Transcript Mätningar och systembaserad styrning

Mattias Elg, Tekn. dr., Professor
HELIX VINN Excellence Centre
Linköpings universitet
([email protected])
MÄTNINGAR FÖR BÄTTRE STYRNING
Ett viktigt mål för offentliga
verksamheter:
Att leverera tjänster av hög
kvalitet på effektivast möjliga
sätt
Två former av styrning för att uppnå målet
Styrning baserat på kontroll
Systembaserad styrning
Systembaserad styrning
Sättet att leda (styrfilosofi)
Systemfaktorer
Rutiner och Organisation
riktlinjer
Medborgare
/kund
Kultur och
ledarskap
Mål och
Regelverk IT-stöd
mätsystem
Verksamhetens processer
Medborgare
/kund
Att utvärdera med hjälp av mätningar
Antalet ungdomar som söker försörjningsstöd i en
socialtjänstverksamhet följs upp varje månad
under 2009. I februari söker nio ungdomar
försörjningsstöd. Nästkommande månad
får verksamheten 19 nybesök.
Förklaring!
Ett lärsystem (I), Styrning baserat på kontroll
Görande och
handlande
Mätning av resultat
Feedback
Förstå variation!
Ett lärsystem (II), Systembaserad styrning
Systemfaktorer:
ger förutsättningar för det som görs, ex:
Arbetsorganisation
IT
Kompetens
Policy
Lärande och
förbättring
Görande och
handlande
Mätning av resultat
Rapporten Mätningar för bättre styrning hämtas från:
http://www.innovationsradet.se/wp/wp-content/uploads/2013/03/Matningar-for-battre-styrning.pdf
Mätningar och systembaserad styrning
• Utgår från processer/system som levererar värde till
kund
• Kontrollen av verksamheten bör vara integrerad med
arbetet och kunna utföras av den som har ansvar för
själva arbetet
• Mätningar ses som en processens röst - ’voice of the
process’
• Visualisering av mätningar måste ta hänsyn till
variationer
Anscombes kvartett
Tabell 1
X
10
8
13
9
11
14
6
4
12
7
5
Y
8,04
6,95
7,58
8,81
8,33
9,96
7,74
4,26
10,84
4,82
5,68
Tabell 2
X
10
8
13
9
11
14
6
4
12
7
5
Y
9,14
8,14
8,74
8,77
9,26
8,1
6,13
3,1
9,13
7,26
4,74
Tabell 3
X
10
8
13
9
11
14
6
4
12
7
5
Y
7,46
6,77
12,74
7,11
7,81
8,84
6,08
5,39
8,15
6,42
5,73
Tabell 4
X
8
8
8
8
8
8
8
19
8
8
8
Y
6,58
5,76
7,71
8,84
8,47
7,04
5,25
12,5
5,56
7,91
6,89
Anscombes kvartett
Tabell 1
X
10
8
13
9
11
14
6
4
12
7
5
Medelvärde
X
Y
Y
8,04
6,95
7,58
8,81
8,33
9,96
7,74
4,26
10,84
4,82
5,68
9
7.5
Tabell 2
X
10
8
13
9
11
14
6
4
12
7
5
Y
9,14
8,14
8,74
8,77
9,26
8,1
6,13
3,1
9,13
7,26
4,74
9
7.5
Tabell 3
X
10
8
13
9
11
14
6
4
12
7
5
Y
7,46
6,77
12,74
7,11
7,81
8,84
6,08
5,39
8,15
6,42
5,73
9
7.5
Tabell 4
X
8
8
8
8
8
8
8
19
8
8
8
Y
6,58
5,76
7,71
8,84
8,47
7,04
5,25
12,5
5,56
7,91
6,89
9
7.5
Anscombes kvartett
Tabell 1
X
10
8
13
9
11
14
6
4
12
7
5
Medelvärde
X
Y
Y
8,04
6,95
7,58
8,81
8,33
9,96
7,74
4,26
10,84
4,82
5,68
Tabell 2
X
10
8
13
9
11
14
6
4
12
7
5
Y
9,14
8,14
8,74
8,77
9,26
8,1
6,13
3,1
9,13
7,26
4,74
Tabell 3
X
10
8
13
9
11
14
6
4
12
7
5
Y
7,46
6,77
12,74
7,11
7,81
8,84
6,08
5,39
8,15
6,42
5,73
Tabell 4
X
8
8
8
8
8
8
8
19
8
8
8
Y
6,58
5,76
7,71
8,84
8,47
7,04
5,25
12,5
5,56
7,91
6,89
9
7.5
9
7.5
9
7.5
9
7.5
Standardavvikelse
X
3.2
y
1.9
3.2
1.9
3.2
1.9
3.2
1.9
Anscombes kvartett
Diagram 1
Diagram 2
15
15
10
10
5
5
0
0
0
5
10
15
20
0
5
Diagram 3
15
10
10
5
5
0
0
5
10
15
20
15
20
Diagram 4
15
0
10
15
20
0
5
10
Hur kan vi fånga variation?
-
På spaning efter variation:
linjediagrammet
Handläggningstid (dagar)
300
250
200
150
100
50
0
2
1
9
6
3
2
8
2
0
9
1
-0
-1
-1
-0
-1
-2
-2
-1
-2
-2
-1
1
1
1
2
2
2
2
3
3
3
4
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
222222222221
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
Beslutsdatum för handikappersättning
På spaning efter variation: histogrammet
Handläggningstid för handikappersättning 2012 kontor X
35
30
Antal
25
20
15
10
5
0
0
40
80
120
160
Handläggningstid
200
240
280
Två misstag i tolkning av variation
• Att man tolkar
slumpmässig variation,
det vill säga brus, som
att det är signaler
• Att man inte identifierar
signaler när de är
närvarande
Handläggningstid för handikappersättning 2012 kontor X
35
Påverkbara systemfaktorer
30
Antal
25
Organisering, rutiner
Ärende tas
emot,
handläggs,
beslutas och
meddelas
Antal handläggare
Utformning av blanketter
20
15
10
5
0
0
40
80
120
160
Handläggningstid
200
240
Handläggningstid
Kompetens hos handläggare
Form av styrning
Klientens medverkan
Lagtext
Andra externa medverkande
Komplexitet i ärenden
Antal inkommande ärenden
Tidpunkt när ärenden kommer in
Icke påverkbara systemfaktorer
280
Att utvärdera med hjälp av mätningar
Antalet ungdomar som söker försörjningsstöd i en
socialtjänstverksamhet följs upp varje månad
under 2009. I februari söker nio ungdomar
försörjningsstöd. Nästkommande månad
får verksamheten 19 nybesök.
Att utvärdera med hjälp av mätningar
Styrdiagrammet – ett sätt att upptäcka
systematiska avvikelser
Att fånga kundens röst
Patient, 75 år, efter operation
”Insomningstabletten tog jag när den delades ut, och
somnade ganska fort. Jag hann inte sova så länge förrän
personalen kom in och kollade blodtryck bl a. Det hade
varit bra om jag vetat att de skulle komma in så snart, för
då hade jag väntat med insomningstabletten. Nu låg jag
vaken större delen av natten igen”
Mätningar som stöd för lärande och förbättring:
en sammanfattning
• Systemtänkande
• Skilj på mätningar för
– Anpassning
– Utveckling
• Sättet som mätningar visualiseras påverkar kvaliteten i
beslutsfattande
– Synliggör variation genom t.ex. histogram och linjediagram
– Identifiera slumpmässig variation och var signaler/avvikelser finns
• Mätningar fångar inte allt i verksamheten - hur mäter man
tyst kunskap hos personal?