig för att utbyta erfarenheter

Kontakta Försvaret om ev. samarbete eller stöd

Vara med på planeringsmöte med Försvaret

Planera boknings- och administrationsförfarande för logi. Går det att boka i det
vanliga anmälningssystemet?

Kontakt PEAB om att hyra Rikstenshallen samt ev. andra hus på F18

Ska logitransport erbjudas? Finns SL-buss varje halvtimme. Transportlösa personer
kan placeras att sova på F18. OBS! fråga om transport finns i bokningsformuläret

Förbereda sambandskommunikation mellan olika funktionärer och mellan olika
logiplatser och logiexpeditionen

Upprätta en logiexpedition.

Ev. rekrytera finsk tolk

Ta emot bokningar

Kommunicera ut logilistorna några veckor före tävlingen – samordna med
externinfor-chefen

Behov av logiplatser till huvudfunktionärer, radio, TV, speaker ??

Bidra med information till programboken

Beräkna funktionärsbehovet. Anmäla det till personalförsörjningschefen

Sammanställa en budget för alla logikostnader och anmäla till Lina & Finn, som
sammanställer och rapporterar till ekonomichefen

Göra en riskanalys av kritiska punkter. Rapportera till Lina och Finn
Under tävlingen

Ha logiexpedition på TC

Ha beredskap för att lösa ev. problem
Efter tävlingen

Skriva en rapport

Tacka viktiga samarbetspartners
123
Skollogi-ansvarig – Lena Sundqvist
Före tävlingen

Kontakta kommunen ang boka skollokaler. Första hand boka Banslätt, Eklid och
Falkberg (gångavstånd från bussen)

Boka lokaler

Sköta löpande kontakter med kommunen, skolorna och PEAB

Planera parkering i anslutning till skolorna

Ska frukost erbjudas? Troligtvis inte, för stor apparat. Mat finns i markan och i
Tullinge finns två mataffärer.

Planera nycklar/larmkort/ upplåsning av lokalerna – tillsammans med kommunen.

Göra en budget för kostnader och anmäla till Logi-chefen

Beräkna funktionärsbehovet. Anmäla det till personalförsörjningschefen

Inventera behov av skyltar. Anmäla det till skyltsamordnaren
Under tävlingen

Beredskap

Upplåsning

Bevakning?
Efter tävlingen

Städa

Tacka kommunala (och andra) tjänstemän man har haft samarbete med
Arenalogi-ansvarig – Lars Sjöberg
Före tävlingen

Tillsammans med TC-chefen och Logichefen planera mark för militärtält och
husvagnar samt vindskydd

Delta i planeringsmöten för TC

Planera behov av el, anmäla det till TC-chefen

Delta i planering av renhållning och städning med TC-chefen

Sammanställa behov av militärtält och husvagnsplatser

Hyra in fler militärtält vid behov

Markera ytorna för både militärtält, husvagnar och vindskydd. Sätta upp tavla med
karta över tältplatserna

Hämta militärtälten på lagret

Slå upp militärtälten
124






Kontakter med brandförsvaret, samordna med TC. Hur kommuniceras ett ev.
eldningsförbud ut?
Ska ved säljas? I sådana fall köpa in och arrangera försäljning
Planera sambandskommunikation för tävlingsdygnet
Göra en budget för kostnader och anmäla till Logi-chefen
Beräkna funktionärsbehovet. Anmäla det till personalförsörjningschefen
Inventera behov av skyltar. Anmäla det till skyltsamordnaren
Under tävlingen

Beredskap

Upplåsning

Bevakning?
Efter tävlingen

Riva militärtält

Städa upp marken

Transportera militärtälten till lagret

Tacka viktiga samarbetspartners
125
TRAFIKCHEF - Leif Tynong
Före tävlingen

Delta i planeringsmöten för TC

Tillsammans med TC-chef och polisen planera infart och interna vägar.

Kontakta 25manna 07’s trafik- och parkeringsansvarig för att utbyta erfarenheter

Planera vägvisning till tävlingen.

Planera helikopterlandningsplats??? Behövs helikopter – vi är ju 10 min från
Huddinge Sjukhus

Kontakta kommun och länsstyrelse för ev. tillstånd för skyltar/vägvisning

Kontakta polismyndigheten angående trafikplaneringen och tillstånd

Kontakta vägverket för ev. tillstånd

Kontakt med markägare för parkering (troligen redan gjort av Björn A)

Ev. vara med på planeringsmöte med Försvaret

Ev. trafikavstängingar eller begränsningar. Tillstånd?

Information till de boende i Rikstens friluftsstad angående ev. trafikförändringar

Kontakta SL och informera om att deras busslinje kanske kommer att nyttjas eller
påverkas.

Parkeringsbiljetter – hur ska de fungera och distribueras?

Utse parkeringschef

Planera behov av trafikvakter, anmäla ev. funktionärsbehov till
personalförsörjningschefen

Bidra med information till programboken

Inventera behov av skyltar. Anmäla det till skyltsamordnaren

Göra en budget för kostnader och anmäla till Lina & Finn, som sammanställer och
rapporterar till ekonomichefen

Göra en riskanalys av kritiska punkter. Rapportera till Lina och Finn
Under tävlingen

Kontrollera vägvisningen

Kontakter med polisen
Efter tävlingen

Tacka polisen och kommunala tjänstemän som man samarbetat med (eller ska
tävlingsledningen göra det?)
126
Parkeringschef – Jan Truedsson
Före tävlingen

Planera VIP- och pressparkering

Planera funktionärparkering

Planera bussparkering, avlastning, pålastning

Planera sambandskommunikation för tävlingsdygnet

Samordna hanteringen av husvagnar med Arenalogi-ansvarig

Vägvisning mellan parkering och TC, tillsammans med TC-chef

Vägvisning från SL’s busshållplats på F18

Märka ut parkeringsplatserna

Ta fram material, västar, spadar osv

Beräkna funktionärsbehovet. Anmäla det till personalförsörjningschefen

Inventera behov av skyltar. Anmäla det till skyltsamordnaren

Utbilda parkeringsvakterna
Under tävlingen

Kontrollera vägvisningen
Efter tävlingen

Tacka viktiga samarbetspartners
SJUKVÅRDSCHEF – Roland Persson
Före tävlingen

Utse ansvarig för sjukvård skogen respektive sjukvård TC.

Delta i planeringsmöten för TC

Planera verksamheten tillsammans med sina medarbetare

Behövs avtal av någon form?

Behov av tält, värme, el, inomhus osv. Samordna med TC-chefen

Kontakta Försvaret om ev. samarbete eller stöd

Kontakta sjukhus . Samarbete med landstinget?

Kontakta apoteket

Vara med på planeringsmöte med Försvaret

Bidra med information till programboken
127





Beräkna personalbehov. Rekrytera sjukvårspersonal, inklusive läkare anmäla till
personalförsörjningschefen för att undvika dubbelboknignar
Planera sambandsutrustning för själva tävlingsdagen
Inventera behov av skyltar. Anmäla det till skyltsamordnaren
Göra en budget för kostnader och anmäla till Lina & Finn, som sammanställer och
rapporterar till ekonomichefen
Göra en riskanalys av kritiska punkter. Rapportera till Lina och Finn
Under tävlingen

Fungera som kommunikationscentral
Efter tävlingen

Skriva en rapport

Tacka viktiga samarbetspartners
Ansvarig Sjukvård skogen – Anna Perneby och Patrik Blomdahl




Planera sjukvårdsstationer tillsammans med banläggare.
Planera materialbehov.
Inventera behov av skyltar. Anmäla det till skyltsamordnaren
Dokumentera antalet skador
Ansvarig Sjukvård TC – Maria Ställberg




Anskaffa ambulans
Köpa in sjukvårdsmaterial
Inventera behov av skyltar. Anmäla det till skyltsamordnaren
Dokumentera antalet skador
PERSONALFÖRSÖRJNING – Kerstin Imark & Linnea
Carlsson
Kontaktytor
Chefer för respektive ansvarsområde
Tävlingsledning
Marknadschef (sponsring)
128
Åtgärdskalender
Förberedelser på lång sikt
 Sammanställa bank av tillgängliga funktionärer
 Rekrytera funktionärer
 Upprätta och underhålla adresslista
 Samla in personalbehov från övriga chefer. Beräkna personalåtgång.
 Vid behov kontakta andra föreningar för att köpa in funktionärstimmar (i samråd
med tävlingledningen)
 Bestämma och beställa typ av funktionärskläder: västar, nyckelband, namnbrickor
 Samverka med marknadschefen om eventuell sponsring på funktionärskläder
 Samordna med parkeringschefen om speciell funktionärsparkering
 Lyfta frågan till ledningsgruppen angående fria måltider i markan för arrangörer.
 Planera och genomföra en arrangörspub innan tävlingen - för att träffas och lära
känna varandra.
 Göra en budget för kostnader och anmäla till Lina & Finn, som sammanställer och
rapporterar till ekonomichefen
 Boka lokal till fest efter tävlingen (tillsammans med evenemangschefen)
 Planering av hedersbetygelser i samverkan med tävlingsledningen
Förberedelser på kort sikt
 Göra en riskanalys av kritiska punkter. Rapportera till Lina och Finn
 Undvika dubbelbokningar
 Fördela ut funktionärer
 Göra ett översiktsschema för personal tävlingsdygnet
 Skriva generellt funktionärsPM. Ta hjälp av informationschefen att kommunicera
ut det
 Dela ut funktionärskläder/material
Åtgärder under tävlingen
 Ha beredskap för akut funktionärsbehov-pool eller reservbank
Åtgärder efter tävlingen
 Göra en utvärdering av ”personalförsörjningsfunktionen”
 Ordna fest för huvudfunktionärer och samarbetspartners tillsammans med evenemangschefen
 Sammanställa antalet nedlagda arbetstimmar per förening (under 10mila helgen)
129
10.Slutord
När vi våren 2008 antog utmaningen kändes det avlägset men nu har vi gjort det, arrangerat
10MILA Tullinge och Skarpnäcks OL ute på gamla F18´s område uppe i Riksten valborgshelgen
2011.
Vår målbild när vi antog utmaningen var att det skulle ge ett ekonomiskt bra resultat samt att man
skulle kunna tänka sig kunna göra om det ännu en gång. Vi uppfyllde bådadera med råge!!!
Vad var det då som var speciellt med just våran tävling?
 Bara två klubbar som arrangerade.
 Otroligt engagerade medlemmar.
 Registrering av SI-pinne vid ingång till växel.
 OLA tävlingsadministrativa system användes.
 Annan teknik och leverantör av de rörliga bilderna från skogen/TC mm, anpassad för oss.
 Radiosporten sände nattradio från Arenan
 Bra banor i varierande terräng.
 Militär flytbro över Getarens östra utlopp
 Tävlingen gick i Naturreservat
 Nya online resultat via Weben och Appar.
 Ungdomstält
 Öppna banor i anslutning till Arenan
 Bra ekonomiskt utfall +ca1miljon.
 Scenuppträdanden med Dogge Doggelito och Burn out Punks
 Extern leverantör av markan, vi ställde upp med personal.
 Vädret före och under, Sol och åter sol, varför åka till Kanarieöarna när man kan få en just
solbränna uppe på Riksten.
 Stort stöd och intresse från Botkyrka kommun.
Man kan sammanfatta det hela med: Det var jätte roligt men lite jobbigt om man nu tittar i
backspegeln.
Björn Axelsson
130
Stefan Gustafsson