Transcript Lathund OneNote - KnowledgeGroup

Lathund OneNote
Innehållsförteckning
Starta programmet .................................................................................................................................. 2
Programfönstret ...................................................................................................................................... 2
Skriva anteckningar ................................................................................................................................. 3
Text ...................................................................................................................................................... 3
Tabell och lista ..................................................................................................................................... 3
Tabell ............................................................................................................................................... 3
Lista ................................................................................................................................................. 3
Flagga för anteckningar ....................................................................................................................... 4
Administrera flaggorna.................................................................................................................... 4
Sök efter flaggor/taggar .................................................................................................................. 4
Infoga tomt utrymme .......................................................................................................................... 5
Sök ....................................................................................................................................................... 5
Skärmutklipp och utskrift (skicka till OneNote)....................................................................................... 5
Infoga skärmutklipp............................................................................................................................. 5
Infoga filutskrift ................................................................................................................................... 6
Länkningar till Outlook (skicka till OneNote)........................................................................................... 6
Mötesanteckningar ............................................................................................................................. 6
Uppgifter ............................................................................................................................................. 7
E-postmeddelande .............................................................................................................................. 8
Kontakter ............................................................................................................................................. 8
Tillägg ...................................................................................................................................................... 8
Utskrift ................................................................................................................................................. 8
Länkningar ........................................................................................................................................... 9
Sidmallar .............................................................................................................................................. 9
Fliken Historik .................................................................................................................................... 10
Lösordskydda avsnitt ......................................................................................................................... 10
Ta bort/ändra lösenord ................................................................................................................. 10
Lösenordsalternativ ....................................................................................................................... 10
Dela anteckningar.............................................................................................................................. 11
Alternativ/Inställningar ..................................................................................................................... 11
Skicka till OneNote ........................................................................................................................ 11
Mer information .................................................................................................................................... 11
Side 1 av 11
Starta programmet
 Tryck Start-knappen
 Skriv OneNote
 Klicka på OneNote 2013
När OneNote startas första gången kommer du bli ombedd
att koppla till molnet.
Stäng dialogrutan genom att klicka krysset uppe i det högra
hörnet.
Programfönstret
OneNote är en digital anteckningsbok där du kan samla information och anteckningar på ett ställe.
En sida har obegränsat utrymme, du kan organisera anteckningar som du vill och programmet sparar
automatisk.
1. Anteckningsbok (ny skapas via Arkiv | Nytt)
OBS! Nya anteckningsböcker kan gärna lagras på OneDrive for Business.
2. Avsnitt och knapp för att skapa nytt avsnitt.
3. Sida och undersida samt knapp för att skapa nya.
Högerklicka på en sida i detta fält för att göra den till en undersida eller huvudsida.
OBS! Sidor och avsnitt kan flyttas genom att högerklicka på avsnittet (2) eller sidan (3) och välja
Flytta eller kopiera.
Side 2 av 11
Skriva anteckningar
Text
Klicka där du önskar placera anteckningen och skriv in
det du önskar.
Då skapas en platshållare som innehåller anteckningen.
Tryck Enter för nytt stycke och Shift + Enter skapar ny
linje i samma stycke (fungerar som i Word).
Klicka och dra på topp linjen för att flytta anteckningen
till en annan plats.
Klicka och dra på ikonen till vänster om ett stycke för
att flytta det till en annan platshållare.
Tabell och lista
Tabell
Klicka Infoga | Tabell
Välj storlek på tabellen.
Snabbast:
OBS! Om markören står bakom inskriven texten och du
trycker Tab-tangenten skapas en ny tabell med skriven
text i första cellen.
Använd Tabellverktyget och fliken Layout för att göra ändringar i tabellen. Fliken är bara tillgänglig
när markören står i en tabell d.v.s. objektet tabell är aktivt.
Lista
Använd en av kontrollerna Punkt- eller Numrerad
lista på fliken Start för att skapa en ny lista eller
formatera en existerande.
Kortkommandoen:
*+ mellanrum ger punktlista.
- + mellanrum ger streckpunkt.
1. + mellanrum ger numrerad lista.
Side 3 av 11
Flagga för anteckningar
Med flagga för anteckningar kan du märka anteckningar som t.ex. en fråga, viktigt, telefonnummer
osv. Det gör det enklare att hitta eller ha översikt över de viktigaste anteckningarna.
Placera markören i stycket du önskar skapa en flagga för
(eller markera flera stycken, som det skal vara samma flagga för).
På fliken Start: Klicka en av flaggorna i gruppen Taggar eller Merknappen och välj från listan.
Administrera flaggorna
Om det finns flaggor i listan som inte är aktuella och inte används
kan dessa tas bort genom att högerklicka på den aktuella flaggan och
välja Ta bort den här flaggan.
Genom att klicka på Mer-knappen för flaggor och välja Anpassa
flaggor kan man organisera om listan, flytta flaggor upp/ned, ta bort,
ändra existerande och skapa nya flaggor.
För att skapa en ny flagga, välj:



Visningsnamn (namnet som visas i listan)
Vilket slags symbol flaggan skal ha.
Symbolen visas till vänster om anteckningen som flaggan är
knuten till.
Teckenfärg och eventuell överstrykningsfärg.
Klicka OK för att spara flaggan.
Sök efter flaggor/taggar
På fliken Start hittar du knappen Sök efter taggar.
I panelen, Sammanfattning av flaggor, på högra sidan visas flaggorna,
med möjlighet till att Gruppera flaggorna efter på olika sätt (1) eller
hur du önskar söka i fältet Söka i efter flaggorna (2).
Side 4 av 11
Infoga tomt utrymme
Välj Infoga | Infoga tomt utrymme
Peka någonstans på sidan, klicka-och-dra för att infoga tomt
utrymme.
Denna funktion används också för att ta bort tomt utrymme.
Tips! Om du skall ta bort tomt utrymme under eller till höger i en
anteckning kan det vara en fördel att skrolla nederst först.
Sök
Klicka i sök-fältet uppe i högra hörnet och skriv in
sökbegreppet.
Via pilspetsen på högra sidan av sök-fältet, Ändra
sökområde, kan sökområdet ändras.
Tips! Text i bilder kan också vara sökbara i OneNote.
Skärmutklipp och utskrift (skicka till OneNote)
Infoga skärmutklipp
När du ser det du vill ha ett skärmutklipp av på skärmen:
 Tryck
-knappen + Shift + S.
Skärmen tonas ner och du kan klicka-och-dra en ram runt det du vil ha en bild av.
Side 5 av 11
När skärmbilden är skapad visas en dialogruta med
anteckningsböcker och avsnitten som är öppna i
OneNote och tillhörande sidor.
 Välj anteckningsbok och vilket avsnitt och sida
skärmutklippet skall placeras i.
 Klicka Skicka till vald plats.
Tips! Funktionen skärmutklipp kan också användas till att
ta en skärmbild, som placeras i Windows utklipp.
Därefter kan det klistras in i vilket program som helst.
Infoga filutskrift
Alla program som kan skriva ut kan också elektroniskt
skriva ut till OneNote med alternativet «Send to OneNote
2013» skrivare.
 Öppna dokumentet som skall skrivas ut till
OneNote.
 Klicka Skriv ut och välj skrivare
«Send to OneNote 2013» och klicka Skriv ut
 I dialogrutan Välj plats i OneNote välj
anteckningsbok, avsnitt och sida, som utskriften
skall placeras i, och klicka OK.
En bild av utskriften visas i OneNote.
Tips! Text i bilder kan också vara sökbara i OneNote.
Alternativ:
Utskrifter kan också infogas direkt från OneNote, via Infoga | Utskriftsbild.
Länkningar till Outlook (skicka till OneNote)
Alla typer av objekt i Outlook, med undantag av anteckningar, kan länkas eller skickas till OneNote.
Använd kontrollen OneNote i Outlook för att länka eller skicka till OneNote.
Kontrollen varierar i funktion beroende på Outlook objektet.
Mötesanteckningar
Kontrollen för Mötesanteckningar i objektet Kalender är
tillgänglig för ny avtalad tid och nytt möte. Den ger
möjlighet att göra egna anteckningar i OneNote, som
antingen blir personliga eller delade med en länk tillbaka
till kalenderobjektet.
Anteckningssidan i OneNote kommer också att innehålla
informationen om vad som är registrerat i Outlook.
Side 6 av 11
Klicka på mötesanteckningar och dialogrutan
Mötesanteckningar visas, där kan du välja på skapa en
egen anteckningssida för personliga anteckningar eller för
delning med mötesdeltagarna. För att skapa dela
anteckning med mötet behöver du ha tillgång till delade
anteckningsböcker som är öppna i OneNote.
När du valt typ av mötesanteckning visas dialogrutan,
Ange plats i OneNote, med de öppna Anteckningsböckerna
i OneNote.
 Välj aktuell anteckningsbok och avsnitt
 Klicka OK
Om du valt <<Dela anteckningar med mötet>> i
föregående dialogruta visas i dialogrutan endast delade
anteckningsböcker som är öppna i OneNote.
Sedan skapas avsnittet med innehåll från Outlook.
Om du senare klickar på Mötesanteckningen i Outlook
kommer det inte att skapas en ny anteckningssida men
däremot den existerande sidan visas.
Då du skapar en delad mötesanteckning kommer det att
skapas två länkar i Outlook. En för att öppna sidan i
OneNote och en för att öppna den i OneNote Online.
Uppgifter
Ett avsnitt i OneNote kan läggs till i uppgiftslistan i Outlook
via kontrollen Outlookuppgifter i OneNote.
Genom att välja ett av de fem första alternativen i menyn
(1) skapas den nya uppgiften i Outlook med vald start- och
förfallodatum men utan påminnelse.
Om du väljer Anpassat (2) öppnas uppgiftsfönstret och du
kan skapa start- och förfallodatum och påminnelse innan
den sparas.
Avsnittet får en flagg-ikon i OneNote och genom att peka
på flaggan visas information om uppgiften.
Hanteringen av uppgiften har nu tagits över av Outlook,
som behandlar den på samma sätt som vilken annan
uppgift i Outlook.
När uppgiften markeras som slutförd i Outlook kommer
det att visas en grön bock istället för flaggan i OneNote,
som visar att uppgiften är slutförd.
Side 7 av 11
E-postmeddelande
E-postmeddelane kan skickas till OneNote antingen med hjälp av OneNote-kontrollen inne i ett öppet
e-postmeddelande eller genom att markera e-postmeddelandet och använda kontrollen på fliken
Start i programfönstret.
Dialogrutan Ange plats i OneNote öppnas där du kan välja vilken anteckningsbok och avsnitt som
e-postmeddelandet skall skickas till. En ny sida kommer att skapas med informationen från
e-postmeddelandet inklusive eventuella bifogade filer.
OBS! Om du skickar ett e-postmeddelande till OneNote flera gånger skapas en ny sida per gång. Det
finns alltså ingen länk mellan e-posten och anteckningssidan efter du skickat e-posten till OneNote.
Kontakter
Om du har ett behov att ha en översikt över anteckningar knutna till kontakter i Outlook kan det
skapas en sida i OneNote med Länkade kontaktanteckningar.
Delar av kontaktinformationen kopieras till en ny sida i vald
anteckningsbok i OneNote.
Det upprättas en länk mellan kontakten i Outlook och sidan i
OneNote.
Tillägg
Utskrift
 Välj Arkiv -> Skriv ut
Här finns valen Skriv ut och Förhandsgranska.
Förhandsgranska innehåller inställningar för utskriftsintervall, pappersstorlek, orientering och sidfot.
Via Skriv ut kan du välja vilken skrivare du önskar använda för utskriften.
Side 8 av 11
OBS! I andra Office-programmen finns utskrift och förhandsgranska i samma fönster. Inställningar för
förhandsgranska finns i detta fönster.
Länkningar
I anteckningar kan du infoga en länk till andra anteckningar, webbsidor och andra filer.
 Välj Infoga | Länka
1. Här visas alla anteckningsböcker som är
öppna i OneNote.
Navigerar fram till önskad sida.
2. Fält för att söka efter anteckningar.
3. Öppna webbläsaren för att hitta en sida.
Kopiera adressen till önskad sida och klistra in
i fältet Adress (5).
4. Knapp för att skapa en länk till en annan fil.
5. Har visas adressen till vald anteckning eller fil.
Adressen till webbsida kan klistras in i detta
fält
6. Texten som ska visas på anteckningssidan.
Tips! Du kan också skapa en länk till ett avsnitt, en sida, en indelning eller anteckning i OneNote
genom att högerklicka på aktuell plats i OneNote.
Sidmallar
Genom att välja Infoga | Sidmallar har du möjlighet att använda inbyggda sidmallar i OneNote eller
skapa egna sidmallar. Detta kan vara praktisk och tidsbesparande eftersom det ofta f behov för nya
sidor med en enhetlig layout.
För att skapa en ny mall:
1. Skapa en ny sida
2. Infoga text, tabeller, koder osv. med den layout
som skal användas.
3. Välj Infoga | Sidmallar
4. Klicka Spara aktuell sida som en mall.
(Nederst i högra hörnet i programfönstret.)
5. Ge sidmallen ett namn och välj ev. om den skall
vara standardmall för nya sidor i det aktuella
avsnittet.
Egendefinierade sidmallar placeras överst i panelen
Mallar.
För att ta bort en egendefinierad mall:
 Högerklicka på namnet på malen och välj Ta bort
Side 9 av 11
Fliken Historik
Speciellt i delade anteckningsböcker är fliken Historik viktig
för att få en översikt över gjorda ändringar i
anteckningsboken sedan du var senast inne i den.
Gruppen Olästa:
Här kan du gå till nästa sida som innehåller olästa anteckningar och markera dem som lästa.
Olästa anteckningar är markerade med grön bakgrundsfärg på sidan.
Gruppen Författare:
Funktioner för att hitta redigeringar som är utförda inom en tidsram och ändringar per författare.
Båda funktionerna startar en sökning i den aktuella anteckningsboken.
<<Dölj författare>> ger möjlighet till att visa eller dölja information om vem som har skapat/ändrat
anteckningar i en anteckningsbok. Författarinformationen visas med en vertikal färgat streck till
höger om varje anteckning och författarens initialer.
Genom att peka på initialerna visas hela namnet och tidpunkt för ändringen.
Gruppen Historik:
Sidversioner ger möjlighet till att se hur olika sidor sett ut tidigare och återskapa dessa vid behov.
I papperskorgen för anteckningsböcker ligger sidor och indelningar som har blivit borttagna i
anteckningsboken. Det visas information om hur dessa kan återskapas.
Efter 60 dagar tas innehållet automatiskt bort från papperskorgen.
Lösordskydda avsnitt
Vid behov kan ett avsnitt skyddas med lösenord, för att säkra företags eller privata anteckningar.
Observera att lösenordsskydd inte kan användas på en hel anteckningsbok eller individuell sida utan
endast för ett avsnitt.
Lösordsskyddade avsnitt kommer inte att ingå i sökresultat förutom om det inte är upplåst före
sökningen.
För att skydda ett avsnitt:
 Högerklicka på avsnittet
 Välj Lösenordsskydda det här avsnittet
 I panelen Lösenordsskydd:
Klicka Ange lösenord
Om ett avsnitt är låst visas ett meddelande till höger
när du öppnar avsnittet.
Ta bort/ändra lösenord
 Högerklicka på avsnittet och välj Lösenordsskydda det här avsnittet
 Om avsnittet är låst behöver det först låsas upp med lösenordet
 I panelen Lösenordsskydd: Klicka Ändra lösenord eller Ta bort lösenord
Lösenordsalternativ
För att ändra hur lösenordsskydda avsnitt ska fungera:
 Välj Arkiv | Alternativ | Avancerat
Side 10 av 11
Dela anteckningar
Om du har anteckningar som behöver delas med andra finns det ett antal olika metoder att göra det
på.
 Klicka Arkiv
Dela:
Valen här är beroende av var anteckningsboken är
sparad.
Om anteckningsboken är sparad på OneDrive kommer
valet finnas att invitera andra.
Om anteckningsboken är sparad på din PC kommer
alternativ för att flytta till OneDrive.
Exportera:
Exportera sida, avsnitt eller anteckningsbok med olika
format t.ex. PDF eller Word.
Skicka:
Skicka aktuell sida till Word, som bifogad fil eller sida
via e-postmeddelande.
Alternativ/Inställningar
Dialogrutan för att ändra alternativ/inställningar för OneNote:
 Arkiv | Alternativ
Skicka till OneNote
Om du har valt en fast mapp i en av Skicka till OneNote funktionerna eller önskar förändra hur någon
av dessa skall användas kan du göra det i dialogrutan OneNote Alternativ
Mer information
För elektronisk dokumentation, korta «how to» videoklipp och ytterligare information om Office 365
hänvisar vi till:
http://www.knowledgegroup.no/origo2
Side 11 av 11