Transcript Hämta som pdf - Pre Greeting

Användarmanual
MiniVoice Webb
Version 1.1 - 2011-06-15
© Pre Greeting AB
2011-06-15
minivoice.se
Sida 1 av 12
Innehållsförteckning MiniVoice Webb användarmanual
Innehåll
VÄLKOMMEN! ......................................................................................................................................................... 3
INLOGGNING - ADMINISTRATION ........................................................................................................................... 4
Inloggning via webbadministration .................................................................................................................... 4
Inloggning via telefonadministration .................................................................................................................. 4
ÖVERSIKT ................................................................................................................................................................. 5
Logga ut .............................................................................................................................................................. 5
ÖPPETTIDER ............................................................................................................................................................ 6
Tidsintervall ........................................................................................................................................................ 6
MENYER................................................................................................................................................................... 7
Skapa en ny MENY .............................................................................................................................................. 7
Ändra i befintlig MENY ........................................................................................................................................ 7
Byt ljudfil i meny ................................................................................................................................................. 7
Ändra svarsställe och justera ”kopplingspauser” ............................................................................................... 7
STATISTIK ................................................................................................................................................................. 9
Statistik talsvar ................................................................................................................................................... 9
Översikt för senaste 30 dagarna..................................................................................................................... 9
Översikt för senaste 7 dagarna....................................................................................................................... 9
Skapa PDF med statistik ................................................................................................................................. 9
Ladda ner statistikdata i Excel ........................................................................................................................ 9
INKORG.................................................................................................................................................................. 10
MITT KONTO ......................................................................................................................................................... 11
Fliken Mitt konto .............................................................................................................................................. 11
Fliken Mina ljudfiler .......................................................................................................................................... 11
Ladda upp ljudfil från dator .......................................................................................................................... 11
Hantera ljudfiler ........................................................................................................................................... 11
Fliken Ändra lösenord ....................................................................................................................................... 11
Fliken Avisering ................................................................................................................................................. 11
Lägg till e-mail adress ................................................................................................................................... 11
OM MINIVOICE ...................................................................................................................................................... 12
KUNDSERVICE........................................................................................................................................................ 12
© Pre Greeting AB
2011-06-15
minivoice.se
Sida 2 av 12
VÄLKOMMEN!
Den här användarmanualen är till för dig som administrerar tjänsten MiniVoice Webb.
MiniVoice Webb är en unik och helt webbaserad molntjänst inom segmentet KST (Kommunikation
Som Tjänst). MiniVoice Webb svarar för första intrycket och tillsammans med Centrex fasta/mobila
anknytningar, svarsgrupper och köbesked får ni en komplett och modern nät baserad växel. Proffsigt
bemötande med menyval, klocka som håller reda på att rätt meddelande spelas vid rätt tillfälle,
menyer i flera nivåer, möjlighet för kunden att bli uppringd, statistik från menyval och Centrex. Det
här är bara några av fördelarna med MiniVoice Webb.
© Pre Greeting AB
2011-06-15
minivoice.se
Sida 3 av 12
INLOGGNING - ADMINISTRATION
MINIVOICE WEBB administreras enklast och komplett via webben. Det finns möjlighet att göra
enklare administration via en telefon, som t ex spela in nya ljudfiler och tillfälligt aktivera meny.
Inloggning via webbadministration
Ta fram dina användaruppgifter som du fått från MiniVoice kundservice.
Inloggning sker på adressen: www.minivoice.se:
1. I den vänstra rutan anger du ANVÄNDARNAMN
2. I den högra anger du LÖSENORD.
Tryck därefter på LOGGA IN. Du möts nu av en Översikt av din MiniVoice Webb.
Inloggning via telefonadministration
Ta fram dina användaruppgifter som du fått från MiniVoice kundservice.
Inloggning via telefonadministration:
1. Ring upp företagets telefonnummer
2. Avbryt menyn/talet med att trycka
3. MiniVoice administrationsguide uppmanar att tryck in PIN och
4. Följ talguiden med följande alternativ:
Lyssna på en ljudfil eller tryck
för att lyssna på alla
Spela in en ljudfil
Aktivera en viss meny, t ex meny för stängt
Återgå till ordinarie meny enligt schema/öppettider
Logga ut från telefonadministrationsguiden
© Pre Greeting AB
2011-06-15
minivoice.se
Sida 4 av 12
ÖVERSIKT
På sidan ÖVERSIKT för man en ögonblicksbild av öppettider och meny som just ’nu’ är aktiva. Det
finns även en statusinformation AKTUELLT OM MINIVOICE där meddelanden från tid till annan kan
visas för administratören. Det kan vara driftsavvikelser, nya funktioner i MiniVoice Webb eller annan
information om nätstörningar.
På vänster sidan finns menyflikarna ÖVERSIKT, ÖPPETTIDER, MENYER, STATISTIK, INKORG, MITT
KONTO, OM MINIVOICE, KUNDSERVICE. Genom att klicka på den kommer du till respektive
avdelning. Till höger på sidan finns direktlänkar till ÖPPETTIDER respektive MENYER.
Logga ut
I det grå fältet uppe till höger finns en logga ut-knapp. Logga alltid ut efter du är klar med justeringar.
Till vänster om knappen står det också på vilket företag du är inloggad.
© Pre Greeting AB
2011-06-15
minivoice.se
Sida 5 av 12
ÖPPETTIDER
Välj ÖPPETTIDER bland menyflikarna till vänster. Till höger visas nu de olika scheman som finns i
MINIVOICE WEBB för ert företag. För att ändra öppettider på ett specifikt schema tryck på
INSTÄLLNINGAR.
Tidsintervall
Här visas inom vilket tidsintervall detta schema gäller. För att ändra tidsintervall och benämning tryck
på INSTÄLLNINGAR. Om inget tidsintervall önskas, markera då ”inget slutdatum”.
Rubrik
Förklaring
Beskrivning
Ange lämplig beskrivning, t ex ”Ordinare” eller ”Sommartider”
Inget slutdatum
Markera om TIDSINTERVALLEN inte har ett slutdatum
Startdatum
Om TIDSINTERVALLEN skall gälla, ange startdatum
Startdatum
Om TIDSINTERVALLEN skall gälla, ange slutdatum
Standardmeny
Klicka på pilen i listmenyn och välj den standard MENY som ska spelas. Genom
att ange en MENY här undviker man att ”täcka in” hela dygnet med öppettider
vid flera PERIODER. Det gör att om ingen PERIOD finns angiven för vissa tider
på dygnet, så spelas denna valda MENY. Praktiskt kan vara att t ex välja en
nattmeny.
Perioder
Nedanför tidsintervall visas vilka perioder som är aktuella inom tidsintervallen. För att ändra en
redan befintlig period, tryck på INSTÄLLNINGAR till höger om den perioden du vill korrigera.
Rubrik
Förklaring
Beskrivning
Ange lämplig beskrivning, t ex ”Dagmeddelande”
Startid
Klockslag för när PERIODEN startar
Sluttid
Klockslag för när PERIODEN slutar
Meny
Klicka på pilen i listmenyn och välj den MENY som ska spelas upp för perioden
Veckodagar
Markera vika veckodagar som PERIODEN ska gälla
Spar förändringar genom att trycka på SPARA.
© Pre Greeting AB
2011-06-15
minivoice.se
Sida 6 av 12
MENYER
Välj MENYER bland menyflikarna till vänster. Till höger visas nu de olika MENYER som finns i
MINIVOICE WEBB för ert företag.
Skapa en ny MENY
För att skapa en ny meny, tyck på LÄGG TILL MENY knappen nertill vänster i det ljusa fältet.
Ändra i befintlig MENY
För att ändra i en MENY, tryck på INSTÄLLNINGAR. Här visas nu MENYN som ett grafiskt
flödesschema.
Byt ljudfil i meny
Välj den meny som ska få en ny/annan ljudfil genom att trycka på INSTÄLLNINGAR. Här visas nu
menyträdet med den struktur som tidigare valts.
Menyblock med högtalarsymbol har möjlighet att spel upp en ljudfil. Tryck på INSTÄLLNINGAR på
önskat menyblock.
I vyn som nu visas finns möjlighet att välja ljudfil i listan VÄLJ LJUDFIL. Ljudfilerna som finns att välja
mellan är de som är uppladdade eller inspelade via telefonadministration. Ljudfilerna laddas upp och
administreras under MITT KONTO/MINA LJUDFILER (se separat avsnitt).
Välj SPARA för att uppdatera med vald ljudfil.
Ändra svarsställe och justera ”kopplingspauser”
Genom att trycka på INSTÄLLNINGAR på ett menyval (med en telefon som symbol) kan svarsstället
ändras och sk pauser justeras.
När det gäller förfarandet att flytta ett samtal i Telia Centrex nyttjas mobila Centrexanknytningar som
bärare till tjänsten MiniVoice Webb. För att flytta ett samtal i Telia Centrex med mobil anknytning
nyttjas DTMF (##) i stället för traditionell R-knapp.
Innan ett samtal kan flyttas över till mottagande part kräver Centrex att det finns en uppkoppling till
mottagande part i form av påringt. Flyttas samtalet innan påringt, resulterar det att det flyttade
samtalet kommer åter till den anknytning som försökt att göra flytten – i detta fall MiniVoice Webb.
Resultatet blir att kunden som ringt in får höra företagets meny på nytt.
Genom att nyttja sk pauser vid flytt av samtal, kan varje unikt svarsställe anpassas då det tar olika
lång tid att få påringt i Centrex vid flytt till anknytning, grupp, mobil, externt.
© Pre Greeting AB
2011-06-15
minivoice.se
Sida 7 av 12
Rubrik
Förklaring
Beskrivning av meny Ange lämplig beskrivning, t ex ”Kopplar till säljavd”
Menytyp
Klicka på pilen i listmenyn, välj ”Flytta samtal till”
Ange telefonnr
Ange här följande:
Mobil ankn. /svarsgrupp med mobila ankn
Fast ankn./svarsgrupp med fasta ankn
Avancerad svarsgrupp
Externt fast
Externt mobil
Utlandsamtal
Röstsvar
## = parkera
w = 5 sek paus
x
= anknytning/telefonnummer
#s#pppxwpppp
#s#pppxpppp
#s#pppxwpppppppp
#s#pp00pppxpppp
#s#pp00pppxwpppp
#s#pp00pppxwpppp
#s#pppxpp
p = 0,5 sek paus
s = 0,1 sek paus
OBS!
Pauser efter ankn/nummer är endast ungefärliga riktvärden. Dessa pauser kan skilja sig åt från kund till kund i Telia Centrex.
© Pre Greeting AB
2011-06-15
minivoice.se
Sida 8 av 12
STATISTIK
MiniVoice Webb erbjuder två (2) typer av statistik. Den ena typen är statistik för inkommande samtal
i menyerna i MiniVoice Webb och den andra är importerad statistik från växelsystemet, dvs från
svarsgrupper mm.
Not. Statistikfunktion för importerat underlag från växelsystem lanseras kvartal 3 2011 och beskrivs
inte i denna version av användarmanual.
Statistik talsvar
Välj STATISTIK bland menyflikarna till vänster. Välj därefter vilken meny som statistiken ska omfatta.
Välj även perioden som ska ingå i statistikunderlaget. Tryck på UPPDATERA.
Översikt för senaste 30 dagarna
Statistikgraf visar hur många samtal som hanterats de senaste 30 dagarna. Respektive grafs färg
motsvarar ett menyval. Till höger om grafen visas samma data men i cirkel diagram. Siffrorna i cirkeldiagrammet motsvarar siffran i menyvalet.
Under cirkeldiagrammet visas ANTAL SAMTAL: xxx, vilket är summan av alla samtal under den
aktuella 30 dagars perioden för den valda menyn.
Översikt för senaste 7 dagarna
Stapeldiagram visar samtalstrafiken de senaste 7 dagarna. Respektive färg motsvarar ett menyval,
vilka visas till höger om stapeldiagrammet.
Skapa PDF med statistik
Urvalet som visas för en viss meny och period kan sparas som en PDF-fil. Tryck på SKAPA PDF och det
aktuella resultatet skapas ni i en PDF-fil som automatiskt öppnas. PDF-filen kan sparas på önskad
plats.
Ladda ner statistikdata i Excel
All statistik baseras på samtal, tid och datum, menyval och från vilket nummer samtalet kom ifrån.
Dessa data, för aktuellt urval, kan laddas ner i Excel för vidare behandling/sortering. Tryck på SKAPA
EXCEL. Excel-filen skapas nu och beroende vilken inställning din dator har kan bekräftelse krävas, följ
informationen på din dator.
© Pre Greeting AB
2011-06-15
minivoice.se
Sida 9 av 12
INKORG
Inkorgen är en samlingsplats för inkommande meddelanden i form av t ex inknappade
telefonnummer då funktionen Inmatning (Call-back) aktiverats, systemmeddelanden från MiniVoice
kundservice samt röstmeddelanden då MiniVoice Webb aktiverats för nattbrevlåda/röstbrevlåda.
Meddelanden som hamnar i INKORGEN kan aviseras till valfri/a mailadress/er. För inställning av
extern avisering se MITT KONTO/AVISERING.
Välj INKORG bland menyflikarna till vänster. Till höger visas nu de meddelande som finns i inkorgen.
För att öppna ett meddelande: tryck på den understrukna text/nummer.
Rubrik
Förklaring
Typ
3 olika meddelandetyper finns: systemmeddelande, röstmeddelande samt
Inmatning (Call-back) inmatningar
Ämne
Vid Systemmeddelande = Rubrik
Vid Röstmeddelande = Meddelandets längd i sekunder
Vid Inmatning = Inmatat knappval
Från
Telefonnumret samtalet ringdes ifrån (A-nummer)
Till
Till telefonnumret samtalet ankom (växelnumret)
Mottaget
Datum och tid då samtalet mottogs
Ta bort meddelande Tryck på ikonen för att radera meddelandet
© Pre Greeting AB
2011-06-15
minivoice.se
Sida 10 av 12
MITT KONTO
MITT KONTO innehåller information om kontots ägare och möjlighet att ändra bl a, PIN, lösenord,
avisering etc.
Välj MITT KONTO bland menyflikarna till vänster. Till höger visas ett flikmenysystem: MITT KONTO,
MINA LJUDFILER, ÄDRA LÖSENORD, AVISERING.
Fliken Mitt konto
Här visas översikt över kontoägare samt möjlighet att ändra vissa uppgifter, t ex telefon PIN-kod. För
att redigera uppgifter tryck på REDIGERA. För att spara redigerade uppgifter tryck SPARA.
Fliken Mina ljudfiler
I denna vy visas de ljudfiler som finns sparade under aktuellt MiniVoice Webb konto. Filler kan läggas
till på två (2) olika sätt: dels via uppladdning från dator och dels via inspelning av ljudfil via telefon.
Ladda upp ljudfil från dator
Ljudfilen som ska laddas upp från dator ska vara i formatet .wav. Välj BLÄDDRA och leta upp aktuell
fil i datorn, tyck öppna. Filen visas nu i listan.
Hantera ljudfiler
Högtalarsymbolen till höger är en lyssna funktion. Tryck på symbolen och aktuell fil spelas upp i
datorn.
Genom att trycka på inställningar kan filens namn redigeras, vilket är praktiskt med de filer som
spelats in genom telefonadministration. Tryck SPARA för att bekräfta ändringen.
Filer kan också raderas genom att trycka på Ta bort ikonen.
För att byta en ljudfil i en meny, se avsnitt för MENYER.
Fliken Ändra lösenord
I den här vyn har användaren möjlighet at ändra webblösenord. Bekräfta det nya lösenordet och
Tryck SPARA för att aktivera nya lösenordet.
Fliken Avisering
Genom att lägga upp en eller flera e-mail adresser kan dessa få avisering från Röstbrevlådan
respektive Inmatningar. E-mailadressen kan vara personlig eller sk funktionsbrevlådor som en grupp
medarbetare hanterar.
Lägg till e-mail adress
Skriv in önskad e-mail adress och tryck SPARA. Aktuell adress visas nu i listan ovan och har
automatiskt fått avisering för Röstmeddelande och Inmatningar. Genom att trycka på den gröna
bocken kan aktuell avisering avaktiveras. Den blir nu ett rött kryss. För att aktivera igen, tryck på röda
krysset.
E-mail adressen kan också raderas genom att trycka på Ta bort ikonen.
© Pre Greeting AB
2011-06-15
minivoice.se
Sida 11 av 12
OM MINIVOICE
Här visas MiniVoice Webb användarmanual (detta dokument).
KUNDSERVICE
Kundservice är viktigt för oss. I denna vy kan användaren snabbt komma i kontakt med vår
kundservice. Kontakta oss gärna via kontaktformuläret alternativt via telefon eller e-mail som finns
angivet.
© Pre Greeting AB
2011-06-15
minivoice.se
Sida 12 av 12