Transcript Verksamhetsplan 2014-2016 Budget 2014

Verksamhetsplan 2014-2016
Budget 2014
2013-12-17
Innehållsförteckning
Verksamhetsstyrning
3
Organisation
4
Om verksamheten
4
Hyresgäster och medborgare
5
Medarbetare/arbetssätt
6
Förnyelse/tillväxt/utveckling
7
Ekonomi
8
Budget 2014
9
Drift
Verksamhetsbeskrivningar
Större förändringar
Investeringar
Omslagsbild; Ett glatt städteam med sin ROBO 2013 i Taserudshallen
Foto; Elisabet Westergren
2
Verksamhetsstyrning
Kommunfullmäktige antar den strategiska
planen för Arvika kommun som omfattar
grundläggande förutsättningar och inriktningar för kommunkoncernens verksamhet. Arvika Fastighets AB ingår i kommunkoncernen och verksamhetsplaneringen sker därför i linje med koncernens planering.
plan för Arvika Fastighets AB med mål
och indikatorer för att mäta måluppfyllelsen, samt aktiviteter för att nå målen.
Verksamhetsplanen är tillika en återrapportering till styrelsen, samt även kommunstyrelse och kommunfullmäktige.
Uppföljningen av verksamhetsplan och
budget sker löpande under året i VDrapporter, delårsrapporter samt vid årets
slut i årsredovisningen.
Med stöd från den strategiska planen för
kommunkoncernen upprättas verksamhets-
Principskiss och ”årshjul” för verksamhetsstyrning
uppföljning 1
1/1
Årsredovisning och
bokslut
Styrelsen fastställer
budget
dec
Arbete med bokslut
och årsredovisning
Styrelsen godkänner
och undertecknar
årsredovisning
1/10
1/4
Arbete med budget
Årsstämma
Underlag för strategisk plan
30/4
Delårsrapport
31/8
Delårsuppföljning 1
1/7
3
Strategisk plan fastställs av Kf
Vision, strategiska mål och strategier
Arvika – en attraktivare kommun
Utgångspunkten för verksamheten är att i samklang med Arvika kommuns vision erbjuda god
service och stödja näringsliv, kultur, föreningsliv och medborgarnas egen kreativitet. Detta
ger möjligheter till ett gott och tryggt liv och gör Arvika till en av landets mest attraktiva
kommuner!
Vår affärsidé
Arvika Fastighets AB ska inom Arvika kommun med affärsmässiga principer erbjuda hyresgäster attraktiva och trygga boenden, ändamålsenliga och effektiva lokaler samt förvalta och
utveckla kommunalt ägda fastigheter, anläggningar och parkmark.
Organisation
Figur 1
Om verksamheten
Arvika Fastighets AB är kommunkoncernens allmännyttiga fastighetsbolag. Bolaget äger och förvaltar ett bostadsbestånd
om cirka 3.000 lägenheter (inklusive vårdboende), verksamhetslokaler som hyrs av
Arvika kommun samt viss del kommersi-
ella lokaler. Bolaget utför även förvaltning
av byggnader, anläggningar samt parkmark
ägd av Arvika kommun. Totalt antalet tillsvidareanställda är 127 samt 19 st med
tidsbegränsad anställning.
4
Hyresgäster och medborgare
Strategiskt mål
Vi är ett attraktivt fastighetsbolag, där hyresgäster och medborgare är nöjda med vår verksamhet.
Strategier
- Vi för en öppen och aktiv dialog med våra hyresgäster och kommuninvånare.
- Vi låter våra hyresgäster vara med och påverka.
- Vi har en hög tillgänglighet och korta handläggningstider.
- Vi agerar affärsmässigt och med tydlighet.
Indikatorer
Kundundersökning bostäder. Mätning vartannat år
av ”Förvaltningskvalitet”
enligt Branschindex Bo.
Enhet
Utfall
2011/12
Mål 2013
Mål
2014
%
81*
-
≥84**
Uthyrningsgrad, andel lägenheter
%
99,4
≥99
≥99
Mål
2015
-
≥99
Mål
2016
≥86
≥99
* Medianvärdet för samtliga ingående fastighetsbolag i mätningen 2011 är 81 % (motsvarar att 81 %
av tillfrågade är ”ganska nöjda” eller ”mycket nöjda”).
** Mål 84 % motsvarar gräns för övre kvartil för alla ingående fastighetsbolag i mätning 2011 (d v s
gräns för ”bästa fjärdedelen” av alla bolag)
Aktivitetsplan
•
•
•
•
•
Arbeta in systemet med systematiskt hyressättning efter modell ”Rättvis hyra” inom
bostadsbeståndet. Mål att börja införande under 2014.
Säkerställa effektiv drift av nya hemsidan med möjligheter till förenklade rutiner för
felanmälan och andra kundkontakter.
Tillgänglighet och trygghet i boendet. Inventera nuläget och upprätta plan för utveckling av tillgänglighet och trygghet.
Arbeta fram tydliga och mätbara entreprenadavtal gällande skötseluppdrag för parkmark och fastigheter tillhörande Arvika kommun, i det ingår att tydliggöra rutiner för
beställning och beslut om uppdrag.
Utveckla systemet för s. k. koncernhyresavtal tillsammans med Arvika kommun (hyresgäst), syfte att uppnå incitament för besparingar för både hyresvärd och hyresgäst.
5
Medarbetare/arbetssätt
Strategiskt mål
Vi är en attraktiv arbetsgivare, där medarbetarna trivs, utvecklas och är stolta över att ge god
service.
Strategier
- Vi erbjuder utvecklingsmöjligheter och stimulerande arbetsuppgifter i en god arbetsmiljö.
- Vi har en tydlig process för ledning och styrning av verksamheten.
- Vi genomför satsningar för personalens kompetensutveckling.
- Vi arbetar aktivt för att förbättra medarbetarnas hälsa.
- Vi arbetar aktivt för ökad jämställdhet och mångfald.
Indikatorer
Enhet
Utfall
2012
Utfall
2013
Sjukfrånvaro
%
2,3
3,9 per
september
Index
53
-
Medarbetarindex *
Mål
2014
≤ 3,0
Mål
2015
≤ 2,8
≥65
-
Mål
2016
≤2,7
≥70
* Vi genomför medarbetarundersökningar vartannat år med start i bolaget 2012.
Aktivitetsplan
Det är fortsatt viktigt att fokusera på utveckling av personal, organisation, arbetssätt och ledning under 2014 för att bygga vidare till ett effektivt och modernt fastighetsföretag. En målsättning är att verksamheterna ska drivas konkurrensmässigt i jämförelse med externt upphandlat utförande.
•
•
•
•
Färdigställa pågående analyser av organisationen, processer i fastighetsförvaltningen ,
och kompetenskartläggning med syfte att uppnå marknadsmässig effektivitet.
Implementera justering av organisation angående kundtjänst och felanmälan.
Genomföra samordning och effektivisering av interna lokaler.
Pågående arbete med utveckling av företagets varumärke och värdegrund slutförs under våren 2014.
6
Förnyelse, tillväxt och utveckling
Strategiskt mål
Vi är ett framgångsrikt bolag som utifrån ekologiska, sociala och ekonomiska hänsyn skapar
god livskvalitet för dagens och morgondagens hyresgäster och kommuninvånare.
Strategier
- Vi arbetar aktivt i allmännyttigt syfte att skapa fler boenden i kommunen.
- Vi arbetar aktivt för ett effektivt lokalutnyttjande.
- Vi agerar och planerar långsiktigt för en miljömässig hållbar fastighetsförvaltning och verkar aktivt för att minska energianvändandet.
- Vi verkar för ökad samordning inom kommunkoncernen, där kvalitets- och resultatmål ska
tydliggöras.
Indikatorer
Enhet
Utfall
2012
Energieffektivisering1)
Mwh
-1000
Nya lägenheter, påbörjat
Antal ROT-ombyggda
lägenheter
Antal
Antal
1)
Utfall
2013
Mål 2014
Mål 2015
Mål 2016
-1500
-1500
-1000
6
≥40
≥20
≥30
17
≥40
≥70
≥70
Utgångspunkt är förbrukning 62.000 MWh mätår 2009.
Aktivitetsplan
•
•
•
•
•
•
•
Deltar i energieffektiviseringsprojekt med stöd via Energimyndigheten, utredning av
besparingsmöjligheter inom beståndet samt genomförande av åtgärder
Energieffektiviseringsaktiviteter för våra hyresgäster (bostäder och lokaler).
Satsning att utveckla personalens förmåga till energibesparing i den dagliga fastighetssskötseln.
Fortsatt utbyggnad av system för källsortering avfall.
Genomförande av nyproduktion i kvarteren Veterinären (Fabriksgatan/Torggatan) och
Biet (Agneteberg) under 2014.
Planering för nyproduktion 2015-16.
Under 2014 genomföra ROT-ombyggnader i kvarteren Dragspelet (Agneteberg) och
Salem (Tingsgatan 11).
7
Ekonomi
Strategiskt mål
Vi har en hållbar ekonomi, där vi använder våra resurser på ett affärsmässigt sätt.
Strategier
- Vi driver en ansvarsfull verksamhet där ekonomi i balans är överordnad övriga krav.
- Verksamhetsområdena bostäder samt kommersiella lokaler
ska drivas och utvecklas affärsmässigt.
-Förvaltning av verksamhetsfastigheter samt utförande av skötseluppdrag ska genomföras och
utvecklas konkurrenskraftigt och kostnadseffektivt.
Indikatorer
Ekonomiskt resultat f skatt
Soliditet
Enhet
Utfall 2012
Tkr
%
9 838
11
Prognos
2013
Budget
2014
Budget 2014
enl
K3 redovisning
6 500
10,0
8864
11,0
19 549
11,0
Bolagets verksamhet omfattar fyra verksamhetsområden;
1.
2.
3.
4.
Förvaltning bostadsfastigheter.
Förvaltning kommersiella fastigheter.
Förvaltning verksamhetsfastigheter (Arvika kommun är hyresgäst).
Skötseluppdrag för fastigheter, anläggningar och parkmark ägda av Arvika kommun.
Aktivitetsplan
•
•
•
•
Färdigställa affärsplan, varumärke och kommunikationsplattform.
Säkerställa heltäckande internkontroll angående fastighetsägaransvaret.
Upprätta fastighetsdokumentation.
Analys av fastighetsbeståndets struktur och omfattning samt affärsplaner och värdering.
8
Budget
Budget 2014 har gjorts utifrån kända taxehöjningar och övriga kända prishöjningar avseende
kostnader samt justerad bedömning av ränteutveckling med förutsättning att del av rörliga lån
omvandlas till bundna under året.
I kostnadsbudget för 2014 ingår kostnader för utvecklingsprojekt (företagsutveckling) i nivå
2000 tkr. Syftet med dessa projekt är att genomföra effektivisering och utveckling av företagets
verksamhet. Dessa kostnader bedöms under kommande år om möjligt ingå i våra budgeterade
kostnader men kommer att variera i omfattning beroende på hur behoven ser ut.
Nedan anges ett sammandrag av driftbudget. Specificerad sammanställning finns i bilaga.
Driftbudget 2014
Drift egna fastigheter
enligt K3-redovisning
(tkr)
Intäkter
Driftkostnader
Underhållskostnader
Fastighetsskatt
Central adm
Avskrivningar
Finansiella poster
Resultat (enligt K3-redovisning)
288 976
-161 448
-27 275
-2 940
- 2 660
-42 656
-33 426
19 571
Skötselavtal
(tkr)
15 601
-14 201
-950
-450
0
För jämförelse med tidigare år (där K3-redovisning inte förelåg) ska budgetresultat omräknas till nivå 8 870 tkr.
9
Viktiga frågor de närmaste åren är att planera för nödvändiga renoveringar samt
energieffektiviseringar. En utveckling av
bostadsförvaltningen har påbörjats genom
bland annat införande av digital felanmälan. Nästa steg är nu att introducera den
nya hemsidan som även kommer att underlätta för hyresgäster att boka tvättider, anmäla fel osv. Ett stort och viktigt projekt
som pågår är att genomföra översyn av nuvarande hyressättning genom s k systematisk hyressättning (projekt Poängen), vilket
ska införas med början under 2014. Projektet sker i samarbete med hyresgästföreningen.
Lokaler
Avdelning Lokaler ansvarar för förvaltning
av lokalfastigheter samt skötsel av byggnader och anläggningar tillhörande Arvika
kommun (skötselavtal). Förändringar i fastighetsbeståndet är att Järnvägsstationen
har köpts och industrifastigheten Ryttaren
3 har sålts.
Fortsatta energieffektiviseringsåtgärder
kommer att fortgå och intensifieras, till
hjälp för arbetet kommer några byggnader
att kompletteras med mätare för verksamhetsel och fastighetsel.
Speciellt viktigt under närmaste åren är att
planera och genomföra nyproduktion samt
ROT-ombyggnad av lägenheter.
Stort fokus kommer fortsatt att inriktas på
energioptimering i daglig drift, däri ingår
utbildningar både för egen personal samt
till nyckelpersoner hos hyresgäster.
Utveckling av Kundtjänst planeras under
2014 i syfte att erbjuda en integrerad kundtjänst i Stadshuset av nuvarande kommunens och AFAB´s kundtjänstfunktioner.
Huvudsyftet är att ge bättre service till
kunder och andra besökare till Stadshuset.
Det påbörjade arbetet med att upprätta affärsplaner för fastigheterna kommer att
fortsätta under 2014.
Viktig uppgift är att fördjupa tillsammans
med kommunförvaltningen och prioritera
underhållsåtgärder och investeringsbehov
inom verksamhetsfastigheterna. Långsiktig
lokalförsörjningsplan ska utgöra grunden
för större beslut. Flera skolor och förskolor
är i stort behov av mer omfattande renovering.
Administrativ stab
Administrativa staben har ansvar för att
sammanhålla ekonomi- och administration.
Särskilt viktiga områden under 2014 är att
genomföra K3-redovisningen, att förtydliga och förenkla ekonomiska uppföljningen samt att utarbeta underlag för affärsplaner per fastighet. I takt med ökade investeringar är finansierings- och likviditetsplanering ett fokusområde.
Effektivisering av fastighetsskötseln fortsätter genom att all uteskötsel kommer att
hanteras av avdelningen Park- och tomtmark.
Bostäder
Teknisk stab
Avdelning Bostäder ansvarar för förvaltningen av bostads- och vårdboendefastigheter. Sammanlagt 3002 boenden varav
2.573 lägenheter i det ordinarie lägenhetsbeståndet, resterande i vårdboendet.
Teknisk stab har som uppgift att utgöra
stöd för beslut inom fastighetsförvaltningen angående drift- underhålls- och byggprojekt. Speciellt viktigt under närmaste
åren är att planera och genomföra nyproduktion samt ROT-ombyggnad av lägenheter.
10
Skötselplaner kommer att upprättas under
året för utemiljöerna och förväntas ge en
bättre styrning av verksamheten. Samtidigt
pågår ett omfattande arbete med att mäta in
alla skötselytor och värdena läggs in i dimensionerings- och kalkylverktyg (modell
Fasticon). Under 2014 ska alla ytor ska
vara inmätta och inlagda i Fasticon, vilket
innebär att vi på ett tydligare sätt kan mäta
tiden för parkskötsel.
Det kommer också fortsatt under 2014 att
krävas insatser för att genomföra inventeringar och klassificering av byggnadernas
skick och status samt prioriteringar för
fortsatta åtgärder inom drift och underhåll.
Även planering för energibesparingsåtgärder är ett viktigt område som berör teknisk
stab i hög grad.
Utrednings- och projekteringsverksamheten kommer att kräva relativt stor insats
närmaste åren. Förstärkning sker via projektanställd byggingenjör och ytterligare
konsultinsats kan bli nödvändig.
En översyn av grönyteskötsel utanför Arvika centralort har gjorts 2013 och under
2014 kommer de sista grönområdena att
inkluderas i skötseln från avdelningen.
Syfte att minska maskinparken på landsbygden och att renodla de olika kompetensområdena inom företaget.
Park- och tomtmark
Avdelningen ansvarar för den yttre skötseln på bostadsgårdar, skolgårdar, förvaltningslokaler och vårdhem i Arvika kommun. Det innefattar grönyteskötsel, skötsel
av lekplatser, snöröjning och städning av
de yttre miljöerna.
Arbetet med att förbättra lekplatsbeståndet
fortgår inom verksamheten. Under 2014
kommer vi börja arbeta utifrån lekplatsutredningen som gjorts på parkmark.
Städ
Avdelningen har även ett skötseluppdrag
från Arvika kommun som omfattar skötsel
av parkmark. I det ingår skötsel av grönytor och parker, tätortsnära skog, lekplatser,
tömning av papperskorgar och hundlatriner
samt spolning av isbanor. I uppdraget ingår
även att upprätta vår- och sommarblomsprogram, blommorna odlas upp i vårt växthus.
Avdelningen ansvarar för den dagliga
städningen för kommunala verksamheter
samt hyresfastigheter. I uppdraget ingår
även tjänsteutförande som storstädning,
golvvård, flyttstädning, byggstäd och sanering. Totalt finns 51 anställda.
Under 2014 skall städverksamheten arbeta
med miljömålen som städklara moppar,
öka förståelsen av användandet av kemtekniska medel som kommer att leda till
minskade utsläpp.
Inom avdelningen finns 19 heltidsarbetande samt 21 säsongsanställda. Det inkluderar även de som arbetar på skötseluppdraget för parkmark åt Arvika kommun.
Städverksamheten skall även 2014 fortsätta
att arbeta med effektivitet och utveckling
för att bibehålla ekonomiskt och kvalitetsmässigt utförande i städtjänsterna.
Under 2014 kommer det att fokuseras på
en fortsatt utveckling av våra utemiljöer i
syfte att få effektivare skötsel och bättre
kvalitet. Det gäller såväl bostäder, lokalfastigheter och parkmark.
11
Större förändringar
Speciellt viktiga utvecklingsområden är att genomföra nyproduktion samt att påbörja systematisk ROT-ombyggnad av lägenheter. Viktigt i detta sammanhang är att nå tillfredsställande
uppgörelser med hyresgäster och hyresgästföreningen om hyresnivå.
Fortsatt under 2014 kommer särskilda insatser att prioriteras för att utveckla verksamheten till
ett effektivt och modernt drivet fastighetsföretag. En del i detta är att se över dimensionering
och organisation för fastighetsskötsel efter att mätningar av fastighetsskötsel enligt
branschnyckelta (AFF-modell, kalkylverktyg ”Fasticon”) genomförts. Även projekt ”lokalsamordning” är ett led i denna effektiviseringsprocess. Lokalsamordningen består i att huvuddelen av all yttre verksamhet inom AFAB samordnas och flyttas till ett ställe (planerat till kv
Förrådet vid Styckåsen). Samordningen kommer att frilägga ett antal lokaler som kan hyras ut
eller säljas.
Investeringar
Investeringsbudgeten redovisar en ram för projekt som bedöms prioriterade. Separata beslut
med erforderlig investeringskalkyl krävs innan igångsättning. Kommunala beslut krävs innan
slutligt beslut om investeringar inom verksamhetsfastigheter.
Inom bostadsbeståndet krävs att tillfredsställande uppgörelser nås med hyresgäster/hyresgästföreningen om hyresnivåer innan slutligt beslut om nybyggnad och ROTombyggnader.
Budget investering (tkr)
Total
projekt
2014
Ombyggnad Rosendal för ATAB
8 000
Ombyggnad Förrådet för AFAB
3 000
Ombyggnad Ritz, kv Arken
30 000
Utredning verksamhetslokaler
2015
2016
15 000
200
Centralskolans kök
4 000
Kyrkebyskolans kök, om/tillb.
5 000
7 000
Järvenskolan, kök
3 500
Sulvik skola, kök
4 000
Minneberg, kök
3 500
Taserudsskolans kök
5 000
12
forts Budget investering (tkr)
Total
projekt
2014
2015
Hamngatans kök – ny verksamhet
Ingesunds Musikhögskola (pågående projekt)
3 000
57 500
15 000
Ingesunds Folkhögskola, tillgänglighetsanpassning
1 000
Nybyggnad 40 lgh, kv Veterinären
40 000
Nybyggnad 6 lgh, kv Biet
14 000
20 000
13 000
Nybyggnad 50 lgh, ospecificerat
75 000
ROT 18 lgh, kv Spinnaren, Renen
ROT 150 lgh, kv Dragspelet
2016
7 500
84 000
10 000
ROT 30 lgh, kv Salem
24 000
24 000
9 000
9 000
Takbyte, kv Vilan, 3 huskroppar
5 700
Energieffektiviseringar i beståndet
3 000
3 000
3 000
Energieffektivisering; belysning
1 000
1 000
1 000
Parkeringsanläggningar, bostäder
1 500
1 500
1 500
Fastighetsnära källsortering, bostäder
1 000
1 000
1 000
Maskiner och fordon
3 800
3 800
3 800
152 700
97 800
124 800
8 000
5 700
13 700
7 000
7 300
14 300
7 000
6 600
13 600
Delsumma
Bostäder
Lokaler
Delsumma tidigare underhåll, nu
investering enligt K3-redovisning
Summa
166 400
13
112 100
138 400