Transcript PROTOKOLL Sammanträdesdatum 2011-02-17 Tid 2011-02

PROTOKOLL
Sammanträdesdatum
2011-02-17
Tid
Plats
2011-02-17, kl 13.00-15.30
U2-032, Mälardalens Högskola (MDH), Västerås
Ledamöter
Jakob Axelsson, SICS och MDH, styrelseordförande
Helena Malmqvist, ABB, styrelseledamot
Erik Gyllenswärd, Bombardier, styrelseledamot
Övriga
Juha Alatalo, MDH, projektadministratör
Andreas Ebbe Ermedahl, MDH, projektsamordnare, studierektor
Hans Hansson, MDH, projektdirektör
Stefan Cedergren, Level 21 och MDH, studentrepresentant
Gunnar Widforss, MDH, projektadministratör
Anmält förhinder
Simin Nadjm-Tehrani, LiU, styrelseledamot
Christer Norström, SICS, styrelseledamot
Ärende
Behandling
1§
Mötets öppnande
Ordförande öppnade mötet.
Beslut att fastställa föredragningslistan.
2§
Val av
justeringsperson
Beslut att utse Helena Malmqvist att tillsammans med ordförande
justera protokollet.
3§
Val av sekreterare
Beslut att utse Andreas Ermedahl till att skriva protokoll.
4§
Anmälningar
Inga anmälningar hade kommit it.
5§
Uppföljning av
Protokollet från 2010-06-15 gicks igenom. Protokollets alla
föregående styrelse- uppföljningspunkter bedömdes att gås igenom under nuvarande
mötesprotokoll
mötes olika ärenden. Protokollet lades därför till handlingarna.
6§
Status doktorander
Juha presenterade resultatet av den rundringning av doktorander
som skett under hösten 2010. Styrelsen hade tidigare även fått
tillskickat sig sammanfattningar av de olika doktorandernas status
baserat på denna rundringning. Juha presenterade också en
sammanfattning av de telefonintervjuer av handledare som han
genomfört under våren 2011.
PROTOKOLL
Sammanträdesdatum
2011-02-17
Kortfattad status är de finns ett antal doktorander som ligger efter
sina ursprungliga tidsplaner. De flesta av dessa ser dock ut att
kunna lic:a eller doktorera under 2011. En doktorand förväntar sig
att bli klar först i början av 2012. En doktorand kommer bara ta ut
en lic istället för ursprungligt planerad doktorsexamen. Det är även
tveksamt om Uppsala Universitet doktoranderna, Lindahl och
Gustafsson, kommer att slutföra sina studier under 2011.
Just nu har SAVE-IT 9.5 klara examina (doktorsexamen = 1p, bara
licexamen = 0.5p). En genomgång av Juha av doktorandernas
status visade att någonstans mellan 12 och 14 examina troligen
kommer att kunna slutföras t.o.m. 31 oktober 2011. KKS har 13
examina som krav i avtalet med SAVE-IT. Även om vi inte
kommer upp till 13 examina så kommer KKS krav på 4*13=52
heltidsstudieår genomförda av studenterna att uppfyllas.
Juha fick i uppdrag att sammanställa resultaten av de telefonintervjuer med handledare som han genomfört under våren 2011,
och spara ned semmanställningen i SAVE-IT SVN:en.
Skolledningen fick i uppdrag att under våren följa upp kvarvarande studenter för att i möjligaste mån säkerställa att de tar sina
avsedda examina under 2011.
7§
Status budget
Gunnar redogjorde för aktuell budgetstatus samt de utbetalningar
till doktorandprojekt som skett under 2010. Se bilaga 1 för
detaljer. Kortfattad status är att om KKS betalar ut enligt plan och
vi inte blir återbetalningsskyldiga, t.ex. p.g.a. för få producerade
examina, så kommer budget att kunna hållas. Det stora
orosmomentet är dock att flera studenter ligger efter sina
ursprungliga tidsplaner (se 8 §).
För de doktorander som ligger efter sina scheman har SAVE-IT
beslutat att hålla inne med den sista utbetalningen till dess att
doktoranden tar ut sin avsedda examen. Detta då SAVE-IT utan
denna examen inte kan vara säker på att motsvarande medel kan
rekvireras från KKS.
Juha informerade om att KKS ändrat sitt utbetalningssystem så att
de numera betalar ut medel i förskott. De kan dock återkräva
medel ifall det senare visar sig att lärosätet inte uppfyllt de KKS
faktiska krav för utbetalningar.
PROTOKOLL
Sammanträdesdatum
2011-02-17
8§
Slutrapportering
mot KKS
Juha redogjorde för det möte han haft med Susanne Andersson,
KK-stiftelsens nya handläggare för SAVE-IT. Nedan följer en kort
sammanfattning:
1.
Vi får slutbetalningen i juni 2011 men måste vara beredda på
att kunna betala tillbaka medel om KKS inte är nöjda med
slutrapporten som skall in sista oktober.
2. Vi behöver inte göra nya intervjuer med studenterna, utan de
som vi gjorde i slutet av 2010 är OK. Vi måste dock göra en
sammanfattning + göra en kort uppföljning vart studenterna
har tagit vägen när de har blivit klara.
3. Juha hade under mötet presenterat aktuell status på antalet
klara och förväntade examina. Vi skall till slutrapporten
bifoga en lista hur långt alla har kommit och vad vi gör för att
stödja de som inte har blivit klara i tid. KKS vill även att vi
informerar dem när de sista doktoranderna blir klara. Susanne
var osäker på hur strikt KKS skulle agera om vi inte når
antalet examina. Dvs det finns en möjlighet att KKS kan
kräva tillbaka då redan utbetalade medel.
4. Företagsintervjuerna som gjordes sist var OK, vi kan göra
liknande till slutrapporten.
5. Företagen måste komma in med ett ordentligt underlag vad
gäller ekonomin och motfinansieringen.
6. Det blir ingen extern utvärdering, troligtvis gör KKS några
stickprov.
7. Slutrapporten skall skrivas under av både projektledaren
(Hans) och ordföranden för styrelsen (Jakob).
8. Vi behöver inte göra någon årsrapport för 2010 utan det
räcker med slutrapporten.
9. Slutrapporten skall vara inne till KKS senast 31 okt 2011.
10. Formatet på slutrapporten skall följa de instruktioner som
finns i MDHs avtal med KKS.
Juha fick i uppdrag, att kontakta KKS för att i mer detalj
undersöka vad som menas med punkt 5 ovan. Dvs är det något
ytterligare, utöver de instruktioner som finns i avtalet mellan KKS
och MDH, som företagen förväntas komma in med?
9§
Årsrapport
Ebbe redogjorde för att han hade efterfrågat årsrapporteringar och
ISPer av de aktiva studenterna. Till dagen för styrelsemötet hade
han fått in 4 studenters rapporteringar (av 9 efterfrågade).
Då KKS inte efterfrågar någon årsrapport för 2011, utan bara
slutrapporten (se 8 §), kommer ingen årsrapport för 2011 att
sammanställas. Inkommen studentrapportering kommer dock att
PROTOKOLL
Sammanträdesdatum
2011-02-17
gås igenom och användas som underlag att följa upp de olika
studenterna under våren.
Ebbe redogjorde för att han varit i kontakt med Petra Edoff om att
göra en ny runda intervjuer om företagsrepresentanter (hon gjorde
en rundringning under 2008). Hon förklarade då att hon gärna
ställde upp på detta, men att hon tidigast kunde starta i april 2011.
Ebbe fick i uppdrag att boka upp Petra Edoff för att genomföra de
företagsintervjuer som behöver sammanställas till slutrapporten.
10 § Avslutande
workshop
Ebbe informerade om att inga mer resor eller kurser är planerade
p.g.a. för få kvarvarande studenter. Det planeras dock för en
avslutande workshop, för vilken en del medel avsatts i budgeten.
Ebbe redogjorde att han initialt har kontaktat Malin Rosqvist för
att hjälpa honom anordna denna workshop.
Ebbe fick i uppdrag att, tillsammans med ledningen för den nya
forskarskolan ITS-EASY, undersöka möjligheterna att genomföra
en kombinerad ITS-EASY kick-off och SAVE-IT kick-out under
sept eller okt 2011. Till workshopen skall klara och pågående
SAVE-IT doktorander bjudas in, deras resp. handledare och
industriella mentorer och handledare. SAVE-ITs tidigare och
nuvarande styrelsemedlemmar samt KKS representanter bör även
bjudas in.
Hans fick i uppdrag att undersöka möjligheterna att få ett urval av
SAVE-IT studenternas publicerade artiklar tillsammans med en
inledning beskrivande SAVE-IT (t.ex. sammanställt från
slutrapporten) publicerade i någon tidskrift.
12 § Övriga frågor och
allmän information
Hans informerade om status av den nya KKS-finansierade
företagsforskarskolan ITS-EASY som kommer att starta vid MDH
under 2011.
13§
Datum och tid för nästa styrelsemöte sattes till:
Onsdag 8 juni kl.13-15 vid MDH .
Nästa styrelsemöte
Ebbe fick i uppdrag att till nästa styrelsemöte möte sammanställa
en kortare genomgång av det som hänt under den tid som skolan
varit aktiv. Denna genomgång skall användas som underlag av
styrelsen för att genomföra en självutvärdering av styrelsens och
skolans arbete.
14§
Avslutande av
mötet
Ordförande förklarade mötet avslutat.
PROTOKOLL
Sammanträdesdatum
2011-02-17
Andreas Ermedahl
Sekreterare
Jakob Axelsson
Ordförande
Helena Malmqvist
Justerare