Transcript HANDBOK - DMS Sweden

DMS Handyman
HANDBOK
DMS Sweden AB
Handbok DMS Handyman
INNEHÅLL
DMS Handyman är ett administrativt program avsett för företag som kombinerar serviceuppdrag med
försäljning i butik. Systemet har utvecklats i samarbete med lås- och säkerhetsbranschen som har den
typen av verksamhet.
1. Översikt
Sid 3
Inloggning, menyer med mera.
2. Ekonomi
Sid 9
Likviditetsrapport: Kundfordringar – Leverantörsskulder.
SIE4-överföring av fakturor, kassa, leverantörsreskontra och
inbetalningar till bokföringsprogram.
3. Kunder
Sid 11
Kundregister med reskontra och orderinformation. Möjlighet att
omdirigera en kunds fakturor till en annan kund och att ge varje kund
många olika besöksadresser. Rabattavtal för att avtala särskilda priser
till vissa kunder.
4. Leverantörer
Sid 22
Leverantörsregister och leverantörsfakturor; kontering och betalning via
datafil till postgiro eller bankgiro. Inläsning av artiklar och priser direkt
från leverantörernas datafiler.
5. Artiklar
Sid 32
Artikelregister med rabattkoder och påslag för prisberäkning från
leverantörens prislista. Hanterar ett eller flera lager. Inventering.
6. Inköp
Sid 41
Beställning av artiklar även direkt mot leverantörs hemsida.
Inleverans, delleverans och uppdatering av lagersaldon.
Etikettutskrift med streckkod.
7. Fakturering
Sid 49
Fakturering, inbetalningar, påminnelser och räntefakturering.
Möjlighet att fakturera kunder med vissa intervaller och på
samlingsfaktura.
8. Försäljning
Sid 57
Registrering av uppdrag och återrapportering av arbete och material.
Kassaförsäljning i butik mot kontanter, kort eller faktura.
9. Bokning
Sid 66
Bokning av uppdrag i överskådlig kalender. Allt som gäller ett uppdrag
kan registreras här – även ny kund med adressökning via internet med
hjälp av telefonnummer.
10. Mina dokument
Sid 72
11. I–mail
Sid 73
Intern e-post i programmet mellan användare. Kan även användas för att
sända påminnelse vid viss tidpunkt.
12. Rapportcentralen
Sid 74
Via rapportcentralen kan man göra samtliga utskrifter. Kan visas på
skärm samt skrivas ut.
DMS Vers 1.0 - 2008
2
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 1 – ÖVERSIKT
ÖVERSIKT
Inloggning
Klicka på ikonen som ligger på datorns skrivbord:
Klicka på ditt namn i listan och ange och lösenord. Tryck [Enter] eller klicka på ”Logga in”.
Om företaget är uppdelat i filialer måste man först välja denna i listan överst på skärmen.
DMS Vers 1.0 - 2008
3
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 1 - ÖVERSIKT
Öppningsskärm
Överst ligger den horisontell menyraden med huvudalternativ som leder till undermenyer. Via den
når man Handymans samtliga funktioner.
Därunder till vänster finns fem snabbknappar som går direkt till vissa funktioner.
Under dessa till vänster kolumn med en vertikal meny med huvudrubriker. När man klickar på en
sådan expanderar utrymmet och visar olika underalternativ. Den horisontella menyn har fler alternativ
än den vertikala. Där finns även grundinställningar för programmet och annat som inte används så
ofta.
Eftersom den vertikala menyn tar en hel del av skärmens utrymme kan man justera hur bred den skall
vara genom att dra i ramens högra sida. Menyn kan också stängas av helt eller öppnas med Shift +
F10. Det är en smaksak om och när man vill ha den öppen.
Innan man har valt något program, visas till höger en översiktsruta med dina bokningar,
inloggningsuppgifter, meddelanden och pågående ordrar.
Viktiga funktionstangenter mm.
Ctrl F1
Öppna handboken.
Ctrl F8
Logga in som annan användare. Bra om flera delar arbetsplats.
Ctrl F10
Ändra ledtext till valfritt fält i aktiv skärm.
Shift F10
Öppna/stäng menykolumnen till vänster.
Shift F12
Prisfråga; vad kostar en artikel.
Utskrift till Klicka på denna text nere i högra hörnet för växling mellan utskrift till skärm/ skrivare.
DMS Vers 1.0 - 2008
4
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 1 - ÖVERSIKT
Den horisontella menyraden
Arkiv
Här kan man se vilka som är inloggade och själv logga in på nytt. Det behöver man göra om man är
flera som delar på samma dator. Inloggningsrutan kan även öppnas med Ctrl + F8.
Visa
Verktygsfält - visar eller döljer de ”direktknapparna” som ligger under menyraden.
Statusfält - visar eller döljer en rad längst ned på skärmen med inloggningsnamn och meddelanden.
Längst till höger på raden visas om utskrift går till skrivare eller skärm. Genom att klicka där växlar
man läge mellan utskrift till skrivare eller skärm.
Tema – kan växla mellan ett antal förutbestämda utseenden på den vertikala menyspalten. Prova
vilken du tycker bäst om.
Program
Visar samma programval med underalternativ som den vertikala knappmenyn.
Välkommen
Ändrar namn, telefon, e-mailadress eller lösenord. Det kan även göras direkt i rutan” Inloggad som”.
Inställningar
Grundinställningar för Handyman; etikettformat, skrivare, basvärden, serveranslutning mm.
Systeminställningar
Här sker grundinställningar och underhåll i olika flikar och tabeller. I samband med att Handyman tas i
drift första gången kan det underlätta en hel del om du får hjälp med detta.
Basvärden
Fakturaavgift – Den avgift som skall föreslås när ny kund registreras.
Påminnelseavgift – den avgift som skall föreslås när ny kund registreras
Förtryckt brevpapper – hindrar dina företagsuppgifter att skrivas ut på t ex fakturor.
Automatiskt kundnummer – skapar automatiskt en löpnummerserie.
Automatiskt Leverantörsnummer – skapar en löpnummerserie, men registreringen av
leverantörsfakturor underlättas om du i stället använder bankgiro eller postgiro..
Debitera ränta – skall räntedebitering föreslås vid registrering av ny kund?
Dröjsmålsränta – storleken på dröjsmålsräntan.
Min ränta – minsta ackumulerade belopp från olika förseningar för att skapa äntefaktura.
Nådetid dagar – antal dagar som inte föranleder någon dröjsmålsränta.
Filial
Här kan man lägga upp flera filialer.
Formulär
Här kan man begränsa rättigheter i enskilda formulär
Företag
Här registreras basuppgifter om företaget; namn, adress organisationsanummer mm. En del
av dessa uppgifterna skrivs i huvud och fot i utskrifter.
DMS Vers 1.0 - 2008
5
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 1 - ÖVERSIKT
Företagslogotype
Här ansluter man företagsloggan i jpg-format till Handyman att användas i huvudet på
utskrifter.
Grupper
Personal kan indelas i grupper för två syften: Dels för att ge olika grupper olika behörigheter i
programmet, dels för att underlätta i bokningskalendern. Vissa skall kanske bara kunna titta
på data utan att kunna ändra dessa och bokar man normalt endast tekniker i kalendern är
det praktiskt att kunna välja att bara se dem.
Inaktiva data
När artiklar, kunder och ordrar raderas hamnar de i detta arkiv och kan återställas som aktiva
igen.
Konto
Underhåll av fasta konton för kassa, moms, öresavrundning mm.
Personal
Underhåll av personalregister och användare av Handyman. Uppgifter kan läggas till och
ändras, men personer kan inte raderas eftersom de kan vara kopplade till historiska
uppgifter. Men i ändringsläge finns en kryssruta där man kan avaktivera personen.
Standardtexter
Här finns ett antal standardtexter som skrivs ut på offerter, fakturor, påminnelser mm. T ex
finns en text om byggmoms som lyder så här: ”Moms debiteras ej med hänvisning till
momslagens föreskrift om omvänd skatt-skyldighet för byggtjänster.” Titta igenom texterna
och ändra efter behag.
Tabeller
I Handyman finns ett stort antal småregister där ändringar normalt inte behöver ske utom i
samförstånd med DMS.
En del tabeller vill man kanske ändra i själv, till exempel i kontoplanen.
DMS Vers 1.0 - 2008
6
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 1 - ÖVERSIKT
Byt server
Ange IP-adress eller servernamn och namn på databas. Normalt sköts detta av
installationsprogrammet.
Utskrifter och Skrivare
Växla mellan utskrift till skrivare eller skärm. Detta kan även göras genom att klicka längst ned i
skärmens högra hörn där det står ”Utskrift till skrivare” eller ”Utskrift till skärm”.
Utskrifter till vissa skrivare. Kan antingen göras lokalt för den aktuella arbetsplatsen eller för samtliga
arbetsplatser. Ofta vill man ha de flesta utskrifterna på sin närmaste skrivare, men fakturor och
etiketter på de skrivare som har passande papper. Se beskrivning av skrivarinställningar i särskild
dokumentation
Återställ fönsterpositioner
Här kan man återställa ändrade fönsterpositioner till normalvärden.
Språk
Välj mellan svenska, engelska, danska, finska eller norska.
Verktyg
Rapportcentralen,innehållar alla utskrifter i Handyman. Se beskrivning i slutet av respektive kapitel.
Fråga pris, i-mail, Sie-4 Export beskrivs i översikten på föregående sida.
Handscanner. Hur data hämtas från handscanner vid till exempel inventering beskrivs i särskild
dokumentation.
Tilläggstjänster
Specialinställningar för etikettutskrift. Beskrivs i särskild handledning.
Fönster
I Handyman behöver man inte avsluta en programmodul för att öppna en annan. Det innebär att man
samtidigt kan ha Kund, Leverantör och Artikel öppna i olika fönster. Det är precis som i Windows där
man kan ha flera program igång samtidigt. Information om vilka fönster som är öppna, finns i
skärmens underkant i form av knappar där man enkelt växlar mellan de olika fönstren. I fönsterfunktionen kan man välja mellan några olika sätt att visa flera fönster samtidigt.
Hjälp
Här finns hjälptexter till programmet, beskrivning av nyheter och en loggfil som visar vad som skett i
programmet.
DMS Vers 1.0 - 2008
7
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 1 - ÖVERSIKT
Snabbknappar
Rapportcentralen. Härifrån kan du göra samtliga utskrifter i Handyman.
Fråga pris. Vad kostar vissa artiklar för en kund med hänsyn till eventuellt avtal? Kund
och artiklar anges med nummer eller namn. Se vid behov närmare anvisningar i kapitlet
Försäljning. Svaret på din prisfråga kan direkt förvandlas till order eller offert om så
önskas.
I-mail. Det finns ett internt mailsystem som förmedlar meddelanden och påminnelser till
alla som är inloggade i Handyman.
Sie4 export. Skapar datafiler för överföring till ditt bokföringsprogram.
Klicka på knapparna till höger om filnamnfältet för att ange var Siefilerna skall lagras.
Övrigt avser överföring av uppgifter som registrerats manuellt under ”Ekonomi”.
Snabbsök. Här kan du snabbt söka uppgifter i alla register. Välj register, vilket fält du
vill söka på och om det du söker skall vara identiskt med sökvärdet, ”=”eller bara
ungefär lika, ”~”.
Översikt
Server
Vilken server och i vilken databas data lagras. Användarens IP-adress.
Dagens bokningar
Hur många uppdrag som ligger på ditt inloggningsnamn.
Inloggad som
Användarens namn, lösenord, telefon och e-postadress. Uppgifterna kan ändras här.
Nya meddelanden
En text visar hur många meddelande du har. Klicka på den för att läsa dem.
Pågående ordrar
Du ser om du har några sådana. Klicka på texten så kommer du direkt till dem på orderskärmen.
DMS Vers 1.0 - 2008
8
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 2 – EKONOMI
EKONOMI
Likviditetsanalys
Här beräknar man skillnaden mellan kundfordringar och leverantörsskulder per ett visst datum.
Under övriga intäkter och kostnader kan man skriva in belopp som skall påverka rapporten, men som
inte finns registrerade i DMS Handyman. Klicka i så fall på ”pil ned’ under typ för att välja mellan
inkomst och utgift, skriv belopp och tryck på ”+” så att raden kopieras ned i listan. Upprepa vid behov
med ytterligare rader. Ta bort rad genom att markera den och trycka på <Delete>.
Ange summa belopp på kassakonton vid Aktuellt saldo samt stoppdatum, i regel dagens datum, och
tryck på skrivarsymbolen.
Uppgifterna kan överföras till bokföringsprogrammet via SIE-filen.
DMS Vers 1.0 - 2008
9
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 2 – EKONOMI
Månadsrapporter
Man kommer till rapportcentralen där man väljer rapport.
Ange urvalsvillkor, antal kopior, skrivare, förhandsgranskning på skärm eller export till annat program.
Det går även att exportera till bland annat Word, Excel eller till PDF-fil.
DMS Vers 1.0 - 2008
10
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 3 - KUNDER
KUNDER
Kundregister
I kundregistret registrerar och underhålls uppgifter om kunder. Men när man vill boka ett besök hos en
ny eller befintlig kund görs det ändå enklast direkt från bokningsskärmen.
Knappraden i kundregistret
Lägger till ny kund. Nedan finns en beskrivning av flikarna och de uppgifter ska fyllas i.
Sparar kund. Om man lämnar en kund utan att spara ändring får man en
kontrollfråga.
Raderar kund. Under systeminställningar finns en funktion för att återställa raderade
kunder om man ångrar sig.
Visar i vilken ordning fälten avsöks när man söker. Ordningen kan inte ändras.
Dokumentarkivet. Kopplar dokument eller bilder till kunden. Se beskrivning nedan.
Bläddra bland kunder när urvalet hittat flera.
Sök kund
Snabbsökning. Skriv direkt i fältet på menyraden och tryck [Enter]. Alla fält avsöks.
Söker du på ”Borg” så får du kanske en lista med ”Anders Borg”, ”Winborgs Fisk” och
företag i ”Göteborg”. Dubbelklicka i så fall på den du vill ha eller sök med kikaren om
listan är för lång.
Öppnar sökformuläret för en mer kontrollerad sökning där endast angivna fält avsöks.
DMS Vers 1.0 - 2008
11
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 3 - KUNDER
Sökning
När man väljer kundregister, kommer man direkt till sökning. Vill man inte söka, utan skriva in en ny
kund, trycker man på [ESC].
Ange ett sökbegrepp - kundnamn, kundnummer, telefon och så vidare. Tryck [Enter] eller klicka på
”Sök” för att utföra sökningen. Det går att ange valfritt antal tecken. Avsökning sker i den ordning som
fälten är numrerade.
När flera kunder visas dubbelklickar man på den kund som önskas. Efter att ha granskat den valda
kunden, kan man bläddra fram och tillbaka genom listan med adressfliken uppslagen med hjälp
pilarna på menyraden.
Om man bara vill söka på ett visst fält tar man bort kryssmarkeringar för övriga fält. Observera att vid
sökning på postnummer skall siffrorna skrivas utan mellanslag trots att det på skärmen visas med
mellanslag.
DMS Vers 1.0 - 2008
12
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 3 - KUNDER
Inskrift av ny kund
Kundskärmen består av ett huvud med kundnamn, organisationsnummer, telefonnummer med mera.
Därunder finns flikar med olika uppgifter. Efter sökning och vid nyinskrift är adressfliken öppen.
Kundregister huvud
Kundnummer
Vid inskrift av ny kund föreslås ett kundnummer om Autokundnummer markerats med kryssrutan i
Basvärden. Ändras om så önskas via Inställningar och Systeminställningar. Alternativt anger man själv
numret. Kundens telefonnummer har fördelen att kunden själv känner till det. Kundnummer är sökbart.
Kund
Skriv i ordning förnamn, efternamn. Det går ändå bra att bara söka på efternamn.
Organisationsnummer
Används för företag. Om ett rött utropstecken visas efter fältet så är det angivna numret felaktigt. Ej
sökbart.
Telefon
Sökbart.
Fax
Ej sökbart.
Mobilnummer
Ej sökbart.
Kundtyp
Välj från en lista med olika kundtyper. Typer kan ändras under Inställningar. Sökbart/urval.
Gruppering
Kunder kan även delas in i olika grupper som alltså bör vara något annat än kundtyper. Välj från listan
eller skriv namnet på en ny grupp så finns den med nästa gång. Sökbart/urval.
Leveranssätt
Välj från lista. Nya kan läggas till under Basvärden.
DMS Vers 1.0 - 2008
13
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 3 - KUNDER
Kundregister Flik Adress
Flera olika adresser kan skrivas på varje kund. Kontaktadress är kundens besöksadress och
fakturadressen blir automatiskt densamma vid inskrift av ny kund, men kan ändras.
Fältnamn och beskrivning
Postadress
För att skriva adress med flera rader trycker man på [Ctrl][Enter] för radskifte.
Postnummer
Postnummer kan skrivas in med eller utan mellanslag. Om postnumret saknas får du frågan om det är
ett nytt nummer som skall läggas till i postnummerregistret.
Ort
Ort kan bara skrivas in om postnumret är nytt. Annars hämtas det från postnummerregistret.
Land
Även land hämtas med hjälp av postnumret om det redan finns. Vid nytt nummer väljs land från en
lista. Det går även bra att chansa och skriva första bokstaven i landets svenska namn; E förestår
Estland, T Tyskland osv. Men på det sättet kommer du inte åt Storbritannien eftersom S föreslår
Schweiz.
E-postadress
Klicka på brevsymbolen så läggs automatiskt ett nytt brev upp till denna adress.
Hemsida
Klick på jordgloben går direkt till angiven hemsida.
Portkod
Portkod skrivs ut på arbetsorder
Distrikt
Geografiskt läge
Anträffbar
Går att välja mellan eftermiddag, förmiddag med flera som finns i listan. Alternativen kan man själv
ändra via ”Inställningar”, ”Systeminställningar”, ”Tabeller” och ”Anträffbar”.
DMS Vers 1.0 - 2008
14
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 3 - KUNDER
Kundregister - Fakturainfo
Faktura till
Om fakturan skall gå till någon annan än kunden själv anges fakturamottagarens kundnummer. Är
numret inte känt kan mottagaren sökas med kikaren.
Valuta
Ej i denna version.
Betalningsvillkor
Välj kredittid från listan, kontant eller postförskott.
Faktureringssätt
Välj om faktura skall sändas som brev eller med e-post som pdf-fil.
Fakturafrekvens
Vid många uppdrag för samma kund kanske man vill fakturera veckovis eller var 14:e dag i stället för
vid varje faktureringstillfälle.
Kreditsaldo
Här visas kundens aktuella skuld (fakturerat – betalt). Ej skrivbart fält.
Varna när det är % kvar
Varnar när kunden håller på att förbruka sin kredit.
Kreditgräns
Ange kundens maximala kreditbelopp.
Visa pris på följesedel
Följesedel går normalt till leveransadressen som kanske inte skall se priset om fakturamottagaren
vidaredebiterar med ett påslag.
Debitera moms
Ta bort krysset för momsbefriad kund.
Spärrad
Hindrar registrering av order på denna kund.
Samlingsfaktureras
Bra för fakturamottagare med många ordrar som faktureras periodvis. En sådan fakturering kan
grupperas och brytas på olika sätt för att passa mottagarens kontering. Därav de olika alternativen. Ett
bostadsbolag vill kanske ha en samlingsfaktura per fastighet.
Kundspecifika avgifter
Fakturaavgift under visst orderbelopp. Karensdagar innebär att ränta ej beräknas från dagen efter
förfallodagen.
DMS Vers 1.0 - 2008
15
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 3 - KUNDER
Kundregister - Rabattavtal
Fliken rabattavtal används för de kunder som har andra priser än de som står i artikelregistret. Här
väljs avtal till kunden och du kan se hur det ser ut. Men själva avtalet registreras under Rabattavtal
och kan inte ändras här. Ändring av avtalsvillkor är inte tillåten här eftersom det skulle påverka andra
kunder med samma avtal utan att det är avsikten.
Välj avtal från listan och markera vilket pris som skall vara utgångspunkt för procentuell rabatt.
Alla nya kunder får automatiskt ett avtal som heter Standard. Normalt innehåller det inga uppgifter
och påverkar därför inte prissättningen. Standardavtalet kan därför användas för tillfälliga
prisjusteringar – typ kampanj – som skall gälla alla kunder, utan särskilda avtal. Observera i så fall att
kunder med egna avtal prissätts enligt dessa och inte påverkas av standardavtalet.
Kundregister - Kontakter
Används för kontaktpersoner hos kunden och kan väljas som kundens referens vid registrering av
order.
Skriv in ny person på sista tomma raden. Radera genom att klicka på raden så att den markeras och
tryck sedan på <Delete>.
DMS Vers 1.0 - 2008
16
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 3 - KUNDER
Kundregister - flik Leveransadresser
Vissa kunder har ett stort antal olika leveransadresser. När ett uppdrag bokas eller något skall sändas
till en sådan kund kan det vara praktiskt att välja adress från den lista som skapas här.
Ny adress läggs till listan genom att fylla i uppgifterna i huvudet - Söknamn, Ansvarig o.s.v. – och
trycka på plustecknet. Adressen sorteras då in alfabetiskt på söknamnet. Tänk på att välja ett
söknamn som tydligt identifierar rätt adress för den som senare skall registrera en order. Det är
särskilt viktigt vid flera adresser på samma gata eller i samma område där endast de sista tecknen i
själva adressen är olika.
Knappen med radergummit tömmer alla fälten i huvudet, vilket är praktiskt om du skall skriva in flera
adresser.
För att ta bort en rad klickar man på den så att den markeras och trycker därefter på [Del].
Kundregister - flik Spårning
Här visas kundens alla ordrar.
Genom att klicka på kolumnrubrikerna kan listan sorteras i valfri ordning.
Dubbelklicka på en rad om hela ordern ska granskas.
DMS Vers 1.0 - 2008
17
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 3 - KUNDER
Kundregister - flik Reskontra
Under reskontrafliken visas kundens årsstatistik för de senaste 12 månaderna; försäljning, fakturerat
och ej fakturerat.
Man kan även välja att se betalda, obetalda eller alla fakturor för en viss tidsperiod. Fakturorna visas
som en lista och om man klickar på en faktura, visas de ordrar som ingår i fakturan. Genom att klicka
på en order visas den.
Kundregister - flik Övrigt
Här kan man lägga in ett Meddelande som visas när order registreras; t ex en påminnelse om att
kunden kräver att beställaren uppger kostnadsställe. Det finns också ett fält för Anteckningar. Den
texten kan även exporteras för att t.ex. öppnas i Word.
Kundregister - flik Kunder
En sökning kan ge många träffar om man markerar kryssrutan ”Fortsätt sökning efter träff”. Listan över
godkända poster ligger under denna flik tills man gör en ny sökning. Man kan alltså klicka på en kund i
listan, göra en ändring och sedan gå tillbaka till listan och välja en annan kund.
Dokumentarkivet
Dokumentarkivet öppnas från kundregistrets menyrad. Där kan man koppla dokument till den aktuella
kunden. Det kan vara ett kostnadsförslag i Word eller Excel, eller en bild från en kamera. Det går även
att läsa in pappersdokument direkt från en skanner.
DMS Vers 1.0 - 2008
18
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 3 - KUNDER
Rabattavtal
Ett rabattavtal är en undantagslista med artiklar som för vissa kunder skall ha ett annat pris än det
som står i artikelregistret.
Varje avtal sparas under ett namn. I kundregistret, under flik rabattavtal, kopplas därefter valda kunder
till önskat avtal. Flera kunder kan ha samma avtal, men varje kund kan bara ha ett avtal.
Ett sätt att ange pris är med en procentuell rabatt på Pris 2 eller Pris 3 i artikelregistret. Vilket pris som
avses bestäms i kundregistret när man kopplar avtalet till kunden. En procentuell rabatt har fördelen
att den automatiskt följer prisändringar i artikelregistret.
Fast pris används för kunder där pris skall ändras först efter ny förhandling. Det belopp som angivits
ligger kvar tills manuell ändring sker i avtalet. Vid många avtal eller avtal med många artiklar kan
underhåll av fasta priser vara tidsödande och svåröverskådliga. Det finns därför en fara i att avtal inte
uppdateras i tid så att priset ligger kvar opåverkat av höjda inköpspriser.
Knapprad i rabattavtal
Lägg till nytt avtal.
Spara avtalet.
Radera avtalet.
Sök avtal. Men det går lika bra att klicka på nedåtpilen vid ”Rabattavtal” för att välja från
en lista.
DMS Vers 1.0 - 2008
19
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 3 - KUNDER
Att lägga upp ett nytt avtal
1) Namnge avtalet. Om endast en kund skall ha avtalet kan man använda kundnamnet. Är det flera,
är det istället bra med ett gruppnamn. När man gör ett nytt avtal har man möjlighet att låta ett
tidigare avtal vara mall för det nya. Då kopieras alla rader och man behöver bara ändra det som
skiljer avtalen.
2) Välj en leverantör. Artiklar från flera leverantörer kan finnas i samma avtal, men lägg upp en åt
gången.
3) Bestäm om det är en procentuell rabatt eller ett fast pris.
•
Bestäm hur artiklarna rabatten omfattar skall väljas. Tre alternativ finns:
•
Rabattkod. Om leverantören har ett system med rabattkoder som ger olika inköpsrabatter, kan
man använda det för välja den rabatt som ska ges på utpriset.
•
Varugrupp. I leverantörsregistret kan man för en leverantör lägga upp ett antal varugrupper.
Därefter kan man för var och en av leverantörens artiklar ange vilken varugrupp den ska
tillhöra. När allt detta är gjort kan man här i rabattavtalet ange rabatt eller fast pris per
varugrupp.
•
Artikelnummer. Ange numret för artiklarna ett och ett. Varje artikel kan ha sin egen rabatt eller
sitt eget fasta pris.
4) Ange det första urvalsvillkoret. Väljer man rabattkod eller varugrupp kan man trycka på <Pil ned>
för att få en lista över möjliga val. Väljs artikelnummer kan man direkt skriva ett nummer, ett
kortnummer eller ange en benämning. Vid flera möjliga artiklar dubbelklickar man på den man
önskar i den lista som visas. Man kan också trycka på Kikaren utan att ange något så visas en
lista över leverantörens artiklar.
5) Ange procentsats eller pris i kronor beroende på det tidigare valet.
6) Klicka på ”+” så läggs rabattraden till listan i skärmens underkant.
7) Ändra därefter de uppgifter du önskar för att lägga till ytterligare en rad. Fortsätt tills avtalet är
komplett.
Det går bra att fritt blanda olika typer av rabatter. Pris på artikelnummer har företräde om samma
artikel även ingår i varugrupp eller rabattkod. Man kan alltså ge en generell procentuell rabatt på alla
artiklar i en grupp samtidigt som vissa artiklar i gruppen ska ha annan rabatt eller ett fast pris.
DMS Vers 1.0 - 2008
20
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 3 – KUNDER
Exempel på rabattavtal
Ovan får artiklar från leverantör SLR med rabattkod 920, 5% rabatt, och de med rabattkod 925 får
10%. Artikelnummer APT från Standardleverantör får ett fast pris på 33 kr.
När avtalet är klart sparar man det och går till fliken ”Rabattavtal” för de kunder där det skall tillämpas.
Välj avtal från listan och markera vilket pris som skall vara utgångspunkt för den procentuella rabatten.
Alla kunder har ett avtal som heter Standard tills man anger att de skall ha ett annat. Standardavtalet
innehåller normalt inga uppgifter, utan där anges tillfälliga prisjusteringar som skall gälla alla kunder
utan ”eget” avtal.
Kundrapporter
Man kommer till rapportcentralen där man väljer rapport:
Ange urvalsvillkor, antal kopior, skrivare, förhandsgranskning på skärm eller export till annat program.
Export kan ske till bland annat Word, Excel eller till PDF-fil.
DMS Vers 1.0 - 2008
21
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 4 – LEVERANTÖRER
LEVERANTÖRER
Leverantörsregistret
Leverantörsregistret är grunden för beställningar och utbetalningar och innehåller uppgifter om
kontaktpersoner, telefonnummer, mailadresser, hemsidor med mera. När du går in i
leverantörsregistret visas automatiskt en sökskärm som fungerar som den som beskrivs i
kundregistret.
Knapprad i Leverantörsregistret
Lägger till ny leverantör.
Spara leverantör. Om man försöker lämna en ändrad leverantör utan att spara, får man
för säkerhets skull en kontrollfråga.
Radera leverantör. .
Öppnar formulär för att sökning av leverantör. Visas också automatiskt när du
först går in i leverantörsregistret.
Visar i vilken ordning fälten avsöks när man söker. Ordningen kan inte ändras.
DMS Vers 1.0 - 2008
22
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 4 – LEVERANTÖRER
Sökning
När man väljer leverantörsregistret kommer man direkt till sökning. Om man inte vill söka utan skriva
in en ny leverantör, trycker man på [ESC].
Ange ett sökbegrepp – leverantörskod, några tecken i namnet, telefon o.s.v. Tryck [Enter] eller klicka
på ”Sök” för att utföra sökningen. Avsökning sker i förkryssade fält i den ordning de är numrerade. När
flera listas dubbelklickar man på den som önskas.
Om man vill att sökningen ska ske på bara ett vissa/visst fält tar man bort kryssmarkeringar för övriga
fält. Vid sökning på postnummer skrivs siffrorna utan mellanslag.
Inskrift av ny Leverantör
Leverantörsskärmen består av ett huvud med namn, organisationsnummer, telefonnummer och andra
kontaktuppgifter. Om e-postadressen är angiven lägger ett klick på brev-ikonen upp ett nytt brev i ditt
e-post program. På samma sätt öppnar ett klick på globen leverantörens hemsida.
När man skriver in en ny leverantör får man ange kortkoden själv såvida man inte har markerat i
basuppgifterna att det ska vara ”Automatiskt leverantörsnummer”. Lämpligt är att använda
leverantörens postgiro eller bankgiro. Det underlättar registrering av leverantörsfakturor.
Under huvudet finns åtta flikar med olika uppgifter.
DMS Vers 1.0 - 2008
23
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 4 – LEVERANTÖRER
Leverantörsregistret - flik Adress
Fältnamn och beskrivning
Postadress
För att skriva adress med flera rader trycker man på [Ctrl][Enter] för
radskifte.
Postnummer
Postnummer kan skrivas in med eller utan mellanslag. Om postnumret
saknas får du frågan om det skall läggas till i postnummerregistret.
Ort
Ort skrivs bara när man lägger till ett nytt postnummer. Annars
hämtas den från postnummerregistret.
Land
Skrivs bara in när man lägger upp nytt postnummer.
Vårt kundnummer
Det kundnummer ert företag har i leverantörens datasystem.
Plusgiro/Bankgiro
Konton för betalning av leverantörens fakturor.
Betalsätt
Hur leverantören vill att ert företag betalar; postgiro eller bankgro.
Valuta/Betalningsvilkor
Leverantörens valuta och betalningsvillkor.
Kostnadskonto
Det konto i er bokföring som inköp normalt skall bokföras på. När man
begär autokontering av leverantörsfaktura föreslås detta, men kan
ändras.
Försäljningskonto
Föreslås vid upplägg av ny artikel från denna leverantör, men kan
ändras.
Moms
Momssats för artiklar från denna leverantör. Föreslås, men kan ändras.
DMS Vers 1.0 - 2008
24
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 4 – LEVERANTÖRER
Leverantörsregistret - flik Orderinfo
Här anges hur beställningarna ska skickas till leverantören. Man kan välja:
•
Manuell - man hanterar själv inköpsordern som skrivs på skrivare.
•
FTP – Inköpsorder skickas direkt till leverantörens hemsida. Uppgifter om användarID och
lösenord avser sådan beställning och fås av leverantören.
Leverantörsregistret - flik Kontakter
Här skapar man en lista med kontaktpersoner hos leverantören. Skriv in ny kontakt på tom rad och ta
bort genom att markera rad och trycka på [Delete].
Leverantörsregistret - flik Rabatter
Om leverantören har delat in sina artiklar i grupper som ger ditt företag olika inköpsrabatter, anges det
här.
Dessa rabattkoder tillämpas för att beräkna ditt inköpspris vid inläsning av leverantörens datafil.
Vid sökning i artikelregistret kan man även välja ut artiklar med viss rabattkod.
Leverantörsregistret - flik Varugrupper
Med varugrupper kan man ge kundrabatt på grupper av artiklar i stället för på enskilda artiklar.
1. Leverantören tilldelas varugrupper i denna flik. Skriv in på tom rad. Markera rad och tryck [Delete]
för att radera varugrupp.
2. Leverantörens artiklar uppdelas i dessa varugrupper. Detta sker i artikelregistret.
3. I avtal anges olika rabatter eller priser beroende av varugrupp.
4. Valda kunder kopplas till avtal i kundregistret. Se beskrivning i avsnittet om kunder.
DMS Vers 1.0 - 2008
25
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 4 – LEVERANTÖRER
Leverantörsregistret - flik Prisinläsning
Detta är en funktion för automatisk uppdatering av artikelregistret genom inläsning av leverantörens
datafil. Inläsningen kan både justera priser och lägga till nya artiklar. Prisfiler ser olika ut så det behövs
också en inställningsfil till varje datafil. Sådana så kallade ini-filer levereras med programmet eller kan
erhållas genom DMS.
Det finns två sätt att beräkna priser med hjälp av leverantörens prisfil.
1. Rek.Pris. Leverantörens rekommenderade pris, listpriset, är ditt normala utpris, pris 2,
exklusive moms. Inköpspriset beräknas med hjälp av en rabattkod i datafilen som stämmer
överens med den rabattsats som lagts upp under flik ”Rabatter”.
2. Beräkna. Inköpspris och listpris läses in från datafilen. Utpris 2 och 3 bestämmer man genom
att ange vilket påslag som skall göras.
Börja med att välja mellan de metoderna och att markera önskade uppdateringsalternativ.
Välj därefter inställningsfil och prislista med knapparna i flikens överkant.
Knapprad vid prisinläsning
Välj rätt inställningsfil till leverantörens prislistor genom att bläddra fram till rätt ini-fil.
Filerna kan ha namn som Slr.in, Habo.ini eller Copiax.ini.
Välj prislista. Vissa prislistor har samma namn varje gång medan andra ändras med
version eller datum. När man klickar på en fil sker inläsningen och därefter får man
frågan om man vill uppdatera artikelregistret direkt. Om man använder Rek.pris bör
svaret bli ”Nej” och sedan gå till flik ”Rabatt” och där se om några nya rabattgrupper
tillkommit. Ange i så fall inköpsrabatt för dessa innan uppdatering av artikelregistret.
Uppdatera artikelregistret med inläst prislista. Används om man avböjt direkt
uppdatering i samband med inläsningen
DMS Vers 1.0 - 2008
26
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 4 – LEVERANTÖRER
När inläsningen är klar visas ett meddelande:
Vid klick på ”Ja” uppdateras artikelregistret genast. ”Nej” ger möjlighet att först kontrollera att rätt
rabattkoder är angivna för leverantören. Återvänd därefter hit, markera den aktuella uppdateringen
som visas i skärmens underkant och klicka på uppdateringsknappen. Observera att
uppdateringsknappen inte är aktiv förrän en inläst fil är markerad.
Tidigare filer ligger kvar i listan som information om gjorda uppdateringar.
Leverantörsregistret - flik Anteckningar
Här kan man göra anteckningar om leverantören i en enkel ordbehandlare . Text kan både importeras
från och exporteras till Word.
Leverantörsregistret - flik Leverantörer
En sökning kan ge många träffar om man markerar kryssrutan ”Fortsätt sökning efter träff”. Listan över
godkända poster ligger under denna flik tills man gör en ny sökning. Man kan alltså gå framåt i listan,
klicka på en leverantör, göra en ändring och sedan gå tillbaka till listan, och gå vidare till nästa.
DMS Vers 1.0 - 2008
27
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 4 – LEVERANTÖRER
Registrera leverantörsfakturor
Man kommer direkt till inskrift av faktura. Ange fakturanumret och välj leverantör genom att ange
kortnummer eller namn - del av namn räcker.
De flesta uppgifterna fylls i med data från leverantörsregistret. Som fakturatyp föreslås normal, men
kan ändras till ”Kredit”, ”Betalas ej”, ”Betalas snarast” eller ”Skall krediteras”.
Om ”Automatisk beräkning” är förkryssad fördelas fakturabeloppet på moms och ordersumma.
Eventuellt måste detta korrigeras med öresavrundning. Tryck därefter på ”Autokontera” och
konteringen är klar.
Registrera leverantörsfakturor – flik konteringar
Det går bra att lägga till, ändra eller radera konteringsrader om man vill kontera på annat sätt. Men
rutan ”Kvar att kontera” måste visa noll så att konteringen balanserar innan man kan avsluta.
Registrera leverantörsfakturor – Flik Anteckningar.
Här kan man skriva kommentarer till fakturan.
Registrera leverantörsfakturor – Flik Samtliga fakturor
Här kan man se samtliga leverantörsfakturor eller välja obetalda, årets eller förra årets fakturor.
Det kan kombineras med ett urval på leverantörs, leverantörskod eller fakturanummer.
DMS Vers 1.0 - 2008
28
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 4 – LEVERANTÖRER
Knappar vid registrering av leverantörsfakturor
Inskrift av ny faktura.
Spara fakturan. Man kan också trycka på ”Spara”.
Sök faktura på fakturanummer, leverantör eller eget verifikationsnummer.
Uppdatera leverantörsreskontra och skriv ut bokföringsorder för leverantörsfakturor.
Dokumentarkivet. Kopplar datafil till registreringen – till exempel en inskannad bild på
pappersfakturan.
Skriv ut bokföringsorder för leverantörsfakturor.
DMS Vers 1.0 - 2008
29
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 4 – LEVERANTÖRER
Utbetalningar
Här listas leverantörsfakturorna. De som har röda färgkoder har förfallit till betalning. Kryssmarkera de
som ska betalas.
Knappar vid utbetalningar
Markera alla fakturor för betalning.
Avmarkera alla fakturor.
Sök faktura med visst verifikationsnummer. Bra om listan är lång.
Uppdatera markerade fakturor som betalda. Används endast när man inte sänder
betalningsfil.
Bokföringsjournal på betalda fakturor skrivs automatiskt ut.
Sänd betalningsfil och uppdaterar reskontran. Man får välja mellan att betala fakturan
på angiven förfallodagen eller att klicka på ett annat datum i en kalendern. Det senare
är nödvändigt vid betalning när förfallodagen passerats. Därför kan man inte heller i
samma datafil blanda betalningar som skall ske på förfallodagen med sådana som
redan förfallit.
Betalningar till bankgiror och plusgiro läggs i två olika datafiler benämnda
BG_DATA.UT respektive PG_DATA.UT. Tala vid behov med din bank om hur filerna
skall användas.
Bokföringsjournal på betalningar i datafilen/datafilerna skrivs automatiskt ut.
DMS Vers 1.0 - 2008
30
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 4 – LEVERANTÖRER
Leverantörsrapporter
Man kommer till rapportcentralen där man väljer rapport.
Ange urvalsvillkor, antal kopior, skrivare, förhandsgranskning på skärm eller export till annat program.
Export kan ske till Word, Excel eller som PDF-fil.
DMS Vers 1.0 - 2008
31
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 5 – ARTIKLAR
ARTIKLAR
Artikelregister
I artikelregistret registrerar och underhåller man uppgifter om lagret och de taxor som används för att
debitera arbetskostnader. Varje taxa är att betrakta som en artikel.
Knapprad i artikelregistret
Lägger till ny artikel.
Sparar artikel. Om man lämnare en artikel utan att spara ändring får man en
kontrollfråga.
Raderar artikel.
Visar i vilken ordning fälten avsöks vis sökning. Ordningen kan inte ändras.
Läs in artikeln på nytt till exempel om det säkert skall vara lagersaldo just nu.
Dokumentarkivet. Kopplar dokument eller bilder till artikeln. Kan till exempel vara en
bild eller monteringsanvisning.
Sök artikel.
DMS Vers 1.0 - 2008
32
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 5 – ARTIKLAR
Sökning
När man väljer artikelregistret kommer man direkt till sökning. Ska man inte söka, utan skriva in en ny
artikel, trycker man på [ESC] eller klickar på ”Ny”.
Ange ett sökbegrepp som svarar mot något av de 8 numrerade fälten och tryck [Enter]. Det går att
ange valfritt antal tecken. Avsökning sker i den ordning som fälten är numrerade. Om man vill söka
bara på vissa fält tar man bort kryssmarkeringar för de övriga.
Det går att avgränsa sökningen genom att välja en viss leverantör och/eller endast artiklar som finns i
lager. Om kryssrutan ”Fortsätt sökning vid träff” är markerad kan det hända att flera visas. I så fall så
dubbelklickar man på artikeln som eftersöks.
Inskrift av ny artikel
Artikelskärmen består av ett huvud med leverantör, artikelnummer, benämning med mera. Därunder
finns ett antal flikar med olika uppgifter. Efter sökning och vid nyinskrift är prisfliken öppen.
DMS Vers 1.0 - 2008
33
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 5 – ARTIKLAR
Artikelregister huvud
Leverantör
Den som man normalt köper artikeln från. Kan vara tillverkare eller distributör.
Artikelnummer
Leverantörens nummer på artikeln.
Benämning
Benämning på artikel som också skrivs på faktura.
Eget kortnummer
Vid långa artikelnummer är det lämpligt att ge ofta förekommande artiklar kortnummer med några få
bokstäver och/eller siffror som du väljer själv. Det är både snabbare och säkrare att skriva ”L12” på
orderraden än ett 10-siffrigt nummer.
Återbeställningsnummer
Normalt samma som artikelnummer, men kan vara annat om en artikel ersätter en annan.
Tillverkare
Den som tillverkar artikeln. Ej sökbart.
Tillverkarens artikelnummer
Kan vara annat än leverantörens.
Varugrupp
Man kan välja bland de varugrupper som finns upplagt för angiven leverantör.
Beställningsenhet
Välj från lista; Styck, Par, Sats, Timmar, Minuter, med flera.
Eankod
Streckkod
Lev Gruppindex
Leverantörens gruppindelning.
Eget Gruppindex
Det går även att dela in artiklarna i egna grupper för egna urval.
Rabattkod
Välj en av leverantörens rabattkoder som lagts upp i leverantörsregistret. Används för att beräkna
inköpspris vid prisuppdatering från datafil med bruttopriser.
Försäljningskonto
Styr kontering vid försäljning.
DMS Vers 1.0 - 2008
34
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 5 – ARTIKLAR
Artikelregister – flik Priser
Fältnamn och beskrivning
Grundpris
Rek.pris (listpris)
Leverantörens listpris. Ändrat listpris räknar om inköpspris med angiven rabatt.
Inköpsrabatt %
Den rabatt du har på listpriset. Kan även hämtas när man anger rabattkod. Ändad rabatt räknar om
inköpspriset.
Inköpspris
Ditt inköpspris. Ändrat inköpspris beräknar ny rabatt.
Moms%
Välj ur momstabell. Giltiga momssatser kan ändras via menyraden och valen: ’Inställningar’,
’Systeminställningar’ , ’Tabeller’ och ’Moms’.
Utpriser till kunder; pris 2 och pris 3
Fältnamn och beskrivning
Påslag (%)
Det påslag man vill göra för att beräkna priset.
Standardpris Pris 2
Det går även att skriva Pris 2 direkt och få det avrundat till lämpligt belopp. Ändring av priset räknar
om påslaget.
Påslagspris Pris 3
Alternativt pris att basera rabatt på i avtal. Registreras på samma sätt som Pris 2.
Marginaler
Här visas hur stort påslag som gjorts i kr (Täckningsbidrag, TB) och i % (Täckningsgrad, TG (%).
Artikelregister – flik Lager
Markera ”Lagerartikel” om artikeln lagerhålls. Men en icke lagerhållen artikel förvandlas automatiskt till
lagerhållen när en inleverans registreras.
Här kan man se uppgifter om artikeln i ett eller flera lager: Antal, inköpspriser, lagervärde rörlighet med
mera. Här anges också om artiklar automatiskt skall föreslås för inköp.
Markera ”Automatisk beställning”, ange ”Min antal i lager” och ”Antal vid beställning” som skall
användas när miniminivån underskrids.
Markera ”Tillåt negativt saldo” om det är en artikel som inte fylls på eller som det finns obegränsat av.
Det gäller t ex arbetstid eller besökskostnad.
DMS Vers 1.0 - 2008
35
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 5 – ARTIKLAR
Artikelregister – flik Alternativa artiklar
Här registreras artiklar som är likvärdiga med den aktuella artikeln och som kan ersätta den.
Artikelregister – flik Anteckningar
Här kan man göra anteckningar om artikeln i en enkel ordbehandlare . Text kan både importeras från
och exporteras till Word. Se även dokumentarkivet där det går att direkt kan koppla ett befintligt
dokument till artikeln – t ex ett kopplingsschema eller monteringsanvisningar.
Artikelregister – flik Struktur
Under fliken struktur skriver man in underartiklar som ingår i en paketartikel. Det kan vara tillbehör
eller arbete som skall ingå och kanske paketpriset skall vara annorlunda än summan av delarna.
Priset sätt i huvudartikeln som också avgör vilket försäljningskonto som används. Om det är ett
bekymmer att arbete och material av den anledningen hamnar på samma konto är en lösning att ge
paketartiklar ett eget försäljningskonto. Vid bokslut kan man därefter göra en uppskattad procentuell
omföring till andra konton – eventuell baserad på försäljningsstatistik.
Priset på strukturartiklar måste underhållas manuellt eftersom det inte alls är säkert att deras pris är
summan av de ingående delarna. Lämpligt är därför att knyta dem till en särskilt upplagd fiktiv
leverantör, som t ex heter ”Strukturartiklar”. Då kan man lätt göra urval på alla artiklar som tillhör
denna leverantör och på så sätt enklare kunna uppdatera med nya priser.
På faktura och orderskärm visas även ingående och underartiklar, men endast huvudartikeln har pris.
Artikelregister – flik Artiklar
En sökning kan ge många träffar om du markerar kryssrutan ’Fortsätt sökning efter träff’. Listan över
godkända poster ligger under denna flik tills du gör en ny sökning. Du kan alltså gå framåt i listan,
klicka på en kund, göra en ändring och sedan gå tillbaka till listan och gå vidare till nästa kund.
Artikeletiketter
Artiklar söks fram på samma sätt som i artikelregistret. Ange artikelnummer, kortnummer eller
benämning och trycka på [Enter]. För formulär för utökad sökning trycker man på kikaren. Se vid
behov beskrivning av hur man söker artikel i artikelregistret.
Ange önskat antal etiketter för artikeln och tryck på ”+” så fogas den till listan i skärmens undre del.
DMS Vers 1.0 - 2008
36
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 5 – ARTIKLAR
Knapprad vid utskrift av artikeletiketter
Välj skrivare och etikettformat.
Skriv ut på skärm för att kontrollera att rätt etikett är vald.
Skriv ut på skrivare
Lämna inte skärmen förrän utskriften är enligt önskemål. Listan sparas inte.
Inventeringlistor
Inventering utförs genom att man först skapar och namnger ett nytt inventeringstillfälle och till det
knyter en eller flera inventeringslistor. Listorna sammanräknas, skrivs ut och uppdaterar lagersaldon.
Knapprad i inventeringsskärmen
Skapa ny inventering.
Ta bort aktuell inventering.
Läs in inventeringslista i form av en fil från t ex handdator.
Skapa en tom inventeringslista eller en lista med utvalda artiklar.
Ta bort aktuell inventeringslista.
Granska inventering.
Ångra en gammal inventering.
Skriv ut aktuell inventeringslista eller differanslista.
DMS Vers 1.0 - 2008
37
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 5 – ARTIKLAR
Steg 1 - Skapa ny inventering
Tryck på knappen för att skapa ny inventering och ange inventeringens namn, till exempel Bokslut
2008. Namnet avser alltså inventeringstillfället. Till varje inventering kopplas därefter en eller flera
inventeringslistor. Man kan ha flera listor därför att olika personer kanske inventerar olika delar av
lagret eller för att varje servicebil har sitt eget lager att inventera. Summan av dessa listor utgör den
totala inventeringen.
Steg 2 – Skapa inventeringslista
En inventeringslista kan skapa på tre olika sätt:
Inläsning från en datafil som t ex kommer från en handdator. Datafilen skall innehålla artikelnummer,
leverantörskod och antal i lager. Det kan vara en textfil (txt) med en artikel per rad med
Artikelnummer, <tab> och Antal. Med <Tab> menas tabulatorkod som är ett skiljetecken. I Word kan
man visa <Tab> och <radbrytning>. Alternativt kan inventeringen läsas in från ett Excelark (xls).
Det ser ut så här i Word respektive Excel:
Skapa en tom lista innebär att man manuellt skriver in alla uppgifter. Klicka på ikonen ”Skapa ny
inventeringslista” så visas ett formulär där rutan ”Skapa tom lista” redan är markerad”. Fyll eller ändra
övriga uppgifter i de aktiva fälten. Se till att du har rätt inventeringsdatum och ange en bra benämning
på listan. Lämpligt kan vara namnet på den person som inventerar eller numret på den bil som
inventeras. Tryck sedan på ”Skapa” och du får en tom lista med en rad.
Inventeringen registreras därefter genom att man skriver in artikelnummer, del av artikelnummer eller
benämning i kolumnen 'Artikelnummer' [Enter]. Hittas artikeln direkt så fylls raden automatiskt i med
alla uppgifter. Annars visas ett sökformulär för att underlätta förnyad sökning. Ange rätt lagerantal i
kolumnen ”Finns” och tryck [Enter]. Raden ändrar färg till grön, vilket indikerar att artikeln har
inventerats. Röda rader innebär att antal ej angivits.
Skapa lista från utvalda artiklar innebär att man får en färdig inventeringslista med utvalda artiklar
där man bara fyller i antalet. Gör som vid tom lista, men tryck på knappen ’Fyll lista’ och ta bort krysset
ur ’Skapa tom lista’
Nu kan man styra sitt urval genom att kryssa för önskade rader och intervaller för leverantörer,
varugrupp, filialer och/eller lagerplatser. Vid ändring visas hur många artiklar som ingår i urvalet.
DMS Vers 1.0 - 2008
38
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 5 – ARTIKLAR
Steg 3 - Lämna in inventeringen
Tryck på knappen ”Granska inventering'” så visas en sammanställning av inventerade artiklar. Listan
kan sorteras i valfri ordning genom att du klickar på önskad kolumnrubrik.
Om listan ser riktig ut klickar du på knappen för att uppdatera lagret. En differanslista visas där man
kan ske vilka lagerändringar som skett. Den bör man absolut skriva ut och spara.
ekonomiavdelningen.
Att ångra en inventering
En inventering kan ångras eftersom uppgifter om alla korrigeringar sparas. Tryck på knappen ”Ångra
en gammal inventering”, välj inventering (som bör vara den senaste). En varningsruta visas om det
förekommit in- eller utleveranser efter inventeringen. I så fall är det ju inte så klokt att återgå till gamla
lagervärden.
DMS Vers 1.0 - 2008
39
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 5 – ARTIKLAR
Lagerrapporter
Man kommer till rapportcentralen där man väljer rapport.
Ange urvalsvillkor, antal kopior, skrivare, förhandsgranskning på skärm eller export till annat program.
Det går att exportera till bland annat Word, Excel eller som PDF-fil.
DMS Vers 1.0 - 2008
40
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 6 – INKÖP
INKÖP
Ny beställning
Välj först önskad leverantör ur lista och skriv därefter artikelnummer eller benämning på den artikel
som ska beställas.
Observera att det är här man väljer leverantör och att det kan vara en annan än den som står angiven
som leverantör i artikelregistret.
Kolumnen ”Lagersaldo” visar hur många som finns i lager. Som antal förelås ”1” såvida inte ett högre
värde angivits i ”Antal vid beställning” i artikelregistret.
Ändra vid behov föreslaget antal och komplettera med övrig information som man vill lägga till ordern
och tryck på ”+” för att lägga artikeln i beställningslistan. För att ändra rad; dubbelklicka så att uppgifter
kopieras till huvudet, gör ändringen och tryck på ”+”. För att radera en rad, dubbelklicka och tryck på
<Delete>.
Om man inte hittar den artikel man vill beställa, trycker man på ”Kikaren” för utökade sökfunktioner.
Kryssmarkera det/de fält man vill söka i. Om sökningen ger träff på flera artiklar visas en lista där man
kan dubbelklicka på den artiklen som avses.
DMS Vers 1.0 - 2008
41
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 6 – INKÖP
Knapprad vid beställning
Spara orderrad.
Radera hela inköpslistan med alla rader.
Skriv ut beställningslista.
Hämta lagersaldon till orderrader.
Kontrollera beställning
Här kontrolleras och verkställs beställningar genom kryssmarkeringar i den lista som visas.
Uppgifterna på raderna går att ändra. För att radera rad: Klicka på den och tryck därefter på <Delete>.
I skärmen överkant finns en knapprad med funktioner och under det några fält som man kan fylla i
eller ändra innan beställningen skickas.
Krysssrutan ’Godkänn delleveranser’ har bara betydelse om beställning sker direkt mot leverantörens
hemsida.
DMS Vers 1.0 - 2008
42
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 6 – INKÖP
Knapprad vid inköp
Markera alla beställningar. Vid många rader kan det snabbast att först
markera alla och därefter avmarkera de som inte skall beställas.
Avmarkera alla beställningar. Bra om man ångrar sig och vill börja om.
Uppdatera med aktuella lagersaldon på artiklar i listan.
Beställ. Skriv ut inköpsorder eller gör beställningen direkt på leverantörens hemsida.
När man klickar på ”Beställ” kan man välja hur beställningen skall skickas till leverantören innan man
väljer att ”Skapa order”. De värden som föreslås kommer från flik ”Orderinfo” i Leverantörsregistret.
Manuell innebär att man skriver ut inköpsordern på papper och FTP att man kan överföra
beställningen direkt till leverantörens datasystem. För låssmeder finns när detta skrivs en sådan
möjlighet vid beställning från Copiax.
DMS Vers 1.0 - 2008
43
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 6 – INKÖP
Inleveranser
Om ert inköpsordernummer står på följesedeln, skriver man in det eller trycker på <pil ned> och klickar
i listan.
Saknas ert nummer på följesedeln väljer man i stället kikaren för att göra ett urval på ordrar till den
aktuella leverantören och söka vidare därifrån.
När man har valt en order kan man ange leverantörens ordernummer. Bra att ha vid retur.
Nu visas orderraderna.
DMS Vers 1.0 - 2008
44
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 6 – INKÖP
Forts Inleveranser
Den översta raden, rad 1, är redo för registrering av inleverans i formulärhuvudet. Levererat antal
förslås lika med de antal man har beställt. Om det är rätt så trycker man på ”+”. Om inte, skriver man
rätt antal eller korrigerar med <pil upp/ned> i ”Levererat”.
Radmarkören flyttar automatiskt till nästa rad och du upprepar proceduren. Har rätt antal levererats av
alla artiklar finns en knapp för detta.
Knappar vid inleverans
Markerar alla rader som fullt levererade.
Markera alla rader som ej levererade.
Avsluta och registrera inleveransen samt skriv ut leveranslista, etiketter och eventuell
restorderlista.
Restorderrader skapas automatiskt när för få levererats. Lägg märke till att rader får olika färg
beroende på status; Beställd, Levererad eller Restnoterad.
DMS Vers 1.0 - 2008
45
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 6 – INKÖP
Övriga leveranser
Här registreras inleveranser som inte svarar emot en tidigare beställning. Observera att inleverans
bara kan ske av artiklar som finns i artikelregistret. Ange leverantör, artikel och antal och tryck på ”+”
för att infoga raden.
Om man inte vet vilket nummer artikeln har i registret, anger man leverantör och trycker sedan på
kikaren för att få utökade sökmöjligheter.
Man kryssar för det eller de fält man vill söka i. När man får fram en lista kan man sortera den i önskad
ordning genom att klicka på önskad kolumnrubrik; en gång ger stigande ordning och en gång till ger
fallande. Dubbelklicka på raden som visar rätt artikel.
Restorderrader skapas automatiskt när man anger att levererat antal är färre än beställt. Lägg märke
till att rader får olika färg beroende på status; Beställd, Levererad eller Restnoterad.
Inköpsrad raderas genom att man klickar på den och trycker på <Delete>. Alternativt kan man först
klicka med vänster musknapp, därefter höger och ”Ta bort rad”. Obs att förfarandet är betydligt enklare
än beskrivningen.
Artikel som lagts upp i artikelregistret som ”Ej Lagerartikel” ändras till lagerartikel vid inleverans.
DMS Vers 1.0 - 2008
46
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 6 – INKÖP
Knappar vid övriga inleveranser
Spara leveransen.
Inleverera. Uppdatera lagret och skriv ut leveranslista, restorderlista och etiketter.
Registrering av denna order avslutas.
Utskrift av leverans och restorder, som du kan använda om man inte vill avsluta ordern
och uppdatera lagret.
DMS Vers 1.0 - 2008
47
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 6 – INKÖP
Inköpsrapporter
Man kommer till rapportcentralen där man väljer rapporttyp.
Ange urvalsvillkor, antal kopior, skrivare, förhandsgranskning på skärm eller export till annat program.
Man kan exportera till bland annat Word, Excel eller som PDF-fil.
DMS Vers 1.0 - 2008
48
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 7 – FAKTURERING
Fakturering
När man väljer fakturering visas en lista med alla ordrar som är klara. Saknas en kund i listan kan det
bero på att ordern inte får faktureras före ett visst datum eller att i kundregistret angivits att fakturering
skall ske med vissa intervaller.
Välj att fakturera alla kunder eller markera de som önskas och tryck på ”Ok”.
Nu visas i stället en lista på dessa kunders alla ordrar. Välj mellan att fakturera alla eller att ange vilka
som önskas.
DMS Vers 1.0 - 2008
49
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 7 – FAKTURERING
Knappraden vid fakturering
Ny kontrollista. Används när man vill göra om det urval av kunder som just gjordes.
Uppdatera listan.
Markera alla ordrar på listan.
Avmarkera alla ordrar på listan
Sök order i listan genom att ange ordernummer.
Utför själva faktureringen; fakturor skapas och ordrar markeras som fakturerade.
Skriv kontrollista på valda ordrar för att dokumentera faktureringen.
Dröjsmålsränta.
ProvFakturera
Skapar faktura(or) identiska med de verkliga, men i en fiktiv negativ nummerserie. Inget
har hänt i ordern eller i reskontra och ordrarna kan fortfarande ändras. Kan användas
för att justera en ny fakturalayout eller när man är mån om att en faktura ser ut på ett
visst sätt för att stämma överens med en offert eller annan överenskommelse.
DMS Vers 1.0 - 2008
50
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 7 – FAKTURERING
Fakturakontroll
Fakturakontroll används för att granska, kreditera eller göra omutskrift av enstaka faktura. Skärmen
har tre flikar som visar olika uppgifter om fakturan
Fakturainfo som visar betalningsstatus och orderrader.
Dubbelklicka på ett ordernummer för att se ordern bakom fakturan.
Kontering
Inbetalningar
Knappraden vid fakturakontroll
Kreditering av fakturan. Tryck på knappen så helkrediteras fakturan. Både debet och
kreditfakturan markeras som betalda dagens datum.
Ger möjlighet till omutskrift av faktura, följesedel eller fakturajournal till aktuell faktura.
DMS Vers 1.0 - 2008
51
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 7 – FAKTURERING
Inbetalningar
Ange fakturanummer i fältet ”Sök faktura” eller klicka på Kikaren för utökade sökfunktioner.
Då kan man söka på kundnamn, fakturadatum, belopp eller ordernummer. Hittas flera visas en lista
där man klickar på den man vill betala. När faktura valts, fylls inbetalningsskärmens fält med uppgifter
där vissa kan ändras.
Fält att granska/ändra innan man sparar betalningen
Betalt belopp
Hela skuldbeloppet föreslås. Skriv annat belopp eller använd pilarna om det behövs.
Förfallodag
Kan ändras för att te x påverka räntan.
Betalningsdag
Dagens datum föreslås. Klicka på <pil ned> så visas kalender för val av datum.
Betalt via
Välj betalningssätt i rullgardinsmenyn; Postgiro (Pg), Bankgiro (Bg), Kontant eller Krediterad
Avi nr
På inbetalningsjournalen sorteras inbetalningarna i avi-ordning.
Kontrollsumma
Om man vill kan man låta programmet kontrollera att ingen betalning missas eller registreras dubbelt.
Ange i så fall totalsumman per avi, registrerar dess betalningar och uppdaterar reskontran. Då sker
kontroll av att summan stämmer. Fortsätt sedan med nästa avi och en ny kontrollsumma.
Godkänn
Godkänn fakturan som slutbetald trots differens. Kunden får ingen påminnelse.
Debitera ränta
Förslag kommer från grundinställningar. Ändra vid behov.
Kommentar
Kommentar till betalningen – t ex ”Diff pga bankavgift.”
DMS Vers 1.0 - 2008
52
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 7 – FAKTURERING
Knappar och funktioner vid inbetalningr
Avslutar betalningen och lägger den i listan i skärmens underkant. Ångrar man sig
dubbelklickar man på raden så flyttas uppgifterna upp igen och kan ändras.
Töm formuläret på information för att börja om.
Radera rad
Klicka på den rad som ska raderas och tryck [Delete].
Ny registrering. Tömmer alla fält utom Avi och kontrollsumma.
Sök faktura att betala
Spara registrerade uppgifter på betalningsrad på samma sätt som ”+”.
Skriver ut inbetalningsjournal.
Raderar markerad betalningsrad – samma som att trycka på <Delete>.
Betalningsraderna uppdaterar reskontran, utskrift sker av inbetalningsjournal och fälten
töms för inskrift av ny avi. Om du inte utnyttjar kontrollsumman kan du uppdatera
flera/alla avier samtidigt.
Påminnelser
En lista med förfallna fakturor visas där man markerar dem som ska påminnas. Använd menyraden till
hjälp med detta och för att göra utskrift.
Markera alla fakturor. Det kan vara snabbast att göra så och sedan avmarkera vissa.
Avmarkera samtliga.
Skriv ut påminnelser. Man erbjuds att uppdatera fakturorna med antal påminnelser och
datum.
Skriver Inkassokrav eller Fakturakopia.
DMS Vers 1.0 - 2008
53
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 7 – FAKTURERING
Räntefakturering
Ett formulär visar hur mycket som finns att debitera per kund i ränta och påminnelseavgifter. När man
klickar på en kund visar en lista de fakturor som är underlag för sammanräkningen.
Klicka på de kunder som ska faktureras och använd knappraden för att skapa ränteorder.
Läs in uppgifterna på nytt.
Markera alla kunder. Det kan vara snabbast att markera alla och sedan ta bort
markeringar på vissa.
Avmarkera samtliga.
Skapa ränteordrar till markerade kunder. Dessa ordrar kommer med vid nästa
fakturering.
Ta bort räntekravet på kryssmarkerade kunders fakturor.
Räntesats, nådetid och min. ränta och ställs in via ”Inställningar”, ”Systeminställningar” och
”Basvärden”.
•
Nådetid är det antal dagar man ”bjuder” på innan räntan börjar beräknas.
•
”Min. Ränta” är det ackumulerade räntebeloppet för en kunds samtliga fakturor som krävs innan
räntefakturering. Genom att sätta det lite högt kan man vara snäll mot enstaka förseningar, men
”uppfostra” kunder som satt i system att hela tiden betala sent.
DMS Vers 1.0 - 2008
54
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 7 – FAKTURERING
Övriga inkomster och utgifter
Här kan man lägga till extra konteringar som man vill ha med i Sie4-överföringen.
Skriv in kontering för kontering och tryck på ”+” för att flytta ned på verifikationsraden. Längst ned
visas debet och kredit och differansen dem emellan. Radera verifikationsrad genom att klicka på den
och sedan trycka på <Delete>.
DMS Vers 1.0 - 2008
55
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 7 – FAKTURERING
Faktureringsrapporter
Här kommer man till rapportcentralen där man väljer rapport.
Ange urvalsvillkor, antal kopior, skrivare, förhandsgranskning på skärm eller export till annat program.
Det går att exportera till bland annat Word, Excel eller till PDF-fil.
DMS Vers 1.0 - 2008
56
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 8 – FÖRSÄLJNING
FÖRSÄLJNING
Försäljningsorder
När man söker eller skriver in en order på en kund som redan har en eller flera öppna ordrar - alltså
sådana som är påbörjade, men inte fakturerade - visas dessa i en lista. Då kan man välja att
komplettera och/eller avsluta en tidigare order i stället för att skriva en ny. Har kunden förfallna men
obetalda fakturor erbjuds man att sätta betalningsvillkor till kontant.
Meny raden
Skriv en ny order eller offert
Spara order eller offert
Skriv ut följesedel, orderbekräftelse eller offert.
Objektarkiv för dokument eller inlästa bildfiler från kamera eller scanner. Om man har
gjort en förkalkyl på offerten i Excel, kan man göra en koppling till den här.
Visar meddelandet från kundregistret som ligger under flik övrigt. Visas automatiskt när
man registrerar en order på kunden, men kanske vill man se det igen.
Sök order
Sök offert
Sök order eller offert beroende på vilken text som visas. Skriv ordernummer eller
offertnummer och tryck [Enter].
Utökad sökning. Sök på datum, kundnummer, kundnamn, kundreferens eller säljare.
Växla mellan att söka order eller offert.
DMS Vers 1.0 - 2008
57
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 8 – FÖRSÄLJNING
Flikarna
Försäljningsorder - flik Order
Uppgifter som har med själva ordermottagandet att göra.
Försäljningsorder - flik Ordertext
Möjlighet finns att skriva in ett textstycke som placeras strax före orderraderna på följesedel och
faktura. Det kan vara en övergripande beskrivning av arbetet eller en hänvisning till en offert eller
annat dokument.
Försäljningsorder - flik Egen data
Under denna flik finns utrymme för fyra valfria uppgifter som kunden vill ha på orderbekräftelse,
följesedel och faktura. För att fungera måste fälten aktiveras via Inställningar, Systeminställningar och
standardtexter. Det sker när man anger vad fältet/fälten skall innehålla.
Markera ”Egendata 1” och skriv till höger ledtexten som anger vad fältet skall innehålla. Att det skett
syns på att rubrikerna i orderskärmen har ändrats till de angivna. I exemplet nedan har de två första
fälten aktiverats. Här med röd text för att tydliggöra exemplet, men också för att visa att typsnitt och
färg kan väljas när ledtexten skrivs in. Egen data 3 är här ej utnyttjad.
Försäljningsorder - flik Aktuella ordrar
Visar en lista på alla ordrar som inte är fakturerade
Försäljningsorder - flik Offerter
Visar en lista på alla offerter.
DMS Vers 1.0 - 2008
58
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 8 – FÖRSÄLJNING
Försäljningsorder - flik Anteckningar
Plats för egna noteringar om ordern/offerten. Skrivs ej ut någonstans.
Försäljningsorder - flik Händelser
Information från handdator.
Försäljningsorder - flik Bokning
Visar bokningar på denna order; datum, tid, plats och tekniker.
Orderrader
Skriv artikelnummer, del av artikelnummer, eget kortnummer, namn eller del av namn för att hämta
artikel. Hittas flera artiklar visas en lista och ett utökat sökformulär. Dubbelklicka i så fall på avsedd
artikel.
Eller också gör man en förfinad sökning med möjlighet till urval på leverantör och/eller sökning på åtta
olika uppgifter om artikeln (se tidigare stycke).
När man hämtat rätt artikel kan pris och rabatter ändras, och man kan lägga till en kommenterande
text.
Menyalternativ för order
När orderskärmen är öppen har den översta menyraden alternativet order. Den ger möjlighet att göra
en kopia av ordern. Kopian kan modifieras och gälla en annan kund. Alternativt kan en offert skapas
med en tidigare order som utgångspunkt. Från ordern kan en beställning skapas med de ingående
artiklarna.
DMS Vers 1.0 - 2008
59
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 8 – FÖRSÄLJNING
Knappar för orderrader
Öppnar ett utrymme under orderraden där man kan ange om levererat antal är mindre
beställt eller lägga till en kommentar till artikelnumret.
än
Artikeln läggs till orderraderna.
Alla artikelfälten töms.
[Delete]
Raderar markerad orderrad efter kontrollfråga.
[Dbl klick]
Kopierar orderrad upp till redigeringsfälten. Gör ändring och tryck på ’+’ igen.
Uppskjuten fakturering
Om en kund ofta hämtar material över disk vill man kanske inte fakturera varje gång. I stället kan man
fylla på samma order och fakturerar varje vecka eller månad. Ett sätt att göra så är att ta bort krysset
som anger att ordern är klar att faktureras och sätta dit det när man vill avsluta. Risken finns dock att
den blir bortglömd. Ett säkrare sätt är därför att skriva ett lämpligt framtida datum i fältet ”Kan
faktureras”.
Restnotering
Man skapar en restnotering genom att ange att levererat antal är mindre än beställt. För att göra det
måste raden vara expanderad med blå <Pil Ned>.
När man senare gör en utleverans kommer det att skapas en ny rad med restnoterat antal som man
fyller i när artikeln kommit. I orderskärmens underkant kan man välja att endast se restnoterade rader.
Det kan vara praktiskt på ordrar med många rader.
Omvänd moms, byggmoms och momsfritt
Enligt momslagen skall köparen och icke säljaren redovisa moms vid vissa byggtjänster, så kallad
byggmoms. Det innebär att din faktura vid ett sådant fall skall vara momsfri. För att åstadkomma detta
klickar du på ”Försäljning” på den översta menyraden och väljer ”Ta bort moms”.
En särskild textrad läggs in på fakturan som lyder ” Moms debiteras ej med hänvisning till momslagens
föreskrift om omvänd skattskyldighet för byggtjänster. Texten kommer från registret med
standardtexter som du når via ”Inställningar”. På den enskilda ordern kan man se ändra eller ta bort
texten under fliken fotnot. Det sistnämnda är ju önskvärt om det är en momsfri utlandsfaktura.
DMS Vers 1.0 - 2008
60
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 8 – FÖRSÄLJNING
Knappar för att avsluta ordern
Spara order eller offert. Det går att söka fram den på nytt och komplettera.
Man avslutar ordern, gör den klar för fakturering och kan skriva följesedel.
Makulera ordern.
Så länge ordern inte är fakturerad, kan man ånrga utleveransen och fortsätta
registreringen.
Utlevererans
Visa alla priser
Välj om man vill att brutto, rabatt och netto skall skrivas på orderraderna
eller endast levererat antal
Endast bruttopriset
En markering här gör att rabatt och netto ej redovisas på utskriften.
Inkludera restorder
Restnoterade artiklar och antal specificeras på utskriften.
Endast aktuella
Vid upprepade utleveranser på samma order kan du välja att skriva ut
följesedel och få kvittens på endast de du just lämnat ut.
Klar för fakturering
Ordern stängs och är klar för fakturering.
Avsluta order
Samma som klar för fakturering, men skärmen töms för registrering av
ny order.
DMS Vers 1.0 - 2008
61
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 8 – FÖRSÄLJNING
Försäljningsrapporter
Man kommer till rapportcentralen där man kan välja en rapport.
Ange urvalsvillkor, antal kopior, skrivare, förhandsgranskning på skärm eller export till annat program.
Det går att exportera till bland annat Word, Excel eller till PDF-fil.
DMS Vers 1.0 - 2008
62
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 8 – FÖRSÄLJNING
Kassa
Kassan är avsedd för kontant försäljning över disk med kassakvitto, men det går även att göra om
registrerad försäljning till en order med följesedel och faktura. Eftersom kassadatorn ofta står på en
disk, har systemet utformats så att funktionstangenterna F2 – F11 kan ersätta en datormus. Man kan
alltså antingen klicka på knapparna eller trycka på motsvarande funktionstangent.
Börja registreringen genom att ange artikelnummer, ditt kortnummer eller benämning. Tänk på att det
kan vara väldigt praktiskt att ha egna kortnummer på ofta efterfrågade artiklar om det finns många
med samma namn och leverantören har långa nummer. Ett 40 mm hänglås från Abloy kanske man
kan kalla HLA40 för att förenkla registreringen.
Om man söker på en benämning som inte är unik, visas en lista:
Använd vertikala pilar för att välja rad, horisontella för att byta sida.
När rätt rad är markerad trycker man på [Enter] och [Enter] igen om antal är 1. Skriv annars rätt antal
först. Pris från artikelregistret föreslås – acceptera med [Enter] eller ändra priset först.
Allteftersom man registrerar artiklar, skapas orderrader och till höger på skärmen visas kvittot.
Antal pris och rabatt går att ändra direkt på varje rad.
DMS Vers 1.0 - 2008
63
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 8 – FÖRSÄLJNING
Forts Kassa
Funktionsknapparna
F2 Detaljerad
Mer information visas om artiklarna; inköpspriset, täckningsgrad mm,
Sådant som man inte vill att kunden skall se.
F3 Betala
Välj mellan kort och kontant. Slutsumman kan ändras, till exempel
avrundas nedåt för att ge ytterligare rabatt.
F4 Rabatt %
Procentuell rabatt på totalsumman. Observera att man även kan ge
rabatt på artikelrader.
F5 Rabatt :-
Absolut rabatt i belopp.
F6 Retur
Man registrerar som vanligt, men artikeln läggs tillbaka i lagret och man
får ett negativt kassakvitto som grund för återbetalning.
F7 Parkera
Parkerar kvittot som visas på skärmen eller listar tidigare parkerade
kvitton för fortsatt registrering om skärmen är tom..
F8 Makulera
Makulerar ordern
F9 Plocklista
Plocklista för lagret med registrerade artiklar.
F10 Kvittokopia
Kvitto kan skrivas på nytt. Ange datum så visas alla kvitton.
F11 Kund
Man vill fakturera i stället för att ta betalt kontant eller med kort. Sök fram
kunden med det sökformulär som visas. När det visas ett kundnamn i
kundrutan i stället för ”Kontantkund” så kan man välja faktura som
betalningssätt när man tryckt på F3.
DMS Vers 1.0 - 2008
64
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 8 – FÖRSÄLJNING
Kassarapporter
Ange urvalsvillkor, antal kopior, skrivare, förhandsgranskning på skärm eller export till annat program.
Det går att exportera till bland annat Word, Excel eller till PDF-fil.
DMS Vers 1.0 - 2008
65
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 9 – BOKNING
BOKNING
Kalendern
Bokningen är en kalender där man kan registrera och övervaka personalens verksamhet per timme
varje dag. Det går att se vem som är ledig för att ta ett uppdrag eller var någon befinner sig vid en viss
tidpunkt.
Här anger man inte bara när något skall göras utan allt som har med uppdraget att göra; registrera ny
kund, avtala tid, boka tekniker, skriva offert och skriva arbetsorder.
Via bokningsskärmen kan allt registreras som krävs för att ta emot ett uppdrag både från gamla och
nya kunder. Namn och adress på nya kunder behöver ofta inte skrivas in utan hämtas med hjälp av
telefonnumret via nätet.
I kolumnen längst till vänster visas personalen. Överst i listan finns också ”Obokade uppdrag” avsedd
för bokning när man just vid tillfället inte vet vem som skall göra jobbet. Senare kan man ”dra” de
obokade uppdragen till lämpliga personer.
En bokning behöver inte vara kopplad till en order utan kan gälla annan planerad tid som till exempel
ledighet.
Under kalendern finns ett fönster (kan döljas) som visar ej tidsbestämda uppdrag. Samma uppgifter
visas alltså där oberoende av valt datum. Det kan användas för att avvakta med tidpunkt eller tekniker
eller om kunden skall hämta något.
.
Uppdraget kan förvandlas till en bokning genom att man drar det till kalendern.
DMS Vers 1.0 - 2008
66
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 9 – BOKNING
Knapprad vid bokning
Lägger till en ny bokning. Normalt görs det enklare genom att klicka och dra direkt i
kalendern. Men om det gäller lång tid, som till exempel en föräldraledighet eller om man
vill vänta med att ange klockslag är detta ett bra alternativ.
Det går att söka fram bokning genom att ange datumintervall och order, offert, faktura,
rubrik på bokningen, kund eller adress i ett särskilt sökformulär.
Det går att välja mellan att skriva ut:
Mina bokningar: Skriver ut dagens arbeten bokade på den som är inloggad.
Dagens bokningar: Skriver alla bokningar för visad dag som en lista med klockslag.
Dagens bokningar (med sidbrytning): Dagens bokningar - en sida för varje tekniker.
Grafisk: Avbildar bokningskärmens rektanglar.
Visar eller visar ej tidsobestämda bokningar. Se beskrivning på föregående sida.
Med dessa fyra knappar sätts skärmens tidsskala; dag, vecka, månad eller år.
Läser in aktuella bokningar på nytt. Om skärmen visar samma dag länge kan ju någon
annan ha gjort en ny bokning under tiden. Vid växling av datum får man alltid aktuella
uppgifter.
Gå till dagens datum, skriv ett datum (med streck), bläddra framåt och bakåt en dag
eller tryck på <pil ned> efter datumet så visas en löpande kalender. Bläddra vid behov
till rätt månad och klicka på önskad dag..
Personal kan indelas i olika grupper (se inställningar, systeminställningar). Om en
grupp väljs här, ser man bara personerna i den gruppen. All personal är kanske inte
bokningsbar.
Inställningar. Här kan man lägga upp och ändra rubriker, bokningsmärken och
bokningstyper.
DMS Vers 1.0 - 2008
67
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 9 – BOKNING
Så bokas ett uppdrag
Välj bokning från huvudmenyn. Kalendern visas då med dagens datum uppslaget, om vi antar att man
valt att visa en dag åt gången. Vill man gå framåt några få dagar trycker man på <framåtpil> i
menyraden. Är det längre framåt är det enklare att ta fram kalendern genom att klicka <nedåtpil>, välja
månad och klicka på datum.
Välj person och starttid genom att klicka i rätt rad och kolumn och dra sedan med markören åt höger
till rätt sluttid. När man släpper markören visas ett formulär med fem flikar för att specificera
uppdraget.
Flik Bokning
Rubrik
Kort text som visas i kalendern, typ; Installation, Besök, Ring eller
semester.
Beskrivning
Längre beskrivande text som beskriver uppdraget.
Uppdragsmottagare
Den som registrerar bokningen. Inloggad person föreslås.
Låst i kalendern
Hindrar att man med markören drar denna bokning till annan kund eller
tidpunkt. Normalt är det ju just precis det man vill kunna göra.
DMS Vers 1.0 - 2008
68
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 9 – BOKNING
Ej tidsbestämda
Ett kryss i denna ruta placerar uppdraget under kalendern och det visas
oberoende av valt datum. Används när tid eller tekniker ännu ej kan
anges.
Bokningsmärke
Bestämmer färgbakgrund på bokning. Kan användas till att visa t ex
geografiskt distrikt.
Bokningstyp
En bokningstyp är en text och en ikon som visar typ av uppdrag
Status
En färgad ’glob’ visar ordern status, t ex ’Ny’, ’Påbörjad, ’Klar’ eller
’Fakturerad’.
Klistra in bokning. Uppgifter från en tidigare bokning kan kopieras till en
ny vid återbesök. Se hur man hämtar kopia under nästa flik.
Flik Tid och tekniker
Här finns redan uppgifter ifyllda baserade på hur man har gjort markeringen i kalendern, men det går
att ändra eller komplettera i denna flik.
Från /Till datum
Klicka först på <pil ned> och sedan på en dag i kalendern om man vill
ändra.
Från/Till tidpunkt
Skriv nytt klockslag eller bläddra en heltimme i taget med pilarna.
Minuter måste skrivas.
Tekniker
Markera tekniker med kryss. Bra när flera tekniker ska bokas på samma
jobb.
Länkad bokning
Här kan man se om denna bokning är kopplad till andra – till exempel vid
”backjobb”.
DMS Vers 1.0 - 2008
69
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 9 – BOKNING
Flik Adress – inskrift av kund och besöksadress
Här anges vem som är kund och var uppdraget skall utföras. Finns kunden redan i kundregistret
hämtas uppgifterna därifrån när man skriver ett kundnummer, namn eller telefonnumret i sökfältet. Har
kunden flera leveransadresser upplagda, kan man välja bland dem längre ned i formuläret.
Är det en ny kund - börja med att skriva in telefonnumret med riktnummer. I bästa fall hämtas namnoch adressuppgifter på Internet och visas i en lista. Förnamn och efternamn går också, men det kan
bli för många träffar om namnet är vanligt. Dubbelklicka på den som passar och uppgifterna kopieras
till kundformuläret. Komplettera med ytterligare uppgifter och tryck på ”Spara kund” så läggs de till
kundregistret . Hittas inte kunden får man själv skriva in alla uppgifter om den nya kunden.
Flik Order – registrering av order
Under orderfliken skapar man en order kopplad till bokningen. Det kan ske innan besöket eller som en
återrapportering efter utfört uppdrag. Skrivs ordern in i förväg kan den utskrivna arbetsordern även
innehålla det material som skall användas.
Händelse
Visar uppdatering från handdator.
Påminnelse
Här kan man lägga in påminnelse om bokningen att sändas till viss personal via Handymans i-mail.
Det kan till exempel gälla att kontakta kunden först.
Påminnelse kan även sändas till kunden via SMS med alternativen dagen före, en timme eller ½
timme före bokad starttid.
Schema
Här lägger man in besök som skall återkomma med jämna mellanrum, t ex en om man avtalat
regelbunden kontroll och service. Periodiciteten kan vara år, månad, vecka, dag eller återkommande
efter ett visst antal dagar.
DMS Vers 1.0 - 2008
70
Handbok DMS Handyman
Begränsning kan ske med start och slutdatum. Alternativt kan upprepningen avslutas efter ett visst
antal gånger.
Klicka på ”Förhandsgranska” för att se vilka bokningsdatum som genereras av inställningarna. Klicka
därefter på ”Kopiera” om bokningarna skall skapas.
Bokningsrapporter
Här kommer man till rapportcentralen där man kan välja en rapport.
Ange urvalsvillkor, antal kopior, skrivare, förhandsgranskning på skärm eller export till annat program.
Det går att exportera till bland annat Word, Excel eller till PDF-fil.
DMS Vers 1.0 - 2008
71
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 10 – MINA DOKUMENT
MINA DOKUMENT
Här kan man lägga upp genvägar till dokument och bilder. Högerklicka på ikonen och fyll i formuläret
med namn och sökväg.
DMS Vers 1.0 - 2008
72
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 11 – I-MAIL (INTERNMAIL)
i-Mail
Intern mail inom DMS Handyman.
Smidigt och enkelt att använda, och fungerar ungefär som ett vanligt mailprogram.
Man väljer mottagare i listan, skriver text och skickar, eller svarar på mail.
Beskrivning på knappar
Ny sida
Nytt mail skapas
Kuvert med pilar
Hämta nytt mail l
Rund pil
Svara på mail
Rött kryss
Ta bort mail
Öppet kuvert
Markera läst mail
DMS Vers 1.0 - 2008
73
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 12 - RAPPORTCENTRALEN
Rapportcentralen
I rapportcentralen ligger de utskrifter som finns i Handyman samlade under huvudrubriker. Klicka på
en huvudrubrik så expanderar listan och visar enskilda rapporter. Det är samma lista som visas
uppslagen när man väljer rapporter från ett avsnitt i systemet (en programmodul).
Ange urvalsvillkor, antal kopior, skrivare, förhandsgranskning på skärm eller export till annat program.
Det går att exportera till bland annat Word, Excel eller till PDF-fil.
DMS Vers 1.0 - 2008
74
Handbok DMS Handyman
KAPITEL 13 – ANLÄGGNINGAR
ANLÄGGNINGAR
Via denna funktion håller man reda på maskiner eller enheter som ingår i en anläggning. En
anläggning är kopplad till en ägare som finns i kundregistret och karaktäriseras av ett namn eller en
besöksadress.
Funktionen är just nu under uppbyggnad och beskrivs därför ej här.
DMS Vers 1.0 - 2008
75