Transcript Verksamhetsberättelse 2013 - Bogemenskapen Sjöfarten

8
VERKSAMHETSBERÄTTELSE
Datum
2014-03-04
Bogemenskapen Sjöfarten KHR
Bogemenskapen Sjöfarten K H R (org. nr 769616-9734)
!"#$%&'(")%*"#+))",%"-./#-0#-1234Styrelsen för Bogemenskapen Sjöfarten KHR lämnar härmed följande berättelse för
verksamhetsåret 1 januari±31december 2013.
*567897:-;<=-=5>?;@5A-
Bogemenskapen Sjöfarten KHR bildades den 6 maj 2007. Föreningens ändamål är att av
Familjebostäder blockhyra del av fastigheten Sjöfarten 2 i Hammarby Sjöstad, med adress
Heliosgatan 19±23, för att där upplåta 47 bostadslägenheter och gemensamma utrymmen med
kooperativ hyresrätt till sina medlemmar. Den 6 maj 2007 bildades Bogemenskapen Sjöfarten
KHR med stadgar och turordningsregler. Den 14 mars 2008 flyttade de första hyresgästerna
in, därefter ägde inflyttning rum den 14/3 och 31/3.
%?B@:6>:-
Jan Olov Westerberg
Christina von Zweigbergk
ordförande
kassör
Övriga ledamöter: Anita Nilsson (vice ordförande), Eva Falck, Helena Bennich, Ingrid
Wermelin de Lange, Halldis Stenhager
#:C5>;@-;<=-@:C5>;@>>DEE6:89?Kalevi Kopra, revisor, Ulla Kalmelid revisorssuppleant
!86F:@:7959G-
Vid föreningsstämman valdes Barbro Lundequist-Nord (sammankallande), Eva Norrby samt
Seppo Asplund till valberedning inför föreningsstämman 2013.
*;H:76:HH8@-
Sjöfarten har 47 lägenheter, antalet har under året efter beslut av stämman ökats från 46
genom ombyggnad av plan 5- Den 31 december 2013 bestod föreningen av 56 bomedlemmar.
Av de boende var 37 kvinnor (66%, 2012 73%) och 19 män (34%, 2012 27%). Medelåldern
bland de boende var 59,6 år (2012 61 år) och median 66 år, fördelat enligt följande:
under 40=
41-49 =
50-59 =
60-69 =
7 st, (2012 4 st, 2011 3 st.)
3 st. (2012 4 st, 2011 5 st.)
9 st. (2012 8 st, 2011 12 st.)
26 st. (2012 26 st, 2011 23 st.)
2
9
VERKSAMHETSBERÄTTELSE
Datum
2014-03-04
Bogemenskapen Sjöfarten KHR
70+ =
11 st. (2012 10 st, 2011 7 st.)
$IH:76:HH8@I december 2013 hade föreningen ca 50 kömedlemmar (2012 ca 77 kömedlemmar). Nya
medlemmar har tillkommit (främst genom hemsidan), och andra har lämnat föreningen.
%?B@:6>:9>-8@F:?:-
Under året har styrelsen haft 10 protokollförda möten, inklusive konstituerande möte.
Styrelsen inledde sitt arbetsår med att på det första styrelsemötet diskutera kring styrelsens
interna arbete, spelregler och förhållningssätt mellan styrelsens ledamöter.
Vid 2013 års stämma gavs styrelsen följande uppdrag:
a)
b)
c)
d)
Förändra på plan 5 (proposition)
Tydliggör turordningsreglerna (motion 1)
Utbildning/utveckling av Sjöfarten (motion 3)
Angående utvärdering av blockhyresavtalet och samverkansformerna med FAMBO
(motion 5)
e) Om den inte beslutade 40-årsgränsen (motion 6)
Styrelsen har vidtagit följande åtgärder med anledning av uppdragen.
a. Plan 5 har byggts om och en ny lägenhet har etablerats. Alla åtgärder är genomförda
och avslutade. Genom att lägenheten tillskapas, har den ekonomiska situationen för
Sjöfarten blivit stabilare.
b. Nya turordningsregler har beslutats och tillämpas inom lägenhetsgruppens arbete
c. Under året har en omfattande insats för utveckling av Sjöfarten i form av särskilda
möten genomförts.
d. Diskussionerna med vår hyresvärd, FAMBO, har fortsatt och pågår med syfte att få ett
underlag för att medlemmarna ska kunna ta ställning till om vi dels ska lämna över det
inre underhållet av lägenheterna till FAMBO, dels om överlåtelsebesiktningar också
ska överföras. En förändring skulle vara positiv genom att den innebär att de boende
inte har samma ansvar för det inre underhållet som tidigare, samt att motsättningar
mellan bomedlemmarna minskar i samband med besiktningarna. Nackdelarna är att
kostnaderna för de boende ökar, genom att FAMBO inte utför tjänsterna gratis.
3
10
VERKSAMHETSBERÄTTELSE
Datum
2014-03-04
Bogemenskapen Sjöfarten KHR
e. På informationsmaterial och webb har kravet på 40-års åldersgräns tagits bort.
Styrelsen har vidare hanterat den löpande verksamheten. Under hösten har myckt tid gått till
de omfattande problem med tv- och bredbandsuppkopplingar som gett upphov till stora
problem, missnöje ochoro för många boende. Förhoppningsvis kan en slutpunkt för dessa
kanske skönjas.
Slutligen har under året Sjöfarten firat sitt femårsjubileum på ett mycket uppskattat sätt!
':76:H>HI?:9-H-HMedlemsmöten för de boende har arrangerats regelbundet. Under 2013 har 7 medlemsmöten
genomförts. Deltagandet vid medlemsmötena har varierat, men generellt är att inte mer än
hälften av bomedlemmarna deltar vid medlemsmöten. Styrelsen vill uttrycka stor
uppskattning till de bomedlemmar som haft möjlighet att delta vid medlemsmötena, och
hoppas att fler ska ha möjlighet att delta under 2014.
J9K;@H8?5;9-?566-H:76:HH8@98-
Utöver information vid medlemsmöten har både de boende och kömedlemmar brevledes och
via e-post hållits underrättade om hur arbetet i huset utvecklas.
&@F:?>G@DEE:@98>-8@F:?:I och med att Sjöfartens grunddokument fastställdes i februari 2011, efter ett brett arbete inom
bogemenskapen med många möjligheter till påverkan, så har organisationen med arbetsgrupper getts en ökad stadga. Grunddokumentet har reviderats under 2013. Arbetsgrupperna
kan antingen vara permanenta arbetsgrupper eller projektgrupper, där de permanenta
arbetsgrupperna är sådana som utgår från de uppgifter vi genom blockhyresavtal och
hyreskontrakt har att utföra. Under 2013 har arbetet med att utveckla arbetsgrupperna fortsatt
och inom styrelsen har särskilda personer haft ansvar för kontakter med de olika
arbetsgrupperna sammankallande. Under året har ett möte mellan styrelsens kontaktpersoner
och de sammankallande i arbetsgrupperna genomförts för gemensamt erfarenhetsutbyte.
.I@C86?959G>G@DEE:9-LE:@H89:9?-8@F:?>G@DEEM!
Förvaltningsgruppens ansvar är att se till att de sysslor som är ålagda föreningen vad gäller
skötsel av huset genomförs, genom delegering och åtaganden från medlemmar i gruppen.
Gruppen består idag av 5 personer med olika uppgifter. En person ansvarar för kontakt med
FAMBOs husvärd för att informera om de fel och brister som vi upptäckt. Gruppen behöver
utökas med fler personer inför 2014.
4
11
VERKSAMHETSBERÄTTELSE
Datum
2014-03-04
Bogemenskapen Sjöfarten KHR
Sex ronderingar har utförts under året för att kontrollera husets status. De fel och brister som
då upptäckts har åtgärdats.
Nattronden där varje lägenhet under en vecka ser till att dörrar och fönster är låsta inför natten
i de gemensamma utrymmena, har fortlöpt. Förvaltningsgruppen anser att de fortfarande
behövs.
Under året har FAMBO bytt husvärd p g a barnledighet vilket har lett till att de tidigare regelbundna mötena med den föregående husvärden inte har fortsatt. Detta har inneburit att
kontakten med FAMBO har försvårats och nu enbart sker per telefon eller mejl. Felanmälningarna har inte alltid fungerat tillfredsställande. T ex har en anmälan om ventilationen som
gick dygnet runt i kök och matsal inte åtgärdats på flera månader trots flera påringningar. Inte
heller det möte som vi initierade förra året om genomgång av gränsdragningslistorna och
tolkningen av dem, har kommit till stånd pga ointresse från FAMBOs sida.
En tvåårsbesiktning av bastun har skett med Värmdö Bygg men det skedde inga noteringar
vare sig från FAMBO eller dem ang. statusen för bastubygget. Vi påvisade två felaktigheter
varav en har åtgärdats (reparation av en bänk) och den andra (elektriska kablar från kaminen
som är i kontakt med golvet och kan påverkas vid städningen) inte ansågs behöva åtgärdas.
I förvaltningsgruppen har under året följande personer ingått: Birgitta Holgersson, Monica
Ferucci, Christel Ståhle, Jan Hollsten (numera utflyttad) och Dele Hess. Mats Holmström kom
in i gruppen under hösten. Peter Strunk lUNQXWHQWLOOJUXSSHQVRP´IL[DUH´ Kontaktperson
från styrelsen har Anita Nilsson varit.
'8?@N7:?-LE:@H89:9?-G@DEEM!
Matrådet har i december 2013 följande sammansättning:
Matlag 1
Matlag 2
Matlag 3
Matlag 4
Matlag 5
Matlag 6
O rdinarie
Mats Holmström
Anita Nilsson
Kerstin Damberg
Lena Hokfelt
Anki Ström
Kristina Hammarberg
Suppleant
Eva Falck
Seppo Asplund
Erkki Mattila
Jochum Rypma
Eva Norrby
Barbro Lundequist Nord
Matrådets medlemmar förändras i samband med flyttningar i huset.
Matrådet har under året haft nio möten. Fokus har legat på att ytterligare utveckla rutiner för
matlagens planering av inköp i syfte att förbättra ekonomin. Barbro Lundequist Nord har
5
12
VERKSAMHETSBERÄTTELSE
Datum
2014-03-04
Bogemenskapen Sjöfarten KHR
tillsammans med ekonomiansvariga i matlagen utvecklat blanketten för den ekonomiska
redovisningen. Matlagen gör av med mer pengar än vad som kommer in, i genomsnitt kr 481
varje vecka. Marianne Lundström har samverkat med matlagen inför inköpen. Den 17 augusti
genomfördes en kick-off inför höststarten då vi lagade mat samtidigt som vi fick instruktioner
om maskiner och utrustning. Den 18 augusti hade vi städdag i köket. Kontaktperson från
styrelsen har Ingrid Wermelin de Lange varit.
J9@:7959G>G@DEE:9-LE:@H89:9?-8@F:?>G@DEEM!
Gruppens uppdrag är att ansvara för att löpande hålla inredningen i form av möbler, textilier m m
i gott skick. Året har varit svårarbetat för gruppen av flera orsaker. Resurserna har varit små,
och gruppens arbete har inte alltid respekterats. Oklarheter har också rått om uppdraget.
Under 2013 har gruppen haft sex sammankomster, därutöver har mail- och telefonkontakt
förekommit.
Gruppen har fortsatt beta av "arbetslistan" utarbetad 2012.
Att hålla Sjöfartens inventarielista à jour har varit ett stort och tidvis omöjligt arbete då
inventarier flyttas runt och skänks bort. Gruppen har sänt ut mail om att Inredningsgruppen
bör kontaktas i alla ärenden som faller inom gruppens ansvarsområde. Förslagslåda finns även
på Torget för synpunkter och förslag. Underhåll av inventarier har skett utifrån behov. Idéoch planeringsträffar för framtida möjliga trivselbefrämjande inredningsåtgärder har
genomförts. Torget ("första intrycket") samt belysning i matsal och bibliotek prioriteras högst.
I gruppen ingår Lilian Mårder, Kristina Hammarberg samt Kicki Klingspor. Kontaktperson
från styrelsen har Eva Falck varit.
%?O7@N7:?-LE:@H89:9?-8@F:?>G@DEEM!
Städrådets uppdrag är att ansvara för den övergripande städningen av Sjöfartens allmänna
utrymmen samt inventera städmateriel två gånger per år och göra inköp för denna uppgift.
Inom gruppen ansvarar vi för följande:
Marianne Lundström för gästtoaletten och att papper och rengöringsmedel finns.
Ingrid Karlsson för att städskrubben hålls ren samt fyller på rengöringsmedel och rengöring
av sopborstar, dammsugare och annat material.
Mariana Möller för att diskmedel och rengöringsmedel och annat material finns i köket.
6
13
VERKSAMHETSBERÄTTELSE
Datum
2014-03-04
Bogemenskapen Sjöfarten KHR
Gemensamt ansvarar gruppen för att moppar och trasor tvättas.
Marianne Lundström, Ingrid Karlsson och Mariana Möller har också nycklar till städförrådet.
Under året har städgruppen organiserat och tillsammans med alla boende genomfört en våroch en höststädning av de gemensamma utrymmena. Gruppen har också sammankallat de
boende och haft information för boende i varje trappuppgång om städteknik, städprodukter
och materiel.
Städgruppen inventerar städmateriellagret och gör inköp av städmaterial två gånger per år.
Ekonomiskt delas städmaterielet upp mellan kök, uthyrningsrum och de allmänna områdenas
städning. En inventering har gjorts över kvarvarande städmaterial jämfört med de inköp som
gjorts för att se hur stor förbrukningen varit under 2013.
Gruppen har haft 7 minnesanteckningsförda sammankomster samt 4 arbetsmöten under året.
I gruppen ingår Mariana Möller, Ingrid Karlsson samt Marianne Lundström. Kontaktperson
från styrelsen har Ingrid Wermelin de Lange varit.
PO>?@DH>G@DEE:9-LE:@H89:9?-8@F:?>G@DEEM!
Gästrummen har hyrts ut 293 nätter = 14650 kronor. I mitten av September upphörde
gästrummen på våning 5 och omvandlades till lägenhet. Från 1 oktober finns ett gästrum på
bv vid torget.
I gruppen ingår Birgit Holmström, Peter Strunk och Jochum Rypma. Kontaktperson från
styrelsen har Jan Olov Westerberg varit.
':76:H>HI?:>G@DEE:9-LE:@H89:9?-8@F:?>G@DEEM!
Sex medlemsmöten har genomförts under året. Formen för mötena har i november diskuterats
tillsammans med två representanter från styrelsen och resulterat i en vilja att ytterligare styra
upp och effektivisera mötena. Detta ska ske genom att vi behåller den dagordning som
använts under året med rapportering från styrelsen och arbetsgruppern samtidigt som vi ska
bli tydligare i att varje punkt innehåller en informativ del och en möjlighet att ställa frågor.
Om en fråga leder till att diskussionen blir långvarig, flyttas den till nästa möte och/eller ett
soffmöte. Medlemsmötena har präglats av intresse att diskutera villkor och förutsättningar i
vårt boende.
I gruppen ingår Ewa Ausner, Dele Hess, Lilian Mårder och Lena Hokfelt. Vi har under året
träffats och diskuterat formerna för medlemsmötet i syfte att utveckla mötena. Lilian Mårder
7
14
VERKSAMHETSBERÄTTELSE
Datum
2014-03-04
Bogemenskapen Sjöfarten KHR
är ny i gruppen och har ej deltagit i dessa möten. Kontaktperson från styrelsen är Jan Olov
Westerberg.
)@O7GN@7>G@DEE:9-LE:@H89:9?-8@F:?>G@DEEMVi har haft nio träffar för planering, inköp, utflykt m m. Däremellan har vi skött trädgården
när tid funnits enskilt eller i par. Vattning har skötts enligt ett schema.
Vi har med vår trädgårdsmästare, Erkki Mattilas goda minne strukturerat om i trädgården.
Vissa växter tog över och kvävde annat o s v vilket gjort att dessa rensats bort.
Trädgården ser också annorlunda ut än vad den gjorde i början när huset var nytt, häcken hade
inte vuxit upp som den nu har. De växter som hamnat bakom rosenbuskarna har vi lyft fram
m m.
I gruppen ingår Ewa usener (sammankallande), Maggie Wellton, Ulla Kalmelind, Britt
Algotsdotter, Halldis Stenhager samt Erkki Mattila..Kontaktperson från styrelsen är Helena
Bennich.
#:78A?5;9>G@DEE:9-LE:@H89:9?-8@F:?>G@DEEMUnder året har gruppens arbete till större delen handlat om praktiskt arbete med att underhålla
hemsidan och göra mindre omstruktureringar för att förbättra användbarheten.
Intresseformuläret på hemsidan är knutet till föreningens info-adress. Ett ökande antal
intresseanmälningar har kommit in - första halvåret 25, andra halvåret hittills 49 - sammanlagt
75. Många nya kömedlemmar har tillkommit den vägen och vi har även fått nya boende
utifrån denna kanal. Adressen är dessutom använts som kanal till föreningen för andra
ärenden, förfrågningar, kontakter med andra boendegemenskaper osv.
För bomedlemmar fungerar hemsidan huvudsakligen som ett arkiv för blanketter och
checklistor. Där finns också tillgång till samtliga protokoll och minnesanteckningar inom
huset samt en aktiv fotodokumentation av bomedlemmarnas olika aktiviteter.
I gruppens arbete ingår också att hålla bo- och kömedlemslistor och blanketter aktuella och se
över den interna e-postkommunikationen.
Gruppen har haft två reguljära möten. Aktiva i det praktiska arbetet med hemsidan har under
året varit Agneta Abrahamsson, Barbro Lundequist Nord och Karin Sjögren. I gruppen har
också Lena Albihn, Leif Holmström, Tommy Åberg och Kerstin Damberg deltagit som har
deltagit med idéer, foton och översyn. Kontaktperson från styrelsen är Eva Falck.
8
15
VERKSAMHETSBERÄTTELSE
Datum
2014-03-04
Bogemenskapen Sjöfarten KHR
,OG:9=:?>G@DEE:9-LE:@H89:9?-8@F:?>G@DEEMLägenhetsgruppen har även detta år haft en intensiv verksamhet. Femton lägenheter har fått
nya hyresgäster under året, av dessa har 6 byten varit interna omflyttningar i huset. En lägenhet hyrs ut i andra hand och en lägenhet har ett korttidskontrakt på ett år. Samtliga nyinflyttade har intervjuats före kontraktsskrivning och erhållit en fadder efter inflyttningen. Under
året har en revidering gjorts av LOTS (Låt Oss Tala Sjöfart), den information som delas ut till
nyinflyttade. För närvarande (i december 2013) är det inga lägenheter uppsagda.
En diskussion kring hur förbättring av rekryteringen och hanteringen av nya kömedlemmar
har förts under året. Ett förslag har getts till styrelsen om att starta en rekryteringsgrupp med
uppgift att bl a värva nya hyresgäster.
Under årets senare del har antalet nytillkomna kömedlemmar ökat. Ett tiotal har ansökt om
medlemskap och ca femtio har skickat förfrågningar om huset, som kan ha samband med förändrade intagningskriterier till föreningen.
Lägenhetsgruppen har många olika uppgifter: annonsering, kontakter med sökande, visning
av lägenheter, intervjuer och hantering av kömedlemmar. Dessa uppgifter har fördelats inom
gruppen.
Följande personer har under året ingått i gruppen: Eva Norrby (sammankallande), Christel
Ståhle, Ulla Leidner, Birgitta Holgersson, Thomas Olsson och Maggie Welton. De två
sistnämnda ansvarar för kömedlemmerna. Alla utom Maggie håller i intervjuer med sökanden.
Kontaktperson från styrelsen är Jan Olov Westerberg.
#:A@B?:@59G>G@DEE:9-LE@;Q:A?8@F:?>G@DEEMGruppen har träffats fem gånger. Inför Öppet Hus i oktober togs det fram en inbjudan som
delades ut till intressenterna och den sattes också upp i närområdet. Inför två seminarier i
ABF-huset togs det fram ett informationsblad.
Gruppen konstaterade att gruppens arbete glider in i andra arbetsgrupper, bl a
inredningsgruppen, trädgårdsgruppen och hemsidesgruppen. Gruppen arbetar vidare med
idéer om att göra huset mer attraktivt från utsidan. På årets näst sista möte träffade gruppen
konstnärer i huset och tillsammans med dem skissades på en idé för 23:ans entr¶H.
I gruppen ingår Christel Ståhle, Kerstin Damberg, Erkki Mattila. Kontaktperson från styrelsen
är vakant.
9
16
VERKSAMHETSBERÄTTELSE
Datum
2014-03-04
Bogemenskapen Sjöfarten KHR
R?C:<A659G>G@DEE:9-LE@;Q:A?8@F:?>G@DEEMFem träffar om Grunddokument och stadgar, Vår historia, Ekonomi, Hur man skapar ett gott
samarbetsklimat till Vad vi kan göra tillsammans framåt har ägts rum. Mellan 20-25 personer
deltog vid varje träff. Sammantaget var det sexton medlemmar som inte deltog alls. Alla
andra var närvarande en eller flera gånger.
I gruppen ingår Anita Nilsson, Maggie Wellton, Lena Hokfelt, Lena Albihn, Eva Norrby,
Christel Ståhle, Stina Alm, Birgitta Thulén och Kerstin Damberg. Kontaktperson från
styrelsen är vakant.
)8<ASStyrelsen framför sitt varma tack till samtliga arbetsgrupper och boende för deras engagemang i vårt gemensamma boende. Tillsammans skapar vi förutsättningar för ett spännande
gemenskapsboende.
Hammarby Sjöstad den 4 mars 2014
Styrelsen för Bogemenskapen Sjöfarten KHR
Jan Olov Westerberg
Anita Nilsson
Christina von Zweigberk
Helena Bennich
Eva Falck
Halldis Stenhager
Ingrid Wermelin de Lange
10