Transcript Collect - ITS - Umeå universitet

Umeå Universitetsbibliotek
111124
3.0 kort manual på svenska för en engelsk
utförligare manual se hjälpfunktionerna i programmet
Skapa användare:
För att skapa en användare för EndNoteWeb gå till www.endnote.com klicka på endnote web
login under Quick Links. Första gången detta görs se till att du befinner dig inom
universitetets domän eller har gått in via proxy (http://www.ub.umu.se/sok/atkomst-utanforcampus). När du sedan har registrerat dig så kan du öppna EndnoteWeb från vilken dator som
helst.
Mer info om Endnote web finns på bibliotekets egen sida
http://www.ub.umu.se/skriva/referenshantering/endnote-web
När man loggar in så ser man 5 flikar.
Collect
New reference:
Klicka på New reference, under rubriken ”Collect ”. Fyll i det formulär som visas. Välj den
typ av referens som du behöver i menyn Reference Type. Vanligast är book, book section,
edited book och journal article. Observera att beroende på vilken referenstyp du väljer ändras
fälten. Den övre delen av formuläret har fält som bör fyllas i för att få en korrekt referenslista.
Författarnamn fylls i enligt följande: Efternamn, Förnamn. Vid flera författare separera med
en ny rad för varje författare.
I sidans nedre del så finns en rubrik Groups. Du väljer en group och har du ingen group så
kan du göra en ny genom att markera rutan och namnge en ny. Om man inte gör ett val så
hamnar referenserna alltid i ”unfiled”. Referensen kan sedan flyttas till vilken group som
helst. I referensen så kan man senare se vilken group den ligger i.
1
Umeå Universitetsbibliotek
111124
Online search:
Här väljer man från en lista av databaser. De databaser som ligger i listan är de databaser som
fungerar t.ex. Bibsys, British library, Library of congress, LISTA, PubMed, Libris (Swedish
Natl Lib) , Web of science och Wholis. ”Customiz this list” betyder att man kan välja ut vilka
databaser som ska visas i din lista.
Från databaser som Umeå UB betalar för kan man importera referenser in i programmet (se
rubriken Import references) eller använda sig av Endndote web toolbar.
Så här gör du för att söka online
Välj en databas och klicka på ”Connect”. Ett sökformulär kommer upp.
Skriv in sökord och välj eventuellt kategorifält, markera Retrive all record eller Select a
range of records. Klicka ”Search”. Antal träffar kommer upp. Klicka på ”Retrive” om du vill
se alla träffar. Vill du bara se de första träffarna i listan ändrar du antal träffar i rutan. Och vill
du ändra sökningen klickar du på databasens namn och börjar om igen.
En träfflista med de sökta referenserna blir synlig. För att se mer detaljerad information om
referensen så klickar du på referensens titel. Du kan klicka i rutan till vänster om referensen
för att markera den. I övre delen av sidan kan man välja alla referenser, här väljer du också
vilken Group du vill lägga referenserna i genom att välja ”Add to group”. Om du inte har
skapat någon group tidigare, välj ”new group” och namnge den.
Det är lätt att editera/ändra i referenserna om det behövs. Klicka på referensens titel, ställ
markören i det fält du vill ändra fyll i informationen, klicka på sidan av referensen och den
sparas. För att se ytterligare fält välj show empty fields. Väljer du att ta bort en referens från
en grupp med hjälp av delete funktionen så försvinner den från hela biblioteket. Väljer du
däremot ”Remove from this gruop” så ligger fortfarande referensen kvar under ”All my
references”
För att se referenserna, klicka på ”My references”. Under My references ser man alla sina
Groups.
Med Endnote web toolbar
Denna toolbar kan installeras i webbläsaren, antingen i Internet explorer eller Firefox. Väl
inloggad i EndNote Web hittar du längst ner vid sidfoten en länk som heter Download
installers. Väljer du att installera Cite While you Write följer även en plug-in med för IE. Vill
du däremot ha en toolbar i Firefox måste du välja att installera den separat. Om du vill
använda Capture för att fånga upp en referens från en databas, se till att inte ha pop-up
blockeraren på i webbläsaren. Klicka på en referens i träfflistan i t.ex. PubMed och välj
Capture. En ruta ska öppnas där du kan spara referensen till EndNote Web. Det går dock bara
att spara en åt gången. Vill du spara över flera, se Import References.
2
Umeå Universitetsbibliotek
111124
Import References:
Importera referenser bygger på att man gör en sökning i en databas, sparar filen med
referenserna på hårddisken och sedan importerar in dem i sin group. Viktigt när man sparar
filen är att den är sk. Taggad. Att det står t.ex. ti- Library information…, au- Svensson, Nils.
Vi har ett antal databasleverantörer för Umeå Universitet. Alla kommer inte att tas upp i
denna manual.
Notera! Alla databaser behöver inte importeras med filter. En del har direktexport.
Proceduren består av två steg A (att söka en referens i databasen och att spara den på din
dator) och B (att föra in referensen från din dator till en group i Endnote Web)
Här visas ett antal utvalda databaser.
A
CSA: t.ex. LLBA med fler
1. Gör en sökning.
2. Markera valda referenser eller ta alla.
3. Klicka på save, print e-mail.
4. Record format ska vara ”full format”.
Markera om du har en mac eller pc, SAVE
Cochrane
1. Make a search.
2. Mark references or choose all the references.
3. In the end of the result list, you can choose between Export selected citations or Export all
results.
4. Choose Export type and File type, press Go.
Save the file
Diva
1. Sök fram den avhandling/ studentuppsats du vill ha.
2. Markera och klicka på ”spara referens”
3. Välj format RIS
4. Klicka på diskett ikonen för att spara filen
5. I din webbläsare gå till arkiv, spara som, namge filen och spara.
Följ punkt B, men välj filtret RefMan RIS
Libris och SwePub
1. Gör en sökning
2 Markera de referenser du vill ha
3 Längst ner på sidan klickar du på ”skapa referenser”
4. Format ska vara .RIS
5. Spara referenserna som en fil.
Följ punkt B, men välj filtret RefMan RIS
3
Umeå Universitetsbibliotek
111124
PubMed
1. Gör en sökning i Pubmed.
2. Markera de poster som du vill importera.
3. Välj Send to, File, Format Medline och Create File.
4. Namnge filen. Spara som en .txt fil.
Zotero (Annat referenshanterinsprogram)
1. Öppna Zotero i firefox.
2. Markera hela biblioteket eller en samling, högerklicka med
musen. Välj exportera samling.
3. Välj format Refer/BibIX.
4. Spara filen på hårddisken.
5. Öppna i endnote web men hjälp av Refer/BibIX filter.
Google Scholar
Importera referenser från Googgle scholar (notera att det bara går att importera en åt gången)
1. Gå till google scholars hemsida http://scholar.google.com/"
2. Klicka på det lilla kugghjulet längst upp till höger. Välj Scholar Preferences.
3. Vid rubriken ” bibliography manager” välj ”show links to import citions into” och välj
EndNote i rullistan
4. Klicka på ”save preferences” knappen
För att få in referenserna gör följande:
1. Gör en sökning. Klicka på ”Import into EndNote” länken för den referens du vill
importera
2. I filhämtningsrutan som dyker upp väljer du spara
3. Gå till Endnote web, ”Collect” och ”Import references”. Bläddra fram filen du sparat
på hårddisken.
4. I rullistan letar du fram filtret ”EndNote import”. Klicka på import knappen.
B



I EndNoteweb gå till Collect och Import references”.
”Bläddra” fram den fil du just har sparat.
Välj filter under filter.
Regeln är att filter och databas ska ha samma namn. Det är även viktigt att man tittar på
leverantör av databas.

När man plockat fram en fil och valt filter klickar man på import.
Alla nya referenser kommer in i en group som heter ”Unfiled”. För att flytta dina nya
referenser klicka på Unfiled. Markera referenserna och välj group.
4
Umeå Universitetsbibliotek
111124
Databaser med direktexport
ISI web of science
1. Sök fram referenserna med dina sökord.
2. Markera de referenser du vill ha. Klicka på ”save to my endnote web”.
3. Referenserna får markeringen EnWeb som visar vilka du har sparat till EndNote web.
4. I EndNote web hittar du referenserna i Unfiled. Men för att se referenserna klicka på
uppdatera /refresh pilen.
Scopus
1. Välj eventuellt delbas.
2. Gör en sökning.
3. Markera enstaka referenser, hela sidan eller alla referenser.
4. Klicka på export.
5. Välj export format: RIS format, Välj output format.
6. Klicka på export. Om frågan kommer upp om man vill spara eller öppna filen, välj
öppna. Nästa val välj Endnote web.
Ebsco: t.ex., Academic Searc Elite, Amed, Business Source Premier, Cinahl, Eric,
LISTA, SocIndex, Sports
1. Gör en sökning.
2. Markera referenser genom att klicka på ”add to folder” eller ”add” i övre högra hörnet.
3. Klicka på ”folder views”
4. Markera referenserna en gång till.
5. Klicka sedan på export. Här markerar man ”Direct export to EndNote Web”
6. Klicka SAVE
7. De referenser du har sparat syns under ”All my references” men också i gruppen
[Unfiled] för att du lätt ska kunna sortera in dem i andra grupper.
APA: PsycInfo
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Gör en sökning
Markera de referenser du vill infoga i ditt bibliotek.
Klicka på Export. Välj Export to: Reference Software och tryck GO.
I rutan som kommer upp väljer du Öppna. Filen du sparar heter PsychINFO_Eport.ris
Kommer en ruta upp som heter Choose Destination väljer du EndNote Web.
Leta fram ditt EndNotebiblioteket på din hårddisk och dubbelklicka.
OVID: t.ex. medline
1. Gör en sökning. Markera eller välj flera referenser.
2. Klicka på export.
3. Välj EndNote. Markera vilka fält du vill exportera. Klicka på export citation.
4. Välj Endote web vid nästa val. Referenserna kommer nu in i Endnote web.
Organize:
5
Umeå Universitetsbibliotek
111124
Manage my groups:
Klicka på “new group” för att göra en ny och ge den ett namn.
Klicka på ”share group” för att dela en group med en kollega. Skriv in e-postadress till den/de
som ska dela din group. Här kan man välja ”delete” för att ta bort de grupper som man inte
vill ha kvar eller ändra namn. Klicka på manage sharing för att fylla i vilka rättigheter din
delade group ska ha, Read Only eller Read & Write. Det senare är praktisk om man
samarbetar.
Others´ groups:
Här kan man se grupper som man delar med andra.
Find duplicates:
Här klickar man om man vill se om det finns dubbletter i en group. Finns dubletter så
markeras de automatiskt och man kan lätt ta bort alla på en gång.
Format
Bibliography- Skapa en litteraturlista
För att göra en formaterad litteraturlista av din group välj ”Bibliography”.
 Välj group vid rubriken ”References”(om du inte vill ha alla referenser ifrån en group
i litteraturlistan måste du föra över referenser från olika grupper till ”Quick list” och
välja den istället).
 Välj Bibliographic style (utseende på listan) tex. APA, Vancouver.
 Välj file format. HTML (internetsida), TXT (textfil), RTF (textdokument i ett format
som kan läsas av de flesta ordbehandlingsprogram)
 För att snabbt se hur den ser ut gå till preview & print
 Du kan även e-posta den eller spara den på hårddisken
Bibliographic style:
Här hittar du över 3000 olika tidskriftsstilar. Du kan själv lägga in dina egna favoriter Under
”customize this list”. Markera stil och ta ”Copy to favorites”. När du valt dina favoriter så är
det de som syns i word
Cite while you write plug-in:
Använd ENW Plug-in för att skapa hänvisningar och litteraturlistor i dina worddokument. Du
kan också spara referenser till ditt bibliotek via webbläsarna Internet explorer och Firefox.
Följ instruktionerna på sidan (See installtion instructions and System requirements)
Välj ett alternativ:



Download Windows with Internetexplorer Plug-in
Download Macintosh
Download Windows/Macintosh för Firefox Extension
Endnote web kommer att installera sig i word automatiskt.
För att formatera ditt dokument med referenser, skriv din text i word, ställ markören där du
vill ha citeringen. När man installerar word plug-in kommer det automatiskt att finnas en
6
Umeå Universitetsbibliotek
111124
menyrad under verktyg i wordprogrammet. I Office 2007 ska det dyka som en egen flik.
Klicka på ”Find citation(s)”. En sökruta kommer upp. Sök fram den referens du vill ha och
klicka ”Insert”.
Infoga citeringar
Placera markören i texten där du vill ha din citering och gör ett mellanslag. Klicka på ”Find
citations”.
En dialogruta dyker upp. Skriv in författarnamn eller ord i titel i sökrutan. Markera referensen
och klicka på knappen ”Insert”.
Vill du citera flera författare så ställer du markören direkt efter parentesen och söker fram en
till referens. Därefter uppdaterar du dokumentet om den inte faller på plats.
Hela referensen kommer att bli synlig i slutet av texten och eftersom nya referenser läggs in i
texten så bildas en litteraturlista. Vill du lägga in flera referenser i samma citering så söker du
fram en referens åt gången och väljer insert. Vill man editera, ändra i, en citering i word så
använder man ”Edit citations”. Ändra aldrig direkt i referenslistan utan använd denna
funktion. Se HELP om du undrar över de övriga funktionerna.
Om man vill ändra i referenslistan så är det bästa att göra detta efter det att man har lagt in
alla referenser i sin text. Man klickar då på convert citations and bibliography och väljer
convert to plain text. En fråga om att göra en kopia av texten kommer upp, det bör man göra.
Nu har man ett dokument som är en vanlig text och man kan själv enkelt ändra i
referenslistan.
Word 2003 kan verktygsfältet ligga dolt under Verktygsmenyn. Annars ser det ut som följer.
Du kan välja att visa dina hänvisningar(citat som det kallas i endnote) på två olika sätt när du
skriver. Antingen väljer du en stil t.ex. Vancouver eller APA så att både citat och
litteraturlista syns, sk. formaterat läge:
Här löper min text med citat (1)
Litteraturlista
1.
Vestergaard P, Rejnmark L, Mosekilde L. Fracture risk in patients with
different types of cancer. Acta Oncologica. 2009;48(1):105-15.
Du kan också välja avformaterat läge, ”Convert citations and bibliography > Convert to
unformatted citations”. Då ser det ut så här när du skriver:
7
Umeå Universitetsbibliotek
111124
Här löper min text med citat {Vestergaard, 2009} 2664
Du kan växla mellan dessa två lägen när du skriver. Vill du se hur det ser ut med en stil igen
så tar du bara ”Update Citations and bibliography”.
Vill du ändra informationen i litteraturlistan måste du gå tillbaka till ditt Endnotebibliotek och
redigera en referens. I Word får du sedan uppdatera dokumentet ”Update citations and
bibliography” för att ändringen skall synas. Slår ändringen ändå inte igenom kan du tvinga
fram den genom att först avformatera dokumentet, ”Convert citations and bibliography >
Convert to unformatted citations, och sedan uppdatera.
Vill du ändra informationen i ett citat i texten ska det däremot vara formaterat, du markerar
citatet, och sedan klickar du på ”Edit citations”.
En anledning till att skriva avformaterat kan också vara att den automatiska processen med att
skapa en litteraturlista varje gång du skickar in ett citat är tung för Word och det går fortare
och är mindre risk att processen hänger upp sig om du har ett väldigt stort dokument.
Skapa en referenslista utan plug-in
Om man inte vill ladda ner en plug-in till word eller in kan så är det ändå möjligt att skapa en
referenslista.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Markera de referenser som ska ingå i referenslistan och klicka på ”quick list”
Gå sedan till fliken format och välj bibliography.
Under references välj :quick list
Välj den tidskriftsstil du vill ha t.ex. Harvard
Under File format välj txt.
Klicka på preview och print.
Kopiera den listan som syns under preview print och klistra in den i slutet av ditt word
dokument. Eventuellt så kan man behöva ändra storlek och font i referenslistan Man
får själv sätta in citeringen i texten
Stilar
För att kunna välja bland flera stilar tittar du i stilguiden och väljer den översta ”Select
another style”. En ny ruta öppnas.
I Word 2003 väljer du Format bibliography och Browse:
8
Umeå Universitetsbibliotek
111124
Är du inte nöjd med Layouten i litteraturlistan kan du göra en del ändringar genom att klicka
på den lilla pilen på listen ”Bibliography” och välja fliken ”Layout”. Här kan du ändra
textstorlek och font samt indrag av första raden av en referens.
Convert to Plain Text – om du vill göra ändringar i litteraturlistan utan att blanda in
Endnote.
Kan du inte fixa till dina ändringar via Endnoteprogrammet så finns en utväg att koppla bort
inlagda citeringar från Endnote. Det går aldrig att ångra varför det är viktigt att spara en kopia
av originalet. Välj ”Convert citations and bibliography > Convert to plain text”. Nu kan du
ändra i all text som om det vore ett vanligt Worddokument.
Export references:
Här väljer du först group, sedan vilket exportformat du vill ha. Man kan välja att spara på
hårddisk, e-posta eller skriva ut referenserna.
Options:
Här kan du byta lösenord och/eller e-postadress om du vill ha någon annan än den du skapade
kontot med. Du kan också ändra ditt namn och användarinformation. Här kan man också
ladda ner de plug-in som behövs.
Övrigt
Söka
Överst på sidan har man en sökfunktion där man kan välja ut en specifik folder eller söka i
alla man använder. Ett + tecken behövs för att söka två ord tillsammans och ett – tecken för
att ta bort ett ord i en sökning. Trunkera gör man med *. För att söka fraser använder man
kvotering ” ”. Detta gör det viktigt att tänka på hur man lägger in sina referenser. I Endnote
Web så kan man ha upp till 10.000 referenser. Om du senare kommer på att du vill skaffa
Endnote Desktop så går det bra att föra över referenserna man redan har fört in i EndNote
Web till Endnote Desktop.
Vissa databaser har exportfunktioner direkt till referenshanteringssystem. Står det Endnote så
är det Endnote Desktop som gäller, med undantag för ISI Web of science där kan man direkt
få in referenserna i Endnote Web.
Kontakt
Josefin Sörlin [email protected] tel. 785 2664
Maria Nyman [email protected] tel. 786 9491
Helen Hed [email protected] tel . 7869178
Magnus Olsson [email protected] tel. 7869181
Helene Rova [email protected] tel. 7858530
9