Transcript Innan festen

Innehållsförteckning:
Förord .............................................................................................................................................. 5
Mithlonds Feststruktur .................................................................................................................... 6
Vilka fester har vi i Mithlond? .................................................................................................... 6
Hur länge har Mithlond haft Höstgillen och vilka teman har vi haft? ....................................... 7
Hur en fest bör planeras i grova drag: ............................................................................................ 8
Innan festen .................................................................................................................................. 8
Ansökan till rådet och vad den skall innehålla? ...................................................................... 8
Tema ......................................................................................................................................... 8
Rekrytering .............................................................................................................................. 9
Inbjudan ................................................................................................................................... 9
Lokal ........................................................................................................................................10
Möten .......................................................................................................................................11
Intern information ..................................................................................................................11
Ansvarsposter ..........................................................................................................................12
Tidsplanering ..........................................................................................................................12
Under festen ................................................................................................................................13
Efter festen ..................................................................................................................................14
Städning ...................................................................................................................................14
Ekonomi ..................................................................................................................................14
Uppföljningsmöte ....................................................................................................................15
Ansvarsområden – Beskrivning .....................................................................................................16
Generellt ......................................................................................................................................17
Huvudansvarig inkl. vice huvudansvarig ...................................................................................18
Ekonomiansvarig ........................................................................................................................20
Köksansvarig ...............................................................................................................................21
Serveringsansvarig ......................................................................................................................23
2
Transportansvarig ......................................................................................................................24
Dekoransvarig .............................................................................................................................26
Ceremoniansvarig .......................................................................................................................27
Baransvarig .................................................................................................................................28
Dansansvarig ...............................................................................................................................29
Underhållning / aktiviteter .........................................................................................................30
Diskansvarig ................................................................................................................................31
Städansvarig ................................................................................................................................32
Bordsplacerare ............................................................................................................................33
Informationsansvarig ..................................................................................................................34
Husmor ........................................................................................................................................35
Lokalansvarig..............................................................................................................................36
Kvartermästare ...........................................................................................................................37
Temaansvarig ..............................................................................................................................38
Skådespelsansvarig .....................................................................................................................39
Toastmaster .................................................................................................................................40
Dryckespaketetsansvarig ............................................................................................................41
Tips och handledningar ..................................................................................................................42
Budget .........................................................................................................................................42
Bankettplaneringen .....................................................................................................................43
Barplanering ...............................................................................................................................44
Checklista - Detta måste vara med till festen .........................................................................44
Sortimentet ..............................................................................................................................44
Mängdberäkning .....................................................................................................................44
Inköp........................................................................................................................................45
Dokumentation ........................................................................................................................45
Prissättningsmall .....................................................................................................................45
3
Väl på plats bör saker göras i följande ordning .....................................................................46
När baren öppnat ....................................................................................................................46
Gällande utfärdande och inlösande av barkort ......................................................................47
Packlista ......................................................................................................................................48
Hygien i köket .............................................................................................................................49
Del 1: Den Personliga hygienen ..............................................................................................49
Del 2: Livsmedel ......................................................................................................................50
Lokalhemsidor och andra lokaltips ................................................................................................53
Dekortips .........................................................................................................................................54
Mithlonds påbud vilka berör fester ................................................................................................56
Mallar ..............................................................................................................................................59
4
Förord
Festfixarpärmen innehåller tämligen detaljerad information som främst lämpar sig för planering och
genomförande av Mithlonds större fester, men den går givetvis också bra att använda som stöd till
riksmöten eller andra arrangemang i Mithlond.
Hur använder man festpärmen på lämpligt sätt? Den är i första hand riktad till “nybörjar-arrangörer”.
Det är en hel massa saker man måste tänka på när man arrangerar en större fest eller bankett i och för
Mithlond. Man kanske är bra på vissa områden, men lite sämre på andra, då kan man ta hjälp av
pärmen. Men även mer erfarna arrangörer bör använda pärmen för att bli påminda om saker som är bra
att komma ihåg.
Viktigt att tänka på är att varje arrangör själv väljer hur mycket denne utnyttjar innehållet i pärmen.
Eftersom pärmen är avsedd att vara en handbok för alla situationer innehåller den oerhört mycket
information. Låt inte pärmen överväldiga dig utan välj ut de delar som passar just din fest. Ett litet
riksmöte behöver med största sannolikhet inte någon skådespelsansvarig men det är fortfarande viktigt
att ekonomin fungerar så var inte rädd för att använda pärmen som en uppslagsbok.
Pärmen är en samling tips och råd och du kanske har andra, bättre sätt att göra saker på!
Påpeka gärna dessa förbättringar så att vi kan justera pärmen.
5
Mithlonds Feststruktur
Vilka fester har vi i Mithlond?
De namngivna festerna är lite större evenemang där rådet letar fram ansvariga. Hela Mithlond är
välkommet på dessa fester.
Riksmöten är föreningens månadsmöten som anordnas av gillen eller andra grupperingar av
medlemmar där arrangörerna utses av gillesmästartinget. Alla i Mithlond är välkomna men
festligheten är i regel av en friare och enklare karaktär.
Riksmöten skall utlysas minst två veckor innan och skall helst placeras andra helgen i månaden. (se
kapitel ”Tips och handledningar” om gällande påbud)
Det utgårda året börjar med att vi firar Tolkiens Födelsedag den 3 januari.
Därefter följer:
– Februari: Riksmöte
Vartannat år anordnas ”orgien” i Mithlond då detta är en fest som gillet MMM delar med
Morgothgillet i Forodrim och då kan den ta plats som denna månads riksmöte.
– Mars: Det Midgårda nyåret firas. (Vanligtvis runt den 17 mars)
– April & maj = riksmöten
– Juni = Riksmöte. En nygammal tradition är att vi arrangerar ”Ljusefesten” i juni vilket är alvernas
traditionella sommarfest vilken i början var belägen på midsommardagen.
– Juli, augusti & september = riksmöten
– Oktober:
Den första helgen där lördagen ligger i oktober anordnas Mithlonds Höstgille vilket är den största fest
vi anordnar. Alla tolkiensällskap i hela norden bjuds in och festen startar i regel på fredag eftermiddag
och fortsätter till söndag förmiddag.
– November & december = Riksmöten
6
Hur länge har Mithlond haft Höstgillen och vilka teman har vi haft?
Mithlond har arrangerat Höstgillet sedan 1990 och nedan följer en lista på vilka teman vi har haft och
vart vi har varit. De första fyra-fem Höstgillena var temalöst. Vi var i Mithlond och gladdes åt
varandras sällskap.
I. Inget tema - Chalmers Sportstuga
II. Samma som ovan - Chalmers Sportstuga
III. Samma som ovan - Chalmers Sportstuga
IV. Samma som ovan - Bockaberg
V. Tema osäkert (Alvernas sista resa?) – Tölögården i Kungsbacka
VI. Numenor (under vattnet och folie i taket) - Bockaberg
VII. Mithlond (Första Höstgillet som egen förening) - Fjärås Bygdegård
VIII. Fylke - Skatås
IX. Ensamma Berget ”Dvärgar & Drakar” - Teaterladan i Mölndal
X. Jubel (Temalöst, Mithlondtema) - Varbergs Fästning
XI. Helcaraxë - Gråbo
XII. Lorien - Koitjärve
XIII. Rohan (Lajv)– lokal osäkert
XIV. Minas Tirith (Gondor) – Koitjärve (Arr: Cirieth, Vice: Raniel, Gil-galad & Baranor)
XV. Angmar (Segerfest hos Angmars konung) – Koitjärve (Arr: Thengwyn)
XVI. Harad (Traditionell hösthögtid) – Koitjärve (Arr: Yelinwe, Vice: Erion)
XVII. Mörkmården ”the musical” - Fjärås Bygdegård (Arr: Erion, Vice: Arthalion)
XVIII. Det dekadenta Numenor - Fjärås Bygdegård (Arr: Tar-Palantir, Vice: Erion)
XIX. Rohan – Fjärås Bygdegård (Arr: Thengwyn med hushåll)
XX. Jubel: Resa genom Beleriand – Kvibergs kantin (Arr: Ar-Pharazon, Fimbrethil, Uinen, Grendel
och Arthalion)
7
Hur en fest bör planeras i grova drag:
Innan festen
Ansökan till rådet och vad den skall innehålla?

Vilken fest ansökan avser med kort beskrivning om varför just du är lämplig som arrangör.

Huvudansvarig/ansvariga

Eventuella medhjälpare

Tema

Gärna även ett budgetförslag

Annan tillgänglig information. Planerat datum, ceremonier, bar, mat osv.
Ansökan (för Tolkiens födelsedag eller Nyår) skickas till [email protected] eller lämnas till lämplig
medlem i rådet. För riksmöten ansvarar gillesmästartinget och den ansökan skickas lämpligen till
[email protected]. Ofta diskuterar och beslutar gillesmästartinget ett helt års riksmöten i taget på ett
tingsmöte.
När det gäller Höstgillet så brukar ansökan ske lite annorlunda. Då hela föreningen är med och
arrangerar festligheterna, så brukar hela föreningen ges möjlighet att påverka valet av tema. Detta sker
normalt sett via ett HG-uppstartsmöte som helst skall ske under hösten/förvintern året innan det
höstgille som berörs. På detta möte bestäms sedan tema och vanligen även en huvudansvarige (båda
dessa skall sedan godkännas av grå rådet).
Tema
Det är rekommenderat att ha ett tema på festen du ska ordna. Det är ett bra sätt att knyta ihop alla
festens delar. Temat kan vara på den nivå du som huvudansvarig väljer att ha det, tydligt
genomgående i allt eller bara i valda delar av festen. Är det en av de större festerna kan det vara
lämpligt att inkludera fler personer i temaarbetet. Oftast är exempelvis höstgillena väldigt temastyrda.
Att tänka på vid val av tema:

Vad finns det för information om platsen/händelsen du/ni valt?

Hur går detta att använda som röd tråd i dekor, mat, underhållning m.m.?

Är temat något alla känner till eller behöver det förklaras? Och i så fall hur? Gestaltas med en
pjäs? Sång och musik? Dekorationer? Högläsning?

Behöver något förklaras i Mithlonds medlemstidning Elostirion innan festen?
8
Se gärna tidigare använda Höstgillesteman för att undvika upprepningar på de stora festerna.
Tänk också på att Mithlond har ett påbud som säger att temat på Höstgillet och Nyår skall vara av
midgårda karaktär. Tema på övriga riksmöten skall vara av midgårda eller mithlonda karaktär, men
dispens kan ges av rådet.
Rekrytering
Det är viktigt att du som huvudansvarig ger de övriga som skall hjälpa till att producera festen
tillräckligt med tid för att kunna göra ett bra jobb. Tänk också på att du som huvudansvarig kanske
bara rekryterar och delar ut de större ansvarsområdena och att det senare är upp till dessa personer att
hitta medhjälpare för att genomföra sina respektive ansvarsområden.
Därför föreslår vi att du om möjligt, 3-6 månader innan en mindre fest och 8-12 månader innan ett
höstgille skickar ut en rekryteringsförfrågan för att fylla de vakanta ansvarsområdena. När denna går
ut kan det vara bra om du redan kan svara på övergripande frågor om t.ex. tema, bankettstorlek,
budget m.m.
Inbjudan
Det är lämpligt att den första annonsen/Inbjudan går ut senast 5 månader innan höstgillet (2 månader
före mindre fester), många behöver god tid på sig att planera. Enligt beslut från Grå rådet skall
inbjudan till riksmöte vara inbyggarna tillhanda senast två veckor innan träffen och en månad innan en
större fest.
Den allra första annonsen behöver egentligen bara vara en blänkare med datum, tema och
arrangörsteam. En större annons, även den i god tid innan festen, bör
innehålla:

Datum

Tid

Plats

Kostnad (PG 4459118-8, Göteborgs tolkiensällskap Mithlond)

Sista betalningsdag tillika anmälningsdag samt sista avanmälningsdatum. *

Tema

Denna information samt följande bör publiceras som absolut senast i den sista inbjudan som
kommer ut innan festen.

Vägbeskrivning (både för bilister och folk som åker kommunalt)
9

Vad som skall tas med för personligt bruk, t.ex. bägare, kläder för utomhusbruk med mera.

Toastmaster, samt när denne vill ha in tal (se även toastmaster)

Om det finns en sluttid på festen, då gästerna ska vara utrymda.

Gärna ett telefonnummer till en ansvarig person.
*Sista betalningsdag bör placeras inte mindre än två veckor innan en större fest och inte mindre än en
vecka före en mindre fest eller ett riksmöte. Sista betaldag och sista avanmälningsdag kan med fördel
vara samma dag.
Om man som ansvarig arrangör finner det störande att gäster anländer allt för tidigt kan man be
gästerna att inte komma till festlokalen före angiven tid och istället avsätta tid för gästerna att byta om
och socialisera innan festen startar.
Information till andra sällskap går lämpligen via mithlonds utrikeskansler. Om inte annat är det lättast
att hitta uppdaterad kontaktinformation till de övriga sällskapen den vägen.
Lokal
Lokalen är av tradition en av de enskilt största budgetposterna på en fest och det kan vara svårt att
hitta en lokal som uppfyller alla behov som festen sätter på den. Därför är det lämpligt att leta lokal i
god tid före en fest och var öppen för att du kan behöva titta på flera lokaler.
Det är också väsentligt att du bokar lokalen i god tid så att ingen annan hyr den då vi behöver den.
När ni letar efter festlokal är det viktigt att först bestämma vilka krav festen har och vad
lokalen/lokaluthyraren har för krav och restrektioner.

Storlek (hur många personer behöver få plats)

Pris (Vad tillåter budget)

Kök (Skall mat serveras? Undersök så att köket håller behövd standard)

Utrustning (bord, stolar, köksutrustning, städartiklar, ljudanläggning m.m.)

Tider (Vilken start och/eller sluttid måste beaktas.)

Bar (Har lokalen några alkoholrestriktioner eller liknande ni måste ta hänsyn till?)

Toaletter/tvätt (Hur många finns? Fungerar de? Finns dusch?)

Ombyten/sovutrymmen (Finns det extra utrymmen för dessa ändamål om de behövs? FÅR
man sova i lokalen?)

Parkeringar/kollektivtrafik
10

Speciella behov (Är lokalen handikappanpassad? Finns utrymme för småbarnsföräldrars
behov?)

Säkerhet (Brand, El, Medicinsk säkerhet. Kontrollera utrustning samt nödtelefonnummer och
utrymningsplan. Konsultera Mithlonds Väbel vid behov.)

Dekor (Får man behandla väggarna hur man vill? Finns stege? Lokalritning?)
Tänkvärt
Se till att kontakten med uthyrare sker med professionell eftertanke och att alla ekonomiska åtagande
sköts så att vi även i framtiden har möjlighet att hyra lokalen.
Boka träff för överlämnande av nyckel både före och efter festtillfället.
Notera gärna eventuella affärer i närheten för sista minuten behov och undersök också vart man kan
vända sig om fel uppstår i lokalen.
Var uppmärksam på vägen dit och anteckna gärna riktmärken med mera för att enklare kunna göra en
vägbeskrivning i efterhand
Möten
Underskatta aldrig Mithlonditers behov av att träffas.
Ni kan behöva både publika möten för att få tips och idéer samt möjligheten att värva arbetskraft etc.
men också slutna möten för att diskutera en eller flera specifika punkter med berörda parter.
Erfarenheten säger att det kan vara svårt att samordna sådana träffar så att alla kan komma. Ge därför
samtliga deltagare god tid och gör er planeringskalender mer överskådlig genom att planera in möten i
så god tid som möjligt.
Intern information
Man kan inte planera en fest enbart genom möten. Det stora arbetet sker i mindre grupper. Se därför
till att tidigt skapa tydliga och fungerande informationsvägar. Till hjälp finns bland annat en hel del Epostlistor som är avsedda för detta ändamål exempelvis [email protected] och
[email protected]. Var dessutom tydlig med vilken information som måste förmedlas mellan grupperna
och vem som skall fungera som ”nav” för spridning (vanligtvis huvudansvarige och/eller
11
temaansvarige). Det finns även en lista som heter [email protected] som med fördel kan användas
för att få ordning på anmälningarna som kommer in.
Ansvarsposter
De flesta av våra fester är tillräckligt omfattande för att arbetet skall behöva delas in i mindre
portioner. När ni planerar festen är det därför viktigt att ni avgör vilka ansvarsposter ni behöver fylla
för att kunna genomföra alla delar av festen och därefter fyller dessa platser med arbetskraft.
Under förberedelsetiden inför festen är det också viktigt att stödja och följa upp de som tagit på sig ett
ansvarsområde för att kunna hantera eventuella problem som kan uppstå.
Tidsplanering
De flesta inblandade i produktionen av en fest finner frid och ordning i att ett ”körschema” skapas och
publiceras. Du som huvudarrangör har därför som uppgift att ta reda på eller bestämma när alla delar
av en fest skall falla på plats och därefter göra ett schema som de ansvariga för olika områden kan
följa.
Detta gör också att du som ansvarig kan se om det finns ”hålrum” eller ”överlappningar” i planeringen
som du kan justera.
Det är också viktigt att hålla koll på vem som gör vad under festen så att en person inte dubbelbokas
vilket gärna inträffar i det välvilliga Mithlond. Vi föreslår därför att du inför festen begär in uppgifter
från de områdesansvariga gällande vilka som arbetar med det området och under vilka tider
personerna behövs. Vid behov skapar du ett personalschema för distribution samt avstyr eventuella
personalproblem.
12
Under festen

Vem gör vad – uppföljning

Finns schemat tydligt placerat så alla kan se det?

Var skall alla saker få plats?

Finns det en uppdaterad gästlista? Vem tar hand om gästerna när de anländer?

Är alla inköp gjorda?

Har någon områdesansvarig blivit sjuk?

Annat viktigt att tänka på. (säkerhet, övergripande ansvar, akutnummer osv)
Det här är en sektion som främst är till för att påminna om vikten av att dubbelkolla allt på plats. Ingen
mängd planering kan plocka bort alla ”oförutsedda” händelser.
Det kan till exempel vara lämpligt att kontrollera så att alla vet vart de skall vara och när de skall vara
där. Finns det personalscheman och andra tidsplaneringsverktyg tillgängliga bör dessa placeras så att
berörda har tillgång till denna information.
Finns det utsedda ansvariga för prylar, gästrelationer osv? om inte behöver du som huvudansvarig
förvissa dig om att alla saker är på plats och att de har någonstans att ta vägen. Kontrollera att alla
gäster hittar fram och får någonstans att placera sina saker på eller når sin utsedda sovplats om det är
en sådan fest.
Dubbelkolla också alla ansvarsområden. Är det någonting som saknas? Har du/ansvarig kontroll på
säkerheten, dekoren, akutnummer, transport osv.
13
Efter festen
Städning
Det kanske är uppenbart vad vi menar med den här punkten men vi anser det vara en oerhört viktig
punkt i festarbetet. Här vill vi dessutom lägga in andra delar som t.ex. inventering.
Ju större fest desto fler deltagare brukar stanna kvar och städa men det är fortfarande oerhört viktigt att
du som ansvarig för festen ser till att begära städhjälp. Tänk då på att du måste tala om när och hur det
skall städas. På höstgillet sover städhjälpen oftast över och du som huvudansvarig har delegerat
ansvaret för slutstädningen till en städansvarig. Där behöver du mest vara med och hjälpa till och
kanske se till att allt ställs i ordning som det var när ni kom.
Men på de mindre festerna städas det antingen när de flesta festdeltagarna gått hem eller kanske till
och med dagen efter då städpatrullen måste ta sig tillbaka till lokalen för att städa och göra i ordning.
Då är det oerhört viktigt för dig som ansvarig att veta att det kommer folk som hjälper dig.
De flesta lokaler har ett eget städschema som är viktigt att vi i Mithlond följer eftersom det ofta
innebär en straffavgift att inte städa enligt föreskrivet. Det är också här vi skall framhäva hur viktigt
det är att inventera både lokalens prylar och Mithlonds prylar. Saknas någonting i lokalen innebär det
en extrakostnad för föreningen och givetvis innebär det samma sak om Mithlonds prylar försvinner.
Ekonomi
Viktigt att tänka på i den ekonomiska uppföljningen

Spara och samla in kvitton

Samarbeta med skattmästaren och lämna in alla kvitton snarast

Räkna ihop och jämför med budget
På höstgillet finns det i regel ett ansvarsområde som berör ekonomin. I regel väljs skattmästaren som
ekonomiskt ansvarig för vår största fest men på de lite mindre festerna är det i regel du som
huvudansvarig som bär det huvudsakliga ekonomiska ansvaret. För att du skall känna dig säker med
ditt ansvar är det extra viktigt att du skapar en budget inför festen och följer upp den med jämna
mellanrum. Behöver du ett förskott kan du alltid prata med skattmästaren.
14
Uppföljningsmöte
De flesta fester i Mithlond är så små att ett uppföljningsmöte många gånger kan bytas ut mot epostkonversation för att sammanställa alla delar men för de större festerna och då speciellt Höstgillet
är ett uppföljningsmöte mycket viktigt.
Tänk på att föra protokoll på mötet och att överlämna protokollet till arkivarien för lagring. På detta
sätt kan vi utveckla festerna och utnyttja de erfarenheter vi samlar på oss med åren.
Tänkvärt

Bjud in i god tid.

Bjud gärna in fler än de som var med och arbetade med festen.

För protokoll

Följ en förutbestämd dagordning

Arkivera protokollet

Försök belysa både positiva & negativa delar av festen.
Förslag på dagordning
I den Mithlonda historien har endast Höstgillet haft protokollförda uppföljningsmöten och av de
protokoll vi kunnat leta fram kan man utläsa att nedanstående dagordning är en god grund. En
fullständig utvärdering av ett höstgille kan ta väldigt lång tid. Det kan därför vara bra att fundera
ordentligt på upplägget och se till att alla begränsar sig.
1. Mötets öppnande
2. Val av mötesordförande
3. Val av mötessekreterare
4. Bästa med festen? En snabb kommentar per person.
5. Sämsta med festen? En snabb kommentar per person.
6. Genomgång av ansvarsområdena. Varje ansvarig redogör kort och övriga får kommentera vid
behov.
7. Ekonomi. Även om det finns ett ansvarsområde för detta så är det viktigt att poängtera hur
viktig ekonomin är.
8. Övriga frågor.
9. Mötets avslutande.
15
Ansvarsområden – Beskrivning
Det här avsnittet är till både för dig som arrangerar festen men också för dig som arbetar med ett
specifikt område.
Du som huvudansvarig kan med fördel använda det som en checklista för att se till så att du inte
glömmer någonting. Var medveten om att du själv måste avgöra vilka områden som är lämpliga för
just din fest.
Du som innehar ett ansvarsområde eller som funderar på att ta på dig ett ansvarsområde kan få
värdefull hjälp i ditt arbete men även du måste anpassa texten så att den passar dig eftersom den är
allmän i sin utformning och alla delar kanske inte passar in på just den här festen eller på det just du
skall göra.
Här följer en lista på de ansvarsområden som använts på olika höstgillen. På mindre fester finns
naturligtvis inte behov av alla dessa roller, och även på vissa höstgillen finns kanske inte detta behov.

Huvudansvarig och eventuellt en vice

Ekonomiansvarig

Köksansvarig
•
•
Kvällsmat
Frukost
•
•
Lunch
Bankett
•
Fika

Servering

Transportansvarig

Dekoransvarig

Ceremoniansvarig

Baransvarig

Dansansvarig

Underhållning/Aktiviteter

Disk

Städ

Bordsplacerare

Informationsansvarig

Husmor

Lokalansvarig

Kvartersmästare

Temaansvarig

Skådespelsansvarig (Kan utmärkt kombineras med Temaansvar)

Toastmaster

Vinpaketsansvarig
16
Generellt
Oavsett vilket område du ansvarar för så finns det några saker att tänka på, nämligen:

Finns det en beredskapsplan för om du, eller någon i din grupp är sjuk?

Under arbetet, håll konstant kontakt med huvudansvarige och flagga tidigt om problem
uppstår som ni inte kan lösa, eller behöver hjälp att lösa.

Om du har budgetansvar: Färdigställ det ekonomiska underlaget inkl. eventuella körjournaler
(glöm inte namn och utbetalningssätt) för redovisning. Det finns malla i slutet av detta
dokument som med fördel kan användas.
17
Huvudansvarig inkl. vice huvudansvarig
Som titeln avslöjar är den huvudansvarige projektledare för festligheten och det kan vara viktigt för
dig som huvudansvarig att tänka i just de termerna. På små fester tar ofta den huvudansvariga ett
större ansvar för verksamheten då det tenderar att vara ganska få personer inblandade i skapandet av
festen men vid större fester är du som huvudansvarig tvungen att ta en mer administrativ roll. Tänk på
att du är administrativt ansvarig för arbetet inför festen. Detta betyder att du skall organisera,
strukturera och stödja. Det är inte din uppgift att detaljstyra alla områden.

Du behöver sätta upp en lista på vilka ansvarsområden du behöver tillsätta och sedan tillsätta
dessa. Tänk dock på att detta bara är en form av delegering. Även om du utser en ansvarig för
en del, är det i slutändan ändå du som ansvarar för festen.

I samråd med skattmästaren skall du och/eller ekonomiansvarig sätta upp en budget för festen
som sedan skall följas. För stora fester som t.ex. höstgillet behöver budgeten inkludera de
olika ansvarsområdenas enskilda budgetposter (Se kapitel ”Tips och handledningar” för råd
kring budget).

Det är ditt ansvar att se till att en lokal hittas för festen och blir bokad.

Det är upp till dig att se till att de olika ansvarsområdena kommunicerar. Allt ifrån
regelbundna möten för alla eller bara ansvariga till om du väljer att använda telefon och e-post
kan fungera. Var öppen för flera lösningar.

Det kan vara bra att ha kontinuerlig uppföljning med de områdesansvariga. På så sätt kan du
bekräfta att de har arbetat framåt enligt plan och ge mer stöd åt de som behöver det.

I god tid innan festen bör du ta kontakt med Rådet, CM och ordensmästarna för att kontrollera
deras önskemål och behov. Ofta handlar det om placering av ceremoniblock, tid för detta, etc.
Men det kan finnas annat. Passa då på att be om beredskapsplan om någon inte kommer
närvara på festen (vare sig det är planerat eller ej).

Om du planerar att festen skall innehålla ceremonier är det viktigt att kontakta CM i god tid
före och stämma av.

Det är du som är ansvarig för att rätt information om festen kommer ut till gästerna. Det
betyder att det är du som skall se till att informationsansvarig får den information som behövs.
Detta inkluderar ”en påminnelse om att skicka inbjudan till övriga föreningar i Norden”.

Du har ett personalansvar som gör att du måste sätta upp ett schema för personalen på festen
så att ingen person blir dubbelbokad och för att du skall kunna kontrollera så att ingen riskerar
att bli utsliten.

Du är också tvungen att skapa ett flödesschema för festlighetens aktiviteter så att du och
övriga inblandade får en överblick över när, var och hur allt skall ske.

När festen väl börjar är du den alla kommer att se som ”nav” i organisationen. Oavsett hur
detaljerade schema som skapats kommer många händelser vänta på din startsignal. Det
kommer också uppstå ett flertal frågetecken som måste lösas direkt. Det är därför viktigt att du
är tillgänglig i så stor omfattning som möjligt. Om du, på grund av aktiviteter eller liknande,
18
kommer vara upptagen under en period, se till att du har en vice huvudansvarig som tar över
ditt huvudansvar under denna tid.

Det är också ditt ansvar att se till att det sker en uppföljning av festligheten efteråt. När det
gäller höstgillet tar ibland grå rådet på sig detta ansvar, men inte alltid.
Man kan aldrig delegera bort huvudansvaret vilket innebär att du är ytterst ansvarig för alla delar av
festen. Var noggrann så att inga delar glöms bort.
19
Ekonomiansvarig
Det här ansvarsområdet sköts tillsammans med mithlonds skattmästare då de flesta in- och
utbetalningar inför, under och efter en fest sker från mithlonds postgiro eller handkassa efter beslut där
om från skattmästaren. Kan skattmästaren inte närvara under festen måste det i samråd med
skattmästaren beslutas vem som är ansvarig för eventuell kontanthantering under festen.

Skapa en budget för festen i samråd med andra ansvariga och övervaka att denna efterföljs.

Driva in anmälningsavgifter för deltagare (anmälda)

Flagga för huvudansvarige (i god tid) om det verkar som budgeten inte kommer hålla

Tillsammans med huvudansvarige skapa en ekonomisk uppföljning efter festen.
Tänk på att vara noggrann med redovisningsunderlag (kvitton, fakturor osv.). Samla in allt underlag
från samtliga som haft utgifter för festen och redovisa dessa i enlighet med de föreskrifter
skattmästaren förordar.
Begär vid behov förskott i enlighet med budget i god tid.
Hanterar du kontanter är det viktigt att dessa förvaras på ett säkert sätt. Mithlond äger låsbara
kassaskrin som kan användas vid behov.
Det är tillåtet för ansvariga på festen, som har utgifter, att få ut pengar i förskott, så att de inte skall
behöva ligga ute med pengar. Det är då ditt ansvar att förmedla detta, samt följa upp att kvitton (och
eventuellt överblivna pengar) kommer in till Mithlond. (se kapitlet ”Tips och handledningar” om
gällande påbud)
20
Köksansvarig
När du tar på dig att ansvara för ett kök i Mithlond oavsett vilken typ av aktivitet det gäller så finns det
ett antal saker du behöver tänka på.
Du behöver först få ett uppdrag från huvudansvarig och en budget så att du kan börja planera din
meny. Därefter behöver du se över personalbehovet och rekrytera den personal du bedömer att du
kommer att behöva.
Du behöver ta reda på vilka förutsättningar köket du kommer arbeta i, ger dig i form av utrustning och
förvaring m.m.
När det gäller Höstgillet har erfarenhet visat att banketten behöver två ansvariga, som båda har koll på
hela menyn. Intern fördelning av dessa bör sedan vara att en är ”kökschef” (styr matlagningen) och
den andra är administratör (håller reda på allergier, rätter, uppläggning, etc.)

Se till att du får en budget för ditt område från huvudansvarig/ekonomiansvarig och se till att
denna efterlevs. Tänk på att budgeten kan revideras under tiden fram till festen om man ser att
deltagarantalet blir annat än väntat.

Skapa en meny för måltiden, där hänsyn (alternativ) har tagits till allergier, vegetarianer och
andra matrestriktioner. Kolla gärna med temaansvarige i samband med detta, då det alltid är
trevligt om även maten följer temat för festen.

På ett tydligt sätt förmedla innehållet i maten och alternativ till gästerna, så att vi kan undvika
att någon förgiftas.

Om det kommer ske servering av din mat, så skall du samordna med serveringsansvarig och
komma fram till vilken information som behöver förmedlas mellan er, samt fördelning av
arbetsuppgifter mellan era båda grupper (Se kapitel ”Tips och handledningar” för råd kring
samordning med servering).

Prata med toastmastern för att hjälpa denne att skapa ett körschema för banketten.

Förmedla menyn till huvudansvarig, informationsansvarig och/eller vinpaketsansvarig i god
tid före festen.

Det kan vara bra att koordinera med diskansvarig så att du kan slippa avdela din surt
förvärvade personal till att diska under matproduktionen.

Bemanna köket med folk, och se till att dessa, i god tid innan festen, har koll på vad som skall
lagas och hur detta går till (underskatta inte provlagningar).

Förmedla till huvudansvarig vilka som ingår i din personalstyrka, samt tid du kommer att ta
dessa i anspråk.

Förbered gärna så mycket av maten som möjligt innan festen, då tiden under festligheterna är
mycket begränsad.

Vid behov, samordna med transportansvarige/klenodbevarare för att transportera ut maten till
festlokalen, samt vad du behöver från förrådet.

Led köksarbetet på plats.
21

Det är varje köks ansvar att se till att köket är städat när det lämnas, så att nästa gäng kan börja
arbeta direkt då de anländer till köket.

För mindre kök gäller ofta att städa serveringsyta/matsal efter att maten är avklarad.
Samarbeta gärna med städansvarig på denna punkt.

Följ säkerhetsföreskrifter och hygienbestämmelser för allas säkerhet.
22
Serveringsansvarig
Denna roll finns inte på alla fester, men har en viktig roll på de fester där den finns. På höstgillet är det
vanligtvis banketten som behöver servering, men det finns inget som säger att exempelvis
fredagsmaten inte behöver detta också. Det är dock inte säkert att det blir samma person som ansvarar
för båda serveringarna.
Denna roll har sällan någon budget knuten till sig. Serveringstabarder och liknande brukar ingå i tema
eller dekorbudget. Bland mithlonds klenoder finns serveringstabarder i olika färger så prata med
klenodbevararen vid behov.

Knyt folk till dig som vill arbeta med serveringen under festen.

Förmedla din personal till huvudansvarig. Tiden för behovet är måltiden men räkna också med
informationstid/genomgångar före servering samt avdukningstid efter måltiden.

Samordna med köksansvarig och se till att komma överens om ett samarbetssätt mellan era
uppdrag och hur information om allergier, etc. skall förmedlas mellan er. Se också till att få en
meny, med information om antal serveringar och specialrätter (Se kapitel ”Tips och
handledningar” för råd kring samordning med köket).

Prata med bordsplaceringsansvarig om att få en placeringslista i god tid innan. Denna lista
kommer aldrig eller aldrig vara 100 % korrekt förrän festen börjat så planera för förändringar.
Vid höstgillet och nyår kommer en ringbärare att utses som skall sitta vid högbordet. Då det är
hemligt vem ringen delas ut till så vet du att åtminstone en person kommer att flyttas på men
inte vem. Även dubbningar är hemliga i förväg och leder till omplaceringar.

Skapa en serveringsplan för måltiden.

Samla serveringsgänget en stund innan serveringen skall påbörjas och instruera om
placeringskarta, info från köket, etc.

Du leder serveringsarbetet på plats.
23
Transportansvarig
Denna tjänst är ibland tudelad och då skiljer vi på person- och klenodtransport. Här kommer en
beskrivning av båda områdena.
Persontransport
Du ansvarar för att samla in behov av persontransport och se till att dessa transporter utförs. Detta
gäller i första hand gäster som behöver transporthjälp från närmaste hållplats för kollektivtrafik till
festlokalen.

Knyt folk till dig som vill sköta transporter under festen. Tänk på att man inte måste ha egen
bil för att kunna transportera, det räcker med körkort (för transportansvarig behövs inte ens det
även om det är att föredra).

Ta emot anmälningar om transportbehov från gästerna

Sammanställ ett transportschema som matchar upphämtningar med chaufförer. Tänk på att om
det är långa transporter, så är det bra att se till att bilarna blir fulla vid varje resa och därför
kan det vara bra att inte ge gästerna helt fria val vid ankomsttider.

Meddela ditt personalbehov och tider till huvudansvarig.

Det är ditt ansvar att på plats se till att körschemat efterföljs.

Eventuellt betalar gästerna transporten till dig eller chaufförerna och då ansvarar du för att
dessa pengar redovisas till ekonomiansvarig och/eller huvudansvarig. Du ansvarar också för
att färdigställa körjournaler som underlag för den ekonomiska redovisningen.
Klenodtransport
Du ansvarar för att transportera de saker som behöver komma till festlokalen och tillbaka.

Knyt folk till dig som kan hjälpa till vid förråd och festlokal innan festen börjar.

Samla in transportbehov från alla ansvarsområden. Tänk på att det inte är säkert att alla prylar
som skall ut kommer finnas i förrådet men tänk också på att det inte ingår i din uppgift att
köra runt hela Mithlond och plocka upp prylar. Här krävs samordning och kommunikation (Se
kapitel ”Tips och handledningar” för utgångspunkt för packlista).

Se till att boka lastbil/släp eller vad som nu behövs för att sköta transporten.

Anlita de chaufförer som behövs för uppdraget.

Se till att få en budget från huvudansvarige och håll dig till denna. Tänk på att budgeten kan
revideras under tiden fram till festen om man ser att deltagarantalet blir annat än väntat.

Samordna med klenodbevararen om status och plats på de klenoder som skall med från
förrådet.

Tänk på att ditt ansvar även inkluderar att få tillbaka klenoderna till förrådet efteråt.
24

Åk gärna till förrådet i förväg och tillsammans med kvartermästare, dekoransvarig och/eller
klenodbevarare märk upp det som skall tas med.
25
Dekoransvarig
Det är ditt ansvar att se till att rätt stämning infinner sig. Det hänger på dina axlar att folk
som är på festen känner att de är i Midgård, och var i Midgård de är. Mycket av festupplevelsen
hänger på dekoren. (se kapitel ”Tips och handledningar”)

Se till att du får en budget för ditt område från huvudansvarige och se till att denna efterlevs.
Tänk på budgeten kan revideras under tiden fram till festen om man ser att deltagarantalet blir
annat än väntat.

Planera och tillverka dekoren

Dekorera/duka bankettborden

Se till att du vet hur lokalen ser ut och vad som är tillåtet, får man exempelvis spika i
väggarna? Måste något täckas över? Hur stort är utrymmet?

Prata med Huvudansvarig och Temaansvarig om vad som är tanken med temat, var exakt
utspelar sig festen? Finns det något som måste vara med i dekoren (ex något som spelar roll
för eventuellt skådespel)?

Planera med skådespelsansvarig, temaansvarig och serveringsansvarig om hur dekor skall
placeras, hur borden kan stå, behövs rekvisita för skådespelen som ligger inom ditt område?

Se till att knyta personal till dig, som kan jobba före och/eller på festen med dekorarbetet samt
hjälpa till att ta ner den efter festen.

Förmedla din personal, samt tid du kommer att ta dessa i anspråk, till huvudansvarig.

Samordna med transportansvarig/klenodbevarare för att transportera dekor till festlokalen.
Glöm inte att förmedla vad som behöver tas med från förrådet.

Led arbetet på plats för att dekorera lokalen.
26
Ceremoniansvarig
Det är din uppgift att Mithlonds ceremonier genomförs på de fester/rixmöten då sådant förekommer.
Detta område har sällan någon budget så det åligger oftast dig att i god tid äska pengar om behovet
skulle uppstå. Du har givetvis rätt till ersättning för utlägg men då måste det finnas med i budget.
Ansvarig för Mithlonds ceremonier är ceremonimästaren (CM) som är utsedd av Mithlonds Grå Råd.
Tala med huvudansvarig i god tid innan festen så att ni är överens om hur mycket tid och utrymme
som kommer att tas i anspråk. Om ceremonimästaren själv inte kan vara med på festen så är denne
själv ansvarig för att utse en härold eller biträdande ceremonimästare.

Se till att Mithlonds ceremonier är uppdaterade och klara inför festen, samt att det finns manus
för alla ceremonier. Stäm av med temaansvarig/skådespelsansvarige så det kommer fungera
bra med temat och hör efter om det behövs någon ceremoniell övergång från normala
festligheterna till Mithlonds ceremonier.

Se till att manus finns tryckta för alla inblandade.

Se till att i god tid rekrytera personal till ceremonierna. Även personer som inte har några
repliker under ceremonierna (kuddedutta, svärdsbärare och bardoperatör m.fl.) behöver få veta
vad som skall hända och vad de skall göra.

Förmedla ditt personalbehov till huvudansvarig. Glöm inte att ta med rådet och ordensmästare.
Tillsammans med festansvarige får ni bestämma när under dagen ceremonierna ska äga rum.
Ceremonierna under ett höstgille eller nyår tar minst en timme, ofta en och en halv. Under
mindre fester beror det på vad som ingår i ceremonin, hur många inresta gäster, etc.

Samordna med transportansvarig/klenodbevarare för att transportera de saker som behövs för
ceremonierna till festlokalen. Glöm inte att förmedla vad som behöver tas med från förrådet.
Det är inte dumt att kontrollera att de uppladdningsbara batterierna till barden är fulladdade.

Hör med lotsen om det är några intressenter som ska invigas. Under höstgillet så sker i regel
endast invigningar av medlemmar från andra riken och då är det en kortare ceremoni under
rådets ceremoniblock. Vid andra fester är det som en separat ceremoni.

Det är du som leder ceremonierna på plats.

Underskatta inte behovet av repetition. Övning ger färdighet så var ute i god tid och planera in
flera övningstillfällen.
27
Baransvarig
Du är ansvarig för baren under festligheten. Barens budget sköts av Mithlonds Munskänk i samråd
med Skattmästaren. Det är också Munskänkens ansvar att fylla på baren med lämplig dryck inför varje
fest, övervaka serveringen, godkänna barmenyn m.m. men flera av uppgifterna kan, efter
överenskommelse, delegeras till dig.

Planera barbehov som passar till festens karaktär (HG har ett annat/större utbud än exempelvis
Nyår)

Knyt personal till dig, som är villiga att arbeta i baren.

Förmedla personal till huvudansvarige och få information om barens öppettider.

Prata med dansansvarig, om sådan finns, gällande delning av resurser, hålltider, etc.

Kommunicera med temaansvarig så att barens tema stämmer in i det övergripande temat på
festen. Tänk på att du antagligen kommer behöva fokusera på baren under hela festen.

Kommunicera med transportansvarig/klenodbevarare för att se till att baren transporteras till
festen, samt prylar som behövs från förrådet.

Kommunicera med frukostansvarig om hur lokalen skall vara städad och iordningställd inför
morgonen.

VIKTIGT: Se till att Sveriges och Mithlonds regler kring alkohol följs. Detta innebär bl.a.
ingen servering till minderåriga (enligt Mithlonds regler är detta <20 år) och ingen servering
till de som ”fått för mycket” (använd ditt omdöme här). (se kapitel ”Tips och handledningar”
för påbud om alkoholhantering i Mithlond samt övriga råd gällande barer)

Följ upp det ekonomiska resultatet för baren med Munskänken efter festen.

Mithlonds Munskänk är ytterst ansvarig gällande Mithlonds barer men skall huvudsakligen
ses som en resurs vid dessa tillfällen. Är du exempelvis osäker på om eller hur du skall avvisa
en drucken person från baren, hur du skall prissätta produkterna osv. kan du alltid vända dig
till munskänken för hjälp och råd.
28
Dansansvarig
Du leder dansen under aftonen. Detta kan innebära viss genomgång av danserna innan dansen börjar
och utbildning av dansarna.
Detta ansvarsområde har sällan någon budget.

Se till att media (cd-skivor, usb m.m.) med dansmusik kommer med till festen.

Kommunicera med transportansvarig att barden kommer med till festen. Det kan vara en god
idé att se till att de laddningsbara batterierna är fulladdade.

Kommunicera med baransvarig om hålltider, resursfördelning (lokal), etc.

Kommunicera med frukostansvarig om hur lokalen skall vara städad och iordningställd inför
morgonen.
29
Underhållning / aktiviteter
Det är din uppgift att samla in och leda aktiviteter som inte faller under CM/skådespel. Detta kan röra
sig om tävlingar, lekar, workshops, etc.
Det kan finnas ett visst budgetansvar inom ramen för detta ansvarsområde. Eventuellt kan också det
du planerar kräva en extra budgetpost, ex separata avgifter för en speciell workshop. Kontrollera alltid
med huvudansvarig/ekonomiansvarig vad som gäller just dig.

Se till att samordna med temaansvarige så att föreslagna aktiviteter följer temat för festen.

Knyt personal till dig som vill arbeta med/leda aktiviteterna

Förmedla din personal till huvudansvarig, samt vilka tider du kommer behöva dessa.

Kommunicera med transportansvarig om att få med de saker som kommer behövas för
aktiviteterna till festen.

Se till att det röjs upp efter aktiviteterna så att nästa gäng/aktivitet inte behöver inleda med att
städa.

Dubbelkolla körschemat med huvudansvarig så att det inte blir några krockar med andra
händelser.
30
Diskansvarig
Det är ditt ansvar att allt blir diskat under festen. Normalt sett skall varje kök sköta sin egen disk, men
bli inte förvånad om ex. Bankettansvarige kontaktar dig och ber om hjälp. Som minst brukar ansvaret
beröra serveringsporslin och liknande.
Detta ansvarsområde har sällan någon budget.

Knyt personal till dig som vill arbeta med disk under festen.

Förmedla din personal till huvudansvarig, samt vilka tider du behöver dessa.

Kontrollera med lokalansvarig vilka diskmöjligheter som finns i lokalen.

Kommunicera med transportansvarig/klenodbevarare för att få med de saker som behövs från
förrådet för att sköta din uppgift.

Samordna med serveringsansvarige om var de tänker placera disk som bärs ut från
bankettsalen.

Se till att gästerna ges möjlighet att diska sina personliga tillhörigheter efter varje måltid, för
de måltider då man använt sin egen utrustning.
31
Städansvarig
Du är ansvarig för städning av lokalen. Detta inkluderar (vid behov) städning innan, under och efter
festen.
Normal sett får varje ansvarsområde ansvar för att lämna den plats de använt för sin aktivitet städad
och klar, men det är ditt ansvar att se till att detta sker samt stödstäda de faciliteter där det behövs.
Detta ansvarsområde har sällan någon budget.

Prata med lokalansvarig om vilken städutrustning som finns och delge ytterligare behov om
sådana finns, i god tid, så att dessa kan tillgodoses.

Knyt personal till dig som kan hjälpa till med städning innan och under festen. Detta kan med
fördel vara samma personer som arbetar med transport och/eller dekor.

På mindre fester: Knyt personal till dig som kan arbeta med städ efter festen.

Höstgillet är en så stor fest att i stort sett alla mithlonditer behövs för att städa efter festen.
Informera därför mithlonditerna om detta i god tid innan festen så att alla kan planera sista
dagen på höstgillet därefter.
32
Bordsplacerare
Du bestämmer var folk ska sitta under taffeln. Detta är inte så lätt som det låter – det behövs lite
fingertoppskänsla och en hel del personkännedom. Du ska tänka på vilka som kan trivas tillsammans
och i några enstaka fall vilka personer som inte bör sitta bredvid varandra.
Detta ansvarsområde har sällan någon budget.

Kontakta ordensmästarna för att se om det blir några dubbningar. Nydubbade sitter i regel vid
ett högbord. Bered även plats för Mithlonds ringbärare vid högbordet under de fester denne
utses (HG och nyår).

Prata med temaansvarig, skådespelsansvarig, serveringsansvarig och/eller dekoransvarig om
vilka bord som kommer finnas och hur dessa placeras.

Ta reda på om det finns några ”yttre omständigheter” kring varje gäst som kan påverka deras
placering, så som barn, funktionshinder, personal till kök eller servering, etc.

I god tid innan banketten, prata med serveringsansvarig om den färdiga bordsplaceringen.
33
Informationsansvarig
Det är ditt ansvar att sammanställa den information som skall gå ut till gästerna och se till att denna
når dem.

Få en budget från huvudansvarig/ekonomiansvarig och följ denna.

Samla in information från huvudansvarig om vad som behöver förmedlas till vem.

Kontrollera med temaansvarig om vilken stämning som informationen skall ha.

Skapa inbjudan m.m. enligt instruktionerna ovan.

Skicka inbjudan till de som skall få den. Generellt gäller att för riksmöten går inbjudan till
inbyggare, för TF & Nyår kan även en kopia skickas till övriga föreningar i Sverige, och för
HG bör inbjudan gå till alla föreningar i Norden (Undantag/utökning kan gälla för vissa fester.
Kolla med Huvudansvarig). Ta gärna hjälp av Utrikeskanslern för att nå övriga föreningar.

För HG: Sätt ihop och skicka informationshäftet som skall nå gästerna senast 2 veckor före
festen.

Det kan vara ditt ansvar att framställa de fysiska exemplaren av schema och annan
information som behövs på plats. Prata med huvudansvarig om detta.

Det kan också vara bra att du är beredd på att skriva en insändare till Elostirion efter festen.
Även detta bör du prata med huvudansvarig om innan festen.

Eventuell CD-skiva med bilder och information kan falla på ditt ansvarsområde att producera
efter festen. Prata med huvudansvarig.
34
Husmor
Detta är en uppgift som vanligtvis bara finns under HG. Du ansvarar för att välkomna gästerna och se
till att de hittar någonstans att sova/husera samt finnas tillgänglig under festen för gäster som behöver
hjälp med login m.m.
Detta ansvarsområde har sällan någon budget.

Knyt personal till dig som vill jobba som pager under festen.

Meddela din personal, samt tider du behöver dessa till huvudansvarig.

Prata med lokalansvarig om lokalens utformning och vilka platser som är lämpliga att sova på.
Tänk på att det kan vara så att vissa sovutrymmen används till annat under dagen, och då
behöver ni hitta en plats för de berörda gästerna att ha sin utrustning på under denna period.

Skapa ett placeringsschema för var alla gäster skall sova. Se även till att kolla upp om det
finns några särskilda önskemål från gästerna ex behov av att lägga sig tidigt, möjlighet att
komma undan under dagen, etc. Vid sovplanering är det också viktigt att tänka på vilka som
skall vara uppe sent, vilka som snarkar mycket m.m.

Du ansvarar också för löpande påfyllning av förbrukningsartiklar, så som toalettpapper, etc.

Koordinera med transportansvarig/klenodbevarare och se till att förbrukningsmateriel kommer
med till festen.

Koordinera med klenodbevararen för att se till att förbrukningslådan är komplett inför festen.
35
Lokalansvarig
Det är ditt ansvar att ha koll på lokalen. Var finns proppskåp, var finns proppar, var finns
städutrustning, etc.
I god tid innan festen bör du undersöka lokalens utformning och vad de olika utrymmena kan vara
lämpliga till.
Detta ansvarsområde har sällan någon budget.

Besök lokalen i god tid innan festen, gärna tillsammans med uthyraren.

Fotografera om möjligt lokalens utrymmen.

Samordna med de olika områdesansvariga i frågor som rör lokal och utrymmen.
36
Kvartermästare
Du är ansvarig för Mithlonds utrustning på plats. Det är din uppgift att se till att utrustningen hamnar
på lämplig plats i festlokalen och att de som behöver dem på ett enkelt sätt får tillgång till dem.
Detta ansvarsområde har sällan någon budget.

Samordna med transportansvarig så att du får information om vad som kommer transporteras
ut samt se till att du är med när prylarna anländer till lokalen.

Samordna med lokalansvarig och husmor för att skapa en plan för placeringen av prylarna i
god tid innan festen.

Finns tillgänglig under festligheten så att de som har behov av utrustning enkelt kan hitta dig
och/eller det de behöver.

Åk gärna till förrådet i förväg och tillsammans med transportansvarig, dekoransvarig och/eller
klenodbevarare märk upp det som skall tas med.
37
Temaansvarig
Det är du som ser till att alla grupper arbetar mot samma mål när det gäller stämningen på festen. Det
kan handla om att skapa och gestalta Midgård - men kan också vara mer lågmält och kanske snarare
spegla mithlond på något sätt. Räcker det med rätt dekor för att vi ska känna att vi är på en speciell
plats i Midgård? Eller behövs det skådespel och ett större grepp? Tänk på att stora fester involverar
många personer så att du därför hela tiden måste ha en god kommunikation med övriga ansvariga.
Detta område har sällan någon budget så det åligger oftast dig att i god tid äska pengar om behovet
skulle uppstå. Du har givetvis rätt till ersättning för utlägg men då måste det finnas med i budget.

Skapa en klar bild över hur du vill att temat på festen skall gestaltas. Detta bör baseras på vad
som sades under eventuellt uppstartsmöte, där tema bestämdes.

Samarbeta och kommunicera med huvudansvarig och ceremonimästare för att förmedla hur
det går och intentioner under hela arbetet.

Knyt personer till dig som vill arbeta med temautvecklingen.

Kommunicera med alla ansvariga om temat så att festens alla delar knyter an till den stämning
som skapas.

Eftersträva en öppen dialog med alla som berörs av temat och var öppen för möjligheten att du
behöver justera planerna allt eftersom. Lyssna på andras synpunkter så att ni tillsammans
kommer fram till vad som är viktigt för att skapa stämning och gestalta temat så att allas
kreativitet kommer till sin rätt.

Förutom Tolkiens böcker är ”The Encyclopdeia of Arda” en bra källa för inspiration och ett
välfungerande uppslagsverk: http://www.glyphweb.com/arda

Minns också att många av Tolkiens verk finns att låna i mithlonds bibliotek.
38
Skådespelsansvarig
Det är du som ansvarar för de skådespel som skall genomföras under festen. Detta innebär att du
ansvarar för att de skrivs, rollbesätts, övas och framförs.
Detta område har sällan någon budget så det åligger oftast dig att i god tid äska pengar om behovet
skulle uppstå. Du har givetvis rätt till ersättning för utlägg men då måste det finnas med i budget.

Knyt personal till dig som vill arbeta med skådespel före och under festen.

Samarbeta med temaansvarig så att de planerade skådespelen stämmer med temat. Vanligtvis
leder temaarbetet fram till eventuella skådespel vilket innebär att temagrupp och skådespel
ofta har behov av ett nära samarbete. Det händer att temaansvarig och skådespelsansvarig är
samma person och att grupperna består av samma personer.

Se till att skådespelen (inklusive dans, eller vad som nu skall framföras) skapas och skrivs i
god tid innan festen.

Meddela huvudansvarig din personal och vilka tider du behöver dessa.

Boka in ett flertal repetitionstillfällen innan festen. Detta betyder också att du måste se till att
det finns någonstans att repetera. Tänk på att det kan vara svårt att repetera skådespel hemma
hos någon.

Du leder och koordinerar skådespelen på plats.

Skapa eller på annat sätt se till att eventuell rekvisita produceras och kommer till lokalen samt
finns tillgänglig vid behov.

Tillse att manus finns tillgängligt för alla inblandade.
39
Toastmaster
Toastmasterns arbetsinsats är ofta underskattat. Tänk på att man lätt blir den mest osociala personen på
banketten, då man hela tiden måste ha koll på schemat.

Hör med huvudansvarig om det finns restriktioner om vad som får framföras under banketten.

I god tid innan festen, förhöra sig bland gästerna vilka som har något att framföra under
banketten.

Stämma av med temaansvarig om ”stämningen som skall råda på banketten och din påverkan
på denna”.

Ta reda på vilka officiella skålar som skall framföras på festen och när dessa ligger i tiden. För
Nyår och HG är detta Tolkiens skål, Regentens skål och Mithlonds skål (ofta är det regenten
som skålar för Mithlond som svar på skålen för regenten). Dock tillkommer ibland skål för
”absent friends” och ”skål för varje gästande rike”. Prata med huvudansvarig om det finns
sådana önskemål och använd ditt omdöme. På både Nyår och HG förekommer dessutom ”Nya
ringbärarens skål”, men denna brukar dock ”begäras” av OMGO (påminn om OMGO
glömmer).

Det kan vara bra att innan banketten påminna om ”bankettvett” och om man det finns några
regler för hur man får skåla.

Stämma av med serveringsansvarig och/eller köksansvarig om hur många serveringar som
kommer ske och tillsammans med denna bestämma tidpunkt för varje servering. Kontrollera
även om det finns något som köket vill framföra, eller vill att du säger, angående maten.

Skapa ett körschema för framträdande och tal under banketten.

Led banketten på plats. Här gäller det att hitta en balans mellan att inte stressa iväg allt, och att
inte låta festen ”tappa fart”.
40
Dryckespaketetsansvarig
På stora fester, som HG och ibland nyår, så erbjuder vi ibland dryckespaket till banketten. Det är ditt
ansvar att sätta ihop ett lämpligt paket och att sedan se till att det serveras till de gäster som beställt
dem. Detta ansvar faller ofta på bankettansvarig men inte alltid. Det är ofta uppskattat om det
utkommer en dryckesrekommendation så att gäster kan planera vad de skall ha med själva om de inte
önskar beställa paket.

Prata med bankettansvarige, så att du får tillgång till menyn och vilka rätternas accentsmaker
(grundsmaker eller smaker som är mest framträdande) kommer vara.

Sätt ihop ett lämpligt dryckesförslag baserat på menyn. Systembolagets personal har ofta
gedigen utbildning på området och kan ge råd. Det är oftast lämpligt med ett alkoholfritt
alternativ bredvid ett alkoholhaltigt och även här kan systembolagets personal vara
behjälpliga.

Förmedla information (innehåll, kostnad, etc.) om dryckespaketet till gästerna via
informationsansvarig i god tid innan festen så att gästerna får tid att beställa det.

Beräkna inköpsbehov baserat på information från huvudansvarig om hur många som beställt
dryckespaket.

Inhandla dryck till paketet. Detta kan koordineras med baransvarig/munskänk.

Kommunicera med transportansvarig om att transportera drycken och eventuella
serveringskärl till festlokalen.

Koordinera med serveringsansvarig om distributionen av drycken till gästerna.

Förbered paketen på plats i samband med banketten. Detta kan innebära att hälla upp lämpliga
mängder i karaffer, korka upp, kyla dryckerna osv.
41
Tips och handledningar
Detta kapitel innehåller lite tips som kan vara bra att ta med sig när man skall utföra några av de
ovanstående uppgifterna.
Budget
Budget är inte lätt att skapa, då det är väldigt varierande deltagarantal från år till år på våra
festligheter. En riktlinje är att det brukar komma ca 70-75 personer på Höstgillena och 30-35 personer
på nyår. På Tolkiens födelsedag brukar deltagarantalet hamna på strax över 20. (siffrorna tagna ur
statistik 2005-2010)
Var noga med att skilja på fasta utgifter och de utgifter som är baserade på antalet gäster
(personbaserade). Hyra är exempel på fast utgift och bankettmaten är personbaserad.
En budget skall beräknas så att festen slutar med vinst i enlighet med gällande påbud.
Låna gärna budget (och uppföljning) från tidigare arrangörer för att få hjälp med din budget och ta
hjälp av Mithlonds skattmästare.
I de fall festen inte erbjuder dryckespaket, så är festgärden oftast den enda inkomst festen har. Därför
är det lämpligt att fastställa den i slutet av budgetarbetet då du har riktlinjer för vilka utgifter som kan
beräknas.
I en festbudget kan kostnaderna fördelas på exempelvis nedanstående poster:
Personbaserade:

Arbetsmat (för de som hjälper till att ställa i ordning lokalen)

Middag Fredag

Frukostar

Lunch Lördag

Bankett

Pluttar (medalj/märke som delas ut till gästerna som minne av festen)

Fika

Dryckespaket (dock inte baserat på antal gäster, utan ”antal som köper dryckespaket”)

Persontransporter (dock inte baserat på antal gäster, utan ”antal som behöver transport”)

Slitagekostnad (”10:an”)
42
Fasta:

Hyra

Dekor

Förbrukningsartiklar

Transport. (Detta inkluderar även resor som sker innan själva festen exempelvis för att leta
lokal, hämta nycklar, etc.)

Information & Inbjudan

Aktiviteter

Övrigt. (Räkna alltid med en buffert för oförutsedda utgifter.)
Om man tänker servera dryckespaket till banketten tillkommer naturligtvis denna som både inkomst
och utgift och detsamma kan gälla för persontransporter och aktiviteter m.fl.
Hanteringen av kostnad för utvärderingsmöte har varierat från år till år. Ibland är den en post i
budgeten, ibland är den ”eventuell vinst” och ibland har Mithlonds Grå Råd bestämt att den blir
sponsrad av föreningen.
Bankettplaneringen
En väldigt viktig hantering för våra fester är hanteringen kring mat och matrestriktioner. Det får helt
enkelt inte bli fel.
Det är därför viktigt att bankettköket är tydliga med information till gästerna om när de skall ha
alternativ mat och att serveringen får nödvändig information.
Några saker som, med framgång, har prövats är:

Meny för hela måltiden, eventuellt med ingredienser utskrivna. Personlig meny till allergiker
där det tydligt markerats vilka rätter som de skall ha alternativ mat på. På så sätt kan de själva
vara uppmärksamma om de serveras ”av samma person som alla andra”.

Tydlig (stor) bordsplaceringskarta för serveringen, där allergiker är tydligt markerade.
Fördelaktigt är att ha en unik karta för varje rätt för att undvika missförstånd men detta är i
regel en utopi som är svår att genomföra.

Tydlig markering, från köket, vilka tallrikar, karaffer, serveringsfat, etc. som innehåller
allergimat, så att serveringen inte behöver vara tveksamma. Ex. Har man satt en lapp med
gästens alias på tallriken, fäst med en klädnypa. Detta är ett mycket bra alternativ.
Kök och servering måste kommunicera med varandra i förväg för att det ska fungera bra för alla under
själva banketten.
43
Barplanering
Här finns lite tipps och råd från tidigare barer och Mithlonds munskänk.
Checklista - Detta måste vara med till festen

Växelkassan i kassalåda - Bör innehålla 300-500 kronor jämt fördelat i 20:or, 10:or och 5:or

Redskap – Kapsylöppnare, korkskruv, mätglas, shaker, flaskpipar mm

Sortiments- och prislista

Isbitspåsar eller dyl.

Kylväskor (vid behov)

Glas, sugrör mm

Dryck
Sortimentet
Drinklista - Bör innehålla minst 4 drinkar och endast i undantagsfall fler än 8 drinkar. Skapa drinkarna
så att det finns olika sorter att välja på, men se till att ingredienserna kan användas vid flera än ett
tillfälle. Drinkarna skall vara testade. Smakar de bra, kan du blanda dem? Till större fester
rekommenderas att baren testas på riksmötet som ligger innan festen.
Öl/cider/vin – Öl säljer bättre än cider/vin begränsa därför mängden cider/vin. Be Mithlonds
munskänk om en specifikation på populära ölsorter.
Vin säljs endast i hela flaskor. Baren köper inte in BIB för att sälja enstaka glas då detta inte är
ekonomiskt försvarbart. Öppnade flaskor och boxar kan inte återlämnas och innehållet blir snabbt
otjänligt. Välj därför gärna viner som finns att köpa på halvflaska.
Alkoholfritt - Mycket begränsad försäljning. Vid planering av drinkar planera in några drinkar som lätt
kan göras alkoholfria.
Övrigt - Be Mithlonds munskänk om en specifikation och planera ALLTID ihop med Mithlonds
munskänk för att begränsa lagerhållningen.
Mängdberäkning
Mithlonds munskänk har påbörjat arbetet med att föra statistik över barens försäljning på tidigare
fester, vänd dig därför tillsvidare till Mithlonds munskänk för information.
Generellt för de största festerna eller fester där baren hamnar i centrum gäller:
Mithlond med gäster konsumerar i genomsnitt 1-1,5 drinkar och lika mycket öl/cider/vin per anmäld
festdeltagare/dag. På ett vanligt HG som är två festdagar brukar försäljningen uppgå totalt till ca 3,5-4
enheter där en enhet är en öl/cider/drink osv.
44
Av öl/cider/vin är max 15 % cider/vin (vin <3%) och utav dessa 15 % är ca 50 % torr eller halvtorr
cider. Av ölen som representerar de övriga 85 % utgör de ljusa ölsorterna inkl ljus lager och veteöl ca
20-25 % av åtgången under förutsättning att det finns lite intressanta sorter. De kvarvarande 60-65 %
består av mörka ölsorter, ale, lager osv. Använd din fantasi.
Vin dricks i mycket begränsade mängder varför statistiken visar att det borde räcka med att köpa in 15 halvflaskor rött och eventuellt 1-2 flaskor vitt vin. Man kan också tänka sig att köpa loss eventuellt
kvarvarande köksvin för försäljning.
Inköp
Som ansvarig för en bar är du ansvarig för alla inköp som görs, att de är rätt mängd, sortiment och att
de görs i rätt tid.
Som med alla ansvarsområden har du möjlighet att delegera samt be om hjälp där du behöver det.
Kort checklista för inköp:

Alkohol

Läsk, juice och dyl.

Glas och sugrör mm

Drinkdekorationer

Ev. snacks
Dokumentation
Fest info: Typ av fest, deltagarantal (mängd, ev. deltagarlista), när ligger festen (mitt i veckan/helgen?)
samt annat som kan tänkas påverka åtgången i baren (lång sittning, övernattning, m.m.).
Inköp: Lista över vad som införskaffas inför festen (ev. någon typ av motivering till inköpen och
kanske en hypotes angående åtgången).
Barmeny: Lista över utbudet, drinkar, öl, cider m.m.
Åtgång: Vad såldes? Lista över spritåtgång och även kommentarer om vilka drinkar som sålde bra
samt påpeka ifall någonting sålde slut helt.
Inventering: Vad finns kvar i baren efter festen?
Kommentarer: Viktigt att minnas, generella konstateranden och övriga relevanta detaljer.
Prissättningsmall
Vinstmarginalen ska ligga på minst 10 % gärna 15-20 % för hela barens verksamhet.
Drinkar
Räkna ut cl. pris för spriten, multiplicera med antal cl per drink, lägg på 5-10 kr och avrunda upp till
närmaste femma. Påslaget med 5-10 kronor samt avrundning är för att täcka alla övriga kostnader som
baren har. T.ex. dricka, glas, snacks, transport.
45
Ex. En flaska vodka kostar 189 kr och innehåller 70cl. 189/70=2,7 detta är cl priset. Drinken du ska
servera innehåller 4cl, 4*2,7=10,8. Lägg på 5 kr =15,8 avrunda upp till närmaste femma. Priset på
drinken blir därför minst 20 kr.
Öl och Cider
Avrunda upp med minst 2 kr till närmaste femma.
Ex. 18,10 kr inköps pris = 25 kr försäljning, 17,90 kr inköps pris = 20 kr försäljning.
Vin
Säljs endast i obrutna flaskor.
Helflaska avrundas upp till närmaste tiotal, små flaskor avrundas till närmaste femma med minst 2 kr
påslag.
Ex. 75cl vin inköpspris 71 kr = 80 kr försäljning. 35 cl vin inköpspris 31 kr = 35 kr försäljning.
Oblandad sprit
Cl pris multiplicerat med serverad mängd. Avrundat upp till närmaste femma med minst 2 kr påslag.
Ex. Whiskey 260kr/70cl=3,71kr/cl, 3,71kr*4cl=14,84kr vilket ger ett försäljningspris på minst 20 kr
Alkoholfritt
I regel tar vi 5 kr per glas läsk men eftersom det beror mycket på vad glaset kommer att innehålla är
det bra att ha gjort upp en eventuell prisplan innan servering. Är det en spännande drink som kräver
lite arbete så kan den mycket väl kosta lika mycket som drinkarna med alkohol i. Detta får du som
Baransvarig administrera och tillse att marginalen ligger på minst 10 %. Fråga gärna Mithlonds
munskänk om du är osäker.
Väl på plats bör saker göras i följande ordning
Kylning – Ställ in öl, cider samt vitt vin i kylen. Eventuell mjölk och grädde ställs också in i kylen.
Övriga alkoholfria drycker förvaras inte i kylen om det inte är kylvaror. Se till att det finns ordentligt
med isbitar innan baren öppnar då dessa används delvis för att kyla drycken du inte kylt innan.
Dekorera baren – i samarbete med dekoransvarig. Avsätt en person till detta.
Sortiments- och prislistor – Dessa måste finnas uppsatta innan baren öppnar.
Duka upp – Mithlonds munskänk rekommenderar att det görs enligt nedanstående schema.

Vänta med is, drinkdekorationer samt ev. mjölk och grädde fram till strax innan öppning.

Närmast bardisken skall spritflaskorna vara öppnade innan baren öppnar. Dessa skall vara de
sorter som det kommer att säljas mest av.

Bakom dig förvarar du öl, cider och vin samt de spritsorter som du inte kommer att sälja så
mycket av samt ditt lager.
När baren öppnat
Fylla på – Avsätt en person som har som huvuduppgift att fylla på baren med kylda produkter och
drinkdekor. Samt att fylla på i kylen allteftersom man tömmer den.
46
Kassan – Växelkassan bör inte någon gång under kvällen innehålla mer än 1000 kronor. Resten skall
förvaras på ett säkert ställen där obehöriga inte kommet åt den. Lämna aldrig barkassan obevakad!
Städa – Städa under hela kvällen!
Statistik – Skriv gärna upp under kvällen vilka drinkar som sålt och gärna hur många av varje som gått
åt.
Kom Ihåg! Inventering av baren görs innan den lämnas tillbaka till Mithlonds munskänk.
Gällande utfärdande och inlösande av barkort
Inför större fester väljer baren ofta att trycka upp papperslappar med 20 rutor på. Dessa papperslappar
kallas barkort och säljs för 100kr. Varje ruta är värd 5kr och när kunden handlar sätter barpersonalen
ett kryss i en ruta per 5kr kunden handlar för. Önskar baransvarig trycka barkort i andra valörer är det
fritt fram, men historiskt har vi med framgång framställt ovanstående. Korten används för att öka
försäljningen, öka hastigheten i kassahanteringen, minska kontanthanteringen m.m. och detta ger goda
synergieffekter för både kund och personal. Det finns några saker som är bra att tänka på när det gäller
dessa kort.

Varje kort skall datummärkas

Varje kort skall signeras av säljaren. På kortet eller i den ekonomiska redovisningen skall
signatur inkl. namnförtydligande finnas för att förenkla identifieringen av kortens giltighet

Korten är giltiga och kan användas eller lösas in mot kontanter till och med 31/12 samma år
som utfärdandet

Korten bör göras minst 7*4cm stora, gärna större
47
Packlista
Det finns några saker som alltid behöver följa med till olika fester, oberoende av vilka aktiviteter som
festen innehåller:
Ceremonier:

Mithlonds fana

Ordensfanor

Kuddar

Ordensmästarfanor

Barden (inklusive laddade batterier)

Svärd

Stav

Ceremonipärmar
Kök:

Kökslådan

Knivväskan

Dukar

Disklådan
Diverse:

Gästbok och pennor
48
Hygien i köket
Denna text om hygien i köket består av två delar. Den första delen behandlar den personliga hygien
när man arbetar med mat. Den andra delen handlar om själva livsmedlen. När man använder speciella
livsmedel måste man ta hänsyn till deras speciella egenskaper. Det är den köksansvariges ansvar att
dessa regler följs.
Smuts i alla dess former – i lokaler, på och i redskap och i form av bristande personlig hygien – gör att
riskerna för en snabb bakterieväxt ökar. Det uppstår många matförgiftningar varje år till följd av dålig
hygien i samband med matlagning. Det är främst bakterier som smittar eller förs över på livsmedel
som när de förökar sig orsakar matförgiftningar.
Detta dokument ersätter inte vanligt sunt förnuft!
Del 1: Den Personliga hygienen
A och O när det gäller den personliga hygienen är:
Tvätta händerna!
Glöm inte att tvätta händerna innan du börjar laga mat. Tvätta också händerna ordentligt efter varje
toalettbesök. Händerna ska tvättas direkt efter att du hanterat rått kött innan du fortsätter med andra
råvaror. Tvätta händerna i övrigt så ofta det behövs. Skrubba även naglarna.
Personer som jobbar i köket ska inte ha armbandsur och smycken inklusive ringar på sig. Dessa
medför en stor smittorisk! Nagellack är inte lämpligt att ha på naglarna när man lagar mat.
Rökning/snusning/tuggummituggande är endast tillåten i anvisade områden och inte i köket.
Laga aldrig mat åt andra när du är sjuk. Du kan lätt smitta många gäster. Sår ska förses med
vattentåligt plåster i grälla färger, gärna blått, och engångshandskar ska användas. Detta gäller även
trasiga nagelband. Köksansvarig bedömer om arbete kan utföras.
Händerna ska tvättas:

Innan du börjar laga mat.

Efter toalettbesök.

Efter sop- och panthantering.
49

Efter att man snutit sig eller nyst, det är bättre att snyta eller nysa i handen än i armvecket! Det
är lättare att tvätta rent handen än armvecket.

Efter städning, telefonsamtal, pengahantering etc.

Efter beröring av egna kroppsdelar som innehar en naturligt förekommande bakterieflora. Det
vill säga hår, mun, näsa och öron.

Före och efter att du tagit i ett handtag.
Engångshandskar:
Vid hantering av ej tillagat kött, fisk eller fågel bör engångshandskar användas. Handskarna ska bytas
vid byte av råvara. Handskar ska alltid bäras vid sår på händerna. Handskar är även bra att använda vid
hantering och uppläggning av mat som inte ska värmas. Fördela till exempel inte salladen på tallrikar
med bara händer.
Kläder:
Rena och tvättade kläder är ett grundkrav. Ha speciella kläder som du bara har för matlagning. Använd
alltid förkläde och en handduk. Tänk på att ha fotriktiga skor på fötterna. Kockmössa är att föredra
men hårnät går också bra. Långt hår ska vara uppsatt (underlättar även arbetet). Tänk på att hår lossnar
och hamnar lätt i maten. Det är inte kul att få hår i maten under en bankett.
Del 2: Livsmedel
Att laga mat är kul men kräver en hel del förberedelse samt kunskap. Detta kapitel försöker
sammanfatta vissa grundläggande fakta om hygienen kring matlagning. Den här typen av matlagning
skiljer sig en del från matlagning hemma i ett familjekök.
I köket:

Värm maten ordentligt till minst 70°C. Använd termometer om det går.

Använd mikrovågsugn endast för upptining och inte för uppvärmning. Den värmer ofta
ojämnt. Om så ändå måste göras rör om eller låt rätten stå några minuter så att värmen fördelar
sig jämnt.

Genomstek alltid fågel, griskött och all typ av köttfärs.

Ska maten hållas varm, så gör det vid lägst 60°C under maximalt 2 timmar.

Kyl snabbt ned tillagad mat som inte ska ätas med detsamma. Sätt kastrullen i kallt vatten och
rör om.

Snabbt in med kylvaror i kylskåpet. + 4°C en bra kylskåpstemperatur vid den här typen av
livsmedelshantering. Skaffa termometer till kylskåpet.

Använd olika skärbrädor, till exempel en för kött, en för grönsaker och en för bröd.
50

Använd alltid rena redskap. Diska knivar och skärbrädor ofta. Håll rent på arbetsbänken.

Se upp med trasan. Den kryllar av bakterier. Skölj den ordentligt efter användning och byt
trasa om den verkar skitig. Använd bara trasan på köksbänken och spisen, aldrig på skärbrädor
eller på golvet.

Inga husdjur i köket.

Livsmedel, som inte ska tillagas till minst 70°C eller som saknar skal, och som tappas på
golvet bör slängas.

Tänk på att livsmedelsförpackningar inte är rena på utsidan. Tänk på att tvätta händerna och
var du ställer förpackningarna någonstans.

Rå fågel är extra känsligt ut smittosynpunkt; var extra noga när du hanterar rå fågel. Diska alla
redskap etc. innan kontakt med andra livsmedel. Särskild skärbräda endast för fågel bör
användas.

Eftersom många är allergiska mot nötter så hantera dessa helt separat från övrig mat om nötter
ingår i menyn. Tänk även på andra allergiker i detta avseende.

Tänk på att handtag, så som dörrhandtag, skåphandtag, lådhandtag och kyl- och fryshandtag,
inte är rena. Torka av dessa innan arbetet påbörjas i köket, under arbetets gång samt efter.
Tvätta händerna innan och efter att du har tagit i ett handtag.
När du handlar:
Se till att köttet, kycklingen eller fisken kommer hem till kylskåpet så snabbt som möjligt. Om det är
varmt ute, eller om du inte ska direkt hem, ta med en kylbag med kylklampar i. Detta gäller även
mejeriprodukter.
Grönsaker:
Tänk på att vissa rotfrukter, så som potatis, palsternacka, morot med flera, ofta inte är sköljda utan har
jord och smuts på sig. Håll skilt från övrig mat och tvätta noggrant. Detta gäller även purjolök som
kan ha jord inuti mellan lagren. I detta dokument går det inte att ta upp alla grönsaker specifikt vad
gäller hygien, men försök ta reda på fakta om din speciella grönsak innan du börjar tillaga den.
Att tina kött:
Om köttet, fågeln eller fisken varit fryst är det viktigt att det tinas ordentligt innan tillagning. Dåligt
tinad mat kan vid tillagningen bli färdig på utsidan och halvrå på insidan. Då finns det risk att
eventuella sjukdomsalstrande bakterier har överlevt och kan ställa till stora problem. Upptining av
fryst kött görs bäst i kylskåp. En kyckling eller en lite större köttbit tar ett dygn att tina. Man kan tina
snabbare genom att sänka ned förpackningen i kallt vatten. Ytterligare ett sätt är att tina är i
mikrovågsugnen. Används mikrovågsugn bör detta göras omedelbart innan man startar tillagningen
och inte i förväg.
Marinering:
51
Marinering före tillagning förhöjer ofta smaken. Men i den använda marinaden finnas det bakterier
från köttet. Pensla därför inte det färdiga köttet med den använda marinaden och använd den heller
inte till att göra sås på. Om du vill använda marinad i såsen kan du istället ta undan litet av den
nygjorda marinaden innan du lägger i köttet.
Mat utomhus:
Om du ska göra en picknick, eller tillaga mat och servera mat utomhus, packa köttet i en kylbag med
kylklampar i. Placera kylbagen i den svalaste delen av bilen eller båten. Ställ den inte i direkt sol.
Öppna inte kylbagen flera gånger än nödvändigt.
Kött:
Stek väl men bränn inte. Se till att kyckling och kött blir helt genomstekt. Om du sticker i den med en
sticka ska köttsaften vara helt klar. Vissa köttyper som oxfilé och rostbiff behöver emellertid inte
genomstekas. Samtidigt ska man vara försiktig så att man inte bränner köttet eftersom vissa giftiga
ämnen kan bildas. Gravat kött kräver speciell kunskap, gör inte det om du inte har kunskapen.
Skaldjur:
Vid hantering av råa skaldjur bör engångshandskar användas. Skaldjur bör tillagas till minst 70°C.
Detta dokument behandlar ej tillagandet av sushi.
Fisk:
Vid hantering av gravad eller rökt fisk bör alltid engångshandskar användas. I övrigt bör fisk
upphettas till minst 70°C. Detta dokument behandlar ej tillagandet av sushi. Ska sushi, gravad eller
annan typ av rå fisk serveras rådfråga expertis. Det är mycket lätt att förgifta någon om man gör fel
och det är sällan fullgott att endast läsa ett recept. (Vi föreslår Arthalion som bollplank vid denna typ
av matlagning men vi har flera i Mithlond med mycket gedigen kunskap som kan hjälpa till om du
känner dig det minsta osäker)
Redskap:
Använd inte samma fat och redskap till det färdiglagade, som du använt till det råa. Tänk också på att
diska skärbräda och kniv som du använt till kyckling eller kött innan du använder dem till att skära
sallad eller andra grönsaker som inte ska upphettas.
Rester:
Rester (av mat som ska vara varm eller kall) ska in i kylskåpet så snart som möjligt. Rester som varit
ute i rumstemperatur mer än två timmar bör slängas. Fisk, skaldjur och ris bör slängas efter 1 timme.
Tänk på att täcka över och tillförsluta väl.
52
Lokalhemsidor och andra lokaltips
http://www.ioff.goteborg.se/
http://www.frantorpsfolketshus.se/
http://www.fhp.nu/frameset.asp
http://www.bygdegardarna.se/2008/index.html
http://www.halanda.se/
http://www.hjartumsgarden.se/index.html
http://www.asbracka.se/index.htm
http://www.vasterlandabygdegard.com/index.htm
http://www.odsmalsbygdegard.se/index.html
http://www.infodirekt.se/festlokaler/omrade/12
http://gnds.org/grgarden.html
http://www.kgh.nu/Pages/sve/vastra_gotaland/sjoviksgardenb.html
http://www.araskvarn.nu/
http://www.ssf.scout.se/goteborg/service/scoutstugor/
Drottning Kristinas Jaktslott
Bakgrund: Litet, vackert stenhus i kvarteret Otterhällan i centrala Göteborg. Rymmer ca 35 personer.
Vi har hyrt huset till Tolkiens födelsedag år 22 och år 23. Senast var hyran 1900 kr.
Kontaktperson: Maud Rawlings, tel 031-19 36 10 eller 0708-62 09 91
Hyrestid kl 15.00–01.00, kan troligen utsträckas om man ber Maud.
Gräfnäsgården i Slottskogen:
annexet hyrs ut till fester för 50 deltagare för en kostnad av 1800 kronor. Bokas genom Christina och
Göran Ingemarsson, Tfn 58 11 16 e-post: [email protected]
IK Vikingen:
rymmer ca 60 personer, ligger vid Slottskogsvallen och kostar en bit över 2000 kronor att hyra.
Kontaktperson är Urban Börjesson tel 0705-28 87 21.
Argostugan:
Ligger i Majorna, får plats med ca 50 pers och kostar 2500 kronor.
Bokas av Kjell Andersson 031 45 66 80
http://www.skargo.se/
53
Dekortips
Innan festen:
Börja med att i god tid få kontroll på temat. Om temat är Lorien, är det något specifik tid eller plats
som avses? Är det Galadriels festhallar, eller picknick som gäller?
Sök därefter efter källmaterial. Läs vad Tolkien har skrivit om platsen/tiden, leta bilder, slå upp
nyckelpersoner (tex Galadriel och Celeborn om temat är Lorien). Tala mycket med temaansvarige och
huvudansvarige i början (gärna så fort som möjligt som du har blivit tilldelad din roll), hur har de tänkt
sig temat? Finns det något som de väldigt gärna vill ha med?
Var med på så många lokalbesök du kan. Ta foton, mät, kolla vad man får göra i lokalen, får man
spika i väggarna? Finns det en stege?
Samla ihop dina medhjälpare, och börja skissa dekor. Efter att alla idéer har kommit fram, bestäm vad
som är realistiskt att hinna göra innan festen. Tänk på att med tyg kan man göra väldigt mycket, och
levande ljus är att föredra stämningsmässigt.
Glöm inte att fråga skådespelsansvarige och CM om de behöver någon dekor. Det är en god idé att
även prata med köksansvarige för att få en uppfattning om hur många fat som kommer att stå på
borden, hur mycket plats finns det över för dekor? Glöm heller inte att se till att dukarna som behövs
är rena och strukna samt finns i rätt antal.
När dekoren är i stora delar bestämd, gör en uppskattning av vad som behöver nytillverkas/köpas in
och vad som redan finns i förrådet. Återanvänd så mycket som möjligt. Gör ett besök i förrådet och
kontrollera vad som finns, samt att det du behöver är helt. Ett tips är att försöka göra en ”grunddekor”
som inbegriper väggarna och taket, så att du sedan inte behöver rigga om allt, utan kan byta ut vissa
föremål för att ändra stämning.
Några dagar innan festen, gå till förrådet igen och kontrollera att allt finns som du skall ha med dig,
och märk upp det som skall med så att transportansvarige inte behöver gissa (skicka även en lista till
transportansvarige). Kontrollera verktygslådan, den är din bästa vän. Finns det spik/nubb? Finns det
två hammare? Skruvmejslar? Finns det tejp? Pennor? Måttband? Gör en enkel och tydlig plan för hur
dekoren skall se ut, och se till att inte bara du har den. Planera även in exakt när dekoren skall bytas.
På plats:
Se till att golvet sopas, ta gärna kort på väggarna och rensa dessa från tavlor och annat. Börja sedan
hänga din ”grunddekor”, dvs väggar och tak. Se till att det finns tillräckligt med personal, och att alla
verktyg finns tillhands. Följ planen. Se till att dekor som skall användas senare, tomma lådor och annat
54
står på ett bra ställe (prata med Kvartersmästaren) och att du och några till vet exakt var detta är. Märk
gärna upp lådorna med innehåll om inte detta är gjort.
Prata med skådespelsansvarig om när, var och hur skådespelen äger rum och vad som behövs i
dekorväg (förhoppningsvis är detta redan diskuterat, men förändringar kan ske i sista minuten).
Prata med serveringsansvarig och bordsplaceringsansvarig om hur borden skall stå (bör redan vara
klart, men man vet aldrig...). Prata med serveringsansvarig om dekoren på bankettborden, så att det är
klart för alla parter vad som gäller och vad som får/inte får flyttas på.
Efter festen:
Se till att allt packas ner i rätt lådor. Delegera gärna duktvätten till ett antal inbyggare som tvättar
några dukar var. Återställ eventuella tavlor och andra prydnader som har tagits ner. Se till att inga
tejprester eller spikar sitter kvar.
55
Mithlonds påbud vilka berör fester
Om anmälan, avanmälan och festgärder
Inför alla fester Mithlond arrangerar sker en del planering och inköp. Dessa inköp görs beroende på
antalet anmälningar de ansvariga fått in. Vissa fester planeras så att dessa skall gå ihop ekonomiskt om
samtliga anmälda erlägger festgärd. Detta gäller för att Mithlond inte skall drabbas av stora
ekonomiska förluster vid arrangemang.
Inför varje fest skall det finnas ett sista anmälningsdatum.
Inför varje fest skall det finnas ett sista avanmälningsdatum. Specificeras inget gäller samma datum
som sista anmälningsdatum.
Som giltig och bindande anmälan gäller skriftlig till ansvarig, anmälan via Mithlonds väv eller
Mithlonds officiella epostadress för anmälan samt inbetalning till Mithlonds plusgiro eller
kontantbetalning i förskott till Skattmästaren.
En bindande anmälan medför att festgärd skall erläggas om ingen avanmälan sker före sista
avanmälningsdatum. Mithlonds Skattmästare må besluta att endast delar av gärden ska erläggas om
det finnes goda skäl till att avanmälan icke skett i tid samt om festens budget så tillåter.
Vid sjukdom återbetalas festgärden om inköpen är möjliga att förhindra eller om festplatsen fylls ut
med en ny betalande deltagare. Skattmästaren avgör om återbetalning ska ske.
Givet i Mithlond den 7 Narië år 23, Thengwyns andra regeringsår
Reviderat år 30, Fredegars tredje regeringsår
Om budgetering inför fester
För Mithlonds officiella fester gäller följande:
För varje fest och riksmöte ska en budget sättas upp i samråd med Mithlonds Skattmästare. Större
fester ska budgeteras att gå med vinst, som regel minst 10 kronor per deltagare. Detta krav gäller icke
mindre tillställningar, även om det är önskvärt.
Som större fest räknas ett Mithlonda arrangemang där festgärden är minst 1/3 av årsgärden och antalet
deltagare beräknas bli minst 1/3 av antalet inbyggare
Givet i Mithlond den 7 Narië år 23, Thengwyns andra regeringsår
Reviderat år 30, Fredegars tredje regeringsår
56
Om alkohol
Vid Mithlonda fester gäller 20 år för att få lov att dricka alkohol.
Vid arrangemang på utgårda ställen med utskänkningstillstånd (exempelvis ett pubmöte i inklingarnas
anda) gäller utgårda lagstiftning.
Givet i Mithlond år 28, Fredgars första regeringsår
Reviderat år 30, Fredegars tredje regeringsår
Om barn till inbyggare, intressenter och gäster
Barn som ammas är alltid välkomna överallt.
Små barn får ej närvara under ceremonier. Mithlonds Ceremonimästare har rätt att tillfälligt upphäva
denna regel.
Vid banketter eller andra fester ska föräldrarna, eller någon av föräldrarna utsedd, ansvara för att
hänsyn tas och att barnen inte stör, särskilt inte under tal, framträdanden och stämningsfulla ögonblick.
Mithlonds stora fester är alltid öppna för barn, men festansvarig må bestämma att delar av festen ska
vara barnfria.
Vid övriga tillställningar och möten är det upp till ansvarig arrangör att bestämma om barn är
välkomna eller ej. Detta bör ske i samråd med föräldrarna. I tveksamma fall kan rådet avgöra. Det är
inte alltid som allt står i eventuell annons, och det är inte säkert att innehållet på mötet är barnvänligt.
Ang festgärd för barn och ungdomar
Barn som är 0-6 år erlägger ingen festgärd, barn 7-13 år halv festgärd och barn över 13 år full festgärd.
Givet i Mithlond den 19 Víresse år 23, Thengwyns andra regeringsår
Reviderat år 30, Fredegars tredje regeringsår
Om hantering av kvitton och ersättningar
Då det faller på Skattmästarens lott att föra bok över Mithlonds finanser, har detta påbud skapats för
att underlätta ämbetets arbete samt att tydliggöra inbyggarens skyldigheter och rättigheter.
För att en inbyggare skall ha rätt till ersättning för utlägg skall det finnas en av Grå Rådet godkänd
kostnadsram som detta utlägg svarar mot. Saknas sådan kostnadsram faller det på Rådet att avgöra om
utlägget är befogat och skäligt.
57
Ett ersättningskrav från inbyggare skall lämnas in enligt nedanstående mall och samtliga verifikat
(kvitton och/eller fakturor) skall medfölja ersättningskravet.
Mall för ersättningskrav
Vad som är inköpt:
Anledning till inköpet:
Datum:
Kostnad:
Bank och kontonummer för utbetalning:
Inlämnat av:
Inlämnat datum:
Ev. signatur från ansvarig t.ex. festfursten:
Ersättningskrav med giltigt verifikat enligt ovan skall vara Skattmästaren till handa snarast efter
transaktionen, dock senast 1 månad efter denna.
Ett ersättningskrav som härrör till ett redan reviderat år kräver rådsbeslut för att uppfyllas.
Väljer inbyggare att sända ersättningskravet per post utgår alltid ersättning för porto och emballage
oavsett om kravet godkänns eller inte.
Givet i Mithlonds år 29
Fredegar Bolgers andra regeringsår
Om fester och riksmöten
Mithlonds officiella fester, TF, Nyår och HG, skall ha ett midgårda tema.
Riksmöten skall ha ett Midgårda eller Mithlonda tema. Rådet kan bevilja dispens om arrangören har
planerat ett lämpligt tema som faller utanför detta.
Till Mithlonds officiella fester skall inbjudan föreligga en månad innan sammankomsten.
Till riksmöten skall inbjudan föreligga två veckor innan sammankomsten, annars räknas det ej som ett
riksmöte.
Rådet är ytterst ansvariga för att delegera ansvar till en festansvarig.
Givet i Mithlond 2010-11-28, Fredegar Bolgers andra regeringsår
58
Mallar
Här följer ett kapitel med mallar som underlättar för dig och för andra i föreningen att göra
sitt jobba.
Dessa är, i ordning:

Verifikationsmall för kvitton.

Verifikationsmall för körsträcka
59
Verifikationsnummer: _____
Plats för kvitto:
Verifikationsmall
Vad är inköpt:
Anledning till inköpet:
Datum för inköpet:
Kostnad:
Bank och kontonummer för utbetalning inkl.
clearingnummer:
Inlämnat av:
Inlämnat/bokfört datum:
Ev. signatur från ansvarig t.ex. festfursten:
60
Verifikationsnummer: _____
Plats för kvitto:
Verifikationsmall Körsträcka
Resans datum:
Ärende/anledning:
Resans startadress:
Resans måladress:
Resans längd (km):
Ersättningsanspråk:
Bank och kontonummer för utbetalning inkl.
clearingnummer:
Inlämnat av:
Inlämnat/bokfört datum:
Ev. signatur från ansvarig t.ex. festfursten:
61
Produktionsteam version 1.0
Projektledare
Arthalion – Zebastian Hermansson
Text, redigering & layout
Arthalion – Zebastian Hermansson
Erion – Mikael Jonasson
Thengwyn – Cecilia Lidén
Bild
Mallenel – Theresa Brander
Korrektur & faktagranskning
Fredegar – Patrik Centerwall
Baranor – Thomas Wegebrand
Tack!
Tack alla i produktionsteamet för ert tålamod och era ansträngningar och tack till alla de mithlonditer
som på något vis bidragit till färdigställandet av denna skrift.
62
63