Transcript och integrationsverktyget invoiceTool

Välkommen till invoiceGate
Konverterings- och integrationsverktyget invoiceTool
1
Rev 0.31
Innehållsförteckning
Nyheter ......................................................................................................................................................... 4
Skapa konto................................................................................................................................................... 5
Logga in ......................................................................................................................................................... 6
Glömt lösenord eller kontot är spärrat ......................................................................................................... 6
Ändra lösenord.............................................................................................................................................. 7
InvoiceTool – ditt konverteringsverktyg ....................................................................................................... 8
Första gången du använder verktyget .......................................................................................................... 8
invoiceTool.ini ............................................................................................................................................. 11
Windows 7 eller senare .............................................................................................................................. 14
Ditt företag .................................................................................................................................................. 14
Inställningar ................................................................................................................................................ 14
Utskrift/print ............................................................................................................................................... 15
Kunder ......................................................................................................................................................... 16
E-faktura...................................................................................................................................................... 18
Bankgiro ...................................................................................................................................................... 18
Skicka fil....................................................................................................................................................... 19
Kopieringsfunktion ...................................................................................................................................... 20
Konvertera filformat ................................................................................................................................... 20
Verktyg ........................................................................................................................................................ 21
Meddelande ................................................................................................................................................ 22
Factoring ..................................................................................................................................................... 23
SPCS............................................................................................................................................................. 24
Visma Compact/XOR ................................................................................................................................... 34
Hogia ........................................................................................................................................................... 41
Hogia Small Office ....................................................................................................................................... 41
Egna mallar (XSL:er) .................................................................................................................................... 42
Autogiro ...................................................................................................................................................... 43
Kontrollera om dina fakturor är kompatibla med mottagarens krav ......................................................... 43
Uppdatering av programvaran.................................................................................................................... 43
Skapa egna konverteringsscript (XSL) ......................................................................................................... 44
Vid fel .......................................................................................................................................................... 44
2
Rev 0.31
Tips .............................................................................................................................................................. 44
Kontoavstämning ........................................................................................................................................ 46
E-post avisering ........................................................................................................................................... 47
Uppdatera ditt kundregister med automatik från EFA fil ........................................................................... 47
Agresso Fastnet ........................................................................................................................................... 47
Navision....................................................................................................................................................... 48
Pyramid (GeBC) ........................................................................................................................................... 51
Pyramid(xml) ............................................................................................................................................... 53
Elvira............................................................................................................................................................ 53
Fortnox ........................................................................................................................................................ 54
Dröjsmålsränta och betalningsvillkor ......................................................................................................... 55
Pengvin........................................................................................................................................................ 56
Elektroniska adresser .................................................................................................................................. 57
SAP .............................................................................................................................................................. 57
Svefaktura ................................................................................................................................................... 58
Innehållskontrollera din faktura fil ............................................................................................................. 59
Arbeta med flera bolag ............................................................................................................................... 60
Schemaläggning .......................................................................................................................................... 61
ExFlow eFH .................................................................................................................................................. 62
Visma eFH ................................................................................................................................................... 63
Konvertering av formatet BGC Invoice till valfritt format .......................................................................... 63
Skapa PNG bilder och xml eller txt fil .......................................................................................................... 63
Skapa TIF bilder och xml eller txt fil ............................................................................................................ 64
3L ................................................................................................................................................................. 64
Monitor XML ............................................................................................................................................... 65
3
Rev 0.31
Nyheter
Datum
2012-03-18
Version
0.22
2012-04-18
0.22
2012-11-11
0.22
2013-01-10
2013-06-27
0.23
0.27
2013-11-12
2015-01-01
0.28
0.31
Beskrivning
Uppdatering av kontoavstämningsfunktionen
Uppdatering av rapport – anmälan
Uppdatering av rapport - falk
Stöd för affärssystemet Fortnox
Förbättrad uppdateringsrutin av
programvaran
Stöd för meddelanden i Internetbankerna
enligt Bankgirots nya BGC invoice manual
Nytt användargränssnitt.
Uppdaterade xsl:r
Stöd för ExFlow
Stöd för lagring/bearbetning av data i
applikationsfolder
Uppdaterad manual för Monitor XML
Uppdaterat med rapport och
filkommunikation
Påverkar fil
Invoicetoolgui.exe
Invoicetoolgui.exe
Alla
Invoicetoolgui.exe
Invoicetoolgui.exe
Invoicetoolgui.exe
4
Rev 0.31
Skapa konto
Beskrivning
Varje ny användare av verktyget bör registrera sig för att få information om de senaste
uppdateringarna/ny funktionalitet. En användare måste registrera en unik e-postadress. Kontakta
därefter [email protected] för att då din aktiveringskod. Du kan även aktiveringskod använda
programmet men då körs det under s.k trial licens och du får inte tillgång till de senaste uppdateringarna
automatiskt.
Gör så här
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Alla * markerade fält måste inneha värde.
Ange din e-postadress under användarnamn samt bekräfta e-postadressen.
Läs igenom villkoren och kryssa i att du läst dessa, längst ner på sidan
Ange lösenord, minst 10 tecken
Ange ditt förnamn och efternamn samt telefonnr
Ange avtalsnr dvs ert organisationsnummer utan bindestreck
Ange ert bankgironummer hos er bank, avtalsbgnr behöver inte vara samma som
inbetalningsbankgironumret. Har du frågor – kontakta din bank. Bankgironumret ska anges utan
bindestreck.
Ange ert företagsnamn samt adressuppgifter. Postnummer ska vara numeriskt.
Ange organisationsnummer utan bindestreck.
Ange momsregistreringsnummer enligt strukturen SE012345678901
Ange inbetalningsbankgironr dvs dit inbetalningarna ska gå, numeriskt utan bindestreck
Ange e-postadress dit eventuella kvitton ska skickas.
Klicka på knappen nästa (visas först när du kryssat i att du har läst villkoren).
5
Rev 0.31
Logga in
Beskrivning
För att logga in så anger du din e-postadress samt ditt lösenord. Efter 3 felaktiga inloggningsförsök
spärras ditt konto. Du kan aktivera kontot på nytt genom att klicka på frågetecknet och därefter ange
din e-postadress. Via e-post får du ett nytt lösenord som du använder för att logga in. När du loggat in
på dina sidor kan du ändra ditt lösenord genom att klicka på inställningar i menyn.
Gör så här
1. Ange din e-postadress och lösenord överst
2. Klicka på den gröna knappen till höger om sista rutan.
3. Om du har glömt ditt lösenord så kan du klicka på knappen som är ett frågetecken. Ange din epostadress och begär ett nytt lösenord. Logga därefter in på nytt.
Glömt lösenord eller kontot är spärrat
Beskrivning
För att logga in så anger du din e-postadress samt ditt lösenord. Efter 3 felaktiga inloggningsförsök
spärras ditt konto. Du kan aktivera kontot på nytt genom att klicka på frågetecknet och därefter ange
din e-postadress. Via e-post får du ett nytt lösenord som du använder för att logga in. När du loggat in
på dina sidor kan du ändra ditt lösenord genom att klicka på inställningar i menyn.
Gör så här
1. Ange din e-postadress och klicka på skicka
2. Invänta e-postmeddelandet.
3. Ange din e-postadress och lösenord som angetts i e-postmeddelandet. Klicka därefter på den
gröna knappen för att logga in på din sida.
6
Rev 0.31
Ändra lösenord
Beskrivning
Du kan när som helst ändra ditt lösenord. Du kan endast ändra ditt lösenord när du är inloggad.
Gör så här
1.
2.
3.
4.
Logga in på tjänsten
Välj inställningar i menyn
Ange ett nytt lösenord och klicka på knappen uppdatera ditt lösenord.
Ditt nya lösenord är nu aktiverat.
7
Rev 0.31
InvoiceTool – ditt konverteringsverktyg
Beskrivning
InvoiceTool är ett verktyg som är specialisterat på integration mot affärssystem samt fil format som
behöver konverteras. I basuppsättningen ingår det konverteringsfiler. Du kan däremot när som helst
förändra dessa konverteringsfiler själv och samtidigt skapa nya. Verktyget utvecklas kontinuerligt med
nya funktioner och konverteringsscripten kompletteras med de synpunkter som skickas till supporten.
Som registrerad användare får du alltid den senaste uppdateringen från oss.
Första gången du använder verktyget
Beskrivning
Första gången du använder verktyget gör du följande vid installationen. Alla dina BGC invoice filer sparas
i en mapp som heter export. I mappen backup sparas dina original filer/format i ett XML format. I
mappen report sparas alla dina rapporter, fakturor m.m. som skapas i programmet.
Operativsystem som supporteras

Windows XP
8
Rev 0.31



Windows Vista, 32 bitars version
Windows 7, 32 bitars version samt 64 bitars version
Windows 8 64 bitars version
Skärmupplösning som supporteras


1280 * 720 eller högre
800 * 600 supporteras ej. Texter och bilder kan ej visas korrekt i bland annat menyn
Gör så här
1. Installera Microsoft .NET Framework 3.5 (hos de flesta datorer är detta redan installerat)
2. Vid användning av Visma SPCS eller Visma Compact, installera Microsoft OLE DB Provider for
Visual FoxPro 9.0, observer att det enklast installeras från command promten med behörighet
“administrator”.
3. Ladda ner verktyget från www.invoicegate.se
4. Unzippa filen invoicetool.zip i en mapp exempelvis c:\invoicetool. Filerna måste sparas lokalt på
c drivern och inte en nätverksserver. För att kopiera fakturor från ett nätverk till lokal
installation används den inbyggda kopieringsknappen. Du kan även spara din mapp i ett USB
minne.
5. Starta programmet genom att använda invoicetoolGUI.exe
6. Logga in på www.invoicegate.se. Välj tjänster >> konverteringsverktyg >> spara ner alla filerna
(invoicetool.ini, seller.ini och buyer.ini)
9
Rev 0.31
Felmeddelande
vfpoledb.1 provider is not registered
Om följande text presenteras: vfpoledb.1 provider is not registered on the local machine” så innebär
det att drivrutinen för Visual Foxpro saknas. Det i sin tur innebär att programmet inte kan komma åt
databasen.
Åtgärd: Installera korrekt drivrutin som fungerar på ert operativsystem. Observera att drivrutinen
måste installeras av dig i rollen som ”administrator”. OBS! Bifogad fil, VFPOLEDBSetup.msi, fungerar
både på 32 bitars och 64 bitars operativ system. Det är viktigt att använda administrator behörighet
vid installation.
32 bitars versionen, använd programmet: invoiceToolGUI.exe
64 bitars versionen, använd programmet: invoiceToolGUI_64.exe
Ladda ner filen filen, www.invoicegate.se/manual/invoicetool_64.zip
Ersätt din invoicetool.exe och invoice.pdb fil med filerna i zip filen. Programmet går nu att använda
på 64 bitars operativ system.
Attempted to read or write protected memory. This is often an indication that other memory is
corrupt eller Det gjordes ett försök att läsa eller skriva till skyddat minne. Detta indikerar ofta att
annat minne är skadat.
Felet är ett känt Microsoft problem och kan bero på olika saker. Pröva någon av dessa åtgärder.
Efter varje åtgärd testar du om felet är avhjälpt.





Application is impersonated – invoiceTool.exe launched under user account with administrative
rights.
This user account has Full Control permission on all affected files and folders as well as on used COM
objects.
As suggested on other forums, compiler optimisation is turned off.
All methods in C# class which call methods from DLL are marked with
[SecurityPermission(SecurityAction.Assert, Unrestricted = true)] attribute.
Change compabiltiy (properties) to Run Windows XP. For both invoiceToolGUI.exe and
invoiceToolGUI.pdb file
10
Rev 0.31
invoiceTool.ini
Beskrivning
Filen innehåller inställningar, hur ditt verktyg ska arbeta.
Gör så här
Element
activation
debug
base64
image
imageURL
stamp
language
template
bgnr
orgnr
mode
sender
receiver
backup
Beskrivning
Aktiveringskod för att få full
behörighet till programmet.
Aktiveringskoden får du genom
att kontakta
[email protected]
Loggningsnivå, 0-3
Tänk på att ett högt
loggningsläge innebär att
programmet går långsammare
eftersom mer information
sparas. Default är loggningsläge
3 dvs maximal loggning.
Länk till base64 fil
Logotypen används vid utskrift.
Länk till logotypen som ska
bifogas som base64 sträng i BGC
invoice filen.
Logotypen måste sparas i din
lokala invoiceTool mapp ex
c:\invoicetool\logo.jpg
Logotypen används vid
presentation av fakturan hos
BGC.
Porto som ska användas vid
utskrift. A eller B
Språk på fakturan.
SE eller EN
Utskriftsmall
Avtalsbgnr, numeriskt utan
bindestreck
Organisationsnr i
start/slutposten.
Miljöflagga. C, T eller P
Exempel
3
logo.jpg
http://www.foretag.se/logo.jpg
A
SE
B2B01
0012345678
1234567890
C
./backup
11
Rev 0.31
invoice
export
factoringtyp
factoringid
factoringtext
checkBoxFactoring
villkorskod
btnsend
schema
stylesheet
conversionid
invoicestartelement
invoicestartelement1
invoicestartelementempty
customernumberelement
copyfrom
deletecopyfromfiles
conversionxsl
choiceXslTemplate1
choiceXslTemplate[n]
choiceXslTemplate1
csvCompareXslTemplate[n]
spcs
spcsTemplate1
spcsTemplate[n]
xor
xorTemplate1
./invoice
./export
Kod för factoring
Kundnr hos factoring-bolag
Överlåtelsetext
Automatisk
Om en FALK fil ska skapas,
utöver bgcInvoice filen. Filen
sparas i export mappen.
Kod för betalningsvillkor vid
skapande av factoring fil. Se din
factoringleverantörs-kodlista
Om skicka knappen ska
presenteras
Sökväg till schemat
Sökväg till presentationsmall för
fakturan
Sökväg till den mapp som
kopieringsknappen ska vara
kopplad till.
Om fakturorna i mappen som
kopieringsknappen är kopplad
till ska tas bort efter kopiering.
Sätts till true eller false
Länk till converterings script, en
xsl fil
Mall som ska användas för att
presentera CSV filer. Skapa din
egen rapport fil.
Där n är 1 till max 50
Mall som ska användas när två
csv filer ska jämföras.
Där n är 1 till max 50
Sökväg till databasen
Konverteringsskript när
mappning ska ske
Där n är 1 till max 50
Sökväg till databasen
Konverteringsskript när
mappning ska ske
false
30
true
./xsd/bgcInvoice1_1.xsd
./xsl/presentation.xsl
H:/minaFakturor
true
./xsl/svefakturaconversion.xsl
./xsl/report_utskrift.xsl
./xsl/report_lagring.xsl
./xsl/report_checkTwoFiles.xsl
./xsl/report_checkTwoFiles.xsl
C:\ProgramData\SPCS\SPCS
Administration\Företag\FTG1
./xsl/spcs_alla_fakturor.xsl
C:\ProgramData\Visma Xor\XOR
Compact 5\Företag\TESTBOLAG
./xsl/xor_alla_fakturor.xsl
12
Rev 0.31
ebrevTemplate1
ebrevTemplate[n]
sapTemplate1
sapTemplate[n]
log
user
efakturaTemplate1
efakturaTemplate[n]
hogiasmallofficeTemplate[n]
taskStart
taskNumber
taskMoveToFolder
exportFolder
Konverteringsskript när
mappning ska ske
Där n är 1 till max 50
Konverteringsskript när
mappning ska ske
Där n är 1 till max 50
Din logg-fil
Användare
Mall som används för att
presentera e-faktura format
exempelvis svefaktura, finvoice
Egna mallar där konvertering
eller presentation sker
Där n är 1 till max 50
Egna mallar vid konvertering av
Small Office.
Där n är 1 till max 50
Möjliggör att en maskin anropar
programmet exempel ett
scheduleringsprogram utan att
det grafiska gränssnittet visas
Ange vilket format som ska
konverteras
Ange vart filen ska flyttas efter
konvertering.
Default används mappen
./export där konverterade filer
sparas. Anger alternativ mapp
där filerna ska sparas.
./xsl/ebrev.xsl
./xsl/sapidoc1.xsl
invoicetool.log
Förnamn Efternamn
./xsl/svefaktura.xsl
true eller false
H:/minaFakturor
H:/minaFakturor
13
Rev 0.31
Windows 7 eller senare
Beskrivning
Om din dator har begränsning i behörighet att applikationen ej får skriva i samma mapp exekveringsfilen
så finns det möjlighet att ändra så att data i stället skrivs i data foldern.
Gör så här
1. Uppgradera till senaste version
2. Redigera filen invoiceToolPath.ini
3. Ange false om datat ej ska skrivas i data foldern. Ange annars true.
Ditt företag
Beskrivning
Via menyn ”ditt företag” finner du all information som finns i din inställningsfil (invoicetool.ini) samt
uppgifterna som finns om ditt företag (seller.ini).
Gör så här
4. Välj ditt företag
5. Välj ditt företag eller inställningar.
Inställningar
Beskrivning
Via menyn ”inställningar” >> ”inställningar” kan du underhålla den invoicetool.ini fil som du har laddat
ner från invoicegate.se. Första gången du använder programmet bör du alltid ladda ner invoicetool.ini
för att få med alla aktuella inställningar. Därefter kan du underhålla invoicetool.ini via verktyget.
Gör så här
1. Välj inställningar i menyn
2. Välj inställningar på nytt
3. Ett nytt fönster uppdateras som uppdaterar filen invoicetool.ini
14
Rev 0.31
Utskrift/print
Beskrivning
Om du tecknat avtal med din bank om utskrift av pappersfakturor kan di via menyn ”inställningar” >>
”inställningar” ställa in porto, mall och ladda upp din logotyp.
Gör så här
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Välj inställningar i menyn
Välj inställningar på nytt
Ett nytt fönster uppdateras som uppdaterar filen invoicetool.ini
Ange porto, språk och mall. Är du ett fastighetsbolag ska mallen B2B02 eller B2C02 användas.
Ange din logotyp, rubriken sökväg till logotyp.
Klicka på knappen uppdatera.
15
Rev 0.31
Kunder
Beskrivning
Via menyn ”kunder” finner du all information som finns i filen buyer.ini
Gör så här
1. Välj kunder
2. Dina kunder. Nu presenteras uppgifterna för dig. För att ändra några uppgifter så gör du det
enklast genom att logga in på www.invoicegate.se, registrera/uppdatera kund och spara ner en
ny buyer.ini fil som ersätter befintlig
3. Du behöver endast registrera de kunder som önskar e-fakturor, ifall ditt affärssystem inte har
stöd för uppgifter om den elektroniska adressen.
Du kan redigera dina kunder genom att logga in på www.invoicegate.se och spara ner dina
kunduppgifter i en uppdaterad buyer.ini fil. Det går även bra att redigera kunduppgifterna i filen
buyer.ini direkt i programmet.
Gör så här
1. Välj kunder >> Redigera
2. Dina kunder från filen buyer.ini presenteras nu.
16
Rev 0.31
3. För att ändra så klickar du på valt fält. Justera uppgifterna och klicka på spara.
4. För att ta bort så markerar du ett fält och klickar på din vanliga delete knapp. Därefter klickar du
på spara uppgifterna.
5. För att lägga till en ny post så registrerar du uppgifterna längst ner. Därefter klickar du på
knappen ”lägg till”.
Vissa format kräver att du lagrar den elektroniska adressen i ditt kundregister, buyer.ini medan andra
har stöd för uppgifterna direkt i affärssystemet. Har inte affärssystemet stöd för uppgifter om e-faktura
så behöver registrera alla dina e-faktura kunder i ditt kundregister, i fil buyer.ini
Filformat
3L
Agresso Fastnet
E-brev
Eget format
Elvira
FDT
Hogia
Jeeves
Navision
Pengvin
Du behöver registrera dina e-faktura-kunder i buyer.ini
Du behöver ange dina e-faktura kunder i kundregistret, buyer.ini
E-faktura adressen anges i Fastnet eller i kundregistret, buyer.ini
eller i fakturafilen, fältet Avimot_fax eller i version 6.1, e-faktura
fältet.
Du behöver ange dina e-faktura kunder i kundregistret, buyer.ini
Du behöver ange dina e-faktura kunder i kundregistret, buyer.ini
E-faktura uppgifter registreras i ditt affärssystem. Du behöver inte
använda funktionen kunder i programmet.
E-faktura uppgifter registreras i ditt affärssystem. Du behöver inte
använda funktionen kunder i programmet.
E-faktura uppgifter registreras i ditt affärssystem. Du behöver inte
använda funktionen kunder i programmet.
Du behöver ange dina e-faktura kunder i kundregistret, buyer.ini
alternativt i elementet fh.EDI i din Jeeves fil.
Er referens kan anges i kundregistret, buyer.ini
Du behöver ange dina e-faktura kunder i kundregistret, buyer.ini
Er referens kan anges i kundregistret, buyer.ini
E-faktura uppgifter registreras i ditt affärssystem. Du behöver inte
använda funktionen kunder i programmet. Adressen i Pengvin
17
Rev 0.31
Pyramid
Px Control
SAP iDOC
Soft One
SPCS
Svefaktura
XOR/Compact
anges till elektronisk adress.operator
E-faktura uppgifter registreras i ditt affärssystem. Du behöver inte
använda funktionen kunder i programmet.
E-faktura uppgifter registreras i ditt affärssystem. Du behöver inte
använda funktionen kunder i programmet.
E-faktura uppgifter registreras i ditt affärssystem. Du behöver inte
använda funktionen kunder i programmet.
Du behöver ange dina e-faktura kunder i kundregistret, buyer.ini
E-faktura uppgifter registreras i ditt affärssystem. Du behöver inte
använda funktionen kunder i programmet.
E-faktura uppgifter registreras i ditt affärssystem. Du behöver inte
använda funktionen kunder i programmet.
E-faktura uppgifter registreras i ditt affärssystem. Du behöver inte
använda funktionen kunder i programmet.
E-faktura
Beskrivning
Under rubriken har vi samlat olika funktioner som ska göra det enklare för dig att hantera dina e-faktura
filer. Allt data presenteras i en HTML mall. Alla html mallar finner du i mappen XSL.
Funktion
Anmälan (EFA)
Bilagor
Fakturor
Fakturarapport
Återredovisning
Beskrivning
Om du har tagit emot en anmälan/avanmälningsfil, formatet EFA så
kan du använda verktyget för att presentera innehållet.
Programmet plockar ut alla bilagor i en BGC invoice och gör dem
tillgängliga, klickbara.
Alla fakturor som finns i en BGC invoice fil plockas ut och kopplas
ihop med presentationsmallen. Fakturorna presenteras som html.
Det finns möjlighet att kontrollera alla fakturor som finns i en fil hur
de kommer att se ut innan de skickas vidare till banken.
Alla fakturor i en fil plockas ut och en rapport skapas innehållande
de viktigaste uppgifterna. Efter varje faktura konvertering
rekommenderar vi att ni skapar en rapport för att kontrollera så att
alla fakturorna hanterades på ett korrekt sätt.
Återredovisningsfil i BGC invoice presenteras som en html sida.
Bankgiro
Beskrivning
Vi har möjliggjort för dig att presentera informationen i de vanligaste Bankgiro-filerna. Välj format och
peka ut din fil. En html rapport skapas.
18
Rev 0.31
Skicka fil
Beskrivning
Ditt företag önskar skicka fil via ett script. Efter varje konvertering ska en skicka knapp presenteras så att
handläggen med automatik kan föra över filen . Senaste bgcinvoice filen hämtas från export mappen.
Gör så här
1. Aktivera skicka knappen genom att sätta btnsend till true i invoicetool.ini eller aktivera knappen
genom fliken kontroller
2. Skriv ett överföringsscript som heter skicka.bat. Filen sparas i din invoiceTool mapp. Argumentet
är filnamnet på din bgcInvoice fil.
Skicka.bat kan ändras till att exempelvis starta internetbanken. I exemplet nedan startas överföring till
en mottagares sftp server
Nedan anges i skicka.bat
winscp.com /script=skickaFil.bat /parameter %1%
Nedan anges i skickaFil.bat
rem option batch on
option batch abort
option confirm off
open sftp://[username]@[ftp] -hostkey="ssh-rsa 1024 [public key receiver]" -privatekey="[your private
key].ppk"
cd in
put -nopreservetime %1% [filnamnet som mottagaren önskar]
rem AVSLUTA ftp fönster
exit
19
Rev 0.31
OBS! Följande filer måste ligga i samma mapp invoicetoolgui.exe för att ovanstående ska fungera
Börja med att installera open source programvaran winscp. Script instruktioner finns i WinSCP hemsida.
Kopiera därefter följande filer till mappen med verktyget
DragExt64.dll
WinSCP.com
WinSCP.exe
WinSCP.sv
Kopieringsfunktion
Beskrivning
Vissa format har alla fakturor i en fil. Du väljer då din fil och klickar därefter på STARTA. Andra format
hanterar en faktura per fil. Du måste då lägga alla fakturor i mappen invoice. Tryck därefter på knappen
STARTA. Om ditt affärssystem skapar filer i dag och lägger dem i en särskild mapp så kan du använda
kopieringsknappen för att överföra dem enkelt din invoice mappen, lokalt på din dator. Observera att du
även kan ange att fakturorna automatisk ska raderas från din befintliga mapp. Du styra detta i filen
invoicetool.ini
Konvertera filformat
Beskrivning
Under rubriken har vi samlat olika konverteringsfunktioner. Välj ditt format, peka ut din fil och klicka på
skapa. Kontrollera efter varje konvertering antalet fakturor som bearbetats i meddelande fältet. Efter
varje konvertering rekommenderar vi dig att skapa rapport över fakturorna i din fil. Du finner funktionen
under rubriken e-faktura.
Innan du gör konverteringen så kontrollera att rätt format är valt och läs därefter instruktionen i
meddelande fältet.
Vissa format har alla fakturor i en fil. Du väljer då din fil och klickar därefter på STARTA. Andra format
hanterar en faktura per fil. Du måste då lägga alla fakturor i mappen invoice. Tryck därefter på knappen
STARTA. Om ditt affärssystem skapar filer i dag och lägger dem i en särskild mapp så kan du använda
kopieringsknappen för att överföra dem enkelt din invoice mappen, lokalt på din dator. Observera att du
även kan ange att fakturorna automatisk ska raderas från din befintliga mapp. Du styra detta i filen
invoicetool.ini
20
Rev 0.31
Tips om du skapa en rapport. Tryck på ctrl+C så kopierar programmet dagens senaste bgcInvoice fil.
Använd knappen ctrl+v för att klistra in sökvägen när du skapar rapporten så slipper du peka ut din fil
utan kan enkelt bara trycka på STARTA.
Alla format som konverteras har stöd för både e-faktura och utskrift av pappersfakturor.
Format
3L
Agresso Fastnet
Falk
E-brev
Eget format
Elvira
D96
FDT
Hogia
Jeeves
Navision
Pengvin
Pyramid
PX Control
SAP iDOC
Soft One
SPCS
Svefaktura
XOR/Compact
Beskrivning
Peka ut din fil och klicka på STARTA
Peka ut din fil och klicka på STARTA
Registrera dina factoring inställningar i invoicetool.ini
Välj därefter din BGC invoice och klicka på STARTA. Din factoring fil
sparas i export mappen.
Varje Posten e-brevs format kan vara unikt. Kontakta därför
supporten angående vilken konverteringsmall som passar ditt
företag bäst.
Möjliggör för dig att skapa en egen konverteringsfil för ditt format
Välj både din faktura fil samt motsvarande pdf. Datat från filen
sparas i BGC invoice samt fakturan från pdf filen splittas upp och
sparas i respektive faktura. PDFen presenteras mot internetbankskunden.
Spara dina filer i mappen invoice. Kicka därefter på knappen skapa
Peka ut din mapp med filer och klicka på STARTA.
Peka ut din mapp med filer och klicka på STARTA.
Peka ut din mapp med filer och klicka på STARTA.
Peka ut din fil och klicka på STARTA.
Spara dina filer i mappen Invoice. Klicka därefter på STARTA.
Läs även Kopieringsfunktion
Peka ut din mapp med filer och klicka på STARTA.
Peka ut din fil och klicka på STARTA.
Lägg dina filer i invoice mappen och klicka på STARTA.
Peka ut din fil och klicka på STARTA.
Viktigt är att du innan bearbetning avslutar/tar backup på ditt spcs
företag. SPCS får inte vara igång när du hämtar data från databasen
eftersom denna då kan skadas. När du skapar dina fakturor i SPCS
så skriver du inte ut dem. I stället hämtar invoiceTool fakturorna
och sparar dem i en BGC invoice. När filen är skapad så startar du
SPCS på nytt och skriver ut fakturorna igen exempelvis som en pdf
så att alla fakturor är stängda på ett korrekt sätt.
Spara alla dina Svefakturor i mappen invoice. Systemet tillåter
endast rena Svefakturor.
Se SPCS.
Verktyg
Beskrivning
21
Rev 0.31
Verktyget innehåller en del smarta funktioner för dig som utvecklar stöd för e-faktura format samt även
önskar enkla kontrollmöjligheter att BGC invoice formatet är korrekt.
Funktion
Base64 encode
Base64 decode
Dela en fil till flera
Kontrollera att tabb tecken ej
finns
Ta bort en faktura
Infoga en bilaga i en faktura
Infoga en bilaga i alla fakturor
Kontrollera och presentera CSV
fil
Kontrollera två filer i CSV
formatet
Presentera filtyp
Dela pdf
Kontrollera om OFHOTELL
uppgifter finns
Schema validera BGC invoice
Beskrivning
Välj en fil som sedan omvandlas till en base64 sträng
Välj en fil som sedan omvandlas tillbaka till ursprunglig form
Bankgirot har krav på att en fil får max vara 60 Mbyte. Om din BGC
invoice fil blir för står så kan du använda detta program för att ange
hur många fakturor som ska finnas i en fil. Peka ut din befintliga
BGC invoice fil och klicka på STARTA. Dina nya filer finner du i
export mappen.
Enligt Bankgirots manual så kan inte tabb tecken hanteras. Tabb
tecken kan vara svårt att upptäcka i en fil. Denna funktion
kontrollerar alla rader i en fil så att inte tabb tecken finns.
Ange din BGC invoice samt fakturanr. Den nya filen sparas i export
mappen.
Peka ut en bilaga i formatet pdf som ska bifogas en faktura i en BGC
invoice fil. Ange fakturanr som bilagan ska kopplas till. Peka även ut
din BGC invoice fil. Den nya filen sparas i mappen export. Saknas
fakturanumret så anges detta som ett felmeddelande
Peka ut en bilaga i formatet pdf som ska bifogas alla fakturor i en
BGC invoice fil. Peka även ut din BGC invoice fil. Den nya filen
sparas i mappen export.
Tar en vanlig csv eller text fil och presenterar datat mot den mall
som du har valt. Du kan i programmet lägga in max 50 förvalda
mallar. Mallarna registrerar du invoicetool.ini samt sparar dem i
mappen xsl. Efter första körningen kan du se datat i mappen
backup, xml filen utifrån din csv fil. Därefter kan du skapa en xsl
mall.
Om du har två CSV alt text filer som du önskar samköra och där du
förväntar dig att ett resultat (rapport). Programmet kan då låta dig
sätta upp ett regelverk på vilket data som ska kontrolleras samt hur
resultatet ska presenteras.
Om du är osäker på vilket e-faktura format filen är i så kan
programmet kontrollera filen mot de vanligaste filformaten.
För dig som har en pdf fil där du önskar plocka bort några sidor. Välj
vilka sidor som ska finnas kvar så skapas en ny pdf fil.
Kontrollera att filen innehar en start/slutpost enligt Bankgirots krav
för att ta emot e-faktura fil
Kontrollera att filen uppfyller Bankgirots schema för BGC invoice
Meddelande
Beskrivning
När du önskar skapa ett generellt meddelande till dina kunder så kan du lägga texten i fritext fältet.
Meddelandet kommer då ut på alla dina fakturor.
22
Rev 0.31
Gör så här
1. Välj inställningar i menyn (invoiceTool). Välj inställningar (invoicetoo.ini).
2. Om ditt affärssystem inte har stöd för meddelanden på fakturan så kan du ange denna text
under basinställningar, fritext. Uppgifterna sparas i din fil, invoicetool.ini
Factoring
Beskrivning
Via programmet går det att skapa en factoring fil som kan skickas till banken. Ange tjänst och kundnr
samt överlåtelsetext.
Gör så här
1. Välj inställningar i menyn (invoiceTool). Välj inställningar (invoicetoo.ini).
2. Under rubriken factoring anger du tjänst och kundnr hos banken. Registrera överlåtelsetexten
som du avtalat med banken om.
3. Önskar du att en factoring fil skapas med automatik när du skapar en bgcInvoice fil så kan du
klicka i rutan, skapa fil automatiskt. En factoring fil skapas då och sparas i export mappen
4. Om ditt affärssystem inte har stöd för överlåtelsetexten på fakturan så kan du ange denna text
under basinställningar, fritext. Uppgifterna sparas i din fil, invoicetool.ini
23
Rev 0.31
SPCS
Beskrivning
Användare av SPCS behöver göra en del förberedelser för att det ska vara möjligt att hämta fakturadata.
Tjänsten fungerar på XP, Vista, Windows 7 och Windows 8
Endast fakturor och kreditnotor hanteras. Kontantfakturor och räntefakturor måste hanteras manuellt
tillsvidare.
Gör så här
1. Sökväg till databaserna (dbf filerna) finner du genom sökvägen som visas när du väljer bolag,
a. SPCS klient installation. Sökvägen finner du genom att välja Arkiv –
Programinställningar, Avancerat i Visma Klient. Exempel
\\Server\SPCS_Administration\Gemensamma filer ("Server" är namnet på den dator där
Visma Administration finns installerat)
b. SPCS med lokal installation. Exemplet nedan visar sökvägen c:\programdata\spcs\spcs
administration\foretag\ovnbol2000. Sökvägen skriver du in i verktyget, välj inställningar.
Klicka på uppdatera när du är klar.
24
Rev 0.31
Windows XP:
C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\SPCS\SPCS Administration
Windows Vista:
C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration\Gemensamma filer
Windows 7:
C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration\Gemensamma filer
Windows 8:
C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration\Gemensamma filer
2. Arkiv >> Företagsunderhåll >> EDI >> Inställningar. Kryssa i EDI aktivt. Du behöver inte fylla i
användarnamn eller lösenord.
25
Rev 0.31
3. Inställningar, inbetalningar till bankgiro eller plusgiro.
4. Kund som du ska skicka e-faktura till.
Välj Register >> Kunder >> EDI. Kryssa inte i val av dokument.
E-fakturor till företag
Ange tjänsteleverantörs-id, exempel LOGICA samt elektronisk adress på mottagaren exempelvis
TEST123 när du adresserar företagskunder. Kontakta din bank för att få en komplett lista över
tjänsteleverantörs-id.
26
Rev 0.31
E-fakturor till privatpersoner
Ange tjänsteleverantörs-id, enligt bankernas standard. Exempel NB.SE samt elektronisk adress
på mottagaren dvs personnr 198712345678. Viktigt är att banknamnet även har .SE efter sig
eftersom man använder detta ID för att kontrollera om det är en privatpersons e-faktura.
5. Skapa en dina fakturor på vanligt sätt men skriv inte ut dessa.
6. Ta därefter en säkerhetskopia på ditt företag och avsluta SPCS.
7. Starta invoiceToolGUI.exe och välj SPCS
27
Rev 0.31
OBS! Är det första gången du använder verktyget invoiceTool behöver du även installera en
särskild databas-drivrutin.
Vi rekommenderar - Windows 32 och 64-bitars databas drivrutin. Du hittar drivrutinen på
Microsofts hemsida.
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=E1A87D8F-2D58-491F-A0FA95A3289C5FD4&displaylang=en
alternativt sök på ”The Visual FoxPro OLE DB Provider (VfpOleDB.dll)”
Windows 32 och 64-bitars ODBC databas drivrutin. Drivrutinen hittar du på Microsofts
hemsida.
http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=C06B8369-60DD-4B64-A44B84B371EDE16D&displaylang=en
Efter installationen måste du skapa en ODBC koppling. Följ instruktionen nedan.
Start -> Administrative Tools -> Data Sources (ODBC) -> User-DSN-> Add
I work with a ODBC - Driver for dBase 5.0. At microsoft.com you can download the ODBC-Jet
Driver.
You have to create a DSN with the driver Microsoft dBase Driver (*.dbf), with the name
spcs_dbase and with the right path to the file. Without creating the DSN, the application won't
find the dBase file!
8. Kontrollera att i invoiceTool har rätt sökväg till ditt företag. Du anger detta annars i
invoiceTool.ini enligt exemplet nedan
<spcs>C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration\Företag\FTG1</spcs>
9. Klicka därefter på STARTA. I meddelandet fönstret ska det därefter stå att filen har bearbetats,
antal fakturor som finns i filen. Du finner din bgcInvoice fil i export mappen.
10. Du kan därefter skapa en rapport för att se vilka fakturor som har plockats ut från SPCS. Tryck
ctrl+w och välj din fil från export mappen.
11. Starta därefter SPCS programmet och skriv ut dina fakturor som vanligt men istället som en pdf
och spara pdf:en på din dator. Skicka därefter fakturafilen som du finner i export mappen till
banken.
Felmeddelande
Om följande text presenteras: vfpoledb.1 provider is not registered on the local machine” så innebär det
att drivrutinen för Visual Foxpro saknas. Det i sin tur innebär att programmet inte kan komma åt
databasen.
Åtgärd: Installera korrekt drivrutin som fungerar på ert operativsystem. Observera att drivrutinen måste
installeras av dig i rollen som ”administrator”. OBS! Bifogad fil, VFPOLEDBSetup.msi, fungerar endast på
32 bitars operativ system.
Använd SPCS och Autogiro
28
Rev 0.31
Aktivera autogiro funktionen i programmet. Autogiro filerna skapas när du klickar på knappen.
För att hantera autogiro kompletterar du betalningsvillkor med en ny kod:
AG - autogiro. Koden måste vara AG.
AGM – avanmäld autogiro. Koden måste vara AGM. Koden används i kombination med datum när ett
medgivande ska avanmälas
För en autogiro faktura sätts betalningsvillkor till AG. Fakturan får därefter rätt kod när du skapar en
bgcInvoice fil.
Kundregister
Registrera autogiro på utvalda kunder enligt nedanstående exempel, ändra betalningsvillkor till
exempelvis ”AG30”. Vid fakturering vet programmet att fakturan ska debiteras via autogiro.
Skapa nu ett autogiromedgivande i internetbanken, tjänsten Autogiro Online. Registrera
kunduppgifterna.
Om kunden ej längre ska ha autogiro så ändrar du betalningsvillkor till samma som för vanliga
pappersfakturor exempelvis ”30”.
29
Rev 0.31
Fakturering, välj betalningsvillkor
Nu går det att skapa en betalnings fil i invoiceTool, välj autogiro, skapa medgivande. Alla poster med
dagens datum samt koderna AG och AGM sparas i en fil som du skickar till banken.
För alla fakturor så skapas en autogiro fil, benämns med autogiro i export mappen. Eventuella fakturor
som krediteras sparas i samma fil.
Du kan alltid välja att presentera innehållet i din autogiro fil genom att välja autogiro i invoicetool.
Särskild autogirotext som ska bifogas varje faktura. I invoicetool, autogiro fliken kan du välja att bifoga
en särskild autogirotext på alla autogiro fakturor.
Använd SPCS och överlåtelse av fakturor/factoring
30
Rev 0.31
Vid factoring anger du bankens factoringtext i SPCS, bild finner du nedan. Factoringtexten får du av din
bank. Om fakturorna skickas till både svenska och engelska kunder så anger du både engelsk och svensk
text i SPCS programvaran. Texten bifogas varje faktura, efter alla fakturarader. Du kan förhandsgranska
fakturorna i verktyget.
ROT/RUT
Vid fakturering och där ROT eller RUT ska avgå ska du kryssa i nedanstående ruta. Förutsättningen är att
du har en ny/uppdaterad databas. Annars kan ett felmeddelande skapas
(menyn/administration/inställningar/spcs)
31
Rev 0.31
Felmeddelande som visas om databasen är äldre. Ta bort krysset för ROT/RUT
(menyn/administration/inställningar/spcs)
Användning av fakturabelåning och reskontratjänst
Inbetalningarna ska gå till det bankgironummer ditt företag har fått av banken medan ditt företags
vanliga bankgironummer ska användas vid utbetalningar.
32
Rev 0.31
Ange företagets bankgironr i fältet nedan.
Ange bankgironumret från banken i fältet OCR-bankgironummer
Ange bankgironumret från banken i verktyget, fliken factoring under administration
33
Rev 0.31
Visma Compact/XOR
Beskrivning
Användare av Visma Compact behöver göra en del förberedelser för att det ska vara möjligt att hämta
fakturadata.
Gör så här
1. Sökvägen till databasfilerna finner du genom första bilden. Se rödmarkeringen nedan. Din
sökväg skriver du in under inställningar i verktyget. Klicka på uppdatera när du är klar.
34
Rev 0.31
2. Register >> Företagsinformation. Kontrollera att adressen på ditt företag är korrekt. Gatuadress
anges i Adress 1, postnr och postort anges i adress 2. Finns en enhet eller boxadress så anges
den i adress 1, gatuadress i adress 2 osv. Adressfältet får inte vara tomt.
35
Rev 0.31
3. Register >> Företagsinformation >> EDI. Kryssa i EDI aktivt. EDI tjänsten i programmet måste
vara aktivt för att du ska kunna ange EDI information på dina kunder.
36
Rev 0.31
4. Ändra villkor i fakturan. Välj register, välj företagsinformation, välj reskontra. Ändra uppgifter
om exempelvis påminnelseränta, betalningsvillkor.
5. Lägg in särskilt meddelande till kund. Välj register, välj text-register. Välj nr 278 samt 279.
Endast dessa två nr mappas ut till kund. Gäller för alla fakturor.
6. Kund som du ska skicka e-faktura till.
Välj Register >> Kundregister >> EDI. Kryssa inte i val av dokument.
37
Rev 0.31
E-fakturor till företag
Ange tjänsteleverantörs-id, exempel LOGICA samt elektronisk adress på mottagaren exempelvis
TEST123 när du adresserar företagskunder. Kontakta din bank för att få en komplett lista över
tjänsteleverantörs-id.
E-fakturor till privatpersoner
Ange tjänsteleverantörs-id, enligt bankernas standard. Exempel NB.SE samt elektronisk adress
på mottagaren dvs personnr 198712345678. Viktigt är att banknamnet även har .SE efter sig
eftersom man använder detta ID för att kontrollera om det är en privatpersons e-faktura.
7. Skapa en dina fakturor på vanligt sätt men skriv inte ut dessa.
8. Ta därefter en säkerhetskopia på ditt företag och avsluta Visma Compact.
9. Starta invoiceToolGUI.exe och välj Visma Compact/XOR
OBS! Är det första gången du använder verktyget invoiceTool behöver du även installera en
särskild databas-drivrutin. Du hittar den på Microsofts hemsida.
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=E1A87D8F-2D58-491F-A0FA95A3289C5FD4&displaylang=en
alternativt sök på ”The Visual FoxPro OLE DB Provider (VfpOleDB.dll)”
10. Kontrollera att i invoiceTool har rätt sökväg till ditt företag. Du anger detta annars i
invoiceTool.ini enligt exemplet nedan
<xor>C:\ProgramData\Visma Xor\XOR Compact 5\Företag\TESTBOLAG</xor>
11. Klicka därefter på STARTA. I meddelandet fönstret ska det därefter stå att filen har bearbetats,
antal fakturor som finns i filen. Du finner din bgcInvoice fil i export mappen.
12. Du kan därefter skapa en rapport för att se vilka fakturor som har plockats ut från Visma
Compact. Tryck ctrl+w och välj din fil från export mappen.
38
Rev 0.31
13. Starta därefter Visma programmet och skriv ut dina fakturor som vanligt men istället som en pdf
och spara pdf:en på din dator. Skicka därefter fakturafilen som du finner i export mappen till
banken.
Felmeddelande
Om följande text presenteras: vfpoledb.1 provider is not registered on the local machine” så innebär det
att drivrutinen för Visual Foxpro saknas. Det i sin tur innebär att programmet inte kan komma åt
databasen.
Åtgärd: Installera korrekt drivrutin som fungerar på ert operativsystem. Observera att drivrutinen måste
installeras av dig i rollen som ”administrator”. OBS! Bifogad fil, VFPOLEDBSetup.msi, fungerar endast på
32 bitars operativ system.
Använd Visma Compact och Autogiro
Aktivera autogiro funktionen i programmet. Autogiro filerna skapas när du klickar på knappen.
För att hantera autogiro kompletterar du betalningsvillkor med en ny kod:
AG - autogiro. Koden måste vara AG.
AGM – avanmäld autogiro. Koden måste vara AGM. Koden används i kombination med datum när ett
medgivande ska avanmälas
För en autogiro faktura sätts betalningsvillkor till AG. Fakturan får därefter rätt kod när du skapar en
bgcInvoice fil. BGC invoice filen används för att skapa din autogiro fil.
39
Rev 0.31
Kundregister
Registrera autogiro på utvalda kunder enligt nedanstående exempel, ändra betalningsvillkor till
exempelvis ”Autogiro 30 dagar”. Vid fakturering vet programmet att fakturan ska debiteras via autogiro
mha texten autogiro.
Skapa nu ett autogiromedgivande i internetbanken, tjänsten Autogiro Online. Registrera
kunduppgifterna.
Om kunden ej längre ska ha autogiro så ändrar du betalningsvillkor till samma som för vanliga
pappersfakturor exempelvis ”30”.
Fakturering, välj betalningsvillkor
Nu går det att skapa en betalnings fil i invoiceTool, välj autogiro, skapa medgivande. Alla poster med
dagens datum samt koderna AG och AGM sparas i en fil som du skickar till banken.
För alla fakturor så skapas en autogiro fil, benämns med autogiro i export mappen. Eventuella fakturor
som krediteras sparas i samma fil.
40
Rev 0.31
Du kan alltid välja att presentera innehållet i din autogiro fil genom att välja autogiro i invoicetool.
Särskild autogirotext som ska bifogas varje faktura. I invoicetool, autogiro fliken kan du välja att bifoga
en särskild autogirotext på alla autogiro fakturor.
Hogia
Beskrivning
Användare av Hogia behöver göra en del förberedelser för att det ska vara möjligt att hämta
fakturadata.
Gör så här
1. Exportera alla dina fakturor i Hogias interna xml format. Spara dessa i mappen invoice
2. Välj Hogia i menyn och skapa en bgc invoice fil
E-fakturor till företag
Ange tjänsteleverantörs-id, exempel LOGICA samt elektronisk adress på mottagaren exempelvis
TEST123 när du adresserar företagskunder. Kontakta din bank för att få en komplett lista över
tjänsteleverantörs-id.
Adressen anges i köparens referens efter ett semikolon ”;”. Datat efter semikolon används för
att adressera fakturan till mottagaren.
Kalle Nilsson; Test123.Logica
E-fakturor till privatpersoner
Ange tjänsteleverantörs-id, enligt bankernas standard. Exempel NB.SE samt elektronisk adress
på mottagaren dvs personnr 198712345678. Viktigt är att banknamnet även har .SE efter sig
eftersom man använder detta ID för att kontrollera om det är en privatpersons e-faktura.
Hogia Small Office
Beskrivning
Användare av Hogia Small Office behöver göra en del förberedelser för att det ska vara möjligt att hämta
fakturadata.
Förberedelser
1.
2.
3.
4.
Välj administration/inställningar i menyn.
Välj fliken Hogia
Peka ut din access databas där dina uppgifter finns sparade
Välj fliken ”Ditt företag”. Registrera dröjsmålstext ex. ”1,5% per månad”
41
Rev 0.31
Spara uppgifterna så att invoicetool.ini innehåller uppdateringarna.
E-fakturor till företag
Ange tjänsteleverantörs-id, exempel LOGICA samt elektronisk adress på mottagaren exempelvis
TEST123 när du adresserar företagskunder. Kontakta din bank för att få en komplett lista över
tjänsteleverantörs-id.
Den elektroniska adressen anges i fliken ”telefonnr”, val modem.
Exempel: Test123.Logica
E-fakturor till privatpersoner
Ange tjänsteleverantörs-id, enligt bankernas standard. Exempel NB.SE samt elektronisk adress
på mottagaren dvs personnr 198712345678. Viktigt är att banknamnet även har .SE efter sig
eftersom man använder detta ID för att kontrollera om det är en privatpersons e-faktura.
Skapa din första faktura
1.
2.
3.
4.
5.
Skapa en ny faktura som vanligt men skriv ej ut fakturan
Starta invoicetool
Välj Hogia Small Office och välj mall
Nu har en bgcinvoice skapats
Gå åter tillbaka till Small Office och skriv ut din faktura som vanligt.
Egna mallar (XSL:er)
Beskrivning
42
Rev 0.31
Du kan som användare ta fram egna presentationsmallar/rapporter (xsl) och konverteringsscript. Egna
mallar uppdateras ej av verktyget när du laddar ner en ny version av programvaran.
Gör så här
1.
2.
3.
4.
Redigera/skapa din egen mall
Namnet på mallen ska vara samma som originalet exempelvis report.xsl, elvira.xsl
Mallen sparar du i mappen myXsl
När programmet startas och du valt en tjänst så kontrolleras om du tagit fram en egen mall och
sparat den i myXsl. Annars används original mallen.
Autogiro
Beskrivning
Det finns möjlighet att i programmet registrera en särskild autogirotext som bifogas varje faktura i
formatet bgcinvoice som har status ”autogiro”, INV03 samt elementet method/@code måste vara satt
till EA.
Gör så här
1. Välj inställningar i menyn. Välj fliken autogiro. Registrera din autogirotext och klicka på knappen
uppdatera.
Kontrollera om dina fakturor är kompatibla med mottagarens krav
Beskrivning
Du kan kontrollera din bgcinvoice fil om denna uppfyller din kunds e-faktura format krav.
Gör så här
1.
2.
3.
4.
5.
Skapa en bgcinvoice fil
Klicka på snabbknappen xml med ett rött plus tecken.
Klicka på start knappen.
Kontrollera i meddelande rutan att inga fel är rapporterade.
Om inge fel är rapporterade (schema validering, start/slutpost) så skapas en rapport som
beskriver eventuella fel utifrån den adress/kanal som du skapat på din kund. Rätta eventuella fel
och skapa en ny rapport. När alla fel är åtgärdade kan du skicka filen till banken.
Uppdatering av programvaran
Beskrivning
43
Rev 0.31
Ta för vana att regelbundet uppdatera din programvara. Programmet utökas med nya funktioner
löpande och eventuella fel/brister justerade löpande. Dina ini filer ersätts inte (invoicetool, seller,
buyer). Alla övriga filer uppdateras förutom de filer som finns i myxsl som inte påverkas.
Gör så här
1.
2.
3.
4.
Välj inställningar i menyn
Klicka på uppdatera
Klicka på start knappen.
Vänta ett par minuter. Din programvara uppdateras nu och startas om.
Skapa egna konverteringsscript (XSL)
Beskrivning
Du kan justera/ändra de script (xsl:er) som medföljer programmet. För att inte din fil ska ersättas vid
nästa uppdatering så sparar du din justerade fil, med samma namn som originalet, i mappen myxsl.
Programmet läser i första hand de xsl filer som ligger i denna mapp.
Vid fel
Beskrivning
Om programmet avslutas, eller om du får en felkod som du ej känner igen så beror detta vanligtvis på
att konverteringsscriptet har hittat en situation som den inte är anpassad för.
Gör så här
1. Klicka på uppdateringsknappen, inställningar i menyn/inställningar
2. Återkommer felet så beror troligtvis felet på att din invoicetool.ini och seller.ini behöver
uppdateras. Logga in på www.invoicegate.se. Ladda ner senaste version av invoicetool.ini och
seller.ini. Ersätt dina befintliga filer.
3. Om felet kvarstår. Skicka in en felrapport till [email protected] tillsammans med din logg
fil, invoicetool.log samt din faktura-fil. Beskriv felet så ska vi försöka återskapa och rätta felet.
Tips
Beskrivning
Små enkla förändringar kan göra din hantering enklare. I listan beskrivs ett par enkla tips som kan
optimera din hantering.
Gör så här
44
Rev 0.31
1. Default loggas alla uppgifter i ett debug (loggning) läge. För att få en snabbare programvara så
kan du minska debug-läget (inställningar) till 0. Default är satt till 3 dvs alla uppgifter sparas.
2. Om systemet säger att path saknas och hänvisar till windows/system32 så skapa den mapp som
saknas exempelvis skapa en temp mapp under windows/system32
45
Rev 0.31
Kontoavstämning
Beskrivning
Möjliggör kontoavstämning mellan uppgifter i en SIE fil och kontoutdrag från din bank.
Transaktioner för konto 1930 och 2720 filtreras ut och matchas mot bankkontot.
Egna mallar kan läggas till i invoicetool.ini, elementet accountCompareXslTemplate[n] där n =
1, 2,3,osv
SIE filen
1. Ladda ner SIE fil med transaktioner.
2. Spara fil lokalt.
Gör så här
1. Logga in på din internetbank och spara en CSV fil med semikolon (;) mellan kolumnerna
2. Filen måste se ut enligt följande, inga andra fält får finnas med i filen
a. Bankkonto
b. Bokföringsdag
c. Referens
d. Insättning/Uttag
e. Bokfört saldo
Exempel
12345678;2012-01-02;ABC;1.02;30.34
46
Rev 0.31
E-post avisering
Beskrivning
Vid inläsning av en s.k EFA fil finns det möjlighet att skicka en e-post-avisering till kunden att nästa
faktura kommer att skickas elektroniskt.
Gör så här
3.
4.
5.
6.
7.
Ange följande i invoicetool.ini om fältet saknas: <email1>./email/email1.xml</email1>
Skapa ett konto på exempelvis gmail
Registrera ditt användarnamn och lösenord till gmail kontot i filen email/ email1.xml
Redigera dina texter i filen email/ email1.xml
Skicka ett email till dig själv genom att editera en EFA fil så att endast en post finns och fältet
EPS i post 10 innehåller din e-post adress. Annars finns risk att e-postmeddelandet skickas till din
kund.
8. Välj kund i menyn, välj importera EFA fil…, välj e-post avisering
Uppdatera ditt kundregister med automatik från EFA fil
Beskrivning
Vid inläsning av en s.k EFA fil finns det möjlighet att uppdatera ditt kundregister med automatik. Finns
inte kund sedan tidigare så sparas kunden med automatik i din buyer.ini fil. Finns kund sedan tidigare
uppdateras internetbanken. Har kund angivet avanmälan så ändras tjänsten från e-faktura till papper på
din kund
Gör så här
1.
2.
3.
4.
Välj kunder i menyn, Importera EFA fil
Börja med att förhandsgranska importen
Välj därefter att importera din EFA fil. Importen kan ej ångras.
Innan importen utförs kommer programmet att ta en kopia på din buyer.ini fil. Denna fil sparas
under backup mappen. Vill du återställa din buyer.ini fil så kopierar du backup filen till buyer.ini
Agresso Fastnet
Beskrivning
Exporta och använd Fastnet filformat, version 6.1 eller senare
Aktivera e-faktura modulen i Agresso Fastnet. Den elektroniska adressen anges i fältet:
EfaktFakturaMottagarId.
Struktur: Personnr.Bank
47
Rev 0.31
I fältet: Bolag_kortnamn anges identifierare som kopplar ihop avtalsbgnr.
Kopplingen identifierare och avtalsbgnr anges i en csv fil, enligt följande struktur. Sökvägen till CSV filen
anges i fliken kontroller.
Struktur för CSV fil
Nr;Fakturautställare;Identifierare;Avtalsbgnr;;Nr;Inbetalningsbgnr;Betalningsmottagare
I filen anges även inbetalningsbgnr och det namn som ska presenteras på OCR talongen.
Betalningsmottagarens namn anges inte i Fastnet filen.
Om e-fakturamodulen ej är aktiverad så kan e-fakturaadressen anges i fältet Avimot_fax eller i efakura fältet (version 6.1) per avimottagare. Nuvarande version hanterar både papper och e-fakturor i
samma fil. Konvertering sker från Agresso Fastnet interna filformat till BGC Invoice. I version 6.1 så kan
även EFA filen läsas in med automatik i Agresso Fastnet
Den struktur som används i programmet är följande för företag: Enhet.Företag.Operatör respektive för
privatpersoner: Personnr.Bank
Enhet är valfri medan Företag.Operatör respektive Personnr.Bank är obligatorisk.
Operatör/bank ska anges i versaler. Se ID ovan
Ex företag
1234567890.LOGICA
987654321.1234567890.LOGICA
Ex Privatperson
191234567890.SHB
Köparens referens anges i fältet
Avimot_sortnman
Navision
Beskrivning
Navision erbjuder i standard formatet inte all nödvändig information. Filen måste därför kompletteras
med följande information för att Navisions filformat ska vara kompatibelt med BGC Invoice.
48
Rev 0.31
Det går att lägga ut en särskild text per rad, tilläggsinformation. En text som ska kompletteras värdet i
kolumn 19 på radnivå. Ange texten i fältet ”Text1” som finns under tabben tilläggsinformation, meny
inställningar.
Posttyperna I Navision är POLMSG, HEAD, LINE samt END. I filen sparas flera fakturor enligt strukturen
POLMSG
HEAD
….
END
HEAD
…
END
Fält HEAD1 - SÄLJARE
Kolumn
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Beskrivning
Postidentifierare ”HEAD1”
Fakturatyp 380=Faktura 381=Kreditnota
Fakturanummer
Fakturadatum. CCYY-MM-DD
Förfallodatum. CCYY-MM-DD
Leveransdatum
Kund på köparen
Säljarens momsregistreringsnummer
Säljarens namn
Säljarens adress
Säljarens adress 2
Säljarens postnr
Säljarens ort
Inbetalningsbankgironr
Inbetalningsplusgironr
”används ej”
Vår referens
Betalningsvillkor
Dröjsmålsränta
Fält HEAD2 - KÖPARE
49
Rev 0.31
Kolumn
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
Beskrivning
Postidentifierare ”HEAD2”
Kundnr/EANnr
Leveransmottagarens identitet hos köparen
Fakturamottagarens identitet hos köparen om avvik.
Fakturaställarens identitet.
Betalningsmottagarens identitet hos köparen om avvik.
Referens till följesedel.
Referens till ordernummer.
Referens till prislista
Referens till faktura, endast om kreditnota ’381’
Referens till avtal/kontrakt.
ISO-kod för valuta, normalt ’SEK’
Momssats, ex ’25’
Fraktavgift.
Nettobelopp exkl frakt
Nettobelopp. Summan av alla raders nettopris
Totalt momsbelopp
Bruttobelopp.
Öresutjämning.
Köparens namn
Köparens adress
Köparens adress 2
Köparens postnr
Köparens ort
Fält LINE - fakturarad
Kolumn
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Beskrivning
Postidentifierare ”LINE”
Radnummer i fakturan, numrerad från 1 och uppåt
Referens till radnummer i ursprungsordern
EANkod på artikelnr
Artikelnr
Artikel benämning
Varubeskrivning
Antal levererade (=fakturerade) enheter
Enhet
Varans pris
Det antal som priset avser, t.ex 1 eller 100
Kod som anger typ av pris: CT=Avtalspris, CA=Rabatterat listpris.
Radnetto (QUANTITY_DEL * (UNIT_PRICE / UNIT_PRICE_BASE))
Radmoms (LINE_NET * VAT_RATE)
Radbelopp brutto (LINE_NET + LINE_VAT)
50
Rev 0.31
16
17
18
19
Referens till ursprungligt ordernummer (om annat är i huvudet)
Momssats
Rabatt i procent
Tilläggsinformation – antal, som ska skrivas ut på artikelbenämning
ex 3
Pyramid (GeBC)
Beskrivning
I Pyramid finns det en möjlighet att mha en rapport skapa en text fil, formatbeskrivning GeBc.
Posttyperna i Pyramid är POLMSG, HEAD, LINE, SUM samt END.
Uppgifterna om fakturautställaren hämtas från verktyget, filen seller.ini.
Strukturen i filen är följande
POLMSG
HEAD
….
END
HEAD
…
END
Fält HEAD - Köpare
Kolumn
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Beskrivning
Postidentifierare ”HEAD”
Fakturatyp 380=Faktura 381=Kreditnota
Används ej
Fakturadatum. CCYY-MM-DD
Leveransdatum. CCYY-MM-DD
Köparens ordernr
Annan referens
Köparens EANnr
Godsmottagarens EANnr/kod
Godsmottagarens namn
Godsmottagarens adress
Godsmottagarens adress 2
Godsmottagarens postnr
51
Rev 0.31
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
Godsmottagarens ort
Fakturautställarens EAN-kod
Inbetalningsbankgironr
Inbetalningsplusgironr
Fakturautställarens orgnr
Fakturautställarens momsregnr
Fakturautställarens referens
Fakturamottagarens referens
Valuta
Förfallodatum
Övriga kostnader
Rabattbelopp avser leveransbelopp
Rabattbelopp avser orderrabatt
Köparens namn
Köparens adress
Köparens adress 2
Köparens postnr
Köparens ort
Köparen: landskod, ex SE
Köparen: Land, ex Sverige
Kundnr på köparen
Fält LINE - fakturarad
Kolumn
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Beskrivning
Postidentifierare ”LINE”
Radnummer i fakturan, numrerad från 1 och uppåt
EANkod på artikelnr
Artikelnr
Artikel benämning
Antal levererade (=fakturerade) enheter
Nettobelopp (antal * pris)
Pris
Enhet
Rabatt i procent, ta värdet och dela det med hundra
Ordernr
Fält SUM - fakturarad
Kolumn
1
2
3
4
5
Beskrivning
Postidentifierare ”LINE”
Summa radbelopp exkl rabatt. Dela med hundra
Summa radbelopp inkl rabatt
MOA+131
MOA+176
52
Rev 0.31
6
7
9
10
Totalt skattebelopp
Momssats
Momsbelopp
Nettobelopp
Pyramid(xml)
Beskrivning
XML filerna från Pyramids inhouse format innehåller endast en faktura.
Gör så här
1. XML filerna från Pyramid sparas i mappen invoice
2. Den elektroniska adressen kan anges i fältet CompanyCode (FTG/ Code = BY) enligt standard
1234567890 och operatör anges i fältet ContactID (FTG/ Code = BY enligt standard LOGICA. Den
elektronisk adressen sparas endast om data är angivet i fältet ContactID (FTG/ Code = BY .
Systemet delar upp adressen i BGC invoice filen. Det innebär att den elektroniska adressen kan
anges i affärssystemet Pyramid
3. Alternativ 2 är att kundnr på köparen sparas i det lokala kundregistret i invoiceTool. Där anges
den elektroniska adressen som operatören. Kundnr måste överensstämma med värdet i fältet
CompanyCode (FTG/ Code = BY).
Elvira
Beskrivning
Användare av Elvira affärssystem behöver göra en del förberedelser för att det ska vara möjligt att
hämta fakturadata.
Gör så här
1. Registrera dina bankuppgifter (avtalsnr m.m.) under administration/inställningar
2. Registrera e-faktura kunden i affärssystemet Elvira eller i kundregistret (i programmet
invoiceTool), registrera personnummer och bank enligt modell personnr.bank exempel
191234567890.SHB.SE
3. Spara din text fil och pdf fil i valfri mapp. Namnsättningen ska vara exempelvis fakturadata.txt
samt fakturadata.pdf
4. OBS! Viktigt är att namnet är samma på bägge filerna.
5. Klicka därefter på play knappen. En bgcInvoice fil har skapats. BGC Invoice filen finns i mappen
export.
53
Rev 0.31
I bankkod anges SHBF.SE, SHB.SE eller LOGICA eller motsvarande kod som din bank godkänt.
Fortnox
Beskrivning
Användare av Fortnox affärssystem behöver göra en del förberedelser för att det ska vara möjligt att
hämta fakturadata.
Gör så här
1. Logga in med ditt användarID och lösenord på Fortnox
2. Hämta databasID, enbart numret, numret i röd ring och parentes.
3.
4.
5.
6.
Hämta Token. Uppgifterna får du genom att kontakta supporten på Fortnox.
Starta invoicetool
Välj inställningar i menyn, administrera. Välj Fortnox. Ange databasID samt token.
Vid skapande av en e-faktura. Följ instruktionen nedan
54
Rev 0.31
Registrera den elektroniska adressen på kunden i fältet köparens faxnr. Använd strukturen:
1234567890.operatör/bank
Exempel: 123455.HANDSESS
7. Skapa en faktura i Fortnox. Skriv ej ut denna. Du kan nu hämta fakturan via Invoicetool och
skapa en bgcinvoice fil. När filen är klar skriver du ut fakturan som vanligt i Fortnox.
8. Fakturan ska vara markerad som ej utskriven. Endast fakturor som är markerade som ej
utskriven hämtas/bearbetas
Fakturorna är gulmarkerade i listan över fakturor. Fakturor markerade som kontantnotor
hämtas ej.
Dröjsmålsränta och betalningsvillkor
Beskrivning
I vissa format saknas stöd för dröjsmålsränta och betalningsvillkor. I invoiceTool finns en möjlighet att
komplettera fakturan. Ange din default text i nedanstående fält.
Exempel dröjsmålsränta.
”Vid betalning efter förfallodag debiteras dröjsmålsränta enligt gällande lag”
55
Rev 0.31
Pengvin
Beskrivning
Användare av Pengvin affärssystem behöver göra en del förberedelser för att det ska vara möjligt att
hämta fakturadata.
Gör så här
1. Registrera dina bankuppgifter (avtalsnr m.m.) under administration/inställningar
2. Registrera e-faktura kunden i affärssystemet Pengvin, registrera e-adress på din kund och
bank/operatör enligt modell orgnr.bank exempel 1234567890.HANDSESS
3. Spara alla dina fakturafiler. Starta därefter invoiceTool
4. Spara dina filer i mappen invoice eller använd kopieringsknappen, se bild nedan.
5. Klicka därefter på play knappen. En bgcInvoice fil har skapats. BGC Invoice filen finns i mappen
export.
56
Rev 0.31
Elektroniska adresser
Beskrivning
Adressering av kunder i bankinfrastrukturen.
Nedan anges en sammanställning över elektroniska adresser hos BGC. Uppgifterna är sammanställda
från dokumenten som finns på www.bgc.se/e-faktura
Den struktur som används i programmet är följande för företag: Enhet.Företag.Operatör respektive för
privatpersoner: Personnr.Bank
Enhet är valfri medan Företag.Operatör respektive Personnr.Bank är obligatorisk.
Operatör/bank ska anges i versaler. Se ID ovan
Ex företag
1234567890.LOGICA
987654321.1234567890.LOGICA
Ex Privatperson
191234567890.SHB
SAP
Beskrivning
Användare av SAP affärssystem behöver göra en del förberedelser för att det ska vara möjligt att hämta
fakturadata.
Gör så här
1. Registrera dina bankuppgifter (avtalsnr m.m.) under administration/inställningar
57
Rev 0.31
2. Registrera e-faktura kunden i affärssystemet SAP, registrera e-adress på din kund och
bank/operatör enligt modell orgnr.bank exempel 1234567890.HANDSESS
3. Spara alla dina fakturafiler. Starta därefter invoiceTool
4. Spara dina filer i mappen invoice eller använd kopieringsknappen, se bild nedan.
5. Klicka därefter på play knappen. En bgcInvoice fil har skapats. BGC Invoice filen finns i mappen
export.
Svefaktura
Beskrivning
Användare av affärssystem som skapar svefaktura behöver göra en del förberedelser för att det ska vara
möjligt att hämta fakturadata. Om cac:PaymentMeansTypeCode=”9” så anges att en OCR talong ska
presenteras mot kund.
Gör så här
1. Registrera dina bankuppgifter (avtalsnr m.m.) under administration/inställningar
2. Registrera e-faktura kunden i affärssystemet, registrera e-adress på din kund och bank/operatör
enligt modell orgnr.bank exempel 1234567890.HANDSESS
3. Spara alla dina fakturafiler. Starta därefter invoiceTool
4. Spara dina filer i mappen invoice eller använd kopieringsknappen, se bild nedan.
5. Klicka därefter på play knappen. En bgcInvoice fil har skapats. BGC Invoice filen finns i mappen
export.
58
Rev 0.31
Bilaga
Lägg din fil Svefaktura fil med bilagan i samma mapp som din faktura fil. Programmet matchar samman
fakturan och bilagan till ett och samma objekt i BGC invoice. Fakturanr i fakturafilen och i bilagan måste
vara samma. Annars kan inte bilagan matchas mot rätt faktura.
Innehållskontrollera din faktura fil
Beskrivning
Innan en faktura fil i formatet bgcInvoice skickas till banken så bör användaren skapa en rapport för att
kontrollera att filen inte innehåller något allvarligt fel. Genom att skapa en rapport möjliggörs en
justering/felrättning innan filen behandlas av din bank.
Gör så här
1. Klicka på xml knappen i snabb menyn för att innehållskontrollera din xml fil. Programmet
hämtar din senaste bgcInvoice fil som finns sparad i export mappen.
2. Klicka därefter på ”STARTA” knappen för att skapa en rapport.
3. Programmet xml schema validerar din fil samt kontrollerar om start/slut post finns. Kontrollera i
meddelandet så att alla kontroller är markerade med ”OK”. Åtgärda annars felet
59
Rev 0.31
4. Klicka på länken till rapporten och kontrollera att alla fakturor är grön eller gulmarkerade.
Gulmarkerad betyder att innehåller i fakturan har medfört ingen kontroll har utförts på angiven
kanal. Rödmarkerad betyder att fakturan innehåller ett allvarligt fel. Felorsaken beskrivs under
kolumnen” kommentar”. Åtgärda eventuella fel.
Arbeta med flera bolag
Beskrivning
Du har i programmet möjlighet att arbeta med flera bolag men endast företag kan vara aktivt i
programmet. Övriga företag registreras/sparas i en särskilt arkiveringsmapp.
Gör så här för att ”arkivera” ett företag
1.
2.
3.
4.
Spara/uppdatera alla dina företagsuppgifter på vanligt sätt i din invoiceTool mapp
Välj administration i menyn, välj inställningar. Redigera dina företagsuppgifter
Klicka på knappen ”spara”, play knappen. Uppgifterna sparas nu lokalt samt i arkivet.
Om du önskar spara ett nytt företag så uppdaterar du uppgifterna i fliken företag. Klicka därefter
på ”spara” knappen. Ditt nya företag sparas ny i arkivet. Gå igenom stegen från punkt 2.
Gör så här för att ”arbeta med” ett företag
1. Välj administration i menyn, välj arbeta med bolag, välj bolag i listan.
60
Rev 0.31
2. Klicka på skapa knappen
3. Längst upp till höger ska det nu framgå att vilket namnet på bolaget du arbetar med.
4. Vid eventuella förändringar på företaget så måste dessa även arkiveras, följ punkterna i
”arkivera” ovan. I annat fall försvinner ändringarna när du byter bolag.
Schemaläggning
Beskrivning
Programmet kan startas av schemaläggning (scheduled task) och därefter kan vald funktion startas med
automatik samt resultatet kopias till en valfri mapp. Applikationen avslutas med automatik efter
behandling.
Gör så här
1.
2.
3.
4.
5.
Ändra invoicetool.ini manuellt genom att öppna filen i notepad
Ändra taskStart till true
Ange vald funktion, ange nummer, enligt listan nedan i taskNumber
Ange vart resultatet ska kopieras i taskMoveToFolder
Finns filen skicka.bat (skript) så startas filen med automatik. %1 är filnamnet på senaste filen inkl
sökvägen som anges i taskMoveToFolder.
Exempel
<taskStart>true</taskStart>
<taskNumber>75</taskNumber>
<taskMoveToFolder>c:\temp</taskMoveToFolder>
Format/funktion
Agresso Fastnet
Agresso XML
Agresso TXT
Hogia SmallOffice
Hogia Ekonomi
Jeeves
Nummer
33
91
92
90
87
64
61
Rev 0.31
Monitor XML
Pyramid (xml)
Pyramid (GEBC)
Pengvin
SAP
SPCS
Svefaktura
ExFlow
Visma eFH
BGC Invoice formatet till valfritt format. Default BGC invoice formatet
PNG bilder och text fil, simulera skanning
TIF bilder och text fil, simulera skanning
93
70
86
44
57
58
36
100
101
102
103
104
För övriga format. Kontakta supporten.
ExFlow eFH
Beskrivning
Vid mottagande av e-fakturor i ExFlow måste formatet BGC Invoice omvandlas till ExFlow:s interna xml
format samt fakturabilden omvandlas till pdf.
För att tjänsten ska fungera måste ett open source verktyg för konvertering av html sidor till pdf laddas
ner och sparas i en ny mapp vid namn htmlToPdf. I mappen som ligger i din invoiceTool mapp sparas
följade filer
(http://code.google.com/p/wkhtmltopdf/downloads/detail?name=wkhtmltopdf-0.9.9-installer.exe eller
www.invoicegate.se/manual/htmlToPdf.zip)
libeay32.dll
libgcc_s_dw2-1.dll
mingwm10.dll
ssleay32.dll
wkhtmltopdf.exe
Gör så här
1.
2.
3.
4.
Välj ta emot e-faktura och formatet ExFlow.
Spara din BGC Invoice fil i mappen Export alternativt peka ut din BGC invoice
Klicka på Skapa
Fakturafilen ExFlow.xml samt tillhörande PDF:er är tillgängliga i export mappen
62
Rev 0.31
Visma eFH
Beskrivning
Vid mottagande av e-fakturor i Visma eFH så kan endast en faktura per BGC invoice hanteras.
Av denna anledning måste filen splittas till en faktura per fil.
Ingen start/slutpost ska anges i filen.
Gör så här
1. I invoicetool.ini sätt elementet checkBoxStartSlutPost till false för att ingen start/slutpost ska
anges i filen
2. Välj ta emot e-faktura och formatet Visma eFH.
3. Spara din BGC Invoice fil i mappen Export alternativt peka ut din BGC invoice
4. Klicka på Skapa
5. Fakturafilerna sparas i din export mapp
Konvertering av formatet BGC Invoice till valfritt format
Beskrivning
Om eget unikt format önskas eller mottagen BGC invoice fil ska begränsas utifrån särskilt regelverk så
kan en instans av invoiceTool sättas upp som behandlar mottagen fil.
Gör så här
1. I invoicetool.ini sätt elementet checkBoxStartSlutPost till false för att ingen start/slutpost ska
anges i filen
2. Välj ta emot e-faktura i formatet BGC invoice och ändra i filen efter eget önskemål i
bgcInvoiceToNewFormat.xsl. Spara filen i myXSL eftersom filen annars ersätts vid uppdatering.
3. Den nya filen sparas i mappen export
4. Ska filen autobehandlas så ska BGCInvoice filen sparas i export mappen eftersom programmet
tar och behandlar den senaste bgcinvoice filen.
Skapa PNG bilder och xml eller txt fil
Beskrivning
BGC invoice filen omvandlas till png bilder samt tillhörande xml eller txt fil.
Krav: Windows 7 eller senare.
63
Rev 0.31
Gör så här
1.
2.
3.
4.
Välj ta emot e-faktura och formatet PNG och valfri txt.
Spara din BGC Invoice fil i mappen Export alternativt peka ut din BGC invoice
Klicka på Skapa
Fakturafilen png.xml samt tillhörande PNG:er är tillgängliga i export mappen
Skapa TIF bilder och xml eller txt fil
Beskrivning
BGC invoice filen omvandlas till tif bilder samt tillhörande xml eller txt fil.
Krav: Windows 7 eller senare.
Gör så här
1.
2.
3.
4.
Välj ta emot e-faktura och formatet TIF och valfri txt.
Spara din BGC Invoice fil i mappen Export alternativt peka ut din BGC invoice
Klicka på Skapa
Fakturafilen tif.xml samt tillhörande tif:er är tillgängliga i export mappen
3L
Beskrivning
Alla kunder som tar emot e-fakturor sparas i filen buyer.ini. I verktyget finns stöd för import av bankens
anmälan/avanmälningsfil. För att skapa en fil i 3L. Välj aviutskrift (på samma sätt som vid utskrift på
skrivaren). Välj fil i stället för skrivaren eller skärm. Välj därefter text som format. Klicka på play.
64
Rev 0.31
Monitor XML
Beskrivning
Elektronisk adress hämtas från kundregistret i InvoiceTool. För korrekt matchning så behöver även
kontrollen i fliken kontroller aktiveras enligt bilden nedan.
Filkommunikation
Beskrivning
Filer kan automatiskt skickas från filer/rapporter genom att knappen "skicka fil" visas.
Skicka fil knappen aktiveras under inställningar.
Script eller direkt kommunikation kan användas.
Programmet använder open source kommunikationsprogrammet winscp för att skicka filer.
Default kan en FTP eller SFTP katalog användas för att skicka fil. Ange uppgifter i script eller i katalog.
I scriptet används %1% för att bifoga angivet filnamn. Flera filer kan markeras samtidigt vid överföring.
Vid hämtning av filer. Om flera sftp kataloger ska hämta fil så kan extra behörighetsfiler anges enligt
följande struktur:
sökväg till privat nyckel;username;password
Filen döps till sftp[n].txt där n börjar på 0. Max antal är 10
65
Rev 0.31
66
Rev 0.31