Transcript Artikel frukostseminarium strategisk IT

www.transcendentgroup.com
Hur kan du öka verksamhetens lönsamhet
med hjälp av IT?
Transcendent Groups frukostseminarium
11 oktober 2012 på Tändstickspalatset
– Jag försöker lösa ett av de vanligaste
problemen som företagen har idag.
Företagsledningar frågar mig om jag
kan hjälpa dem att sänka deras IT-
kostnader? Det är fel utgångspunkt.
IT är ingen kostnad utan en investering, inleder Michael Friis, managementkonsult och strategisk rådgivare
på egna företaget ExM.
Hur IT-strategin påverkar verksamheten och i slutändan lönsamheten,
samt hur viktigt det är att affärs- och
IT-sidan på ett företag kommunicerar
mot gemensamma mål, var agendan
under ett frukostseminarium med
Transcendent Group som värd.
Michael inleder:
– Jag utgår alltid väldigt grundläggande
med en mängd frågeställningar, både
ur verksamhets- och IT-perspektiv. Har
vi kontroll på nuläget? Har vi en tydlig affärsplan? Har vi tydliga målsättningar?
Vad har vi för brister och möjligheter?
Hur ser marknaden ut just nu? Det är
oerhört viktigt att ha en stark grund att
utgå ifrån.
Finns det en IT-arkitektur nedritad?
Finns det en systemkarta som vi förstår?
Har vi kontroll på kostnaderna? Hur
mycket pengar lägger vi ned på utveckling?
– En genomtänkt strategi, det är
grunden för allt. Jag måste veta hur jag
ska ta mig framåt mot mina målsättningar.
Hur kan du förankra ITstrategin i verksamheten?
Johan Sjödin, senior konsult inom strategisk IT på Transcendent Group, fortsätter:
– Michael pratar om att företag bör ha
en IT-strategi, men då är frågan: är det
någon som läser den? Och förstår den?
Enligt en undersökning på IDG:s hemsida tyckte sjutton procent att deras ITpolicy var bra, elva procent visste inte ens
att de hade någon.
Johan jobbar i gränslandet mellan IT och
affärsverksamheten, med att få medarbetare att läsa, förstå och följa IT-strategier
som verksamheten har definierat.
– IT-strategin ska återspegla affärskraven
i termer av IT-aktiviteter och mål för att
vidare möta verksamhetens affärsbehov.
Om företaget har som målsättning att
verka globalt går det till exempel inte att
ha en servicedesk i Sverige som har öppet
åtta till sjutton.
Prata med verksamheten
på verksamhetens språk
Johan Sjödin
– Det är viktigt med en länk
mellan affärsverksamhet och
IT, någon som kan tala båda
språken.
– Alla måste jobba mot
samma mål och följa verksamhetens plan.
– Det tekniska löser sig, det
viktiga är ledarskap.
– Vi IT-människor är nog mästare på att
använda ett språk som inte alla förstår.
Det är då väldigt viktigt att det finns ITresurser som kan prata med affärsverksamheten på deras språk och förstå vad
de vill, för att sedan översätta detta till
IT-krav.
Johan poängterar vikten av att IT måste
förstå affärsplanen och verksamhetens
mål för att kunna hitta rätt verktyg att
jobba med. Det är inte säkert att ett
system fungerar för hela verksamheten.
Det kan krävas en kombination av till
exempel molntjänster med lokal informationshantering, eftersom sekretessbelagd
information inte alltid går att hantera i en
molntjänst.
Nu för tiden förväntar sig de flesta att all
information ska vara tillgänglig dygnet
runt och att alla system ska vara uppkop-
Michael Friis
– Ha kontroll på nuläget.
– Jätteviktigt med god
förståelse för verksamheten.
– Ny teknik skapar oändliga
möjligheter, se möjligheterna.
plade. I alla verksamheter är det inte
möjligt.
Spårbarhet och motivering
Det måste alltid gå att motivera varför
man gör någonting och hur alla delar är
sammanlänkade. Finns det aktiviteter
som inte går att motivera i kraven från
affärsverksamheten, då ska den stoppas,
menar Johan. All aktivitet ska förankras
i IT-strategin och i verksamhetens
affärsplan.
åren? Det är du som håller i IT-budgeten,
men det är affärsverksamheten som
beslutar dina utvecklingskostnader, för
det är affärsverksamheten som styr behovet av ny funktionalitet.
Sabina Andersson, på uppdrag av Transcendent
Group
Kommentarer från besökare
på väg tillbaka till arbetet
– Det här är samma utmaning som alla står inför.
– Intressanta och tydliga
budskap från Michael och
Johan.
– Spännande att se hur våra
tekniska arbetssätt kommer
förändras i framtiden.
Glöm inte utbildning
Michael betonar vikten av utbildning.
Hos en kund som han nyligen jobbat
med skickades delar av IT-personal ut
till affärsverksamheten för att de själva
skulle få en känsla för hur tekniken
används och förstå behovet av tekniskt
stöd. Detta är en bra utgångspunkt både
för affärsverksamheten och IT, då det
skapar förståelse för affären och ger
vidare möjlighet att optimera de tekniska
stöden.
– Om personalen behöver ringa supporten för att fråga hur något fungerar
försvinner tid som kunde innefattat
kundsamtal. Då minskar lönsamheten.
Se till att alla medarbetare har rätt kunskap kring sina tekniska verktyg och i de
system som används. Att kontinuerligt
utbilda personal är ett led i ökad lönsamhet.
Basic IT
Att ha en grundplattform som är maximalt optimerad, funktionell och tillräckligt
bra för att verksamheten ska rulla är en
viktig utgångspunkt. Sedan är det enkelt
att vara flexibel vid implementering av ny
funktionalitet och teknik när det finns en
standardplattform att utgå ifrån.
Just nu pågår det ett tekniskt paradigmskifte som kommer att påverka företagens IT-avdelningar. Möjligheterna är
oändliga, vilket gör det så viktigt att veta
vad verksamheten vill ha ut av IT. Vilka
funktioner behöver vi? Har vi de rätta
verktygen för att säkerställa behoven?
Därför är det ett måste att IT-strategin
är förankrad i verksamhetsplanen.
Utveckla verksamheten
När det finns en väl fungerande basplattform kan man sedan börja se över
möjligheterna att utveckla och optimera
den dagliga funktionaliteten. Vad är nästa
steg i utvecklingen för att nå verksamhetens uppsatta mål över de närmaste
1. Vad är din koppling till strategisk IT idag?
Caroline Fluch
Förbättringsledare
Länsförsäkringar
Andreas Sandberg
IT-revisor
Trygg-Hansa
– Jag arbetar inte direkt med
strategisk IT idag, men har
en bakgrund inom systemvetenskap. Nu arbetar jag
på Lean-kontoret på Länsförsäkringar och tycker det är
intressant med att effektivisera
funktioner.
– Jag har bara jobbat en
månad på Trygg-Hansa så
jag är här för att lära mig och
få en bra start i mitt nya yrke.
Tidigare jobbade jag med
finansiell revision.
Dan Kindeborg
User Experience Designer
HiQ
Stefan Tingman
IT-revisor
Skandia
– Jag jobbar utefter ett
användarperspektiv med att
säkerställa funktionaliteten av
tekniska tjänster.
– Jag jobbar med att granska
IT-system och är här för att få
allmän orientering kring strategisk IT.