Transcript Protokoll från styrelsemöte 2013-08-18

Djursnäs Samfällighetsförening
Protokoll från styrelsemöte 2013-08-18
Sidan 1(4)
Djursnäs Samfällighetsförening
Agenda för styrelsemöte 2013-08-18
Närvarande:
Håkan Lindholm, Barbro Eriksson, Bruno Thornberg, Jan Pettersson, Christoffer
Miller, Kari Mertala, Glenn Hultman.
Närvarade ej:
Magnus Peterson, Anna Hofström, Sofia Ström.
1 Inledning och dagordning
Ordförande förklarade mötet öppnat och dagordningen fastställdes. Bruno valdes till
att jämte ordförande, justera protokollet.
2 Föregående protokoll
Styrelsen godkände föregående mötesprotokoll från den 9 jul 2013.
3 Ekonomi
Styrelsen uppdrog till Håkan att teckna nytt avtal med Claes om att sköta föreningens
bokföring.
Håkan gick därefter igenom det ekonomiska läget för båda föreningarna, se bilaga 2.
Det ekonomiska läget är enligt plan. Föreningen har något mer pengar på kontot än
vid samma tidpunkt tidigare är men detta beror sannolikt på att fakturan från Träthults
vägförening ännu inte är inlagd. I sammanställningen finns också nya konton för att
tydliggöra underhålls- och förnyelsefonderna. Angående kostnaderna för vatten
bedöms sannolikheten som låg att de ska bli högre än budget.
4 Underhålls- och förnyelseplan
Behandlades ej vid detta möte (revideras vid vårens första möte).
6 Vägar
Jan rapporterade att vägar har lagats där det behövts (lagt på asfalt och grusats där
det funnits behov). Jans bedömning är att det för tillfället inte finns några mer behov
av vägrenovering. Däremot är dikning/dränering planerad till ett par ställen inom
området (två ställen vid Kvartsviken, ett vid Oxhagsvägen och ett vid Hjortronstigen).
7 Vatten
Janne rapporterade att Gamleby Mekaniska har bytt manganfilter i pumphuset.
Håkan rapporterade att det finns en inställning i pumphuset som gör att man kan
reglera vattenmängden efter behoven på sommaren och vintern.
Styrelsen beslöt att ta nya vattenprover i september månad både vid tappställe och
tankställe (två mikrobiologiska prov till tank och tappställe och ett kemiskt till
tappställe). Barbro tar med väska från Alcontrol och Janne tar prover.
Styrelsen beslöt att förnya alla lås till pumphus etc. och byta ut dem till kodlås istället
för nyckellås.
Djursnäs Samfällighetsförening
Protokoll från styrelsemöte 2013-08-18
Sidan 2(4)
8 Bryggor och stränder
Bruno rapporterar att
1. 14 flytbojar vid Porsvikenbryggorna behöver bytas ut. Ny pris ca 2,5 tkr per
styck dvs. totalt ca 35 tkr. Bruno kollar alternativ inför våren.
2. Bryggan vid Bäcken åtgärdades provisoriskt men behöver åtgärdas mer
långsiktigt. Bruno kollar hur en tänkbar lösning kan se ut. När underlag är
framtaget tas beslut om åtgärder av bryggansvarig i samråd med ordförande
och kassör.
3. Bryggorna vid Stora Vassen och Bäcken behöver säkras upp. Bruno föreslår
inköp av p-ringar till detta, totalt fem p-ringar samt eventuellt kätting och
arbete. Nypris p-ring ca 2,5 tkr per styck. Bruno anser att dessa åtgärder är en
reklamation och att leverantören Marinetek bör vara med och finansiera detta.
Bruno får i uppdrag att förhandla med Marinetek med målsättning att förstärka
bryggorna innan vintern. När underlag är framtaget tas beslut tas av bryggansvarig i samråd med ordförande och kassör.
4. Han har snickrat och färdigställt totalt sju campingbord som finns utplacerade i
området.
9 Grönområden
Barbro fick i uppdrag att undersöka lämpliga åtgärder och kostnaderna förknippade
med dessa för att skapa en lekyta/fotbollsplan vid Porsvikens grönområde.
Styrelsen beslöt att påminna boende inom Madängen att de ansvarar för slåtterna på
ängen som kompensation för att de slipper anordna midsommarfirande.
10 Övriga frågor
1. Övriga styrelsemöten planerades till
a. den 23 mars hos Håkan (tomt 120) med fokus på Underhålls- och
förnyelseplanen,
b. den 27 april hos Christoffer (tomt102) med fokus på bokslut och
budget, samt
c. den 25 maj hos Magnus (tomt 60) med fokus på bokslut och
årsstämma.
2. Håkan påminner om att det är viktigt att alla medlemmar märker upp sina
brunnar på ett tydligt sätt (tomtnr) för att underlätta för chaufförerna av
slambilarna även på vintern.
3. Styrelsen beslöt att de som hjälp till att röja slånris vid anslagstavlan får en
ersättning för detta (i nivå enligt vad som bestämdes på årsmötet).
4. Angående utestående frågor från årsmötet om
a. Plats inom området att lägga i småbåtar beslöt styrelsen efter
diskussion att bordlägga frågan och hänvisa till den allmänna
iläggningsplats som finns i Helgenäs.
b. Den skadade bommen vid Porsviken kommer Janne att se till att den
åtgärdas (även om det egentliga ansvaret ligger hos den entreprenör
som körde sönder densamma).
c. En alternativ entreprenör till snöröjning så har Håkan och Janne ett
par alternativa lösningar ifall det skulle behövas.
5. Håkan skriver en sammanfattning av mötet till hemsidan.
6. Barbro uppdaterar aktivitetsplan.
Djursnäs Samfällighetsförening
Protokoll från styrelsemöte 2013-08-18
Sidan 3(4)
11 Avslutning
Ordförande förklarade mötet för avslutat.
Vid protokollet,
Ordförande
Justeringsperson
Barbro Eriksson
Håkan Lindblom
Bruno Thornberg
Bilaga 1: Aktivitetsplan
Bilaga 2: Resultatrapport
AKTIVITETSPLAN
uppdaterad 2013-08-20
VÄGAR
VAD
DELAKTIVITET
VEM
STATUS
Diken
Inventering av ”rensningsbehov” samt kostnadsförslag.
Janne
Klart
Dikning/Dränering
Kvartsviken, Oxhagsvägen och Hjortronstigen
Janne
Snöröjning
Märka ut på karta vilka vägar och prioritet när det gäller
Janne
snöröjning
VATTEN
VAD
DELAKTIVITET
VEM
Kolla status på
Håkan och
värmeelementet i pumphus
Christoffer
STATUS
1 (djupvattenbrunn).
Nytt vattenprov i september
Barbro tar med väska från Alcontrol
Janne
BRYGGOR OCH STRÄNDER
VAD
DELAKTIVITET
VEM
Bruno
Nya flytbojar vid Porsviken
Bryggan vid Bäcken
Behöver åtgärdas mer långsiktigt
Bruno
Bryggorna vid Vassen och
Förhandling med Marinetek
Bruno
Bäcken
STATUS
Djursnäs Samfällighetsförening
Protokoll från styrelsemöte 2013-08-18
Sidan 4(4)
GRÖNOMRÅDEN
VAD
DELAKTIVITET
VEM
Slåtter
Undersöka alt. ”entreprenör”
Janne
STATUS
Dokumentera vad som ska slås.
Barbro
Plan för grönområden
ÖVRIGT
VAD
DELAKTIVITET
VEM
Anmälan t Lantmäteriet
Anmäla ny styrelse (behöver Magnus underskrift!)
Barbro
Anmälan till banken
Behöver Magnus underskrift!
Barbro
Håkan
Filarkiv på nätet
Undersöka möjligheterna att hitta ett lämpligt ställe att samla
Barbro
protokoll etc. på nätet (istället för att mejla)
Slamtömning, bättre
Undersök möjligheterna att ”rationalisera” transporterna.
”logistik”
Sätt upp husnummer – se tidigare.
Ekonomi
Befattningsbeskrivning kassör
Claes
Nya lås till pumphus och
Byta ut nyckellås till kodlås
Janne
Håkan
bodar
Håkan
Påminna Madänge om
slåttring av
midsommarängen
Påminna om märkning av
Så att tomtnr även tydligt framgår vintertid för chaufförerna av
tomt
slambilarna
Håkan
Janne
Åtgärda/ta bort den
skadade bommen vid
Porsviken
Sammanfattning av
protokollet
Till hemsida och anslagstavla
Håkan
STATUS