Transcript Veidekke Entreprenad AB - Från ett EFH till ett annat EFH

Veidekke Entreprenad AB
- Från ett EFH till ett annat EFH
Vi antar utmaningen
Veidekke








Företaget startat i Norge 1936, i starten främst vägbeläggning
Företaget vilande mellan april 1940 och maj 1945
På Oslos börs sedan 1986 – har alltid gjort vinst!
Anställda äger ca 21 % av aktierna
Norges största bygg- och anläggningsföretag
Fyra i Skandinavien
Veidekke har funnits i Sverige sedan år 2000
Vägar, broar, tunnlar, kommersiella fastigheter, bostäder mm
2
Karin Alexandersson
2012-03-12
Verksamhet i Sverige
Vi är verksamma inom tre geografiska områden



- Väst Sverige
- Skåne
- Stockholm/Mälardalen
Samt stora projekt och infrastrukturprojekt nationellt
Vi har tre övergripande verksamhetsområden
Entreprenadverksamhet, Veidekke Entreprenad AB
- Husbyggnad, bostad och kommersiella byggnader

- Anläggning, stora projekt och infrastrukturprojekt tex industri, vägar, broar och tunnlar.

- Markarbeten

Bostadsutveckling, Veidekke Bostad AB
- Köper mark, utvecklar och säljer

Industri, Veidekke Industri AB

- Beläggning, betong, ballast och återvinning det vill säga jord-, bergmaterial och asfalt.
3
Karin Alexandersson
2012-03-12
Veidekke Entreprenad







EFH sedan 2008
Drygt 100 000 fakturor per år
Datafångst av egen personal
samt via Itella
Geografiskt komplex
organisation – många
arbetsplatser
Ca 300 attestanter
Fakturaflödet styrs av projekt
Agresso som ekonomisystem
4
Karin Alexandersson
2012-03-12
Projekt i Urval
Norra Länken, Stockholm
Kontraktsumma: 1099 MSEK
E4, Uppsala
Kontraktsumma: 1035 MSEK
Svea Torn, Stockholm
Kontraktssumma: 101 MSEK
Karin Alexandersson
Liljeholmen Galleria, Stockholm
Kontraktssumma: 340 MSEK
5
Bakgrund

•
•
•
•
•
•
•
•
Agressos EFH sedan 2008
Många knapptryckningar
Otydlig layout - fakturabild för liten
Krångligt att skriva ut
Svårt att bifoga filer – samt se bifogade filer
Långsamt – sidan laddas om vid varje ny inmatning
Svårt att administrera – upplevdes som osäkert
Saknade rutin för delbetalning
Saknade rutin för reklamationer
6
Karin Alexandersson
2012-03-12
Bakgrund fortsättning

Under våren 2010 insåg vi att Agresso inte hade resurser/fokus på
att utveckla sin EFH efter vår verksamhets önskemål.

Projekt EFH med syfte att hitta ett EFH-system anpassat till vår
verksamhet påbörjades

Projektet tog utgångspunkt i följande:
•
•
•
Söka efter en webbattest som motsvarar verksamhetens behov
Fokus på produktions önskemål
Involvering av produktion i form av referensgrupper
7
Karin Alexandersson
2012-03-12
Förstudie
•
•
•
•
•
•
•
Extern hjälp i upphandlingsskedet
Upprättande av preliminär kravspecifikation
Referensgrupp – ska spegla företagets attestanter
Workshop med referensgrupp – vad vill attestanterna ha?
Kravspecifikation fastställs
Förfrågan ink. kravspecifikation skickades ut till 7 leverantörer
Offert, fem leverantörer valde att svarade
8
Karin Alexandersson
2012-03-12
Leverantörer
•
•
•
•
•
•
•
Actit (Visma IM)
Ascendo (Ascendo IM)
Basware (Basware IP)
Medius (MediusFlow Lev.fakt.)
Nordisk data (E-fakt)
Palette (Baltzar)
Symbrio (Sync IT)
9
Karin Alexandersson
2012-03-12
Referensgruppens önskemål (urval)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Tydligare layout – större fakturabild
Färre knapptryckningar
Bättre utskriftsmöjligheter & bättre utskriftskvalitet
Snabbare hantering av fakturor – tidsbesparing
Kontoplan per projekt
Effektivare rutiner för reklamation och delbetalning
Stöd för hantering av återkommande fakturor
Större flexibilitet för olika projektorganisationer
Tydligare rapporter & sökmöjligheter
10
Karin Alexandersson
2012-03-12
Demonstration
•
•
•
•
•
•
Samtliga svarande leverantörer bjöds in att demonstrera sitt
system för referensgruppen (ca 2 h/per demo)
Referensgruppen gavs ingen information om offererat pris
Efter varje demonstration fick referenspersonerna skatta systemet
enligt ett antal fasta kriterier
De två system som fick högst poäng inbjöds till en längre
demonstration.
Högst poäng fick Ascendo & Palette
Referensgruppen valde slutligen Ascendo
11
Karin Alexandersson
2012-03-12
Tid – ca 6 månader
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Mars – Projektstart & upprättande av kravspecifikation
April – Deadline offert
Maj – Systemdemonstrationer
Juni - Beslut
Juli - Avtal
Augusti – Implementering påbörjas
September – Kundunik parametersättning
Oktober – Utbildning superusers
Oktober/November - Tester
November - Utbildning av vanliga attestanter
November - Driftstart
12
Karin Alexandersson
2012-03-12
Erfarenheter
Vad gick bra:
• Bra förstudie – tydlig bild av vad vi sökte
• Medarbetarinvolvering – användarna fick välja system
• Referensgrupp – effektiv förankring med ”system-ambassadörer”
• Intern projektledare – väl insatt i företagets behov
• Extern hjälp – bra stöd vid ex. upprättandet av avtalet
• Kravspecifikation – alla vet vad som ska levereras
• God intern kommunikation – löpande information på Intranätet
• Gott samarbete med Ascendo
• Upplever att produktion är mycket nöjda med Ascendo
• Tydliga krav – du som kund kan påverkar din situation
• Ring referenser – prata med rätt person
13
Karin Alexandersson
2012-03-12
Erfarenheter fortsättning
Vad gick mindre bra:
•
Förstudien – mer tid på att specificera viktig funktionalitet
•
Vad ska levereras – tydligt dokumenterat i avtalet
•
Licens / Tjänst
•
Komplext flöde – en ny erfarenhet för Ascendo
•
Intern projektledare – resurskrävande
•
Brist på resurser hos Ascendo
•
Lätt att bli trött mot slutet av projektet…. Orka hela vägen fram
14
Karin Alexandersson
2012-03-12
Frågor?
15
Karin Alexandersson
2012-03-12