Transcript Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan

Riksarkivets myndighetsspecifika
föreskrifter om gallring och annan
arkivhantering
RA-MS 2011:39
Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Försvarets radioanstalt;
beslutade den 23 juni 2011.
Riksarkivet föreskriver med stöd av 12 § första stycket arkivförordningen
(1991:446) om gallring hos Försvarets radioanstalt (dnr KrA 231-2010/2336).
Tillämpning och omfattning
1 § Föreskrifterna gäller för
Myndighet:
Arkivbildare:
Handlingsslag:
Medium:
Tidsomfattning:
Försvarets radioanstalt
Försvarets radioanstalt
Handlingar rörande säkerhetsskydd
Pappershandlingar
Från och med år 1985
Gallring
2 § Försvarets radioanstalt ska gallra handlingar som upptas i bilagan till
denna författning i enlighet med vad som anges där.
Handlingar som till sin funktion överensstämmer med i bilagan upptagna
handlingar ska gallras även om de har annan benämning.
Bevarande
3 § Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet
med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda
gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 §
arkivförordningen (1991:446).
Denna författning träder i kraft den 15 juli 2011.
Björn Jordell
Karin Åström Iko
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725).
I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
1(4)
Bilaga till RA-MS 2011:39
Följande handlingar rörande säkerhetsskydd ska gallras:
Handlingar
Gallringsfrist
Anmärkning
Framställan om registerkontroll enligt
säkerhetsskyddslagen, avseende personer
som inte anställs
När anställningsbeslutet har vunnit laga
kraft
De anställdas
blanketter ska
bevaras
Kompletterande uppgifter vid registerkontrollframställan i de fall vederbörande är
utländsk eller före detta utländsk
medborgare, avseende personer som inte
anställs
När anställningsbeslutet har vunnit laga
kraft
De anställdas
blanketter ska
bevaras
Samtycken om registerkontroll och, i förekommande fall, särskild personutredning,
avseende personer som inte anställs
När anställningsbeslutet har vunnit laga
kraft
Dokumentation
rörande
anställda ska
bevaras
Särskild personutredning för
säkerhetsklass 1, avseende personer som
inte anställs
När anställningsbeslutet har vunnit laga
kraft
De anställdas
blanketter ska
bevaras
Särskild personutredning för
säkerhetsklass 1 och 2, avseende personer
som inte anställs
När anställningsbeslutet har vunnit laga
kraft
De anställdas
blanketter ska
bevaras
Uppgifter om kontaktpersoner som beslutar
om registerkontroll
När de inte behövs för
verksamheten
Handlingar rörande registerkontroll
Handlingar rörande sekretess och
behörigheter
Avregistreringsbevis för signalspaningsbehörighet
Årsvis 10 år efter
avregistrering
Behörighetsbevis för signalspaningsbehörighet
Årsvis 10 år efter
avregistrering
Bevis om Personnel Security Clearance
(PSC) för handlingar klassade som NATO
CONFIDENTIAL och högre
10 år efter
anställningens
upphörande
2(4)
Handlingar
Gallringsfrist
Sekretessbevis
Årsvis 10 år efter
anställningens
upphörande
Handlingar rörande identitets- och
passerkort
Beställning av tjänstekort
När tjänstekortet har
utfärdats
Kvittens passerkort
När passerkortet
återlämnas
Kvittens tjänstekort
När tjänstekortet
återlämnas
Passerkort
När nytt passerkort har
utfärdats eller innehavaren slutar sin
anställning
Tjänstekort
När giltighetstiden har
gått ut eller innehavaren slutar sin
anställning
Handlingar rörande skyddsobjekt
Beslut, stående inpassering
Årsvis 10 år efter
giltighetstidens utgång
Besöksanmälan
Årsvis 10 år efter
genomfört besök
Besöksliggare eller motsvarande
Årsvis 10 år efter sista
antecknade besöket
Besökstillstånd
10 år efter genomfört
besök
Fototillstånd
När giltighetstiden har
gått ut eller innehavaren slutar sin
anställning
Anmärkning
3(4)
Handlingar
Gallringsfrist
Kopior av legitimation med uppgift om
datum och ärende för besöket
Årsvis 10 år efter
genomfört besök
Kvittens fototillstånd
När fototillståndet
återlämnas
Handlingar rörande signalskyddstjänst
Dokumentation över distribution av
signalskyddsnycklar
10 år efter att
respektive nyckel har
upphört att gälla
Dokumentation över produktion av
signalskyddsnycklar
10 år efter att
respektive nyckel har
upphört att gälla
Följesedlar till kryptonycklar och aktiva kort
10 år efter att
respektive nyckel har
upphört att gälla
Förteckningar över personal som har
tillgång till kryptonycklar
10 år efter dokumentens upprättande
Kopior av kvitton angående redovisning och
inventering av kryptonycklar
25 år efter att
respektive nyckel har
upphört att gälla
Kvittenslistor för delgivning av kryptonycklar
10 år efter att
respektive nyckel har
upphört att gälla
Protokoll över kontroll av signalskyddstjänsten
10 år efter dokumentens upprättande
Handlingar rörande teknisk säkerhetsundersökning
Protokoll rörande genomförd teknisk
säkerhetsundersökning
När de inte behövs för
verksamheten
Underlag för begäran om teknisk
säkerhetsundersökning
När de inte behövs för
verksamheten
Anmärkning
4(4)
Handlingar
Gallringsfrist
Övriga handlingar rörande
säkerhetsskydd
Förteckningar över samtliga nycklar, kort
och koder till förvaringsutrymmen som
rymmer hemliga handlingar
När de inte behövs för
verksamheten
Samförvaringsbeslut
När samförvaringen
inte längre är aktuell
eller när förändring
sker bland medarbetarna som samförvarar
Anmärkningar