Transcript Import av elevdata från Excel

Tips! Novaschem
Elevhantering
Öppna elevtabellen

Välj Tabell - Elev. Konstatera att elevtabellen är tom!
I brist på elevinformation måste schemafilen få reda på följande:


Från vilka klasser hämtas eleverna till undervisningsgrupperna?
Vilka undervisningsgrupper kan schemaläggas samtidigt?
Den informationen finns i grupptabellen.
Öppna grupptabellen

Välj Tabell - Grupp.
I tabellen visas fälten Ingående klasser och Block. Observera att fältet
*Ingående klasser (ber.) är ett beräknat fält som i detta fall styrs av
fältet Ingående klasser, men i elevfyllda scheman styrs av elevernas
klass- och grupptillhörigheter.
Fältet Ingående klasser ska vara tomt när elever är registrerade i
schemafilen! Det bör alltså tömmas för de grupper där elever
registreras. Vid den ”vanliga” elevimporten sköter Novaschem det
automatiskt.
I grupptabellen intill ses de ifyllda fälten Ingående klasser och Block.
Fältet Ingående klasser ska alltså vara ifyllt i en schemafil utan elever,
men ska vara tomt i en schemafil med elever. Det beräknade fältet
*Faktiskt antal elever visar att grupperna saknar elever.
Observera att det inte är nödvändigt att ha
elever i alla grupper. Det går bra att t.ex.
registrera grupper utan elever för den första
årskursen på skolan och lägga in elever för dem
senare. Inmatningen av ingående klasser behålls
då för grupperna utan elever.
Fältet Block ska användas för grupper som får
placeras samtidigt i schemat. Alla grupper som
har samma blocknamn får placeras på samma
position i schemat.
© Nova Software AB
juni 2013
1 (6)
Tips! Novaschem
Elevhantering
Hämta elevuppgifter
Det som behöver hämtas från elevregistret är:





Personnummer
Efternamn
Förnamn
Klass
Grupper
Importen genomförs i två steg. Det första steget (Klass - Elev) innehåller
punkt 1-4, medan det andra steget (Grupp - Elev) innehåller punkt 1 och
5, det vill säga information om vilka grupper varje elev är registrerad i.
Uppgifterna hämtas vanligen från skolans elevregister. För att detta ska
vara möjligt gäller det att:


Klasser och grupper måste ha identiskt samma namn i
elevregistret och schemafilen.
Det ska gå att exportera elevuppgifterna i ett tabellformat som
tillåter import till Novaschem. Det kan vara en tab-separerad
textfil eller Excel-fil.
Så här kan en exportfil med grupper
från elevregistret se ut i Excel-format.
Den innehåller uppgifter om ID och
grupptillhörighet.
© Nova Software AB
juni 2013
2 (6)
Tips! Novaschem
Elevhantering
Importera elever till klasser





Menyerna för Export/Import kan eventuellt behöva aktiveras.
Välj Inställningar - Anpassa - Funktioner och menyer.
Kontrollera att rutan Export/Import är markerad. Om inte,
markera den.
Tryck OK.
Öppna nu den fil som innehåller dina elever
med klass, personnummer, efternamn och
förnamn. Kolumnerna måste finnas i denna
ordningsföljd. OBS! Stäng inte Novaschem.
Exemplet till höger visar hur det kan se ut i
Excel.
Nu skall kolumnerna A-D markeras och kopieras till
Windows Urklipp.


Markera kolumnerna A-D genom att trycka
ned vänster musknapp på A-kolumnen och
dra markören till D-kolumnen.
Kopiera genom att t.ex. trycka Ctrl-C.
1.Tryck ned och
håll ned vänster
musknapp …
2. … och dra
markören så att
alla kolumner A-D
blir markerade.
Nu skall vi infoga tabellen i Novaschem.


Växla till Novaschem genom att klicka på Novaschemikonen i aktivitetsfältet.
Välj Arkiv - Import - Urklipp - Klass/elev.
Klicka på Novaschem i
aktivitetsfältet
Då visar sig ett fönster som ser ut som på bilden bredvid:
Typ av tabell: Programmet har känt igen den
första typen, som är tab-separerad, och inte
komma-separerad mellan efternamn och
förnamn.
Innehåll i Urklipp: De tre första raderna i
urklippet visas. Eftersom den första raden
innehåller rubriker, är rutan ”Utelämna första
raden” ifylld.
Antal klasser: Alla de 16 klasserna finns redan i
schemafilen, vilket innebär att klassbeteckningarna i schemafilen stämmer med dem i
elevregistret.
Antal elever: Ingen av de 440 eleverna finns i schemafilen.
© Nova Software AB
juni 2013
3 (6)
Tips! Novaschem
Elevhantering
Kontrollera lektioner: Detta innebär att programmet går igenom de nya
förutsättningar som uppstått när elever lagts till. Eventuella fel
rapporteras.

Klicka på OK.
Nu infogas eleverna från Urklipp. (Eventuellt visas en kontrollfråga:
”Storleken på aktuell ångra-transaktion överstiger aktuell inställning. Är
det OK att tömma Ångra-bufferten?” Svara i så fall Ja på frågan.)

Ta fram Tabell - Elev för att kontrollera resultatet av importen.
Importera elever till grupper
Nu ska den tabell som innehåller dina grupper kopieras. Den kan se ut
på ett av två sätt:


Gruppnamnet i kolumnen till vänster och elevens personnummer i kolumnen till höger (detta upprepas för varje grupp
eleven är med i).
Elevens personnummer i kolumnen till vänster och i kolumnen
till höger samtliga grupper eleven är med i med kommatecken
emellan.
Markera de två kolumnerna i Excel-arket.

Kopiera (Ctrl-C)
Växla till Novaschem.

Välj Arkiv - Import - Urklipp Grupp/Elev.
Då visar sig ett fönster enligt bilden till
höger:
Typ av tabell: Programmet har känt igen den
första typen, där varje post innehåller en
grupp och en elev.
Innehåll i Urklipp: De tre första raderna i
urklippet visas. Eftersom den första raden
innehåller rubriker, är rutan ”Utelämna
första raden” ifylld.
Antal grupper: Alla de 111 grupperna finns
redan i schemafilen, vilket innebär att
© Nova Software AB
juni 2013
4 (6)
Tips! Novaschem
Elevhantering
gruppbeteckningarna i schemafilen stämmer med dem i elevregistret.
Antal elever: Visar antalet elever på samma sätt som grupperna ovan.
Kontrollera lektioner: Programmet går igenom de nya förutsättningar
som uppstår när elever läggs in i grupperna. Eventuella nya fel
rapporteras.


Klicka på OK för att infoga eleverna från Urklipp.
Ta fram Tabell - Elev för att kontrollera resultatet av importen.
För varje elev anges en klass och en eller flera grupper.
Vad hände med grupptabellen där fältet Ingående klasser var ifyllt?
Kontrollera! De uppgifterna har automatiskt tagits bort för de grupper
som nu innehåller elever. Programmet räknar ut vilka klasscheman de
olika grupperna ska visas på genom att kontrollera vilka klasser de
ingående eleverna hör till.
Vissa grupper kan fortfarande sakna elever eftersom de inte fanns med
vid importen. Gör en filtrering i fältet *Faktiskt antal elever för att se
vilka grupper som saknar elever.
Gör så här för att filtrera:





Ta fram fältet *Faktiskt antal elever om det inte är synligt i
grupptabellen.
Klicka på rubriken *Faktiskt antal elever.
I rutan Filter: skriv 0 (en nolla).
Klicka på OK.
De grupper som visas saknar elever.
Elevhantering i Novaschem
Grupper kan även skapas i Novaschem. Halvgrupper och ”20-grupper”
förekommer ju sällan i elevregistret utan finns endast i Novaschem.
Elever kan då läggas in i dessa grupper direkt i schemafilen. Det finns två
metoder du kan använda:
Alternativ 1: Fördela eleverna automatiskt med hjälp av basgrupper
Med denna metod kommer hälften av eleverna att placeras i varje
grupp. Uppdatering sker automatiskt när elever byter klass.



Ta fram Tabell - Grupp.
Leta fram halvgrupperna med hjälp av filter i fältet ID (grupp).
Kontrollera att blocknamnet 1/2 finns inmatat på båda
grupperna.
Klicka på fliken Egenskaper.
© Nova Software AB
juni 2013
5 (6)
Tips! Novaschem
Elevhantering




Klicka på fliken Koppling och bocka för fälten Basgrupp och
Lägg automatiskt till elever från basgrupper. Välj OK.
Mata in klassens beteckning i fältet Basgrupp och skriv 50% i
fältet Lägg automatiskt till elever från basgrupper. Tryck på
Enter. Gör på samma sätt för den andra halvgruppen.
Eleverna fördelas automatiskt så att hälften hamnar i varje
grupp.
Ta bort inmatningarna i fältet Ingående klasser.
Alternativ 2: Fördela eleverna manuellt
Denna metod används när du vill styra vilka grupper eleverna ska
tillhöra. Vid klassbyte måste du själv ändra grupptillhörigheten.












Ta fram Formulär – Grupp.
Välj gruppen i fältet ID (grupp).
Klicka på fliken Elever.
Ta fram Tabell – Elev och lägg denna bredvid gruppformuläret.
Mata in klassens beteckning som filter i fältet Klass.
Markera de elever som ska vara med i gruppen.
Sätt pilen på någon markerad elev.
Håll ner vänster musknapp.
Dra över eleverna till Formulär – Grupp.
Klicka på Verkställ.
Välj den andra halvklassgruppen.
Lägg över resterande elever i denna grupp och klicka på OK.
© Nova Software AB
juni 2013
6 (6)