Transcript Rutiner för kontanthantering.pdf

DALS-EDS KOMMUN
Ekonomikontoret
Lars Hustoft
TJÄNSTESKRIVELSE
Datum: 2014-06-16
D.nr:
Rutiner för kontanthantering vid försäljning
Varje verksamhet som har kontantförsäljning till privatpersoner skall ha någon form av
registrering av mottagna kontanter. Kunden skall erhålla kvitto eller motsvarande på sin
betalning. Registreringen kan ske antingen på kvitto i block med stam, med särskilt
anpassat IT-stöd eller med hjälp av kassaapparat.
Enligt Skatteförfarandelagen (SFL) 39 kap 5 § 2:a stycket så framgår att skyldigheten att
använda kassaregister inte gäller för den som är befriad från skattskyldighet enligt
inkomstskattelagen (exempelvis stat, landsting och kommuner).
Enligt 5 kap 1§ i Bokföringslagen (BFL) skall bokföring ske för varje affärshändelse.
Detta skulle exempelvis innebära att varje entrébiljett som säljs skulle kräva ett
bokföringsunderlag. Fördelen med att använda kassaapparat är att det förenklar de
administrativa rutinerna eftersom en hel dags försäljning kan bokföras som en
verifikation.
Kassaapparat
Kassaapparaten skall ha kontrollremsa (eller motsvarande) samt remsa för
kassautslag/tömningskvitto som används som underlag för att upprätta verifikation.
Kontrollremsan skall arkiveras som räkenskapsmaterial, d v s i 10 år (inlämnas till
ekonomikontoret årsvis). Dagligen skall en z-avläsning (nollställning av dagskassan)
göras och avläsningskvittot sparas (ex klistras upp fortlöpande på ett blad). Med dessa
avläsningskvitton som underlag upprättas redovisningsrapporten som därefter sänds till
den centrala kassafunktionen på ekonomikontoret. Redovisningsrapporten skall upprättas
minst en gång per månad och innehålla intäktskontering samt eventuell momskontering.
Särskilt anpassat IT-stöd
IT-stödet skall garantera en obruten löpnummerserie av kvittona. Informationen i
datasystemet betraktas som räkenskapsmaterial och skall sparas i 10 år. För avstämning
av dagskassan skall rapport kunna skrivas ut avseende dagens transaktioner. Utskriften
sparas för att sedan bifogas redovisningsrapporten som sänds till den centrala
kassafunktionen på ekonomikontoret minst en gång per månad. Redovisningsrapporten
skall innehålla intäktskontering samt eventuell momskontering.
Kontantkvitto
Om kontantförsäljningen består av ett fåtal poster per dag kan kvitteringen ske med hjälp
av numrerade förtryckta kvitton i block med stam. Kvittoblock kvitteras ut på
ekonomikontoret. Redovisning av försäljningen sker fortlöpande på redovisningsrapport
som skall innehålla intäktskontering samt eventuell momskontering. På rapporten
antecknas också vilka kvittonummer (fr o m - t o m) redovisningen avser. Stammarna är
att betrakta som räkenskapsmaterial och skall arkiveras i 10 år (inlämnas till
ekonomikontoret årsvis).
Postadress
Besöksadress Telefon
Box 31
S-668 21 ED
Storgatan 27
Internet: www.dalsed.se
+46 (0)534 -19000
Telefax
Bankgiro
534-4072
Org.nr
+46 (0)534 -10550
212000-1413
Email: [email protected]
DALS-EDS KOMMUN
Ekonomikontoret
Lars Hustoft
TJÄNSTESKRIVELSE
Datum: 2014-06-16
D.nr:
Växelkassa
Växelkassa skall kvitteras ut på ekonomikontoret efter godkännande från ansvarig
arbetsledare/chef. Växelkassan får ej användas för inköp utan dessa inköp skall göras
med eventuell handkassa eller mot faktura.
Redovisning av kontanter
Redovisning av kontanter sker enligt bankens rutiner (servicebox el.dyl). Insättning skall
ske i samband med inlämnande av redovisningsrapport, dvs minst en gång per månad,
och vara märkt med verksamhetens namn. Om verksamheten väljer att inte redovisa
dagligen, ansvarar arbetsledaren/chefen för verksamheten för att dagskassan förvaras på
betryggande sätt.
Avstämning
Ekonomikontoret kommer fortlöpande att utföra stickprovskontroller av kvittoblock,
datasystem samt z-kvitton för att upprätthålla en god intern kontroll. Det slutliga ansvaret
för hanteringen ligger dock på respektive arbetsledare/chef.
Ekonomikontoret 2014-06-16
I tjänsten
Lars Hustoft,
Ekonomichef
Postadress
Besöksadress Telefon
Box 31
S-668 21 ED
Storgatan 27
Internet: www.dalsed.se
+46 (0)534 -19000
Telefax
Bankgiro
534-4072
Org.nr
+46 (0)534 -10550
212000-1413
Email: [email protected]