Transcript Personalenhetens Verksamhetsplan 2012-2014

Personalenhetens
Verksamhetsplan 2012-2014
Kortversion
Yvonne Andersson
Personalchef
Personalenheten
Allmänt om UmU som arbetsgivare
De närmaste åren kommer att ställa stora krav på att vi stärker vårt
varumärke som arbetsgivare. Vi rekryterar cirka 500 medarbetare per år
och konkurrensen om arbetskraft är både nationell och internationell. Ett
starkt varumärke som arbetsgivare kräver både fortsatt utveckling av den
inre kulturen och utveckling av förutsättningarna i arbetsmiljön, samt att
marknadsföra oss som arbetsgivare utåt. Ett inkluderande universitet är
den grund som all vår verksamhet ska bygga på.
Avgörande framgångsfaktorer för lärare/forskare är en stabil situation i
befattningarna och attraktiva karriärvägar. Detta har identifierats av
universitetsledningen, som därför har inlett ett långsiktigt arbete med att
öka de attraktiva förutsättningarna i lärarbefattningarna. I detta ingår
även utveckling av karriärvägar – pedagogisk och konstnärlig samt
samverkan.
För teknisk/administrativ personal är viktiga framgångsfaktorer ökade
möjligheter till utveckling av kompetens och möjlighet till intern rörlighet.
Sammanfattning av verksamhetsplaneringen för
Personalenheten
Under perioden 2012-2014 ska Personalenheten stödja utvecklingen av
attraktiva anställningar i ett nationellt och internationellt perspektiv,
ledarskapets stöd och förutsättningar samt en hälsofrämjande
arbetsmiljö.
Utöver det arbetsgivarpolitiska ansvaret har POU också ansvar för
utbildning och samverkan med studenter i frågor kring inkludering och
psykosocial arbetsmiljö. Då studenternas representanter (30-40
arbetsmiljöombud m fl) årligen byts ut innebär detta att vi för att
säkerställa lag- och avtalskrav måste avsätta icke obetydliga resurser
för denna viktiga uppgift.
För Personalenhetens arbete så behövs ett fortsatt arbete med att
kvalitetssäkra och effektivisera löne- och personalprocesserna, som
personalchefen har ett delegerat ansvar för.
Under 2011 påbörjades ett utvecklingsarbete ”HR i förvandling” som
ska medföra utveckling av HR-stödets roller och kompetenser för att
säkerställa processer och stödet till prefekter/chefer. Vid myndigheten
pågår ett myndighetsövergripande arbete med utveckling av
administrativt stöd. De som närmast berörs inom HR-området är
avdelningen personal-och organisationsutveckling (POU) och personalsekreterare på fakultet. Som ett led i detta kommer Personalenheten att
under våren redovisa för universitetsledningen sin kartläggning och
olika scenarier för HR-stödet vid myndigheten. Hur det fortsatta
utvecklingsarbetet inom HR-stödet ska bedrivas beror på
universitetsledningens beslut.
Den löneadministrativa avdelningen (LA) berörs närmast av den
nationella servicecenterutredningen, som medför ett ökat behov av att
mäta effektiviteten i löneadministrationen. Vi kommer även att se över
kostnadseffektiviteten när det gäller den tekniska driften av Primula.
Fyra huvudmål vid Umeå universitets verksamhetsplan 2012
berör direkt vår verksamhetsplanering för HR

Förutsättningarna för anställningar som lärare/forskare ska vara
attraktiva i ett internationellt perspektiv.

Ledarrollen på institutionsnivå ska utvecklas, vilket bl a ska
medföra att prefektens tid för det akademiska ledarskapet ökar och
att det administrativa stödet förbättras.

Umeå universitets administration ska vara effektiv och ett
samordnat arbetssätt ska genomsyra hela organisationen.

Myndigheten ska ta ett samlat grepp om rekrytering av
lärare/forskare i syfte att bl a genomföra konkurrenskraftiga
rekryteringar samt minska den genomsnittliga tiden för
rekrytering av lektor/professor.
Därutöver finns ett antal universitetsövergripande mål för de
tematiska ansvarsområdena. Dessa kommer under 2012 att
revideras.
Prioriterade aktiviteter under 2012
Utifrån utmaningarna, målen i universitetets verksamhetsplan och de
tematiska målen har vi prioriterat nedanstående områden och
aktiviteter under 2012. Prioriteringen grundar sig på att Personalenheten under 2012 har en ansträngd bemanningssituation. Om
löpande arbete med rehabilitering, omställning m m blir mer än
planerat kommer omprioriteringar att ske.
Attraktiva anställningar i ett nationellt och internationellt perspektiv
Utvecklingsområde
Aktiviteter
Konsekvenser av ny anställningsordning
för lärare
Översyn av forskarbefattningar, framtagande av handläggningsordningar,
säkerställa införandet.
Utveckling av anställningsvillkor
Utveckling av enskilda överenskommelser, former för kombinationstjänster.
Utveckling av lönepolitiken
Ny lönepolicy, universitetsgemensamma lönekriterier, utveckling av RALSprocessen.
Jämställdhet och likabehandling
Utveckling av organisation, framtagande av plan för jämställdhet och
likabehandling.
För ett inkluderande universitet
Förstudie service till internationella medarbetare, ökad information på
engelska, utveckling av introduktionsutbildning på svenska och engelska.
Medarbetarcenter
Omstart av medarbetarcenter under 2012 med syfte att genomföra
trygghetsskapande aktiviteter för medarbetare bl.a karriärvägledning.
Arbetsgivarpolitiskt program
Med utgångspunkt från utvecklingsprogrammet ska ett arbetsgivarpolitiskt
program processas fram.
Ledarskapets stöd och förutsättningar
Utvecklingsområde
Aktiviteter
HR-stödet till chefer
Utveckling av universitetets HR-stöd genom fortsatt arbete med projekt
”HR i förvandling” där vi lämnar förslag till utveckling av universitetets
HR-stöd.
Ledarutveckling
Chefsintroduktion, revidering och vidareutveckling av UCL,
ledarseminarier, införande av utbildning för forskningsledare.
Bemanningsplanering
Införande av bemanningsplaneringssystemet (BPS) vid alla institutioner/
enheter.
Kompetensförsörjning
Revidering av strategisk kompetens-försörjningsplan för UmU,
stödmaterial för framtagande av kompetensförsörjnings-planer och
utbildning för chefer i utvecklingssamtal/lönesamtal.
Rekrytering och omställning
Utveckling av rekryteringsprocessen och webbstöd. Utveckling av
omställningsprocessen.
En hälsofrämjande arbetsmiljö
Utvecklingsområde
Aktivitet
Psykosocial arbetsmiljö
Bearbetning av medarbetarundersökning och insatser utifrån denna.
Friskvård
Upphandling av motionskortsavtal.
Företagshälsovård
Upphandling av företagshälsovårdsavtal.
Rehabilitering
Införande av IT-baserat stödverktyg ADATO.
Personalenhetens verksamhet
Personalenheten består av två avdelningar – löneadministration (LA)
och personal-och organisationsutveckling (POU).
Våra arbetsområden är verksamhets- och kompetensutveckling,
arbetsmiljö och hälsa, ledar- och medarbetarutveckling, omställning,
jämställdhet och likabehandling, grupp- och organisationsutveckling,
PA-system, pensions- och löneadministration, arbetsrättsliga frågor,
avtals- och samverkansfrågor samt lönebildningsfrågor.
Vi var i december 2011 totalt tjugofem personer anställda vid enheten
(21,5 tjänster). Av dessa var det tretton medarbetare (11,15 årsarbetare)
inom löneadministration och tio medarbetare (9,3 årsarbetare) inom
personal-och organisationsutveckling samt en chef för personalenheten
och en områdeschef för löneadministrationen. Därutöver har vi också
för Personalenheten haft två personer inhyrda (0,75 årsarbetare) för
ledarutveckling och projektet bemanningsplaneringssystem (BPS).
Av medarbetarna är 28 procent män och 72 procent kvinnor.
Medelåldern är 52 år och sex personer finns i åldersgruppen 60-64 år,
vilket innebär ett stort behov de närmaste åren av att planera
generationsväxling och att öka andelen män.
Under 2011 introducerades fem nya medarbetare på enheten - tre nya
löneadministratörer och/eller pension, en områdeschef för
löneadministrationen och en utvecklingskonsult. Under 2012 planeras
att introducera en ny löneadministratör, två till tre utvecklingskonsulter och en projektledare.
Beroende på myndighetens utvecklingsprogram som tas fram under
våren kan planeringen förändras inför 2013. Personalenheten kommer
under 2012 att ha en ansträngd bemanningssituation på grund av
kompetensväxlingar och måste av resursskäl prioritera hårt i
utvecklingsarbetet. Om löpande arbete med rehabilitering, omställning
med mera blir mer än planerat kommer omprioriteringar av aktiviteter
att bli nödvändigt.
Personalenhetens uppdrag
Personalenhetens uppdrag är att driva, samordna och stödja
utvecklingen av Umeå universitets arbetsgivarpolitik och personalprocesser, så att verksamhetens kvalitet och konkurrenskraft stärks.
Personalenheten har till uppdrag att skapa förutsättningar för en
samordnad arbetsgivarfunktion, utveckla arbetsgivarpolitiska
styrdokument, arbeta med övergripande frågor inom personal- och
organisationsutveckling samt ansvara för löne-, system- och pensionsadministration.
-
-
Uppdraget utförs genom operativt och strategiskt stöd så att
universitetet kan
attrahera, rekrytera, behålla och utveckla samt avveckla kompetens.
Uppdraget innebär mer specificerat att:
-
utveckla myndighetens arbetsgivarpolitik, varumärke och
säkerställa en samordnad arbetsgivarfunktion.
utveckla och säkerställa myndighetens arbete med
kompetensförsörjning.
stödja individ-, grupp- och organisationsutveckling.
förvalta, utveckla och effektivisera löne-, pensions- och
personalprocesser, stödsystem och rutiner.
säkerställa att lagar, förordningar, policies och regler inom
personalområdet efterlevs.
-
stödja och hjälpa medarbetare och chefer till goda prestationer.
vara en central arbetsgivarfunktion genom expertstöd i
strategiska och operativa personalfrågor till chefer och
medarbetare.
samverka med och årligen utbilda nya studentrepresentanter
(arbetsmiljöombud
m fl) i frågor som rör inkludering och psykosocial arbetsmiljö.
erbjuda råd och stöd inom sakområdena rekrytering, löne- och
anställningsvillkor, arbetsrätt, grupp- och
organisationsutveckling, ledar- och medarbetarutveckling,
jämställdhet och likabehandling, psykosocial arbetsmiljö,
krisledning, hälsa, rehabilitering, kompetenförsörjning,
karriärcoachning, omställning, pensions- och försäkringsfrågor
och personalsystem.
utifrån behov tillhandahålla ett stöd till studenter inom det
psykosociala arbetsmiljöområdet.
ansvara för kontakter med externa aktörer, som t. ex.
Försäkringskassan, företagshälsovård, Skatteverket,
Arbetsgivarverket, SPV, AF, Trygghetsstiftelsen samt annan
extern samverkan, t. ex. partneruniversitet.
Vision



Vi är en enhet som tillsammans känner stolthet, lust och glädje. Vi är
efterfrågade och en nationell förebild.
Våra chefer och vår ledning vet vad vi kan stödja dem med, förstår hur vi
gör det och varför vi gör det.
Med hjälp av oss i vårt sätt att arbeta med Human Resources (HR), är
Umeå universitet satt på kartan som en attraktiv arbetsgivare.
Vi har nått detta genom



HR-strategier integrerade i universitetets- och
institutionernas/enheternas arbete med verksamhetens planering,
utveckling och uppföljning.
HR- organisation som är tydlig, professionell och stödjande.
HR-system för både löner och HR-processer som är kvalitetssäkra och
effektivt stödjer chefer, anställda, administratörer samt externa
intressenter.
Verksamhetsidé
-
-
Vi ska initiera, utveckla, implementera och stödja policies inom det
personalpolitiska området samt stödja implementeringen av
universitetets utvecklingsprogram, allt i syfte att stärka kvalitet och
konkurrenskraft.
Vi ska verka för att rätt kompetens finns för rätt uppgift vid rätt tillfälle.
Vi ska verka för att universitetet uppfattas som en attraktiv arbetsgivare
och attraktiv arbetsplats.
Vi ska verka för att universitetet är en attraktiv och självklar
samarbetspartner för det omgivande samhället och för andra universitet
och högskolor.
Vårt arbete grundar sig på helhetssyn och verksamhetsperspektiv,
professionalism och framförhållning.
Utmaningar de närmaste åren

En ökad konkurrens om arbetskraft nationellt och
internationellt
En omfattande generationsväxling sker de närmaste åren, såväl
nationellt som internationellt. För UmU:s del beräknas cirka 130
anställda per år gå i pension de närmaste fem åren. Av dessa är cirka
hälften lärarpersonal. Den ökande konkurrensen mellan lärosätena
kommer att ställa krav på anpassningar av anställningsordningar och
mer individualiserade löne-och anställningsvillkor, så att
förutsättningarna för lärare är konkurrenskraftiga. Vissa forskar- och
lärarbefattningar förväntas bli svårare att rekrytera till samt
befattningar inom IT-området och chefsbefattningar. För att möta
konkurrensen måste vi också effektivisera och kvalitetssäkra
rekryteringsprocessen för lärare. Som arbetsgivare måste vi även jobba
med universitetets varumärke. Mer arbete kring synen på och
arbetsförhållanden för senior arbetskraft behövs, och då särskilt om
pensionsåldern höjs till 69 år. Eventuella nationella förändringar som
skulle innebära samgåenden av universitet och nationell koncentration
av forskningsverksamhet får stor effekt för myndigheten.

Snabb teknikutveckling som ställer förändrade krav på
kompetens, verksamhet och kultur för medarbetare och
studenter. Det påverkar struktur, kompetens och kultur
Som universitet måste vi utveckla hur vi använder ny teknik i
administration, forskning och undervisning. Teknikutvecklingen ger
många verksamheter möjlighet till ökad effektivitet och service, flexibla
arbetsformer och större frihet vad gäller platsen och tiden för arbetets
utförande. Sociala medier skapar spridning, men kräver också ökad
medvetenhet om risken för sammanblandning av den privata och den
professionella sfären. Tekniken bidrar till nya lösningar, men kan också
påverka den psykosociala arbetsmiljön negativt om medarbetarna
ständigt är eller förväntas vara nåbara. Teknikutvecklingen medför nya
arbetsformer som påverkar behovet av kompetens, arbetsinnehåll samt
ledning och styrning. Det kan innebära stora kompetensskillnader
mellan medarbetare, kostnadskrävande investeringar, juridiska
aspekter (t.ex. användande av sociala medier, framtagande av
undervisningsmaterial) och att anställningsvillkor måste ses ur nya
perspektiv.

Ökad mångfald; Universitetets anställda och studenter blir
alltmer heterogena och ska känna sig välkomna till Umeå
universitet
Nya sociala grupperingar och etnisk mångfald utvecklar nya kulturella
mönster och ökar pluralismen. Samtidigt leder individualiseringen,
större fokus på mänskliga rättigheter
och diskrimineringslagstiftningen, till att den enskilde medborgaren,
medarbetaren och studenten bevakar sina rättigheter och förväntar sig
att bli bemött efter sina egna förutsättningar. Vad avser
diskrimineringsgrunderna kön och etnicitet ställer regeringen
dessutom särskilda krav på de statliga arbetsgivarna. Universitetet har
idag, främst inom forskningsområdet, en stor etnisk mångfald, vilken
förväntas öka med ökad internationalisering. Detta medför krav på
kommunikation på både svenska och engelska i såväl tal som skrift.
Kraven på tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning
kommer troligtvis också att öka framöver.

Utveckling av ledarskapet; Våra ledare ska ha de
förutsättningar de behöver för att kunna ta ansvar för
verksamhetens utveckling, en god arbetsmiljö och för
kompetensförsörjning
Kontinuerlig verksamhetsutveckling kräver chefer som kan leda i
förändring, som kan vara såväl skickliga verksamhetsledare som
arbetsgivarföreträdare. Planering av verksamhetens utveckling i
kombination med planerade kompetensbehov blir en viktig uppgift.
Chefen får en mer strategisk roll och måste kunna prioritera, sätta upp
tydliga mål samt följa upp medarbetarnas arbetsresultat. Nuvarande
förutsättningar för det akademiska ledarskapet inom universitetet
ställer höga krav på kvalitativt administrativt stöd eftersom det är ett
tidsbegränsat prefektskap, på deltid där få har tidigare chefserfarenhet.
Utvecklingen mot större institutioner kommer också att öka kraven på
strategiskt ledarskap och på att inom institutionerna utveckla de olika
ledaruppdragens roller och ansvar. En utmaning de närmaste åren blir
att ge ett ökat och professionellt administrativt stöd till akademiska
ledare samt att titta på olika former av ledarutvecklingsinsatser som
stärker den strategiska rollen.

Utveckling av medarbetarskapet; Våra medarbetare ska
uppleva att de har förutsättningar för att ta sitt ansvar för
utveckling av verksamheten och för utveckling av sin
kompetens
Medarbetare vid universitetet har en hög grad av ansvar och kompetens. De ansvarar ofta för processer och projekt utan att ha ett
chefsansvar, vilket bidrar till ett mer aktivt och självständigt
medarbetarskap. Detta medför att de vill och förväntas ta ansvar för att
utveckla såväl verksamheten som den egna kompetensen.
Medarbetarundesökning visar på en hög grad av arbetsbelastning
samtidigt som arbetstillfredsställelsen är hög. Företags-hälsovården
har i årsrapport 2011 särskilt uppmärksammat ett ökat behov av
stödjande insatser för att hantera hög arbetsbelastning. Att främja
delaktighet och inflytande, hälsa och att stödja karriär-/kompetensutveckling blir fortsatta utmaningar de närmaste åren.

Ökade krav på uppföljning och utveckling av
processer, ökade krav på att mäta effekter av vårt arbete och
på effektiva och kvalitetssäkra processer
Kraven på uppföljning och att redovisa resultat har ökat nationellt och
internationellt de senaste åren. Ranking av såväl utbildnings- som
forskarverksamhet sker kontinuerligt. Det finns även krav på
effektivisering av administration på grund av vikande studentunderlag
och ekonomi samt genom etablering av nationella servicecenter för
främst personal- och ekonomiadministration. Även ställningstaganden
om outsourcing av stödverksamhet kommer att bli allt vanligare.