Transcript Handlingar styrelsemöte 2013-01-10

Föredragningslista för styrelsemöte nr 3 2012/2013
vid Stockholms universitets studentkår
2012—01-10 klockan 18.00 i Nobelrummet, Nobelhuset.
1. Mötesformalia
1.1. Mötets öppnande
1.2. Val av sekreterare
1.3. Val av justerare
1.4. Fråga om sammanträdets stadgeenliga utlysande
1.5. Justering av röstlängden
1.6. Fastställande av föredragningslista
1.7. Eventuella adjungeringar
2. Presidiebeslut*
3. Anmälningsärenden
3.1 Stämmoprotokoll HÖRS*
3.2 Stämmoprotokoll Campusbutiken AB*
3.3 Stämmoprotokoll AB Frescatihallen *
3.4 Koncernredovisning SUS 2011/2012 *
4. Beslutsärenden
4.1 Arvodering Kårexpeditionen*
Beräknad tidsåtgång: 5 minuter
4.2 Upprivning av beslut från förra mötet*
Beräknad tidsåtgång: 5 minuter
4.3 Arvodering av valnämndens ordförande *
5
Diskussionsärenden
Stockholm University Student Union
Visiting address
Frescativägen 14 A
Box 50006
SE-104 05 Stockholm
Phone +46 (0)8 674 62 00
Telefax +46 (0)8 16 55 03
Org. nr. 802003-6425
www.sus.su.se
5.1 Kårvalet
6
Rapporter
6.1 Kårstatusansökan *
7
Övriga frågor
8
Nästa möte
9
Mötet avslutas
* Finns med som bilaga
Bilageförteckning
1.Presidiebeslut 119
2. Protokoll från Hörs bolagsstämma
3. Protokoll från Campusbutikens bolagsstämma
4. Protokoll från AB Frescatihallen.
5. Koncernredovisning Stockholms universitets studentkår
6. Revisorernas synpunkter på redovisningen
7. Beslutsunderlag arvodering kårexpeditionen
8. CV och personligt brev Ebbe Nyman
9. Beslutsunderlag upprivning av tidigare beslut
10. Beslutsunderlag arvodering valnämndsordförande
10. Kårstatusansökan.
2 (2)
Datum
2012-12-18
Ort
Frescati, Stockholm
Handläggare
Jens Petersen
Presidiebeslut nr 119
2012/2013
Val av representant till rekryteringsgruppen för ny
prorektor
Sammanfattning
Studenter har rätt att vara representerade i alla beslutande och beredande organ inom
högskolan vars verksamhet har betydelse för utbildningen och studenternas situation. I
enlighet med 7 § i Studentkårsförordningen utser Stockholms universitets studentkår
studentrepresentanter vid Stockholms universitet med undantag för Institutionen för
data- och systemvetenskap, Institutionen för journalistisk, kommunikation och medier
samt Institutionen för socialt arbete. Studentrepresentanter ska representera samtliga
studenter inom organets ansvarsområde.
Hörande
Detta beslut är fattat av ordförande, Livija Ginters och vice ordförande Ebba Ringborg,
i samråd med andre vice ordförande med ansvar för studentinflytande Jacobina
Nilsson.
Beslut
Presidiet beslutar
att utse Ebba Ringborg till studentrepresentant i rekryteringsgruppen för ny prorektor
Livija Ginters, ordförande
Ebba Ringborg, vice ordförande
Stockholm University Student Union
Visiting adress
Frescativägen 14 A
Box 50006
SE-104 05 Stockholm
Phone +46 (0)8 674 62 00
Telefax +46 (0)8 16 55 03
www.sus.su.se
1(3)
Protokoll fört vid årsstämma i Högskolerestauranger AB på
Fakultetsklubben, Frescati, 2012-12-06
Närvarande aktieägare:
Eriksson, Bo, företrädare för Stockholms universitets studentkår
Kjell, Conny, företrädare för Stockholms universitet
Övriga närvarande:
Al-Boujassam, May
Borin, Åsa
Dracke, Lotta
Ekholm, Lars, hedersordförande
Fagerlund, Johan
Grönlund, Annika
Hultgren, Eva
Jangälv, Lennart, VD
Johansson, Martin
Linderoth, Curt, hedersordförande
Mastoridis, Alexander
Riben, Staffan
Rose, Simon
Scherwin, Leo
Strömberg, Charlotte
Westman, Marianne, styrelsens sekreterare
§ 1 Val av ordförande
Styrelsens ordförande Staffan Riben hälsade samtliga närvarande hjärtligt välkomna till 2012
års stämma.
Till ordförande för bolagsstämman utsågs Staffan Riben.
§ 2 Upprättande och godkännande av röstlängd
Följande förteckning över närvarande aktieägare och deras antal röster upprättades:
Bo Eriksson för Stockholms universitets studentkår enligt fullmakt
Conny Kjell för SU Holding AB enligt fullmakt
Summa
Ovanstående förteckning godkändes som röstlängd.
98,54% 71 000 aktier
1,46% 1 050 aktier
100,00% 72 050 aktier
2(3)
§ 3 Val av en eller två justeringsmän
Till justeringsmän valdes Bo Eriksson och Conny Kjell att förutom ordföranden justera
protokollet.
Som extra ärende under denna punkt föreslog ordföranden att sekreterare skulle utses.
Bolagsstämman beslutade att välja styrelsens sekreterare Marianne Westman för detta
uppdrag.
§ 4 Prövande av om stämman blivit behörigen sammankallad
Stämman konstaterades vara sammankallad i behörig ordning.
§ 5 Godkännande av dagordning
Bolagsstämman fastställde dagordningen enligt tidigare utskick.
§ 6 Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen
Ordföranden gav en kort redogörelse för verksamheten under gånget räkenskapsår och för
årsredovisningen för verksamhetsåret 2011/2012. Revisionsberättelsen som tidigare
avlämnats innehöll inga anmärkningar.
§ 7 Beslut om följande
a) Fastställande av resultaträkningen och balansräkningen
Bolagsstämman beslutade att fastställa resultat- och balansräkningen enligt den framlagda
årsredovisningen.
b) Disposition av aktiebolagets vinst eller förlust enligt den fastställda
balansräkningen
Bolagsstämman beslutade enligt den fastställda balansräkningen att disponibla vinstmedel
skulle överföras föras i ny räkning.
c) Ansvarsfrihet åt styrelseledamöterna och verkställande direktören
Bolagsstämman beslutade bevilja styrelsen och verkställande direktören ansvarsfrihet för det
gångna verksamhetsåret.
§ 8 Fråga om återbetalning av villkorat aktieägartillskott
Bolagsstämman beslutade efter en kort diskussion att skjuta på frågan om återbetalning att
behandlas på extra bolagsstämma att utlysas och hållas i januari 2013.
§ 9 Fastställande av arvoden till styrelsen och revisorerna
Bolagsstämman beslutade om arvoden till de bolagsstämmovalda styrelsemedlemmarna
enligt följande:
Styrelsens ordförande
Branschrepresentant
Ordinarie studentrepresentanter
och universitetsrepresentant
Suppleanter
89 000 kr (=2 x prisbasbelopp för 2013)
44 500 kr (=1 x prisbasbelopp för 2013)
1 300 kr per styrelsemöte med närvaro (exkl. konstituerande möte)
600 kr per styrelsemöte med närvaro (exkl. konstituerande möte)
För heldagsmöte utgår ett extra arvode till närvarande ordinarie ledamöter (exkl. ordförande)
med 2 000 kr och för närvarande suppleant med 1 000 kr.
Bolagsstämman beslutade att arvode till revisor utgår enligt räkning.
3(3)
§ 10 Val av styrelse och revisorer
Det noterades att enligt gällande bolagsordning ska samtliga styrelsemedlemmar utses på
ett år, från årsstämma till årsstämma.
Bo Eriksson som deltog enligt fullmakt från Stockholms universitets studentkår anhöll om
ajournering, då man väntande på det formella beslutet från studentkåren som ännu inte hade
offentliggjorts. Anhållan beviljades av stämman.
Då stämman återupptogs efter ajourneringen valde bolagsstämman, i enlighet med förslag
framlagt av valberedningen, följande styrelseledamöter och suppleanter för tiden intill slutet
av nästa årsstämma.
Ledamöter
Conny Kjell (omval)
Johan Fagerlund (nyval)
Kelly Chau (nyval)
Leo Scherwin (nyval)
Lotta Dracke (omval)
Martin Johansson (omval)
Staffan Riben (omval)
Suppleanter
Simon Rose (nyval)
Åsa Borin (omval)
Det antecknades att i styrelsen kan ingå tre branschrepresentanter, och att valberedningen
avser att föreslå ytterligare en branchrepresentant för inval senare.
Till revisor valde bolagsstämman auktoriserade revisorn Rutger Nordström från Grant
Thornton. Revisorssuppleant utses senare, om så erfordras.
§ 11 Val av valberedning
Bolagsstämman beslutade att valberedningen för 2013 ska bestå av Ann-Caroline
Nordström, Stockholms universitet, Bo Eriksson, Stockholms universitets studentkår samt
Staffan Riben.
§ 12 Annat ärende, som ska tas upp på stämman enligt aktiebolagslagen
(2005:551) eller bolagsordningen
Det antecknades att inget sådant ärende förelåg.
Då inga andra ärenden i övrigt förelåg tackade ordföranden de närvarande och avslutade
årsstämman.
Vid protokollet
Marianne Westman
Justeras
Staffan Riben
Ordförande
Bo Eriksson
Conny Kjell
PROTOKOLL ORDINARIE BOLAGSSTÄMMA
2012-12-03
Tid:
Plats:
onsdagen den 3 december 2012 kl. 18.00
Nobelrummet, Nobelhuset, Frescativägen 14 A
Ärenden:
1.
Val av ordförande vid stämman
Carolina Ordonez Asenjo valdes till ordförande vid stämman.
2.
Val av sekreterare vid stämman
Linda Klevenborn valdes till sekreterare.
3.
Upprättande och godkännande av röstlängd
Livija Ginters
Bo Eriksson
4.
2999 röster
1 röst
Val av protokolljusterare förutom stämmoordföranden
Simon Band valdes till protokolljusterare.
5.
Fråga om stämman blivit behörigen sammankallad
Ja, stämman har blivit behörigen sammankallad.
6.
Fastställande av årsredovisning
Årsredovisningen fastställdes.
7.
Beslut om disposition av vinst enligt den fastställda balansräkningen
Fastställdes enligt förslag.
8.
Fråga om ansvarsfrihet för styrelseledamöter
Ansvarsfrihet tillstyrkes.
9.
Val av styrelseledamöter och styrelsesuppleanter
Carolina Ordonez Asenjo, Linda Klevenborn, Simon Band och Kevian Hamidian
valdes till ordinarie ledamöter.
Vielka Rodriguez valdes till suppleant.
10.
Val av revisor
Rutger Nordström valdes till revisor.
11.
Fastställande av styrelsearvoden
Beslut att samma arvoden från föregående år ska utgå.
12.
Övriga ärenden
Inga övriga ärenden.
13.
Stämmans avslutande
Stämman avslutades 18:14
Carolina Ordonez Asenjo
Ordförande
Simon Band
Justerare
Linda Klevenborn
Sekreterare
AB FRESCATIHALLEN
UM
Bolagsstämma 2012-09-28
Plats:
Frescatihallen
Tid:
Fredag den 28 september kl.12.00
Närvarande: Bo Eriksson, ägarrepresentant
Ulf Moberger
§1
Stämman beslöt
att
utse Ulf Moberger till stämmoordförande och sekreterare samt Bo
Eriksson till justerare
§2
Stämman konstaterade att den blivit behörigen utlyst.
§3
Röstlängden upprättades och fastställdes.
Bo Eriksson företräder Stockholms Universitets Studentkår med 5 000 aktier enligt
framlagd fullmakt.
§4
Stämman beslöt
att
fastställa resultat- och balansräkning per den 30 juni 2012.
att
bevilja styrelse och VD ansvarsfrihet,
att
fastställa föreslagen disposition av bolagets resultat genom att balansera
i ny räkning 1.110.128 kronor.
att
godkänna revisionsberättelsen,
att
fastställa gällande revisionsarvode,
att
arvodera ordföranden, ledamöter och suppleanter enligt förra årets
beslut av koncernledning. Riktlinjer bifogas originalprotokoll
att
omvälja Daniel Carnerud till styrelseordförande,
att
omvälja Alexander Håkansson samt Ann-Charlotte Salomonsson som
ledamöter
att
nyvälja Dino Susic och Simon Band som ledamöter
att
nyvälja Bo Eriksson som suppleant
att
att
att
att
entlediga Bo Eriksson och Tobias Norbeck som ledamöter
entlediga Elin Titus som suppleant
omvälja Rutger Nordström till ordinarie revisor,
omvälja Daniel Forsgren till revisorssuppleant
1
§5
Inga övriga frågor förelåg
§6
Stämmoordföranden tackade för visat intresse och avslutade bolagsstämman.
Vid protokollet:
Ulf Moberger
Justeras:
Bo Eriksson
2
!"
#
!"
$
'
#
#
!%
#
!
&
!
%
&
#
#
$ &
#
!(
!"
# &
!
Område
Iakttagelse
Förbättringsförslag/ rekommendation
Klass
Bank
När vi påbörjade vår revision var det
en differens mellan huvudbok och
bankkontoutdrag om ca -35 tkr. Under
efterföljande avstämningar av övriga
konton hittades felkonteringar mot
kontot vilket reducerat differensen till
-5 tkr.
Kåren skall dagligen stämma av bankkontot mot
huvudboken för att säkerställa att några
differenser inte uppstår. Denna avstämningsrutin
är en av de mest centrala inom
ekonomiavdelningen och måste säkerställas.
A
Avstämningar
Vi har noterat att det under året inte
har gjorts löpande avstämningar av
balanskonton.
Vi anser att månadsvisa avstämningar ska ske av
de mest centrala konton så som bankkonto,
kassor, värdepapper, kundfordringar,
leverantörsskulder och skattekonto och att
kvartalsvisa avstämningar kan göras på totalnivå.
De beslutsunderlag som lämnas till Kårstyrelsen
kan i annat fall bli missvisande då flera större
korrigeringar av resultatet har gjorts i samband
med revisionen de senaste åren.
B
Vidare har årets bokslutsarbete blivit fördröjt då
avstämningar har släpat och differenser har fått
redas ut.
Värdepapper
Viss förbättring har skett avseende
redovisning och avstämning av
värdepapper. Vid vår löpande
granskning noterades mindre
avvikelser mellan depåsammandraget
och huvudboken vilket främst berodde
på att samtliga kostnader ej hade
bokförts. Vid bokslutet var kontot i sin
helhet avstämt. Enligt bokföringslagen
ska en affärshändelse bokföras senast
dagen efter transaktionen eller så snart
som det är möjligt.
Vi anser att Kåren löpande ska bokföra samtliga
aktiviteter på värdepapperskontot och månadsvis
stämma av saldot i depån mot huvudboken.
Vi noterade att någon sammanställning
över nedskrivningen av värdepapper ej
har förts utan att det reducerar
anskaffningsvärdet.
Kåren bör också i sin sammanställning över
värdepapper notera vilka värdepapper som har
skrivits ner och hur mycket. Detta för att
säkerställa en korrekt hantering vid en eventuell
försäljning.
Vi har noterat att Kåren de senaste 4
Vi rekommenderar Kåren att noggrant gå igenom
B
åren har ett resultat från finansiella
poster om totalt – 1,8 mkr.
sin placeringspolicy och de instruktioner som
värdepappersförvaltaren har fått. Vi anser att
policyn är i bredaste laget och ger utrymme för
placeringsalternativ som är väl riskfyllda. Kåren
bör överväga ett långsiktigt relativt säkert
sparande för att säkerställa värdet på sina
placeringar.
Personal
Vi har noterat vissa brister i
personalrelaterade frågor. Vidare har
viss osäkerhet kring hantering av löner
flaggats upp från ekonomiavdelningen.
Då ansvarsområdet personal är kopplat till en rad
olika regelverk uppmanar vi Kåren att överväga att
ge extra stöd till ekonomiavdelningen i dessa
frågor.
B
Eget kapital – fonderade
medel
I likhet med föregående år har det inte
varit möjligt för oss att ta del av t ex
donationsbrev eller underlag för
avsättningar till fonderade medel.
En översyn bör göras över fonderade medel.
Förslagsvis genom att stämma av mot
ursprungliga donationsbrev för att verifiera
ursprungliga insättningar samt om dessa är
ändamålsbestämda. Vidare bör en kontroll göras
varje år om man inom Kåren gör sådana
investeringar så att de ändamålsenliga fonderna
går att använda.
C
Aktieägartillskott
Det har noterats att någon
sammanställning över, genom åren
lämnade och erhållna, tillskott mellan
koncernbolag inte finns upprättat.
Någon rutin över återbetalning synes
ej finnas mellan bolagen.
Det bör finnas tydliga rutiner avseende lämnade
och återbetalning av aktieägartillskott så att
samtliga bolag hanterar dessa på lika sätt. Det bör
även finnas en sammanställning över lämnade och
erhållna aktieägartillskott för att kunna verifiera att
dessa stämmer överens inom koncernen.
C
Ansvarsförbindelser
I koncernredovisningen finns det
uppgifter om ansvarsförbindelser som
är ställda i Kåren. De uppgår till 20 tkr
avseende efterborgen 50 % på
förmedlade SuS lån samt 250 tkr som
generell borgen för Campusbutiken.
Kårens ansvarsförbindelser bör utredas och
underlag tas fram som verifierar dessa poster.
C
Några underlag som verifierar dessa
förbindelser har ej kunnat erhållas
under året.
Kontakta oss gärna om det är något som ni önskar mer detaljer kring eller vill diskutera.
Stockholm den 16 november 2012
Grant Thornton Sweden AB
Rutger Nordström
Godkänd revisor
Klassifikation
A = Väldigt viktigt – måste åtgärdas omedelbart
B = Viktigt – måste åtgärdas inom kort tid
C = Mindre viktigt – måste åtgärdas inom rimlig tid
D = Rekommendation – åtgärdas endast om ledningen samtycker
Josefine Fors
Granskningsledare
Datum
2013-01-10
Ort
Frescati, Stockholm
Beslutsärende 4.1
4.1 Medarbetare till Kårexpeditionen
Bakgrund
Anna Bäckman, en av medarbetare i Kårexpeditionen har valt att gå vidare i sin karriär.
Dessutom har två andra medarbetare i Kårexpeditionen kommunicerat att de inte har
möjlighet att ta så många pass som önskas under vårterminen. Därför behöver SUS
rekrytera en ny medarbetare med omedelbar start.
Följande tillsättning kommer inte att påverka budgeten, då mängden arvoderade
timmar redan är uppskattade; rekryteringen inte innebär fler arbetstimmar än
beräknat. Istället innebär det att vi har möjlighet att bemanna pass som är nödvändiga
för en väl fungerande verksamhet, särskilt under välkomstveckorna. Verksamhetschef
har genomfört intervjuer och föreslår Ebbe Nyman för arvoderingen som medarbetare i
kårexpeditionen. Presidiet tror dessutom att någon med Ebbes goda kunskap om
kårens hela organisation kan stärka kårexpeditionen.
Beslutsförslag
Med anledning av ovanstående föreslår presidiet
att styrelsen ger förtroendet till Ebbe Nyman som ny timarvoderad i Kårexpeditionen
med omedelbar start.
Rekommendation av medarbetare till Kårexpeditionen
Ebbe har studieuppehåll under vårterminen och kommer under hösten att fortsätta
sina studier på Lärarprogrammet vid Stockholms universitet. Ebbe vill kombinera
uppdraget på SUS med hans nuvarande arbete på Centralantikvariatet.
Ebbe har förutom jobbet på Centralantikvariatet erfarenhet av servicerelaterade
uppgifter, bland annat från kanslitjänsten på Humanistiska föreningen. Ebbes mest
relevanta erfarenhet kommer från tiden som studiebevakare på SUS. Under
verksamhetsåren 2010/2011 och 2011/2012 var Ebbe en mycket uppskattad
medarbetare. Ebbe var alltid professionell och engagerad och arbetet genomsyrades av
mycket hög kvalitet. Vidare var Ebbe en ansvarsfull och förtroendeingivande person
och han var mycket uppskattad av SUS medarbetare och arbetsledare. Ebbe har även
erfarenhet av Kårexpeditionen eftersom han, precis som alla förtroendevalda, var
schemalagd under välkomstveckorna. Att Ebbe redan är insatt i uppgifterna och
organisationen ses som mycket meriterande eftersom den mycket intensiva perioden i
början av terminen kräver att han inom kort är insatt i arbetsuppgifterna.
Utifrån ovanstående vill jag därför rekommendera Ebbe Nyman som ny medarbetare
till SUS Kårexpedition.
Stockholm University Student Union
Visiting adress
Frescativägen 14 A
Box 50006
SE-104 05 Stockholm
Phone +46 (0)8 674 62 00
Telefax +46 (0)8 16 55 03
www.sus.su.se
Andreas Ahl
Verksamhetschef, Stockholms universitets studentkår
SUS Kårexpedition
Stockholms universitets studentkår; Stockholm
Publicerad 2012-05-07
Bakgrund
Stockholms universitets studentkår (SUS) är en av Sveriges största studentkårer med
närmare 22 000 medlemmar. Vi är en frivillig medlemsorganisation som arbetar aktivt
med att företräda studenters intressen genom studiebevakning, påverkansarbete,
information och åsiktsbildning. Vi är även en bolagskoncern som erbjuder ett brett
spektrum av studentnära service och tjänster.
På SUS arbetar runt tio anställda och drygt 20 förtroendevalda. Att vara förtroendevald
under ett verksamhetsår är en fantastisk möjlighet att påverka och få värdefull kunskap
för framtiden. Som medarbetare hos oss lär du dig att strukturera och planera din
arbetsdag och du arbetar såväl självständigt som i grupp. Att du dessutom har
engagerade och kunniga kollegor gör det här till en väldigt utvecklande, meningsfull
och inte minst rolig tid.
Nu söker vi dig som vill jobba 1-2 heldagar i veckan i Kårexpeditionen i Allhuset.
Kårexpeditionen en viktig del av SUS verksamhet och dit kan alla studenter vända sig
vid frågor om medlemskapet.
Arbetsuppgifter
I rollen som medarbetare i SUS Kårexpedition ansvarar du för att:
•
•
•
Ta emot betalningar av medlemsavgiften.
Svara på frågor om medlemskapet i SUS.
Vidarebefordra ärenden som du själv inte kan svara på till SUS övriga
medarbetare.
Kvalifikationer
Vi söker dig som är engagerad och professionell i det du gör. Som person är du
ansvarsfull, strukturerad och naturligtvis har du en hög servicegrad. Du är också
flexibel, lätt att samarbeta och kan anpassa dig efter nya arbetsformer och rutiner.
Om du har erfarenhet från något servicerelaterat arbete ses det som meriterande.
2 (3)
Varaktighet och arvode
Vi söker dig som kan jobba 1-2 heldagar (ca 10-16) per vecka under minst en termin
och vi ser gärna att du vill fortsätta även under vårterminen. Start är i mitten/slutet av
augusti.
För uppdraget utgår ett arvode på 100 kr/timme. Då det är ett förtroendeuppdrag
gäller inte kollektivavtal.
Ansökan
Sista ansökningsdag är den 3 juni 2012. Skicka CV och personligt brev till
[email protected]
Märk din ansökan med ”SUS Kårexpedition”.
Kontaktpersoner
Frågor om uppdraget besvaras av Andreas Ahl, personalansvarig på Stockholms
universitets studentkår, på telefon 08-674 62 48 eller [email protected]
Studentkåren välkomnar ansökningar oavsett könstillhörighet, könsidentitet, sexuell
läggning, ålder, funktionshinder eller etnisk eller religiös bakgrund.
Uppdragsgivare
Stockholms universitets studentkår
Frescativägen 14
114 18 Stockholm
3 (3)
Medarbetare till Kårexpeditionen
Bakgrund
Anna Bäckman, en av medarbetare i Kårexpeditionen har valt att gå vidare i sin karriär.
Dessutom har två andra medarbetare i Kårexpeditionen kommunicerat att de inte har
möjlighet att ta så många pass som önskas under vårterminen. Därför behöver SUS
rekrytera en ny medarbetare med omedelbar start. Detta kommer inte påverka
budgeten för Kårexpeditionen eftersom rekryteringen inte innebär fler arbetstimmar
än beräknat. Rekryteringen innebär att vi har möjlighet att bemanna passen som är
nödvändigt för en väl fungerande verksamhet.
Beslutsförslag
Med anledning av ovanstående föreslår verksamhetschef att presidiet föreslår
att ge förtroendet till Ebbe Nyman som ny medarbetare till Kårexpeditionen med
omedelbar start.
Stockholm University Student Union
Visiting address
Frescativägen 14 A
Box 50006
SE-104 05 Stockholm
Phone +46 (0)8 674 62 00
Telefax +46 (0)8 16 55 03
Org. nr. 802003-6425
www.sus.su.se
Rekommendation av medarbetare till Kårexpeditionen
Ebbe har studieuppehåll under vårterminen och kommer under hösten att fortsätta
sina studier på Lärarprogrammet vid Stockholms universitet. Ebbe vill kombinera
uppdraget på SUS med hans nuvarande arbete på Centralantikvariatet.
Ebbe har förutom jobbet på Centralantikvariatet erfarenhet av servicerelaterade
uppgifter, bland annat från kanslitjänsten på Humanistiska föreningen. Ebbes mest
relevanta erfarenhet kommer från tiden som studiebevakare på SUS. Under
verksamhetsåren 2010/2011 och 2011/2012 var Ebbe en mycket uppskattad
medarbetare. Ebbe var alltid professionell och engagerad och arbetet genomsyrades av
mycket hög kvalitet. Vidare var Ebbe en ansvarsfull och förtroendeingivande person
och han var mycket uppskattad av SUS medarbetare och arbetsledare. Ebbe har även
erfarenhet av Kårexpeditionen eftersom han, precis som alla förtroendevalda, var
schemalagd under välkomstveckorna. Att Ebbe redan är insatt i uppgifterna och
organisationen ses som mycket meriterande eftersom den mycket intensiva perioden i
början av terminen kräver att han inom kort är insatt i arbetsuppgifterna.
Utifrån ovanstående vill jag därför rekommendera Ebbe Nyman som ny medarbetare
till SUS Kårexpedition.
Andreas Ahl
Verksamhetschef, Stockholms universitets studentkår
2 (4)
SUS Kårexpedition
Stockholms universitets studentkår; Stockholm
Publicerad 2012-05-07
Bakgrund
Stockholms universitets studentkår (SUS) är en av Sveriges största studentkårer med
närmare 22 000 medlemmar. Vi är en frivillig medlemsorganisation som arbetar aktivt
med att företräda studenters intressen genom studiebevakning, påverkansarbete,
information och åsiktsbildning. Vi är även en bolagskoncern som erbjuder ett brett
spektrum av studentnära service och tjänster.
På SUS arbetar runt tio anställda och drygt 20 förtroendevalda. Att vara förtroendevald
under ett verksamhetsår är en fantastisk möjlighet att påverka och få värdefull kunskap
för framtiden. Som medarbetare hos oss lär du dig att strukturera och planera din
arbetsdag och du arbetar såväl självständigt som i grupp. Att du dessutom har
engagerade och kunniga kollegor gör det här till en väldigt utvecklande, meningsfull
och inte minst rolig tid.
Nu söker vi dig som vill jobba 1-2 heldagar i veckan i Kårexpeditionen i Allhuset.
Kårexpeditionen en viktig del av SUS verksamhet och dit kan alla studenter vända sig
vid frågor om medlemskapet.
Arbetsuppgifter
I rollen som medarbetare i SUS Kårexpedition ansvarar du för att:
•
•
•
Ta emot betalningar av medlemsavgiften.
Svara på frågor om medlemskapet i SUS.
Vidarebefordra ärenden som du själv inte kan svara på till SUS övriga
medarbetare.
Kvalifikationer
Vi söker dig som är engagerad och professionell i det du gör. Som person är du
ansvarsfull, strukturerad och naturligtvis har du en hög servicegrad. Du är också
flexibel, lätt att samarbeta och kan anpassa dig efter nya arbetsformer och rutiner.
Om du har erfarenhet från något servicerelaterat arbete ses det som meriterande.
Varaktighet och arvode
Vi söker dig som kan jobba 1-2 heldagar (ca 10-16) per vecka under minst en termin
och vi ser gärna att du vill fortsätta även under vårterminen. Start är i mitten/slutet av
augusti.
För uppdraget utgår ett arvode på 100 kr/timme. Då det är ett förtroendeuppdrag
gäller inte kollektivavtal.
3 (4)
Ansökan
Sista ansökningsdag är den 3 juni 2012. Skicka CV och personligt brev till
[email protected]
Märk din ansökan med ”SUS Kårexpedition”.
Kontaktpersoner
Frågor om uppdraget besvaras av Andreas Ahl, personalansvarig på Stockholms
universitets studentkår, på telefon 08-674 62 48 eller [email protected]
Studentkåren välkomnar ansökningar oavsett könstillhörighet, könsidentitet, sexuell
läggning, ålder, funktionshinder eller etnisk eller religiös bakgrund.
Uppdragsgivare
Stockholms universitets studentkår
Frescativägen 14
114 18 Stockholm
4 (4)
Ärende
4.3 Val av styrelseordförande campusbutiken
Avsändare
Presidiet
Till styrelsemöte nr 12
2013-01-10
4.3 Arvodering valnämndsordförande
Bakgrund
Vid fullmäktige i den 22:e november 2012 beslutades det att valet av
valnämndsordförande delegerades ned till styrelsen. Vi har nu fått in en bra kandidat
som vi tror kommer kunna göra ett bra arbete med kårvalet 2013.
Sökanden heter Linnea Sveide, har blivit intervjuad och ger ett seriöst och trevligt
intryck. Bifogat finner ni hennes CV, och även om hon inte har direkt erfarenhet från
tidigare kårval, är hon mycket van vid arbete i ideella organisationer och vi tror hon
kommer att klara uppgiften med beröm godkänt.
Presidiet yrkar
att Linnea Sveide väljs till valnämndsordförande.
Att hon arvoderas på 25 % 11:e februari 2013 – 22 april 2013, därefter till och med 24:e
maj på 50 %.
Stockholm University Student Union
Visiting address
Frescativägen 14 A
114 18 Stockholm
Phone +46 (0)8 15 41 00
Telefax +46 (0)8 16 55 03
Org. nr. 802003-6425
www.sus.su.se
Projektledare kårvalet –valnämndsordförande
Stockholms universitets studentkår är en av Sveriges största studentkårer. Vi arbetar
aktivt med att företräda studenters intressen genom information, åsiktsbildning och
påverkansarbete gentemot universitet, kommun och landsting. Stockholms universitets
studentkår är också ett nav för informell kompetensbyggnad, engagemang och
kulturella aktiviteter. Vår organisation är även en bolagskoncern som erbjuder ett brett
spektrum av studentnära service och tjänster.
Arbetsuppgifter
Du kommer att ha det övergripande ansvaret för att kårvalet 2013 genomförs på ett
korrekt sätt och med ett högt valdeltagande Du kommer att ansvara för att koordinera
och samordna valnämndens och kårpartiernas arbete Arbetsuppgifterna inkluderar
marknadsföring, aktivitetsplanering, arbetsledning och budgetplanering.
Kvalifikationer
Vi söker dig som är resultatinriktad och har god organisatorisk förmåga.
Du bör vara en god kommunikatör, effektiv projektledare och självständig arbetsmyra.
Du är ansvarsfull, positiv, tar gärna initiativ och kan arbeta självständigt. Du är också
flexibel, lätt att samarbeta med och anpassar dig lätt efter nya arbetsformer och rutiner.
Erfarenhet från ideella organisationer, särskilt inom studentvärlden, eller universitet är
meriterande, liksom erfarenhet från tidigare ha arbetat med marknadsföring eller med
val.
Du får inte ha ställt upp i kårvalet 2012.
Arbetstid/Varaktighet
25 procent av heltid 4 februari - 15 april, 50 procent av heltid 15 april - 17 maj.
Arvoderingen sträcker sig över fyra månader med tillträde 2013-02-04.
Villkor
Uppdraget innebär att du är arvoderad förtroendevald från 2013-02-04 till 2013-05-17
Då tjänsten är ett förtroendeuppdrag gäller inte kollektivavtal.
Lön
Arvodet är för närvarande 16 000 kronor för ett heltidsuppdrag.
Ansökan
Sista ansökningsdag är den 2012-11-07. Ansökningar behandlas löpande.
Stockholm University Student Union
Visiting address
Frescativägen 14 A
114 18 Stockholm
Phone +46 (0)8 15 41 00
Telefax +46 (0)8 16 55 03
Org. nr. 802003-6425
www.sus.su.se
Skicka ansökan med meritförteckning och personligt brev snarast till:
[email protected]
Märk din ansökan med ”Valnämndsordförande 2013”.
Kontaktpersoner
Frågor om uppdraget besvaras av Livija Ginters, ordförande, på telefon 070-735 62 26
eller på mail [email protected].
Frågor om Stockholms universitets studentkår besvaras av Andreas Ahl,
personalansvarig på Stockholms universitets studentkår, 08-674 62 48 eller
[email protected].
Studentkåren välkomnar ansökningar oavsett könstillhörighet, könsidentitet, sexuell
läggning, ålder, funktionshinder eller etnisk eller religiös bakgrund.
Arbetsgivare
Stockholms universitets studentkår
Frescativägen 14
114 18 STOCKHOLM
2 (2)
Ärende
5.1 Diskussionsunderlag kårvalet
Avsändare
Presidiet
Till styrelsemöte nr 12
2012-01-10
5.1 Diskussionsunderlag kårvalsdatum
Bakgrund
På senaste fullmäktigemötet fattades ett beslut om att fastställa datumen för kårval till
6-10 maj 2013. Det har efter detta beslut fattades uppdagats att Kristi himmelfärd
infaller 9 maj i år. Eftersom Kristi himmelsfärd är en röd dag och dessutom infaller på
en torsdag är det att vänta att universitetet kommer vara rätt tomt på studenter både
torsdagen och fredagen denna vecka. Detta tror presidiet skulle påverka kårvalet
mycket negativt i fråga om valdeltagande och legitimitet och vi vill därför lyfta en
diskussion om att flytta kårvalet.
Alternativen
Anledningen att 6-10 maj 2013 valdes i första skedet var att denna vecka ligger bäst till
i tid för att hinna förbereda ordentligt inför kårvalet och för att hinna med
förhandlingar och författande av nya styrdokument efter kårvalet men innan
valfullmäktige. Att flytta valet till veckan innan är ej möjligt då denna vecka också
innehåller röda dagar. Alternativen är därför att flytta kårvalet till antingen 22-26 april
eller till 13-17 maj. Fördelen med ett tidigt val är att partierna efter valet har gott om tid
på sig att författa styrdokument och bilda koalitioner, nackdelen är dock att
partiregistreringar och nomineringslistor enligt stadgan då behöver färdigställas av
partierna redan i början av mars. Fördelen med det senare datumet är att partierna får
gott om tid på sig att förbereda inför valet vilket i sig skapar legitimitet medan
nackdelen är att det blir kortare tid mellan kårval och valfullmäktige.
Då detta är ett beslut som ska fattas av kårfullmäktige kan styrelsen bara göra en
rekommendation om ett byte av datum. Detta datum kan fastställas först vid
fullmäktigemötet 11 februari vilket ger bara dryga två veckor för partierna att efter det
nya beslutet registrera sig som partier och fastställa tider för nomineringsmöten om vi
väljer att tidigarelägga valet till april. Presidiet anser att det är viktigare att skapa goda
förutsättningar för partierna att registrera sig och förbereda sig inför valet än att
prioritera förhandlingarna efter valet då de dokument som antas på valfullmäktige
ändå är preliminära och därför möjliga att förändra. Därför förordar vi ett
senareläggande av kårvalet med en vecka till 13-17 maj 2013.
Dock vill vi diskutera alternativen och dess olika konsekvenser med styrelsen och höra
era synpunkter innan vi föreslår något för fullmäktige.
Stockholm University Student Union
Visiting adress
Frescativägen 14 A
Box 50006
SE-104 05 Stockholm
Phone +46 (0)8 674 62 00
Telefax +46 (0)8 16 55 03
www.sus.su.se
Datum
2013-01-10
Ort
Frescati, Stockholm
Rapport 6.1
6.1 Kårstatusansökan
Bakgrund
Den 15:e januari är det deadline för ansökningar för kårstatus vid Stockholms
universitet. Vid styrelsemötet den trettionde augusti diskuterades i styrelsen på vilka
kriterier en kåransökan skulle skrivas och hur den skulle utformas.
Presidiet skickar nu med ut i handlingarna ett utkast på kåransökan för påseende av
styrelsen. Några uppgifter ska fyllas i, och ansökan ska skickas till. Principen för
ansökan är den som vi hade också vid förra ansökningsperioden 2009 och följer de
riktlinjer vi fick från diskussionen.
Vid universitetsstyrelsesammanträdet kommer ansökan att diskuteras, för att lyftas för
beslut i april.
Ansökan skickas nu till styrelsen för kännedom.
Stockholm University Student Union
Visiting adress
Frescativägen 14 A
Box 50006
SE-104 05 Stockholm
Phone +46 (0)8 674 62 00
Telefax +46 (0)8 16 55 03
www.sus.su.se
Stockholms universitets studentkårs ansökan om
ställning som studentkår 2013-2016
Stockholms universitets studentkår (802003-6425) ansöker härmed om ställning som
studentkår vid Stockholms universitet för perioden 2013-07-01 – 2016-06-30. Ansökan
gäller för hela universitetet som verksamhetsområde, undantaget den lokala
representationen vid institutionen för data- och systemvetenskap respektive
institutionen för socialt arbete. Studentkåren hade 21 xxx medlemmar höstterminen
2012 och 21 390 medlemmar vårterminen 2011 inom det sökta verksamhetsområdet.
Detta ger en anslutningsgrad om ca 65 procent.
Nedan följer en sammanställning över studentkårens förmåga att uppnå 4 kap. 9-14 §§
i Högskolelagen (1992:1434).
Uppfyllande av 9 §
9 § En studentkår ska ha som huvudsakligt syfte att bevaka och medverka i
utvecklingen av utbildningen och förutsättningarna för studier vid högskolan. Lag
(2009:766)
Studentkårens syfte
I studentkårens stadga stipuleras det att ”Studentkåren har som huvudsakligt syfte att
bevaka och medverka i utvecklingen av utbildningen och förutsättningarna för studier
vid Stockholms universitet.” Denna skrivning överensstämmer väl med
författningens beskrivning av en studentkårs huvudsakliga syfte.
Uppfyllande av 10 §
10 § Verksamhetsområdet för en studentkår får inte täcka mer än en högskola och ska
sammanfalla med minst en organisatorisk eller geografiskt avgränsad del av högskolan.
Lag (2009:766).
Verksamhetsområde
Studentkårens ansökan stämmer till fullo överens med denna paragraf då vi söker
studentkårsstatus för hela universitetet med undantag för två institutioner som är
geografiskt och organisatoriskt skilda från resterande universitet. En skillnad finns
dock i denna ansökan jämfört med det som nu är Stockholms universitets studentkårs
verksamhetsområde. Denna vill vi presentera nedan.
Institutionen för mediestudier
Den gångna treårsperioden har Stockholms universitets studentkår representerat
studenter vid institutionerna för filmvetenskap och modevetenskap. Dessa institutioner
ingår nu båda i institutionen för mediestudier tillsammans med gamla JMK vars
studenter har haft en egen kår. Vi söker i denna omgång studentkårstatus för hela
institutionen för mediestudier då vi anser det negativt för studentinflytandet samt ej
förenligt med 10 § att olika kårer representerar olika delar av en institution. Vi har alla
Stockholm University Student Union
Visiting address
Frescativägen 14 A
114 18 Stockholm
Phone +46 (0)8 15 41 00
Telefax +46 (0)8 16 55 03
Org. nr. 802003-6425
www.sus.su.se
förutsättningar att säkra studenternas lokala representation vid hela institutionen för
mediestudier, även för studenterna vid gamla JMK. Vi har i nuläget en anslutningsgrad
om xx procent (dvs. xxx medlemmar) av studenterna vid hela institutionen för
mediestudier.
Uppfyllande av 10 §
11 § En studentkår ska vara demokratiskt uppbyggd och kunna representera
studenterna inom kårens verksamhetsområde. Lag (2009:766).
Lokal representation
Det är på den lokala nivån, där utbildning bedrivs, som den viktigaste medverkan sker,
och där den ämnesspecifika kompetensen finns och kunskapen om studenternas behov
är som högst. Därför har studentkårens lokala organisationer, studentråden, en mycket
fri ställning inom organisationen. Studentkåren anser att de studenter som befinner sig
närmast utbildningen är de som bäst representerar sina kurskamrater. Vi vill ta tillvara
det ideella engagemanget hos studenter med god kännedom om lokala förhållanden
och ett förankrat kontaktnät. Därför utser vi som regel alltid de studentrepresentanter
som studenterna själva lokalt föreslagit. Vid tillsättning av representanter har vi hittills
i 100 procent av fallen följt studenternas rekommendationer.
Trots att studentråden är relativt autonoma i förhållande till studentkåren, har
studentkåren utarbetat instruktioner för studentråd (se bilaga 2). Dessa reglerar vissa
grundläggande förutsättningar för att rådet skall kunna vara en del av studentkåren
och representera samtliga studenter inom sitt verksamhetsområde i enlighet med
Studentkårsförordningen. I instruktionerna ställs det bland annat krav på öppenhet för
alla studenter vid institutionen och att studentråden ska vara demokratiskt uppbyggda.
Studentkårens representation på fakultetsnivå organiseras genom fakultetsråd. Det
finns tre fakultetsråd vid Stockholms universitet; det samhällsvetenskapliga, det
naturvetenskapliga och det humanistiska. Då juridiska fakulteten är en fakultet och en
institution fungerar deras linjeråd som fakultetsråd och studentråd. Fakultetsråden
utgörs, vid de övriga tre fakulteterna, av representanter från fakulteternas studentråd
och doktorandråd. De diskuterar gemensamma frågor av fakultetsövergripande
karaktär samt utser representanter till fakultetsnämnd och övriga beredande organ. I
fakultetsråden finns i nuläget även representanter från universitetets övriga tre
studentkårer som verkar på institutionsnivå. Detta för att även dessa institutioners
studenter ska säkerställas inflytande på en central nivå. De andra kårernas
representanter kan på samma villkor som övriga representanter väljas till beslutande
och beredande organ på fakultetsnivå och central nivå. I fall att ytterligare studentkårer
utöver Stockholms universitets studentkår beviljas kårstatus för kommande
treårsperiod är planen att fortsätta med denna modell.
På studentkåren arbetar idag fem studiebevakare, en för varje fakultet samt en för
lärarutbildningen. Deras huvuduppgift är att stödja studentråden framförallt genom
utbildning och handledning av rådsmedlemmarna, samt samordning av råd emellan.
2 (5)
Vidare samverkar också studiebevakarna med en kontaktperson vid varje institution i
syfte att tillsammans verka för att en aktiv och kontinuerlig studentmedverkan finns
lokalt. På studentkåren finns också funktionärer som stödjer de lokala råden inom
specifika områden; studiemiljö, jämlikhet, hållbarhet, arbetsmarknad samt
studentärenden.
Central representation
Utöver ovanstående studentorgan finns det Centrala studentrådet med uppgift att
samla fakultetsråden samt lärarstudenterna för att samordna och diskutera frågor av
gemensamt intresse. Rådet kompletterar studentkårens centrala representation genom
att föra med sig ett lokalt underifrånperspektiv från engagerade studenter.
Parallellt med studenternas råd finns även doktorandråd. De fungerar på ett likartat
sätt som studentråden men har ett större självständigt mandat, då de bevakar delvis
andra frågor och har annorlunda förutsättningar för sitt arbete. För att stödja
doktorandernas medverkan har studentkåren ett doktorandombud anställt som hjälper
doktorandråden i deras arbete och hanterar enskilda ärenden.
Studentkårens centrala representation består idag nästan uteslutande av arvoderade
förtroendevalda. Vi tror att en professionell representation i universitetets centrala
organ gör mest nytta för studenterna och utbildningskvaliteten. Genom att arbeta
heltid med de frågor och instanser som representanterna ansvarar för är de alltid
insatta och pålästa på ett sätt som en ideellt engagerad student inte har möjlighet att
vara.
Uppfyllande av 12 §
12 § Alla studenter inom en studentkårs verksamhetsområde ska ha rätt att vara
medlemmar i kåren, om de uppfyller de krav som ställs för medlemskap i en sådan
sammanslutning som avses i 8 §. Den student som är medlem i studentkåren ska ha
rösträtt vid val till studentkårens högsta beslutande organ. Lag (2009:766)
Registrering av medlemmar
Studentkåren arbetar ständigt med att göra det så lätt som möjligt för studenterna att
bli medlemmar. Detta för att minska eventuella trösklar för ett medlemskap. I dag kan
studenter lösa medlemskap i kårexpeditionen i Allhuset samt direkt på vår webbplats i
en säker betalningsmiljö. Vi marknadsför vår verksamhet och hur studenter kan lösa
medlemskap både via digitala och sociala medier och på universitetsområdet för att
göra det möjligt för varje student att göra ett aktivt val gällande medlemskap.
Genomförande av kårval
Studentkåren anordnar val till det högsta beslutande organet, fullmäktige, varje år.
Valet sker på internet. I valet kan alla medlemmar rösta samt själva ställa upp som
kandidater för ett nytt eller redan existerande parti. Medlemmarna ska inte bara ha en
rättighet att rösta till fullmäktige utan även en reell möjlighet. Genom ett
internetbaserat val som pågår i minst en vecka kan varje student i lugn och ro ta
ställning och göra sin röst hörd var denne än befinner sig. Som komplement har vi även
3 (5)
bemannade valstationer med uppkopplade datorer runtom på campus under valet. Vi
arbetar kontinuerligt med att förbättra informationen om valet för att få fler röstande.
Uppfyllande av 13 §
13 § För en sammanslutning som avses i 8 § ska det finnas stadgar och en styrelse.
Stadgarna ska ha antagits av sammanslutningens medlemmar. I stadgarna ska följande
anges: sammanslutningens ändamål och verksamhetsområde, vilket som är det högsta
beslutande organet och hur det utses, hur beslut av det högsta beslutande organet och
av styrelsen fattas och ges till känna, hur inträde i och utträde ur sammanslutningen
sker, hur ansvarsfrihet för styrelsen beviljas, hur stadgarna ändras, och hur
sammanslutningen upplöses. Lag (2009:766)
Studentkårens stadga uppfyller till fullo ovanstående. Se bifogad stadga (bilaga 1).
Uppfyllande av 14 §
14 § En studentkår ska föra ett register över sina medlemmar. Studentkåren ska årligen
till högskolan redovisa sin verksamhet och hur många studenter som är medlemmar.
På begäran av högskolan ska studentkåren tillhandahålla högskolan sitt
medlemsregister. Lag (2009:766).
Redovisning av medlemmar
Studentkårens medlemssystem sorterar medlemmar på personnummer, vilket ger oss
förutsättning att enkelt kontrollera om personen ifråga är student eller stödmedlem.
Detta kan göras på samtliga betalningsmöjligheter.
Systemet är synkroniserat med Ladok så att vi kontinuerligt kan uppdatera vilka
medlemmar som har registrerat sig på kurser. Detta betyder även att Stockholms
universitet omedelbart och alltid har tillgång till aktuella medlemsuppgifter och
aktuellt medlemsantal. Systemet är även ihopkopplat med det företag som distribuerar
våra medlemskort, vilket innebär att en student automatiskt får ett medlemsbevis
skickat hem till sig efter att denne betalat sin avgift.
Redovisning av verksamhet
Studentkåren har hittills lämnat in verksamhetsrapporter för verksamhetsåren
2010/2011 och 2011/2012 som har lästs och godkänts av universitetsstyrelsen. Dessa
rapporter är något vi planerar fortsätta med samt utveckla. Framför allt den
ekonomiska rapporteringen ska utökas. Studentkåren arbetar med ekonomisk
redovisning baserad på full kostnadstäckning. Detta ger universitetet en god översikt
över kostnaderna för respektive verksamhetsområde. För att försäkra oss om att den
ekonomiska redovisningen är korrekt samarbetar studentkåren med revisionsbyrån
Grant Thornton.
En särskild redovisning över inkomna studentärenden sammanställs även i en årlig
rapport som kommer universitetet till del. Denna innehåller uppgifter om vilka
ärenden som mottogs under året, vilka institutioner som var aktuella samt hur
ärendena hanterades.
4 (5)
Studentkåren har välfungerande interna rutiner för rapportering och uppföljning vilket
innebär att vi löpande kan redovisa vilken verksamhet som sker inom respektive
verksamhetsområdet för universitetet om så önskas. Vilken typ av
verksamhetsredovisning studentkåren ska ge universitetet tror vi bäst bestäms genom
löpande dialog mellan båda parterna.
5 (5)