Transcript Enat arbetssätt gör Skanovas IT

kundreferens
Enat arbetssätt gör Skanovas
IT-avdelning mer effektiv
Skanova äger och driver Sveriges
största öppna nät. Med Skanovas
nät som bas kan deras kunder teleoperatörer på den svenska
marknaden - erbjuda förstklassiga produkter inom bredband,
telefoni och kabel-tv. Med många
IT-system och en slimmad organisation såg Skanovas IT-avdelning
ett behov av att hitta ett mer
enhetligt arbetssätt. Tillsammans
med System­strategerna har Skanova gjort en genomgång av verksamheten. Trettiofyra IT-system
grupperades inom två funktionsområden och en livscykel-modell,
gemensam för samtliga IT-system,
togs fram.
Skanovas IT-avdelning befann sig i ett
genomlysning. Målet var att ta fram en
läge, som delas med många andra IT-
livscykel-modell, som skulle fungera för
avdelningar. Dels hade de en förvaltnings-
samtliga IT-system och ligga till grund för
modell som blivit förlegad och inte riktigt
samverkan mellan IT-avdelningen och öv-
passade verkligheten, dels jobbade verk-
riga verksamheten. Arbetet genomfördes
samheten och IT-avdelningen i vissa fall på
i en serie av fem heldags-workshopar. Un-
olika sätt. Dessutom jobbade man på olika
der perioden maj – september hölls i snitt
sätt med systemen inom IT-avdelningen.
en workshop per månad och däremellan
– Det sätt vi arbetade på skapade frustra-
utfördes arbete i mindre grupper.
tion, det blev missförstånd och saker tog
– Workshop-formatet passade oss
längre tid än nödvändigt, berättar Skano-
utmärkt, berättar Thomas Ronnhammar.
vas IT-chef Thomas Ronnhammar.
Eftersom hela IT-avdelningen medverkade
Förvaltningsgenomlysning
i form av workshopar
I maj 2011 fick Systemstrategerna uppdraget att, tillsammans med Skanovas
egna personal, genomföra en förvaltnings-
gjordes en stor del av implementationen
redan under resans gång, och när det
handlar om förändringar och förändrade
beteenden blir allt så mycket lättare om
medarbetarna görs delaktiga.
”– Om våra nya rutiner
kan hjälpa oss att prioritera bort ett enda onödigt
IT-projekt så har hela
projektet betalat sig på
en gång. Dessutom har
vi alla mjuka vinster med
snabbare beslut, enklare
prioriteringar och nöjdare
medarbetare.”
Thomas Ronnhammar
Skanovas IT-chef
Bransch: Telekom
Verksamhet: Driver Sveriges största öppna fiber- och kopparnät
Antal anställda:
Ca 560 personer
Omsättning: Drygt 7 miljarder SEK (2010)
En extern motor med nya
infallsvinklar
Systemstrategerna bidrog med en projekt­
ledare, med uppgift att driva arbetet
framåt, förbereda och leda workshoparna,
samt dokumentera resultatet.
– Genom att lägga ut uppdraget att driva
arbetet på en extern part får man en motor, någon som har till uppgift att få arbetet
i mål. En annan fördel är att man får in en
person med fräscha ögon och erfarenhet
från andra verksamheter. Det är dessutom
ofta lättare för någon utifrån att ställa
dumma eller besvärliga frågor.
Skanova anlitar Systemstrategerna sedan
tidigare, så valet av samarbetspartner för
detta projekt var ganska enkelt.
– Vi har jobbat länge med System­
strategerna och vet vad de går för. De
har ett stort engagemang och kunnande.
Dessutom var det en extra fördel att de
även jobbar med förvaltning själva, det gör
att de förstår vad det verkligen handlar om.
De lever i samma verklighet som vi, och
kommer inte in med någon teoretisk modell.
Synliga effektivitetsvinster
– omedelbart
områden. Mycket arbete som tidigare
gång, säger Thomas Ronnhammar.
gjordes för vart och ett av systemen, kan
Dessutom har vi alla mjuka vinster med
nu göras för hela funktionsområdet.
snabbare beslut, enklare prioriteringar och
nöjdare medarbetare.
Projektet slutfördes i september 2011 och
– Vi ser redan nu att vi spar in mycket
man kunde omgående se effektivitets­
dubbelarbete, men de stora besparing-
Nästa steg är att se till att det nya arbets-
vinster. Med en gemensam modell och ett
arna kommer att komma på lite längre sikt
sättet blir implementerat fullt ut inom hela
gemensamt språk blev kommunikationen
när vi kan göra upphandlingar och skriva
Skanova.
enklare och missförstånden färre.
avtal per funktionsområde istället för på
– Jag ser att vi spar mycket tid, berättar
Thomas Ronnhammar. Tidigare var
det ofta långa diskussioner, nu kan vi
gå direkt på kärnan.
Funktionsområden höjer
blicken och effektiviteten
enskilda system.
– Hittills har det mesta av projektet skett
inom IT-organisationen. Det finns en stor
Snabb return on
investment
potentiell vinst kvar att göra när vi har
Skanova räknar med att projektet har en
Ronnhammar.
kort återbetalningstid, ett år eller kortare,
kanske till och med mycket kortare.
Utöver livscykel-modellen resulterade
– Om våra nya rutiner kan hjälpa oss att
projektet i att trettiofyra, tidigare fristående
prioritera bort ett enda onödigt IT-projekt
IT-system, grupperades i två funktions­
så har hela projektet betalat sig på en
•
Noggrann genomlysning av befintlig förvaltningsmodell.
•
Gemensamma processer och enat språk.
•
Snabbare beslut, enklare prioriteringar, bättre kommunikation.
implementerat vårt arbetssätt fullt ut mot
resten av verksamheten, avslutar Thomas
Systemstrategerna ett IT-konsultbolag, med kompetens inom affärsutveckling,
verksamhets­utveckling, projektledning, testledning, kvalitetssäkring och systemförvaltning,
med speciellt fokus på förändringar och förändringsprocesser.
I sina uppdrag tar Systemstrategerna ett helhetsansvar, som innefattar förändringar i teknik,
processer och organisation, samt kommunikation och förankring i organisationen.
Systemstrategerna är oberoende av verktygs- och systemleverantörer, vilket gör att man
kan fokusera på objektiva förslag och rekommendationer till kunden.
© Systemstrategerna november 2011
Företaget lägger stor vikt på att möta kundernas verkliga behov, kvalitetssäkra leveransen och att
leverera i tid. Systemstrategerna grundades 1997 och har idag kontor i Stockholm och Norrköping.
Adress Huvudkontoret:
Järntorgsgatan 6
111 29 Stockholm
Adress Norrköping:
Korsgatan 2 E, Kontorshotell Tuppen
602 33 Norrköping
www.systemstrategerna.se