Transcript Förbundsstyrelsemöte 141218 - Utrikespolitiska förbundet

18 December 2014
Protokoll
Förbundsstyrelsemöte
141218
!
Styrelsemöte med beslutsrätt, 18 december 2014, kl. 18.29 22.53
Plats: Skype
Närvarande:
Mattias Näsman för UPF Umeå, Adrian Kellner för UF Stockholm, Victoria
Lindén för UF Malmö, David Blomgren för UF Linköping, Jehna alMoushahidi för UF Luleå, Viktor Sundman för UF Uppsala, Adam Josefsson
för UF Göteborg, Saga Sohlman för UPF Lund (från §10), Oskar Johansson
för UPF Karlstad, Kluivert Prine för UF Örebro, bidragsansvarig Julia Yates,
förbundskommunikatör Linnéa Wik, förbundsordförande Anna Welsapar,
förbundsekonom Wilhelm Åkesson, vice förbundsordförande Rosaline
Marbinah, projektledare Zeth Isaksson (§12.2), projektledare Linnea
Wikstrand (§12.3) och förbundssekreterare Axel Nordenstam. !
Bilagor:
Bilaga 1:
Bilaga 2:
Bilaga 3:
Bilaga 4:
Bilaga 5:
Röstlängd
Dagordning
Rapport: LSU:s årsmöte
PC-beslut: Ny rambudget
PC-beslut: Reseersättning för Konventoch Almedalsgruppen
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
1 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
Bilaga 6:
Bilaga 7:
Bilaga 8:
Bilaga 9:
Bilaga 10:
Bilaga 11:
Bilaga 12:
Bilaga 13:
Bilaga 14:
Bilaga 15:
Bilaga 16:
Bilaga 17:
PC-beslut: Stockholm och Södertörns
äskning av projektstöd
PC-beslut: Karlstads äskning om
interimistiskt bidrag
Motion: Budget för Konventet
Motion: Budget för Almedalen
Motion: Beredning
Motion: Tillsättande av utredning
Motion: Redaktionella ändringar
Motion: Policy om ekonomi
Motion: Förtydligande av
policydokument
Motion: Äskning från UPF Lund
Motion: Äskning från UF Stockholm och
UF Södertörn
Rapport: Utgi!er & intäkter HT14
1 § Mötets öppnande
Förbundsordförande Anna Welsapar förklarade styrelsemötet öppnat kl
18.29. !
2 § Val av mötesordförande
!
Styrelsen beslutade
att välja Anna Welsapar till mötesordförande.
!
3 § Val av mötessekreterare
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
2 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
!
Styrelsen beslutade
!
att välja Axel Nordenstam till mötessekreterare.
!
!
4 § Val av protokolljusterare tillika rösträknare
!
Mattias Näsman för UPF Umeå och vice förbundsordförande Rosaline
Marbinah kandiderade till protokolljusterare tillika rösträknare.
!
Styrelsen beslutade
att välja Mattias Näsman och Rosaline Marbinah till protokolljusterare
tillika rösträknare.
!
5 § Godkännande av kallelseförfarandet
!
Styrelsen beslutade
att anse mötet stadgeenligt utlyst.
!
6 § Fastställande av röstlängd
!
Styrelsen beslutade
att fastställa röstlängden till 13 ledamöter, se bilaga 1.
!
7 § Fastställande av dagordning
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
3 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
Ledamoten från UF Södertörn Linnea Ehlins fråga om entledigande hade
inkommit sent men denna punkt tillades. Ändring gjordes också då
Konventet behandlades före Almedalen e!ersom den ordningsföljden
passade projektgrupperna bäst. !
Styrelsen beslutade
att lägga dagordning till handlingarna, se bilaga 2.
!
Styrelsen beslutade
att fastställa dagordningen med gjorda ändringar.
!
8 § Föregående protokoll
!
Förbundssekreterare Axel Nordenstam meddelade att tidigare
styrelsemötesprotokoll från mötet den 6 november är under slutgiltig
justering. Angående protokollet från förbundsstämman har justerarna fått
det och håller på att justera det.
!
9 § Uppdatering från förbundsstyrelseledamöter
!
Göteborg: Har avslutat året och avslutar på 550 medlemmar. Lyckades
uppnå alla sina medlemsvärvningsmål. Känslan är positiv inför nästa år. I
början av nästa år kommer en ny styrelse att väljas.
Linköping: Har under hösten snittat 1,5 evenemang per vecka och snittat
40 besökare per föreläsning. Inför våren planeras en resa till Israel.
Luleå: Verksamheten rullar på som vanligt. Malmö: Har ha! Gudrun Schyman på besök i går. Fyllnadsval på ordförande
och vice ordförande har genomförts. Stockholm: Har hållit valårsmöte och en ny styrelse har valts. Parisa
Khosravi valdes till ordförande. Senaste aktiviteten var med Europahuset
och man har även genomfört SmileforPeace. Vidare informerades styrelsen
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
4 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
att Stockholm har 6000 kr över från Forum Syd-bidraget då en tidskri! inte
har tryckts. Umeå: Hade julavslutning igår och får allt fler medlemmar, dessutom
planeras en resa till våren.
Uppsala: Hade föreläsning med Tomas Östros och tar nu jullov.
Reseansvarig däremot får ligga i med förberedelserna inför resan till Indien. Örebro: Har nu över 50 medlemmar. Det går framåt, föreläsning hölls för
tre veckor sedan. Det senaste mötet hölls förra veckan och arbetet
fortsätter. Oro för eventuellt uteblivna bidrag från UFS har funnits till följd
av ledamotens frånvaro. Förbundskommunikatör Linnéa Wik: Har främst arbetat med
tryckmaterialsbeställningen och sitt arbete med en ny hemsida. En
kommunikationsstrategi håller på att tas fram.
Förbundsordförande Anna Welsapar: Har varit på LSU:s årsmöte och
satt då i valberedningens kommitté. Ordföranden för Södertörn är nu
ledamot i LSU:s valberedning som totalt består av My Malmeström
Sobelius, Mimmi Garpebring, Victoria Heiman, Daniel Danial och Per Markus
Risman. Dessutom har hon varit i kontakt med förbundsekonom Wilhelm
Åkesson angående mentorskapsprogrammets uppdragande av HR-person
som var lovad ersättning. Hon har även letat i tidigare protokoll och i
mentorskapsprogrammets budget från valårsmötet för att se om det finns
någon budgetpost eller tidigare beslut från förbundsstyrelsen om att
utbetala denna ersättning.
Förbundssekreterare Axel Nordenstam: Berättade om arkivet rörande
dokumentation och konstaterade att han kommer återkomma till den. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah: Har arbetat med
Utrikespolitiska Institutet och upprättat riktlinjer för hur UFS medlemmar
ska kunna skriva i Internationella Studier. Vidare har hon koordinerat
projekten Almedalen och Konventet samt arbetat med
Mentorskapsprogrammet rörande en ny struktur.
Förbundsekonom Wilhelm Åkesson: Har skött löpande bokföringsarbete,
börjat snickra på budgetuppföljning och arbetat med bidragslathunden. Bidragsansvarig Julia Yates: Har kommit tillbaka från sjukdom och talat
med förbundsekonom Wilhelm Åkesson för att se hur arbetet har gått. !
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
5 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
E!er uppdateringarna påminde förbundssekreterare Axel Nordenstam
mötet om rapporten från LSU:s årsmöte och menade att den skulle läggas
till handlingarna.
!
!
Styrelsen beslutade
att lägga rapporten från LSU:s årsmöte till handlingarna, se bilaga 3.
10 § Uppdatering från utskott
Förbundsordförande Anna Welsapar påminde alla om att fylla i
samlingsdokumentet som ger en översikt av arbetet i utskotten. Häre!er
presenterade utskotten arbetet. Ekonomiutskottet:
Förbundsekonom Wilhelm Åkesson berättade att
arbetet inte har varit jätte aktivt. Men de brainstormar idéer över hur
förbundet kan få ytterligare intäkter och ser ett behov av en
ekonomiutbildning ämnad för medlemsföreningarnas kassörer.
Forumutskottet: Malmö sade att de var väldigt nöjda med
utvärderingarna från Forum-helgen men de hade hoppats på ytterligare
svar. Uppsala var även han nöjd med resultatet. Deras uppfattning delades
av förbundsordförande Anna Welsapar. Internationella utskottet: Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah
berättade att de träffades fysiskt för första gången på Forum-helgen och
utvärderade då årets arbete. Tidigare har vi ha! en platt struktur men har
nu omstrukturerat för att uppnå bättre resultat. Nu har man framarbetat
motsvarigheter till stadgar för att uppnå större ting och ser fram emot
framtiden. Kommunikationsutskottet: Förbundskommunikatör Linnea Wik
konstaterade att hon har arbetat med trycksakerna. I
kommunikationsutskottet finns nu även en person från det internationella
utskottet för att öka kommunikationen, denne är Frida Stenlund. Helt enkelt
för att få en ökad enhetlig kommunikation. I början av januari hoppas
utskottet kunna att presentera en kommunikationsstrategi. Hemsidearbetet
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
6 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
har stått still, men Linköping påminde om att alla behöver skicka in
beskrivningar om sig själva och Styrdokumentsutskottet: Umeå berättade att utskottet har diskuterat
visionsarbetet och hur vi arbetar vidare, vilket har resulterat ut i en plan.
Han meddelade även att utskottet kan behöva mer tid för visionen.
Förbundsordförande Anna Welsapar inflikade att det kan vara bra att ha
med sig en tid för remissvar. Linköping frågade hur arbetet går med
revideringar av uppdragsbeskrivningar. Umeå svarade att det finns många
dokument att behandla men vi har inte bestämt något - det är en
prioriteringsfråga. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah påminde att
utskottet har en planering och att sammankomsten i Malmö i januari
kommer underlätta såväl planering som arbete.
Tvåspråkighetsutskottet: Har inte varit aktivt då Uppsala och Malmö har
varit sysselsatta med Forum-helgen. Vice förbundsordförande Rosaline
Marbinah rekommenderade utskottet att samarbeta med IC, det
internationella utskottet, för att tillämpa samma språkbruk. Utbildningsutskottet: Umeå meddelade att inget arbete har gjorts utan
att utskottet väntar på direktiv från förbundsstyrelsen. Under informationsrundan anlände Saga Sohlman för UPF Lund. !
Styrelsen beslutade
att justera in Saga Sohlman för UPF Lund i röstlängden.
!
11 § Per capsulam-beslut
!
Föreliggande punkt handlar om att lägga besluten till handlingarna. Sedan
mötet den 6 november har fyra PC-beslut fattats. 11.1 Ny rambudget (bilaga 4)
11.2 Reseersättning för Konvent- och
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
7 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
Almedalsgruppen Forumgruppen (bilaga 5)
11.3 Stockholm och Södertörns äskning
projektstöd (bilaga 6)
11.4 Karlstads äskning interimistiskt bidrag
(bilaga 7) Styrelsen beslutade
att lägga 11.1, 11.2, 11.3 och 11.4 till handlingarna, se bilaga 4-7.
!
12 § Behandling av motioner
12.1 Entledigande av Linnea Ehlin
Förbundsordförande Anna Welsapar berättade ett brev inkommit från
Linnea Ehlin, ledamot i UFS från UF Södertörn, där hon önskas entledigas
från sitt förtroendeuppdrag. Styrelsen beslutade
att entlediga Linnea Ehlin från hennes förtroendeuppdrag.
!
!
12.2 Budget för Konventet (bilaga 8)
Diskussionen påbörjades med en fråga från Umeå rörande vad
förbundsstyrelsen ska besluta då projekten finns budgeterade. Uppsala
påpekade vikten av att förbundsstyrelsen fattar beslut e!ersom den är
ytterst ansvarig. Värdföreningen Göteborg klargjorde att det finns stora
skillnader mellan de av projektgruppen framlagda budgetförslagen och
välkomnade samtalet.
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
8 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
Vad gäller lokal berättades för mötet att Adam Josefsson, ordförande för
UF Göteborg, tillsammans med projektledare Felicia Nordström hade träffat
lokalansvariga för Handelshögskolan i Göteborg. Någon kostnad för hyra
utgår inte men en kostnad för personal kommer att krävas då det är helg.
E!er att vice förbundsordförande Rosaline Marbinah frågat om det finns
lokalalternativ förklarades att det finns men det kan bli svårt. Göteborg
förmedlade att kostnaden för personal skulle kunna bli 15-20 000 kr då det
finns speciella regler för helgbokningar.
!
Häre!er gästades mötet av en av projektledarna: Zeth Isaksson, boende i
Stockholm men ursprungligen från Göteborg. Han berättade att
förberedelserna är i gång och de har mängder av idéer. Projektgruppen har
kommit fram till två teman: säkerhet och demokrati, med den
gemensamma förenande frågan ”var är vi på väg?”. Konventet kommer att
hållas i Göteborg den 11-12 april och kommer präglas av fyra teman med
två parallella spår. Grundtanken är att det blir som en kurs man kan gå. Till
en början kommer (1) introduktion om temat däre!er (2) fördjupas
förståelsen inom området, slutligen (3) integreras deltagare med gäster och
paneldebatter uppstår. De fyra teman kommer vara: 1. Demokratins
paradox, 2. Ryssland, EU och Norden, 3. ISIS och världssamfundet och 4.
Högerextremismens framväxt i Europa. Projektledare Zeth Isaksson fortsatte med en beskrivning av olika
b u d g e t fö r s l a g . F ö r r a å r e t s p r o j e k t l e d a r e fö r f a t t a d e e t t
uppföljningsdokument och i det fanns en stor skepsis till att inkludera
resekostnaden i biljettpriset. Denna uppfattning delade årets projektgrupp.
Till att börja med förklarade projektledaren bakomliggande tanke i
budgetförslag 1. Projektledare Zeth Isaksson konstaterade däre!er att
biljettkostnad skulle kunna vara 100 kr om resor exkluderas och sittning för
300 kr. I detta skulle även matkostnader stå utanför e!ersom det är
enklast. Han påtalade även att han varit på möte med Handelshögskolan
och det har visat sig att vi måste betala för väktare, städare och
vaktmästare. Troligtvis landar detta på 20 000, vilket projektledare Zeth
Isaksson ansåg mycket utifrån sin erfarenhet från tidigare projektledning. !
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
9 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
Vad gäller budgetförslag 2 förmedlade projektledare Zeth Isaksson
projektgruppens resonemang. De ansåg att det är inkluderande att flyga ner
personer från Norrland men det är kostsamt. Vidare förmedlades att de inte
anser att konventet blir inkluderande om det inte flyttas varje år, dvs.
roterar från stad till stad. Om så är fallet kan man långsiktigt budgetera för
långa resor. Projektgruppen belyste att uppstyrning av resor är uppskattat
men det innebär extra arbete. Slutligen meddelade projektledare Zeth
Isaksson att projektgruppen föredrar budgetförslag 2. Häre!er öppnades det upp för diskussion. Göteborg meddelade att de har
tittat på andra lokaler också men anser att Handelshögskolan har optimala
lokaler med sin aula för 350 personer. Om Konventet skulle hållas på
Samhällsvetenskapliga fakulteten får största lokalen bara plats med 120
personer. Göteborg fortsatte och beklagade att det finns få fakulteter som
har riktigt stora lokaler så det går inte att välja och vraka. Göteborg
föredrog budgetförslag 1 då det kommer bli svårt att locka lika många
annars. Göteborg konstaterade även att huvudmålgruppen inte är den
lokala publiken i värdstaden utan alla medlemsföreningars aktiva, samt att
ett alternativ av båda budgetförslag skulle kunna vara ett alternativ. Umeå
frågade varför 10% vinst är beräknad och projektledare Zeth Isaksson
besvarade att det hade projektgruppen rekommenderats. Lund yttrade sig
häre!er och förklarade att de förespråkade det första budgetförslaget då
det kan vara svårt för medlemsföreningarna att arrangera resa. Lund
frågade sig även det ska vara upp till medlemsföreningarna att arrangera
resor? Projektledare Zeth Isaksson besvarade Lund och menade att
samarbete mellan närliggande medlemsföreningar kan vara en lösning. Han
sade även att statistik från tidigare år visar att detta går att genomföra.
Däre!er instämde Uppsala med Lund och poängterade att resor behöver
tas under seriös beaktning då det är bra för inkluderingen. Uppsala frågade
även vad budget är för frukost samt gåvopris till föreläsare. Projektledare
Zeth Isaksson sade att frukost har budgeterats till 80 kronor per person och
dag i enlighet med policy, samt att gåva till föreläsare beror på budget. Han
tillade att eventuellt kommer en stor talare och det skulle innebära högre
kostnader, exempelvis då bostad för föreläsare inte är klart än. Han
fortsatte och menade att det kan lösas genom att slå ut en sådan kostnad
på andra budgetposter.
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
10 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
E!er detta påbörjades ett samtal om riktlinjer och beslut e!er att
förbundsordförande Anna Welsapar påtalat dess vikt. Göteborg öppnade
upp för att ha olika priser för medlemsföreningarna, vilket projektledare
Zeth Isaksson ansåg inte skulle innebära någon arbetsmässig skillnad för
projektgruppen. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah berättade att
hon försökt titta på bidrag men inte har hittat några kommunala bidrag.
Hon menade att mer pengar kommer behövas för Konventet. Projektledare
Zeth Isaksson instämde men konstaterade att projektgruppen tillsattes för
sent för att kunna söka bidrag. Förbundssekreterare Axel Nordenstam
inflikade här att olika prissättning kan ta fokus från deltagaren och på det
viset minska antalet deltagare. Göteborg berättade att de har en idé om att
äska pengar från samhällsvetenskapliga fakulteten vid Göteborgs
Universitet men i den fasen är vi inte ännu. Umeå belyste vikten av att alla
har möjlighet att närvara för ungefär samma kostnader, vilket innebär att
de som bor närmare kommer få subventionera för andra. Umeå sade att
avvägningar kan göras och menade att konventet får läggas i Stockholm
om det blir för kostsamt. Umeå uppskattade förslaget om att konventet
skulle rotera med ett inkluderande sy!e men menade att förbundet inte har
kontinuiteten som krävs för att lita på det argumentet. Projektledare Zeth
Isaksson inflikade här att vid genomgång av bidrag har projektgruppen
märkt att det är enklast att söka bidrag lokalt. Projektgruppen hade sett att
flera kommuner har transportbidrag men sådana kan inte förbundet söka.
Göteborg tog häre!er upp ämnet om att öka budgeten för konventet.
Göteborg sade att budget förra året var 90 000 och menade att
förbundsstyrelsen borde avsätta en högre summa i år. Förbundsordförande
Anna Welsapar sade att bidraget från MUCF delas upp i två delar och därför
hade det optimala varit att lägga konventet på hösten för att öka dess
räckvidd. Bidragsansvarig Julia Yates tipsade om bidrag från Folke
Bernadotte Akademin och kommunen. Förbundsordförande Anna Welsapar
sade att förbundet förra året fick avslag från Folke Bernadotte Akademin.
Bidragsansvarig Julia Yates sade att det krockade med både Uppsala och
Göteborgs ansökningar.
Vad gäller bidrag från Folke Bernadotte Akademin ansåg förbundsstyrelsen
att förbundet inte ska söka bidrag från dem.
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
11 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
Projektkoordinerande vice förbundsordförande Rosaline Marbinah
meddelade att det behövs en omstrukturering av konventet e!ersom vi
alltid fått ökade priser och måste lära oss. Umeå konstaterade
problematiken om att projektledare tillsätts för sent för att de ska kunna
söka bidrag från sti!elser et cetera. Förbundsordförande Anna Welsapar
påpekade att förbundet har två projekt och utbetalningar till alla
medlemsföreningar att förhålla sig till. Umeå undrade vad det skulle betyda
att öka budgetanslaget med 30 000 kronor för nästa halvår.
Förbundsordförande Anna Welsapar besvarade frågan med att Forum Syd
har gett ett preliminärt besked om att vi kommer få bidrag. Hon fortsatte
och sade anslaget från MUCF varit 1.2 miljoner de senaste åren. Däre!er
framförde Stockholm att även de får bidrag från Folke Bernadotte
Akademin. Stockholm menade även att föreningarna själva måste betala
om vi ska ha rotationsschema e!ersom Luleå och Umeå ligger långt bort.
Karlstad poängterade att de inte inte har medel för att täcka resor och att
det är bättre att ha nationell finansiering e!ersom detta är en kärnaktivitet. !
Häre!er beslutade styrelsen
att dra streck i debatten.
!
Styrelsen beslutade
att justera röstlängden till 14, kl. 19:55. !
Förbundsstyrelsen gick däre!er till beslut genom att var och en sade vad de
röstade på.
Styrelsen beslutade
att bifalla budgetalternativ 1. !
Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah skickade med till
projektgruppen för konventet att det fortfarande går att äska mer pengar
vid behov. Detta för att förhindra ett byte av stad.
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
12 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
Styrelsen beslutade
att bifalla motionen.
!
!
12.3 Budget för Almedalen (bilaga 9)
Mötet gästades vid denna punkt av projektledare Linnea Wikstrand från
projektgruppen för Almedalen. Tillvägagångssättet var detsamma som för
konventet.
Projektledare Linnea Wikstrand berättade att de har kommit igång bra och
att projektgruppen träffades i samband med Forumhelgen i Uppsala i
november. Projektgruppen har nu börjat få tag i Utrikespolitiska Institutet
(UI) och håller på att lösa bostadsfrågan. I år kostar boende tre gånger så
mycket som förra året och således bokas färre dagar i år. Projektledare
Linnea Wikstrand fortsatte och sade att ABF-lokalen som UFS bokade förra
året troligtvis kommer att bokas för Almedalen 2015 också. Hon sade att
de spånar på olika teman såsom: (1) media och utrikespolitik, (2) ekonomi
och utrikespolitik, (3) krig, kris och konflikter, (4) migration och (5)
feministisk utrikespolitik. Häre!er konstaterade hon att skuggbudgeten
förklarar bakomliggande tankar från projektgruppen. Häre!er öppnades det upp för diskussion. Uppsala frågade vad
budgetposten ”Almedalens arbete” innebär, vilket projektledare Linnea
Wikstrand besvarade med ett fysiskt möte. Hon tillade att projektgruppen
tror att ett fysiskt möte behövs och uppskattningen av kostnad är 3000
kronor. Umeå frågade vad aktiva i Almedalen innebär, varpå projektledare
Linnea Wikstrand förklarade att volontärerna förra året fick sitt boende
gratis. Då finansierades även projektgruppen för Almedalen sitt boende och
sina resor av UFS. Lund frågade vilka visitkorten är till och projektledare
Linnea Wikstrand svarade att förra projektgruppen tipsade om visitkort för
att söka samarbetspartners. Förbundskommunikatör Linnea Wik inflikade
det finns visitkort utan namn tryckta redan men det är oklart var de finns.
Diskussion uppkom om det fanns utrymme för visitkort från övrig
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
13 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
budgetpost men något definitivt besked kunde inte nås. !
Styrelsen beslutade
att bifalla projektgruppens budgetförslag. Styrelsen beslutade
att bifalla motionen.
!
12.4 Beredning (bilaga 10)
Motionären Umeå föredrog motionen och hänvisade till argumentationen i
motionen. Denne föredrog att alla möten ska förberedas av en grupp som
skulle kunna bestå av förbundsordförande, vice förbundsordförande,
förbundsekonom och förbundssekreterare. Orsaken är huvudsakligen att
saker som kommer behandlas på möten kan förberedas i förväg. !
E!er motionärens föredragande öppnades det upp till diskussion. Vice
förbundsordförande Rosaline Marbinah välkomnade förslaget men
konstaterade att detta uppdraget redan finns i presidialers
uppdragsbeskrivningar. Hon har även talat med förbundsordförande Anna
Welsapar om hur möten ska förberedas. Förbundsordförande Anna
Welsapar ansåg att beredning är en bra idé och var på spåret att inte
nödvändigtvis presidiet ska förbereda det. Förbundssekreterare Axel
Nordenstam välkomnade motionen och förespråkade att handlingsplaner
skulle kunna förberedas till styrelsemöten. Linköping e!erfrågade en
översyn av uppdragsbeskrivningar men att det är bra om förberedelser
ligger på presidialer. Häre!er påtalade Umeå om motionens andemening:
att beredningen skulle ha en hållning då man skickar ut frågor till hela
förbundsstyrelsen. Umeå fortsatte och sade att personerna i en
beredningsgrupp skulle kunna ha ett möte innan styrelsemötet för att se
vad vi kan och inte kan göra. Förbundsordförande Anna Welsapar
meddelade att presidiet inte har några möten innan styrelsemöten och det
tittar på dagordningen men inte mer. Vice förbundsordförande Rosaline
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
14 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
Marbinah instämde med Umeå om att det behövs en bättre strukturering
inför mötena. Hon sade att detta är en viktig diskussion men skulle föredra
att en beredningspolicy tas fram rörande vilka förberedelser som ska göras.
Hon fortsatte och sade att det funnits ett informellt beslut inom presidiet
för hur förberedelserna ska göras. Linköping menade att hållning var
utskottens roll. Linköping menade att det är bra om utskott tar mer ansvar
och lämnar liknande remissvar inför diskussioner. Umeå påtalade om att
det är bra med en öppen att-sats e!ersom denne inte vill skriva exakt vad
folk ska göra. Förbundsekonom Wilhelm Åkesson välkomnade motionen
stort och påtalade oklarhet om mandat. Han frågade sig om presidiet kan
tolka policydokument och hoppades på ett tydligare mandat. Vice
förbundsordförande Rosaline Marbinah menade att arbetet behöver
effektiviseras och en policy skulle kunna skapa kontinuitet.
Förbundsordförande Anna Welsapar påtalade att det finns fördelar om
presidiet bereder mer men då finns det en risk att övriga i
förbundsstyrelsen utesluts. Häre!er frågade Umeå vad förbundsstyrelsen
känner skulle behöva stå i någon sorts dokument. Umeå fortsatte och sade
att olika utskott fyller olika funktion. Umeå tillade däre!er att
förbundsstyrelsen måste dela på arbetet e!ersom alla inte kommer kunna
vara insatta i allt. Förbundsordförande Anna Welsapar ansåg att det är bra
att bereda mer med presidiet innan möten. Förbundskommunikatör Linnea
Wik välkomnade motionen och ansåg att hur ärenden bereds i dagsläget
inte duger. Hon frågade även om detta har att göra med den sena kallelsen
i november. Umeå besvarade att det gör det men att det även är otydligt
vem som ska göra beredningen. Umeå sade även att det möjligen fanns en
misstro mot en styrelse i en styrelse i #ol men ansåg att så inte var fallet
nu. Linköping höll med om oklarheten men ansåg att detta inte var rätt
uppdrag. På fråga från Linköping angående mandat förtydligade
förbundsekonom Wilhelm Åkesson att han inte upplevt att självklara delar
varit med. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah höll med Linköping
och förtydligade att hon ansåg att ett policydokument ska författas.
Häre!er sade Umeå att det viktigaste inte är att motionen går igenom utan
att arbetssättet ändras. Att arbetssättet behöver förändras höll
presidialerna med om och lovade förbättring.
Styrelsen beslutade
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
15 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
att avslå motionen.
!
!
!
12.5 Tillsättande av utredning (bilaga 11)
Innan motionärerna förtydligade förbundsordförande Anna Welsapar
förtydligade att denna motion handlar om anställningar och arvoderingar.
Linköping sade att motionen grundar sig på förbundsstämmans beslut i
oktober. Linköping fortsatte och menade att det handlar om att finna
konsensus vid valårsmötet 2015. Däre!er påtalade Linköping att
”arvoderad personal” i motionen är felaktigt, vad som ska stå är ”arvoderad
person eller arvoderad förbundsekonom”.
Häre!er öppnades det upp för diskussion. Umeå hade skickat in ett yrkande
g ä l l a n d e ö k a d r ä c k v i d d fö r a t t e x e m p e l v i s i n k l u d e r a e n
förbundsadministratör. Linköping påtalade att även de har skickat in ett
yrkande för att utvidga sy!et. Detta ledde till att Umeå jämkade sig med
Linköpings yrkanden. Även Uppsala, Lund och Göteborg jämkade sig med
Linköpings yrkande. Lund ansåg även att det är viktigt att andra alternativ
behandlas. Umeå sade att vi har diskuterat om en förbundsekonom och
e!erfrågade en reflektion om en förbundsadministratör som skulle kunna
finansiera sin egen anställning. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah
sade att det skulle kunna vara bra att ha med personer som tidigare suttit i
den tidigare utredningen. Linköping ansåg att referensgruppen öppnar upp
för detta. Göteborg menade det är naturligt att fortsätta att titta på
alternativa möjligheter och att problemet med den förra utredningen var att
förankringen blev för dålig. Linköping yrkade
att ändra följande text i förslaget till utredningsdirektiv rörande
utredningens direktiv:
”Sy!et med denna utredning är att kartlägga Utrikespolitiska Förbundet
Sverige förutsättningar att införskaffa arvoderad personal. Utredningen ska
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
16 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
presenteras muntligt för valårsmötet samt i en skri!lig rapport.”
Till
”Sy!et med denna utredning är att kartlägga Utrikespolitiska Förbundet
Sveriges förvaltning samt ge förslag hur denna kan förbättras. Utredningen
ska presenteras muntligt för valårsmötet samt i en skri!lig rapport.” Styrelsen beslutade
att bifalla Linköpings yrkande.
Linköping yrkade
att ändra följande text i förslaget till utredningsdirektiv rörande
utredningens sy!e:
”Sy!et med denna utredning är att kartlägga Utrikespolitiska Förbundet
Sveriges förutsättningar att införskaffa arvoderad personal samt utifrån
denna kartläggning lämna ett förslag till förbundsstyrelsen.”
Till
”Sy!et med denna utredning är att kartlägga Utrikespolitiska Förbundet
Sveriges förvaltning samt ge förslag hur denna kan förbättras.”
!
Styrelsen beslutade
att bifalla Linköpings yrkande.
!
Styrelsen beslutade
att bifalla motionen med gjorda ändringar.
!
12.6 Redaktionella ändringar (bilaga 12)
För motionären kommunikationsutskottet föredrog förbundskommunikatör
Linnea Wik motionen. Hon sade att vissa dokument har inte den grafiska
profilen och kommunikationsutskottet vill ha ett mandat för att göra
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
17 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
grafiska redaktionella ändringar såsom att ändra logotypen men inga ord. Styrelsen gick direkt till beslut. !
!
Styrelsen beslutade
att bifalla motionen i sin helhet.
!
12.7 Policy om ekonomi (bilaga 13)
Motionären Linköping föredrog motionen. Linköping sade att UFS har ha!
ekonomiska problem och tror att ekonomiska problem kan lösas genom
ekonomisk planering och uppföljning.
Häre!er öppnades det upp för diskussion. Umeå sade att rutiner och
strukturer är viktiga men det kan vara bra att inte belasta
förbundsekonomen inom en snar framtid. Förbundsekonom Wilhelm
Åkesson meddelade att han skulle kunna fungera som rådgivande vid
framtagande av en sådan policy. Linköping menade att tidpunkten inte är
något problem e!ersom inga datum nämns i motionen. Styrelsen beslutade
att bifalla motionen i sin helhet. 12.8 Förtydligande av policydokument (bilaga 14)
Motionären Lund hänvisade till motionens text om att förtydliga
policydokumentet rörande projektbidrag för gemensamma projekt. Lund
menade att trettio dagar innan är en lämplig tidsfrist. !
Förbundssekreterare Axel Nordenstam yrkade
att ändra motionens första att-sats till
att förtydliga policydokumentet till att stå ”Medel Ansökan om bidrag för
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
18 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
gemensamma projekt lämnas skri!ligen till förbundsstyrelsen senast två
månader innan projektets genomförande”. Rörande yrkandet jämkade sig
Lund men inte Stockholm. Först tog förbundsstyrelsen beslut om motionen, då man biföll motionen. !
Styrelsen beslutade
att bifalla att-satserna i motionen.
!
Debatt uppkom däre!er angående tidigare inkommet ändringsyrkande.
Stockholm menade att det blir lång tid från start till mål med
ändringsyrkandet. Lund förtydligade att det viktigaste för dem är att det
ska finnas en tidsgräns. Förbundssekreterare Axel Nordenstam belyste att
ändringsyrkandet ger mer tid för förbundsstyrelsen för beredning. Styrelsen beslutade
att avslå förbundssekreterare Axel Nordenstams ändringsyrkande.
!
Häre!er konstaterade styrelsen att den har bifallit motionen om policyn.
!
12.9 Äskning från UPF Lund (bilaga 15)
Lund föredrog motionen och sade att äskningen är en del av finansieringen
av UPF Lunds 80 års evenemang. Inför mötet hade även
medlemsföreningen skickat in en äskning, budget samt en
budgetförtydligande komplettering, samtliga samlade i bilaga 15. E!er dragningen öppnades det upp för diskussion. Göteborg sade att
projektet ligger i 2015 men bidragspengarna är för 2014, samt frågade sig
om man kan buffra pengar på det viset. Göteborg ansåg även att bara
delen med workshops är förenlig med policydokumentet rörande
samarbete. Förbundsekonom Wilhelm Åkesson sade att det går att överföra
pengar och att det med kommande utgi!er finns 25 998 kr som inte är
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
19 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
budgeterade någonstans. Stockholm ansåg att äskningen strider mot
policydokument där det står att det ska vara samverkan. Stockholm
fortsatte och sade att en ordförandeträff visserligen kan vara en samverkan
men det är Lund som genomför detta som deras verksamhet. Umeå
menade att det är ett övergripande problem att enskilda
medlemsföreningar ansöker om samma pengar. Umeå ansåg att styrelsen
borde bifalla älsklingarna från såväl Stockholm och Södertörn som Lund.
Lund förklarade att de har gjort sin tolkning och att det upp till varje
medlemsförening hur de tolkar den. Göteborg frågade om det finns något
annat att lägga pengarna på e!ersom de inte tycker äskningen är förenlig
med policyn och kan få ett prejudicerande karaktär. Däre!er ville Stockholm
förtydligade att ingen förening har godkänt projektet och att styrelsen
borde stå kvar vid policydokumentet. Lund sade att de vill se varje form av
samverkan som något positivt och att det känns tråkigt att se något annat
ställe där man kan stoppa pengarna. Umeå menade att äskningar från
båda projekt har inkommit för sent och man inte kan lägga på
bidragsgivaren vad man kan använda pengarna till. Umeå förtydligade att
de förespråkar en splittring av de medel som finns kvar. Göteborg instämde
med Stockholm att projekt ska uppfylla kraven för policyn. Göteborg tillade
att samarbeten ska uppmuntras men i detta fall förespråkas att allt ska gå
till Stockholm och Södertörn. Stockholm sade att det inte är möjligt att
splittra summan. Förbundsekonom Wilhelm Åkesson påtalade att
förbundsstyrelsen inte bör reglera till sista krona. Umeå presenterade
däre!er ett nytt förslag om att ge 15 000 kronor till båda äskningar från
medlemsföreningarna men att några tusenlappar går till Lund från nästa
årsbudget. Detta alternativ välkomnades av Lund som inkom med ett
yrkande. Häre!er gick styrelsen till beslut.
Lund yrkade att UPF Lund beviljas 15 000 kronor för finansiering av sitt 80 årsfirande. !
Styrelsen beslutade att avslå Lunds ändringsyrkande.
!
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
20 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
Styrelsen beslutade
att avslå motionen i sin helhet. !
I samband med beslutsfattande begärde förbundssekreterare Axel
Nordenstam protokollsanteckning men inkom inte med den inom 7
arbetsdagar.
!
!
!
12.10 Äskning UF Stockholm och Södertörn (bilaga
16)
Motionären Stockholm föredrog motionen och konstaterade att de redan
har genomfört projektet. Med anledning av detta har motionärerna utfallet
och redovisade denna för styrelsen. Tidigare under mötet hade äskningen
diskuterats och någon ny diskussion uppkom inte.
Styrelsen beslutade
att bifalla motionens första att-sats. Däre!er ställde styrelsen motionen mot avslag.
!
Styrelsen beslutade
att bifalla motionen.
!
13 § Almedalen och Konventet
Förbundsordförande Anna Welsapar konstaterade att vi redan har
behandlat punkterna då budget för respektive projekt fastställdes.
Almedalen
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
21 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah, som koordinerar projektet,
meddelade att hon har goda vibbar från projektgruppens arbete och att
inget mer behöver tilläggas. !
Konventet
Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah, som koordinerar projektet,
sade att hon inte har något mer att tillägga.
!
14 § UI Samarbetet
!
Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah har träffat Utrikespolitiska
Institutets (UI) chefredaktör, som håller på att skriva riktlinjer vad gäller
medlemmars möjlighet att publicera artiklar i Internationella Studier. Vice
förbundsordförande Rosaline Marbinah berättade att nästa års avtal håller
på att utformas. I detta arbetet har en problematisk situation angående
mentorskapsprogrammet uppstått. UFS och UI:s kontaktperson till UD
Gunilla Liljedahl meddelade den 17 december att ledningen tagit beslut om
att UD inte längre ska vara med i samarbetet rörande
mentorskapsprogrammet. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah sade
däre!er att det framgått att förra året hade UFS och UI:s kontaktpersoner
talat om att mentorskapsprogrammet ska vara självgående. Hon beklagade
att UFS inte längre kan samarbeta med UD men belyste att hon ska göra
sitt yttersta för att lösa detta. I tidigare avtal har det varit UI:s ansvar att
rekrytera mentorer. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah fortsatte
och föredrog ett andra problem: att ingen har sökt projektledarskapet för
mentorskapsprogrammet. Hon påminde om att sittande projektledares
mandat löper ut i februari. Häre!er öppnades det upp för frågor. Umeå e!erfrågade en kort
sammanfattning, varpå vice förbundsordförande Rosaline Marbinah sade
att bekantskapen med UD behöver förbättras. Umeå menade att nya
mentorer kan hittas från nya instanser men frågade sig hur mycket det ska
värderas. Umeå fortsatte och sade att det är ett bra mervärde för några
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
22 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
men det tar enormt mycket tid och att vi har andra saker att prioritera.
Göteborg instämde med Umeå och sade att det kan vara en idé att lägga
projektet på is. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah inflikade att hon
förstod resonemanget men är villig att fortsätta kämpa. Hon sade att
styrelsen framförallt behöver fråga oss om mentorskapsprogrammet ska
vara en del inom UI-samarbetet eller inom UFS kärnverksamhet.
Förbundssekreterare Axel Nordenstam sade att styrelsen måste ha med oss
varumärkesaspekten då UD har ett bra varumärke och ett samarbete med
dem är högst önskvärt. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah
meddelade att UD hävdar att skälet är en på grund av en administrativ
börda, men det har UFS projektledare redan gjort. Hon tillade däre!er att
ett mail kommer skickas ut. Förbundsordförande Anna Welsapar inflikade
att styrelsen behöver se över mentorskapsprogrammet.
Förbundssekreterare Axel Nordenstam uttryckte att UD:s nekande kan
katalysera andra processer och långsiktigt riskera samarbetet med UI.
Umeå påminde om att detta kan ta tid från annat som behöver prioriteras.
Diskussionen avslutades med att vice förbundsordförande Rosaline
Marbinah sade att mail kommer att skickas med uppdatering.
!
15 § Förbundets ekonomi
!
Förbundsekonom Wilhelm Åkesson föredrog punkten och hänvisade till
sammanställningen. Han berättade att förbundsstämman har gått över
med 4000 kronor och en faktura inte inkommit ännu från Röda Sten, där
man åt middag. Vidare sade han att vad som gått över är för mat och resa,
vilket kan vara bra att skicka med till nästa år. Han menade att orsaken var
att fler deltog vid stämman än beräknat. !
Utfall från förbundsstämman
Förbundsekonom Wilhelm Åkesson hänvisade till rapporten och tidigare del
i detta protokoll.
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
23 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
Utfall från Forumhelgen
Till att börja med föredrog förbundsekonom Wilhelm Åkesson att budget
har gått över med 3000 kr och han väntar dessutom på en
ersättningsblankett på 2000 kr. Han konstaterade att även här är resor den
stora kostnaden. Även boende har gått över, i denna kostnad är frukost
inkluderad. Slutligen sammanfattade han att förbundet har ca 92 000 kr
på kontot. E!er dagens bifallna äskningar och tryckmaterialsbeställningen
har betalats kommer förbundet ha en liten summa kvar.
Beställning av tryckmaterial för medlemsföreningar
Förbundskommunikatör Linnea Wik uppdaterade att beställningen kommer
att betalas inom kort. Hon sade även att uppdateringar kommer skickas ut
per mail. !
Styrelsen beslutade
att lägga sammanställningen från förbundsekonom Wilhelm Åkesson till
handlingarna, se bilaga 17.
!
16 § Ansökningsperiod för adepter till
mentorskapsprogrammet
!
Förbundsordförande Anna Welsapar sade att vi måste utlysa posten som
projektledare för mentorskapsprogrammet på nytt och påtalade vikten av
att påminna folk. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah sade att detta
blir en förskjutning av adepter. Förbundsordförande Anna Welsapar sade
däre!er att hon föredrog att vi bordlägger frågan. Förbundskommunikatör
Linnea Wik påtalade skillnaden mellan adepter och ansvarig och frågade
sig om vi ska ligga lågt med adepter tills vi vet hur det blir med ansvariga.
Umeå hänvisade till föregående diskussion under mötet och konstaterade
att utlysning för adepter inte borde göras innan vi har en ansvarig. Vice
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
24 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
förbundsordförande Rosaline Marbinah menade att det var en komplex
situation och sade att om styrelsen inte tycker att mentorskapsprogrammet
ska finnas behöver ingen ny person söka. Förbundskommunikatör Linnea
Wik belyste häre!er att detta borde ha gjorts tidigare i höst då vi vetat om
detta väldigt länge. Nu är vi sena och måste ta kontroll över situationen
istället för att låta situationen styra oss, fortsatte hon. Vice
förbundsordförande Rosaline Marbinah önskade ta kontrollen, vare!er
förbundsordförande Anna Welsapar föreslog att styrelsen bordlägger
frågan.
Styrelsen beslutade
att bordlägga frågan. !
17 § Genomgång av verksamhetsplan
Förbundsordförande Anna Welsapar påminde om att styrelsen tidigare har
gjort en handlingsplan av verksamhetsplanen. Häre!er berättade vice
förbundsordförande Rosaline Marbinah om att det kommer finnas utrymme
vid nästa möte för såväl kort som lång diskussion av framtiden.
Följaktligen ansåg styrelsen punkten behandlad för dagens möte. !
18 § Utvärdering av Forumhelgen
Malmö meddelade att hon har skickat ut frågor och e!erfrågade mer input
från deltagarna. Med denna kommer en rapport sammanställas och skickas
ut till alla innan mötet i januari. Förbundssekreterare Axel Nordenstam
belyste att förbundsstyrelsen gynnas av att höra från deltagarna och
därifrån göra en utvärdering av den ekonomiska satsningen. Däre!er ansåg
styrelsen att anse punkten behandlad i väntan av rapporten.
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
25 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
19 § Alumninätverket
Förbundsekonom Wilhelm Åkesson meddelade att Alumninätverket hade
kontaktat honom och har e!erfrågat en kontaktperson till styrelsen.
Förbundsordförande Anna Welsapar sade att hon gärna vill vara
kontaktperson. Ingen annan uttryckte intresse. !
Styrelsen beslutade
att utse Anna Welsapar till ansvarig kontaktperson från styrelsen till
Alumninätverket.
!
20 § Nästa möte
Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah hade tre förslag på scheman
och frågade om styrelsen önskade se dem nu. Linköping frågade om vi
måste besluta om schema nu och vice förbundsordförande Rosaline
Marbinah sade att hon kan att skicka ut tre förslag på scheman, vilket
styrelsen välkomnade.
!
Styrelsen beslutade
att hålla nästa möte i Malmö den 30 januari - 1 februari.
!
21 § Övriga frågor
!
!
Bidragsansvarig är tillbaka
Bidragsansvarig Julia Yates har under hösten varit frånvarande men känner
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
26 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
sig bättre nu och uttryckte att hon hemskt gärna vilja fortsätta uppdraget.
Förbundsordförande Anna Welsapar ser positivt på detta och
förbundsstyrelsen välkomnade bidragsansvarig Jula Yates tillbaka. !
Utbetalning till extern HR-person
Den 15 december skickades ett PC-beslut ut till styrelsen som ska besvaras
senast den 22 december angående utbetalning till en extern HR-person
som hjälpte projektgruppen för mentorskapsprogrammet att granska
ansökningarna. Något beslutsunderlag för utbetalning finns inte och därför
har PC-beslutet skickats ut. Umeå frågade om någon lovat att personen ska
bli betald. Förbundsekonom Wilhelm Åkesson hade frågat projektgruppen
för mentorskapsprogrammet om samma sak och fått svarat att styrelsen
gett dem tillåtelse. Förbundskommunikatör Linnea Wik hänvisade till
mailväxling och menade att styrelsen har agerat väldigt oprofessionellt då
vi inte har koll på läget från förra året. Hon betonade att sådant här måste
förmedlas och får inte hända igen. Förbundsordförande Anna Welsapar
sade att ansvaret ligger på projektgruppen. Förbundskommunikatör Linnea
Wik menade att de fick det här mandatet av förbundsstyrelsen och
beklagade sig att det inte blev protokollfört. Häre!er konstaterade mötet
att PC-beslutet får utvisa hur vi går vidare. !
Bjuda in valberedare och revisor
Förbundssekreterare Axel Nordenstam föreslog att förbundsstyrelsen ska
bjuda in valberedare och revisor till styrelsemöte i januari för ökad insyn.
Han sade att de bara skulle inneha närvarorätt men skulle då öka sin
förståelse för förbundsstyrelsens arbete. Han fortsatte och sade att han
åsy!ar Mathias Olsson, verksamhetsrevisorssuppleanten, som bor i Malmö
och sammankallande i valberedning Amanda Björkman. Förbundsstyrelsen
välkomnade detta förslag.
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
27 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
Förbundsstyrelsen ansåg
att bjuda in revisor och valberedare till mötet i Malmö i januari.
!
Policy om sjukdom
Till mötet hade Göteborg inkommit med en sent inkommen motion
angående policy om sjukdom. Till följd av att mötet ansåg att det började
bli sent sade Göteborg att om styrdokumentutskottet kan lova att ta upp en
sådan policy så kommer de inte ta någon större debatt i frågan. Umeå med
flera konstaterade att Styrdokumentsutskottet kommer göra det. Styrelsen konstaterade
att Styrdokumentutskottet ska ta fram en policy som går i linje med
Göteborgs sent inkomna motion. !
22 § Mötets avslutande
!
Mötesordförande Anna Welsapar tackade för kvällen och förklarade mötet
avslutat kl. 22.53.
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
28 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
!
!
!
!
!
!
_________________________________________________
Anna Welsapar, Mötesordförande
!
!
!
!
_________________________________________________
Axel Nordenstam, Mötessekreterare
!
!
!
!
_________________________________________________
Mattias Näsman, Justerare
!
!
!
!
_________________________________________________
Rosaline Marbinah, Justerare
!
_______
_______
_______
_______
Mötesordförande
Mötessekreterare
Justerare
Justerare
114 79 Stockholm!
29 (29)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
Styrelsemöte per Skype den 18 december 2014.
Bilaga 1: Röstlängd
!
1. Mattias Näsman för UPF Umeå
2. Adrian Kellner för UF Stockholm
3. Victoria Lindén för UF Malmö
4. David Blomgren för UF Linköping
5. Viktor Sundman för UF Uppsala
6. Adam Josefsson för UF Göteborg
7. Saga Sohlman för UPF Lund
8. Kluivert Prine för UF Örebro
9. Bidragsansvarig Julia Yates
10. Förbundskommunikatör Linnéa Wik
11. Förbundsordförande Anna Welsapar
12. Förbundsekonom Wilhelm Åkesson
13. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah
14. Förbundssekreterare Axel Nordenstam
!
Saga Sohlman för UPF Lund justerades in i röstlängden under §10.
114 79 Stockholm!
1 (1)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
Styrelsemöte per Skype den 18 december 2014.
Bilaga 2: Dagordning
!
1§ Mötets öppnande
2§ Val av mötesordförande (beslutspunkt)
3§ Val av mötessekreterare (beslutspunkt)
4§ Val av protokolljusterare tillika rösträknare (beslutspunkt)
5§ Godkännande av kallelseförfarandet (beslutspunkt)
6§ Fastställande av röstlängd (beslutspunkt)
7§ Fastställande av dagordning (beslutspunkt)
8§ Föregående protokoll (informationspunkt)
9§ Uppdatering från förbundsstyrelseledamöter (informationspunkt)
LSU:s årsmöte
10§ Uppdatering från utskott (diskussions- och informationspunkt)
1. Ekonomiutskottet
-Utredning om ytterligare finansieringsmetoder för UFS
-Anordnande av utbildning för föreningars ekonomer
2. Forumutskottet
3. Internationella utskottet
-Letar internationella bidrag
-Projektplan
-Utvärdering av arbetet hittills
4. Kommunikationsutskottet
5. Styrdokumentsutskottet
-Visionsdokument
-Förankringsarbetet
6. Tvåspråkighetsutskottet
-Översättning av hemsidan
7. Utbildningsutskottet
11§ Per capsulam-beslut (beslutspunkt)
Ny rambudget
114 79 Stockholm!
1 (3)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
Reseersättning för Konvent-och Almedalsgruppen
Forumhelgen
Stockholm och Södertörns äskning projektstöd
Karlstads äskning interimistiskt bidrag
12§ Behandling av motioner (beslutspunkt)
Entledigande av Linnea Ehlin
Budget för Konventet
Budget för Almedalen
Beredning
Tillsättande av utredning
Redaktionella ändringar
Policy om ekonomi
Förtydligande av policydokument
Äskning från UPF Lund
Äskning UF Stockholm och Södertörn
13§ Almedalen och Konventet (informationspunkt)
Almedalen
Konventet
14§ UI samarbetet (informationspunkt)
15§ Förbundets ekonomi (informations- och diskussionspunkt)
Utfall från förbundsstämman
Utfall från forumhelgen
Beställning av tryckmaterial för medlemsföreningar
16§ Ansökningsperiod för adepter till mentorskapsprogrammet
(diskussions- och beslutspunkt)
17§ Genomgång av verksamhetsplan (informationspunkt)
18§ Utvärdering av Forumhelgen (diskussionspunkt)
19§ Alumninätverket (beslutspunkt)
20§ Nästa möte (beslutspunkt)
21§ Övriga frågor
Bidragsansvarig är tillbaka
Utbetalning till extern HR-person
Bjuda in valberedare och revisor
114 79 Stockholm!
2 (3)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
Policy om sjukdom
22§ Mötets avslutande
114 79 Stockholm!
3 (3)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
Bilaga 3
Rapportering
LSU:s årsmöte 2014
Författare: Axel Nordenstam
!
Helgen 15-16 november 2014 representerades UFS av Anna Welsapar, Axel
Nordenstam och Victoria Heiman vid LSU:s årsmöte på Globala gymnasiet,
Stockholm. Närvarande från UFS var även Rosaline Marbinah i egenskap av
EU-representant och Joanna Blossner i egenskap av FN-representant.
Vid mötet valdes Anna Welsapar till nomineringskommittén, vars mandat är
två dagar med sy!et att nominera valberedning för LSU, vilket gjordes
under söndagen. Till valberedningen valdes bland annat Victoria Heiman
från UFS.
Uppdelning
• Anna Welsapar var ombud och röstade således för UFS i samspråk med
UFS representanter.
• Axel Nordenstam och Victoria Heiman var representanter för UFS.
• Axel Nordenstam twittrade för förbundet på uppdrag av
kommunikationsansvarig Linnéa Wik.
!
Viktiga beslut
Nytt sy!e (behöver godkännas ytterligare ett möte) och ett nytt idéprogram
för LSU. Ny ordförande för LSU är Rebecka Prentell som e!erträder Felix
König. Diskussioner under mötet:
• propositionen rörande ett idéprogram för LSU. I detta tas en aktiv
ställning mot organisationer som inte delar uppfattningen om alla
människors lika värde.
• budgeten på grund av att LSU i stor utsträckning fortfarande är
projektberoende.
114 79 Stockholm!
1 (2)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
• motionen om LSU bör verka för att rösträttsåldern i Sverige bör sänkas
till 16 år. UFS uttalade sig i frågan med ett starkt ställningstagande mot
motionens innebörd och röstade avslag. Många organisationer ansåg att
frågan måste förankras i medlemsorganisationerna innan ett beslut kan
fattas. Styrelsen för LSU framförde att detta är en fråga som splittrar
medlemsorganisationerna och att en utredning behöver göras. Mötet
beslutade att LSU ska föra diskussion med medlemsorganisationerna och
återkomma till årsmötet 2016.
!
Övrigt:
• följande nya medlemsorganisationer
1. Tamam
2. Unga feminister
3. Amatörteaterns barn- och ungdomsförbund
4. Sveriges Elevråd
invaldes som nya medlemsorganisationer. Årsmötet informerades även
att Liberala Ungdomsförbundet, Booster, KFUK-KFUM, Serbiska
Ungdomsförbundet i Sverige och Kurdistans Studentförbund i Sverige har
avslutat sina medlemskap i LSU.
• samtal fördes med Europeiska Ungdomsparlamentet Sverige - EUP om
att samarbeta i Almedalen 2015 och arrangera något gemensamt.
• EUP frågade nyvald ordförande Rebecka Prentell hur hon ser på LSU:s
internationella arbete. Hon sade att hon ser två områden: 1. det politiska
som involverar att ha med ungdomar i alla processer och att sprida det
ungdomspolitiska perspektivet. 2. den globala kontexten med globala
partnerskapsarbeten som behöver värvas om och utvecklas.
114 79 Stockholm!
2 (2)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
Bilaga 4
16 november 2014!
Per capsulam-beslut
Per Capsulam angående rambudgeten!
Att sats:!
att fastställa rambudgeten för verksamhetsår 2014/2015 så som den sammanställts
efter styrelsemötet den sjätte november 2014!
!
Tidpunkt för omröstningens avslutande:!
14 november 2014 kl. 21.00!
!
Röstade ”ja”: !
Förbundsekonom!
UPF Umeå!
UF Malmö!
Vice förbundsordförande!
UF Södertörn!
UF Stockholm!
UF Jönköping!
Förbundskommunikatör!
UPF Lund!
UF Göteborg!
!
Förbundsordföranden (initiativtagaren till PC-beslutet) fann
bifall.
114 79 Stockholm!
1 (1)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
Intäkter 2014 - 2015
Organisationsbidrag från MUCF
1200000 *en uppskattning baserad på tidigare erhållna bidrag
Forum Syd
280000
Förväntad intäkt MUCF(efter verksamhetsår 2013-2014)
106603 *utbetalning nr 2 från MUCF
Oanvänt bidrag MUCF
200000 *Återstående återbetalas vid årsskiftet
Konventbidrag
0
Kostnader finansierat av bidrag från Ungdomsstyrelsen
Fasta kostnader(statsbidraget)
Bidrag till lokalföreningar
Administration (kontorsmaterial,deposition postbox)
1228563
25000
LSU-medlemsavgift
5500
Folk och försvar medlemsavgift
1500
*resekostnader till valårsmötet för valberedning
Valberedning
2000
*ej inräknat Forum Syd
Konvent
20000
*ej inräknat Forym Syd
Almedalen
25000
Alumninätverket
*se nedan
Fysiska möten*
4500
315800
Marknadsföring & hemsidan
76000
Bokslutsrevision verksamhetsår 2013-2014
30000
Övriga kostnader
Utbildning styrelsen och representation
Totalsumma(fasta kostnader, övriga kostnader)
Resultat
10000
1743863,00
42740,00
*Fysiska möten (statsbidraget)
*5 personer/lokalförening
Forumhelg höst
resor
35000
mat
33000
boende
20000
program
11500
material
500
summa
*2 Personer/lokalförening
Forumhelg vår
Resor
15000
mat
10000
program
800
material
200
summa
26000
Stämma
resor
25000
mat
*2 personer/lokalförening
*2 luncher,2 fruskost, 1middag enligt riktlinjerna
100000
9300
program
0
material
300
summa
34600
Valårsmöte
resor
20000
mat
10000
program
0
material
200
summa
30200
Styrelsemöten(5st)
resor
75000
mat
40000
summa
Överlämningar
resor
Totalsumma fysiska möten
115000
10000
315800,00
Kostnader finansierat av bidrag från Forum Syd
*totalt 60000(bidrag Forum Syd & MUCF)
Konventet
40000
*totalt 50000 (bidrag Forum Syd & MUCF)
Almedalen
25000
Administration
20000
Internationella studier(UI-avtal)
30000
Mentorskapsprogrammet(UI-avtal)
10000
Totalsumma
125000
*35000 låst till lokal verksamhet
Fördelning lokalt bidrag 2014
Lokalföreningar
Förbundet
*lokalt bidrag
Antal medlemmar enl. förordningen
Fast
Rörligt
Totalt
2152
360000
Umeå
108
40000
21865,58
61865,58
30932,79
30932,79
Linköping
275
40000
55676,25
95676,25
47838,13
47838,13
Stockholm
234
40000
47375,43
87375,43
43687,72
43687,72
Södertörn
37
40000
7490,99
47490,99
23745,49
23745,49
Uppsala
563
40000
113984,48
153984,48
76992,24
76992,24
Göteborg
289
40000
58510,68
98510,68
49255,34
49255,34
31
40000
6276,23
46276,23
23138,12
23138,12
Lund
473
40000
95763,16
135763,16
67881,58
67881,58
Malmö
142
40000
28749,19
68749,19
34374,60
34374,60
2152
360000
435692,00
795692
397846
397846
Örebro
Summa:
435692 202,46 per medlem
1:a utbetalning (feb)
2:a utbetalning (juni/juli)
Sökbara medel (1 utbetalningen)
Summa lokalt bidrag
850692
Fördelning bidrag Forum Syd 2014
Bidrag till respektive förening 2014
Utbetalning (april/maj)
Linköping
Lund
Göteborg
Karlstad
Malmö
Stockholm
Södertörn
Umeå
Uppsala
Totaltsumma
155000
Sökbara medel (2 utbetalningen)
Projektbidrag
12500
12500
Interimistiska föreningar
15000
Krisfond
15000
0
summa
27500
27500
0
Bilaga 5
16 november 2014!
Per capsulam-beslut
Per Capsulam angående reseersättning för Konvent- och
Almedalsgruppen!
Att sats:!
att projektledarna får ersättning på 3 800 kr totalt för att kunna delta på Forumhelgen
i november 2014.!
!
Tidpunkt för omröstningens avslutande:!
15 november 2014 kl. 20.00!
!
Röstade ”ja”: !
UPF Umeå!
Förbundsekonom!
UF Malmö!
UF Linköping!
UF Uppsala!
Förbundssekreterare!
UPF Lund!
Vice förbundsordförande!
UF Göteborg!
UF Stockholm!
!
Förbundsordföranden (initiativtagaren till PC-beslutet) fann
bifall.
114 79 Stockholm!
1 (1)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
Bilaga 6
16 november 2014!
Per capsulam-beslut
Per Capsulam angående projektbidrag till UF Stockholm och UF
Södertörn!
Att sats:!
att bevilja UF Stockholm 20 000 kr i projektbidrag för att genomföra
fredskonferensen."
!
Tidpunkt för omröstningens avslutande:!
28 november 2014 kl. 10.00!
!
Röstade ”ja”: !
UF Stockholm!
UF Södertörn!
!
!
Förbundsordföranden (initiativtagaren till PC-beslutet) fann
avslag.
114 79 Stockholm!
1 (1)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
Bilaga 7
29 november 2014!
Per capsulam-beslut
Per Capsulam angående UPF Karlstads äskning från den
interimistiska potten!
Att sats:!
att bevilja UPF Karlstad 4 884,09 kr i interimistiskt bidrag. "
!
Tidpunkt för omröstningens avslutande:!
28 november 2014 kl. 10.26.!
!
Röstade ”ja”: !
Förbundssekreterare!
UPF Umeå!
UF Linköping!
Förbundsekonom!
UPF Lund!
UF Malmö!
UF Södertörn!
UF Uppsala!
Vice förbundsordförande!
UF Stockholm!
UF Jönköping!
Förbundskommunikatör
UF Göteborg!
!
Förbundsordföranden (initiativtagaren till PC-beslutet) fann
bifall.
114 79 Stockholm!
1 (1)
Box 1282!
Frejg. 13!
Orgnr: 802436-8659!
Bilaga 8
Bilaga 9
3 december 2014
Motion UPF Umeå
Bilaga 10
Motion till förbundsstyrelsemöte den 18 december -14
Förbundsstyrelsen för UFS är en ovanligt stor styrelse som består av elva fullvärdiga
föreningar, två interimistiska, samt sex stycken direktvalda presidialer. Vid utlysande
av ett möte skall 19 personer sammankallas, varav 13 föreningar potentiellt kan
använda sig av förankring och därmed är i behov av tid för förankring. Detta ställer
höga krav på väl förberedda möten och god framförhållning.
Praxis som rått i förbundsstyrelsen mellan dags dato och verksamhetsårets början har
varit att frågor om möten i första hand behandlats av hela förbundsstyrelsen och inget
beredande organ inom den samma. Detta har olika gånger lett till långa diskussioner
mail-ledes, varpå diskussioner snabbt blivit tidskrävande och svåra att överblicka. Ett
sätt att råda bot på detta är att ge en grupp i förbundsstyrelsen ansvar att gemensamt
diskutera tillvägagångsätt för behandling av motioner, mötesformalia och andra
spörsmål som är viktiga för att ha ett effektivt och tydligt styrelsearbete.
Att ge en mindre grupp inom förbundsstyrelsen i ansvar att förbereda möten vad gäller
formalia, propositionsordningar och motioner är därför att föredra. I andra föreningar
kallas sådana typer av organ för arbetsutskott eller beredning. Att kalla det beredning
är att föredra för att inte blanda ihop med våra nuvarande utskott. Detta ställer högre
krav på framförhållning vad gäller motioner och andra frågor som en förening eller
presidial vill ta upp på nästkommande möte. Notera också att denna grupp enbart har
i ansvar att bereda ärenden och inte ta beslut. Denna grupp skulle dock av
förbundsstyrelsen kunna få mandat till att besluta om frågor av mindre vikt men som
bör behandlas tidigare än nästa styrelsemöte.
Vilka som bör ingå i denna beredning är öppet men förslagsvis presidialer som
naturligt kan anses ha ansvar för att driva föreningsarbetet samt att vara insatta i alla
de frågor som behandlas. Ordföranden, vice ordföranden, sekreteraren samt ekonomen
Box 1282
Frejg. 13
114 79 Stockholm
Orgnr: 802436-8659
[email protected]
www.ufsverige.org
är rimligen inblandade i detta organ varav ordföranden är ansvarig att fördela arbetet
och sammankalla. Dessa personer skulle redan innan styrelsemötena kunna reda ut
frågetecken kring handlingsalternativ inför behandling av olika sakfrågor, men lämna
till förbundsstyrelsen att ta beslut. Detta skulle möjliggöra ett effektivare styrelsearbete
Med anledning av ovanstående yrkas förbundsstyrelsen besluta att:
-
Tillsätta en grupp om fyra personer som ansvarar för att förbereda
förbundsstyrelsemötena gemensamt, samt att bereda till mötet
föreslagna motioner, väckta frågor och övriga frågor som rör hela
styrelsens arbete.
-
Denna grupp kallas ”beredningen” och har inte själv beslutanderätt,
utöver den rätt som förbundsstyrelsen beviljat.
-
Gruppens huvudsakliga syfte är att underlätta det gemensamma arbetet
för förbundsstyrelsen.
Mattias Näsman
Representant för UPF Umeå
Box 1282
Frejg. 13
114 79 Stockholm
Orgnr: 802436-8659
[email protected]
www.ufsverige.org
4 december 2014
Motion om tillsättande av utredning
Bilaga 11
Motion om tillsättande av utredning
Denna motion grunder sig i beslutet förbundsstämman tog att ålägga
förbundsstyrelsen att tillsätta en till mer omfattande utredning gällande arvoderad
förbundsekonom.
Motionen innehåller även ett förslag på utredningsdirektiv. Detta direktiv ska
betraktas som instruktioner för utredningsgruppen i dess arbete. Motionärerna
uppmanar till diskussion kring utredningsdirektivets innehåll, gärna med fokus på
syfte och tidsram.
Förbundsstyrelsen föreslås besluta:
Att anta förslaget på utredningsdirektiv enligt bilaga
Att tillsätta en utredningsgrupp bestående av David Blomgren, Viktoria Lindén,
Viktor Sundman och Saga Sohlman
Att ålägga utredningsgruppen att utgå från utredningsdirektivet i sitt arbete
Att ge utredningsgruppen rätt att göra redaktionella ändringar i utredningsdirektivet
Motionärer:
David Blomgren
Viktoria Lindén
Viktor Sundman
Saga Sohlman
’
Box 1282
Frejg. 13
114 79 Stockholm
Orgnr: 802436-8659
[email protected]
www.ufsverige.org
4 december 2014
Förslag på utredningsdirektiv
Sammanfattning
Frågan kring en arvoderad förbundsekonom har diskuterats inom förbundet en
längre tid. Tillsättandet av en sådan post har presenterats som en lösning på de
ekonomiska problem förbundet har haft.
Syftet med denna utredning är att kartlägga förutsättningarna Utrikespolitiska
Förbundet Sverige förutsättningar att införskaffa arvoderad personal. Utredningen
ska presenteras muntligt för valårsmötet samt i en skriftlig rapport.
Problemformulering
Utrikespolitiska Förbundet Sverige var under föregående verksamhetsår nära på att
inte bli beviljande sitt största bidrag från Myndigheten för ungdoms- och
civilsamhällesfrågor. Orsaken till detta var misskötsel i förbundets ekonomi. Bland
annat saknades det revision från förbundets auktoriserade revisor för flera år
tillbaka.
Majoriteten av medlemsföreningarna är beroende av bidraget från Mucf för att kunna
bedriva sin verksamhet i dess nuvarande form. Det ligger i deras intresse att
ekonomin på förbundsnivå skötts korrekt. Att tillsätta en arvoderad förbundsekonom
har förts fram som en potentiell lösning från flera håll.
Utredningssyfte
Syftet med denna utredning är att kartlägga Utrikespolitiska Förbundet Sveriges
förutsättningar att införskaffa arvoderad personal samt utifrån denna kartläggning
lämna ett förslag till förbundsstyrelsen.
Utredningen skall inledningsvis göra en avgränsning utifrån medlemsföreningarnas
egna frågeställningar och behov. Den kan även välja att inkludera ytterligare
aspekter om det anses vara förenligt med utredningens syfte.
Utredningen ska i sitt arbete sträva efter en inkluderande process för att skapa
samförstånd mellan de berörda intressenterna. Den uppmuntras till att använda flera
referensgrupper för att säkerställa kvalitén och slutsatserna.
Box 1282
Frejg. 13
114 79 Stockholm
Orgnr: 802436-8659
[email protected]
www.ufsverige.org
Bakgrund
Under hösten 2013 samt början av 2014 fördes en diskussion kring hur förbundet
skulle gå till väga för att säkra sina bidrag i framtiden. Denna diskussion gav upphov
till att valårsmötet 2014 valde att fastställa en verksamhetsplan med instruktioner till
förbundsstyrelsen att utreda behovet av en arvoderad förbundsekonom.
Förbundsstyrelsen tillsatte en utredningsgrupp som presenterade sin slutrapport den
28 september 2014. I denna gav de rekommendationen till förbundsstämman att
uppdra förbundsstyrelsen att tillsätta en arvoderad förbundsekonom. Något
tillsättande av en arvoderad förbundsekonom har dock inte skett.
Vid förbundsstämman i oktober 2014 togs beslutet att förbundsstyrelsen skulle
tillsätta ytterligare en utredning. Förbundsstämmans krav var att denna ska vara mer
omfattning än den redan gjord.
Formalia
Utredningen skall presenteras muntligt vid Utrikespolitiska Förbundet Sveriges
valårsmöte 2015 samt genom en skriftlig slutrapport.
Utredningen skall genomföras av personer utsedda av förbundsstyrelsen.
Box 1282
Frejg. 13
114 79 Stockholm
Orgnr: 802436-8659
[email protected]
www.ufsverige.org
23 november 2014
Motion
Bilaga 12
Motion om grafiskt redaktionella ändringar i
policydokument
Med anledning av att Utrikespolitiska förbundets hemsida görs om, kommer olika typer av
policydokument, samt andra officiella dokument, läggas upp på denna. I dag finns det
dokument som inte är anpassade till den nya grafiska profilen, och därför innehar den
gamla logotypen. Detta kan te sig oprofessionellt i både den interna och externa
kommunikationen, och därför skulle kommunikationsutskottet vilja erhålla
förbundsstyrelsens tillstånd att grafiskt göra redaktionella ändringar i de av förbundets
styrdokument som inte är anpassade till den grafiska profilen. Detta för att formspråk,
typsnitt och logotyp ska vara enhetligt i alla förbundets dokument.
Kommunikationsutskottet yrkar:
att kommunikationsutskottet får mandat att i enlighet med den grafiska profilen göra
grafiska redaktionella ändringar i de av Utrikespolitiska förbundets styrdokument som inte
redan har anpassats efter den nya grafiska profilen.
Författare
Kommunikationsutskottet
2014-11-23
Kommunikationsutskottet består av:
David Blomgren (ledamot för UF Linköping)
Linnea Ehlin (ledamot för UF Södertörn)
Linnéa Wik (förbundskommunikatör)
Box 1282
Frejg. 13
114 79 Stockholm
Orgnr: 802436-8659
[email protected]
www.ufsverige.org
Bilaga 13
Motion om författandet av en policy för ekonomin
4 december 2014
Motion till styrelsemöte
Bilaga 14
Motion om förtydligande av policydokument
Vi kan nu se ganska tydligt att policydokumentet om projektbidrag för gemensamma
projekt har skapat mycket förvirring för förbundsstyrelsen. UPF Umeå har tidigare
yttrat att tidspress inte bör bli ett stående argument för snabba beslut av
förbundsstyrelsen. I sådana situationer blir förvirring stor och utrymmet för
diskussion minskar, än mer utrymmet för förbundsstyrelsen att kunna förankra med
alla lokalföreningar inför ett beslut.
Med denna situation i baktanke, önskar UF Stockholm och UPF Lund att förtydliga
policydokumentet. Uppenbarligen kräver en enskild bedömning av en ansökan om
projektbidrag tid för bearbetning och behandling. Men i nuläget har policydokumentet
inga krav på tidsfrist. Eftersom förbundsstyrelsen har ganska tydligt förklarat deras
obekvämhet med att fatta beslut om bidrag via PC-beslut, önskar UF Stockholm och
UPF Lund att lägga till en tidsfrist i policydokumentet.
Därför uppmanar UF Stockholm och UPF Lund förbundsstyrelsen:
Att förtydliga policydokumentet till att stå ”Medel Ansökan om bidrag för
gemensamma projekt lämnas skriftligen till förbundsstyrelsen senast trettio (30)
dagar innan projektets genomförande”
Att besluta att dessa förtydliganden träder i kraft från och med den 1 januari 2015.
Undertecknad av
Peter Hjertsson, UF Stockholm
Saga Sohlman, UPF Lund
Box 1282
Frejg. 13
114 79 Stockholm
Orgnr: 802436-8659
[email protected]
www.ufsverige.org
!
Bilaga 15
23-11-14
Association of Foreign Affairs Lund
Emelie Muñoz, Ordförande
+46 (0) 738 536 611
[email protected]
Förbundsstyrelsen
Utrikespolitiska Förbundet Sverige
www.ufsverige.org
Äskning på UFS Projektpott för 80 års jubileum
Kära Förbundsstyrelse,
Utrikespolitiska Föreningen Lund (UPF) är en politiskt och religiöst obunden ideellstudentförening i
Lund. Sedan grundandet 1935 har föreningen haft som syfte att bedriva informations- och
studieverksamhet kring internationella frågor och väcka debatt hos lundastudenterna. Föreningen
anordnar en till två föreläsningar i veckan, publicerar fyra nummer av vår tryckta tidning
Utrikesperspektiv och sänder prisbelönt närradio en gång i veckan samt publicerar artiklar i vår
populära nättidning. Varje år organiseras flertalet studieresor till destinationer av politiskt intresse.
Sedan 2005 bedriver föreningen, i samarbete med Diplomatiska Klubben i Lund, ett
mentorskapsprogram där studenter som befinner sig i slutet av sin utbildning får ansöka om att under
ett år få en diplomat som mentor. Programmet har varit en succé och tidigare adepter har besökt sina
mentorer på platser som Peking, Paris och Washington DC.
Till våren fyller UPF 80 år och vi kommer fira detta under tre dagar i februari 2015. Detta är ett av de
största projekten som UPF har anordnat de senaste åren och har föregåtts av en lång planering.
Föreningen insåg tidigt att vi bör tillsätta en projektgrupp för att arbeta med detta och den 25
september 2014 tillsattes en projektgrupp på fyra personer för att planera, organisera och genomföra
eventet i samråd med styrelsen.
Det övergripande temat för jubiléet kommer att vara FN:s Milleniemål som ger en bra bredd på ämnen
för föreläsningar, workshops och seminarier. Det är också ett högst relevant ämne då samtliga av FN:s
193 medlemsstater har kommit överens om att dessa ska ha uppfyllts till och med 2015. Sett till
omvärlden kommer detta uppmärksammas genom konferenser, galor och stor media pådrag och 80 års
jubiléet kan bli ett sätt för UPF Lund att bidra.
UPF Lund har under flera år arbetet fram en nära relation till många olika viktiga institutioner och
organisationer som vi kommer kunna arbeta med under dessa dagar. Några av dessa samarbetsorgan är
FN, Amnesty, EU, Utrikesdepartementet, Lunds universitet samt andra föreningar inom Lunds
The Association of Foreign Affairs | Sandgatan 2, 223 50 Lund | [email protected]!
1
!
studentliv. Samarbeten har bestått av bland annat gemensamma föreläsningar, antirasistiska filmdagar
samt andra samarbeten som har belyst ämnen som homofobi, trafficking, droghandel och hållbar
utveckling.
Projektet kommer primärt att ske den 18:e-21:e februari med möjlighet för ytterligare en dag under
våren om vi får ett erbjudande av en etablerad föreläsare. Som en del i projektet så vill vi inkludera
andra lokalföreningar från det nationella förbundet så under lördagen den 21:a november har vi
planerat en workshop för varje lokalförenings ordförande och/eller representant. Vi söker pengar från
Utrikespolitiska Förbundet Sverige för att bekosta delar av evenemanget samt subventionera resor med
400 kr/lokalförening. UPF Lund kommer dock inte kunna bistå med boende under evenemanget och
workshopen.
Projektets huvudsakliga syfte
Projektet huvudsakliga syfte är detsamma som föreningens:
- att informera, utbilda och främja debatt inom Lund studentliv genom föreläsningar,
workshops, radiosändningar och intresseväckande artiklar i vår papperstidning och nättidning.
- Att debattera och problematisera vår samtid utifrån olika synvinklar och perspektiv.
- Att utforska och undersöka alternativa synsätt på problem samt lösningar för framtiden.
Målet med projektet
Målet med projektet är att uppmärksamma föreningens rika historia och hur den har utvecklats under
de senaste 80 åren. Vi vill belysa den roll som UPF har spelat och fortfarande spelar i Lunds
Studentliv, genom att hela tiden erbjuda intressant diskussion och debatt om utrikespolitik. Vi kommer
därför att fira föreningen genom att bjuda in Alumner, publicera texter som dokumenterar föreningens
historia samt organisera en bal till föreningens ära. UPF:s Alumner består främst av tidigare
medlemmar och styrelseledamöter, varav flera sitter på höga ämbeten inom såväl inrikes- som
utrikespolitik.
I samband med Jubiléet vill föreningen dessutom uppmärksamma FN:s Milleniemål. Detta kommer
ske genom tre dagar av föreläsningar, seminarier, paneldiskussioner och workshops som arrangeras i
samband med en bal och andra arrangemang. Alla evenemang fokuserar på tankar, problem och
möjligheter med de områden som Milleniemålen berör. Evenemangen är öppna för UPF:s, andra
lokalföreningars medlemmar och för allmänheten. För att upprätthålla en bred och intressant debatt
kommer föreläsarna att representera en mångfald av kön, etnicitet, utbildning samt politisk och
professionell bakgrund.
Övergripande verksamhetsplan
Föreningens styrelse fattar ett beslut om att tillsätta en Projektgrupp för 80-årsjubiléet. Syftet med
projektgruppen ska vara att söka finansiering, bjuda in och ta hand om föreläsare, boka lokaler för
föreläsningarna, planera och genomföra en bal i föreningens ära samt protokollföra hela processen och
redovisa ekonomin. Projektgruppen rekryteras från föreningens aktiva medlemmar och är fyra till
antalet. Styrelsen väljer in Projektgruppen under ett ordinärt styrelsemöte med enkel majoritet och ger
därmed gruppen mandat att planera, organisera och genomföra hela projektet. Under styrelsemötet
väljs dessutom en från Projektgruppen till Projektkoordinator för att sköta den interna kommunikation
och ha det övergripande ansvaret för arbetet.
The Association of Foreign Affairs | Sandgatan 2, 223 50 Lund | [email protected]!
2
!
Projektgruppen möts minst en gång i veckan och har däremellan kontinuerlig kontakt med såväl
varandra som med styrelsen genom en kontaktperson. Under dessa möten fördelar de arbetet mellan
varandra såsom finansiering, inbjudningar, marknadsföring och PR, lokalbokningar samt bal. Genom
kontaktpersonen arbetar de fram en grafisk profil tillsammans med föreningens PR-utskott, och
styrelsen ger råd och vägledning när det behövs. Kontaktpersonen uppdaterar kontinuerligt styrelsen
under Föreningens styrelsemöten om Projektgruppens arbete, en gång var tredje vecka. Under dessa
möten ges styrelsen möjligheten att ställa frågor och komma med förslag som kontaktpersonen kan
föra vidare till Projektgruppen. Dessutom fattar styrelsen vissa officiella beslut rörande projektet,
såsom till exempel logotyp, tema och budget. Där emellan sker den mesta kontakten digitalt. Under
själva projektdagarna i februari arbetar Projektgruppen tillsammans med styrelseledamöter och aktiva
medlemmar med att förbereda föreläsningslokalerna, ta emot föreläsare och representera föreningen.
Inför balen ansvarar Projektgruppen för inbjudningar, betalning, dekorationer och underhållning.
Ordförande och vice ordförande organiserar under lördagen en workshop för ordförandekollegor från
andra medlemsföreningar inom Utrikespolitiska Förbundet Sverige. Efter att projektdagarna är över
ska Projektgruppen redovisa ekonomi och sammanställa protokoll och dokument till styrelsen.
Tidsplan
6:e september: Styrelsen beslutade att tillsätta en projektgrupp på fyra personer. Projektgruppens
generella arbetsbeskrivning fastställdes.
7:e september: Föreningen utlyser fyra poster till Projektgruppen via hemsida och sociala medier.
Deadline för ansökningar sätts till 21:a september.
24:e september: Alla ansökande intervjuas av Ordförande.
25:e september: Styrelsen röstar in fyra Projektansvariga, varav en Projektkoordinator. Inför
röstningen har hela styrelsen tagit del av ansökningarna och diskuterat dessa. Tillsätter projektgrupp
från föreningens medlemmar. Projektgruppen tilldelas mandat av styrelsen för att planera, organisera
och genomföra projektet. Martina Berglund, Johan Klaas Krom och Kajsa Fernström Nåtby väljs till
Projektansvariga. Hanna Nyqvist väljs till Projektansvarig tillika Projektkoordinator.
30:e september: Projektgruppen träffas för första gången för att strukturera upp sitt arbete. Styrelsens
kontaktperson är närvarande. Projektgruppen fattar beslut om den interna kommunikationen,
arbetsfördelning samt mötesfrekvens till minst ett möte i veckan. Där emellan sker kontinuerlig
kontakt digitalt.
15:e oktober: Projektgruppen, i samarbete med föreningens PR-utskott, arbetar fram ett förslag till
Projektets logotyp.
16: oktober: Logotypen presenteras för Styrelsen under ett Styrelsemöte, beslutas att omröstning skall
ske Per Capsulam. Styrelsen röstar igenom det av Projektgruppen föreslagna temat “Millenium
Development Goals”.
20:e oktober: Logotypen presenteras för Styrelsen i det digitala Styrelseforumet. Omröstning sker
under Per Capsulam.
21:a oktober: Logotypen röstas igenom av Styrelsen. Logotypen trycks härefter på allt
marknadsföringsmaterial och i alla publikationer.
The Association of Foreign Affairs | Sandgatan 2, 223 50 Lund | [email protected]!
3
!
6:e november: Rektor Per Eriksson skriver och signerar ett rekommendationsbrev för föreningen och
projektet på Projektgruppens förfrågan. Brevet skickas tillsammans med inbjudningar till föreläsare.
12:e november: Projektgruppen bokar ett preliminärt datum för balen i Lilla Salen på AF-Borgen, den
20:e februari. Föreläsningar och andra evenemang planeras hållas den 18:e, 19:e och 20:e februari.
30:e november: Preliminär deadline för inbjudningar av föreläsare.
31:a december: Preliminär deadline för ansökningar om finansiering.
20:e januari: Projektet börjar preliminärt marknadsföras via föreningens interna kanaler och via
traditionell PR och Sociala Medier.
31:a januari: Preliminär deadline för inbjudningar av Alumner och medlemmar.
18:e februari: Projektet påbörjas.
20:e februari: Bal i Lilla Salen på AF-Borgen.
21:e februari: Workshop med ordförande och vice ordförande för medlemsföreningarna i
Utrikespolitiska Förbundet Sverige
20:e mars: Deadline för redovisning av Projektet till Akademiska Föreningens presidium.
20:e maj: Slutlig deadline för redovisning av Projektet till Föreningens styrelse och övriga finansiärer.
Projektets evenemang
Evenemanget kommer bestå av 12 olika föreläsningar, workshops, paneldiskussioner samt seminarier.
Föreläsarna kommer att ge olika perspektiv på utrikespolitik och globala frågor inom områden som rör
Milleniemålen. Då UPF strävar efter fler interaktiva inslag kommer det alltid finnas möjlighet till
frågor från publiken samt interaktiva workshops. Om föreningen får tillräckligt med bidrag kommer
man under onsdagen eller torsdagskvällen organisera ett stort mingel där föreningens aktiva
medlemmar, föreläsare, publik och alumner har möjlighet att mingla och lära känna varandra bättre.
Under fredagskvällen kommer en bal anordnas AF-borgens Lilla Sal, samma byggnad som UPF har
haft sitt kontor sedan 1935.
Workshop för UFS lokalföreningar
Som en del i UPF:s 80 års firande kommer föreningen hålla en workshop för ordförande och/eller
representanter från de olika lokalföreningarna inom UFS-familjen. Workshopen riktar sig främst till
ordförande men representanter från lokalföreningarna får gärna delta. Workshopen kommer vara
uppdelad på två olika delmoment Ledarskap och Föreningsutveckling. Programmet har arbetats fram
tillsammans med en jämställdhetskonsult inom organisation och ledarskap och handleds av UPF
Lunds ordförande och vice ordförande. Preliminärt program är:
11.00 - 13.00 Ledarskap
- En bra ledare, vad är det? Förebilder
- Att leda en förening och dess medlemmar
- Att arbeta mot mål om mångfald och inkludering – stereotyper, privilegier och sociala normer
- Action learning: inkluderande ledarskap
The Association of Foreign Affairs | Sandgatan 2, 223 50 Lund | [email protected]!
4
!
13.00 - 14.00 Lunch
14.00 – 16.00 Föreningsutveckling
- Hur kan vi förbättra vår förening?
- Visioner och mål för föreningen och förbundet
- Samarbete mellan föreningarna
Äskning från Utrikespolitiska Förbundet Sverige
UPF Lund äskar 20 000 kr från Utrikespolitiska Förbundets projektpott. Bidrag från UFS kommer
framför allt finansiera UPF Lunds 80 års evenemang i helhet samt resor för lokalföreningarna till Lund
för firandet samt mat under workshopdagen för ordförande. En budget för evenemanget följer med i
denna ansökan.
Med vänliga hälsningar,
Emelie Muñoz
Ordförande för Utrikespolitiska Föreningen Lund
Vid frågor kontakta ordförande
The Association of Foreign Affairs | Sandgatan 2, 223 50 Lund | [email protected]!
5
Utrikespolitiska,Föreningen,Lund,
80,års,jubileum,
Kostnader,
Post
Beskrivning
Kostnader
Föreläsningsserie
Lokalhyra
Lokalhyra)för)föreläsningar)och)seminarier
15)000,00)kr
Resekostnader
Resekostander)för)inbjudna)föreläsare
12)000,00)kr
Boende
Boende)för)inbjudna)föreläsare
9)600,00)kr
PR
Marknadsföring)för)projektet
3)400,00)kr
Subtotal
40)000
Publikation
Tryckkostnader)för)bok)om)UPF:s)historia
7)000,00)kr
Mingel
Samtal)och)förfriskningar)med)inbjudna)föreläsare
5)500,00)kr
Föreläsningsfika
Kaffe)och)fikabröd)för)föreläsare)och)deltagare
3)000,00)kr
Balen
Förberedning,)dekorationer)och)liknande
2)800,00)kr
Workshop
Resor)för)lokalföreningar)400)kr/lokalförening
Fika)samt)mat)under)workshop)
5)200,00)kr
1)500,00)kr
,
Subtotal(
25)000,00)kr
Totala,kostnader
65)000,00)kr
Finansiering
Utrikespolitiska,,
Föreningen,Lund
Föreningens)egna)medel
45)000,00)kr
Utrikespolitiska,
Förbundet,Sverige
Nationella)Förbundets)projektpott
20)000,00)kr
Total,Finansiering
65)000,00)kr
Ansökan'till'UFS'Projektpott:'
UPF:s'80'års'jubileum''
Komplettering'
'
Poster'för'vilka'Föreningen'söker'pengar:'
'
Publikation
7 000 kr - Föreningen planerar trycka upp en mindre tidning om Föreningens historia som kan delas
ut under jubileumsfirandet och sparas för nästkommande medlemmar. Publikationen beräknas kosta
7000 kr, beräknat utifrån kostnaden för UPF:s Magasin Utrikesperspektiv. En upplaga på 700 ex av
en 68-sidig tidning kostar 18 400 för tryck och porto. Då vi beräknar att jubileumspublikationen
skall vara betydligt mindre (ca 34 sidor) och inte skickas ut till medlemmarna (därmed ingen
kostnad för porto) känns 7000 kr rimligt.
Mingel
5 500 kr - Föreningen planerar att arrangera ett mingel med föreläsarna och deltagarna någon av
dagarna. Inför minglet så kommer Föreningen hyra lokal samt bjuda på tilltugg och alkoholfria
förfriskningar. Pengarna från potten skulle bekosta lokalhyra på 2000 kr, beräknat utifrån kostnaden
för Palaestra Hörsal i tre timmar. Potten skulle vidare bekosta tilltugg, alkoholfria förfriskningar
samt eventuella dekorationer på minglet, beräknat till 3500 för ca 100 deltagare. Minglet kommer
hållas öppet för alla föreläsare och UFS-medlemmar.
Föreläsningsfika
3 000 kr - UPF har under de senare åren infört fika före och under föreläsningarna för att göra dem
mer interaktiva. Detta planerar Föreningen att fortsätta göra under jubileet. Pengarna från
projektpotten kommer att bekosta utgiften för kaffe, te och kakor, samt plastmuggar och servetter.
Denna utgift är beräknad på 3 000 kr för fika på samtliga föreläsningar.
Balen
2 800 kr - En stor del av 80 års-jubileet kommer kretsa kring balen i Lilla Salen på AF-borgen i
Lund. Föreningen planerar en storslagen kväll med styrelsen, aktiva medlemmar, alumni och
representanter från andra lokalföreningar. Kostnaden för själva balen och lokalen bekostas av
biljettpriset samt Föreningens egna medel. Pengarna från projektpotten skulle istället bekosta
dekorationer och prydnader och inbjudningar samt porto för dessa. Vi har beräknat denna kostnad 2
800 kr.
Workshop
6 700 kr - Föreningen planerar en workshop med samtliga lokalföreningar och
förbundsstyrelseledamöter under en av dagarna under jubileet. Detta för att utnyttja tillfället då alla
är samlade för en workshop. Kostnaden är beräknad på en resekostnad på 5 200 kr (räknat med 400
kr per lokalförening) samt 1 500 för mat under workshopen, som beräknas hålla på en hel dag.
Föreningen söker pengar från Projektpotten för hela beloppet.
Poster för vilka Föreningen inte söker pengar:
'
Lokalkostnader för Föreläsningar
15 000 kr - Räknat på två föreläsningar och två workshops per dag. Projektgruppen beräknar att
minst en föreläsning per dag kommer att hållas kostnadsfritt i Café Athen, där föreningen vanligtvis
håller i en föreläsning varje vecka. Resterande föreläsningar beräknas hållas i Palaestra nedre, som
kostar 2 048 kr per tillfälle. Då workshops traditionellt sett inte har lika många deltagare som en
föreläsning, beräknar vi också att dessa kommer kunna hållas i mindre, billigare lokaler vid behov.
Kostnaden för Palaestra beräknas alltså bli 12 288 (en föreläsning + en workshop per dag, 2 048 per
tillfälle i tre dagar). Resterande belopp ska täcka utgiften för de eventuella kostnaderna att boka
lokal för workshop samt för att täcka oförutsedda utgifter (t.ex ifall Café Athen inte går att boka alla
tre dagar, utan Projektgruppen får boka Palaestra nedre en ytterligare gång).
Boendekostnader för Föreläsare
9 600 kr - Beräknat på fyra föreläsare per dag (en per föreläsning och en per workshop) har
Projektgruppen beräknat utgiften utifrån kostnaden att bo på Hotel Concordia och Lilla Hotellet, där
Föreningen vanligtvis bokar boende till sina föreläsare. En natt på Concordia kostar 800 kr.
Totalkostnaden blir alltså 9 600 kr (4 föreläsare per dag x 3 dagar x 800 kr per natt).
Resekostnader för Föreläsare
12 000 kr - Beräknat på fyra föreläsare per dag (en per föreläsning och en per workshop) har
Projektgruppen beräknat utgiften utifrån kostnaden att färdas med tåg tur/retur mellan Lund och
Stockholm i första klass. En sådan resa kostar cirka 1 000 kr om den bokas i tid. Beräkningen
lämnar utrymme för att somliga föreläsare kommer att ha betydligt lägre resekostnader (då de t.ex
bor i Lund eller Malmö) samt att somliga föreläsare kommer att ha betydligt högre resekostnader
(då de t.ex måste flyga från ett annat land).
Kostnader för PR och Marknadsföring
3 400 kr - Beräknat utifrån föreningens ordinära marknadsföring, som sköts av vårt PR-utskott.
Mycket av marknadsföringen är gratis, såsom t.ex den som sker över Sociala Medier. Tryckt
material, såsom affischer, flyers, broschyrer, vimplar, flaggor och liknande kostar dock. Föreningen
använder för närvarande Lexis i sin ordinära PR-verksamhet och Projektgruppen beräknar att
använda Lexis även till Projektet. Kostnaden för en vanlig poster är 8 kr/st, Föreningen trycker
vanligtvis 40 posters/vecka. Kostnaden för en 8-sidig folder är ca 7 kr/st. Marknadsföring på
Sociala Medier har redan börjat, den tryckta marknadsföringen beräknas påbörjas vid början av
2015.
4 december 2014
Motion till styrelsemöte
Bilaga 16
Ansökan om bidrag för gemensam projekt
UF Stockholm och UF Södertörn har tillsammans arrangerat ett projekt som äger
rum den 4 december 2014. Projektet är en konferens om fred, utveckling och socialt
entreprenörskap.
Syftet med vårt projekt är tydlig – att lyfta fram fredsinsatser runt världen, framförallt i
konfliktdrabbade områden och utvecklingsländer. Vårt mål är att undersöka
fredsutveckling med fokus på de positiva prestationerna som annars överskuggas av
motgångarna i median. Vi ska belysa teoretiska aspekter kring fred, t.ex. hur
svenska och andra internationella organisationer arbetar för att skapa och bevara
fred. Därutöver önskar vi att inspirera publiken och ge de möjligheterna att utforska
hur man kan praktiskt agera för fred i världen genom att driva egna projekt eller
inleda en karriär inom existerande internationella organisationer.
Vi anser att detta projekt i högsta grad är både relevant för förbundets syfte och
verksamhet, samt att det är nyskapande och främjar samarbete. Ingen liknande
konferens har oss veterligen arrangerats förut, och vi har fått väldigt positiv respons
från alla de som ansökt om att delta – både organisationer och publiken. Projektet
främjar samarbeten eftersom det arrangerats tillsammans av Stockholm och
Södertörn, två städer som ligger geografiskt nära men som inte har en tradition av
att arbeta tillsammans med projekt. Dessutom har vi kontaktat UF Uppsala för att
kunna hjälpa oss med att sprida projektet till alla deras medlemmar, för att öka
samarbetet och möjligheten för framtida samarbeten.
I nuläget har UF Stockholm och UF Södertörn tillsammans hittat finansiering för
projektet från UF Stockholms ekonomiska buffert. Styrelsen för UF Stockholm har
mycket tydligt berättat deras ovilja att ta pengar därifrån eftersom det är avsedd för
svårare omständigheter än denna. Därför äskar vi om pengar till det gemensamma
projektet, då förbundet har en mindre överskott av pengar som kan förbrukas år
2014 – som annars får betalas tillbaka till bidragsgivaren. Således anser UF
Stockholm och UF Södertörn att projektet uppfyller alla policyns krav för beviljande
av bidrag för gemensamt projekt.
Box 1282
Frejg. 13
114 79 Stockholm
Orgnr: 802436-8659
[email protected]
www.ufsverige.org
Preliminär budgetering:
Kostnadsställe
Pris
Hyra av lokal
6.000
Frukost à 115kr plus moms, 100 pers
14.375
Fika à 51kr plus moms, 100 pers
6.375
PR & marknadsföring
1.250
Beräknad totalkostnad
28.000
Varav UF Stockholm bidrar med
4.000
Varav UF Södertörn bidrar med
4.000
Total bekostnad av föreningar
28.5%
Totalt som äskas
20.000
I nuläget är det känt att UPF Lund också kommer att äska om pengar till ett projekt.
Då förbundet behöver en egen buffert på 10.000 kronor som förbundsekonomen
uttryckt, står det klart att 23.000 kronor finns tillgängliga. Till att börja med äskade vi
tillsammans på 40.000 kronor, vilket skulle skapa ett underskott i förbundets finanser
om både beviljades. Efter ett informellt möte blev det känt att många ser positivt till
ett jämkande mellan de två äskningar.
Vi i UF Stockholm har tydligt uttryckt vår åsikt kring UPF Lunds äskning. Men
eftersom det är förbundsstyrelsen som bestämmer om bidraget blir beviljat eller inte,
har vi tänkt att det finns möjlighet att jämka oss med UPF Lunds äskning om den
beviljas av förbundsstyrelsen.
Därför uppmanar UF Stockholm och UF Södertörn förbundsstyrelsen:
Att förbundsstyrelsen beviljar äskningen på 23.000 kronor till UF Stockholm och UF
Södertörns gemensamma projekt
Att förbundsstyrelsen beviljar en jämkad äskning på 8.000 till UF Stockholm och UF
Södertörns gemensamma projekt
Box 1282
Frejg. 13
114 79 Stockholm
Orgnr: 802436-8659
[email protected]
www.ufsverige.org
Bilaga 17
Budget
Utfall
Budget
Utfall
Utgifter
Forumhelgen HT 2014
Stämma 2014
resor
35000,00
37816
25000,00
28490
mat
33000,00
28617
9300,00
9481
program
11500,00
0
0,00
0
material
500,00
261
300,00
151
Boende
20000,00
25750
0,00
803
Totalt
100000,00
92444
34600,00
38925
Budget
Utfall
Administrativa utgifter
medlemsavgift LSU
5500
postbox
2495 *årsavgift & deposition
kontorsmaterial
535
bankkostnader
317 *engagemangsbesked & bankavgifter
Totalt
Utgifter föregående verksamhetsår
30500
8847
Budget
Utfall
Kvitton från styrelsemöte (Lunch samt kollektivresor)
Äskningar och projektbidrag
5302
Budget
Utfall
15000
4884
Budget
Utfall
Överlämning
10000
786
Representation/utbildning
10000
300 *LSU årsmöte
Totalt
20000
1086
Budget
Utfall
Äskning UPF Karlstad
Utbildning och övriga resor
Marknadsföring och hemsida
Hemsida/Marknadsföring
Revision
Revision verksamhetsår 2013 - 2014
76000
4495 *Administrativa Google-avgifter medräknade
Budget
Utfall
30000
18 000
Intäkter
Svenska FN-Förbundet (Almedalsprojekt)
Återbetalning UPF Karlstad
Totalt
56000
6487
62487